Kvalitetsrapport
Biblioteken i Sollentuna
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Sammanfattande analys och utvecklingsområden ... 4
3 Basfakta ... 6
3.1 Kultur- och fritidsnämndens vision ... 6
3.2 Nämndens/verksamhetens uppdrag ... 6
3.3 Organisation och förutsättningar ... 7
3.4 Värdegrund ... 9
3.5 Målgrupp/Intressenter ... 10
4 Samverkan ... 12
5 Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten ... 13
5.1 Undersökningar, jämförelser och nyckeltal ... 14
5.2 Avvikelser och incidenter ... 17
6 Processer och rutiner ... 18
7 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet ... 19
8 Viktiga händelser ... 20
Bilagor
Bilaga 1: vadgörvi
1 Inledning
I Sollentuna kommun avses kvalitet med hur väl kommunen uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs på kommunen.
Nämnden ska minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter. Den ska alltid ingå som en del av verksamhetsberättelsen.
I kvalitetsredovisningen görs en samlad bedömning av hur väl nämnden lyckats uppnå de krav och förväntningar som ställs på verksamheten utifrån lagstiftning och regelverk.
Den ska även tydliggöra de utvecklingsområden som nämnden identifierat.
Redovisningen bygger på uppföljningar, utvärderingar och analyser som genomförts under året som gått.
Syftet med kvalitetsredovisningen är att synliggöra uppföljningen av hur relevanta intressenters krav, behov och förväntningar har tillgodosetts och hur det systematiska kvalitetsarbetet fortskridit. Den beskriver även vilken kvalitet nämndens verksamheter levererar och är ett underlag för vidare förbättringsåtgärder i kommande
verksamhetsplan.
I tillägg till nämndens övergripande kvalitetsrapport tar kultur- och fritidsnämndens verksamheter fram verksamhetsspecifika kvalitetsrapporter som presenteras för nämnden vid olika tillfällen under året.
Denna kvalitetsredovisning berör bibliotekens verksamhet under 2018.
2 Sammanfattande analys och utvecklingsområden
Denna kvalitetsrapport innebär en fördjupad kvalitetsredovisning av Biblioteken i Sollentunas verksamhet under perioden 1 januari – 31 december 2018. Rapportens nyckeltal avser verksamhetsåret 2018.
Rapporten inleds med denna sammanfattande analys av verksamhetens kvalitet såsom den beskrivs och analyseras i denna rapport.
Bibliotekets förutsättningar
Biblioteken i Sollentuna är mitt i ett paradigmskifte. På enbart ett par år har
verksamheten förändrats radikalt och i grunden. Litteratur och läsfrämjande insatser får idag många gånger stå tillbaka för frågor av samhällsorienterad karaktär. Om
kommunens mål om Sveriges bästa skola ska nås, är folkbiblioteket en viktig aktör.
Folkbiblioteken stimulerar till läslust och tillhandahåller nödvändigt material och media för att överbrygga den digitala klyftan.
Dagligen hanterar bibliotekets medarbetare stora mängder av frågor som rör ekonomiskt bistånd, migrantfrågor, diverse IT-frågor, skolval, bostadskön hos Sollentunahem och liknande.
Det finns stora utmaningar med all den samhällsservice som biblioteket ger varje dag, sju dagar i veckan. Samhällsservice är inte bibliotekets kärnuppdrag, men tar stora delar av arbetstiden i anspråk eftersom biblioteket är en lågtröskelverksamhet: det finns få andra instanser i samhället att vända sig till. Många av dessa frågor borde rimligtvis hanteras av kommunens kontaktcenter (KC) men eftersom bibliotek är så kallad lågtröskelverksamheter får biblioteket dagligen många besök av personer som inte känner till att kommunhuset och KC finns, och än mindre skulle drömma om att de kan få hjälp där. Ett tydligt och strukturerat samarbete med KC är mycket önskvärt.
Ett sådant samarbete skulle enklast ske om det görs plats för biblioteket i kommunhuset när det byggs om. Biblioteket kan bidra till den välkomnande entrén som efterfrågas, tillgängligheten öka, verksamheten kan få ändamålsenliga lokaler, it-infrastrukturen förbättras, samarbetet med kommunens övriga kontor förenklas, möjligheter till längre öppettider (inklusive meröppet även på huvudbiblioteket) skapas och säkerheten för bibliotekets medarbetare samt besökare kan säkerställas på ett tillfredsställande sätt. Det finns stora synergieffekter med både en flytt av huvudbiblioteket och ett samarbete med KC. Biblioteket hoppas att en flytt kan bli verklighet; det tjänar alla invånare i
Sollentuna på.
Den digitala och fysiska biblioteksmiljön
Det finns en hög ambition att fortsätta att ha en kontinuerlig dialog med bibliotekets besökare, både i de fysiska lokalerna och i den digitala miljön, för att tillsammans kunna skapa attraktiva bibliotek. I samarbete med kartenheten undersöker biblioteket var de kommuninvånare som sällan besöker biblioteket finns, för att kunna göra en riktad insats mot dessa människor – bland annat genom Pop-up-verksamhet. Inom förvaltningen behövs också att mer utvecklat och djupgående samarbete kring lokaler i kommunens olika geografiska delar för att stärka arena-bibliotekens ställning som trygga mötesplatser.
Det digitala biblioteket blir ett viktigt strategiskt redskap för att möta dessa användares
behov. Biblioteken i Sollentuna kommer att höja ambitionen när det gäller de digitala delarna av verksamheten, särskilt för den prioriterade målgruppen barn och unga.
Ett stort utvecklingsområde är bibliotekets e-tjänster, på vilka det finns ett stort tryck från användarna. E-tjänster, både befintliga och kommande, är kostnadsdrivande, och tilldelade medel inte räcker för att leva upp till den moderna biblioteksverksamhet sollentunaborna förväntar sig.
Det är ett viktigt beslut huruvida det blir en flytt av huvudbiblioteket eller inte, det påverkar inte bara den fysiska utan även den digitala miljön. Oavsett det beslutet finns stora utmaningar kopplade till IT-säkerhet och IT-infrastruktur samt hur arbetsmiljön och lokalerna blir säkra och trygga för bibliotekets medarbetare och besökare.
För att kunna tillgodose det ökade behovet av it-relaterade tjänster (som publika datorer, digital handledning, utskrifter, lån av e-media) behöver personalens kompetens stärkas och IT-infrastrukturen ses över. Biblioteket behöver försäkra sig om att IT-miljön är stabil och säker, särskilt i och med den nya dataskyddsförordningen GDPR.
Sammanfattningsvis
Sammanfattningsvis är det tydligt att bibliotekets verksamhet är oerhörd kostnadseffektiv. De tilldelade medlen används på ett eftertänksamt sätt och kostnadsmedvetenheten är hög. Verksamheten söker ständigt externa medel och samarbetar med volontärorganisationer som Röda korset. Utan dessa tillskott skulle biblioteken i Sollentuna inte kunna erbjuda det stora utbud av aktiviteter och medier som man gör idag.
3 Basfakta
3.1 Kultur- och fritidsnämndens vision
Den 2017-09-13 fattade kultur- och fritidsnämnden beslut om en vision för sin verksamhet.
Visionen lyder: I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid.
Visionen beskriver ett önskvärt framtida tillstånd. Det är utmanande men samtidigt möjligt att uppnå och pekar ut en strategisk riktning för nämndens arbete under kommande år. Visionen har en inkluderande ton som signalerar att kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska underlätta möjligheterna till en aktiv fritid för Sollentunaborna.
Vision för Biblioteken i Sollentuna:
Biblioteken i Sollentuna är demokratiska, öppna och tillgängliga bibliotek med fri tillgång till kultur, information och läsfrämjande aktiviteter.
Biblioteken lockar till läsning, språkutveckling och bildning.
Biblioteken bidrar till kommunens utveckling genom att stärka litteraturens ställning samt överbrygga den digitala klyftan.
Sollentunaborna är stolta över sitt bibliotek!
3.2 Nämndens/verksamhetens uppdrag
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet,
biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 13 - 20 år, turism, lotteriverksamhet. I uppdraget ingår även att fördela bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt till föreningar med verksamhet för personer med funktionsvariationer. Kultur- och fritidsnämndens verksamhet ska bedrivas i enlighet med övriga lagar och regler som styr offentlig verksamhet samt arbetsmiljölagstiftning i Sverige.
Folkbibliotekens uppdrag fastställs i Bibliotekslagen (2013:801). Där specificeras bland annat bibliotekens ändamål, vilket är att verka för det demokratiska samhällets
utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. De allmäna biblioteken ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forsknng samt kulturell verksamhet i övrigt.
Det finns i dag 1 120 folkbibliotek med 63 miljoner besökare årligen, som lånar ut drygt 58 miljoner fysiska medier och närmare 2 miljoner e-böcker.
Bibliotekslagen slår även fast att biblioteksverksamhet ska vara tillgänglig för alla.
Bibliotekslagen anger de grupper åt vilka biblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet.
Dessa grupper är:
Personer med funktionsnedsättning
Personer med annat modersmål än svenska
Barn och ungdomar
I bibliotekslagen anges vidare att kommuner ska anta biblioteksplaner för verksamheten inom biblioteksområdet. I biblioteksplanen fastställs mål för biblioteksverksamheten i Sollentuna kommun. Den nu gällande planen gäller för perioden 2016-2019. En ny kommer att utarbetas under året.
Under våren 2019 presenterades ett förslag till en nationell biblioteksstrategi som syftar till att stärka och utveckla hela det svenska biblioteksväsendet. Det är viktigt till försvar för demokratin och den enskilda människans möjlighet att fritt verka i samhället med tillgång till kunskap och litteratur. Utgångspunkten i strategin är bibliotekslagen och dess portalparagraf om bibliotek för alla. Visionen för biblioteken är att de ska finnas till för alla med hänsyn till vars och ens behov och förutsättningar. Det yttersta målet med hela verksamheten är att stärka bildningen och därmed demokratin. Detta ska uppnås genom ett antal medel där vissa kräver statliga satsningar och andra anger vilka områden biblioteken ska prioritera i sitt arbete.
Strategin lyfter fram de stora samhälleliga förändringar som påverkar biblioteken.
Demokratin utsätts för allt hårdare prövning. Digitaliseringen riskerar att göra
biblioteken mindre relevanta om de inte svarar upp mot människors efterfrågan av att digitala resurser, kunskap och läsupplevelser på nätet. För att möta denna utmaning ska bibliotekens kärnuppdrag kopplat till kunskaps- och litteraturförmedling vara i fokus för biblioteken som öppna mötesplatser i samhället. Bibliotekens uppdrag bör tydliggöras.
Dessutom bör bibliotekens satsningar på läsfrämjande verksamhet, särskilt mot barn och personer med annat modersmål än svenska förstärkas.
I den nationella biblioteksstrategin lyfts följande statliga prioriteringar fram för att detta ska kunna åstadkommas:
Stärkta skolbibliotek, stärkta bibliotek för nationella minoriteter och urfolk, stärkt mångspråkig biblioteksverksamhet, stärkta nationella digitala bibliotekstjänster, stärkt nationell biblioteksmyndighet, stärkt nationell struktur för kompetensutveckling.
För att stärka en mångspråkig biblioteksverksamhet i Sollentuna planerar biblioteken att erbjuda sagostunder på engelska, franska och ryska. Det finns även planer på
temaveckor för att lyfta fram de nationella minoriteterna för både barn och vuxna.
Biblioteken erbjuder en mängd olika digitala tjänster och har sökt externa medel för att höja medarbetarnas digitala kompetens.
3.3 Organisation och förutsättningar
3.3.1 Organisation
Biblioteken i Sollentunas organisation är en rörlig organisation med möjlighet till stort inflytande över sin arbetsvardag för den enskilde biblioteksmedarbetaren.
Bibliotekschefen ansvarar för 1/3 av personalstyrkan; biträdande bibliotekschefen för övriga 2/3. De har olika ansvarsområden uppdelade emellan sig. Biblioteken i
Sollentuna består av tre bibliotek: Sollentuna bibliotek, Arena Edsberg och Arena Rotebro. På varje bibliotek finns en platsansvarig med ansvar för lokal, bestånd och samordning. Gemensamt för arenorna är att de är meröppna bibliotek med
lokalsamarbeten, vilket ger ett resurseffektivt lokalutnyttjande.
På Sollentuna bibliotek är personalen i huvudsak indelad i två arbetsgrupper:
barnteamet och vuxenteamet. Teamens programverksamhet samordnas av en
programgrupp som planerar verksamheten halvårsvis.
Biblioteken i Sollentuna tillämpar arbetsväxling; de medarbetare som arbetar på Arena Edsberg och/eller Arena Rotebro arbetar även på Sollentuna bibliotek. Målet är att alla medarbetare ska känna sig hemma oavsett bibliotek och att Biblioteken i Sollentuna ska vara en arbetsplats.
Utöver de tre biblioteken ronderar Biblioteken i Sollentuna på Sollentunahäktet motsvarande en halvtidstjänst.
3.3.2 Medarbetare
Språkkompetensen behöver förstärkas då en stor andel av besökarna inte har svenska som modersmål. Biblioteken i Sollentuna har ingen tillsvidareanställd medarbetare som talar arabiska eller persiska. Däremot har finns medarbetare som talar bengali, urdu, hindi, ryska, ukrainska, japanska, franska, tyska, spanska, engelska och litauiska.
Den digitala kompetensen hos personalgruppen som helhet bör också förbättras.
Biblioteket har sökt medel från regeringens satsning Stärkta bibliotek för att kunna fortbilda personalen. Många besökare kommer med avancerade IT-frågor och det är inte sällan som personalens IT-kompetens är otillräcklig. Frågorna kan handla om support för bibliotekets egna e-tjänster men oftast rör det supportfrågor kring olika
samhällsfunktioners e-tjänster.
Några medarbetare har varit långtidssjukskrivna men är i dagsläget tillbaka på högre tjänstgöringsgrad och med färre sjukdagar.
Kvalitetsindikator Utfall
2017
Utfall
2018 Mål 2019
Antal årsverken per 1000 invånare 0,3 0,27
Sjukfrånvaro i % 7,36 8,80 5
HME (hållbart medarbetarengagemang) 68,5 n/a
3.3.3 Ekonomiska förutsättningar
Biblioteket har ett mycket ansträngt ekonomiskt läge men lyckas hålla budget via en rad olika åtgärder. Bl a genom lägre personalkostnader än tidigare, man är restriktiva med att ta in vikarier och gör inga stora investeringar i t ex lokalerna. Den ekonomiska situationen är en väldigt stor utmaning och anslaget räcker inte till för att bedriva
bibliotetsverksamheten som den ser ut idag. Enbart tack vare att biblioteket har sökt och beviljats externa medel är det en budget i balans.
Bibliotekets digitala arbetsverktyg blir allt kostsammare. BTJ, Bibliotekstjänst, som katalogiserar de titlar som köps in, har höjt kostnaden för sin tjänst avsevärt i samband med övergången til en nationell katalog och Libris-samarbetet. Att ha en städad, korrekt och uppdaterad katalog är en absolut nödvändighet för en fungerande verksamhet, och att katalogisera själva är i dagsläget en omöjlighet, då det saknas såväl tid som kunskap att utföra det arbetet. Att anställa en egen katalogisatör skulle inte vara mer
kostnadseffektivt; snarare tvärtom.
Detsamma gäller bibliotekssystemet. I dag finns i praktiken ett kommersiellt
bibliotekssystem i Sverige (Book-It), och ett open source-system (Koha, som finns implementerat på Helenelundsskolans bibliotek). Att övergå till Koha är inte aktuellt i dagsläget: kostnaderna skulle bli för höga, och påföljderna för svåra att hantera som systemet ser ut i dag - bland annat skulle en sådan övergång även medföra ett byte av plattform för bibliotekets webbplats.
3.4 Värdegrund
Extern värdegrund
Vi är engagerade och kunniga medarbetare som är öppna för nya tankar och idéer.
Vi arbetar demokratiskt, inkluderande och tillgängligt avseende bemötande, media och rum. Det betyder att vi har ett interkulturellt perspektiv med respekt för allas olikheter.
Vi arbetar läsfrämjande för alla åldrar och lägger en tidig grund för barn och ungas läs- och språkutveckling.
Vi delar med oss av vår kunskap och spelar en viktig roll i det livslånga lärandet.
Intern värdegrund
Alla är lika mycket värda. Allas arbetsinsatser är lika viktiga.
Vi ser varandra och vi intresserar oss för varandras arbetsuppgifter.
Vi hjälps åt och när någon har för hög arbetsbelastning hjälper vi till.
Hälsan är alltid viktigast.
Vi sätter våga gemensamma intressen före individuella.
Vi sätter verksamhetens intressen över våra egna.
Vi tror att gemensamma prestationer når längre än enskilda.
Vi har tilltro till varandras kompetens och bedömningar.
Vi är öppna för kreativa lösningar och att testa och ändra.
Vi tillåter misstag och är öppna för att blotta dem för varandra.
Vi stöttar varandra när misstagen inträffar och firar framgångar tillsammans.
Vi anstränger oss för att samla ihop oss till ett tryggt klimat.
Vi anstränger oss för att vara tillåtande och för att välkomna idéer.
3.5 Målgrupp/Intressenter
Biblioteksverksamheten regleras av bibliotekslagen (SFS 2013:801) som i paragraferna 4, 5 och 8 (4§, 5§, 8§) anger att det allmänna biblioteksväsendet skall ägna särskild uppmärksamhet åt barn och unga, personer med funktionsnedsättning, de nationella minoriteterna och personer som har annat modersmål än svenska, bland annat genom att litteratur erbjuds på:
1. de nationella minoritetsspråken
2. andra språk än de nationella minoritetsspråken och svenska 3. lättläst svenska
Folkbiblioteken skall ägna särskild uppmärksamhet åt barn och unga för att främja deras språkutveckling och stimulera till läsning, bland annat genom att erbjuda litteratur utifrån deras behov och förutsättningar. Bibliotekslagen anger också att folkbiblioteken ska främja litteraturens ställning, läsning och tillgång till litteratur.
Biblioteken i Sollentuna är hbtq-certifierade. En sådan certifiering innebär ett
strukturerat och målmedvetet sätt att förbättra såväl arbetsmiljö som bemötande. När besökaren upplever sig vara välkommen från början läggs en förtroendefull grund för fortsatt positiv kontakt. Vid en hbtq-certifiering utbildas personalgruppen i
likabehandling, bemötande och mänskliga rättigheter. Fokus ligger på hbtq-personers livsvillkor, normer och diskrimineringsgrunder. Utbildningen ger ringar på vattnet för hur biblioteket kan arbeta med inkludering oavsett samhällsgrupp.
Biblioteksverksamheten i Sollentuna kommun regleras av biblioteksplanen för kommunen och de mål som är beslutade inom ramen för den.
Dessa är:
Arbetet med HBTQ-frågor. Biblioteken i Sollentuna är en HBTQ-certifierad verksamhet via RFSL.
Bibliotekets klassificeringssystem. Under 2016 avslutade Biblioteken i Sollentuna arbetet med att ta fram ett eget tillgänglighetsanpassat bibliotekssystem.
Nationella minoritetsgrupper. I bibliotekslagen står det utskrivet att folkbiblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt de nationella minoritetsgrupperna.
Samverkan med kulturskolan. Biblioteken i Sollentuna samarbetar med kulturskolan mot den prioriterade gruppen barn och unga i form av en skrivarverkstad.
Digitala biblioteket. Biblioteken i Sollentuna arbetar med att erbjuda och utöka
kännedomen om e-resurser i syfte att minska den digitala klyftan.
4 Samverkan
Biblioteket samverkar med en rad aktörer. Inom kommunen är samverkan mest utbyggd med Socialkontoret. Sedan ett par år tillbaka är utställningar i biblioteket vid
tobakspreventionsveckan och antivåldsveckan etablerade samt samarbetet i Arena Rotebro för att nå barnfamiljer i riskmiljöer. Det senare samarbetet finansieras med externa medel från Kulturrådet. Socialkontoret stöttar föräldrarna och
biblioteksmedarbetarna gör läsfrämjande insastser med barnen under träffarna.
Regionbiblioteket arbetar med att i samråd med folkbiblioteken i Stockholms län främja verksamhetsutveckling och kvalitet. Biblioteken i Sollentuna deltar aktivt i möten för olika styrgrupper för kompetensutveckling men även för att samverka med andra kommuner i länet.
Svensk biblioteksförening arbetar på sina medlemmars uppdrag för att öka kunskapen om bibliotekens uppgifter och funktioner samt för att stärka bibliotekens förutsättningar och möjligheter. Organisationen har flera expertnätverk som biblioteket deltar aktivt i för att bl a bedriva omvärldsbevakning. En av biblioteksföreningens handläggare praktiserade i verksamheten i Sollentuna under några höstdagar 2018.
Lokalföreningarna i danslokalerna på arenabiblioteken är betydelsebärande ur flera synpunkter. De bidrar starkt till en trygghetsskapande miljö på kvällarna samt berikar bibliotekets verksamhet. Många besökare nyttjar även biblioteket och dess utbud när de kommer för att dansa, en värdefull synergieffekt.
IM (föreningen Individuell Människohjälp) och Rådrum och dess volontärer ger mångspråkig läxhjälp samt ger de som är nyanlända en personlig vägledning på
Sollentuna bibliotek. Besökaren träffar en rådgivare som har tid att lyssna och som kan hjälpa till att svara på frågor och visa hur hen gör för att komma in i samhället.
De bistår bland annat med att:
Kontakta en myndighet
Förstå en blankett
Komma vidare i ärenden om migration och asyl
RådRum ger gratis råd och vägledning med hjälp av utbildade frivilligrådgivare.
Rådrum drivs av Studieförbundet Sensus och föreningen Individuell Människohjälp (IM) med stöd från Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF).
Röda korset har språkcaféer flera dagar i veckan och på två enheter. Ett väldigt uppskattat samarbete och arrangemangen är välbesökta. Utan föreningens volontärer skulle inte verksamheten kunna existera.
Utan alla dessa organisationer som oavlönat utför arbetet ovan skulle
biblioteksverksamheten vara betydligt magrare eftersom ingen möjlighet finns att bedriva verksamheterna inom ramanslaget.
Ett utökat samarbete med kommunens kontaktcenter (KC) skulle vara önskvärt.
Idagsläget svarar de i bibliotekstelefonen och hjälper de låntagare som söker kontakt på så sätt men det finns tyvärr inget samarbete i bibliotekets fysiska lokaler. Det skulle vara önskvärt att KC fanns på plats några timmar i veckan för att ge kommunservice.
5 Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten
Systematiskt kvalitetsarbete innebär att vi systematiskt och kontinuerligt planerar, följer upp och förbättrar vår verksamhet i förhållande till de krav, mål och riktlinjer som ställs på verksamheten.
1. HBTQ-CERTIFIERING
Biblioteken i Sollentuna hbtq-certifierades av RFSL 2014. Under 2019 genomfördes en omcertifiering, och medarbetarna fortsätter att arbeta normkritiskt med
diskrimineringsgrunderna i lagstiftningen för att synliggöra och inkludera hbtq-personer i alla åldrar.
2. HANTERING AV KONFLIKT, VÅLD ELLER HOT OM VÅLD
Turebergshusets ordningsvakter ronderar huvudbiblioteket tre gånger om dagen. Den sista ronden sammanfaller med bibliotekets stängning. De svarar och agerar snabbt när bibliotekets personal ringer dem, och det har skett en klar förbättring i samarbetet jämfört med för några år sedan.
Alla tre biblioteksenheterna är utrustade med bråklarm.
Handlingsplaner för hur medarbetare och chefer ska agera när en konflikt, hot om våld eller våld inträffar finns på plats, och medarbetarna erbjuds stödsamtal via
företagshälsovården efter att en incident har inträffat. Alla incidenter rapporteras i KIA.
Eftersom ingen väktarrondering görs på Arena Edsberg och Arena Rotebro är de
enheterna mer utsatta än huvudbiblioteket. Det tar också längre tid för ordningsvakterna att ta sig till de enheterna. För att bibliotekspersonalens arbetsmiljö ska vara så trygg som möjligt bemannas dessa enheter alltid av minst två medarbetare.
3. DIGITALA TJÄNSTER
Inom e-medieutlåningen är det nya för året appen Biblio, varigenom låntagare kan ladda ner och lyssna på e-ljudböcker; tidigare har endast strömmande e-ljudböcker varit tillgängliga för lån. Under de närmaste månaderna kommer även e-böcker att kunna läsas via Biblio, vilket förenklar för låntagarna eftersom inget Adobe-ID krävs, och inte heller någon (annan) läs-app. Biblioteket fortsätter samarbetet med Cineasterna, som erbjuder strömmande kvalitetsfilm, och har sett en fördubbling i utlån under de senaste månaderna.
Under hösten 2018 erbjöd Biblioteken i Sollentuna digital handledning via
Datorskolan.com. Denna handledningen var mycket uppskattad och efterfrågad, och samtliga handledartillfällen blev snabbt uppbokade. Satsningen uppmärksammades
också av lokalpressen. Via Datorskolan erbjöds även två omgångar av kodkurser för barn på samtliga enheter.
Biblioteket skulle gärna fortsätta samarbetet med Datorskolan, då det fyller en stor lucka i vad verksamheten normalt kan erbjuda våra besökare, och vad som efterfrågas.
Personalen har varken tid eller kunskap nog att själva kunna utföra samma arbete.
Tillsammans med Österåker, Täby, Lidingö och Norrtälje kommuner har Biblioteken i Sollentuna, sökt medel från Kulturrådets satsning Stärkta bibliotek för att kunna fortsätta samarbetet, och även för att utöka det, i form av digital kompetensutveckling för personalen (mer om Stärkta bibliotek nedan).
4. KLARTEXT
Att ställa upp böcker efter Klartext-systemet känns nu etablerat. Det görs förbättringar och förenklingar för bibliotekets besökare genom att medarbetare systematiskt går igenom kategorier och flyttar om titlar, och lyfter fram aktuella ämnen. Vissa av låntagarna ställde sig inledningsvis negativa till förändringen (framförallt inom
skönlitteraturen), men nu upplever personalen att om man tar sig tid att förklara varför systemförändringen har genomförts, så är de allra flesta både förstående och positiva.
Indelningen på fackavdelningen har aldrig varit problematisk.
5.1 Undersökningar, jämförelser och nyckeltal
5.1.1 Kvalitetsindikatorer och jämförelser
Kvalitetsindikator Utfall
2017
Utfall 2018
Prognos 2019*
Målvärde 2019 Andel av totalt bestånd som utgörs av
barnlitteratur i %
45 45 - 45
Andel av totalt bestånd som utgörs av litteratur på de nationella
minoritetsspråken i %
<1 <1 - <1
Andel av totalt bestånd som utgörs av övriga utlänska språk i %
12 12 - 13
Bibliotekets öppethållande (inklusive meröppet) utöver 08-17 på vardagar, timmar/vecka
55 55 55* 55
Lån av E-böcker i kommunala bibliotek, antal/inv.
0,27 0,26 0,32* 0,3 Antal unika IP-nummer som besökt
bibliotekets webplats under kalenderåret
175 529
77 092
- -
Antal aktiva låntagare per årsverke 713 1394 (april 2019)*
- Fysiska besök vid kommunala bibliotek,
antal/inv (N09807)
4,2 n/a** 4,9* -
Aktiviteter kommunala bibliotek för barn och unga, antal/1000 inv 0-20 år
9,1 9,9 - 30
Antal publika aktivitetstillfällen 379 364 - 390
Kvalitetsindikator Utfall 2017
Utfall 2018
Prognos 2019*
Målvärde 2019 Andel publika aktivitetstillfällen för barn
och unga av totalt antal publika aktivitetstillfällen i %
49 54 - 60
* I de fall uppgifter för första tertialen 2019 finns redovisas dessa resultat i form av en prognos för 2019.
5.1.2 Brukar-/kundundersökningar Besökarnas frågor till personalen
Biblioteksverksamheten är i förändring. Besökarnas förväntningar på vad biblioteken kan, ska och bör hjälpa till med gäller inte längre endast sådant som tidigare har varit bibliotekets uppdrag, dvs informationssökning och läsfrämjande. Många av besökarna förväntar sig att biblioteket dessutom ska agera som tryckeri, it-support och
samhällsinformatörer, och för det saknas såväl tid som kunskap. Under hösten 2019 genomfördes en brukarundersökning där man loggade de frågor som besökarna ställde till personalen. Undersökningen i sin helhet ligger bifogad, men sammanfattningsvis var detta resultatet:
Tyngdpunkten ligger fortfarande på biblioteksrelaterade frågor, men medarbetarna får dagligen frågor gällande samhällsinformation och it- och utskriftsfrågor.
Frågorna gällande it är av två slag: de som handlar om hårdvara, och de som handlar om informationssökning. Informationssökning ligger inom bibliotekets kärnuppdrag, och kan och bör hanteras av bibliotekspersonal, men att guida besökare i frågor om exempelvis virusfilter och hantering av appar ligger utanför medarbetarnas kompetensområde och bibliotekets uppdrag.Vid en eventuell biblioteksflytt är förhoppningen att ärenden gällande utskrifter, kopiering och skanning skulle kunna delas med kontaktcenter. Detta skulle göra att bibliotekspersonalen skulle få större
möjligheter att hantera frågor som ligger närmare kärnuppdraget och där medarbetarnas spetskompetens finns.
På huvudbiblioteket finns två separata studierum, och ett rum för grupparbete. Därtill finns ett stort antal studieplatser. Det är ett enormt tryck på studierummen. Som det ser ut i dag finns inte utrymme för att bygga fler. Även det här behovet skulle kunna tillgodoses vid en flytt av biblioteket till Turebergshuset.
Trygghet
Kvalitetsindikator Utfall
2017
Utfall 2018
Utfall 2019
Mål 2019 Trygghetsindex Biblioteket i Sollentuna n/a n/a 90
Det finns inget resultat vad gäller trygghetsmätning på biblioteket i nuläget. Mätningen kommer att genomföras under våren genom att besöksundersökningar görs på samtliga enheter. Undersökningen har påbörjats på huvudbibliotetket och preliminära resultat visar att upplevelsen av trygghet hos besökarna på huvudbiblioteket är god.
Var i kommunen bor besökarna?
I samarbete med kartenheten undersöker biblioteket var de kommuninvånare som sällan besöker biblioteket finns, för att kunna göra en riktad insats mot dessa människor – bland annat genom Pop-up-verksamhet. Inom kultur- och fritidskontoret behövs också ett mer utvecklat och djupgående samarbete kring lokaler i kommunens olika
geografiska delar för att stärka arena-bibliotekens ställning som trygga mötesplatser.
5.1.3 Analys och förbättrande åtgärder
Digitala media blir alltmer efterfrågade. Utlån av e-media (text- och ljudböcker samt film) ökar. Biblioteket försöker anpassa antal tillåtna lån per låntagare och vecka efter budget, men flyttar också över medel från budgeten för övriga media för att täcka efterfrågan. E-böcker utgör ett praktiskt och effektivt sätt för att kunna erbjuda de nyaste och mest efterfrågade titlarna till alla låntagare, utan att de behöver placera sig i kö och vänta på att få boken i sin hand. Att köpa in fysiska böcker för att korta köerna är inte hållbart: en fysisk bok kräver en arbetsinsats av personalen, tar upp hyllplats - och de flesta exemplar gallras när efterfrågan dalar.
Utlån av strömmande film är en kulturberikande service till kommunens invånare.
Biblioteket har fortfarande ett begränsat andel dvd:er till utlån, men köper inte längre in nya titlar. Barnfilm på dvd köps fortfarande in (trots att även kvalitativ film för barn finns att tillgå elektroniskt).
Biblioteket har sagt upp ett antal databaser pga höga kostnader och litet utnyttjande.
Detta särskilt sedan biblioteket på Rudbecksskolan inte längre ligger under folkbibliotekets organisation.
Som nämndes ovan ser man ett antal (idel!) positiva effekter av en eventuell flytt av biblioteket till Turebergshuset, som utökat samarbete med kontaktcenter. Detta gäller både frågor om och hänvisningar till kommunens andra kontor; utskrifter, kopiering och skanning och studierum. Det skulle också innebära att en väktare skulle finnas på plats under hela arbetsdagen, vilket skulle förbättra bibliotekspersonalens arbetsmiljö och trygghet avsevärt.
5.2 Avvikelser och incidenter
5.2.1 Synpunkter och klagomål
Biblioteken i Sollentuna för en pågående dialog med besökare och låntagare både analogt och digitalt, genom brevlådor för förbättringsförslag och genom bibliotekens tre e-postbrevlådor. Dessutom förmedlas allmänhetens åsikter, synpunkter och förslag genom kommunens kontaktcenter.
Låntagare lämnar regelbundet inköpsförslag. I de allra flesta fall tillgodoses låntagarnas önskemål.
Både besökare och representanter från kommunens IT-avdelning har synpunkter och klagomål på nät-infrastrukturen på huvudbiblioteket.
En mycket stor källa till missnöje är uthyrningslokalerna Amorina och Tintomara på Aniaraplatsen. Utrustning, standard och servicenivå lever sällan upp till föreningarnas förväntningar. Lokalerna behöver en total upprustning och till det saknas medel.
Ett annat missnöje som genererar stora mängder klagomål rör huvudbiblioteks toaletter;
de är för få och städning två gånger om dagen räcker inte alltid till för att hålla ett acceptabelt skick. Tyvärr saknas medel för ytterligare städning.
5.2.2 Incidenter och tillbud
Under 2018 inträffade flera incidenter där medarbetare och/eller besökare utsattes för hot om våld. Riktlinjer har utformats för hur medarbetare ska handla vid en eventuell hotfull situation. Biblioteken i Sollentuna har under 2018 dock haft en betydligt lugnare miljö på samtliga arenor för både medarbetare och besökare än många andra
folkbibliotek och jämfört tidigare år.
Daglig rondering av ordningsvakter har en lugnande effekt. Det är olika grupperingar som ska samsas i biblioteksrummet och inte sällan uppstår konflikter mellan eller inom grupperna.
Alla hotfulla eller på annat sätt avvikande sitauationer anmäls i KIA, kommunens incidentrapporteringsystem samt polisanmäls när så behövs.
5.2.3 Analys och förbättrande åtgärder
Totalrenovering av Amorina och Tintomara är en nödvändighet om lokalerna ska finnas kvar för föreningar att hyra i framtiden.
Bibliotekets publika maskinpark behöver bytas ut liksom nätverket.
Det finns ett fortsatt behov av dagliga ronderingar av ordningsvakterna.
6 Processer och rutiner
Biblioteksverksamheten är delvis processkartlagd. T ex finns kartläggningar av bokens väg, fjärrlånerutiner samt gallringsrutiner. Då processkartläggningar är tidsödande är det inte i dagsläget en prioriterad uppgift att återuppta arbetet med dessa.
7 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet
Var tredje vecka håller en medarbetare i ett så kallat förbättringsmöte. Mötet syftar till att ta upp de förbättringsförslag som besökare har inkommit med samt framförallt förslag från medarbetarna som leder till förbättringar i verksamheten. Mötena protokollförs så att alla medarbetare kan ta del av förslagen.
Ekonomisk uppföljning sker regelbundet med kontorets ekonom för att noga följa ekonomin och tillse att den är i balans.
På biblioteket finns i tre AKO-uppdrag, Arbetsplatskompetensomvärldsbevakning, för områdena barn, mångkultur och HBTQ. Tre medarbetare har ett särskilt uppdrag att omvärldsbevaka dessa områden och delge informationen till alla medarbetare på bibliotekets APT.
Biblioteket har lokal samverkan ca 10 gånger per år. Fackförbunden DIK och Vision är representerade. Vid varje tillfällen har förbunden frågor som först diskuteras på
samverkan och därefter på APT.
8 Viktiga händelser
UTREDNING OM FLYTT AV BIBLIOTEKET TILL TUREBERGSHUSET I skrivande stund pågår fortfarande utredning och beslut förväntas komma i september om en ev biblioteksflytt. Det finns stora synergieffekter med en flytt; bättre och säkrare arbetsmiljö för personalen och en större trygghet för besökarna, ökad tillgänglighet, bättre IT-infrastruktur, lokaler anpassade till en modern biblioteksverksamhet för att kunna leva upp till besökarnas förväntningar men inte minst ett samarbete med kontaktcenter (KC). Dagligen hanterar biblioteket många frågor som bl a rör skolval, ekonomiskt bistånd, söka bostad och migrantärenden. Ett samarbete med KC skulle ge dessa invånare en bättre kommunservice. Det otal utskrift-, kopiering och
skanningärenden biblioteket hanterar dagligen skulle kunna delas med KC, vilket skulle ge bibliotekspersonalen större utrymme att hantera de frågor personalen är utbildade för att hantera.
STÄRKTA BIBLIOTEK
Kulturrådets nationella satsning Stärkta bibliotek fördelar 225 miljoner kronor per år under tre år till folkbiblioteken i Sverige. Biblioteken i Sollentuna har sökt vid alla tillfällen, och har än så länge blivit tilldelade 430 000 kr för ett samarbete med socialkontoret, och 15 000 kr för inköp av fler Daisyspelare (för talbokslåntagare).
Beslut om senaste utbetalningen kommer i början av juni 2019.
Shared reading
Biblioteket har sökt och fått medel från Kulturrådet för projektet Shared reading, läsa tillsammans. Projektet syftar till ett högre psykiskt välbefinnande genom att grupperna läser samma texter högt tillsammans och sedan diskuterar dessa. Det finns nära
kopplingar till biblioterapi. Biblio betyder bok. Biblioterapi och litteraturterapi, är en terapiform där läsning av böcker och samtal kring dessa ligger i fokus.
Biblioterapeutiska texter kan vara skönlitterära verk eller så kallad självhjälpslitteratur.
Biblioterapin är främst, men inte bara, avsedd för människor som lider av psykisk ohälsa. Tyngdpunkten ligger på ett ökat välbefinnande, som har en läkande och helande effekt under tiden man funderar över det man läst och kanske diskuterar det med andra.
På detta sätt kan minnen och erfarenheter kläs i ord, vilket ger en distansering och förståelse av tunga och besvärliga upplevelser och problem. Det kan också vara till hjälp att få distans och nya infallsvinklar på sin livssituation.
Biblioterapeutiska metoder kan användas inom vård, rehabilitering, samt som integrerad i arbetshälsa och arbetshandledning, men även bland olika fritidsaktiviteter.
Biblioteket har haft projektet tillsammans med Träffpunkten och Gillbogården. För samtliga enheter har samarbetet varit mycket värdefullt.
Lovaktiviteter
Tack vare extra medel har biblioteket kunnat ha lovaktiviter på samtliga enheter. Det är viktigt att sprida aktiviteterna och ambitionen är att fortsätta med det. Barnen har träffat författare, pysslat, målat och spelat spel. Det har även arrangerats kodkurser, teater, bygge en multilampa samt experimentverkstad.
Bokholkar
Under året har flera bokholkar placerats på strategiska plaster i kommunen för att locka främst barn att läsa. Bokholken är färgglad, syns på långt och signalerar glädje.
Bokholkarna finns på: Kulturskolan, Familjecentralen Rotebro, Friidrottshallen, Flyktingmottagningen samt receptionen i kommunhuset. De innehåller mest barn- och ungdomslitteratur samt litteratur på lättläst svenska.
Ellådcykel
Några enheter inom kultur - och fritidskontoret har gått samman och köpt en ellådcykel.
Biblioteket har nyttjat cykeln flitigt och har som ambition att vara där sollentunaborna är på sin lediga tid. Bibliotekscykeln har således besökt badstränder, lekplatser, handelsplatser och idrottsanläggningar på olika ställen i kommunen. Respons från de sollentunabor man träffat har varit otroligt positiv och många barn har lånat böcker.
Under hösten har biblioteket besökt ett flertal grundskolor i syfte att hålla barnens läslust vid liv. Samtliga skolor var positiva och vill se upprepade besök, något det dock inte finns resurser till.
NY INRIKTNING ARENA EDSBERG
Under året har ett barnens och familjernas biblioteket skapats på Arena Edsberg.
Lokalerna har renoverats, beståndet och verksamheten anpassats för att attrahera barnfamiljer. Det sker en inflyttning av barnfamiljer i Edsberg och inte minst i Väsjön. I Väsjön byggs inget bibliotek utan familjerna är hänvisade till Edsberg. Satsningen som gjorts på Arena Edsberg har varit lyckosam och väldigt uppskattad.
DATORSKOLAN
Trycket på och önskningar om digital handledning ökar. Bibliotekets besökare förväntar sig ofta att biblioteket och medarbetarna är behjälpliga som it-tekniker och tryckare, och medarbetare hjälper dagligdags bibliotektets besökare att utföra digitala tjänster av skilda slag. Dessvärre har medarbetarna egentligen varken tid eller kompetens att gå djupare in i frågorna, eller att sitta ner med besökarna och instruera dem. För att kunna erbjuda besökarna fördjupad it-hjälp har Biblioteken i Sollentuna under hösten
samarbetat med Datorskolan (www.datorskolan.com). Det har varit ett mycket uppskattat samarbete, med fullbokade handledningstider under hela tidsperioder.
Biblioteket har sökt medel från Kulturrådets satsning Stärkta bibliotek för att kunna fortsätta det samarbetet, och utöka med digital kompetensutveckling för personalen.
