EFFEKTIVISERING AV TRANSPORTFÖRETAG
Högskoleingenjörsutbildning i Industriell Ekonomi Logistikingenjör
Safin Mustafa Arlind Kutllovci Ahmad Soondah
i Program: Industriell ekonomi - Logistikingenjör Svensk titel: Effektivisering av transportföretag Engelsk titel: Streamlining of transport company Utgivningsår: 2021
Författare: Safin Mustafa, Arlind Kutllovci, Ahmad Soondah Handledare: Andreas Hagen
Examinator: Håkan Svensson
Nyckelord: Logistik, Distribution, Fyllnadsgrad, Effektivisering, Transport _______________________________________________________________
Förord
Med detta arbete avslutar vi vår logistikingenjörsutbildning Industriell ekonomi vid Högskolan i Borås. Examensarbetet är utfört på företaget Point logistik under vårterminen 2021.
Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Andreas Hagen för hans engagemang och för att han fungerat som ett bollplank för oss i gruppen. Hagen har varit till stor hjälp och stöttat oss under hela arbetets gång.
Dessutom vill vi ge ett hjärtligt tack till Point logistik och de involverade där. Johan Lundin, VD, har trots sitt fullspäckade schema varit med på varje möte och diskussion vi haft och varit en betydande roll i detta arbete. Mats Larsson, regionchef, som guidade oss igenom hela Point logistik och utökade både vår förståelse och kunskap om hur de arbetar. Vi har därefter haft ett fortsatt bra samarbete med honom vid frågor och funderingar. Vi vill även tacka Lena Brink, chef för logistikutveckling, som också varit ett stort stöd för oss och försett oss med viktig information via både videosamtal och mejl.
Slutligen vill vi i gruppen även tacka varandra för ett bra samarbete.
ii
Sammanfattning
Detta examensarbete har genomförts i uppdrag av transportföretaget Point Logistik. Point logistik är ett transportföretag som levererar tidskrifter och paket till ca 550 000 adresser dagligen. I många år har paketvolymerna varierat från dag till dag hos Point logistik och detta har lett till överflödiga kostnader samt en lägre effektivisering. Problematiseringen i denna studie har varit att öka effektiviteten trots de varierande volymerna
distributeringsverksamheter ställs inför med utgångspunkt från Point logistik. Vårt syfte med denna studie är att framföra förslag på effektivisering av processer och metoder som ska hjälpa distributören att nå sina mål trots en hög variation utan att äventyra med
kundupplevelsen. Företaget verkar i flera delar av Sverige men denna studie är geografiskt avgränsad till företagets avdelning i Borås.
För att kunna utföra uppdraget och få en bra grund att utgå ifrån har det använts olika metoder samt lämplig litteratur för att samla in relevant information. Datainsamlingen har genomförts genom möten och intervjuer med både VDn och ledningen, samt att vi har varit på studiebesök hos företaget i Borås. Studiebesöket gav oss möjligheten att få en helhetsbild på hur de jobbar samt vilka metoder de använder sig av vilket kombinerat med intervjuerna gav oss en ökad kunskap och förståelse hur distributionsverksamheter i allmänhet arbetar och vilka problem de kan stöta på.
Logistik har olika syften beroende på vilken bransch de jobbar inom eller beroende på vilken typ av verksamhet det handlar om. Ett av logistikens olika syften är förbättring av
effektiviteten i ett företag vilket kan leda till fördelar som till exempel minskade kostnader och högre resursutnyttjande. Detta kan göras genom förändringar i verksamhetens varuflöde, struktur, metoder och planering. För att kunna bidra till en bra effektivisering är det därför viktigt att det finns idéer och strategier som passar ihop med verksamhetens mål och strategier.
Den slutsats som antogs i detta projekt är baserat på resultat, analys, empiri samt den teoretiska referensramen. Denna del av projektet har återkopplat slutsatserna som vi har kommit fram till under projektets gång, som har direkta kopplingar till studiens syfte och forskningsfrågor.
iii
Abstract
This thesis has been carried out on behalf of the transport company Point Logistik. Point logistics is a transport company that delivers magazines and packages to about 550,000 addresses daily. For many years, package volumes have varied from day to day at Point logistics and this has led to redundant costs and lower efficiency. The problematization in this study has been to increase efficiency despite the varying volumes of distribution operations faced based on Point logistics. Our purpose with this study is to present proposals for
streamlining processes and methods that will help the distributor to achieve its goals despite a high variety without compromising the customer experience. The company operates in several parts of Sweden, but this study is geographically limited to the company's department in Borås.
In order to be able to carry out the assignment and get a good foundation to start from, we have used different methods and suitable literature to be able to collect the information we need. The collection has been carried out through meetings with both the CEO and the management, and we have been on a study visit to the company in Borås and got a visual picture of how they work and what methods they use. These meetings and study visits gave us an in-depth understanding of how distribution companies work and what problems they may encounter.
Logistics has different purposes depending on what kind of industry it is in or depending on what kind of company it is about. One of the different purposes of logistics is to improve the efficiency of a company, which can result in a number of different benefits that are in the form of reduced costs and higher resource utilization. This can be done through changes in the business's flow of goods, structure, methods and planning. In order to be able to
contribute to good efficiency, it is important to have ideas and strategies that fit in with the business' goals and strategies.
The conclusion adopted in this project is based on results, analysis, empirical data and the theoretical frame of reference. This part of the project has fed back to the conclusions we have reached during the project, which have direct links to the study's purpose and research questions. The problematization in this study has been to increase efficiency despite the varying package volumes they are faced with.
iv
Innehållsförteckning
Ordlista 1
1. Inledning 2
1.1 Historisk bakgrund inom logistik 2
1.2 Historisk bakgrund inom transport 3
1.3 Point logistik 3
1.4 Problematisering 4
1.5 Syfte 5
1.6 Frågeställningar 5
1.7 Avgränsningar 5
2. Metod 6
2.1 Kvalitativa och kvantitativa metoder 6
2.2 Insamling av data 6
2.2.1 Primär och sekundär data 6
2.2.2 Intervjuer 7
2.3 Kvalitet 8
2.3.1 Reliabilitet och validitet 8
2.3.2 Källkritik 8
2.4 Studiebesök 9
3. Teorikapitel 10
3.1 Transport 10
3.1.2 Fasta leveransdagar 10
3.1.3 Track and trace 11
3.1.4 Cykelleveranser 11
3.1.5 Uppmuntran av personal 11
3.2 Informationsflödet 12
3.3 Generella transportproblem 12
3.4 Supply chain management 12
3.5 Distributionsnätverkets tre nivåer 14
3.6 Logistik 15
4. Data/Empiri 16
4.1 Point logistik nulägesanalys 16
4.1.1 Förarbete 16
4.1.2 Reklamation och felaktigheter 17
4.1.3 Orderläggning 17
4.2 Personal och IT-hantering 18
v
4.3 Flöde 20
5. Resultat och analys 21
5.1 Fasta leveransdagar 21
5.2 Servicenivå 22
5.2.1 Teknik 22
5.2.2 Spårbarhet 22
5.3 Effektivisering 23
5.3.1 Paket och tidskrifter 23
5.3.2 Upphämtningsplats 24
5.3.3 Cykelleverans 25
5.3.4 Uppmuntran av personal 25
5.4 Rekommendationer 25
6. Diskussion 27
6.1 Problemformulering 27
6.2 Informationsinsamling av distributionsverksamheter processer 27
6.3 Värdering av rekommendationer 28
6.4 Författarnas tankar kring studien 28
7. Slutsats 30
Referenslista 32
Bilagor 35
1
Ordlista
3PL - Tredjepartslogistik, Innebär att en tredje part som utöver kund och säljare har hand om ett antal logistiska funktioner.
4PL - Fjärdepartslogistik, Innebär att en fjärde part som sköter större delar av logistiken i en verksamhet.
Transport - Gods eller individer som förflyttas från en punkt till en annan.
Fyllnadsgrad - Används generellt som en mätmetod för att definiera hur full eller tom en lastbärare är i förhållande till volym.
Leverans - Sträckan som gods förflyttas till.
Point - Förkortning på Point logistik, en förkortning som de själva använder emellanåt.
Flödeseffektivitet - Är de moment som är värdeskapande i relation till genomloppstiden.
Resurseffektivitet - Innebär att de tillgängliga resurser som finns används på ett effektivt sätt.
2
1. Inledning
Detta kapitel inleds med en historisk bakgrund om logistikens och transportens värld.
Anledningen till det är för att ge läsaren en bättre förståelse för logistik och transporter för att underlätta läsningen. Därefter presenteras företaget och sedan avslutas kapitlet med studiens problematisering, syfte, frågeställningar samt avgränsningar.
1.1 Historisk bakgrund inom logistik
Samhället idag är ytterst beroende av fungerande godstransporter och marknaden har ökat markant sedan andra världskriget. Logistiken förändras kontinuerligt och enligt framtida prognoser kommer logistiken framöver gå mot kortare ledtider, halverade partistorlekar och antal leverantörer per kund kommer att minska (Jonsson, P. & Mattsson, 2016). Detta har en stor påverkan av hög fyllnadsgrad vid transporter, alltså i vilken utsträckning som det tillgängliga utrymmet för lastutrymme utnyttjas i relation till mängden gods. Även om samhällets höga koldioxidutsläpp består till största del av vägtransporter så har en ökad fyllnadsgrad förmågan att påverka både miljön och lönsamheten positivt (Mattsson SA, 2002).
Utvecklingen och användningsområdet inom logistiken har inte alltid sett ut som det gör idag.
Fokusområdena har ändrats och syftet skiljer sig en del från tidigare även om målet alltid varit densamma - att uppnå ett bra materialflöde som underlättar för användarna. Första användningen av en planerad och större utformad logistik var i militära verksamheter.
Transportering samt lagring av utrustning och annat material hade ofta en stor betydelse i hur krigen slutade (Jonsson, P. & Mattsson, 2016). Det var först då man insåg värdet av en strukturerad logistik vilket blev startskottet till hur vi ser på logistik idag. De
optimeringsmodeller och logistikkunskaper som militära verksamheter hade under kriget anammade företagen själva efter kriget för att lösa lagring- och transportproblem (Mattsson SA, 2002).
Begreppet logistik har därefter delats in i fyra olika tidsfaser som också beskriver fokusen man hade i respektive tidsepok. I första fasen, som hade sin start i början av 1960-talet, låg fokus just på optimering av både lagerhantering men också transporter (Jonsson, P. &
Mattsson, 2016). Mellan åren 1960–1970 blev kostnaden den drivande faktorn. För att möjliggöra större intäkter så blev rollen för materialhantering viktig och det var här fokusen låg under fas två. Tidigare ansågs de logistiska aktiviteterna lönsamma och nödvändiga, detta gjorde att fokuset inte låg på att minska sin kapitalbindning samt kostnader men under tidigt skede märktes det att påverkan var stor. Att ha en välfungerande logistik visades ge fördelar gentemot konkurrenterna och hela kedjan från råvaror fram till slutkund blev avgörande (Mattsson SA, 2002).
3
Under 1980-talet så utvecklades strategin inom logistiken, först ut var de japanska
biltillverkarna såsom Toyota och är fas tre av logistikutvecklingen. Strategin var att tillverka produkter direkt mot kundorder. Fördelen med detta var att ledtiderna blev kortare men även tillgång till större variationer. Att producera direkt mot kundorder gjorde att de kunde planera in resursbehovet och det som faktiskt var nödvändigt för produktionen för att minimera slöserier. I fas fyra blev tredjepartslogistik en ledande faktor, handel började ske på längre sträckor vilket gjorde en mer komplex logistikkedja. Det gav ett behov av utveckling i områden som informationsflödet, penningflödet och produktflödet. (Jonsson, P. & Mattsson, 2016)
1.2 Historisk bakgrund inom transport
Transporter är en viktig del för många verksamheter och möjliggjort handel och affärer världen över. Den ökade globaliseringen har resulterat i att många organisationer har fått större möjligheter till att kunna köpa och sälja på den globala marknaden. Människor idag kan konsumera produkter som producerats tvärs över världen utan problem och aldrig
någonsin har produkter transporteras globalt lika mycket som nu. Detta har lett till att avstånd och komplexitet har ökat och därmed att även ledtiderna och lagernivåerna också har ökat i de allra flesta organisationer. Logistik har alltid varit en viktig del inom industrin och ekonomin, och nu har framförallt vikten av god logistik fått sig en ännu större betydelse (Mattsson SA, 2002).
Transportföretag har vanligtvis en hög variation gällande efterfrågan, men det är inget som får påverka slutkunden eller deras upplevelse. Detta ställer därmed höga krav på flexibla och pålitliga transport- och planeringsprocesser. Flexibilitet är nyckeln till att kunna hantera en kunds förändrade behov vilket kan uppnås av distubionnsverksamheter genom att ha frekventa leveranser med mindre kvantiteter. (Jonsson, P. & Mattsson, 2016)
De senaste åren har fokusen mest legat på distribution som är i form av fysisk distribution.
Exempel på detta är verksamhetsplanering samt supply chain management som innebär att verksamheterna har kontrollen över flöden som går från leverantören till konsumenten.
(Mattsson SA, 2002). För transportplanering krävs det vetskap om framtida förhållanden, detta kan göras genom prognoser som visar framtida behov och resurser (NYMTC, 2001).
1.3 Point logistik
Point logistik är ett företag som arbetar med att leverera morgontidningar, tidskrifter, direktreklam, post och paket. De agerar som stöd och hjälper handlarna med att nå en så effektiv, miljösmart och prisvärd distribution som möjligt. Företaget har många olika publikationer som kunder men från år 2018 har de även blivit distributionsbolag för Gota Media som idag är en av deras största kunder. Morgontidningarna som de levererar åt Gota Media distribueras hela vägen till kundens brevlåda och görs i utspridda områden runtom i Sverige, som Borås, Växjö, Kalmar, Oskarshamn, Karlskrona och Skåne. Leveranserna sker dagligen till dessa olika destinationer och till över 100 000-tals hushåll och därmed är en
4
planerad och strukturerad logistik avgörande för Point logistik. En strategi som används inom företaget är att de utnyttjar samma infrastruktur som vid distribuering av morgontidningar till att leverera även de andra produkterna som Point logistik ansvarar för. Detta är ett enkelt men effektivt sätt att gå tillväga för att nå en mer tidssparande och ekonomisk distribution.
Morgontidnings volymerna är relativt stabila från dag till dag och varierar ytterst lite under året. Däremot är planeringen för paket och post betydligt svårare att förutse då den varierar till en högre grad. Deras distributörer är oftast deltidsanställda på en sysselsättningsgrad om 25-40% och om den planerade tiden för dagen överstigs utgår extra ersättning med 1,5*
timlön, det vill säga kostnaderna för omplanerad tid överstigs är betydande samtidigt som den underliggande sjunker och lämnar tomt utrymme efter sig.
Med varierande volymer uppkommer ett stigande behov av att utjämna och styra
beläggningen. De kan exempelvis ha väldigt mycket gods att hantera i början av veckan men att det avtar i slutet av veckan. För att kunna klara av den mängden arbete som de får in i början av veckan så måste det finnas tillräckligt med transport resurser. Detta gör att det blir överkapacitet i slutet av veckan eftersom att det då är mindre gods att hantera. Den kapacitet som inte behövs men finns tillgänglig kallas för överflöden. Det blir kostsamt för
distributionverksamheterna att ha personal och andra resurser som kostar när arbetsbelastning avtagit i slutet av veckan. Point önskar i denna studie få kartlagt hur stora variationerna är och få förslag på åtgärder och metoder som är affärsmässigt och praktiskt gångbara.
1.4 Problematisering
Ett problem som kan uppstå bland olika företag och verksamheter är att hitta balansen mellan en hög flödeseffektivitet och resurseffektivitet. Båda är gynnsamma på sina egna sätt men svåra att kombinera (Modig & Åhlström 2013). Begreppet flödeseffektivitet talar om hur effektivt flödet hanteras och kan bestå av både produkter och kunder. Om ett företag har en hög flödeseffektivitet innebär det att de har tillräckligt med personal och resurser för att ta hand om sitt flöde på ett effektivt sätt, vilket generellt resulterar till en bättre kundupplevelse.
(Sörqvist, 2013) Kundnöjdhet är avgörande för framgång och därför ska företag ägna sig åt att förstå och uppfylla sina kunders behov (Lindlöf, Furuhjälm & Tingström, 2012). Vidare menar Lindlöf et.al (2012) att förutom kundfokuset så krävs det också att företag har en god insyn i sitt flöde och dess komplexitet och jobbar kontinuerligt med att förbättra och
underhålla sitt system vilket anses vara ett mer hållbart tillvägagångssätt än storskaliga förändringar. En hög flödeseffektivitet innebär oftast en låg resurseffektivitet.
Resurseffektivitet är ett mått på hur effektivt ett företag eller verksamhet använder sina resurser. (Sörqvist, 2013) För att få en hög resurseffektivitet ska resurserna alltid utnyttjas vilket i praktiken, allt som oftast, innebär att det måste finnas en kö till resurserna. En kö som består av flödena och innebär att flödeseffektiviteten minskar. Företag kan därför hamna i dilemma, ska de ha ett större beredskap med mer resurser såsom fler personal för att i sin tur öka kundupplevelsen och värdet. Eller om det istället ska rikta in sig på att ha en hög
resurseffektivitet där personal eller maskiner alltid utnyttjas men oftast bildar kö (Modig &
Åhlström 2013).
5
Liknande utmaning står Point logistik inför. Då företagets paket och postvolymer varierar mycket under året och med varierande volymer uppkommer ett stigande behov av att utjämna och styra beläggningen. Att enbart anställa fler personal för att bemöta de höga topparna vore inte speciellt genomtänkt då de även finns perioder med låga dalar och mindre behov. Point önskar därför att i denna studie få kartlagt hur stora variationerna är och få förslag på åtgärder och metoder som är affärsmässigt och praktiskt gångbara.
1.5 Syfte
Syftet med vårt arbete är att hitta potentiella lösningar för distributionsverksamheter som underlättar för dem att bemöta en hög variation i arbetet samt balansera volymen.
1.6 Frågeställningar
- Hur kan höga variationer hanteras inom distributionsverksamheter?
- Vad ska distributionsverksamheter göra för att få en bättre balans i de volymer de får in?
- Vad ska distributionsverksamheter göra för att effektivisera och utnyttja resurserna bättre för att enklare kunna nå sina mål men samtidigt behålla en hög kundupplevelse?
1.7 Avgränsningar
Point logistik är ett företag som erbjuder distributionslösningar runtom i Sverige och levererar till ca 550 000 dörrar och finns i flera olika städer. Detta arbete kommer endast ta upp och beröra transportvolymer och inkommande gods av material avsett endast som
distributionen i Borås området. Avgränsningen till endast detta område var nödvändigt för att djupdyka i ett område istället för att försöka täcka hela den yta som Point logistik verkar i.
Valet på Borås möjliggjorde även ett studiebesök där flödet kunde undersökas från start till slut.
6
2. Metod
I denna del redogörs samtliga metoder som genomfördes i studien. Detta kapitel inleds med att beskriva de kvalitativa och kvantitativa metoderna, och sedan presenteras insamlingen av data som användes till för att lösa problematiseringen och frågeställningarna.
2.1 Kvalitativa och kvantitativa metoder
Enligt Patel & Davidson (2011) är det vissa faktorer som är avgörande om huruvida det ska vara en kvalitativ eller kvantitativ forskning. En av de viktigaste utgångspunkterna är att se hur problemformuleringen är formulerat och därefter välja rätt tillvägagångssätt. Bryman (2011) skriver att det är frågeställningarna som används samt det kunskapsteoretiska underlaget som avgör vilken metod som bör användas.
Backman (2016) benämner olika typer av mätningar och kvantifieringar som tas ut och samlas in via matematiska beräkningar eller statistik går in under kvantitativ metod. Och i den kvalitativa forskningen riktas istället fokuset mot individen och dess tolkningar och hur de upplever verkligheten jämfört med tidigare erfarenheter och kunskaper. Den kvalitativa delen av forskning lägger mer energi och fokus på individens tolkning av den sociala verkligheten istället för att rikta sin fokus på de naturvetenskapliga normer och metoder. En respondent är därför en central figur inom de kvalitativa metoderna då forskaren ska försöka uppfatta världen från respondentens egna synvinkel (Backman, 2016).
I detta arbete har det primära fokuset varit på en kvalitativ metod. Flera intervjuer har genomförts med olika personer från Point logistik för att få en djupare förståelse kring hur just de ser på Point och deras förbättringsområden. Med hjälp av de kvalitativa metoderna skapades det även en relation till de delaktiga respondenterna vilket också underlättade för forskningen i denna studie tack vare det goda samarbetet sinsemellan. Vi har också tagit del av annan information som klassas som kvantitativ. Denna information består bland annat av siffror och statistik, såväl som annat textinnehåll än det som skrivits från intervjuerna.
2.2 Insamling av data
Nedan presenteras insamlingen av data som utförts i denna studie.
2.2.1 Primär och sekundär data
Eriksson och Wiederhsiem-Paul (2014) skriver att det finns två olika typsätt att samla in data och information och vilka är primär och sekundär datainsamling. Den primära datan samlas på egen hand via exempelvis intervjuer och officiell statistik medan den sekundära datan hämtas från andrahandskällor som vetenskapliga rapporter, uppsatser och dylikt. (Eriksson &
Wiederhsiem-Paul, 2014) Den primära datan som tas fram på egen hand är mest trovärdig
7
eftersom forskaren själv har tagit fram informationen (Ejvegård, 2009). Den sekundära datan är mer enkel att få fram och det finns många sådana av god kvalitet vilket är fördelaktigt på många plan, dock måste man vara källkritisk då datan är sekundär och kan referera till andra källor. (Bryman, 2011)
Till denna rapport har det använts både de primär- och sekundärdata. Den primärdata som använts är de intervjuer och samtal som gjorts med de anställda på Point Logistik medan den sekundära datan är hämtad från relevanta böcker, vetenskapliga artiklar med mera. Denna typ av information har noggrant blivit utvald för att veta om det är tillförlitliga eller inte.
2.2.2 Intervjuer
Intervjuundersökning är ett begrepp som används och det baseras på en muntlig
kommunikation. Det kan vara antingen genom en telefon och videosamtal eller en personlig intervju. Det sistnämnda alternativet är i regel den mest vanliga metoden. I en personlig intervju träffar forskaren respondenten och ställer sina frågor. Frågorna som ställs i intervjun kan vara till en eller flera respondenter och kan antecknas eller spelas in av forskaren som intervjuar. (Esaiasson, Gilljam, Oscarsson & Wängnerud, 2010) Bryman (2011) nämner också olika typer av intervjuformer som kan användas till undersökningar. Dessa olika varianter är bland annat ostrukturerad intervju, semi strukturerad intervju samt en strukturerad intervju.
Strukturerad intervju innebär att forskaren eller intervjuaren har i förväg bestämt vilka frågor som ska ställas och skickas oftast till respondenterna i förtid så de kan förbereda sig. I en ostrukturerad intervju är temat oftast bestämt medan frågornas formulering samt
ordningsföljd inte är det. I vissa fall kan bakgrunden vara otydlig till varför en specifik fråga är viktig eller vad för betydelsen den har för arbetet. Detta för att intervjuaren har friheten att ta ut svängarna för att får en bredare och bättre förståelse. Ostrukturerade intervjuer kräver oftast en van intervjuare för att det ska genomföras på korrekt tillvägagångssätt (Eriksson &
Wiedersheim-Paul, 2014). En semistrukturerad intervju är en kombination av de två tidigare nämnda, det är alltså en intervjuteknik som både är strukturerad men också ostrukturerad.
Intervjuaren har alltså frågor bestämda i förväg men ordningen på dessa frågor kan variera i takt med intervjun. Vill intervjuaren veta mer om ett svar som respondenten gett kan
intervjuaren även välja att ställa följdfrågor och gräva djupare i svaren om det anses vara givande information för forskarens studie. (Bryman, 2011)
Det genomfördes två stycken personliga intervjuer på videosamtal via Microsoft teams där en semistrukturerad intervjuteknik användes. Båda intervjuerna som ägde rum var tillsammans med Johan Lundin som är VD för Point logistik samt Lena Brink som är chef för
logistikutveckling. Dessa två tillfällen kompletterades även med ett större och längre möte där både Johan och Lena deltog. På mötet fanns även regionchefen Mats Larsson samt distrikt planeraren Sture Lindgren där Johan presenterade djupgående företaget för att ge en bättre förståelse på hur Point Logistik arbetade och där vi återigen tog chansen att ställa frågor ansågs vara relevanta.
8
2.3 Kvalitet
För att nå en hög trovärdighet och tillförlitlighet inom forskning ställs en del krav som måste uppfyllas. Nedan presenteras hur författarna har förhållit sig till det i denna studie.
2.3.1 Reliabilitet och validitet
Enligt Bryman (2011) handlar reliabilitet om huruvida resultatet från en genomförd
undersökning skulle kunna få samma resultat om den genomfördes ytterligare en gång. Som forskare menar Ejvegård (2009) att det därför finns ett extra stort ansvar på att vara observant och noggrann vid undersökningarna och på hur bland annat frågeformulär formuleras.
Validitet handlar om hur relevant en mätning är för en specifik studie. Det innebär att metoderna som används verkligen ska undersöka det som behövs undersökas för att komma fram till något som forskaren eftersöker. Forskare tenderar att eftersöka antingen ett direkt svar på en fråga, eller åtminstone ett svar som för studien framåt. (Fejes & Thornberg, 2016) Inom kvantitativ forskning är både reliabiliteten och validitet viktiga för att bland annat få mätningarna så noggranna som möjligt och därmed öka studiens trovärdighet (Bryman, 2011;
Barbour, 2014). Fejes och Thornberg (2016) beskriver och förklarar att dessa två begrepp inom kvalitativ forskning talar om hur noggrann och systematisk forskaren varit genom hela processen. En noggrann och tillförlitlig datainsamling, ökar tillförlitligheten och
trovärdigheten kring ett resultat som i sin tur ger en mer exakt analys av rapporten.
I denna studie har en hög trovärdighet och tillförlitlighet eftersträvats. För att möjliggöra det har det använts relevanta källor som beskriver all information som behövs för studien och har även haft god kommunikation med trovärdiga nyckelpersoner på Point logistik som försett oss med all nödvändiga data och information. För att reliabiliteten ska stärkas har författarna bearbetat den insamlade data genom att använda sig av olika teorier samt källor. Detta har även gjorts genom tilldelad kunskap från kunniga inom företaget. För att kunna uppnå en hög validitet har författarna valt att använda sig utav den data som tilldelats av företaget. Datan som försetts från Point logistik anses vara tillförlitligt då företaget själva har bäst insyn i sina styrkor samt förbättringsområden och är bäst lämpad till att ge en tydlig och korrekt bild kring företagets situation.
2.3.2 Källkritik
Enligt Patel och Davidson (2011) ska forskare alltid vara kritisk till de fakta som hittats för att det ska bedömas som sannolikt. Eriksson och Wiedersheim-Paul (2014) kompletterar denna bild genom att påstå att all datainsamling inte alltid är användbar. Materialet som ska användas måste vara trovärdigt och källorna skall granskas noga för att forskaren ska vara säker på att informationen stämmer. Datan som använts för att underbygga rapporten måste också vara korrekt för att i sin tur kunna dra egna och korrekta analyser samt slutsatser av rapporten.
Denna studie har ständigt arbetats med att vara kritiska till valen av källor under hela rapportskrivningen där valet av böcker och vetenskapliga artiklar ständigt har ifrågasatts.
9
Trovärdigheten har noggrant granskats och de valda vetenskapliga artiklarna har använts från bland annat högskolans databaser. Det har även använts relativt uppdaterade källor för att säkerställa att den informationen är korrekt med tiden. Dessutom har frågorna som valts ut noggrant ställts till rätt personer under kontakten till Point logistik. Kontakten har
huvudsakligen varit med Johan Lundin, VD för Point logistik, men har blivit tilldelade andra ansvariga i specifika avdelningar för att få de mest punktliga svaren på våra frågor och funderingar.
2.4 Studiebesök
Under studiebesöket gavs möjligheten att få träffa och stifta bekantskap med Mats Larsson som är regionchef i Borås. Det gjordes en rundtur med honom genom hela produktionen i Viared och möjligheten att se deras processer och få en fördjupad beskrivning kring hur de fungerade. Under detta studiebesök visades också hur varje avdelning arbetar, och även hela arbetskedjan; från att de tar emot en leverans, skannar paketet, skickar vidare den för att sedan förberedas för utdelning. Vi fick även se en av de olika spridningspunkterna som Point logistik har i Borås. Spridningspunkten befann sig närmare bestämt i Katrinedal och är en av deras större platser med sin egen verkstad och kontorslokal.
10
3. Teorikapitel
I denna del redogörs den teoretiska grunden för detta arbete som har använts till att kunna lösa arbetets frågeställningar som presenterades i inledningen. Denna del består av teorier som är uppbyggda på kurslitteraturen och artiklar som är relevanta till ämnet och
problematiseringen.
3.1 Transport
I en nätverkskedja finns det ett antal intressenter som använder sig av transport vilket innebär förflyttning av gods från en punkt till en annan. Transport kan ske på flera sätt, bland annat kan en verksamhet själv välja att köra transporten vilket innebär att godset åker från en fabrik eller ett lager till en annan destination. Ett annat alternativ som är populärt är att ge ansvaret för en annan aktör som tar hand om transporten även benämnt som tredjepartslogistik (3PL).
Att använda sig av 3PL är fördelaktigt då det generellt sett är billigare än att äga fordon och leverera på egen hand. Fjärdepartslogistik (4PL) är också ett alternativ och innebär att annan aktör har ansvar för att transportera gods och till skillnad från 3PL så har de även hand om ett större logistikansvar vilket kan förekomma i större nätverkskedjor där en verksamhet inte har kapaciteten för att göra det själva. (Stefansson, 2006)
Transporter utförs på olika sätt bland annat via: landsväg, järnväg, sjö eller flyg. De vanligaste alternativen för transport är genom flygplan, fartyg, tåg och lastbilar. Flygplan används främst för gods i små kvantiteter och transporteras snabbare än de andra metoderna men är även mer kostsam. Att transportera gods genom fartyg leder till minskade kostnader och större volym av gods men också till en längre transporttid. Tåg och lastbilar används och är mest fördelaktiga när det gäller mindre sträckor än de andra transportslagen. Ledtiderna i transporten påverkas av hur effektiv den planerade rutten är men också hur koordinerat det är med ordrar samt dokument. (Stefansson, 2006) Kraven som sätts baseras av slutkundens egna krav som de har på ledtiderna, vilket i sin tur gör det sätts krav på leverantörerna i de tidigare leden. (Björnland et al, 2008)
3.1.2 Fasta leveransdagar
Inom transportation kan det även användas fasta leveransdagar. För att möjliggöra fasta leveransdagar bör all kundorder slås ihop och transporteras till en specifik kund eller region (Jonsson, P., Mattsson, S. 2016). När en distributionsverksamhet använder sig av fasta leveransdagar leder det till en minskade transporter, minskade miljöutsläpp och lägre
kostnader för företag. Nackdelen däremot är att leveranstiden kan förlängas (Olhager 2013).
11
3.1.3 Track and trace
Ett tracking system innebär att det finns möjlighet till en bättre överblick på specifika enheter i fysisk form längs materialflödet (Bosana & Gebresenbet, 2013). Tracing innebär att spåra en fysisk enhet som har förlorats eller försvunnit längs materialflödet. En leverans kan bli försenad av olika anledningar och kan medföra en rad olika konsekvenser, därför är det viktigt att snabbt upptäcka förändrade leveranstider och kommunicera ut det till kund. Därför är det viktigt att ha lättillgänglig information vid transporter, för att göra det möjligt att skapa en bra och stabil grund för ett tracking och tracing system (Jonsson & Mattsson 2016).
Med hjälp av en track and trace system så kan en enhet som är i fysiskt format kontinuerligt följas i alla olika tider och även på platser längs materialflödet (Mishra et al. 2018).
Exempelvis kan en lastbärare eller en lastbil kontinuerligt följas med hjälp av track and trace metoder, och detta görs av en satellitnavigering. Med hjälp av denna metod finns det en ständig tillgång till vart olika lastbilar eller lastbärare befinner sig (Jonsson & Mattsson 2016).
3.1.4 Cykelleveranser
Cykelleveranser är en transportmetod som minskar transportföretagens kostnader och miljöutsläpp. Leveranser via fordon leder till stora koldioxidutsläpp och och om de skulle kunna ersättas med fler cykelleveranser kommer det att bidra till en bättre och mer hållbar miljö. (Carlén 2014) För att kunna möjliggöra leveranser med hjälp av cyklister måste ordrarna som kommer in till distributions verksamheterna identifieras och ruttas.
Ruttningsprocessen för cyklister är baserad på två stycken variabler som består av destination och vikt. Vikten är en viktig faktor för den typ av leveranser eftersom cyklar generellt har en lägre kapacitet och därför är det mer lönsamt för dem att distribuera lättare och mindre gods.
För att cyklisterna inte ska tröttas ut bör adresserna vara inom stadskärnor för lättare åtkomst till distribution. Därför skapas det, med hjälp av ruttningsprogrammet, geografiska områden.
De områden som hanteras med hjälp av ruttningsprogrammet ska vara tätbebyggda stadsmiljöer för att underlätta för cyklister att ta sig fram på ett smidigt och enkelt sätt (Frodell H., et al. 2019).
3.1.5 Uppmuntran av personal
Begreppet motivation är ett begrepp som är svår att definiera och som inte kan besvaras med endast en förklaring. Olika typer av motivation samt tillfredsställelse kräver olika behov, människor fungerar på olika sätt och därmed också värderar belöningar olika. Några faktorer som ger en inverkan på individen är ett strukturerat arbete med tydliga mål vars effekt av detta kan leda till ökad motivation, trygghet och status hos individen. (Berséus 2004) Motivation leder till att individer börjar göra ett mer effektivt arbete. Handlingarna som individen gör tas fram genom flera olika drivkrafter, exempelvis intresset för tjänsten eller hur tydliga mål företaget har och hur de kommuniceras ut till de anställda. En annan faktor som kan leda till en ökad motivation hos de anställda är att känslan av trygghet på
arbetsplatsen (Bruzelius & Skärvad 2000).
12
3.2 Informationsflödet
Kommunikationen är en viktig del på arbetsplatsen och framförandet måste vara klart och tydligt i alla led. Detta gäller inte minst distributionsverksamheter som har ett flertal intressenter och aktörer som de är beroende av (Mattson, 2002). Att rätt typ av information kommuniceras ut kan i många fall vara avgörande (Grabara et al. 2014). Ett företag måste exempelvis vara tydlig till sina underleverantörer och kommunicera specifikt vilken typ av råvara de behöver, hur stor mängd som krävs, vart den ska levereras samt till vilken tidpunkt.
Dessa är några få delar som ett företag måste ha klart för sig för att deras partner ska kunna utföra jobbet på korrekt sätt. Bristande informationsflöde och missförstånd kan leda till komplikationer som stopp i produktionen som i sin tur stör planeringsarbetet och sätter företaget i tidspress. Besluten har en avgörande roll i informationssystemet då detta används som underlag för de fysiska transporterna samt ha en väl fungerade transportstrategi. Därför är informationsflödet ett kritiskt moment som har stor en betydelse för verksamheter.
(Tarkowski J, et al. 1995)
3.3 Generella transportproblem
Det finns ett antal generella problem inom transportsammanhang i Europa. Ett av de stora problemen är den industriella sektorn. Det är lätt att ta sig in i olika marknader inom Europa och därför finns det mycket transportkapacitet och flertal tjänster som kan köpas. En av fördelarna som finns med detta är att folk utanför Sverige kommer in i landet med sina transport lastbilar och tar emot tjänster inom landet, vilket leder till att distributions
verksamheter tjänar på de eftersom de är betydligt billigare än vad en svensk transportör hade kostat. Nackdelen är dock att i och med att transportbranschen är så lättillgänglig så finns det också många oseriösa aktörer som inte förhåller sig till landets regler och lagar (Hancock K, 2007).
Marknader är i en ständig rörelse och utveckling vilket också medför olika typer av osäkerheter som kan både vara på regionala nivåer men också globala som försvårar för företag att planera in personal och resurser. Allt från vägförhållanden, till väderkatastrofer och finanskriser påverkar marknaden av transporter vilket skapar en viss ständig osäkerhet inom transportbranschen. Andra problem som transportföretag står inför är avsaknaden av verktyg till att effektivisera och samordna. Många transportföretag får inte reda på en order i god tid och detta leder i många fall att information om ett transportuppdrag sker samma dag som den ska levereras. Får de inte en order som täcker 100% av det tilldelade fordonet så måste de ta kontakt på olika håll för att försöka få mer ordrar på denna leverans. En annan svårighet som gör att det finns komplikationer inom denna bransch är att alla aktörer använder sig av olika system och olika metoder (Hancock K, 2007).
3.4 Supply chain management
Supply chain management har sitt ursprung i affärsperspektiv där transaktioner är fokuserade på att hantera och kontrollera information om varor och tjänster. Affärsperspektiv innehåller
13
också de abstrakta strategier och dimensioner (nivåer) i leveranskedjan (supply chain). Den handlar om att planera hur en produkt ska delas ut till exempel kunden. De måste hantera logistiken, marknadsföringen och produktutvecklingen (Mentzer J, et al. 2001).
Supply chain management handlar om två saker i grund och botten. Det handlar om att minska olika former av osäkerhet, till exempel att det ska distribueras rätt saker i rätt
kvantitet till rätt ställe i rätt tid för att kunna uppnå hög kundservicenivå. Den andra delen är att hantera eller minska den komplexitet som finns när företag på olika sätt effektiviserar de olika leverantörerna, tillverkarna, lagren, butikerna etcetera (Mentzer J, et al. 2001). Syftet med supply chain management är helt enkelt att effektivisera och strukturera verksamhetens olika processer (Cegielski & Rainer 2010).
Med hjälp av supply chain management finns möjligheten att visa hur försörjningsprocessen struktureras och hanteras. Supply chain management innefattar alla slags förflyttningar och lagringar av exempelvis råvaror, inventering, work-in-process samt produkter som är färdiga från början till den punkten då den ska förbrukas. Denna del innefattar dessutom processer och organisationer som man är i behov av för att kunna leverera och skapa produkter samt tjänster till kunden (Mentzer J, et al. 2001).
Supply chain management handlar om på vilket sätt de interna och externa
materialprocesserna behandlas utav verksamheten. Till följd av detta så kan det göras
uppdelning mellan inkommande och utgående materialflöde. Den inkommande materialflödet innefattar all slags verksamhet som behövs för att kunna maximera godsflöden från
leverantörerna till förbruknings punkten inom själva verksamheten. Genom att det görs konstanta förbättringar av hela försörjningskedjan kan då onödiga kostnader att minimeras, kvalitén av informationsflödet att förhöjas, och varulagret minimeras. På detta sätt så kan då företaget bilda hållbara konkurrensfördelar som gynnar dom på marknaden. Denna
försörjningskedja kan ses som en värdekedja som är lång och uppbyggd av flera olika verksamheter i rad där materialet transporteras från att vara en råvara till en slutprodukt.
(Schary P & Skjött-Larsen T, 2001) Varje verksamhets värdekedja inom försörjningskedjan bidrar till hur bra hela försörjningskedjan levererar. Detta visas i figur 1.
14 Figur 1 försörjningskedjan
3.5 Distributionsnätverkets tre nivåer
Distributionsnätverk arbetar med tre olika nivåer av planering: strategisk-, taktisk- och operativ nivå. På toppen finns den strategiska planeringen. Där arbetar verksamheterna med prognoser som visar hur det har sett ut tidigare år och med detta resultat kan få ett ungefärligt svar på hur framtiden kommer se ut. På den strategiska nivån så arbetar de med en
planeringshorisont på 1-10 år. Där använder de sig av den kvantitativa prognostiseringen för att avgöra rätt saker som förändringar i nätverk. I denna del så planeras vart de ska ha sina godsterminaler. Kontinuerligt utvärderar distributionsverksamheterna och företagen om verksamheterna ska ta bort en terminal eller lägga till en terminal baserat på hur den har utvecklats. Det är viktigt att ha rätt infrastruktur på rätt ställe för att de ska kunna bemöta kundernas önskemål på ett bra sätt. (Eriksson M, 2008) På den strategiska nivån så arbetar företagen bland annat med tjänstedesign. Ramar och reglerna sätts på hur verksamheterna ska ta betalt för de olika tjänster och vad de ska kosta. (Chopra S & Meindl P, 2013)
På den taktiska nivån finns det en planeringshorisont mellan veckor och månader. Även på denna nivå så användes prognoser. Prognoser är viktiga för att ta beslut som är på kort sikt.
Beroende på hur mycket gods som kommer in och ut så behöver det omfördelas av vissa resurser. Det är även här ruttplaneringen bestäms och justeras vid behov (Eriksson M, 2008).
På den lägsta nivån som kallas operativa nivån, då överses planeringen på en daglig basis.
Tidshorisonten är mellan en dag och en hel vecka. På denna nivå så arbetar företagen med de dagliga aktiviteterna. Ett schema skapas på de kommande dagarna beroende hur mycket ordrar som har kommit in. Transportuppdrag och ordrar som kommer in brukar göra det tätt inpå till att de ska verkställas. (Eriksson M, 2008) I de fall där verksamheterna inte är förberedda eller har tillräckligt effektiv hantering kan de sättas i svåra situationer då tiden är begränsad och otillräcklig (Björnland D, Persson G & Virum H, 2008).
15
3.6 Logistik
Logistik är en kombination av alla företag som tillsammans skapar och gör så att alla tjänster, produkter och material finns tillgängligt i rätt tid och rätt plats (Lumsden 1995). De skapar tidsnytta och platsnytta, och målet är att få tillgång till materialflöden som är effektiva (Mattsson och Jonsson 2016). Genom att förstå logistik får man en bättre uppfattning för hur hanteringen och utformningen av materialflöden kan ske med hjälp av en effektivare metod (Björnland 2008).
Logistik handlar för det mesta dels om att skapa en effektivare materialflöde. Det kan vara ett internt materialflöde inom ett företag, men det kan också handla om materialflöden som är integrerade av flera olika verksamheter (Christopher 2011). När materialflöden ska styras brukar det vara viktigt att ha en bred synvinkel på flödet och inte bara på ens egna
verksamhet. Anledningen till att det är att de ska ha bättre kontroll på flödet är på grund av att leverantören och kunden spelar en stor roll för företagets förutsättningar samt konsekvenser.
Det är också viktigt att förstå informationsflödets vikt i alla delar, både internt och externt i företaget. Att lägga stor fokus på att förstå informationsflödets betydelse leder till att
logistiken blir mer effektiv, vilket är målet för många transport- och logistikföretag. Att öka effektiviteten inom logistik har alltmer fått en större betydelse och detta har skett som resultat av att affärsförutsättningarna har förändrats under tidens gång. Exempel på förändringar av affärsförutsättningar är exempelvis outsourcing av produktion till länder med lägre kostnader, globalisering, utveckling av IT och att de har börjat anpassa sina verksamheter mer och mer utifrån miljö- och hållbarhetsperspektiv. Dessa essentiella förändringar har tvingat logistiken förbättras och framför allt bli mer effektivt för att hänga med i utvecklingen, och det är avgörande för många verksamheter för att vara ett konkurrensstarkt företag på marknaden (Jonsson P & Mattsson S, 2016).
Tanken bakom en effektiv logistik är att tillgodose kundens önskemål och behov. För att göra det krävs ett brett register om företag och de kan exempelvis vara att att ha en god
kundservice, låga kostnader, bra förutsättningar inom det sociala samt att de har låga miljökonsekvenser. Logistiken binder samman flera olika delar i en organisation som exempelvis produktion, transport, lager, inköp, konstruktion, ekonomi och marknadsföring.
Allt detta bör stämma överens för att nå målet av att ha ett effektivt flöde (Jonsson P &
Mattsson S, 2016).
16
4. Data/Empiri
I detta kapitel presenteras djupare fakta om företaget som studien har utfört hos. Kapitlet inleds med att beskriva vad företagets tjänster och vad de gör, och sedan presenteras deras processer och organisation.
4.1 Point logistik nulägesanalys
En nulägesanalys har gjorts för att få en tydligare bild på hur företaget verkar i dagsläget.
4.1.1 Förarbete
Point logistik opererar från Viared, Borås där de producerar dagstidningar såsom Borås tidning och Dagens industri. Totalt sett finns det fyra stycken tillverkningsmaskiner varav två stycken är aktivt producerande med en kapacitet på 30 000 st tidningar per timme. Den del av tidskrifter som Point logistik producerar i sitt eget tryckeri sorteras under dagen för att de ska vara färdigt när distributörerna kommer på kvällen. Utöver den egna produktionen av
tidningar på plats så kommer det även in tidskrifter från externa leverantörer som sorteras och bandas för att sedan levereras till nya mottagare. Point logistik levererar ut tidningar till ca 550 000 hushåll varje natt och ser till att hinna med alla utkörningar innan senast kl 06:00 då de vill förse prenumeranterna sin tidning tidigast möjligt under dagen. Leveransen av
tidskrifter från Point logistik sker idag dagligen och vilket sätter höga krav på dem och deras logistikkedja. Planeringstiden blir kortare och snabbare beslut krävs för att upprätthålla distributionen.
Förutom externa tidskrifter kommer även gods från externa aktörer senare under kvällen vilket kräver en effektiv hantering av materialet då både tidskrifterna och godset transporteras samtidigt. De leveranser som ska transporteras i längre sträckor fylls oftast i personbilar som åker hela vägen och levereras direkt till kund. Medan det lokala godset och tidskrifterna skickas först till spridningspunkter där sortering och hantering sker. Därefter kommer distributörerna som ska leverera materialet och leverans sker via fots eller cykel inom tätbebyggda lokalområden.
Kravet på att produktionsflödet av tidningar ska vara effektivt är högt då nyheter är
föränderliga och måste hela tiden vara uppdaterat. Detta blir särskilt utmanande till exempel när det gäller sena sportevent såsom fotbollsmatcher där reportage och intervjuer är vanligt förekommande. Dessa ska vara nedskrivna och redigerade innan de skickas till Point logistik, som i sin tur trycker tidningen och därefter gör dem redo för leverans via distributörerna.
Point logisitk har en deadline då allt måste vara förberett och klart för leverans till kl 00.00 som de alltid måste förhålla sig. De både trycker egna tidningar och tidskrifter samt hanterar externa tidskrifter och paket som måste sorteras och förberedas för att allt ska gå ut samtidigt
17
i samma leverans vilket kan försvåra planeringsarbetet och göra att verksamheten hamnar i tidsnöd.
4.1.2 Reklamation och felaktigheter
Förseningar eller feltryck får i högsta grad inte förekomma då Point logistik mäter sin statistik i promille. En procent missnöjda kunder motsvarar 2 000 personer och det är en alldeles för hög siffra enligt ledningen i Point logistik. För sin distribution använder sig företaget sig av 600 stycken bilar, varav 20 stycken är elbilar och resterande är bensinbilar.
Distributionsverksamheten använder även sig i vissa fall även av cyklister med liten kärra i de områden det är tätbebyggt och ruttplaneringen är kort. Dock en risk som medföljer med att ha cyklister är att skaderisken för förslitningsskador bland annat ökar. Ute på landsbygden har Point logistik fått förlänga den sista leveranstiden till från 06:00 till 06:30 för att ge sig själva marginal och säkerställa att de hinner med leveransen och minska sina felmarginaler.
Det innebär att arbetspasset för vissa distributörer förlängts med en halvtimme vilket mottagits positivt av dem.
Point logistik har som mål att maximalt ha ett fel i veckan, i normala fall brukar de nå dessa mål men under året 2020 var reklamationsstatistiken högre än förväntat och därmed nåddes inte målen. Orsaken till det är att under 2020 genomförde företaget många omläggningar i sina rutter som försvårade navigeringen för distributörerna och slarvfel förekom.
När Point logistik behöver lägga om sina rutter så måste distributörerna lära sig de nya rutterna vilket leder till förseningar och överflödiga misstag som går utöver kunden. De distributörer som har jobbat under en längre period i företaget lär sig rutterna allteftersom och på så sätt skapar ett mer effektivt arbetsflöde.
Systemet i Point logistik har varit densamma under de senaste åren och är av en äldre variant där moderna tekniska lösningar och komplement saknas i deras arbetssätt. Reklamation och klagomål görs via hemsidan under en process där namn, adress, person - och kundnummer krävs vilket gör processen mer komplicerad än nödvändig för kunderna. I sin helhet fungerar det trots allt bra för Point logistik att motta information från kunden men direkt
kommunikationen mellan de två parterna är inte optimal. Kunderna kan inte heller följa och se sina ordrar via någon form av spårning.
4.1.3 Orderläggning
Orderläggningen för de tidningar och tidskrifter som Point logistik både själva producerar och de som kommer från externa aktörer är relativt konstant och har minimala variationer. De externa tidskrifterna skilt från exempelvis dagstidningar som trycks och levereras dagligen kommer in ett par dagar innan de ska köras ut vilket underlättar hanteringen och sorteringen av dessa. Men då företaget också levererar paket som beror på slutkonsumenters online beställningar från webbsidor hos olika företag så kan orderingången hos Point logistik ha större avvikelser beroende på antal beställningar. Jämförs detta med tidskriftsprenumerationer där det sker enstaka förändringar så kan mängden jobb variera rätt mycket. De höga
variationerna av paketleveranser som kan tillkomma gör att det blir svårt för företag att
18
bemöta orderläggningen och planera ut de resurser som krävs för att kunna utföra arbetet. För att inte hamna i tidsnöd när belastningen är högre kan distributionsverksamheten effektivisera andra delar i arbetet för att spara in tid för att ha större beredskap till hands när trycket blir högre.
4.2 Personal och IT-hantering
Point logistik har fyra stycken regioner som figuren nedan illustrerar. Dessa fyra regioner består av Borås, Småland, Skåne och Blekinge. Skåneområdet är ungefär 50% större än Blekinge. Företaget har två stycken logistiska grupper: logistikprocesser och
logistikutveckling. Logistikprocesser jobbar med företagets transporter, inköp och
ledningssystemet (ISO 9000 och ISO 14000). De jobbar också mycket med uppföljning och utveckling av företagets olika arbetsprocesser.
Den andra gruppen som heter logistikutveckling ansvarar för IT- och telefoniprocesser. Alla företagets distributörer jobbar med smartphones, och det är den kommunikationen som logistikutvecklingsgruppen jobbar med. Point logistik jobbar kontinuerligt med att
sammanställa tydliga mål som hela verksamheten är i förstånd med, och detta är något som ska vara drivande för personalen att gå mot den riktning som Point vill som företag.
19
Figur 2 Verksamhetens organisation
I varje region så ska det finnas personal som har hand om fordon och hjälpmedel samt distributionsservice som sköter kontakten mellan fältet och ledningen på dagen. De som jobbar på dagen ska ha planerat och förberett klart allt för nattskiftsarbetarna. När nattskiftet kommer ska allt vara i sin ordning, bilar, personal, paket och brev ska finnas redo för när distributörerna startar sitt skift. Om någon av företagets distributörer har problem under leveransen med att komma in i någon port, då går de in på företagets distributionssystem och anmäler detta. Sedan ska distributionsservicen som jobbar på dagtid, ringa fastighetsägaren
20
och be om en nyckel eller kod för att kunna komma in genom porten. Distributionsgruppen leds alltid av en nattchef men det finns också en gruppledare under nattskiftet. Gruppledaren sköter arbetet och koordinerar arbetet för de distributörerna som är igång. Det finns alltid en gruppledare per spridningspunkt så i Borås finns det därmed fyra stycken gruppledare.
För utlämning av tidskrifter och produkter i de områden som har spridningspunkter och där lägenheter förekommer får personalen gå till fots alternativt cykla med leveransen från dörr till dörr. Entrédörrarna hos lägenheterna kan oftast vara låsta där en speciell nyckel eller kod behövs för att komma in vilket återfinns inom varje spridningspunkt så att leveransen inte ska hindras. För områden där villor förekommer och fordon används för att leverera produkterna så används en handdator som hjälpmedel för att få information om produkt och kund. När budet har svårt att hitta en brevlåda hos en kund kan det exempelvis stå i handdatorn mer specifikt var brevlådan befinner sig. Men det kan även vara annan information som begärs av kunden. Point logistik levererar även till kunder där det är mer glesbebyggt och kommer överens med kunderna på området om ett gemensamt uthämtningsställe, detta gör att Point logistik utökar tillgängligt område som leveranser kan ske men minskar också sträckan som måste köras annars och i förhållande till tiden som leveranserna sker.
4.3 Flöde
Tidigare använde Point logistik sig av cirka 50 stycken budställen som exempelvis kunde vara en bensinmack eller en busshållplats. Där lastade de av ett antal budtidningar som sedan kunde hämtas upp av ett par distributörer. Men idag har de istället så kallade
spridningspunkter som är i form av en terminal. Anledningen till att Point logistik bytte till terminaler istället för exempelvis bensinmackar är på grund av att de inte kan lägga paket från exempelvis apotea, som kan innehålla läkemedel, på en bensinstation på natten. Genom att istället ha spridningspunkter erhåller också Point mer kontroll över sina leveranser från början till slut vilket skapar högre trovärdighet även mot kund sedan.
Företaget har påbörjat ett nytt projekt som heter Classic och med hjälp av detta projekt ändras inte rutter lika ofta vilket leder till mindre reklamationer. Något som dock fortfarande kan påverka rutterna är exempelvis avslutade prenumerationer av en dagstidning. Allt fler börjar läsa tidningarna digitalt istället för pappersformat och denna trend fortsätter sakta med säkert.
Som resultat kan framtida omläggningar tvingas ske i jämna mellanrum. Från 1990 talet fram tills 2017 har det varit ganska stabilt med tidningar. Men senare statistik visar att
prenumeranterna av Borås tidning minskar med nästan 10% var fjärde år och då måste fler omläggningar göras. Enligt Point logistik är det mest ideala och effektiva sättet att jobba på är att de gör små omläggningar som består av ett handfull distrikt åt gången. En successiv förändring av rutterna gör det även lättare för distributörerna att lära sig omläggningen utan att felmarginalerna ökas på grund av tidsbrist eller navigeringssvårigheter. Under 2020 var dock företaget tvungna att göra en större omläggning som bestod av totalt 80 stycken distrikt, vilket också lämnade sina spår i deras reklamationsstatistik för det året.
21
5. Resultat och analys
I denna del redogörs både resultat och analysdelarna. Den avslutas med att sammanfatta rekommendationer till företaget. Detta kapitel kopplas även samman med den teoretiska delen och slutligen dras slutsatser att kunna besvara frågeställningarna till denna studie.
5.1 Fasta leveransdagar
En kritisk punkt som alla verksamheter eftersträvar är att ha en så hög servicegrad som möjligt. Ett av de identifierade problemen var osäkerheter av antalet inlevererat gods från externa samarbetspartner då det finns en stor variation på beställningar. Till exempel sker det betydligt mer beställningar under helgdagar gentemot vardagar och därför är det mer gods som ska hanteras och levereras i början av veckan än slutet. Denna osäkerhet gör att företaget transporterar ut mot kund så fort det externa godset levererats till distributionsverksamheten och kan leda till det sker fler transporter än nödvändigt. En problematik som finns med att inte använda sig av fasta leveransdagar, och istället leverera oregelbundet efter “så-snabbt- som-möjligt-principen” är att det påverkar verksamhetens vinst i samband med alla extra kostnader som tillkommer. Det krävs då lika mycket personal alla dagar oavsett behov samt att det blir fler transporter som måste köras varje dag och till följd av detta så blir inte fordonens kapacitet fullt utnyttjade och resulterar i en lägre fyllnadsgrad. Och med alla extra transporter som tillkommer så bidrar det till en ytterligare problematik ur en miljösynpunkt.
Genom att istället leverera gods under fasta leveransdagar så ger det mer utrymme för att planera in antalet online-beställningar som ska köras ut och därmed minska antalet
transporter i sin helhet. Detta gör att det blir lättare att planera in resurser i form av personal och transporter som krävs för att kunna utföra arbetet. Planeringsarbetet är en viktig del för att spara pengar i längden då exempelvis antalet fordon eller personal som behövs under en period kan beräknas. Distributionsverksamheterna kan då planera in transporten med högre fyllnadsgrad och därmed effektivisera leveransen samt bidrar till minskade utsläpp. Om man dessutom möjliggör för kunderna att själva få välja mellan leveransdagar (bland ett par fasta alternativ) ger det en ökad transparens och servicekänsla mot kund.
Vid användning av fasta leveransdagar är informationsflödet mellan företaget och kunden viktigt för att rätt kvantitet ska levereras i god tid till kunden. Om det uppstår missförstånd kan det leda till stora konsekvenser, vilket kan vara i form av att behöva skicka en extra transport under veckan som är en onödig kostnad för företaget. Det kan leda till att kunden exempelvis får resten av sin leverans en vecka senare och kan leda till en lägre kundnöjdhet.
För att undvika dessa missförstånd både internt och externt i företaget är det därför viktigt att ha en kommunikation som är klar och tydlig i alla led (Mattsson, 2002). Att rätt typ av information kommuniceras ut kan i de flesta fallen vara avgörande annars resulterar det onödiga kostnader eller missnöjda kunder (Grabara et al. 2014).
22
5.2 Servicenivå
I detta avsnitt presenteras lösningar för att öka servicenivån för kunden.
5.2.1 Teknik
För att minimera risken mot kunders klagomål är det viktig att företaget har en fungerande kommunikation med kunden. Kunden informeras i god tid om en beställning har flyttats till ett uthämtningsställe, försenats eller av andra skäl inte kommit fram. Detta kan göras via exempelvis en form av applikation eller liknande. När det kommer till logistik kan kundservicen omfatta de delar som berör materialflöden i processen och dess aktiviteter (Mattsson, 2002). Om företaget ligger steget före sin kund, och informerar i tid om
kommande förseningar så kommer kundens frustration inte vara lika stor som när hen inte blir informerade alls om vad som har hänt med paketet. Detta är också en fördel för företagets reklamationsstatistik eftersom att om kunderna får all info de behöver via en app på ett
smidigt och enkelt sätt, då slipper de ringa in och klaga över paketet de inväntar. Eftersom att Point logistik räknar sina fel de gör i promille kan detta vara en viktig implementering som kommer att bidra till att de når sina statistik mål gällande antalet klagomål från kunder. I appar som många verksamheter använder sig av är det lättillgängligt att kontakta och ställa motfrågor tillbaka till leverantörerna. Vilket inte går via ett system där meddelande skickas ut via SMS på mobilen.
5.2.2 Spårbarhet
På senare tid har användning av track and trace konceptet utvidgats till en större del av
transportindustrin. Efterfrågan har ökat bland kunder och det är mer eftertraktat för en säkrare leverans av beställningar. Track and trace innebär att kunden kan följa sina order via en app eller webbplats och få information om vart exakt ordern befinner sig samt förväntade
leveransdatum. Detta går att spåra och blir det någon försening på leveransen får kunden reda på det och det underlättar arbetet i kundsupporten. Genom att erbjuda kunder en app de kan använda för att spåra sina paket i realtid bidrar det till en högre servicenivå på grund av att det får kunden att känna sig trygg och inte orolig över sin beställning. En annan positiv del med att ha track and trace tillgängligt för kunden är att de också enkelt kan se vart ordern eller produkten kommer ifrån. Just detta kan vara information som kunden vill ha av etiska skäl, det kan handla om vart produktionen sker men även hur lång transporten är. (Mishra et al. 2018).
Det är också viktigt för företaget att ha koll på produktionens information hela vägen från start till slut. Denna typ av information kan vara nyckeln till framgång för många företag.
Track and trace fungerar genom att information som passerar vissa delar av olika flöden skickar en signal att exempelvis en order passerat eller skannats vid en specifik plats och sänder informationen till en annan datakälla. Denna typ av spårbarhet underlättar det även för distributionsverksamheten då det snabbt synliggör om problem uppstår i transportflödet.
Genom att analysera de problem som kan uppstå och hitta framtida lösningar för att förebygga liknande händelser. Ett spårbarhetssystem ger företagen en stor potential och
23
möjligheter att effektivisera styrningen i försörjningskedjor. Detta genom att minska kostnaden inom logistik och kunna tillhandahålla all information som existerar från produktidé till detaljhandel. (Bosana & Gebresenbet, 2013)
Eftersom att Point logistik i dagsläget levererar både tidskrifter och paket till kunder med en högre variation på paketen som kommer in från samarbetspartner så blir det lättare att hålla reda på de paket som ska skickas ut till kund genom att använda sig av track and trace. Detta minimerar risken för att gods tappas bort och det bidrar överlag till en bättre översikt på orderhanteringen.
5.3 Effektivisering
I detta avsnitt presenteras olika förslag till en förbättrad effektivisering.
5.3.1 Paket och tidskrifter
När både paket och tidskrifter transporteras och levereras samtidigt men mängden mellan dem skiljs åt försvåras också ruttplaneringen. Vanligtvis har tidskrifter en relativ konstant efterfrågan då de allra flesta kunder är prenumeranter och som distributionsverksamhet vet de vad de kan förvänta sig. Med paket är det dock svårare att förutse beställningsmönster hos slutkonsumenter vilket som sagt kan påverka planeringen och leveransen negativt. Att gods levereras till rätt kund vid rätt plats och rätt tid är vikten av en välfungerande logistik menar Lumsden (1995). I vissa fall kan företag ha för stora mängder av fordon och personal inne vilket leder till en onödig kostnad för företaget på grund av att paketvolymerna varierar från period till period. Eftersom transporterna sker under nattetid och paket och tidskrifter transporteras tillsammans ger det lite utrymme för att minska på en ständigt änderlig
variation. Förare måste leverera både paket och tidskrifter och detta kan ibland leda till att det tar längre tid än väntat vilket kan leda till missnöjda kunder. Själva syftet med logistik är att kunna ge kunden den förväntade kvalitet och nivå på service och att minska kostnaderna i den komplexa försörjningskedjan (Christopher, 2011). När det finns en osäkerhet i personal och fordons behov krävs det att fler jobbar och därmed fler fordon som används för att täcka upp för osäkerheten. Enligt Olhager (2013) är transporter som inte är nödvändiga en form av slöseri. Ett standardiserat arbetssätt skall användas som en grund för att kunna skapa
repeterbara processer och uppnå ett resultat som är eftertraktat Liker och Hoseus (2008).
Detta medför flertal kostnader som byggs på även om behovet inte är densamma under veckans vardagar.
För att få en bättre kontroll över de varierande online beställningar av paket är ett förslag att separera på leveranstiderna av paket och tidskrifter. Detta kan göras genom att exempelvis välja att leverera ut produkter under dagtid istället. I detta fall ska det då planeras in mängden personal samt fordon för just leverans av paket på dagtid. För att företaget inte ska skicka halvtomma bilar för att leverera paket kan distributionsverksamheten använda sig av fasta leveransdagar vilket leder till mindre kostnader och mindre transporter men med högre fyllnadsgrad. Att transportera ut paket separat under dagtid gynnar även leveransen av
