Avgift vid utlämnande av allmän handling och begäran om registerutdrag

(1)

PROTOKOLLSUTDRAG

Kommunstyrelsen 2021-09-01

1/4

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

KS § 196 Dnr KS/2021:131-100

Avgift vid utlämnande av allmän handling och begäran om registerutdrag

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. anta bifogat styrdokument ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar samt för handlingar som bifogas registerutdrag”,

2. upphäva styrdokumentet ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” beslutat av kommunfullmäktige 2007-10-22 § 212.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att det blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Kommunstyrelsen beslutade den 31 mars 2021, § 86, att sända ett förslag om nytt styrdokument angående uttag av avgifter för kopior och handlingar som lämnas ut enligt tryckfrihetsförordningen andra kapitel (allmänna handlingar) samt för handlingar som bifogas registerutdrag, som eventuellt behöver lämnas ut enligt GDPR, på remiss till kulturnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och teknik- och fritidsnämnden.

Bakgrunden till förslaget är att reglerna på området har ändrats.

Föreslagna ändringar

Nedan följer ett sammandrag av föreslagna ändringar, i förhållande till tidigare gällande styrdokument. För en utförligare version se tjänsteutlåtande 2021-02-22 som också bifogas.

Enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) har den som begär ett registerutdrag rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR).

Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall.

Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen, till den del handlingen får lämnas ut. En

(2)

2/4

myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis, innan avskriften eller kopian lämnas ut. Av förarbetena till

bestämmelsen framgår bland annat att ett beslut om förskottsbetalning kan bli aktuellt om en begäran är omfattande och därmed resurskrävande. Den slutliga avgiften regleras i samband med utlämnandet av handlingarna. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.

Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet.

Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte fakturor på under 100 kr ställas ut. Det föreslås därför en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. I förtydligande syfte införs också ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen kring rätten att få ut handlingar i olika situationer. Likaså uppdateras lagrumshänvisningar.

Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns i nuvarande version av styrdokumentet som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig omfattning bör kunna få det direkt enligt

riktlinjerna).

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information exempelvis via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda.

Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras inte i taxan.

Inkomna synpunkter och åtgärder i anledning av dessa

Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden (MSN) har lämnat värdefulla synpunkter.

Under avsnittet Taxa i det tjänsteutlåtande som bifogas MSN:s protokollsutdrag föreslår MSN ett förtydligande i frågan om antal avgiftsfria kopior gäller oavsett storlek på utskriften, eller om ett specifikt pappersformat avses. Nämnden resonerar också kring om det finns önskan att ytterligare specificera hur betalningen ska ske, eller om det får följa samhälls- och teknisk utveckling.

Mot bakgrund av detta framhålls att det nya styrdokumentet, i likhet med det tidigare, bygger helt på att kommunen följer den avgift som stadgas i

avgiftsförordningen (1992:191). I avgiftsförordningen finns inget system för att ta ut olika avgifter beroende på storlek. Mot den bakgrunden föreslås att inte heller kommunen har en sådan ordning och att detta förtydligas i det föreslagna dokumentet. I samband med detta läggs det också in ett kortare tillägg om att kommuns reglering innebär att den lägsta avgiften om hundra kronor ska betalas vid utlämnade av 35 kopior, efter muntligen framställda frågor.

Det bedöms att frågan om hur betalning ska ske inte behöver regleras av kommunfullmäktige, utan att det, som skrivningarna ser ut nu, blir en

(3)

3/4

verkställighetsfråga, för förvaltningen, så att man på ett effektivt sätt kan följa den samhälleliga utvecklingen på området.

I övrigt har nämnderna ställt sig positiva till förslaget eller tillstyrkt i förslaget i sin helhet.

Det slutliga förslaget biläggs detta tjänsteutlåtande tillsammans med övriga handlingar. Tilläggen med anledning av synpunkter som kommit in är införda med röd text och gulmarkerade i det slutliga förslaget.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet bedöms inte medföra några ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat. Möjligheten till uttag av avgift i förskott kan göra att enskilda blir mer aktsamma med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av uppenbara skäl minskar också risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.

Gränsen för fakturabelopp vid 100 kr bedöms förenkla för den enskilde om denne begär under 35 kopior och för förvaltningen som då inte behöver ställa ut en faktura.

Uppföljning

För verkställande av beslutet behöver utbildningskontoret, kulturkontoret, samhällsbyggnadskontoret, teknik- och servicekontoret, socialkontoret och kommunstyrelsens kansliavdelning arbeta fram förslag till ändringar i delegationsordningarna för respektive nämnd.

Den information som lämnas till kommuninvånare behöver ses över och anpassas till den nya föreskriften. Respektive kontor/avdelning samt kontaktcenter

behöver se över och anpassa sin administration till den nya föreskriften.

Uppföljning av hur styrdokumentet fungerar och används bör ske i oktober 2022.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Avgift vid utlämnande av allmän handling och begäran om registerutdrag, 2021-07-13

Styrdokument, Slutligt förslag Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar samt för handlingar som bifogas registerutdrag, 2021-07-14

Styrdokument, Förslag, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-03-03

Styrdokument, Nu gällande styrdokument, 2007-09-03

Tjänsteutlåtande, Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling, 2021-02-22

(4)

4/4

Protokollsutdrag, KS § 86 2021-03-31 Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Protokollsutdrag, MSN § 66, 2021-04-29, godkännande av remissvar för Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Svar, Remissvar för Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-04-15

Protokollsutdrag, KN § 70 2021-05-25 Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar

Protokollsutdrag, SN § 82 2021-05-26, Svar på remiss om avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas

registerutdrag (GDPR)

Protokollsutdrag, BUN § 76 2021-05-25, Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag

Protokollsutdrag, TFN § 44 2021-05-18, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige

Barn- och utbildningsnämnden Kulturnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden

Socialnämnden Valnämnden

(5)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

/ / Dnr KS/2021:131-100

2021-07-13

Kansliavdelningen

1/4

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson 0152-29139

/Kommunfullmäktige/

Avgift vid utlämnande av allmän handling och begäran om registerutdrag

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. anta bifogat styrdokument ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar samt för handlingar som bifogas registerutdrag”,

2. upphäva styrdokumentet ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” beslutat av kommunfullmäktige 2007-10-22 § 212.

Kommunstyrelsen beslutade den 31 mars 2021, § 86, att sända ett förslag om nytt styrdokument angående uttag av avgifter för kopior och handlingar som lämnas ut enligt tryckfrihetsförordningen andra kapitel (allmänna handlingar) samt för handlingar som bifogas registerutdrag, som eventuellt behöver lämnas ut enligt GDPR, på remiss till kulturnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och teknik- och fritidsnämnden.

Bakgrunden till förslaget är att reglerna på området har ändrats.

Föreslagna ändringar

Nedan följer ett sammandrag av föreslagna ändringar, i förhållande till tidigare gällande styrdokument. För en utförligare version se tjänsteutlåtande 2021-02-22 som också bifogas.

Enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) har den som begär ett registerutdrag rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR).

Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall.

Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en

(6)

2/4

avskrift eller kopia av handlingen, till den del handlingen får lämnas ut. En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis, innan avskriften eller kopian lämnas ut. Av förarbetena till

bestämmelsen framgår bland annat att ett beslut om förskottsbetalning kan bli aktuellt om en begäran är omfattande och därmed resurskrävande. Den slutliga avgiften regleras i samband med utlämnandet av handlingarna. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.

Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet.

Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte fakturor på under 100 kr ställas ut. Det föreslås därför en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. I förtydligande syfte införs också ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen kring rätten att få ut handlingar i olika situationer. Likaså uppdateras lagrumshänvisningar.

Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns i nuvarande version av styrdokumentet som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig omfattning bör kunna få det direkt enligt

riktlinjerna).

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information exempelvis via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda.

Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras inte i taxan.

Inkomna synpunkter och åtgärder i anledning av dessa

Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden (MSN) har lämnat värdefulla synpunkter.

Under avsnittet Taxa i det tjänsteutlåtande som bifogas MSN:s protokollsutdrag föreslår MSN ett förtydligande i frågan om antal avgiftsfria kopior gäller oavsett storlek på utskriften, eller om ett specifikt pappersformat avses. Nämnden resonerar också kring om det finns önskan att ytterligare specificera hur betalningen ska ske, eller om det får följa samhälls- och teknisk utveckling.

Mot bakgrund av detta framhålls att det nya styrdokumentet, i likhet med det tidigare, bygger helt på att kommunen följer den avgift som stadgas i

avgiftsförordningen (1992:191). I avgiftsförordningen finns inget system för att ta ut olika avgifter beroende på storlek. Mot den bakgrunden föreslås att inte heller kommunen har en sådan ordning och att detta förtydligas i det föreslagna dokumentet. I samband med detta läggs det också in ett kortare tillägg om att kommuns reglering innebär att den lägsta avgiften om hundra kronor ska betalas vid utlämnade av 35 kopior, efter muntligen framställda frågor.

(7)

3/4

Det bedöms att frågan om hur betalning ska ske inte behöver regleras av kommunfullmäktige, utan att det, som skrivningarna ser ut nu, blir en

verkställighetsfråga, för förvaltningen, så att man på ett effektivt sätt kan följa den samhälleliga utvecklingen på området.

I övrigt har nämnderna ställt sig positiva till förslaget eller tillstyrkt i förslaget i sin helhet.

Det slutliga förslaget biläggs detta tjänsteutlåtande tillsammans med övriga handlingar. Tilläggen med anledning av synpunkter som kommit in är införda med röd text och gulmarkerade i det slutliga förslaget.

Beslutet bedöms inte medföra några ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat. Möjligheten till uttag av avgift i förskott kan göra att enskilda blir mer aktsamma med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av uppenbara skäl minskar också risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.

Gränsen för fakturabelopp vid 100 kr bedöms förenkla för den enskilde om denne begär under 35 kopior och för förvaltningen som då inte behöver ställa ut en faktura.

Uppföljning

För verkställande av beslutet behöver utbildningskontoret, kulturkontoret, samhällsbyggnadskontoret, teknik- och servicekontoret, socialkontoret och kommunstyrelsens kansliavdelning arbeta fram förslag till ändringar i delegationsordningarna för respektive nämnd.

Den information som lämnas till kommuninvånare behöver ses över och anpassas till den nya föreskriften. Respektive kontor/avdelning samt kontaktcenter

behöver se över och anpassa sin administration till den nya föreskriften.

Uppföljning av hur styrdokumentet fungerar och används bör ske i oktober 2022.

Beslutsunderlag

Styrdokument, Slutligt förslag Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar samt för handlingar som bifogas registerutdrag, 2021-07-14

Styrdokument, Förslag, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-03-03

Styrdokument, Nu gällande styrdokument, 2007-09-03

(8)

4/4

Tjänsteutlåtande, Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling, 2021-02-22

Protokollsutdrag, KS § 86 2021-03-31 Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Protokollsutdrag, MSN § 66, 2021-04-29, godkännande av remissvar för Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Protokollsutdrag, KN § 70 2021-05-25 Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar

Protokollsutdrag, SN § 82 2021-05-26, Svar på remiss om avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas

registerutdrag (GDPR)

Protokollsutdrag, BUN § 76 2021-05-25, Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag

Protokollsutdrag, TFN § 44 2021-05-18, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige

Socialnämnden Valnämnden

Jennie Enström Maria Knutsson

Kanslichef Kommunjurist

(9)

STYRDOKUMENT Slutligt förslag

2021-07-14 1/2

Beslutad: åååå-mm-dd § xx

Myndighet: Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2021:131-100

Ersätter: Dokumentnamn beslutad av x-nämnden åååå-mm-dd §

Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen

Gäller fr o m: 2015-12-14

Gäller t o m: 2018-12-30

Dokumentansvarig: Funktion/Befattning

Uppföljning: Årligen/ÅÅÅÅ-MM-DD

Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Strängnäs kommun följer bestämmelser i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel i frågor som rör allmänna handlingars offentlighet. Kommunen följer vidare bestämmelser i EU:s dataskyddsförordning, GDPR vid behandling av enskildas personuppgifter som görs inom ramen för kommunens uppdrag.

Grundläggande reglering

Enligt 2 kap 16 § tryckfrihetsförordningen samt 6 kap 1 a § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har den som önskar ta del av allmän handling även rätt att mot fastställd avgift ta del av avskrift eller kopia av handlingen, till den del handlingen får lämnas ut.

Enligt artikel 15 punkt 3 i GDPR ska den personuppgiftsansvarige (nämnden) förse den registrerade med kopia av de personuppgifter som är under behandling, i samband med att uppgift om vilka personuppgifter som behandlas

(registerutdrag) lämnas ut. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvariga nämnden ta ut en rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna.

Vid uttag avgift ska den kommunala likställighetsprincipen och bestämmelser om kommunens rätt att ta ut avgift i 2 kap 3 och 5 §§ kommunallagen (2017:725) beaktas. I tillämpliga fall ska också bestämmelserna i förvaltningslagen (2017:900), särskilt den om grunderna för god förvaltning och de om

kommunicering beaktas. Det medför att avgift endast kan tas ut när det finns stöd i lag och att avgift behöver tas ut på liknande sätt i liknande ärenden.

Avgift tas, enligt huvudregeln, ut i efterskott.

(10)

STYRDOKUMENT Slutligt förslag

2021-07-14 2/2 Taxa

Strängnäs kommun följer avgiftsförordningens (SFS 1992:191) taxa för uttag av avgifter vid kopiering och utskrift av allmänna handlingar. Avgift tas dock, enligt huvudregeln, inte ut vid begäran som omfattar mindre än 35 kopior/utskrifter.

Om en beställning omfattar 35 sidor eller mer, ska avgift enligt avgiftsförordningen tas ut för kopior av allmänna handlingar och för utskrifter. En fast avgift (för närvarande 50 kr) tas ut för de första 10

kopiorna och en tilläggsavgift per kopia (för närvarande 2 kr per kopia) tas ut för ytterligare kopior (dvs. för närvarande 100 kr för 35 kopior).

Avgiften enligt avgiftsförordningen tas för närvarande ut med samma belopp per utskrift/kopia, oavsett storlek på pappersark.

Vid ändringar av fast belopp eller vid ändringar av avgift per kopia följer Strängnäs kommun avgiftsförordningens taxa.

Beslut i särskilda fall

Tryckfrihetsförordningen

Avgift för kopiering och utskrift av allmänna handlingar får, helt eller delvis, tas ut i förskott om det finns särskilda skäl i det enskilda fallet. Särskilda skäl att ta ut avgift i förskott kan finnas i om ett utlämnande anses särskilt resurskrävande. I dessa fall fattar nämnden beslut om avgift, i det enskilda ärendet.

Regleringen i tryckfrihetsförordningen och OSL samt praxis styr hur avgiften kan beslutas.

Dataskyddsförordningen, GDPR

Avgift enligt taxan får tas ut vid begäran av de ”ytterligare kopior” som enskild registrerad begär ut med stöd av artikel 15, GDPR, i samband med begäran om registerutdrag, I dessa fall fattar nämnden beslut om avgift, i det enskilda ärendet.

Bestämmelserna i GDPR samt praxis styr hur avgiften kan beslutas.

(11)

TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr KS/2021:131-100

2021-02-22

Kansliavdelningen

1/4

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson 0152-291 39

Kommunstyrelsen

Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling

Kommunstyrelsen beslutar att

1. Sända nedanstående förslag till beslut i Kommunfullmäktige på remiss till Socialnämnden, Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden, Kulturnämnden, Teknik och fritidsnämnden samt Barn- och utbildningsnämnden.

2. Rekommendera nämnderna att svar på remissen ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 27 maj 2021.

Beskrivning av ärendet Nuvarande styrdokument

Nuvarande styrdokument ” Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22. Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett visst mått av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.

Av nuvarande styrdokument framgår i huvudsak att avgift (alltid) tas ut utifrån vad som anges i avgiftsförordningen (1992:191). Huvudsakligt innehåll i

avgiftsförordningen återges i bilaga och där återfinns också vissa

tillämpningsföreskrifter som ger nämnderna möjlighet att besluta om undantag.

Föreslagna ändringar i förhållande till nuvarande ordning Ändringar på grund av lagändringar

Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta

(12)

2/4

ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.

Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslag (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.

Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut.

En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.

Av förarbetena till bestämmelsen framgår att ett beslut om förskottsbetalning exempelvis kan bli aktuellt om en begäran avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande. Myndigheten kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats. En situation där det kan vara lämpligt att begära förskottsbetalning endast delvis är när det är svårt att beräkna avgiftens storlek på förhand. Den slutliga avgiften då regleras i samband med utlämnandet av handlingarna, t.ex. kontant eller mot faktura eller postförskott. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om en myndighet bör besluta om förskottsbetalning. Även förskottsbetalningens storlek får bedömas i det enskilda fallet. Om förskottsbetalning begärs endast delvis bör den delen av avgiften beräknas med viss försiktighet, men inte bestämmas till ett alltför lågt belopp. Om förskottsbetalning tas ut med ett för högt belopp är myndigheten skyldig att återbetala det överskjutande beloppet till den som har betalat avgiften (jfr 38 § förvaltningslagen).¹

Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet. Exakt var gränserna går för när en myndighet kan ta ut avgift i förskott får kommande domstolspraxis utvisa, men det föreslås framgå av riktlinjerna att så bara ska ske i särskilt resurskrävande fall.

1 Prop 2019/20:179 s 17-18.

(13)

3/4

Övriga ändringar

I förtydligande syfte införs ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras

lagrumshänvisningar.

Det föreslås införas en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. Detta för att faktureringen i sig medför en kostnad för kommunen och för att den som vill ha ett mindre antal kopior bör kunna få det på ett enkelt sätt. Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte heller fakturor på under 100 kr ställas ut om man kan undvika dem.

Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig

omfattning bör kunna få det direkt enligt riktlinjerna).

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information tex via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras in inte i denna taxa.

Beslutet att skicka förslaget på remiss har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Det bedöms inte heller att det nu föreslagna dokumentet om avgifter kommer få några märkbara ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat.

En förhoppning kan vara att möjligheten till uttag av avgift i förskott på sikt kan göra att man blir mer aktsam med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av

uppenbara skäl också minskar risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.

Uppföljning

Beslutet planeras verkställas så tidigt som möjligt under hösten 2021 och därefter följas upp årligen.

(14)

4/4

Beslutsunderlag

Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212

Förslag nytt styrdokument, Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) Beslutet skickas till

Socialnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik och fritidsnämnden

Jennie Enström Maria Knutsson

Kanslichef Kommunjurist

(15)

STYRDOKUMENT Taxa, förslag 2021-03-03

1/2

Beslutad: åååå-mm-dd § xx

Myndighet: Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2021:131-100

Ersätter: Avgift för kopior och utskrifter av allmänna handlingar beslutad av Kommunfullmäktige 2007-10-22 § 212

Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen

Gäller fr o m:

Gäller t o m:

Dokumentansvarig: Kanslichef

Uppföljning: Årligen/ÅÅÅÅ-MM-DD

Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

(16)

STYRDOKUMENT Taxa, förslag 2021-03-03

2/2 Taxa

Om en beställning omfattar 35 sidor eller mer, ska avgift enligt

avgiftsförordningen tas ut för kopior av allmänna handlingar och för utskrifter.

En fast avgift (för närvarande 50 kr) tas ut för de första 10 kopiorna och en tilläggsavgift per kopia (för närvarande 2 kr per kopia) tas ut för ytterligare kopior.

Beslut i särskilda fall Tryckfrihetsförordningen

(17)

STIANGNA-s

KOMMUN SAMMANTIADESPROTOl_<OLL Kommunstyrelsen

Kommunfullmäktige

Samtl kontor Akten

KS § 261 KF § 212

s.rm.irideedaun

2007-09-03 2007-10-22

Dnr KS/2007:472-100

Avgifter för kopio, r och avskrifter av allmäona handlingar

27 17

Enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 13 § har den som önskar ta del av allmän handling även rätt att mot fastställd avgift ta avskrift eller kopia av handlingen till den del den fär lämnas ut.

Föreligger utvecklings- och administrativa kontorets tjänsteutlåtande 2007-08-13 med ffirslag till avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar.

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar foreslå kommunfullmäktige besluta

1. Strängnäs kommun ska folja avgiftsförordningens (SFS 1992:191) taxa för uttag av avgifter vid kopiering och avskrifter av allmänna handlingar (prisexempel i bilaga 1)

2. godkänna foreslagna tillämpningsanvisningar (bilaga 1) 3. taxan skall tillämpas from 2007-10-01.

Beslut

Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens :forslag.

(18)

Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar

Kopior/utskrift av media Format A4, A3 Större format

Upp till I 0 sid Ingen avgift 6 kr/sid

10 sidor 50 kr 70 kr

För varje sida däröver 2 kr/sid 4 kr/sid Avskrift av allmän hand- 90 kr per påbörjad

ling eller utskrift av ljud- fjärdedels timme upptagning

Kopia av ljudupptagning 120 kr/kassett Kopia av videoupptagning 600 kr/band

Tillämpningsanvisningar

Myndigheten f'ar besluta om undantag i taxans tillämning enligt följande grunder:

I. företag, organisation eller enskild person som vid expediering av ett ärende från ett kommunalt organ f'ar ärendets handläggning redovisad, bör i skälig omfattning :fä kopior av till ärendet hörande handling utan avgift 2. kommunen har en positiv inställning till saklig information, varför taxan

inte bör hindra kommunen att i rimlig omfattning, utan avgift, tillhandahålla underlag för sådan information

Beställda kopior sänds till beställaren mot postförskott, faktura eller betalas kontant vid avhämtning

2 (2) Bil. 1

(19)

1/3

KS § 86 Dnr KS/2021:131-100

Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. sända nedanstående förslag till beslut i kommunfullmäktige på remiss till socialnämnden, miljö-och samhällsbyggnadsnämnden, kulturnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt barn- och utbildningsnämnden.

2. rekommendera nämnderna att svar på remissen ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 27 maj 2021.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Nuvarande styrdokument

Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.

Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslag (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.

(20)

2/3

I förtydligande syfte införs ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras

lagrumshänvisningar.

1 Prop 2019/20:179 s 17-18.

(21)

3/3

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information t.ex. via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras in inte i denna taxa.

Beslutet att skicka förslaget på remiss har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Det bedöms inte heller att det nu föreslagna dokumentet om avgifter kommer få några märkbara ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat.

En förhoppning kan vara att möjligheten till uttag av avgift i förskott på sikt kan göra att man blir mer aktsam med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av

uppenbara skäl också minskar risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.

Uppföljning

Beslutet planeras verkställas så tidigt som möjligt under hösten 2021 och därefter följas upp årligen.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling, 2021-02-22

Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212

Socialnämnden

(22)

PROTOKOLLSUTDRAG Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum

2021-04-29 1/2

MSN § 66 Dnr MSN/2021:341-032

Remiss om avgifter vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas

registerutdrag (GDPR), svar till kommunstyrelsen

Beslut

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutar att:

1. godkänna svaret Remissvar för Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-04-15, som nämndens remissvar.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir miljö- och samhällsbyggnadsnämndens beslut.

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har tagit emot remissförfrågan från kommunstyrelsen angående förslaget Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR).

Kommunstyrelsen rekommenderar nämnden att svaret ska lämnas till senast den 27 maj 2021. Det nya styrdokumentet föreslås ersätta Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar som antogs av kommunfullmäktige 22 oktober 2007.

Förslag

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden föreslår ett förtydliganden kring antal avgiftsfria kopior. Nämnden föreslår också ett förtydligande kring hantering av beslut om att avgift ska tas ut i förskott i särskilda fall.

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Remiss om avgifter vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), svar till

kommunstyrelsen, 2021-04-20

(23)

PROTOKOLLSUTDRAG Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum

2021-04-29 2/2

MSN § 66 forts.

Remiss, KS § 86 2021-03-31 Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-03-31

Förslag, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-03-03

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

____________________

(24)

Samhällsbyggnadskontoret Dnr MSN/2021:341-032 2021-04-15

Administrativa enheten

1/1

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se

Bankgiro 621-6907

Handläggare Lina Svensson Tel. 0152-29336

Svar på remiss, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas

registerutdrag (GDPR)

Bakgrund

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har tagit emot remissförfrågan från kommunstyrelsen angående förslaget Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR).

Kommunstyrelsen rekommenderar nämnden att svaret ska lämnas senast den 27 maj 2021.

Nuvarande styrdokument och nytt förslag

Idag gäller styrdokument Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna

handlingar. Dokumentet antogs av kommunfullmäktige 22 oktober 2007. Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett visst behov av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området.

I och med detta förslås ett nytt styrdokument antas på området, med de nödvändiga uppdateringarna och revideringarna. Förslaget heter Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR).

Svar

Under avsnittet Taxa föreslår miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ett

förtydligande kring om antal avgiftsfria kopior gäller oavsett storlek på utskriften, eller om ett specifikt pappersformat avses. Nämnden reflekterar kring om det finns önskan att ytterligare specificera hur betalningen ska ske, eller om det får följa samhälls- och teknisk utveckling.

Under avsnittet Tryckfrihetsförordningen beskrivs att det är nämnderna som beslutar om att avgift för kopiering i särskilda fall kan tas ut i förskott. Nämnden reflekterar över att det i vissa fall kan blir svårt hantera utlämningen skyndsamt, och anser därför att detta bör delegeras.

(25)

Kulturnämnden 2021-05-25

1/3

KN § 70 Dnr KN/2021:37-032

Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar

Beslut

Kulturnämnden beslutar att

1. anta nedanstående remissvar som svar till Kommunstyrelsen avseende Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

Kommunstyrelsen har skickat ”Avgift för utlämnande av allmänna handlingar”

till kulturnämnden för besvarande senast den 27 maj 2021.

Av remissen framgår att nuvarande styrdokument ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22.

Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett behov av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.

Kulturnämnden anser att det är lämpligt att avgift för avskrift/kopia av

handlingar tas ut i efterskott som huvudregel så som beskrivs nedan. Nämnden anser även att det är lämpligt att en gräns införs för när avgift ska tas ut.

Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.

(26)

2/3

I förtydligande syfte införs ett stycke om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras

lagrumshänvisningar.

1 Prop 2019/20:179 s 17-18.

(27)

3/3

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information t.ex. via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras in inte i denna taxa.

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning behövs.

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), Dnr KS/2021:131-100 §86 Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212

Kommunstyrelsen

________________________________________________________

(28)

Socialnämnden 2021-05-26

1/3

SN § 82 SN/2021:210 - 032

Svar på remiss om Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslut

Socialnämnden beslutar att

1. anta kommunstyrelsens förslag som sitt eget avseende - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

2. justera paragrafen omedelbart

Beslutsgång

(29)

2/3

Taxa

Om en beställning omfattar 35 sidor eller mer, ska avgift enligt

avgiftsförordningen tas ut för kopior av allmänna handlingar och för utskrifter.

En fast avgift (för närvarande 50 kr) tas ut för de första 10 kopiorna och en tilläggsavgift per kopia (för närvarande 2 kr per kopia) tas ut för ytterligare kopior.

Beslut i särskilda fall Tryckfrihetsförordningen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

(30)

3/3

Beslutsunderlag

KS § 86 2021-03-31 Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Styrdokument,Förslag, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

(31)

Barn- och utbildningsnämnden 2021-05-25

1/2

BUN § 76 Dnr BUN/2021:209-032

Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslut

Barn- och utbildningsnämnden besluta att

1. avge remissvar till kommunstyrelsen avseende avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR).

Beslutsgång

Kommunstyrelsen beslutade genom KS § 86, 2021-03-31, i ärende med dnr KS/2021:131-100 att remittera förslag till Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) till barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kulturnämnden, miljö- och

samhällsbyggnadsnämnden samt teknik och fritidsnämnden. Svar ska vara inkommet senast den 27 maj 2021.

Ändringar på grund av lagändringar

(32)

Barn- och utbildningsnämnden 2021-05-25

2/2

Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslag (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.

Remissvar

Barn- och utbildningsnämnden ställer sig positiva till det framlagda förslaget.

______________________

(33)

Teknik- och fritidsnämnden 2021-05-18

1/3

TFN § 44 TFN/2021:282 - 032

Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslut

Teknik- och fritidsnämnden beslutar att

1. godkänna svar på remiss angående nytt styrdokument för uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag och att detta blir teknik- och fritidsnämndens beslut.

Beskrivning av ärendet Nuvarande styrdokument

Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.