1
Anbudsförfrågan
Ärendenummer: INT 2011/12
Märkning: ANBUD/Utvärderingstjänster
Anbudet skall ha kommit in: 2011-12-20 Anbudet skall vara bindande t. o. m: 2012-03-31
Upphandlingsform: Öppen upphandling enligt LOU
Publicerad: På Allego och på Mistras webbplats
www.mistra.org
Upphandlare: Mistra
Stiftelsen för miljöstrategisk forskning Gamla Brogatan 36-38, 4 tr
111 20 Stockholm E- postadress digitalt anbud: mail@mistra.org
Förfrågningar: Johan Edman 08 - 791 10 28
johan.edman@mistra.org
CPV-koder:
73430000-5 Test och utvärdering
79419000-4 Utvärderingskonsulttjänster 71620000-0 Analystjänster
2
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning ... 2
Bakgrund och syfte med upphandlingen ... 3
Effektutvärdering av Mistras forskningsprogram ... 3
Syfte och mål ... 3
Bakgrund och sammanhang ... 3
Upphandlande enhet ... 4
Upphandlingsform ... 4
Avtalsvillkor ... 4
Inlämnande av anbud ... 4
Kontakt ... 5
Sekretess ... 5
Anbudssekretess ... 5
Krav på anbudet ... 5
Tilldelningsbeslut ... 5
Krav på anbudsgivare ... 6
Krav på leverantören enligt lag och förordningar ... 6
Finansiell och ekonomisk ställning ... 6
Anbudsgivarens organisation ... 6
Miljöpolicy ... 7
Personal och kompetenskrav ... 7
Allmänt ... 7
Krav avseende kommunikation ... 7
Krav på utförande ... 8
Uppdragets omfattning ... 8
Utvärdering av anbudet ... 12
Utvärderingskriterier ... 12
Intervjuer ... 13 Bilagor
Bilaga 1 Checklista skall-krav Bilaga 2 Sanningsförsäkran
3 Bakgrund och syfte med upphandlingen
Mistra, Stiftelsen för miljöstrategisk forskning, är en forskningsfinansiär som stödjer forskning av strategisk betydelse för en god livsmiljö och hållbar utveckling. Mistra skall främja utvecklingen av starka forskningsmiljöer av högsta internationella klass med betydelse för Sveriges framtida konkurrenskraft. Den forskning som Mistra finansierar skall medverka till att viktiga
miljöproblem blir lösta och till en hållbar samhällsutveckling. Möjligheter att uppnå industriella tillämpningar skall tas till vara.
Mistra har kontor i Stockholm på Gamla Brogatan 36-38. Mer information om oss och våra pågående och avslutade forskningssatsningar finns på www.mistra.org.
Syftet med denna upphandling är att tillförsäkra Mistras behov av vissa utvärderingstjänster, vilket närmare förklaras nedan.
Effektutvärdering av Mistras forskningsprogram Syfte och mål
Syftet är att utvärdera effekterna av Mistras genomförda forskningsprogram. Utvärderingen skall klargöra om forskningsprogrammen har genererat de effekter som förväntats när beslut om tilldelning av medel fattats.
Utvärderingen skall i förlängningen bidra till att klargöra om Mistra har investerat sina medel på ett sätt som är förenligt mer stiftelsens stadgar. Därigenom kommer resultatet från utvärderingen även att utgöra underlag för arbetet med att identifiera framgångs- och riskfaktorer i Mistras arbetssätt.
Bakgrund och sammanhang
År 2014 har Mistras verksamhet pågått i 20 år. Under den tiden har ett drygt trettiotal
forskningsprogram genomförts till en kostnad av drygt två miljarder kronor. Det är nu en lämplig tidpunkt att utvärdera effekterna av stiftelsens investeringar.
Mistra är en sk löntagarfondsstiftelse, vilket innebär att skattemedel är ursprunget till stiftelsens kapital. Därför har Mistra ett särskilt ansvar för att utvärdera om stiftelsens investeringar har genererat avsedda effekter och på ett sätt som är förenligt med stiftelsens stadgar.
Omfattning
Denna upphandling omfattar effektutvärdering ex post av 31 genomförda forskningsprogram som avslutats senast 2011. Därutöver omfattar upphandlingen en jämförande syntesrapport.
Omfattningen av avtalet kan totalt uppgå till SEK 1,8 Mkr.
Om upphandlingen och ramavtalet
4 Upphandlande enhet
Mistra
Gamla Brogatan 36-38 111 20 STOCKHOLM
Organisationsnummer 802017-9324
Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
LOU reglerar strikt hur upphandlingar kan och får genomföras. Det är av stor vikt att anbuden lämnas före anbudstidens utgång, eftersom Mistra inte får pröva ett anbud som inkommit för sent.
Samtliga skallkrav och instruktioner i denna anbudsförfrågan skall vara besvarade och följda för att anbudet skall anses vara korrekt. I det fall något av skallkraven ej uppfylls, kommer hela ansökan att förkastas. Bifogade kravslista skall fyllas i och lämnas in som en del av anbudet.
Avtalsvillkor
Kraven i förfrågningsunderlaget bildar underlag till det slutliga avtalet mellan Mistra och anbudsgivare. Smärre justeringar och kompletteringar kan bli aktuella i samband med avtalstecknandet.
Avtalet skall gälla arton månader från avtalets tecknande.
Priser skall anges som totalpris för uppdraget och anges i SEK exklusive moms.
Kostnaden får ej överstiga 1,8 miljoner SEK exklusive moms.
Mistra betalar ingen reseersättning för resor utförda i samband med utförandet av upphandlade tjänster om inget annat i förväg överenskommits.
Inlämnande av anbud
Anbudet skall ha inkommit till Mistra senast den 20 december klockan 16:00. Anbudet skall sändas elektroniskt till mail@mistra.org samt kompletteras med skriftligt original till
nedanstående adress (alternativt lämnas personligen eller genom bud).
Mistra
Gamla Brogatan 36-38 111 20 STOCKHOLM
5 Anbudet skall vara paketerat i slutet kuvert eller paket och märkt med ”Anbud
utvärderingstjänster” samt diarienummer ”INT 2011/12”.
Kontakt
Eventuella frågor om anbudsförfrågan skall ställas skriftligt och senast den 7 december till johan.edman@mistra.org. Frågor som inkommit senare än den 7 december kommer inte att besvaras. Sista dag för publicering av svar är den 14 december.
Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande samt eventuella övriga kompletteringar kommer att publiceras på Mistras hemsida www.mistra.org.
Sekretess
Det förekommer viss information hos Mistra som är av känslig natur. Antagen leverantör inklusive medarbetare skall vara beredda att teckna en sekretessförbindelse.
Anbudssekretess
Stiftelsen omfattas av offentlighetsprincipen. Anbudsgivaren skall i anbudet ange om
anbudsgivaren hävdar att någon del av anbudet skall sekretessbeläggas och i så fall skälen till detta.
Krav på anbudet
För att underlätta utvärdering av anbuden ombeds anbudsgivaren att referera till angiven rubriksättning i detta underlag i anbudet. Anbudet skall lämnas i ett (1) original i pappersform och en digital kopia läsbar i MS office eller pdf. Vid eventuella skillnader mellan dessa två gäller det skriftliga originalet.
Anbud skall vara skrivet på svenska och vara undertecknat av behörig firmatecknare.
Anbud skall vara bindande till den 31 mars 2012, vilket skall bekräftas i anbudet.
Tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingen fattas av Mistra och kommer skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas.
6
Krav på anbudsgivare
Nedan anges de krav som ställs på anbudsgivare som skall kunna utföra de uppdrag som ingår i upphandlingen. Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantör för utförande av delar av det specificerade åtagandet. Eventuell underleverantör skall i alla delar följa det eventuella avtal som tecknas med huvudleverantör och skall i förväg godkännas av Mistra.
Krav på leverantören enligt lag och förordningar
Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav, avseende sina registrerings- skatte- och avgiftsskyldigheter. Vidare skall anbudsgivaren vara registrerad för betalning av mervärdesskatt och inneha F-skattsedel.
Anbudet skall innehålla följande:
• Blanketten SKV 4820 ”Begäran/Svar/kommentar: Offentliga uppgifter” ifylld av Skatteverket. Intyget skall vara från innevarande kalenderår.
• Ett registreringsbevis från Bolagsverket. Dokumentet skall vara från innevarande kalenderår.
• Sanningsförsäkran undertecknad av behörig företrädare för företaget. (Bilaga 2)
• Kopia på gällande F-skattsedel.
Finansiell och ekonomisk ställning
Anbudsgivaren skall ha erforderlig ekonomisk stabilitet för att fullgöra uppdraget. I anbudet skall, i de fall sådan upprättats, ingå en bifogad kopia av den senaste fastställda årsredovisningen inklusive den undertecknade revisionsberättelsen eller i annat fall andra dokument som kan bevisa anbudslämnarens ekonomiska ställning såsom t ex balansräkning och resultaträkning eller intyg från väletablerat kreditvärderingsinstitut.
Mistra beslutar om anbudsgivaren uppfyller kravet på en tillräckligt stabil ekonomisk kapacitet och förbehåller sig därvid rätten att i detta syfte efterfråga ytterligare information. Mistra kan komma att ta kreditupplysning på anbudsgivare.
Anbudsgivarens organisation
Anbudsgivaren skall göra en kortfattad presentation/beskrivning av företaget och dess verksamhetsområden.
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av avtalade tjänster skall detta anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning. Anbudsgivaren skall ange hur samarbetet med eventuella underleverantörer sker och hur man fortlöpande
kvalitetssäkrar anlitade underleverantörer och deras tjänster.
7 Miljöpolicy
Anbudsgivaren skall ha upprättat en miljöpolicy. Denna skall bifogas anbudet.
Personal och kompetenskrav
Allmänt
Under nedanstående avsnitt återfinns ett antal krav på den eller de som skall utföra uppdraget.
• Det är önskvärt att anbudsgivaren har erfarenhet av att arbeta med uppdragsgivare som liknar Mistra i fråga om verksamhet organisation och storlek.
• Anbudsgivaren skall ha tillräckliga personella resurser och teknisk kapacitet för att ha möjlighet att leverera de uppdrag som kan bli aktuella inom respektive offererat område.
• Anbudsgivare skall visa sin lämplighet genom att i anbudet beskriva utbildnings- och yrkesmässiga kvalifikationer och övrig relevant information för uppdragets
genomförande.
Anbudsgivare skall som bevis bifoga:
• Redovisning av resurser och kapacitet för uppdrag
• CV:n på de personer som kan komma i fråga för genomförande av uppdrag
• Beskrivning av genomförda relevanta uppdrag från de senaste tre åren och styrka det kvalitativa genomförandet med minst två (2) referenser.
Anbudsgivaren bör kunna infinna sig för möte i Mistras lokaler med tre arbetsdagars varsel.
Krav avseende kommunikation
Samtliga av anbudsgivaren föreslagna personer bör kunna kommunicera på svenska och engelska både muntligen och i skrift.
8
Krav på utförande
Uppdragets omfattning
Denna upphandling omfattar:
• Effektutvärdering ex post av 31 genomförda Mistraprogram samt sammanställning i en jämförande syntesrapport.
Målgrupper
Resultatet av utvärderingen förväntas ge en god bild av om, hur och i vilken utsträckning Mistras forskningsprogram har genererat avsedda effekter. Resultatet förväntas i ett längre perspektiv bidra till att utveckla Mistras verksamhet och arbetssätt. I det avseendet är det Mistras styrelse och ledning som är främsta mottagare av det samlade utvärderingsresultatet.
I det snävare tidsperspektivet avser Mistra kommunicera resultatet till en rad aktörer som har – eller borde ha – ett omedelbart intresse av att veta hur stiftelsens investeringar har fallit ut.
Sådana primära målgrupper är beslutsfattare inom politik, förvaltning och näringsliv,
forskarsamhället i vid mening (inklusive anslagsmottagare) samt övriga forskningsfinansiärer, främst inom miljöområdet.
Tidigare utvärderingar
Mistras verksamhet har tidigare utvärderats vid flera tillfällen. Inte minst bör den omfattande utvärdering som gjordes i samband med stiftelsens tioårsjubileum noteras, även om effekterna av Mistras verksamhet i den inte hade någon framträdande position beroende på den relativt korta tid som förflutit sedan starten av verksamheten.
Tre genomförda Mistraprogram har några år efter avslut utvärderats med avseende på nytta, d v s effektutvärdering ex post: ”Att få kunskap använd. En utvärdering av tre Mistraprogram”
(Deiaco & Johansson 2007). Övriga utvärderingar har främst inriktats mot vetenskaplig kvalitet, användarnytta, organisationsfrågor och finansieringsformer. Vetenskaplig kvalitet och potentiell användarnytta utvärderas alltid inför beslut om start av ett Mistraprogram och inför eventuell fortsättning av ett program efter en första fas.
Tidigare utvärderingar bör i tillämpliga delar utgöra underlag för den nu aktuella utvärderingen.
Här bör särskilt beaktas rapporten ”Mistras modell under prövning. Erfarenheter från sju program” (Arvedson & Nilsson 2007). I samband med att sju program avslutades gjordes utvärderingar av vetenskaplig kvalitet och utvärderingar av respektive programs organisation.
I sammanhanget bör även nämnas att doktorsavhandlingen ”En kluven tid” (Mobjörk 2004) har Mistra som studieobjekt och att forskningsantologin ”I den absoluta frontlinjen” (Sörlin red 2005) behandlar Mistra tillsammans med andra löntagarfondsstiftelser.
9 Slutligen förtjänar det att nämnas att de vetenskapliga akademierna (KVA, IVA, KSLA)
regelbundet genomför utvärderingar av löntagarfondsstiftelsernas verksamhet.
Omfattning och redovisning
Så många program som möjligt med god spridning bör utvärderas. Resultatet skall redovisas i en rapport för varje program (alternativt programkluster) samt i en separat jämförande
sammanställning med övergripande slutsatser och rekommendationer (syntesrapport) senast den 31 december 2012.
Mistra tillhandahåller förslag på urval av forskningsprogram och kluster, men slutgiltigt urval och metodik sker i samråd med utföraren. Om utvärderingen huvudsakligen sker på klusternivå, skall fördjupad analys av några program per kluster utföras.
Information om effekter fås bäst genom intervjuer med företrädare för användare (t ex inom näringsliv och myndigheter) inom relevant programområde.
Samtliga rapporter skall författas på engelska, men innehålla svenska sammanfattningar.
Utvärderingen skall innehålla bl a följande moment:
1. Översiktlig beskrivning av formen för Mistraprogrammen.
2. Redovisning av dokumenterade effekter inom relevanta sektorer (t ex näringsliv, myndigheter och forskarsamhället) på så ändamålsenlig nivå som möjligt.
3. Redovisning av programdesign inklusive ledning, finansieringsmodell och potentiella användares engagemang, olika typer av samarbeten inklusive eventuella internationella sådana. Även redovisning av hur programdesign och samarbeten förändrats över programtiden med betydelse för effekterna.
4. Syntes, sammanställning med övergripande slutsatser och rekommendationer baserade på utvärderingen av enskilda program/kluster.
Generella uppdragsförutsättningar
Anbudsgivaren skall bära ansvaret för att uppdraget genomförs på sådant sätt att avtalets villkor uppfylls.
De som utför uppdrag skall bedriva sitt arbete på ett självständigt, flexibelt och kreativt sätt så att uppdragsresultatet motsvarar av uppdragsgivare ställda krav och behov.
Tillhandahållet underlag och övriga resurser
Mistra förser uppdragstagaren med nödvändigt arkivmaterial och dokumentation så som programguider, programplaner, slutrapporter och utvärderingsrapporter (vetenskaplig kvalitet resp. nytta).
10 Mistra hjälper också till med att identifiera nyckelpersoner som kan bli föremål för intervjuer och kan i viss mån även förmedla kontaktuppgifter till dessa.
Det finns en ansvarig kontaktperson hos Mistra som fungerar som stöd för utföraren.
Definitioner, avgränsningar etc
Med ”effekter” avses i detta förfrågningsunderlag huvudsakligen de förväntade effekter av Mistras verksamhet så som de uttrycks i ändamålsparagrafen i stiftelsens stadgar. I praktiken operationaliseras stadgarna främst i utlysningstexter och programplaner. Även om en betydande andel av Mistras forskningsprogram har kommit till utan förevarande utlysning, har
finansieringsbesluten alltid föregåtts av utvärderingar av vetenskaplig kvalitet och potentiell nytta.
I förfrågningsunderlaget efterfrågas effektutvärdering av enskilda forskningsprogram, men det kan likväl bli aktuellt att kategorisera och utvärdera programmen i kluster om det befinns lämpligare eller mer kostnadseffektivt att göra så. Endast helt genomförda (avslutade) forskningsprogram skall utvärderas.
Genomförandeplan
Anbudsgivaren skall lämna förslag på en genomförandeplan som är så rationell som möjligt i förhållande till given kostnadsram. I planen skall genomförandets olika moment specificeras så noggrant som möjligt och omfattningen för varje moment uppskattas.
Den slutgiltiga genomförandeplanen, inklusive utvärderingsmetodik, fastställs i samråd med Mistra.
Mistras stadgar
Mistras stadgar reglerar stiftelsens ändamål och verksamhetsformer. De två paragrafer som är relevanta att förhålla sig till i det här sammanhanget är dels ändamålsparagrafen (§1), dels verksamhetsparagrafen (§3).
Ändamålsparagrafen besvarar frågan vad Mistra skall åstadkomma, medan verksamhetsparagrafen beskriver hur målen skall uppnås. Det som stipuleras under ändamålsparagrafen bör ges
överordnad vikt i denna effektutvärdering, även om processer, verksamhetsformer och arbetsmetoder – såväl inom Mistra som inom programmen – inte helt kan uteslutas om framgångs- och riskfaktorer med betydelse för effektutfallet skall kunna identifieras.
Följande avsnitt i Mistras stadgar är av särskilt intresse:
1§ Stiftelsen […] har till ändamål att stödja forskning av strategisk betydelse för en god livsmiljö.
Stiftelsen skall främja utvecklingen av starka forskningsmiljöer av högsta internationella klass med betydelse för Sveriges framtida konkurrenskraft.
Forskningen skall ha betydelse för lösandet av viktiga miljöproblem och för en miljöanpassad samhällsutveckling. Möjligheterna att uppnå industriella tillämpningar skall tagas till vara.
11 Utvärderingen skall visa om, hur och i vilken omfattning forskningsprogrammens effekter
korresponderar med Mistras ändamålsparagraf.
Forskningsprogrammens relation till stadgarna
Det finns en stor spännvidd bland Mistras forskningsprogram när det gäller omfattning, ämnesmässig inriktning och typ av resultat. Det innebär samtidigt att programmen korresponderar med ändamålsparagrafens passusar i olika hög grad. En del program har exempelvis ringa eller inget fokus på möjligheterna att uppnå industriella tillämpningar, medan för andra program är denna del av ändamålsparagrafen mycket central.
Nedanstående matris syftar till att indikera en förväntad stor spridning i korrelationen mellan program och ändamålsparagrafens olika moment. Utvärderingen skall, på ett illustrativt och genomarbetat sätt, visa hur samtliga genomförda forskningsprogram fördelar sig i en sådan matris (motsv).
Program
/kluster 1 Program
/kluster 2 Program
/kluster 3 Etc
Har forskningen varit av strategisk betydelse för en god livsmiljö?
Har forskningen främjat utvecklingen av starka forskningsmiljöer?
Har forskningen haft betydelse för Sveriges framtida konkurrenskraft?
Har forskningen haft betydelse för lösandet av viktiga miljöproblem och en miljöanpassad samhällsutveckling?
Har möjligheterna att uppnå industriella tillämpningar tagits till vara?
12 Prövning och utvärdering av anbud
Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud sker i fyra steg enligt följande.
I steg 1 genomförs en granskning av att anbudet lämnats i enlighet med redovisade förutsättningar och skallkrav.
I steg 2 genomförs prövning av att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på
denne enligt avsnittet Krav på anbudsgivare samt Krav på utförande. Skallkraven är ovillkorliga krav, vilket innebär att de måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna utvärderas.
I steg 3 sker en utvärdering enligt nedan beskrivet under rubriken ”Utvärdering av anbudet”.
I steg 4 sker intervjuer enligt nedan beskrivet förfarande (”Intervjuer”).
Utvärdering av anbudet
Utvärderingskriterier
Kriterium Vikt
1. Metodik 25,00 %
2. Anbudsgivarens erfarenhet att arbeta med föreslagen metodik 10,00 % 3. Genomförandeplan med tillvägagångssätt, milstolpar och delmål 20,00 % 4. Kompetens och erfarenhet av att dokumentera effekter av denna typ av
satsningar
30,00 %
5. Pris angivet som totalpris för uppdraget 15,00 %
Kriterierna 1-4 kommer att bedömas enligt en skala 1-8 poäng med följande riktvärden:
8 - Mycket god kravuppfyllnad/tillför stort mervärde 7 -
6 - Uppfyller kraven väl/tillför mervärde 5 -
4 - Uppfyller kraven/genomsnittlig/bra 3 -
2 - Vissa brister i kravuppfyllnaden/sämre än genomsnittlig 1 -
I kriterium 5 baseras utvärderingen på den offererade timkostnaden. Anbud med lägst pris får 8 poäng och de övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln (lägsta pris / aktuellt pris) * 8.
13 Betygssummering och ranking
Varje erhållet delbetyg avseende kriterium 1-5 viktas med angiven procentsats. Dessa viktade delbetyg summeras för att erhålla en totalsumma.
Intervjuer
Slutligen väljs max (3) bäst rankade anbudsgivarna per område ut och kallas till intervju. Den eller de anbudsgivare som får högst betyg i intervjufasen kommer erbjudas avtal. Intervjuerna
poängsätts enligt skalan 1-4 där 4 är mycket bra och 1 är bristfälligt
Den anbudsgivare som får högst totalbetyg efter intervjufasen kommer erbjudas avtal.
