Kersti Hellström Monica Lindell Rylén (S) Catharina De Geer (KD) Kommunstyrelsen Kansliavdelningen.

(1)

Plats och tid Gyllenhjelm, Kommunhuset, Strängnäs kl. 08:30- 17:15 med ajournering kl. 08:40-08:50, kl. 10:10- 10:25, kl. 12:20-13:00, kl. 15:00-15:10 samt kl. 16:37-16:45.

Paragrafer §§ 1-59.

Beslutande Se deltagarlista på sidan 5.

Närvarande ersättare Se deltagarlista på sidan 5.

Deltagare på distans Se deltagarlista på sidan 5.

Övriga deltagande Se deltagarlista på sidan 6.

Utses att justera Catharina De Geer (KD) med Maria Nerby (C) som ersättare.

Justeringens plats och tid Digital justering 2021-03-02.

Sekreterare Kersti Hellström

Underskrifter Ordförande Monica Lindell Rylén (S)

Justerande Catharina De Geer (KD)

BEVIS OM TILLGÄNNAGIVANDE AV JUSTERAT PROTOKOLL

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla

Organ Kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum 2021-02-24

Datum för tillkännagivande 2021-03-03

Datum för nedtagning av tillkännagivande

2021-03-25

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Tillkännagivet av Kersti Hellström

Utdragsbestyrkande

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Innehållsförteckning

§ Ärende

1 Distansdeltagande

2 Information: Närvarande på distans 3 Fastställande av föredragningslista

4 Information: Nulägesbild i Strängnäs kommun med anledning av coronaviruset

5 Information: HR

6 Information: Kommunalråden informerar

7 Information: Revisionens granskning gällande kommunens hantering av Covid-19

8 Information: Vägen till önskat läge

9 Diskussion: Årsrapport kommunstyrelsen 2020 KS/2020:20-012 10 Diskussion: Årsrapport kommunfullmäktige 2020 KS/2020:21-012 11 Diskussion: Revisionsskrivelse, granskning av hur

kommunstyrelsen och Strängnäs Fastighets AB styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument

KS/2019:477-007

12 Diskussion: Revisionsskrivelse - Revisorernas granskning av intern kontroll i löneprocessen

KS/2020:688-007 13 Diskussion: Revisionsrapport avseende delårsrapport 2020 KS/2020:569-007 14 Diskussion: Tillägg till riktlinjerna för god ekonomisk

hushållning

KS/2021:71-003 15 Diskussion: Revidering av regler om ersättning till

förtroendevalda i Strängnäs kommun

KS/2021:101-024 16 Diskussion: Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun KS/2021:69-003 17 Diskussion: Fortsatt utbyggnad av Larslunda idrottsplats KS/2020:165-821 18 Diskussion: Tomträtt och markoption i samband med

upphandling av omsorgsoperatör i Södra stadsskogen

KS/2021:83-256 19 Diskussion: Förstudie i samband med planläggning av Läggesta

stationsområde

KS/2021:91-214 20 Diskussion: Nya verksamhetsområden för allmänt vatten och

avlopp

KS/2021:88-303 21 Diskussion: Riktlinjer för användandet av internet och e-

postprogrammet i Strängnäs kommun

KS/2019:414-003 22 Diskussion: Överenskommelse om kostnadsansvar för

infrastrukturprojekt på bussdepån Strängnäs

KS/2021:65-014 23 Diskussion: Ansökan om föreningsbidrag från Mitt Strängnäs

2021-2022

KS/2021:76-805 24 Diskussion: Ansökan om föreningsbidrag från

företagarföreningen imariefred.nu 2021-2022

KS/2021:52-805

(3)

25 Diskussion: Upphävande av beslut om styrdokument för riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen

KS/2020:665-092 26 Diskussion: Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning KS/2021:74-003 27 Diskussion: Revidering av kommunstyrelsens

delegationsordning

KS/2020:514-003 28 Diskussion: Motion från Catharina De Geer (KD) och Pia

Steensland (KD) om upprättande av en aktuell trafikplan för att säkra trafiksäkerheten

KS/2020:472-034

29 Diskussion: Medborgarförslag om återbetalning av tillsynsavgifter för servering och livsmedel

KS/2021:12-037 30 Diskussion: Medborgarförslag om ersättning för

vigselförrättare i Strängnäs kommun

KS/2020:457-037 31 Diskussion: Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS

från socialnämnden 2020

KS/2020:359-0061 32 Diskussion: Rapportering av delegationsbeslut till

kommunstyrelsen 2021-02-24

KS/2021:1-002 33 Diskussion: Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-

02-24

KS/2020:655-101

34 Årsrapport kommunstyrelsen 2020 KS/2021:20-012

35 Årsrapport kommunfullmäktige 2020 KS/2021:21-012

36 Revisionsskrivelse, granskning av hur kommunstyrelsen och Strängnäs Fastighets AB styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument

KS/2019:477-007

37 Revisionsskrivelse - Revisorernas granskning av intern kontroll i löneprocessen

KS/2020:688-007 38 Revisionsrapport avseende delårsrapport 2020 KS/2020:569-007 39 Tillägg till riktlinjerna för god ekonomisk hushållning KS/2021:71-003 40 Revidering av regler om ersättning till förtroendevalda i

Strängnäs kommun

KS/2021:101-024 41 Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun KS/2021:69-003 42 Fortsatt utbyggnad av Larslunda idrottsplats KS/2020:165821 43 Tomträtt och markoption i samband med upphandling av

omsorgsoperatör i Södra stadsskogen

KS/2021:83-256 44 Förstudie i samband med planläggning av Läggesta

stationsområde

KS/2021:91-214 45 Nya verksamhetsområden för allmänt vatten och avlopp KS/2021:88-303 46 Riktlinjer för användandet av internet och e-postprogrammet i

Strängnäs kommun

KS/2019:414-003 47 Överenskommelse om kostnadsansvar för infrastrukturprojekt

på bussdepån Strängnäs

KS/2021:65-014 48 Ansökan om föreningsbidrag från Mitt Strängnäs 2021-2022 KS/2021:76-805 49 Ansökan om föreningsbidrag från företagarföreningen

imariefred.nu 2021-2022

KS/2021:52-805

(4)

50 Upphävande av beslut om styrdokument för riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen

KS/2020:665-092 51 Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning KS/2021:74-003 52 Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning KS/2020:514-003 53 Motion från Catharina De Geer (KD) och Pia Steensland (KD)

om upprättande av en aktuell trafikplan för att säkra trafiksäkerheten

KS/2020:472-034

54 Medborgarförslag om återbetalning av tillsynsavgifter för servering och livsmedel

KS/2021:12-037 55 Medborgarförslag om ersättning för vigselförrättare i Strängnäs

kommun

KS/2020:457-037 56 Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS från

socialnämnden 2020

KS/2020:359-0061 57 Rapportering av delegationsbeslut till kommunstyrelsen 2021-

02-24

KS/2021:1-002 58 Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-02-24 KS/2020:655-101 59 Övrigt

(5)

Deltagarlista

Beslutande Notering

Magnus Stuart (M)

Mikael Lagergren (M) Deltog ej i §§ 15, 40 och 55 pga. jäv Monica Lindell Rylén (S), ordförande

Maria Nerby (C), 2:e vice ordförande David Aronsson (V)

Catharina De Geer (KD) Björn Karlsson (SD) Linda Hefvelin (SD) Tjänstgörande ersättare

Kenneth Larsson (M) Ersättare för Jacob Högfeldt (M) Jan Leiding (M) Ersättare för Carin Norberg (M) Magnus Brandel (S) Ersättare för Leif Hård (S) Angela Andersson (S) Ersättare för Ingrid Fäldt (S) John Östlund (KD) Ersättare för Jan Rudengren (L)

Ingela Bengtsson (MP) Ersättare för Mikael Lagergren (M) § 15

Ewa Thalén Finné (M) Ersättare för Mikael Lagergren (M) §§ 40 och 55.

Ersättare

Ewa Thalén Finné (M) §§ 34-39, 41-54, 56-59 Ingela Bengtsson (MP) §§ 1-14, 16-59

Deltagare på distans Jacob Högfeldt (M) Carin Norberg (M) Leif Hård (S) Ingrid Fäldt (S) Jan Rudengren (L)

Ewa Thalén Finné (M) §§ 1-33

Bodil Mellgren (S) Deltog ej i §§ 15 och 40 pga. jäv Lena Rundberg (C)

Niclas Samuelsson (STRP)

(6)

Övriga deltagare

1. Lars Ekström, kommundirektör 2. Kersti Hellström, nämndsekreterare 3. Tobias Rundström, kommunsekreterare, 4. Maria Knutsson, kommunjurist

5. Per Malmquist, ekonomichef 6. Lena Thelin, HR-chef

7. Ingegerd Jacobsson, förhandlingschef, § 5 8. Magnus Bengtsson, HR-specialist, § 5

9. Kjell Oretorp (C), ordförande kommunrevisionen

10. Stefan Behrnetz (M), vice ordförande kommunrevisionen, § 7 11. Bibbi von Scheele (M), kommunrevisor, § 7

12. Marie Eriksson (S), kommunrevisor, § 7 13. Martin Jansson, KPMG, § 7

14. Göran Flygt, KPMG, § 8 15. Olle Sörberg, KPMG, § 8

16. Christoffer Zander, lokalstrateg, § 8 och § 17 17. Siham Belwni, ekonom, § 9

18. Evelina Ljungman, ekonomicontroller, § 9 19. Niklas Almhager, ekonomicontroller, § 9 20. Elin Hjort, miljökoordinator, § 16

21. Anna Werner, kontorschef teknik- och servicekontoret, § 17 22. Magnus Nyström, mark- och exploatering, § 18

23. Marie Jonsson, miljö- och samhällsbyggnadschef, § 19 24. Kristina Svinhufvud, VA- och återvinningsstrateg, § 20

25. Ragnar Lindén, utredare med samordningsansvar för kollektivtrafik, § 22 26. Karolina Zander, destinationsutvecklare, §§ 23-24

27. Sixten Skullman (M), ordförande teknik- och fritidsnämnden

(7)

KS § 1

Distansdeltagande

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. ledamöterna Magnus Stuart (M), Mikael Lagergren (M), Monica Lindell Rylén, Maria Nerby (C), David Aronsson (V), Catharina De Geer (KD), Björn Karlsson (SD) och Linda Hefvelin (SD) samt de tjänstgörande ersättarna Kenneth Larsson (M), Jan Leiding (M), Ewa Thalén Finné (M), Magnus Brandel (S), Angela Andersson (S) och John Östlund (KD) medges möjlighet att delta vid

sammanträdets informations- och diskussionspunkter på distans utan att anses närvarande i kommunallagens mening, via Teams, med möjlighet att följa sammanträdet och att delta i överläggningar,

2. ledamöterna Jacob Högfeldt (M), Carin Norberg (M), Leif Hård (S), Ingrid Fäldt (S) och Jan Rudengren (L) samt ersättarna Ewa Thalén Finné (M), Bodil

Mellgren (S), Lena Rundberg (C), Niclas Samuelsson (STRP) samt ersättaren Ingela Bengtsson (MP) medges möjlighet att delta vid sammanträdet på distans utan att anses närvarande i kommunallagens mening, via Teams, med möjlighet att följa sammanträdet och att delta i överläggningar, men utan möjlighet att delta i beslut,

3. kommunrevisorerna Kjell Oretorp (C), Stefan Behrnetz (M), Bibbi von Schéele (M) och Marie Eriksson (S) medges möjlighet att delta vid sammanträdet på distans.

Beslutet antecknas som enhälligt.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Ledamot eller ersättare, som av smittskyddsskäl inte kan närvara vid sammanträdet, har möjlighet att följa sammanträdet och delta i överläggningar, utan möjlighet att delta i beslut.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

(8)

KS § 2

Information: Närvarande på distans

Monica Lindell Rylén (S) informerar om att inga ledamöter är närvarande på distans.

(9)

KS § 3

Fastställande av föredragningslista

Kommunstyrelsen fastställer föredragningslistan med följande justeringar:

a) informationsärendet Agenda 2030, punkt 7 utgår,

b) ett tillkommande ärende Information: Revisionens granskning gällande kommunens hantering av Covid-19, läggs till som en ny punkt 7

c) ärendet Diskussion: Årsrapport kommunstyrelsen 2020, läggs in som ny punkt 9, d) ärendet Diskussion: Årsrapport kommunfullmäktige 2020, läggs till som ny

punkt 10,

e) ärendet Diskussion: Revisionsskrivelse, granskning av hur kommunstyrelsen och Strängnäs Fastighets AB styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument, läggs in som ny punkt 11,

f) ärendet Diskussion: Revisionsskrivelse - Revisorernas granskning av intern kontroll i löneprocessen, läggs in som ny punkt 12,

g) ärendet Diskussion: Revisionsrapport avseende delårsrapport 2020, läggs in som ny punkt 13,

h) ärendet Diskussion: Tillägg till riktlinjerna för god ekonomisk hushållning, läggs in som ny punkt 14,

i) ärendet Diskussion: Revidering av regler om ersättning till förtroendevalda i Strängnäs kommun, läggs in som ny punkt 15,

j) ärendet Diskussion: Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun, läggs in som ny punkt 16,

k) ärendet Diskussion: Fortsatt utbyggnad av Larslunda idrottsplats, läggs in som ny punkt 17,

l) ärendet Diskussion: Tomträtt och markoption i samband med upphandling av omsorgsoperatör i Södra stadsskogen, läggs in som ny punkt 18,

m) ärendet Diskussion: Förstudie i samband med planläggning av Läggesta stationsområde, läggs in som ny punkt 19,

n) ärendet Diskussion: Nya verksamhetsområden för allmänt vatten och avlopp, läggs in som ny punkt 20,

o) ärendet Diskussion: Riktlinjer för användandet av internet och e- postprogrammet i Strängnäs kommun, läggs in som ny punkt 21, p) ärendet Diskussion: Överenskommelse om kostnadsansvar för

infrastrukturprojekt på bussdepån Strängnäs, läggs in som ny punkt 22, q) ärendet Diskussion: Ansökan om föreningsbidrag från Mitt Strängnäs 2021-

2022, läggs in som ny punkt 23,

r) ärendet Diskussion: Ansökan om föreningsbidrag från företagarföreningen imariefred.nu 2021-2022, läggs in som ny punkt 24,

s) ärendet Diskussion: Upphävande av beslut om styrdokument för riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, läggs in som ny punkt 25,

t) ärendet Diskussion: Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning, läggs in som ny punkt 26,

(10)

u) ärendet Diskussion: Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning, läggs in som ny punkt 27,

v) ärendet Diskussion: Motion från Catharina De Geer (KD) och Pia Steensland (KD) om upprättande av en aktuell trafikplan för att säkra trafiksäkerheten, läggs in som ny punkt 28,

w) ärendet Diskussion: Medborgarförslag om återbetalning av tillsynsavgifter för servering och livsmedel, läggs in som ny punkt 29,

x) ärendet Diskussion: Medborgarförslag om ersättning för vigselförrättare i Strängnäs kommun, läggs in som ny punkt 30,

y) ärendet Diskussion: Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS från socialnämnden 2020, läggs in som ny punkt 31,

z) ärendet Diskussion: Rapportering av delegationsbeslut till kommunstyrelsen 2021-02-24, läggs in som ny punkt 32,

aa) ärendet Diskussion: Meddelandeärendet till kommunstyrelsen 2021-02-24, läggs in som ny punkt 33.

bb) Jan Leiding (M) anmäler en fråga gällande den kommande remissen av det Måltidspolitiska programmet.

(11)

KS § 4

Information: Nulägesbild i Strängnäs kommun med anledning av coronaviruset

Lars Ekström informerar om situationen i Strängnäs med anledning av Covid-19.

Vaccinering pågår i Strängnäs, särskilda boenden är klara. Vaccinering av brukare inom hemtjänst pågår. Smittspridningen ökar i Sörmland, vilket även antalet inlagda på IVA gör. God tillgång på skyddsutrustning inom länet. För närvarande har vi inte någon smittad personal eller smittade brukare inom vård och omsorg inom kommunen.

KS § 5

Information: HR

Ingegerd Jacobsson informerar om resultatet av 2020 års lönerevision och utfallet per avtalsområde. Löneöversyn för år 2021 pågår och ny lön beräknas betalas ut i april.

Budgetutrymme för den totala kostnadslöneökningen för 2021 är motsvarande 2,0 %.

Ingegerd Jacobsson informerar om arbetet med revidering av kommunens pensionspolicy. Processen har fördröjts på grund av pandemin och en försenad avtalsrörelse.

Lena Thelin informerar om det aktuella läget gällande ”Heltid som norm”.

Magnus Bengtsson informerar om kommunens avgångsenkät som skickas ut till medarbetare som väljer att avsluta sin anställning. Under år 2020 var svarsfrekvensen 38 %, 44 medarbetare svarade. Enkäten är ett komplement till avslutsamtalet med chef.

Lena Thelin redogör för den totala sjukfrånvaron för år 2020 som var 9,2 %, dvs. något högre än 2019 då sjukfrånvaron var 8,3 %. Personalomsättningen för alla medarbetare år 2020 var 11,6 % och för chefer 16,1 %.

KS § 6

Information: Kommunalråden informerar

Monica Lindell Rylén (S) informerar om att vårdförbundet Sörmland har beslutat att det första besöket hos familjerådgivningen även under 2021 ska vara avgiftsfritt.

Jacob Högfeldt (M) informerar om diskussioner med Regionen om den ev. nya

ambulansstationens placering, där kommunen gärna ser att den placeras i närheten av kommunens räddningstjänst. Diskussioner sker även gällande utvecklingen av Larslunda och möjligheterna till samarbete där.

(12)

Vårt näringsliv är varierat, vissa branscher går bra, medan andra har det oerhört svårt i det nuvarande läget. Intresset för kommunen som plats är stort.

Vi har aktiverat kontakterna med Stockholm Business Alliance i syfte att bli aktivare med vårt erbjudande vid etableringar. Vi har också aktiverat kontakterna med

Handelskammaren Mälardalen för att möjliggöra samarbete.

Unga Företagare, många spännande bidrag från Strängnäs och Sörmland i sin helhet i tävlingarna, vilket ger en ljus framtidsbild över potentialen till ett aktivt och innovativt företagande i framtiden.

Maria Nerby (C) informerar om att hon tillsammans med Jacob Högfeldt (M) och Monica Lindell Rylén (S) deltagit i ett webbinarium om att leda välfärd i digital revolution. Presidiet har även deltagit i ett digitalt presidiemöte inom 4M. Maria har även deltagit i ett webbinarium om digitala sammanträden samt i ett nätverk om medborgardialog, båda anordnade av SKR.

KS § 7

Information: Revisionens granskning gällande kommunens hantering av Covid-19

Kjell Oretorp (C) informerar tillsammans med Martin Jansson från KPMG om

granskningen gällande kommunens hantering av Covid-19. Det övergripande syftet med granskningen är att ge underlag för att bedöma om kommunstyrelsen och övriga

nämnder har hanterat den uppkomna krisen på ett ändamålsenligt sätt.

Revisorerna bedömer att kommunen haft en god beredskap att möta konsekvenserna av Covid-19 genom ett proaktivt förhållningssätt som har präglat åtgärder, insatser och beslut under pandemins inledande läge.

KS § 8

Information: Vägen till önskat läge

Per Malmqvist informerar tillsammans med Göran Flygt och Olle Sörberg, KPMG om projekt ”Calor”. De går igenom svar på frågor som ställts samt går även igenom en sammanfattning av marknadsföringsfasen respektive granskningsfasen.

Christoffer Zander lämnar en lägesrapport gällande projektet ”Effektiv förvaltning – förändrat arbetssätt” och dess påverkan på kommunhusets utformning.

(13)

KS § 9 Dnr KS/2021:20-012

Diskussion: Årsrapport kommunstyrelsen 2020

Niklas Almhager, Siham Belawni och Evelina Ljungman informerar om

kommunstyrelsens årsrapport för år 2020. Resultatet är en positiv avvikelse mot budget med cirka 20 miljoner kronor.

Kommunstyrelsens ledamöter ställer frågor och diskuterar ärendet.

KS § 10 Dnr KS/2021:21-012

Diskussion: Årsrapport kommunfullmäktige 2020

Någon diskussion förs inte.

KS § 11 Dnr KS/2019:477-007

Diskussion: Revisionsskrivelse, granskning av hur

kommunstyrelsen och Strängnäs Fastighets AB styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument

Kommunstyrelsens ledamöter diskuterar ärendet.

KS § 12 Dnr KS/2020:688-007

Diskussion: Revisionsskrivelse - Revisorernas granskning av intern kontroll i löneprocessen

KS § 13 Dnr KS/2020:569-007

Diskussion: Revisionsrapport avseende delårsrapport 2020

(14)

KS § 14 Dnr KS/2021:71-003

Diskussion: Tillägg till riktlinjerna för god ekonomisk hushållning

Per Malmquist lämnar en kort information.

KS § 15 Dnr KS/2021:101-024

Diskussion: Revidering av regler om ersättning till förtroendevalda i Strängnäs kommun

Mikael Lagergren (M) och Bodil Mellgren (S) deltar ej i handläggningen av ärendet på grund av jäv. Kommunstyrelsens ledamöter ställer frågor och diskuterar ärendet.

KS § 16 Dnr KS/2021:69-003

Diskussion: Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun

Elin Hjort går igenom förslaget till klimat- och energiplan.

KS § 17 Dnr KS/2020:165-821

Diskussion: Fortsatt utbyggnad av Larslunda idrottsplats

Christoffer Zander och Anna Werner informerar den fortsatta utbyggnaden av Larslunda idrottsplats. Kommunstyrelsens ledamöter ställer frågor och diskuterar ärendet.

KS § 18 Dnr KS/2021:83-256

Diskussion: Tomträtt och markoption i samband med upphandling av omsorgsoperatör i Södra stadsskogen

Magnus Nyström informerar om ärendet.

(15)

KS § 19 Dnr KS/2021:91-214

Diskussion: Förstudie i samband med planläggning av Läggesta stationsområde

Marie Jonsson informerar om förstudie i samband med planläggning av Läggesta stationsområde. Någon diskussion förs inte.

KS § 20 Dnr KS/2021:88-303

Diskussion: Nya verksamhetsområden för allmänt vatten och avlopp

Kristina Svinhufvud informerar om kommunens ansvar när det gäller nya verksamhetsområden för allmänt vatten och avlopp.

KS § 21 Dnr KS/2019:414-003

Diskussion: Riktlinjer för användandet av internet och e- postprogrammet i Strängnäs kommun

KS § 22 Dnr KS/2021:65-014

Diskussion: Överenskommelse om kostnadsansvar för infrastrukturprojekt på bussdepån Strängnäs

KS § 23 Dnr KS/2021:76-805

Diskussion: Ansökan om föreningsbidrag från Mitt Strängnäs 2021-2022

(16)

KS § 24 Dnr KS/2021:52-805

Diskussion: Ansökan om föreningsbidrag från företagarföreningen imariefred.nu 2021-2022

KS § 25 Dnr KS/2020:665-092

Diskussion: Upphävande av beslut om styrdokument för riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen

KS § 26 Dnr KS/2021:74-003

Diskussion: Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning

KS § 27 Dnr KS/2020:514-003

Diskussion: Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning

KS § 28 Dnr KS/2020:472-034

Diskussion: Motion från Catharina De Geer (KD) och Pia

Steensland (KD) om upprättande av en aktuell trafikplan för att säkra trafiksäkerheten

(17)

KS § 29 Dnr KS/2021:12-037

Diskussion: Medborgarförslag om återbetalning av tillsynsavgifter för servering och livsmedel

KS § 30 Dnr KS/2020:457-037

Diskussion: Medborgarförslag om ersättning för vigselförrättare i Strängnäs kommun

KS § 31 Dnr KS/2020:359-0061

Diskussion: Rapporter ej verkställda beslut enligt SoL och LSS från socialnämnden 2020

KS § 32 Dnr KS/2021:1-002

Diskussion: Rapportering av delegationsbeslut till kommunstyrelsen 2021-02-24

KS § 33 Dnr KS/2020:655-101

Diskussion: Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-02-24

(18)

KS § 34 Dnr KS/2021:20-012

Årsrapport för kommunstyrelsen 2020

Beslut

1. godkänna rapporten Årsrapport 2020 Kommunstyrelsen, 2021-02-12.

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att

2. 21 757 000 kronor av överskottet år 2020 i kommunstyrelsens

investeringsbudget förs över till kommunstyrelsens investeringsbudget för 2021.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Kommunstyrelsens årsrapport 2020 är helårsuppföljningen av kommunstyrelsens verksamhetsplan 2020. Kommunstyrelsen har åtta egna mål som återkopplar till kommunfullmäktiges övergripande mål för fyra perspektiv som kommunstyrelsen och alla nämnder ska kraftsamla kring. Dessa områden är:

Invånare, Samhälle, Medarbetare samt Ekonomi.

Perspektiv Mål Bedömning

Invånare Kommunen har moderna kommunikationskanaler och fysiska platser där invånare kan komma i kontakt med och delta i utvecklingen av kommunens verksamheter och tjänster.

Uppfyllt

Invånare Invånare i Strängnäs kommun har insyn i kommunens verksamheter och kan lätt ta del av resultat gällande kvalitet, effektivitet och ekonomi.

Delvis uppfyllt

Samhälle I Strängnäs kommun har social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet en central plats och ska genomsyra kommunens fortsatta utveckling av stad och landsbygd.

Delvis uppfyllt

Samhälle Kommunen samverkar med näringsliv och invånare för att öka kommunens attraktionskraft.

Uppfyllt

Medarbetare Kommunen har goda fysiska och psykosociala arbetsmiljöer där medarbetare kan utveckla sig själva och verksamheten tillsammans med bra ledare.

Delvis uppfyllt

(19)

Perspektiv Mål Bedömning

Medarbetare Kommunen arbetar för en långsiktigt hållbar kompetensförsörjning där medarbetare har goda möjligheter att påverka sin arbetssituation.

Uppfyllt

Ekonomi Kommunen utmanar rådande arbetssätt och strukturer utifrån långsiktig ekonomisk planering.

Uppfyllt

Ekonomi Kommunen har genom digitaliseringens

möjligheter en tillgänglig och effektiv förvaltning.

Delvis uppfyllt

Bedömning av måluppfyllelsen baseras på nyckeltal och aktiviteter från kontorsplaner och arbetsplaner samt samtal med avdelningschefer och specialister. Bedömningen av aktiviteternas påverkan på måluppfyllnaden bygger på både genomförda och planerade aktiviteter.

Kommunstyrelsen redovisar en positiv avvikelse mot budget med 20 miljoner kronor.

Vilket är en förbättring med 14,6 miljoner kronor jämfört med prognosen som gjordes i delårsbokslutet i augusti.

Överskottet beror främst på:

Återföring av reserverade medel för kollektivtrafiken.

Ökade försäljningsintäkter för mark och exploatering.

Lägre kostnader för personal på grund av vakanser.

Lägre kostnader för konsultmedel.

Lägre kostnader för utbildningar då dessa har ställts in på grund av den rådande pandemin.

Lägre kostnader än budgeterat för särskilda insatser.

Ökade hyresintäkter för Resecentrum på grund av retroaktiv debitering för 2019.

Driftredovisning per verksamhet

Kommunstyrelsen Utfall 2020-12-31, tkr Årsbudget 2020, tkr

Verksamhetsområde Intäkter Kostnader

Netto

kostnad Intäkter Kostnader

Netto budget

Avvikelse 2020, tkr

Avvikelse 2019, tkr

Kommunstyrelsen 0 -4 979 -4 979 0 -5 903 -5 903 924 183

Överförmyndare och Råden 172 -4 421 -4 249 970 -5 411 -4 441 192 419

Kommunledningen 2 126 -6 279 -4 153 2 070 -10 570 -8 500 4 347 755

Mark och exploatering 10 052 -7 782 2 270 8 431 -9 951 -1 520 3 790 -603

Näringslivsverksamhet 10 -1 631 -1 621 0 -2 081 -2 081 460 212

Kommunikationsavdelningen 713 -15 126 -14 414 475 -15 556 -15 081 667 259

IT-& digitaliseringsavdelning 15 560 -31 279 -15 719 14 639 -30 669 -16 030 311 863

HR-avdelningen 1 319 -17 961 -16 642 1 425 -19 922 -18 497 1 855 164

Kansliavdelningen 3 956 -19 583 -15 627 3 109 -19 811 -16 702 1 075 195

Ekonomiavdelningen 1 403 -23 131 -21 728 1 164 -24 638 -23 474 1 746 17

Kollektivtrafik/Svealandsbanan 0 -31 033 -31 033 0 -35 508 -35 508 4 475 91

Resecentrum 1 710 -6 854 -5 144 0 -5 981 -5 981 837 -878

Summa driftredovisn exkl balanserade verksamheter 37 021 -170 059 -133 037 32 284 -186 001 -153 717 20 680 1 677

Skogen, mot Eget Kapital 1 089 -1 407 -318 800 -800 0 -318 0

Försäkringar, mot Eget Kapital 3 865 -3 915 -51 3 080 -3 080 0 -51 194

Summa driftredovsn balanserade verksamheter 4 954 -5 322 -368 3 880 -3 880 0 -368 194

Summa driftredovisning 41 975 -175 381 -133 406 36 164 -189 881 -153 717 20 311 1 871

(20)

Investeringar

Kommunstyrelsens investeringsbudget 2020 uppgick till 13,8 miljoner kronor och dessutom fördes 12,3 miljoner över från tidigare år.

Maskiner och inventarier utgörs främst av möbler till Kontaktcenter samt iordningställande av ett säkert rum för krisledning.

IT och digitalisering utgörs främst av reinvesteringar i IT-infrastruktur.

Anläggningar övrigt avser framförallt renovering av gamla vattenverket på Visholmen.

Projektet är fortfarande under utredningsstadiet därför majoriteten av budgeterade medel inte har förbrukats under året.

Kommunstyrelsen ber att få ombudgetera 21,8 miljoner till 2021.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2021-02-12

Rapport, Årsrapport 2020 Kommunstyrelsen, 2020-02-12 Beslutet skickas till

Kommunrevisionen.

Kommunstyrelsen Årets investeringar 2020, tkr Sedan projektens start, tkr Kategori

Helår Budget

Jan-dec Utfall

Jan-dec Avvikelse

Total Budget

Totalt Utfall

Total Avvikelse

Maskiner och inventarier -600 -129 471 -1 100 -214 885 0 IT och digitalisering -9 200 -1 272 7 928 -17 310 -1 693 15 617 13 994 Anläggningar, övriga -4 000 -435 3 565 -15 673 -7 980 7 692 7 763

Resecentrum 0 291 291 -80 492 -80 201 291 0

Summa investeringar -13 800 -1 544 12 256 -114 574 -90 089 24 485 21 757 Ombudg till

2021

(21)

KS § 35 Dnr KS/2021:21-012

Årsrapport för kommunfullmäktige 2020

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. godkänna Årsrapport kommunfullmäktige 2020, daterad 2021-02-05.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Samtliga kommunala politiska organ ska enligt kommunens anvisningar för

årsredovisning 2020 upprätta en årsrapport för sitt ansvarsområde där mål och budget 2019 följs upp och viktiga händelser samt den förväntade utvecklingen redovisas.

DRIFTREDOVISNING PER VERKSAMHET

Kommunfullmäktiges resultat om 1 miljon kronor blir en del i kommunens samlade årsbokslut och redovisning av årets resultat 2020.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Årsrapport kommunfullmäktige 2020, 2021-02-05 Beslutet skickas till

Kommunrevisionen

(22)

KS § 36 Dnr KS/2019:477-007

Revisionsskrivelse, granskning av hur kommunstyrelsen och Strängnäs Fastighets AB styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument

Beslut

1. anta nedanstående skrivelse som svar på revisionsskrivelse - Hur kommunstyrelsen styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument.

Yrkanden

David Aronsson (V) yrkar på återremiss med följande motivering:

Angående 1: Frågeställningen gäller att ansvar och resurser inte följs åt, ett vanligt men grundläggande problem i arbetsmiljöarbete. Svaret måste förtydliga hur det är tänkt att fungera i praktiken, inte bara upprepa nuvarande ansvarsförhållande.

Angående 5: Punkten handlar i huvudsak om rapporteringsvillighet och förtroende för systemet/processen. Anonymitet är en delfråga och anställda behöver stöttas i att exempelvis skriva rapporter som är grundläggande skelett så att händelser och risker kan hanteras i systemet utan integritetskränkning eller känsla av risk för repressalier åt något håll. Den plan som efterfrågas behövs för att öka rapporteringsgraden, även om det snarare är en struktur och en kampanj som behövs.

Angående 6: Vi får idag en övergripande bild i dragningarna på KS. Vi skulle i princip istället kunna få en snabb genomgång av vad som kommit in sedan föregående möte, så att kommunstyrelsen har en chans att reagera och kräva prioritering eller

redovisning. Arbetsmiljöansvaret är ju vårt och svaret är inte tillräckligt tydligt kring hur dagens brister ska bemötas.

Angående 7: Kopplar till strecksats 5, men det finns till och med en KIA skriven om chefer som avråder från att skriva KIA. Signalerna från facket och revisionen, samt anställda som hör av sig till oss är tydliga. Det finns ett dubbelt budskap kring

rapportering av sådant som ser illa ut för enheten. Svaret uttrycker en ovilja att ta tag i eller att se problemen.

Catharina De Geer (KD) och Maria Nerby (C) yrkar bifall till David Aronssons (V) återremissyrkande.

Beslutsgång

Ordföranden frågar kommunstyrelsen om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att ärendet ska avgöras idag.

Ordföranden finner därefter att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

(23)

Strängnäs kommuns revisorer gav KPMG i uppdrag hösten 2019, att granska hur kommunstyrelsen styr och följer att kommunens arbetsmiljöarbete uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument. Granskningen har särskilt belyst den

organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2019.

Kommunstyrelsen har av misstag inte svarat på revisionsgranskningen förrän nu.

Svar från kommunstyrelsen på revisionsskrivelsens bedömning, slutsats och rekommendationer redovisas nedan:

Ta initiativ till att det förtydligas var det politiska arbetsgivaransvaret ligger och vad det innebär i praktiken för nämnder och kommunstyrelse.

Det politiska ansvaret är kommunstyrelsens, vilket innebär att samtliga medarbetare ytterst är anställda under kommunstyrelsen.

Säkerställa att de övergripande arbetsmiljömålen bryts ned till konkreta mål med tillhörande handlingsplaner inför år 2020.

Arbetsmiljömålen i kommunens arbetsmiljöpolicy är inriktningsmål. Varje verksamhet har sedan att beskriva de åtgärder och aktiviteter som ska vidtas för att de tre övergripande målen ska nås. Aktiviteter läggs in i arbetsplaner och- eller särskild handlingsplan per enhet/verksamhet/kontor.

Målen följs upp enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete samt i den årliga medarbetarenkäten.

Ta fram en plan (med tillhörande tidsplan) för vilken rapportering som ska ske till kommunstyrelsen avseende arbetsgivarfrågorna i vilka det systematiska

arbetsmiljöarbetet är en del.

Arbetsgivarfrågorna rapporteras månatligen till kommunstyrelsen av HR-chef, enligt framtaget årshjul. Redovisning av den årliga, övergripande

uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet sker på kommunstyrelsen på mars sammanträdet, årligen.

Kontorscheferna rapporterar dessutom till kommunstyrelsen en gång per år, enligt fastställd ordning, gällande arbetsmiljöförhållanden och sjukfrånvaro per kontor.

Lägga in som en rutin i det systematiska arbetsmiljöarbetet att analyser av

personalomsättningen görs kopplat till arbetsmiljö, sjukfrånvaro och organisation.

HR-avdelningen har som rutin i SAM att skicka en avgångsenkät med förutbestämda frågor, till alla medarbetare som på eget initiativ väljer att lämna sitta arbete inom Strängnäs kommun.

Förutom avslutningssamtal mellan chef/medarbetare, genomförs

avslutningssamtal, semistrukturerade, med chefer som väljer att sluta sin anställning, av HR-avdelningen.

Resultaten redovisas i kommunstyrelsen två gånger per år.

Ta fram en plan för vilka åtgärder som ska göras för att alla tillbud, olycksfall händelser av kränkande särbehandling m.m. ska registreras i KIA. Vi ser det som ytterst viktigt att anmälaren ska uppleva att deras anonymitet är säkrad.

(24)

HR-avdelningen kompetens-höjer kommunens chefer kontinuerligt, samt att riktade insatser på arbetsplatsträffar (APT) genomförs med stöd från HR- avdelningen.

KIA-systemet är även ett system för lärande, därav är systemet öppet för

kommunens medarbetare. Anmälningar som är av känslig karaktär tas bort för allmän insyn av chef.

Kontinuerligt följa upp vad som är inrapporterat i KIA och att inrapporterade händelser av kränkande särbehandling ska redovisas.

Kommunstyrelsen får regelbundet en uppdatering från HR-avdelningen om inrapporterade arbetsmiljöhändelser i KIA-systemet.

Analysera de enheter som har anmärkningsvärt få anmälningar i KIA (Kommunens Informationssystem om arbetsmiljö) då det kan vara tecken på att alla händelser ej anmäls.

Kontorschef har i uppgift att följa arbetsmiljöarbetet inom kontoret, tillsammans med övriga chefer och arbetsmiljöombud. Den årliga uppföljningen av SAM är ett stöd för arbetet.

I samverkan med de fackliga organisationerna undersöka vilka förutsättningar som behövs för att kunna få arbetsmiljöombud till samtliga kommunens arbetsplatser.

Kommunens chefer/HR-avdelning tillsammans med fackliga företrädare och arbetsmiljöombud för löpande samtal om arbetsmiljöombudets viktiga roll i organisationen.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2021-01-22 Rapport

- KPMG - Granskning av kommunens arbetsmiljöarbete med fokus på organisatorisk och social arbetsmiljö

Skrivelse

- Revisionsskrivelse, granskning av hur kommunstyrelsen styr och följer att arbetsmiljöarbetet uppfyller lagar, föreskrifter och interna styrdokument - Bil 1 - Politikers ansvar för arbetsmiljön

- Bil 2 – Kränkande särbehandling Beslutet skickas till

Kommunrevisionen

(25)

KS § 37 Dnr KS/2020:688-007

Revisionsskrivelse - Revisorernas granskning av intern kontroll i löneprocessen

Beslut

1. anta nedanstående yttrande som svar till kommunrevisionen avseende granskning av intern kontroll i löneprocessen.

Beslutsgång

Kommunrevisionen har med hjälp av KPMG AB genomfört en granskning av kommunens hantering av löneprocessen. Kommunrevisionen har vänt sig till kommunstyrelsen för yttrande. Granskningen visar på följande rekommendationer:

Vid lönehanteringsprocessen:

Ansvarsfördelningen mellan löneenheten och kommunens chefer rörande lönehanteringsprocessen dokumenteras i ett styrdokument.

Framtagande av ett styrdokument/anvisning som beskriver ansvarsfördelningen kommer att arbetas fram för beslut i förvaltningens ledningsgrupp under 2021. Detta styrdokument kommer även att förtydliga vikten av att kontrollera medarbetarnas registrerade anställningsuppgifter och hanteringen av medarbetarnas rapporteringar så att rätt lön betalas ut i rätt tid.

Samtliga chefer får utbildning samt att genomförda utbildningar dokumenteras.

I samband som ny chef påbörjar anställning i kommunen, sker utbildning i HR- systemen. Dokumentation om vilka chefer som har fått utbildning sparas digitalt på Löneenheten. Löneenheten avser att fortlöpande genomföra uppföljningsutbildningar med kommunens samtliga chefer, mer strukturerat.

Säkerställa att samtliga chefer kontrollerar att de uppgifter som registreras i samband med registrering av anställningsavtal i Personec är korrekta.

I det styrdokument/anvisning som nu kommer att upprättas ska anvisningar om kontroll av registrerade anställningar finnas med. Det finns i nuläget ingen teknisk hjälp i HR- systemet att säkerställa att kontroll har gjorts. När digitalt anställningsavtal

(Anställningsguiden) är implementerat är det chef som granskar och beviljar all anställningsinformation i Personec.

(26)

Säkerställ att samtliga chefer kontrollerar och ev. godkänner den slutgiltiga lönekostnaden som belastar dennes ansvar varje månad.

I kommande styrdokument kommer anvisningar om kontroll av månadens löneutbetalning per anställd finnas med.

Vid hantering av pensioner:

Se över hur man kan säkerställa att det som rapporteras in för den

avgiftsbestämda ålderspensionen blir korrekt debiterad av pensionsförvaltaren.

Löneenheten upprättar en ny rutinbeskrivning som ska säkerställa vad som rapporterats och debiterats. Granskning sker i samband med godkännande av faktura.

Ekonomiavdelningen samarbetar med ansvarig person på HR för att säkerställa tillförlitliga prognoser och budget gällande pensioner.

Expertisen finns på Ekonomiavdelningen vad gäller budget och prognoser.

Pensionsansvariga på Löneenheten fördjupar nu ett samarbete med Ekonomiavdelningen.

Utse en huvudansvarig som har ägandeskapet av hela pensionsprocessen från ekonomiska konsekvenser vid anställning av personal till prognos och budget hela pensionsekonomin.

HR-avdelningen och Ekonomiavdelningen ser över detta för att tydliggöraägarskap och process.

Se över möjlighet till stödpersonal då få personer är inblandade i budgetering och prognos av pensioner vilket leder till risk för personberoende.

Svårt att utse stödpersonal, då prognos och budgetering av pensioner är en komplex fråga. Det krävs att man arbetar med frågorna kontinuerligt.

Färdigställa och uppdatera handledningen ”Pensionskostnader”.

Ekonomiavdelningen har påbörjat ett underlag till handledning och kommer tillsammans med HR-avdelningen att uppdatera denna under år 2021.

Genomföra en översyn för att säkerställa att verksamheten inte påverkas av att individen väljer att nyttja möjligheten till löneväxling samt att säkerställa att avstämning kan ske för denna hantering.

Enligt befintlig pensionspolicy har medarbetare rätt att löneväxla till pension.

Avstämning sker av ansvarig på Löneenheten. Utredning om kostnadsredovisning är påbörjad.

(27)

Vid hantering av semesterlöneskulden:

Göra cheferna medvetna om att justeringar som kommer till HR efter mitten av månaden inte kan hanteras förrän nästkommande månad för att undvika manuell hantering av differenser.

Löneenheten gör utbildningsinsatser till verksamheterna kontinuerligt. Information om semesterlöneskuld kommer att tydliggöras.

Säkerställa att justeringar som görs avseende semesterdagar och priser i HR systemet fångas upp och blir bokförda i ekonomisystemet på respektive enhet.

Arbete pågår kontinuerligt avseende detta.

Se över hur man på ett enklare sätt kan hantera den differens som uppstår i semesterskulden på grund av löneökningar och som inte automatiskt blir bokförd i nuvarande systemuppsättning.

Löneenheten ser över utvecklingsmöjligheter tillsammans med systemleverantören och gör omvärldsbevakning.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Rapport, Granskning av intern kontroll i lönehanteringsprocessen, 2020-12-18 Skrivelse, Revisionsskrivelse - Revisorernas granskning av intern kontroll i löneprocessen, 2020-12-21

Beslutet skickas till Kommunrevisionen

(28)

KS § 38 Dnr KS/2020:569-007

Revisionsrapport avseende delårsrapport 2020

Beslut

1. anta nedanstående yttrande som svar till kommunrevisionen avseende Revisionsrapport delårsrapport 2020.

Beslutsgång

Med stöd av KPMG har revisionen översiktligt granskat kommunens delårsrapport per 2020-08-31. Utifrån genomförd granskning bedömer revisionen att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning.

Delårsrapporten har i allt väsentligt upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

Revisionen uppmärksammar kommunstyrelsen om att kostnader och intäkter inte får kvittas mot varandra i enlighet med LKBR 4§ punkt 6 och att driftredovisningen ska bruttoredovisas i enlighet med drift- och investeringsredovisningen RKR R14.

Driftredovisningen ska utformas så att utfallen kan stämmas av mot fullmäktiges budget.

Ovanstående bör uppmärksammas av kommunstyrelsen inför upprättandet av årsredovisningen.

Revisionens bedömning avseende målen för god ekonomisk hushållning och hur de uttrycks i kommunens budget är att:

De finansiella målen utifrån prognosen kommer att uppfyllas.

Det är oklart om de verksamhetsmässiga målen uppfylls.

Revisionen menar att det krävs mer konkreta och mätbara mål såväl avseende det finansiella perspektivet som det verksamhetsmässiga perspektivet.

Kommunstyrelsens svar till revisionen

Planering och uppföljning av kommunen ekonomi och verksamhet följer Strängnäs kommuns styrmodell antagen av Kommunfullmäktige 2018-09-24. I ”Svar på revisionsrapport angående delårsrapport 2 2019”, 2019-11-21 har revisionen fått återkoppling på sitt ställningstagande att:

”Revisionens åsikt är att målformuleringar som utvärdering av måluppfyllelse är i behov av utveckling och förbättring, att det krävs mer konkreta och mätbara mål kring finans och verksamhet.”

(29)

Kommunstyrelsen anser att den styrmodell som är beslutad av kommunfullmäktige har följts. Styrmodellen använder nyckeltal på förvaltningsnivå som tillsammans med genomförda aktiviteter ligger till grund för målbedömning. Målbedömningen är en gemensam bild där förvaltningsledningen och den politiska ledningen delar synen på målbedömningen.

Strängnäs kommuns planering är uppbyggd på följande sätt:

Flerårsplanen

anger kommunövergripande mål av inriktningskaraktär Verksamhetsplaner

anger mål av en nämndövergripande inriktningskaraktär Kontorsplanerna

konkretiserar nämndernas inriktningsmål till en förväntan på organisationen

anger hur kontorsledningens förväntningar och de politiska målen ska följas upp. Anges dessutom vilka nyckeltal som ska följas för att ge en bild av kontorens och nämndernas kvalitet och effektivitet

Arbetsplaner

anger vilka aktiviteter som planeras under året, för att bidra till att kontorsledningens förväntan och nämndens mål uppfylls

bidrar till att tydliggöra vad varje medarbetare har för ansvar och vad denne ska bidra med till enheten

Uppföljningen av kommunens kvalitet och effektivitet sker genom att:

enhetschefer och medarbetare följer upp sina arbetsplaner, vilka aktiviteter som har genomförts och aktiviteter som planeras att genomföras

utifrån kontorsplanen följer kontoren upp resultatet genom de nyckeltal som beskriver verksamhetens resultat, kvalitet och effektivitet. Nyckeltalen är inte målsatta, utifrån nyckeltalen följs trender och utveckling

(30)

nyckeltal och aktiviteter analyseras och utgör en grund för bedömning av nämndens måluppfyllnad (helårsprognos vid delårsrapporterna)

kommunens analysgrupp gör en gemensam bedömning av kommunens måluppfyllnad utifrån samlad informationen från respektive kontor och nämnd

Förvaltningens ledningsgrupp och den politiska ledningsgruppen justerar bedömningen vid behov och fastställer bedömningen

Målen bedöms antingen uppfylld, delvis uppfylld eller ej uppfylld vilket är ett vanligt förekommande sätt vid målbedömning bland kommuner. Delvis uppfyllt får ett brett spann mellan att vara nära mål och relativt långt från mål.

Angående utformningen av driftredovisningen bör först och främst poängteras att kommunen inte kvittar kostnader och intäkter mot varandra. Kostnader och intäkter bokförs separat men har redovisats netto i samband med

delårsrapporten de senast åren. Rapporteringen av utfall kommer att ändras under 2021 och i kommande delårsrapporter kommer utfall för kostnader och intäkter att redovisas brutto. I årsredovisningen har kostnader och intäkter alltid bruttoredovisats och det kommer inte att ändras.

(31)

Uppföljning

Beslutsunderlag

Rapport, Revisionsrapport avseende delårsrapport 2020, 2020-10-21 Bilaga, Översiktlig granskning – Delårsrapport per 2020-08-31 Beslutet skickas till

Kommunrevisionen Strängnäs kommun.

(32)

KS § 39 Dnr KS/2021:71-003

Tillägg till riktlinjerna för god ekonomisk hushållning

Beslut

1. anta tillägg till Riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Strängnäs kommun, daterat 2021-01-26.

Beslutsgång

Enligt kommunallagen (2017:725, kap 11 § 14) ges kommuner möjligheter att reservera överskott till en resultatutjämningsreserv, RUR. Medel från resultatutjämningsreserven får användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel.

Syftet med lagstiftningen är att under vissa angivna förutsättningar ge kommunen möjlighet att reservera medel i en resultatutjämningsreserv för att kunna täcka

underskott vid ett senare tillfälle. På detta sätt kan kommuner bygga upp reserver under goda tider för att senare kunna utnyttja reserven när skatteutvecklingen är svag.

Utjämningsreserven är avsedd att utjämna normala svängningar i skatteunderlaget över en konjunkturcykel för att skapa större stabilitet för den kommunala verksamheten.

Med resultatutjämningsreserven kan kommunen vid en tillfällig intäktsdämpning undvika kortsiktiga neddragningar av verksamheter som eventuellt senare behöver byggas upp. Utjämningsreserven får däremot inte användas för att skjuta upp lösningen av en långsiktig obalans mellan kostnader och intäkter.

Om kommunen beslutar sig för att tillämpa reglerna om resultatutjämningsreserv måste fullmäktige besluta hur reserven ska hanteras. Därför föreslås ett tillägg till riktlinjerna för god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige beslutade om 26 augusti 2019 (diarienummer KS/2019:355). Tillägget beskriver hantering av reservering och

disponering av en resultatutjämningsreserv med tillämpning från 2020 års resultat.

Med en resultatutjämningsreserv kan kommunen vid en tillfällig intäktsdämpning undvika kortsiktiga neddragningar för att uppnå en budget i balans och en god

ekonomisk hushållning. Det ger kommunen en möjlighet till jämnare planering utifrån den långsiktig ekonomiska planen.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

(33)

Uppföljning

Ekonomiavdelningen ansvarar för att i samband med beslut om årsredovisning 2020 ta fram förslag på reservering till utjämningsreserven och sedan hantera eventuell

ytterligare reservering eller disponering av reserven i samband med kommande årsbokslut.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2021-01-26.

Styrdokument, Tillägg till riktlinjer för god ekonomisk hushållning i Strängnäs kommun, 2021-01-26

Styrdokument, Riktlinjer för god ekonomisk hushållning, dnr. KS/2019:355-003 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige

(34)

KS § 40 Dnr KS/2021:101-024

Revidering av regler om ersättning till förtroendevalda i Strängnäs kommun

Beslut

1. höja arvodet för ordförande i socialnämnden från 60 % till 70 % av ett riksdagens basarvode och en följd därav höja förste och andre vice ordförande i

socialnämnden från 6 % till 7 % av riksdagens basarvode. Detta ska gälla från den 1 maj 2021.

2. ge socialnämnden i uppdrag att inför kommande mandatperiod utreda

socialnämndens framtida nämndorganisation i syfte att stärka det demokratiska inflytandet.

3. ge kommunstyrelsen i uppdrag att bereda frågan om att tydliggöra uppdrag och ansvarsfördelning inom alla nämndpresidier samt tydliggöra uppdraget som gruppledare i syfte att stärka det demokratiska inflytandet och att rapportera sitt påbörjade arbete senast i augusti 2021.

Jäv

Mikael Lagergren (M) och Bodil Mellgren (S) deltar ej i handläggningen av ärendet på grund av jäv.

Yrkanden

Maria Nerby (C) yrkar avslag till att-sats nr 1, bifall till att-sats nr 2-3 samt yrkar vidare om ett tillägg till att-sats nr 3 enligt följande: Att även gruppledarrollen läggs till.

David Aronsson (V), Catharina De Geer (KD), Björn Karlsson (SD), Linda Hefvelin (SD) och John Östlund (KD) instämmer i Maria Nerbys (C) yrkanden.

Kenneth Larsson (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Kenneth Larsson (M) och Angela Andersson yrkar bifall till Maria Nerbys (C) tilläggsyrkande.

Beslutsgång

Ordföranden ställer gällande att-sats 1 bifall mot avslag och finner att kommunstyrelsen beslutat i enlighet med liggande förslag.

Ordföranden finner gällande att-sats 2 att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Ordföranden finner gällande att-sats 3 att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut. Ordförande frågar därefter om kommunstyrelsen

(35)

bifaller Maria Nerbys (C) m.fl. tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen beslutat i enlighet med tilläggsyrkandet.

Reservationer

Maria Nerby (C), David Aronsson (V), Catharina De Geer (KD), Björn Karlsson (SD), Linda Hefvelin (SD) och John Östlund (KD) reserverar sig mot beslutet gällande att-sats 1.

Kommunfullmäktige har den 23 november 2020 beslutat att tillsätta en

arvodesberedning, som ska ha som uppdrag att se över reglerna om ersättning till förtroendevalda och lämna över förslag till förändringar till fullmäktige, så att beslut i anledning av förslaget kan tas före innevarande mandatperiods utgång.

I väntan på arvodesberedningens arbete föreslås det nu att skrivningar i bilaga till reglerna justeras så att arvodet för socialnämndens ordförande höjs från 60 till 70 procent av riksdagens basarvode samt att förste och andre vice ordförandes månadsarvode höjs från sex till sju procent av riksdagens basarvode. Detta mot

bakgrund av att uppdrag som socialnämndens ordförande och arbete i socialnämndens presidium är extra arbetskrävande. Av administrativa skäl föreslås det att höjningen ska gälla från och med den 1 maj 2021, då ärendet kommer att kunna tas upp i

kommunfullmäktige tidigast i april 2021.

Samtidigt föreslås det att förvaltningen ska ges i uppdrag att inför kommande

mandatperiod utreda socialnämndens framtida nämndorganisation i syfte att stärka det demokratiska inflytandet samt att förvaltningen ska ges i uppdrag att tydliggöra

ansvarsfördelningen inom alla nämndpresidier i syfte att stärka det demokratiska inflytandet. Mot bakgrund av att förslaget omfattar alla nämnder och nämnderna idag förmodas ha en olikartad indelning av ansvarsområden förslås det att en första rapport ska vara klar till fullmäktiges sammanträde i augusti 2021.

Ändringen medför att arvodet till socialnämndens presidium kommer att höjas.

Höjningen medför en ungefärlig ökad kostnad om ca 8 000 kr per månad, från och med maj 2021 (beräkningen utgår från nuvarande nivå på riksdagens basarvode, dvs. 69 900 kr).

Förändringen finansieras ur socialnämndens budget, inom befintlig ram.

Uppföljning

Beslutsunderlag

(36)

Bilaga 1 till regler om ersättning för förtroendevalda i Strängnäs kommun beslutad av kommunfullmäktige 2020-11-23 § 331, med förslag till ändringar.

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige

Kommunstyrelsen för kännedom Socialnämnden för kännedom

(37)

KS § 41 Dnr KS/2021:69-003

Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun

Beslut

1. anta Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun, daterad 2020-12-10, 2. anta Strategisk miljöbedömning av Strängnäs klimat- och energiplan, daterad,

2020-06-04 rev. 2020-12-10.

3. Det särskilda uppdraget som lämnats till Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden avseende ”Planering för att möjliggöra att kommunen har fossilfria transporter 2030 och nått klimatneutralitet 2040” bedöms som slutfört.

Yrkanden

Magnus Brandel (S), Magnus Stuart (M), Kenneth Larsson (M) Maria Nerby (C), Catharina De Geer (KD) och Angela Andersson (S) yrkar bifall till liggande förslag.

Björn Karlsson (SD) och Linda Hefvelin (SD) med instämmande av John Östlund (KD) och Catharina De Geer (KD) yrkar på ett tillägg enligt följande: Att man på sida 132 i dokumentet ”Klimat- och energiplan för Strängnäs kommun” helt tar bort punkt 2.2

”Mer växtbaserat på tallriken”.

Kenneth Larsson (M) och David Aronsson (V) yrkar avslag på tilläggsyrkandet.

Beslutsgång

Ordföranden ställer avslag mot bifall gällande Björn Karlssons (SD) m.fl. tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen har avslagit detsamma.

Ordföranden finner därefter att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Reservationer

Björn Karlsson (SD) och Linda Hefvelin (SD) reserverar sig mot beslutet att avslå deras tilläggsyrkande.

Ett förslag till klimat- och energiplan för Strängnäs kommun har tagits fram som svar på det särskilda uppdrag som ställdes till Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, i

Flerårsplan Strängnäs kommun 2019-2021, där uppdraget gällde planering för att möjliggöra att kommunen har fossilfria transporter 2030 och nått klimatneutralitet 2040.

Klimat- och energiplanen ska även fylla funktionen av kommunens energiplan som kommunen genom lag (1977:439) om kommunal energiplanering är skyldig att upprätta.

Den strategiska miljöbedömningen, som bifogas ärendet, krävs med anledning av detta.

(38)

Ett första utkast av den strategiska miljöbedömningen kunde upprättats efter tre veckors samråd med länsstyrelsen under slutet av april, där omfattning och innehåll i den

strategiska miljöbedömningen definierades.

Förslaget till klimat- och energiplan har beretts av förvaltningen, med konsultstöd fram till sommaren 2020, och genom workshops riktade till kommunorganisationen och de kommunala bolagen samt en separat workshop riktad till allmänheten under 2019.

Förvaltningens arbetsgrupp, vilken bestått av representanter från ekonomiavdelning, kommunikationsavdelning, kansliavdelning, kulturkontor, samhällsbyggnadskontor, socialkontor, teknik- och servicekontor, utbildningskontor, SFAB och SEVAB, för området har fått möjlighet att lämna synpunkter på förslaget inför framtagandet av en remissversion. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutade i april 2020 att skicka en remissversion av planen på remiss internt och externt och att remissvaren skulle inkomma till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden senast den 30 juni 2020.

Under remissperioden har ett 20-tal aktörer visat intresse i frågan och avgett sina remissvar. Ett fåtal aktörer förmedlade att svarstiden var för kort för att de skulle kunna avge sitt remissvar. Ett fåtal externa aktörer begärde och beviljades förlängd svarstid.

Svar har inkommit från såväl externa som interna aktörer, där exempelvis privatpersoner, föreningar och andra intresseorganisationer samt statliga

förvaltningsmyndigheter kan nämnas utöver de remissvar som inkommit internt från kommunorganisationens nämnder, bolag och förvaltning.

Efter att remissperioden avslutats har förslaget till klimat- och energiplan, med

anledning av inkomna synpunkter, setts över av förvaltningen. Översynen resulterade i att förvaltningen i slutet av november 2020 presenterade förslag till hur synpunkterna skulle tas omhand för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Efter en tidsmässigt kort politisk förankring med omfattande informationsunderlag där bland annat nämndens ledamöter givits tillfälle att komma med sina synpunkter på förvaltningens förslag till justeringar har förvaltningen justerat remissutgåvan. Den justerade planen kan nu presenteras i sin helhet genom det nu framskrivna och liggande förslaget i detta ärende.

Den strategiska miljöbedömningen har inför detta förslag till beslut justerats med anledning av de justeringar som gjorts i klimat- och energiplanen efter remissomgången.

Beslutet och klimat- och energiplanen i sig medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Framtagandet av liggande förslag till klimat- och energiplan har finansierats genom medel kopplade till det särskilda uppdrag som miljö- och samhällsbyggnadsnämnden fick av kommunfullmäktige.

Ekonomiska konsekvenser till följd av kommande åtgärder, t.ex. förvaltningens organisering, planering, genomförande, utvärdering, framtagande av underlag för uppföljning etc., kopplade till målen i denna plan behöver egen finansiering.

Hur stora de ekonomiska konsekvenserna blir för kommunen är delvis beroende av hur väl man lyckas med tvärhorisontellt arbete och samverkan mellan kontor och bolag.