Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2017-03-24
Lill Sandberg Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0101 UPPH-13 Diariekod: 150
Inköpsenheten
Översyn av kommunens inköpsrutiner - projektredovisning
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen följande:
Kommunstyrelsen godkänner bilaga 1 till kommunstyrelsens
tjänsteutlåtande som redovisning av översyn av kommunens inköpsrutiner.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att bl. a. utveckla kommunens inköpsorganisation.
I PM 2017-03-27 redovisar kommunledningskontoret vilka åtgärder som vidtagits med anledning av beslutet.
Bakgrund
I början av 2015 genomfördes en förstudie gällande översyn av kommunens inköpsrutiner.
Kommunstyrelsen beslutade i april 2015 (KS § dnr 2014/0101 UPPH-7 diariekod 150) att ge kommunledningskontoret i uppdrag att:
• Utveckla inköpsorganisationen genom införande av tydliggjorda ansvar; en kommunövergripande inköps- och upphandlingschef med ansvar för inköp och upphandling samt etablera inköpssamordnare och behöriga beställare hos förvaltningarna
• Förstärka upphandlingsenheten med en
inköpscontroller/upphandlare (1 heltidstjänst 100 %)
• Se över den styrande dokumentationen för inköpsrutiner (inköp och upphandling)
• Kontinuerligt arbeta med avtalstrohet och strategiska inköpsområden samt minska antalet leverantörer
• Formulera och besluta om gemensamma mål för både upphandling och inköp
• Utreda möjligheten att utveckla redan befintliga system för avtalshantering och avtalsuppföljning samt beställningsportal Kommunledningskontorets beredning
Av bilagt PM framgår bl. a. att Kommunledningskontoret har utsett en kommunövergripande inköpschef med ansvar för inköps- och
Godkänt dokument, 2017-04-21, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2017-03-24
Dnr 2014/0101 UPPH-13 Sidan 2 av 2
upphandlingsprocessen. Vidare har en inköpscontroller rekryterats.
Alla förvaltningar har utsett inköpsamordnare samt utsett ”behöriga beställare”. Inköpsenheten har utbildat ca 400 stycken beställare under 2016 och utbildningar kommer fortsättningsvis ske
kontinuerligt av nya utsedda beställare. Samtliga styrdokument har reviderats och förtydligats samt kompletterats med en
inköpshandbok för att underlätta för beställarna. Under 2016 har ekonomiavdelningen tagit fram inköpsanalysrapporter i BIBA. Av rapporterna framgår bl. a. hur inköpsmönstret ser ut för respektive förvaltning, nyckeltal för leverantörstrohet etc. Rapporterna hjälper kommunen att identifiera inom vilka områden kommunen saknar avtal och analysera varför kommunen handlar utanför avtal. Detta arbete påbörjades 2016 och kommer fortsätta 2017. Kommunen måste kontinuerligt arbeta med utbildning, information och uppföljning för att vi ska fortsätta förbättra leverantörstroheten.
Kommunen gör fortfarande många små köp och många leverantörer vilket är något som kommunen måste jobba med för att nå resultat.
Inköpsenheten har tagit fram rutiner för avtalsuppföljning. Arbetet påbörjades 2016 och kommer att vidareutvecklas under 2017.
Angående beställningsportal har kommunstyrelsen i slutet av mars 2017 beslutat att genomföra en förstudie avseende elektronisk handel/beställningsportal.
Katarina Kämpe Lill Sandberg
Kommundirektör Inköpschef
Godkänt dokument, 2017-04-21, Katarina Kämpe
