01.1. Bilaga 1. Underlag inför samverkan om förflyttning

(1)

1 Biblioteken i Sollentuna, Susanna Ohlström 20161011

Bilaga 1. Underlag inför samverkansmöte angående förflyttning av Rudbecks bibliotek från Biblioteken i Sollentuna till Rudbecks gymnasium från och med 20170101

Nuvarande organisation

I nuvarande organisation tillhör Rudbecks bibliotek (gymnasiebiblioteket) Biblioteken i Sollentuna (kultur- och fritidsnämnden) och Rudbecks gymnasium (utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden) köper tjänsten biblioteksservice från folkbiblioteket. Gymnasiebibliotekets

medarbetare har sin närmaste chef och verksamhetschef vid folkbiblioteket.

Omfattningen på biblioteksservicen vid gymnasiebiblioteket är tjänstgöring motsvarande 2.0 tjänster som har hanterat biblioteksintroduktion, handledning i informationssökning individuellt och i grupp, service till elever med behov av ”egen nedladdning”, inköp, gallring och sedvanlig administration. Bibliotekets öppethållande är 29 timmar per vecka.

Förslag till förändring

Att gymnasiebiblioteket organisatoriskt förflyttas från folkbiblioteket till gymnasieskolan, så att gymnasiebibliotekets medarbetare får sin närmaste chef och verksamhetschef på gymnasieskolan och att gymnasiebibliotekets styrning sker i gymnasieskolans ledningsgrupp.

Syfte med och skäl till förändringen

Syftet är att vinna fördelar genom att införliva gymnasiebiblioteket i gymnasieskolans styrning; ekonomiskt, strategiskt och arbetsmiljömässigt.

Samlade erfarenheter från folkbibliotekets ledningsgrupp gör gällande att nuvarande lösning är ineffektiv då biblioteket agerar mellanhand mellan gymnasiebiblioteket och gymnasieskolan i frågor gällande dagliga rutiner, öppettider, ledning och utveckling av verksamheten, prioriteringar, utbildningar, arbetsmiljö, it och telefoni samt inte minst ekonomisk och strategisk styrning.

Förankring hos Rudbeckskolans ledning

Frågan om gymnasiebibliotekets organisatoriska tillhörighet har diskuterats ingående mellan folkbibliotekets och gymnasieskolans ledning.

I förra gymnasiechefen Per Frithiofssons diskussion med bibliotekets ledning så har vi insett att den nuvarande lösningen innebär en onödig byråkratisk struktur där folkbiblioteket mest agerar mellanhand i personalfrågor. Vi har gemensamt kommit fram till att den föreslagna lösningen där gymnasiebiblioteket organisatoriskt övergår i gymnasieskolans organisation är den mest resurseffektiva och arbetsmiljömässigt bästa.

(2)

För att säkerställa kontinuiteten för både medarbetare och låntagare så har folkbibliotekets och gymnasieskolans respektive ledningar diskuterat fortsatt samarbete kring de frågor där det är angeläget. Det gäller i dagsläget främst inlåning och körning av böcker mellan biblioteken, administrativ systemhantering och viss personalutbildning.

De båda biblioteksorganisationerna kommer att fortsätta att dela bibliotekskatalog och bibliotekskort, vilket underlättar för den ca 50%-iga andel av Rudbecks studerande som är bosatta i Sollentuna och redan har ett bibliotekskort i kommunen samt säkerställer tillgången till fritidsläsning för den resterande 50%-iga andel av Rudbecks studerande som reser från andra kommuner och som via sitt bibliotekskort hos gymnasiebiblioteket också kan bli låntagare hos folkbiblioteket.

Påverkan för medarbetare

Alla biblioteksmedarbetare vid gymnasiebiblioteket och folkbiblioteket påverkas. Påverkan är betydande på de två medarbetare som endast arbetar vid gymnasiebiblioteket. Påverkan är liten på den enda medarbetare som arbetar en dag i veckan vid gymnasiebiblioteket och fyra dagar vid folkbiblioteket. Påverkan är ytterst begränsad för alla övriga biblioteksmedarbetare som endast arbetar vid folkbiblioteket.

Ekonomisk påverkan

Förändringen förväntas inte innebära någon ekonomisk påverkan på gymnasiebibliotekets ekonomi. Förslaget innebär att gymnasiebibliotekets ekonomi förflyttas från kultur- och fritidsnämnden till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och att UAN fortsätter att i minskad

omfattning köpa vissa administrativa tjänster från KFN. Kalkylen i bilaga 2. visar på nuvarande ekonomiska situationen under fliken 2016 samt de administrativa tjänster Rudbecksskolans gymnasium behöver köpa av KFN under fliken 2017.

(3)

Matris: riskbedömning vid förändring av verksamhet

Förändringen avser: Organisatorisk förflyttning av Rudbecks bibliotek från Biblioteken i Sollentuna till Rudbecks gymnasium.

Faktorer/risker att bedöma

Påverkar föränd- ringen

Konsekvens av förändringen

Åtgärdsförslag/ ev. kostnader

^Klart

datum

Ansv.

Sign.

Positivt (+) Negativt (-)

Obe- tydlig

Känn- bar

All- varlig

Mkt allvarlig

Bemanning tisdagar med mentorsgrupper

- X Fortsatt vikarie/tredje medarbetare som bemannar

tisdagar

20161201 CE, AMH Ökad arbetsmängd

med fler elever

- X Kontinuerlig dialog med ny chef om arbetsbelastning

och prioriteringar

2017 AMH

Kompetens hos nya vikarier

- X Gymnasieskolan arbetar på en plan för

vikarieförsörjning för framtiden

VT 2017 AMH Önskan om

deltidsarbete utanför föräldraledighetslagen

- X Fortsätta samma praxis som folkbiblioteket, att

medarbetare tillåts arbeta deltid vid önskan

20160901 AMH, SO Öppet/stängttider +/- X Samma antal öppettimmar så länge inte arbetsstyrkan

förändras

20160901 AMH, SO Ökad arbetsbelastning

om tidigare

överenskommelse om servicenivå ändras

- X Gällande överenskommelse mellan gymnasieskolan

och folkbiblioteket står fast även 2017

20160901 AMH, SO

Signaturer ansvariga: Catharina Ek (CE), Anneli Malmberg Hedlund (AMH), Susanna Ohlström (SO)