HansaWorld SMB
Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux och
PocketPC 2002
Introduktion och installation
Introduktion och installation
© 2003 Hansa Business Solutions, London, England
All rights reserved
4.0 2003-09-01
HansaWorld SMB innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP- system för Windows, Macintosh, Linux och PocketPC2002.
HansaWorld SMB har utformats för att göra din administration och bokföring så enkelt och effektiv som möjligt.
Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustra- tioner är hämtade från Macintosh-versionen.
Text inom raka parenteser – [Spara], [Avbryt] – refererar till knappar på bild- skärmen.
Introduktion Innehåller kapitlen Introduktion och installation, Gränssnitt, Konteringsprinciper, Börja arbeta, Kunder, Artiklar och priser samt modulen System (separerade på
vår hemsida).
Fakturering Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantör Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra
Redovisning Grundläggande bokföring. Verifikat och budget Valutor Flervaluta i alla moduler
Order Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsorder Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Varulager Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Inventarier Kontering, avskrivningar, omvärderingar Utlägg Betalningar till och från anställda Offerter Skicka offerter, återkoppling, rapporter
Avtal Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor Tidsredovisning Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och
offerering
Serviceorder Hantering av servicelager, fakturering och garantier.
CRM Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontakt- personer. Kundbrev och mailshots. Tidsmål.
E-post Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat
Butik Kassasystem
Innehåll
Förord... II
Hur manualerna är organiserade
... IIIKapitel 1: Introduktion och Installation... 8
Hansas struktur... 8
Arbetsflöde ... 9
Fleråriga databaser ... 12
Förbereda för installation... 13
Effektiv administration ...13
Planera och förbereda ...14
Installation ... 16
Systemkrav... 16
Samtliga plattformar ...16
Windows ...17
Macintosh ...17
Linux ...18
Installation ... 18
Enanvändare ...18
Fleranvändare ...19
Linux- och Macintosh OS X-serverinstallation ...19
Efter installationen... 22
Starta Hansa ... 24
Företag och databaser ... 24
Starta en befintlig databas och företag ... 24
Enanvändare ...24
Fleranvändare ...25
Skapa en ny databas - enanvändare ... 26
Skapa ett nytt företag ...26
Import av backup ...28
Gränssnitt ...29
Inställningar ...30
Moduler, användare och företag...33
Lägga till nya företag ...34
Databasnyckeln ...36
Om filen “DBDef.txt” saknas ...38
Börja i ett nytt bokföringssystem...39
Skapa en ny databas - fleranvändare ... 41
Server med grafiskt användargränssnitt (Windows) ...41
Server utan grafiskt användargränssnitt (Linux och Macintosh OS
X) ... 41
Installera modulen Server ... 42
Registret Programinställningar ... 43
Logga in från en klient ... 46
Stänga av ... 47
Enanvändare... 47
Fleranvändare ... 47
Ta backuper...50
Automatisk tidsstyrd backup... 53
Att använda externa backupprogram ... 54
Återskapa från backup ... 56
Uppgradera från gamla Hansaversioner ... 59
HansaWorld SMB
Introduktion
och installation
Kapitel 1: Introduktion och Installation
HansaWorld SMB är ditt integrerade system för bokföring, CRM och ERP med verktyg för att arbeta med order, lagerhållning, fakturering, kundreskontra, leverantörsreskontra, löpande redovisning och för att hålla reda på kundkontakter, organisera mailshots och för att planera olika typer av aktiviteter.
HansaWorld SMB (kallat Hansa i manualen) är ett moduluppbyggt affärssystem. Antalet moduler varierar beroende på önskemål och installation. Den minsta konfigurationen av Hansa (Startpaketet) består av modulerna System och Redovisning. Startpaketet innehåller modulerna System, Redovisning, Fakturering innehållande kundreskontra och modulen Leverantör innehållande leverantörsreskontra, Inventarier, Priser samt möjligheten att använda flervalutafunktioner. Flera moduler kan läggas till i systemet enligt önskemål. System med flera samtidiga användare har också modulen Server tillgänglig.
När modulen CRM är tillgänglig kan programmet användas för att lagra olika uppgifter och händelser under arbetsdagens, som t.ex. kundkontakter för försäljning, support, konsultmöten etc. I Hansa sparas varje uppgift och händelse som en separat post i registret Aktiviteter. Aktiviteter kan öppnas, förändras och läggas till från kalendern och agendan. De kan användas som ett planerings- och översiktsverktyg för säljinsatser eller som ett verktyg för att logga telefonsamtal till en supportcenter och på många andra sätt.
Hansa innehåller intern och extern e-post samt konferensfunktioner. De här funktionerna tillsammans med en extern gateway och faxserver betyder att användarna kan vara uppkopplade från var som helst, när som helst. Det här betyder att de anställda alltid kan vara i kontakt med varandra.
I det här introduktionskapitlet kommer vi att ta upp de stegen du behöver följa för att komma igång med Hansa. Ämnen som tas upp förutom installation (både en- och fleranvändare) och skapandet av en ny databas är, Hansas användargränssnitt, dess struktur, informationsflödet och att börja arbeta. Resterande kapitel handlar om varje modul i detalj, vilket gör att du där blir bekant med de mer avancerade funktionerna i programmet.
Hansas struktur
Ett Hansasystem består av fler moduler som påverkar varandra på flera sätt.
Varje modul har ett antal register eller filer där information av en speciell typ lagras. Till exempel sparas informationen om kunder i ett kundregister och
informationen om leverantörer sparas i ett leverantörsregister. Nedan visas fyra av modulerna i HansaWorld SMB—
Hansas databasstruktur
Fakturering Leverantör
Redovisning
System
Sammanlänkningen mellan modulerna i det här paketet är rak och enkel. Med undantag för registren Konton och Objekt finns inga gemensamma register i de olika modulerna: information i de olika registren kan endast registreras från den modulen som registret tillhör. Däremot har de olika modulerna tillgång till den information som finns i andra modulers register. Till exempel har modulerna Fakturering och Leverantör tillgång till registret Personer som finns i modulen System.
Förutom registren, finns det ett flertal inställningar i varje modul. Skillnaden mellan ett register och en inställning ligger i hur, och hur ofta man använder registret eller inställningen. Information som används dagligen, som kunder, leverantörer, ordrar och fakturor passar i register medan information som används som kontroll eller som en parametrar för hur en viss funktion ska fungera, hamnar i inställningar.
De större paketen har en mer komplex struktur. Kund- och artikelregistren används i fler moduler, t.ex. Offert, Order, Fakturering, Varulager, Avtal och Projekt.
Arbetsflöde
Administrationen i ett företag är alltid kopplat till en viss typ av arbetsflöde och flöde av arbetsuppgifter. I ett typiskt handelsföretag, görs inköp av artiklar från en grupp leverantörer. När artiklarna ankommer levereras de in på lagret, därefter skapas det ordrar som så småningom levereras och
faktureras. När pengarna tas emot från kunden skapas en inbetalning. Alla transaktioner sparas och registreras i respektive register.
Ett modernt ekonomisystem som Hansa designas för att automatisera så många administrativa uppgifter som möjligt. Om uppgifter registreras i en del av systemet ska registreringen inte behöva göras om senare i en annan del.
Information ska registreras för att återanvändas och ska vara tillgänglig var som helst i systemet, där den behövs.
Operativt flöde (av varor)
Illustrationen ovan visar en förenklad beskrivning av samspelet mellan olika funktioner i ett traditionellt handelsföretag. Det grundläggande fysiska flödet visas i botten, med ”arbetsfunktioner” som att ta emot varor, leverera in dem och leverera ut dem. Rektanglarna ovanför arbetsflödet är ”administrativa”
funktioner som hanterar informationsflödet i företaget. De mindre rutorna är meddelanden som innehåller information som skickas runt i företaget. Den streckade ramen visar företagets gränser, även om leverantörer och kunder är utanför, utbyts kontinuerligt information med dem.
En av administrationens viktigaste uppgifter är att hålla “organisationens minne” vid liv. Det görs med hjälp av alla filer och register, där informationen om olika händelser är lagrad. Följande bild visar samma struktur som ovan, med skillnad av att meddelandena tagits bort och ersatts av register som sparas av företaget.
Operativt flöde (av varor)
Hansas moduldesign stödjer en del standardiserade uppgifter för varje arbetsområde. Designen är flexibel, så att många olika typer av företag ska kunna använda programvaran. I Hansa är det alltid möjligt att hämta information direkt från en annan modul. T.ex. om en person som sköter registreringen av leverantörsfakturor behöver en del information om en kundfaktura, då är informationen omedelbart tillgänglig för honom/henne utan att behöva lämna systemet (under förutsättning att personen har nödvändiga åtkomsträttigheter).
Hansa är ett integrerat ekonomisystem. De olika delarna i systemet samspelar med varandra. Modulen Fakturering är t.ex. integrerad med modulen Redovisning. Det innebär att så fort en faktura blir godkänd uppdateras alla rapporter i redovisningen automatiskt. Samspelet mellan programdelarna är ögonblicklig och täcker hela systemet. Alla register, konton och rapporter uppdateras för alla användare.
I många fall betyder integrationen att du, användaren, i själva verket inte märker när det skapas verifikat från modulerna Fakturering och Leverantör.
De här transaktionerna utgör 80% av huvudboken i ett manuellt bokförings- system. Hansa sköter allt detta automatiskt. Bilden nedan illustrerar inte- grationsprocessen.
Verifikat
Faktura
Inbetalning
Leverantörs- faktura
Utbetalning
Redovisning
Verifikat genereras automatiskt
Registrering av manuella verifikat
Integrationen i Hansa
Fleråriga databaser
Hansa har en flerårig databas. För dig som kund innebär det att du har möjlighet att ha flera års historik direkt tillgänglig i samma databas.
Utgående balanser för föregående räkenskapsår för alla konton kommer automatiskt att överföras som ingående balanser vid årsskiftet. En flerårig databas innebär således att dina årsskiftesrutiner förenklas väsentligt.
Du kan direkt efter årsskiftet börja registrera verifikat m.m. som avser det nya året, utan att behöva låsa det gamla året. Det enda som behöver göras innan är att definiera det nya året i inställningen Räkenskapsår i modulen System.
Vidare går alla rapporter ur redovisningen att periodisera per datum, vilket medför att du har möjlighet att ta fram jämförande rapporter för samma period, men för olika år.
Varje verifikattyp har sina egna nummerserier. Det finns ingen begränsning av antalet nummerserier, vilka ställs in i respektive modul under funktionen
‘Inställningar’.
Förbereda för installation
Hansa är designad med ett modernt användargränssnitt för både Windows, Linux och för Macintosh. Den använder många olika ”fönster” på skärmen.
Ett fönster för varje ändamål. Den grundläggande idén är att skapa en arbetsmiljö som är så nära som möjligt sättet att hantera papper och dokument på ett skrivbord.
Att arbeta med bokföring kräver ofta arbete med fler dokument samtidigt.
Det märks tydligt på hur Hansa är designat. Hanteringen av dokument och rapporter sker på ett annorlunda sätt än vad du är van vid från ordbehandlingsprogram och kalkylprogram. Hansa har därför några särdrag som du inte kommer att känna igen.
Om Hansa är det första programmet du ska jobba med i Windows-miljö eller Macintosh-miljö, bör du ta dig tid att lära dig så mycket som möjligt om datorn och hur du använder den. Du ska naturligtvis även kontrollera att rätt version av operativsystemet är installerat. Kontakta din datoråterförsäljare eller datakonsult om du känner dig osäker.
I avsnittet ‘Konteringsprinciper’ senare i manualen kan du läsa mer om vad som är grundläggande för ett företags bokföring. Se till att läsa det avsnittet om det här är din första kontakt med ett datoriserat ekonomiprogram.
Även om du är en erfaren datoranvändare, tycker vi att du ska läsa den här introduktionen. Hansa innehåller många funktioner som är avsedda för att underlätta ditt arbete och göra det snabbare. Om du är en person av typen
”Jag-läser-aldrig-manualer”, kan du naturligtvis använda Hansa i alla fall, för Hansa är lätt att använda. Men det finns en del funktioner som inte är så uppenbara och som kan spara dig massor av tid, och de finns beskrivna i manualen.
Effektiv administration
Hansa är lätt att använda. Genom att följa instruktionerna i installations- avsnittet, kan du sätta upp ett order- och faktureringssystem på mycket kort tid. Du kommer snabbt att dra nytta av en effektiv orderhantering och ett väl fungerande faktureringssystem.
Den grundläggande idén är att automatisera administrationen och få datorn att göra största delen av rutinarbetet. I början kan det tyckas att det är mycket arbete med att lägga in informationen om alla kunder och artiklar, men det är faktiskt det enda du behöver göra i förberedande syfte. Det är inte nödvändigt att använda alla funktionerna i Hansa men, kom ihåg, att ju mer information du lägger in i inställningarna och i registren, desto mer hjälp får du av Hansa i ditt dagliga arbete.
Planera och förbereda
Om det är första gången du kommer att använda ett datoriserat ekonomi- system eller om du byter från ett annat system, varför inte kontrollera dina rutiner? Du kanske kan göra ändringar i dina dagliga rutiner som gör att arbetet blir effektivare.
Ett bra förslag är att sitta med papper och penna en stund, och gå igenom dina artiklar (produkter och tjänster som du både köper och säljer), artikelgrupper, kundkategorier, konton, betalningssätt och betalningsvillkor, etc. Om vissa av begreppen som Hansa använder är nya för dig, är det alltid bra om du tänker efter i början.
Att börja använda Hansa i ditt företag kräver en del planering och efter- tänksamhet. Du måste fatta en del beslut om vilka nummerserier du ska använda för kunder, artiklar, kategorier, fakturor m.m. Hansa erbjuder stor flexibilitet, och du kan nästan skapa den miljö du vill. Kom ihåg att det är du som bestämmer. Om du t.ex. tycker att standardkontoplanen inte passar för just ditt arbete, så är det bara du som kan fatta beslut om att använda en annan. Hansa tillåter nästan allt.
Om du ska använda Hansa som ett fleranvändarsystem, kommer dess installation, precis som alla andra avancerade fleranvändarsystem, att betyda stora förändringar när det gäller de dagliga rutinerna i företaget. Du måste därför noggrant tänka igenom hur du vill att företaget ska arbeta nu och i framtiden, innan du installerar.
• Vilka uppgifter ska utföras, och hur ska de utföras?
• Vem ska registrera ordrar, fakturor, betalningar, och hur?
• Vilken slags företagsdokumentation behöver du, och hur ska du sortera och arkivera den?
• Vilka rapporter behöver du och hur vill du att dina ordrar, fakturor m.m.
ska påverka din redovisning?
Hansa ger dig stor flexibilitet och det är viktigt att du vet vad du vill i förväg.
Vi avråder bestämt från att göra en fleranvändarinstallation utan hjälp av en Hansakonsult. Kontakta din närmaste Hansaåterförsäljare om råd och utbildning.
De flesta tror att början på ett räkenskapsår är enda tillfället då man kan byta bokföringssystem. Tvärtom, det är bättre att byta system under ett pågående räkenskapsår. Du kan välja en tidpunkt på året när du har tid för detta. Lägg in all information och kontrollera sedan rapporterna mot rapporter från det gamla systemet.
Kom ihåg att när installationen av systemet är klar, kommer Hansa att kräva en del underhåll. Åtminstone att man upprättar regelbundna backuprutiner.
Ett ekonomisystem arbetar på ett annorlunda jämfört med ett ordbehandlings- program, som endast hanterar enskilda dokument. Hansa fungerar som alla andra ekonomisystem med en databas, där all information om kunder, fakturor, redovisning etc. finns lagrad i en enda fil. Om du förlorar den filen, så har du inte bara förlorat informationen om ett enda dokument, utan du har förlorat hela redovisningen och all information som fanns i databasen.
Installation
Installationen av Hansas affärssystem är tekniskt sett mycket enkel. Om du är bekant med datorer och har erfarenhet av att installera program, kommer du att upptäcka att installationen är okomplicerad.
Hansa kan användas i många miljöer: Windows 98/2000/XP/NT/CE, Macintosh OS X och Linux. I det här avsnittet kommer vi att beskriva systemkraven och installationsprocedurerna för de här operativsystemen.
Systemkrav
Samtliga plattformar
Hansa kräver minst 15 Mb fritt diskutrymme vid installationstillfället, men ytterligare utrymme kommer att krävas allt eftersom databasen växer med den normala användningen.
I ett fleranvändarsystem måste du reservera minst en av datorerna i nätverket till att fungera som din Hansaserver. Servern ska vara dedikerad (d.v.s. den ska inte användas för några andra ändamål än Hansa, t.ex. för utskrifts- hantering eller för körning av enskilda programvaror). Hansa kommunicerar via TCP/IP, vilket måste vara installerat på samtliga klienter och på servern.
Hansa passar utmärkt för användning i blandade nätverk (d.v.s. nätverk med Macintosh-, Linux- och Windowsklienter), förutsatt att maskinerna är installerade med TCP/IP.
Om du kommer att koppla upp dig via GSM (d.v.s. mobiltelefon) eller via ett modem till din Hansaserver rekommenderas att den minsta hastigheten på serverns modem är 64 kbpm. Om systemet kommer att användas av fler än 10 samtidiga användare eller om funktionen Bilagor kommer att användas för att bifoga filer till poster eller e-postbrev, föredras 128 kbpm. Servern ska ha en fast uppkoppling och en fast IP-adress. Funktionen Bilagor beskrivs i kapitel 2 i den här manualen.
10Mb/s Ethernet-kort är tillräckliga för klienterna och för servrar i små nätverk. I stora nätverk med många samtidiga uppkopplingar rekommenderas ett 100 Mb/s kort för servern.
Hansa kräver inte att fildelningen ska vara aktiverad på Windows och Macintosh.
De anställda kan samtidigt arbeta med Hansa i lokalt nätverk (LAN) eller ett i ett externt nätverk (WAN). Eftersom Hansa stödjer internetuppkopplingar som inte är beroende av brandväggar (ADSL, ISDN eller modem), rekommenderas det att en brandväggsprogramvara installeras på servern.
Gällande säkerhet är det viktigt att nämna att dataflödet mellan servern och klienterna är krypterat. Backupfilerna som skapas från Hansa är också krypterade. Alla användare måste ha ett unika användarnamn och ett lösenord för att kunna logga in.
Windows Hårdvara
För en enanvändarinstallation krävs en Windowsmaskin med hårddisk och en skrivare. Minsta processorn är 450 MHz Pentium II (600 MHz PIII eller P4 rekommenderas). Minsta internminne är 128 Mb (upp till 192 Mb rekommenderas). De här specifikationerna gäller även klientmaskinerna i fleranvändarsystem, där minneskraven är mer beroende av Windows- versionen än av Hansa. Hansa kräver minimalt med hårddiskutrymme på klienter (vanligtvis under 15 Mb). I ett fleranvändarsystem ska server- maskinen väljas med mängden information som servern ska hantera i åtanke.
Den minsta servern ska ha 600 MHz Pentium III (1.6 GHz Pentium 4 rekommenderas) med minst 256 Mb minne.
Mjukvara
Enanvändarversionen av Hansa behöver Windows 98/200/XP. NT eller Windows 95/98/2000. I klient/serverinstallationer rekommenderas Windows NT eller XP för servern och Windows 2000 eller XP för klienterna. Hansa kan installeras i ett fildelat nätverk (Novell) men Hansa kommer inte att använda några fildelningsfunktioner. TCP/IP och Winsock2 (WS2_32DLL) måste vara installerade på servern och alla klienterna.
Macintosh Hårdvara
I ett enanvändarsystem behöver du en Macintosh med en hårddisk, skrivare och minst 128 Mb internminne (OS X). Den minsta rekommenderade maskinen är en iMac eller en Macintosh G4. De här krav gäller även klientmaskinerna i ett fleranvändarsystem. Minsta servern är en Macintosh G4 med minst 128 Mb minne (256 Mb rekommenderas). Hårddisk- hastigheten är viktigare än processorhastigheten. IMacs ska inte användas som servrar.
Mjukvara
Hansa kräver Macintosh system OS X 10.1 eller senare. Macintoshservrar ska använda OS X. I Hansas fleranvändarsystem måste TCP/IP och Open Transport vara installerade på servern och på alla klienter.
Linux Hårvara
Se systemkraven för Windows eller Macintosh ovan för hårdvarukraven.
Mjukvara
Rekommenderade distributioner är Red Hat 7.1, SuSE 7.0, Slacjware 7.2 eller liknande/senare. X Windows ska installeras på enanvändarversioner och klientmaskiner. Hansas Linuxserver har inte ett grafisk användargränssnitt, den kan köras på alla distributioner som har Linux Kernel 2.4 eller senare samt GNU C Library 2.2 eller senare.
Installation
Enanvändare
1. Den senaste versionen av HansaWorld SMB finns alltid tillgänglig från länken ”Downloads” på vår hemsida, www.hansaworld.com. Ladda ner den senaste versionen av HansaWorld SMB för den korrekta plattformen och operativsystemet. I de flesta fall kommer den nedladdade filen att vara en självuppackande fil och därför fungerar installationen på samma sätt för samtliga plattformar.
2. Skapa en ny mapp/katalog på din hårddisk och flytta den filen som du precis har laddat ner till den här mappen/katalogen.
3. Säkerställ att du har minst 15 Mb ledigt utrymme för Hansaapplikatio- nen, de medföljande filerna och för databasen som skapas första gången du startar Hansa. Dubbelklicka sedan på filen för att packa upp den.
4. I en del operativsystem (t.ex. Windows) kommer du nu tillfrågas var du vill att Hansaapplikationen med tillhörande filer ska sparas.
Ange var du vill att applikationen ska sparas, använd knappen [Bläddra]
vid behov för att lokalisera den korrekta mappen/katalogen och klicka sedan på [OK].
I andra operativsystem (t.ex. Macintosh OS X) kommer Hansaapplikationen och de tillhörande filerna att sparas i samma mapp/katalog som den självuppackande filen.
5. En liggande stapel kommer att visa hur installationen fortgår.
Fleranvändare
För en fleranvändarinstallation behöver du följa nedanstående steg:
1. Skapa ett nätverk, som omfattar alla dina datorer och den utrustning du kommer att använda. Använd installationsverktygen i Windows, Macin- tosh eller Linux för att installera och konfigurera TCP/IP. Säkerställ att alla Windows-maskiner är installerade med Winsock2 (WS2_32.DLL) och att alla Macintoshdatorer är installerade med Open Transport.
2. Välj en dator som ska vara server.
3. Om din server är en Linux- eller Macintosh OS X-maskin, kommer Hansaservern inte att ha ett grafisk användargränssnitt. Fortsätt enligt be- skrivningen i nästa avsnitt. Annars, installera Hansa på din servermaskin precis som det beskrivs i avsnittet för enanvändarinstallation ovan.
4. Installera Hansa på varje klient, som det beskrivs ovan.
Linux- och Macintosh OS X-serverinstallation
Hansaserverns applikationer för Linux och Mac OS X kan endast köras ma- skinen i ”terminal”-läge. Men du kan installera dem antingen i det vanliga grafiska läget eller via ”terminal”-läget.
För att installera Hansaserverns applikation på en Linux- eller Macintosh OS X-maskin med det grafiska gränssnittet, följ instruktionerna i avsnittet ‘Enan- vändare’ ovan.
Annars, följ nedanstående beskrivning för att installera Hansaserverns appli- kation via ”terminal”-läget:
1. Ladda ner den senaste versionen av HansaWorld SMB för den korrekta plattformen och operativsystemet. Skapa en nya mapp/katalog på din hårddisk och flytta filen som du laddade ner till den här map- pen/katalogen.
2. Öppna Terminalprogrammet.
På en Macintosh OS X-maskin, dubbelklicka på Terminalapplikationen som vanligtvis hittas i mappen Verktygsprogram i mappen Program. Så här ser ikonen ut—
Använd alternativt ikonen Terminal i ”Docken”—
På en Linuxmaskin använd ikonen Terminal i ”Docken” eller ”Panelen”.
Utseendet på ikonen kan variera beroende på vilket operativsystem du använder. Nedan visas typiska ikoner för KDE och GNOME—
3. Skriv följande, notera att Terminal är shiftlägeskänsligt:
cd HansaWorldSMB/ ändrar till katalogen där du har lagt installationsfilen, i det här fallet katalogen “HansaWorldSMB” i rooten.
tar - xvzf HansaWorldSMBServ40.tar.gz
där HansaWorldSMBServ40.tar.gz
är namnet på installationsfilen som du har laddat ner.
När du trycker på Enter kommer installationen att skapa en ny katalog i din HansaWorldSMB-katalog. Den nya katalogen kommer att ges namnet HansaWorldSMBServ (Linux) eller HansaWorldSMBOSXServ (Mac OS X).
Den kommer att innehålla alla de nödvändiga filerna.
Efter installationen
Hansas mapp/katalog innehåller ett antal filer—
Så här ser mappen ut i Mac OS X. Antalet filer och mappar som visas kan skilja sig något från varandra beroende på vilken typ av maskin du använder, vilket operativsystem och vilka inställningar som har gjorts. Några eller samtliga av följande filer ska finnas tillgängliga:
1. Hansaapplikationen består av programfilen ”HansaWorldSMB.exe”
(Windows) eller ”HansaWorldSMB” (Macintosh).
2. Mappen ”Hob” innehåller språkfiler och en del andra filer. Den här mappen måste finnas i samma mapp som Hansas programfil. I en del installationer finns även mappen ”Hal” som används i samma syfte.
3. Filen ”DBDef.txt” används av Hansa för att importera vissa standard- inställningar när en ny databas skapas. Den här filen måste finnas i Hansas mapp när du skapar en ny databas.
4. Filen ”Default.txt” används av Hansa för att importera in vissa standard- inställningar när ett nytt företag skapas. Den här filen måste finnas i Hansas mapp när du skapar ett nytt företag. Företag och databaser beskrivs i nästa avsnitt i det här kapitlet.
5. I mappen ”Setup” kan du bl.a. hitta standardkontoplaner för import till nya företag. Läs "Readme.pdf" som finns med i installationen för mer information kring importfilerna.
6. Filen ”Exempel.txt” är en textbackup från ett exempelföretag. Där finns en kontoplan med alla standardinställningar och en del transaktioner. För att använda exempelföretaget, följ instruktionerna under avsnittet
‘Återställa från backup’ senare i det här kapitlet som tar upp hur du skapar en ny databas och importerar en textbackupfil.. I vissa installationer finns den här filen i mappen ”Backup”.
7. Mappen ”Attach” måste finnas tillgänglig om du vill kunna bifoga filer till poster i Hansa. Den här funktionen finns beskrivet i nästa kapitel
‘Hansas gränssnitt’. I fleranvändarinstallationer ska den här mappen finnas på servern.
8. Mappen ”Backup” ska användas för de dagliga backuperna.
9. Två extra mappar, ”PS” och ”Scripts” kommer att finnas i Linuxinstallationer.
Följande mappar ska finnas tillgängliga om du vill använda vissa funktioner, men behöver annars inte finnas:
1. Mappen ”Halcust” innehåller beställda (HAL) filer (d.v.s. kundan- passade rapporter, exporter, importer eller användargränssnitt). Den här mappen ska finnas tillgänglig på servern och samtliga klienter som ska använda funktionerna.
2. Mappen ”Tmp” ska finnas tillgänglig om du kommer att använda funktionen för att skicka och ta emot extern e-post (d.v.s. kommunicera med andra e-postprogramvaror utanför ditt Hansanätverk). Hansas externa gateway använder mappen för att lagra bilagor till e-postbrev som har laddats ner från POP3-servern innan de överflyttas till mappen
”Attach” samt för bilagor som ska laddas upp till SMTP-servern. Du ska radera innehållet i mappen ”Tmp” med jämna mellanrum.
Starta Hansa
Företag och databaser
Nyckelkomponenterna för Hansa är applikationen och databasen. Applika- tionen, eller programmet, har följande symbol i Hansas mapp—
Databasen är den filen som används av Hansa för att spara information. I många fall avser informationen bara ett företag. Men i vissa företag där man har flera bolag så vill man dela på bokföringen, i sådana fall kan man lägga upp varje bolag som ett enskilt företag i Hansas databas. Om du lägger upp mer än ett företag i Hansa, kommer varje företag att vara avskilt från varandra. Det kommer inte att finnas någon gemensam information, fastän det är möjligt kopiera information mellan företagen genom att använda export- och importfunktionerna eller genom att dra och släppa poster mellan företagen. Separata saldon ska läggas in för var och ett, och separata eller gemensamma backuper kan tas på företagen.
Lägg märke till att den här funktionen används bara för att avskilja olika företag eller dotterbolag som ska ha separat bokföring. Om din bokföring omfattar hela din organisation, behöver du bara ha ett företag i din databas.
Tänk på
Databasen måste ha namnet ”Hansa.HDB” och måste finnas i samma katalog eller mapp som Hansas programfil. Om databasen flyttas eller byter namn, kommer Hansa att skapa en ny databas nästa gång programmet startas.
Starta en befintlig databas och företag
Enanvändare
Starta Hansa genom att dubbelklicka på programikonen precis som vilket annat Windows- eller Macintoshprogram. Hansa kommer att starta databasen som heter ”Hansa.HDB”. Om databasen inte finns i din Hansamapp, kommer en ny databas att skapas automatiskt.
Fönstret ‘Välj företag’ kommer att öppnas där du kan välja vilket företag du vill arbeta med.
Dubbelklicka på det lämpliga företaget eller markera det och tryck på Enter.
Databasen är nu färdig att arbeta i.
Om databasen endast innehåller ett företag behöver du inte välja företag varje gång du startar Hansa. För instruktioner kring hur du kan gå förbi fönstret
‘Välj företag’, se avsnittet ‘Registret Programinställningar’ senare i det här kapitlet.
Fleranvändare
I en fleranvändarinstallation måste Hansa först installeras på servern. Om din server har ett grafiskt användargränssnitt, följ beskrivningen i föregående stycke: välj något av företagen när fönstret ‘Välj företag’ visas. Användarna kommer att kunna logga in i samtliga företag som finns lagrade i databasen.
Välj ‘Server’ från menyn Moduler. Fönstret ‘Serverstatus’ kommer sedan att öppnas. Det här fönstret kan användas för att övervaka nätverksaktiviteterna.
Servern kan nu lämnas.
Servrar utan grafiskt användargränssnitt
Om du har en Linux- eller en Macintosh OS X-maskin, måste du först starta
”Terminal” innan du kan starta Hansas serverapplikation. För att göra det, dubbelklicka på Terminal-applikationen, vilken vanligtvis hittas i mappen Verktygsprogram i mappen Program.
När Terminalfönstret öppnas och när du befinner dig i rätt katalog, skriv:
cd Hansa/HansaWorldSMBServ/ (Linuxserver) eller cd Hansa/HansaWorldSMBOSXServ/ (Macintosh OS X) /HansaWorldSMBServ & startar Hansas serverapplikation.
Tecknet & är valfritt, det tillåter dig att köra programmet i bakgrunden och att stänga Terminalfönstret
Skapa en ny databas - enanvändare
Om du av någon anledning vill skapa en ny databas, försäkra dig om att du inte har en databasfil som heter ‘Hansa.HDB’ i samma mapp som Hansas programfil. När du startar Hansa kommer en ny databas att skapas automatiskt.
Textfilerna ”DBDef.txt” och ”Default.txt” måste finnas i samma mapp som programfilen när en ny databas skapas. Hansa använder de här filerna för att importera en del viktiga inställningar i den nya databasen.
Tänk på
Installationen kommer inte att bli korrekt om filen ”DBDef.tx” saknas i Hansas mapp.
Skapa ett nytt företag
Första uppgiften efter att ha skapat en ny databas är att lägga upp ett nytt företag. Eftersom inget företag finns i databasen kommer Hansa att automatiskt att öppna fönstret ‘Företag: Inspektera’. Här kan du registrera ett eller flera företag.
Om fönstret ‘Företag: Inspektera’ inte öppnas beror det på att filen
”DBDef.txt” har instruerat Hansa att automatisk skapa ett nytt Företag. Om så är fallet, fortsätt med nästa avsnitt ‘Import av backup’. När du kommer till avsnittet ‘Lägg till nya företag’, följ instruktionerna för att ändra företagsnamnet till något mer passande.
Klicka i det första tomma fältet i kolumnen ”Kod” och ange information enligt beskrivningen nedan.
Följande fält finns i det här fönstret:
Kod Ange in en unik kod. Det kan vara en sifferkod större än 0 eller en bokstavskombination upp till 5 tecken.
Namn Ange ett namn som identifierar ditt företag eller dotterbolag i fönstret ‘Välj företag’ (illustrerat i slutet på det här avsnittet). När du loggar in i Hansa kommer det här fönstret att ge dig möjlighet att välja företag.
Kortkod Kortkoden används om du har flera företag i din databas.
Den används som en del av fönsternamnet i de fall fönster från olika företag finns öppna på bildskärmen samtidigt. På så sätt kan användaren se vilket företag varje fönster tillhör.
TCP/IP Det här fältet beskrivs i nästa avsnitt, ‘Skapa en ny databas - fleranvändare’. Fältet ska inte användas i enanvändarinstallationer.
Port Det här fältet beskrivs i nästa avsnitt, ‘Skapa en ny databas - fleranvändare’. Fältet ska inte användas i enanvändarinstallationer.
Flik B
Krypteringsnyckel
Det här fältet visas om du klickar på flik B i högra sidan av fönstret ‘Företag: Inspektera’. Som fälten innan, används det i fleranvändarinstallationer och ska inte användas i enanvändarsystem.
Du kan endast lägga upp ett företag för tillfället. Om du behöver fler än ett företag, har du möjlighet att lägga till dem senare. Det beskrivs nedan i avsnitten ‘Moduler, användare och företag’ samt ‘Lägga till nya företag’.
Textfilen ”Default.txt” måste finnas tillgänglig i samma mapp som Hansas programfil när nya företag skapas. Hansa kommer att använda filen för att importera en del grundläggande inställningar till det nya företaget. När du har angivit all information och försäkrat dig om att filen ”Default.txt” finns på rätt ställe, klicka på [Spara] ovanför och till höger om fönstret ‘Företag:
Ändra’.
Du ska nu informera Hansa om vilket företag du vill använda. Fönstret ‘Välj företag’ kommer automatiskt att visas–
Tips
Markera företaget du vill arbeta med och tryck på Enter.
Import av backup
Hansa kommer nu att öppna ett fönster där alla filer som är tillgängliga för import visas. Hansa visas filer från mapparna ”Backup” och ”Setup” Alla filer med rätt format visas i det här fönstret.
Fortsätt med en av de följande rutinerna beroende på omständigheterna:
1. Om du använder Hansa för första gången kommer du inte att ha någon backup att importera. Om du inte vill importera exempelföretaget eller en kontoplan, stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan och se sedan beskrivningen i nästa avsnitt, ‘Arbetsyta’.
2. Om du använder Hansa för första gången och vill importera exempelföretaget eller en kontoplan, dubbelklicka på filen som ska importeras eller markera den och tryck på Enter. Om du väljer att importera exempelföretaget kommer Hansa att avslutas när importen är klar. Starta om Hansa.
3. Om du skapar en ny databas som ska baseras på din befintliga information (du kanske ska återskapa från en backup p.g.a. att din tidigare databas är skadad eller för att du uppdaterar till en ny version), dubbelklicka på backupfilen som ska importeras eller markera den och tryck på Enter. För mer detaljer kring den här rutinen, se avsnittet
‘Återskapa från en backup’ i slutet av det här kapitlet.
Gränssnitt
Oavsett om en import har gjorts eller inte kommer nu Hansas arbetsyta att visas. Arbetsytan kommer att fungera som en utgångspunkt för allt ditt arbete i Hansa och beskrivs i nästa kapitel, ‘Hansas gränssnitt’. Här nedan illustreras Hansas gränssnitt så att du känner igen dig när olika delar av skärmen beskrivs i följande avsnitt.
Menyrad
Register
Personligt skrivbord
Huvudmeny Meny-
kommandon
Inställningar
Varje modul innehåller ett antal inställningar som kan användas för att styra hur modulen ska fungera. Välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv eller klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn. Du bör kontrollera inställningarna i varje modul innan du börjar använda dem. Funktionaliteten i modulerna är beroende av att inställningarna är korrekta.
Många inställningar är utformade som alternativ eller som urval. Andra, som t.ex. ‘Företagsdata’, som vi kommer att titta på härnäst, kräver information eller att poster registreras.
Byta företagets namn
I modulen System görs inställningar som påverkar hela systemet. Du kommer nu att använda dem till att ange företagets namn, adress och annan information som senare kommer att användas i rapporter och dokument som t.ex. fakturor. Välj ‘System’ från menyn Moduler.
Välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv eller klicka på knappen [Inställningar]
i Huvudmenyn. Nu visas listfönstret ‘Inställningar’—
Dubbelklicka på inställningen ‘Företagsdata’. Fönstret ‘Företagsdata:
Inspektera’ kommer nu att öppnas.
Ange namn, adress och annan information så som visas i illustrationen.
I fältet PG kund nr ska ditt kundnummer hos Postgirot anges. Fältet används vid automatisk (modem) kommunikation med Postgirot.
Klicka på fliken [E-post] uppe till höger i fönstret för att se andra fält i den här inställningen.
Fälten Datafont och Rapportfont ger dig möjlighet att välja olika typsnitt på bildskärmen respektive rapporter. Om fälten är tomma, kommer Hansa att använda typsnittet som är standard för bästa möjliga läsbarhet. De här bör endast ändras om det finns goda skäl.
Fälten Lagkod och Teckeuppsättning styr en del landsspecifika funktioner som är mycket viktiga för att Hansa ska fungera rätt i de olika länderna. I Sverige ska fältet alltid innehålla siffran fem.
Tänk på
Information kring de övriga fälten finns i kapitlet ‘Modulen System’
senare i den här manualen. När du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna och stänga fönstret.
Moduler, användare och företag
Nästa uppgift är att försäkra dig om att du har tillgång till rätt moduler och det korrekta antalet användare och företag. Om du inte längre har fönstret
‘Inställningar’ öppet, välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv eller klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn igen. Dubbelklicka på inställningen
‘Systemanvändning’ för att öppna följande fönster—
Om du behöver fler än ett företag, ange det korrekta antalet i fältet Antal företag. Se till att fältet Antal användare innehåller rätt antal (minst 1).
Antalet företag ska endast förändras om du har flera företag/dotterbolag i din verksamhet som har skilda bokföringar. De kan läggas upp som separata redovisningsenheter i Hansa. Om du lägger upp fler än ett företag i Hansa kommer de att vara helt separerade från varandra. De kommer inte att ha någon gemensam information, men du kan dock kopiera information mellan företagen med hjälp av export- och importfunktionerna samt genom att klicka och dra poster. Separata kontobalanser kommer att underhållas och varje företag inom databasen kan säkerhetskopieras separat eller gemensamt med de andra.
Notera att du ska endast använda den här möjligheten för att skilja på företag som har separat bokföring. Om bokföringen täcker hela din organisation, behöver du endast ha ett företag i din databas.
Markera de moduler som du ska använda i de resterande delfönstren. Klicka på de fem numrerade flikarna för att se fler moduler. Klicka slutligen på [Spara]. Menyn Moduler kommer nu att innehålla de moduler som har markerats. De här inställningarna måste göras innan du ansöker om en databasnyckel.
Lägga till nya företag
Om du behöver fler än ett företag, ska de nya företagen läggas till nu. Klicka på [Företag] i Huvudmenyn.
Fönstret ‘Företag: Inspektera’ som du sett tidigare öppnas och visar företaget som du redan skapat.
För att skapa fler företag, klicka i fältet Kod på den första lediga raden och ange information så som beskrivits i det tidigare avsnittet ‘Skapa ett nytt företag’. Kom ihåg att det här endast ska göras för delar av ditt företag som har helt separerad redovisning från det första angivna företaget.
Om du skapar ett nytt företag måste filen ”Default.txt” finnas tillgänglig i samma mapp som Hansas programfil. Hansa kommer att använda den här filen för att importera en del grundläggande inställningar till det nya företaget.
Vi rekommenderar att du nu lägger upp alla företag som du behöver. Det innebär att du endast behöver ansöka om databasnyckel en gång. Du kommer att kunna lägga upp information som t.ex. kontoplan i ett av företagen och sedan exportera de inställningarna till andra företag (eller överföra dem genom att klicka och dra). Kom ihåg att varje företag kommer att ha helt separerad redovisning. Det finns inget behov av att skapa separata företag för avdelningar som är en del av samma redovisning.
När du är klar, klicka på [Spara] i knappraden.
Av säkerhetsskäl stängs Hansa av efter förändringar eller tillägg i registret Företag. Starta programmet igen för att fortsätta arbeta.
För varje företag som du har lagt in ska du upprepa processen som beskrivs i föregående avsnitt ‘Byta företagets namn’ och ‘Moduler, användare och företag’ för att ange rätt företagsnamn och adress samt att se till att åtkomst finns till rätt moduler. För att byta företag, välj ‘Företag’ från menyn Arkiv och dubbelklicka på ett annat företag i listan som visas. Det här arbetet ska slutföras innan du ansöker om databasnyckel.
Databasnyckeln
Nästa steg är att informera Hansa om att du har full licens för att använda programmet.
En Hansalicens ger dig normalt rätten att använda programmet för en enda databas. Varje databas kräver normalt sin egen databasnyckel, som kan anskaffas på Hansas hemsida, www.hansaworld.com. Hansa levereras utan databasnyckel, men är fullt användbart i 30 dagar efter installationen vilket ger dig tid till de förberedelser som beskrivits tidigare i det här kapitlet. Om ingen nyckel har registrerats efter 30 dagar kommer Hansa att försättas demonstrationsläge. Demonstrationsläge innebär att inga utskrifter kan göras till skrivare, annars är programmet fullt ut användbart. Ansökan om nyckel kan ske före och efter de 30 dagarna. Innan du ansöker om databasnyckeln ska samtliga företag finnas registrerade i registret Företag och deras namn ska vara angivna i inställningen Företagsdata. Modulerna som du ska använda och antalet användare ska finnas angivna i inställningen Systemanvändning (allt enligt beskrivning i föregående avsnitt).
När inställningen ‘Systemanvändning’ stängs, räknar Hansa fram en kontrollsträng som är baserad på vilka moduler, antal användare och antal företag som har registrerats. Den kommer att visas om man stänger fönstret
och öppnar det igen. Hansa kommer att kopiera strängen till inställningen Databasnyckel, där den används för att beräkna en åttasiffrig kontrollkod.
I samma ögonblick som programmet har en uträknad kontrollsträng och kontrollkod, kommer det att börja räkna ner 30 dagar innan det försätts i demonstrationsläge. För att få använda programmet fullt ut, måste du få en databasnyckel och lägga in den i systemet. Följ nedanstående beskrivning:
1. Använd menyn Moduler för att försäkra dig om att du befinner dig i modulen System. Väj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv och dubbelklicka sedan på ‘Databasnyckel’ i listan med inställningar. Fönstret
‘Databasnyckel: Inspektera’ öppnas.
2. I fältet Nyckel giltig t.o.m. ange ett datum, max ett år fram i tiden om ingen annan överenskommelse har gjorts. Klicka på [Spara] i knappraden för att stänga och spara inställningen Databasnyckel.
3. Starta om Hansa. Gå sedan till modulen System och välj ‘Rapporter’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på rapporten Företagsinfo och klicka sedan på skrivarikonen.
4. Gå till Hansas hemsida, www.hansaworld.com och klicka på länken
”Databasnyckel”. Klicka på länken ”Svenska kunder” och följ sedan instruktionerna.
4. När du har fått nyckeln via e-post eller fax, ange den i inställningen Databasnyckel och klicka på [Spara]. Det här kommer att informera Hansa att du har en full licens att använda programvaran.
Om fler eller färre moduler markeras eller om antalet användare eller företag förändras kommer Hansa att försättas i demonstrationsläge. Genom att återställa inställningen till de ursprungliga inställningarna kommer du att få full tillgång till Hansa igen.
Hansa kommer även att försättas i demonstrationsläge om ett nytt företag läggs till i databasen, om datumet för Nyckel giltig t.o.m. förändras i inställningen Databasnyckel eller om företagsnamnet ändras i inställningen Företagsdata. Du får full tillgång till Hansa genom att ansöka om en ny databasnyckel.
Du bör spara din databasnyckel på ett säkert ställe, om du skulle behöva den efter ett systemunderhåll eller vid ett återskapande av databasen från en backup.
Tänk på
Skapa dina företag och fyll i inställningarna Systemanvändning och Företagsdata innan du ansöker om en databasnyckel.
Om filen “DBDef.txt” saknas
Om du försöker att skapa en databas, enligt beskrivningen i avsnittet ‘Skapa en ny databas’, utan att filen ”DBDef.txt” finns i samma mapp som Hansas programfil, kommer databasen att skapas på ett riktigt sätt. Men rutinen kommer att skilja sig från beskrivning på två sätt:
1. Listan med backupfiler som är tillgängliga för import kommer inte att visas.
2. Du kommer endast att ha tillgång till modulen System.
Du kan antingen bestämma dig för att börja om från början eller fortsätta med den tomma databasen. Det första alternativet rekommenderas eftersom det inte innebär någon större tidsförlust. Följ nedanstående beskrivning:
1. Välj ‘Avsluta’ från menyn Arkiv för att avsluta Hansa.
2. Ta bort filen Hansa.HDB från mappen Hansa.
3. Leta reda på filen “DBDef.txt” och flytta den till mappen som innehåller Hansas programfil. Kontrollera även att filen Default.txt finns tillgänglig i den här mappen.
4. Starta Hansa igen och följ rutinen som finns beskriven i avsnittet ‘Skapa en ny databas’.
Om du bestämmer dig för att fortsätta med den tomma databasen, följ nedanstående beskrivning:
1. Kontrollera att filen ”Default.txt” finns i samma mapp som Hansas programfil. Ange ett företag i fönstret ‘Företag: Ändra’. Det här fönstret beskrevs i avsnittet ‘Skapa ett nytt företag’ ovan. Klicka på [Spara] för att spara.
2. När fönstret stängs kommer fönstret ‘Välj företag’ att öppnas.
Dubbelklicka på företaget som du vill arbeta med.
3. Endast modulen System kommer att finnas tillgänglig. Nästa steg är att åtgärda detta. Välj ‘System’ från menyn Moduler och sedan ‘Import’
från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Automatiskt, manuell filsökning’ i listan som visas. Leta reda på filen ”DBDef.txt” och importera den. Du kommer nu ha tillgång till modulerna i startpaktetet (Fakturering, Leverantör, Redovisning, Inventarier, Priser och System).
4. Gå tillbaka till avsnittet ‘Skapa en ny databas’ och fortsätt processen från underrubriken ‘Inställningar’.
Börja i ett nytt bokföringssystem
Hansa levereras tillsammans med en rekommenderad kontoplansmodell (B2003grab.txt), som även innehåller grunddata som du kan använda dig av.
Den innehåller momskoder, en kontoplan, rapportdefinitioner m.m.
För att importera en sådan modell in i Hansa, ska du först försäkra dig om att du befinner dig i modulen System genom att använda menyn Moduler. Välj
‘Import’ från menyn Arkiv. Listfönstret ‘Import’ visas.
Dubbelklicka ‘Automatisk’ eller markera och tryck på Enter. Hansa öppnar ett fönster som visar de tillgängliga importfilerna som finns sparade i mapparna ”Backup” och ”Setup” som finns i samma mapp som programfilen.
Lokalisera filen som du ska importera (exempelvis B2003grab.txt) och klicka på [Öppna] eller [Välj] (beroende på operativsystem).
Filen importeras och ett fönster visar hur importen fortskrider.
När importen är klar, stäng fönstret ‘Import’ genom att klicka i stängnings- rutan.
Din databas är nu klar för användning. Du får själv bestämma om du vill göra förändringar i din kontoplan, men observera att det finns vissa inställningar som bygger på hur kontoplanen ser ut. Om du byter kontoplan måste du också ändra i dessa inställningar, oavsett var de finns i Hansa. T.ex. om du ändrar nummer på kontot för utgående moms, måste du även ändra konto- numret i inställningen Momskoder och i rapportdefinitionen för moms- rapporten.
Om du inte vill importera den medföljande kontoplansmodellen
Du kan även implementera din egen kontoplan. Om du väljer det här alternativet, se kapitlet ‘Hansa och ditt företag’, där en del grundläggande konteringsprinciper tas upp. Du kommer sedan att manuellt behöva lägga upp momskoder i modulen Redovisning (beskrivet i manualen Redovisning) förutom att lägga upp kontoplanen och räkenskapsår (i slutet av den här manualen). I modulerna Fakturering och Leverantör måste inställningarna Kontering (Kund)/(Lev) definieras med korrekta konton. Artikelgrupper och betalningssätt är två andra inställningar som bör kontrolleras. Slutligen måste rapportdefinitionerna för rapporterna i modulen Redovisning (balans- och resultaträkning, moms- och nyckeltalsrapport) definieras.
Importera din egen kontoplan
Om du byter till Hansa från ett annat datoriserat bokföringsprogram, vill du troligen importera din kontoplan från det gamla programmet. Det har tre fördelar: importfunktionen är relativt snabb (om du jämför med att registrera kontoplanen manuellt), risken med felregistreringar är reducerad och du kan arbeta med en kontoplan som du är bekant med.
Följ importinstruktionerna som beskrivs ovan i avsnittet ‘Börja i ett nytt bokföringssystem’ för att importera din textfil. För mer detaljerad informa- tion om hur textfilen ska skapas, kontakta din lokala återförsäljare av HansaWorld SMB.
Registrering av information och ingående saldon
Din databas är nu klar för registrering av information och ingående saldon.
Se kapitlet ‘Börja arbeta’ för mer detaljerad information om hur du ska gå till väga. Innan du börjar rekommenderar vi att du fortsätter att läsa resterande avsnitt i det här kapitlet. ‘Hansas Gränssnitt’ kommer att göra dig mer bekant med Hansas verktyg, fönster och metoder att arbeta, medan ‘Hansa och ditt företag’ beskriver en del av de bokföringsbegrepp som Hansa använder.
Skapa en ny databas - fleranvändare
Server med grafiskt användargränssnitt (Windows)
För att skapa en ny fleranvändardatabas, följ samma steg som beskrivs ovan.
Om du arbetar på servern, kan du se till att ingen databasfil med namnet
”Hansa.HDB” finns i samma mapp som Hansas programfil samt att filerna
”DBDef.txt” och ”Default.txt” finns representerade i samma mapp som Hansa. Starta programmet genom att dubbelklicka på Hansas programfil. En ny databas skapas.
Precis som i installationen av enanvändarsystem, är första steget att skapa ett nytt företag, så som det beskrivs i avsnittet ‘Skapa ett nytt företag’ ovan.
Kontrollera att filen ”Default.txt” finns i samma mapp som programfilen. I det här läget behöver du inte tänka på fälten TCP/IP och Port.
All kommunikation mellan klienterna och servern är krypterad med inbyggd krypteringsnyckel. Om du vill använda dig av en egen krypteringsnyckel, klicka på fliken märkt ”B” på höger sida i fönstret ‘Företag: Inspektera’ och ange din egen krypteringsnyckel. Du ska ange samma krypteringsnyckel på servern och klienterna.
Klicka på [Spara] i knappraden när du är klar. Precis som med enanvändar- versionen måste du som nästa steg tala om för programmet vilket företag du tänker arbeta i. När fönstret ‘Välj företag’ visas, markera företaget och tryck på Enter.
Server utan grafiskt användargränssnitt (Linux och Macintosh OS X)
För att skapa en databas på en server som inte har ett grafiskt användar- gränssnitt, säkerställ först att det inte finns någon databasfil med namnet
”Hansa.hdb” i samma mapp som Hansas programfil. Säkerställ även att filerna ”DBDef.txt” och ”Default.txt” finns tillgängliga i samma mapp.
Öppna sedan Terminal genom att klicka på Terminalapplikationen, vilken vanligtvis finns i katalogen Verktygsprogram i katalogen Program.
När terminalfönstret öppnas, och under förutsättning att du befinner dig i rätt katalog, skriv:
cd Hansa/HansaWorldSMBServ/ (Linuxserver) eller cd Hansa/HansaWorldSMBOSXServ/ (Mac OS X-server)
/hansa backup/TBXXXX.txt & Startar Hansaserverns programfil och importerar backupen eller exempelföretaget TBXXXX.txt.
I det här exemplet finns import- filen i mappen ”backup”, i sam-
ma mapp som Hansaserverns programfil.
Terminalfönstret kommer att visa hur importen fortskrider. När den är klar kommer Hansa att stängas ner. Starta Hansa igen genom att skriva:
/Hansa &
Om du inte vill importera en backup eller ett exempelföretag till den nya databasen måste du säkerställa att serverporten (se nedan) kommer att vara öppna så att klienter ska kunna logga på. Du kan göra det med en av två metoder:
1. Innan du startar Hansaprogrammet, säkerställ att filen ”DBDef.txt”
innehåller instruktioner om att sätta serverporten till ett visst värde. Filen
”DBDef.txt” som levereras med Hansa kommer att sätta porten till 1200.
Om du använder den här metoden kanske du behöver starta om Hansa för att aktivera porten och möjliggöra inloggning för användare.
2. Genom att skriva följande kommando i Terminal:
/hansa --port 1200 &
Det här startar Hansaserverns programfil och sätter serverposten till 1200 för den här arbetssessionen. Om du permanent vill sätta porten till 1200, gör det från en klient genom att använda registret Programinställningar enligt beskrivningen nedan (eller använd metod 1 ovan).
Eftersom serven inte har något grafiskt användargränssnitt måste den nya databasen konfigureras från en klient. Se avsnittet ‘Logga in från en klient’
och följ instruktionerna för att logga in på servern från en klient. Använd portnumret som du specificerade i kommandot ovan. När du arbetar på klientmaskinen, gå först till modulen System och skapa en post i inställningen Åtkomstgrupper som ger full åtkomst till modulen System, avancerat. Skapa sedan en post i registret Personer för dig själv och tilldela posten åtkomstgruppen som du just skapade. Åtkomstgrupper och personer beskrivs närmare i kapitlet ‘Modulen System’, senare i den här manualen.
Stäng sedan av Hansa och starta upp programmet på nytt. Följ sedan instruktionerna i avsnittet nedan (‘Installera modulen Server’) för att konfigurera den nya databasen.
Installera modulen Server
Databasnyckeln kräver att alla de inköpta modulerna finns tillgängliga på servermaskinen och att antalet samtidiga användare finns definierade där.
Välj ‘System’ från menyn Moduler, välj sedan på ‘Inställningar’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Systemanvändning’ i listan med inställningar.
Fönstret ‘Systemanvändning: Inspektera’ visas.
På delfönster 1 i inställningen, markera modulen Server genom att klicka på kryssrutan. Välj på samma sätt de andra modulerna som du ska ha tillgång till. Se även till att rätt antal användare, företag, e-postlådor och konferenser är angivna. Klicka på [Spara] i knappraden för att spara och stänga fönstret.
Registrera ditt företagsnamn, adress och andra detaljer i inställningen Företagsdata. Den här uppgiften är beskriven i avsnittet ‘Byta företagets namn’ tidigare i det kapitlet. Om du behöver skapa fler företag ska det göras nu. Följ beskrivningen i avsnittet ‘Lägga till företag’ ovan. Inställningarna Företagsdata och Systemanvändning ska kontrolleras i samtliga företag innan nästa steg som är databasnyckeln. Steget med databasnyckel beskrivs närmare i avsnittet ‘Databasnyckeln’. Databasnyckeln behöver endast anges i ett av företag på servermaskinen. Nyckeln kopieras till alla klienterna automatiskt.
När den här processen är klar spelar det ingen roll vilket företag som är startat på servern. Samtliga företag kommer att vara tillgängliga från klientmaskinerna.
Tänk på
Skapa dina företag och fyll i inställningarna ‘Systemanvändning’ och
‘Företagsdata’ innan du ansöker om en databasnyckel.
Om servern inte har ett grafiskt användargränssnitt måste du utföra vissa inställningar som beskrivits i det här avsnittet från en klientmaskin. Om du behöver lägga till ytterligare företag måste du logga in som ”Admin klient”.
För att göra det, välj ‘Företag’ från menyn Arkiv, ‘Öppna företag’ från menyn Funktioner och sedan ‘Admin klient’ från menyn Funktioner igen.
Om du inte arbetar som ”Admin klient” kommer de nya företagen att lagras i din lokala klient och inte på servern. Som beskrivet i avsnittet ‘Lägga till nya företag’ kommer servern att stänga ner efter att förändringar och tillägg har gjorts i registret Företag. Du kommer alltså bli tvungen att avsluta din klient, starta om servern och sedan starta om klienten efter att företagen lagts till på servern.
Registret Programinställningar
Nästa steg är att göra databasen tillgänglig för nätverket. Välj ‘System, avancerat’ från menyn Moduler och klicka på [Prog.inst.] i Huvudmenyn (eller välj ‘Programinställningar’ från menyn Register.
Fälten i det här fönstret ska fyllas i enligt följande:
Posthuvud
Programnamn Om du använder Hansa för Windows kan du bestämma namnet på fönstret där Hansa visas och på program- knappen i aktivitetsfältet (Windows 95/98/2000). Ange det namnet här.
Delfönster Server
Serverport Det här fältet används för TCP/IP-kommunikationen med Hansas klienter. Ange en godtycklig fyrsiffrig kod för att identifiera den här databasen. Om du har fler än en servermaskin som kör Hansa, eller fler än en kopia av Hansa som kör olika databaser på samma maskin (ej rekommenderat), måste varje databas ha en unik serverportkod.
Om du ändrar serverporten eller specificerar den för först gången, måste du starta om Hansa för att förändringen ska få effekt.
Förvalt företag Om du vill att ett specifikt företag ska öppnas automatiskt varje gång Hansa startas, ange det företaget här. Nästa gång Hansa används kommer företaget som specificeras här att öppnas automatiskt och fönstret ‘Välj företag’ kommer inte att visas.
Det här fältet kan användas i enanvändarinstallationer för att säkerställa att visst företag alltid används. Det här kan vara speciellt användbart i databaser med endast ett företag, då fönstret ‘Välj företag’ är ett onödigt steg att ta varje gång Hansa startas.
Server vid omstart
Markera den här kryssrutan om du vill att modulen Server ska vara förvald varje gång du startar Hansa.
Vanligtvis behöver inte den här kryssrutan markeras.
När servern någon gång ska stängas av finns två tillgängliga alternativ under menyn Arkiv. Om du väljer
‘Avsluta’ kommer Hansa automatiskt att ställa sig i serverläge nästa gång programmet startas. Om du väljer
‘Avsluta, ta bort server vid omstart’ kommer den inte att ställa sig i serverläge, utan kommer tillåta dig att logga på och arbeta direkt i servermaskinen.
Övriga delfönster
De kvarstående fönstrena i det här registret används för specifika situationer när t.ex. när Print- och Faxserver ska sättas upp. Samtliga fält kan lämnas tomma när en dataserver sätts upp.
För information om Print- och Faxservrar, se avsnittet som beskriver skrivarinställningarna i kapitlet ‘Modulen System’ senare i den här manualen.
När delfönstret ‘Server’ är klart i den här inställningen, klicka på [Spara] i knappraden för att spara. Om du har angivit serverporten för första gången (eller förändrat den befintliga), avsluta Hansa och starta på nytt för att förändringarna ska tas i bruk.
Tänk på
Fyll i inställningen Programinställningar innan du ansöker om en databasnyckel.
Sista steget är att välja modulen ‘Server’ från menyn moduler. Fönstret
‘Serverstatus’ visas på skärmen. Det kan användas för att kontrollera nätverksaktiviteter.
Nu kan servern lämnas.
Logga in från en klient
Nu måste en databas skapas på varje klient. Databasens enda uppgift kommer att vara att ge dig möjlighet att logga in dig på servern. Ingen information kommer att sparas på klientmaskinerna. Samma steg som beskrivs ovan kommer att följas. Kontrollera att ingen databasfil med namnet
”Hansa.HDB” finns i samma mapp som Hansas programfil och att filerna
”DBDef.txt” och ”Default.txt” finns representerade i den här mappen. Starta programmet genom att dubbelklicka på programfilen. En ny databas med namnet ”Hansa.HDB” kommer att skapas.
Än en gång, första steget är att skapa nytt företag. Eftersom det inte finns några redan upplagda företag, kommer Hansa att öppna fönstret ‘Företag:
inspektera’ automatiskt. Det här fönstret är beskrivet i avsnittet ‘Skapa ett nytt företag’ tidigare i det här kapitlet. Se till att filen ”Default.txt” finns i samma mapp som programfilen innan du skapar ett nytt företag. Allt du behöver göra i det här läget är att ange samma företagsinställningar som du gjorde på servern.
I fältet Kod (till vänster i matrisen) ange samma kod(er) som är angivna på servern. Nu kommer fälten TCP/IP och Port att bli betydelsefulla. Ange IP- adressen till din servermaskin i fältet TCP/IP. Adressen kan hämtas i inställningarna för TCP/IP på servermaskinen och den används av din Hansa- klient för att hitta rätt server i nätverket. I fältet Port anger du den fyrsiffriga koden som du angav i fältet Serverport i inställningen Programinställningar på servern. Den här koden används av Hansaklienten för att hitta rätt Hansadatabas på servern. Om servern inte har ett grafiskt användargränssnitt, använd portnumret som du angav som en del av kommandot när du startade serverapplikationen.
Om du angivet en krypteringsnyckel för företaget i servern måste samma krypteringsnyckel anges på samtliga företag i klienten som ska användas för att logga på den servern. Klicka på knappen markerad med ”B” på högra sidan i fönstret ‘Företag: Inspektera’ för att ange krypteringsnyckeln.
När du har skapat samtliga företag, klicka på [Spara].
Fönstret ‘Välj företag’ kommer nu att öppnas och ger dig möjlighet att välja det företag du önskar använda. Dubbelklicka på önskat företag i listan, eller markera det och tryck på Enter. Om felmeddelandet ”För många användare på servern” visas och du är säker på att du inte har uppnått gränsen för antalet användare, är den troliga orsaken att en annan kod för företaget (första kolumnen i registret Företag) har angivits på klienten än vad som angivits i servern.
I en typisk fleranvändarinstallation skulle nästa steg vara att registrera information om de användare som ska arbeta med Hansa. Du kanske vill
begränsa varje användares åtkomst till det han/hon kommer att arbeta med eller att ge var och en av dem ett lösenord för att slippa obehörig åtkomst.
Använd registret Personer i modulen System för att lägga upp de olika användarna. För mer detaljerad information, se kapitlet om modulen System i slutet av den här manualen.
När det här uppgiften är slutförd, se avsnittet ‘Börja i ett nytt bokförings- system’ för fler detaljer om hur man installerar ett nytt bokföringssystem. Det är önskvärt att de här inställningarna görs från en klient som är ensam inloggad på servern eller direkt på servern. Tills det här är utfört bör inga andra användare få tillgång till systemet.
Stänga av
Kom ihåg att göra backuper innan du avslutar Hansa. Backuper beskrivs i nästa avsnitt.
Enanvändare
För att avsluta Hansa, välj ‘Avsluta’ från menyn Arkiv. Användare av Macintosh OS X hittar kommandot ‘Avsluta’ från menyn Mac OS X. Även kortkommandot Alt-F4 (Windows och Linux) eller a-Q (Macintosh) kan användas. Alla öppna fönster kommer att stängas och du kommer att tillfrågas om du vill spara förändringar som eventuellt inte har blivit sparade ännu.
Fleranvändare
Hansaklienter kan avslutas på samma sätt som Hansa enanvändare genom att välja ‘Avsluta’ från menyn Arkiv eller menyn Mac OS X.
Servern kan avslutas på två olika sätt om den har ett grafiskt användargräns- snitt:
1. Om alternativet ‘Avsluta’ från menyn Arkiv används kommer servern automatiskt att ställa sig i serverläge nästa gång den startas.
2. Om ‘Avsluta, ta bort server vid omstart’ används från menyn Arkiv kommer servern inte att ställa sig i serverläge nästa gång den startas. Det här alternativet ska användas om du vill kunna logga in och arbeta direkt på servern.
Om servern inte har ett grafiskt användargränssnitt och om Terminalfönstret fortfarande är öppet, tryck på kommandot Ctrl-C. Om Terminalfönstret inte är öppet, öppna ett nytt terminalfönster och skriv följande (förutsatt att du befinner dig i rätt katalog):
cd Hansa/HansaWorldSMBServ/ (Linuxserver) eller
