Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-03-10
Lill Sandberg Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0101 UPPH-7 Diariekod: 150
Kommunstyrelsen
Översyn av inköpsrutiner
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen följande:
• Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att - Utveckla inköpsorganisationen genom införande av tydliggjorda
ansvar; en kommunövergripande inköps- och upphandlingschef med ansvar för inköp och upphandling samt etablera
inköpssamordnare och behöriga beställare hos förvaltningarna - Förstärka upphandlingsenheten med en
inköpscontroller/upphandlare (1 heltidstjänst 100 %)
- Se över den styrande dokumentationen för inköpsrutiner (inköp och upphandling)
- Kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden samt minska antalet leverantörer
- Formulera och besluta om gemensamt mål för både upphandling och inköp
- Utreda möjligheten att utveckla redan befintligt system för avtalshantering och avtalsuppföljning samt beställningsportal
Sammanfattning
Kommunledningskontoret har genomfört en förstudie avseende översyn av inköpsrutiner i kommunen. Bakgrunden är dels kommunens egen utredning genomförd 2014 och dels en tidigare granskning av kommunens revisorer där det framgår att det finns behov av förbättrade inköpsrutiner inom Sollentuna kommun. Ernst & Young (E&Y) har på uppdrag av kommunen genomfört en nulägeskartläggning, en analys samt tagit fram
rekommendationer kring förbättrade inköpsrutiner. Ernst & Young:s sammanfattande bedömning är att kommunen behöver utveckla sitt sätt att arbeta med inköps- och upphandlingsfrågor för att åtgärda brister och möjliggöra realisering av besparingspotential samt samordnings- och effektiviseringsvinster.
Godkänt dokument, 2015-04-13, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-03-10
Dnr 2014/0101 UPPH-7 Sidan 2 av 2
Ärendets beredning
Översynen av inköpsrutiner har pågått under perioden december 2014 till mars 2015. Arbetet har styrts av en styrgrupp som träffats fyra gånger under projekttiden. Arbetet har utförts av en projektgrupp bestående av Ernst &
Young i nära samarbetet med centrala funktioner och förvaltningar. Arbetet har involverat av styrgruppen och av förvaltningsledningen utvalda 18 nyckelpersoner för intervjuer och gruppmöten/workshops för att etablera nuläge samt diskutera och värdera förbättringsåtgärder.
Kommunledningskontorets slutsatser
De förändringar som kommunen behöver vidta i syfte att förbättra rutiner för och organisation av inköp och upphandling för att uppnå högre avtalstrohet, lägre inköpspriser och färre antal leverantörer är följande:
• Utveckla organisationen och införa förändrade arbetssätt. Detta innebär att kommunen bör införa ”nya” ansvar både centralt men även på respektive förvaltning. Utveckling av organisationen genom införande av inköpschef, inköpssamordnare och behöriga beställare ska ge rätt medarbetare rätt kompetens och förutsättningar för ett effektivt arbete. Även referensgrupparbetet bör struktureras.
• Förstärka upphandlingsenheten med en
inköpscontroller/upphandlare (1 heltidstjänst 100 %)
• Utveckla styrdokument och tillgängliggöra tydligare information
• Kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden
• Utveckla möjligheten att utveckla redan befintligt system för avtalshantering och avtalsuppföljning samt beställningsportal
• Formulera och besluta om gemensamt mål för både upphandling och inköp för att etablera ett heltäckande synsätt när det gäller
kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet. Målsättningarna bör vara förankrade och mätbara, en strategi för hur kommunen uppnår målsättningarna och ett tydligt ansvar för aktiviteter i
processen. Detta för att säkerställa att gällande lagstiftning efterlevs, att upphandlingar och inköp utförs affärsmässigt, att verksamheten utförs med god effektivitet och långsiktighet, att tydliggöra roller och ansvarsområden.
Katarina Kämpe Lill Sandberg
Kommundirektör Upphandlingschef
Godkänt dokument, 2015-04-13, Katarina Kämpe
