INSTRUKTION TILL BLANKETT FÖR ANSÖKAN OM VERKSAMHETSTILLSTÅND FÖR VÄRDEPAPPERSFÖRETAG
Bakgrund
Finansinspektionen handlägger ansökan om tillstånd för kreditinstitut, värdepappersföretag, fondbolag, förvaringsinstitut och pantlåneinrättningar.
Verksamhetstillstånd för fond- och derivatbörser och Värdepapperscentralen handläggs av finansministeriet och tillstånd för försäkringsbolag av social- och
hälsovårdsministeriet.
Syftet med instruktionen är att underlätta tillståndsansökan. Nedan beskrivs vad Finansinspektionen tar hänsyn till vid handläggningen av tillståndsansökan och vad sökanden ska beakta. Instruktionen ersätter inte lagens bestämmelser och
Finansinspektionens standarder om tillståndsansökan.
På Finansinspektionens webbplats finns information om bland annat
tillståndsprocessen. Finansinspektionen ska helst alltid kontaktas innan ansökan lämnas in.
De viktigaste regelverken ur sökandens synvinkel:
Värdepappersföretag
• lagen om värdepappersföretag (922/2007), nedan VPFL
• värdepappersmarknadslagen (495/1989), nedan VPML
• finansministeriets förordning om de utredningar som ska fogas till ett värdepappersföretags ansökan om verksamhetstillstånd (937/2007)
• Finansinspektionens standard 1.1 (Verksamhetstillstånd och underrättelser) och andra standarder efter sakområde som nämns nedan i denna instruktion.
Finansministeriets förordning redogör för de minimiupplysningar som ska lämnas i tillståndsansökan. Standarden om verksamhetstillstånd och underrättelser beskriver mer i detalj vilka olika delområden tillståndsansökan ska beakta och vad Finansinspektionen tar hänsyn till vid tillståndsprövningen.
Finansinspektionens tillståndsprövning bygger på lagstiftning och utfärdade standarder.
Standarderna redogör för de krav som finansmarknadsaktörerna ska uppfylla under hela sin verksamhetstid.
Blankett för tillståndsansökan
Det finns en färdig blankett för tillståndsansökan att fylla i (på Finansinspektionens webbplats under Tillstånd). Spara blanketten på din egen dator innan du börjar fylla i den. Därefter kan du på vanligt sätt fylla i, spara och skriva ut blanketten. Kontrollera att
uppgifterna har sparats eftersom inställningarna beroende på datormiljö kan avvika från standardinställningarna. Den färdiga ansökan med bilagor ska sändas till
Finansinspektionen under adressen Finansinspektionen
PB 159 (besöksadress: Snellmansgatan 6) 00101 Helsingfors.
Innehållet i tillståndsansökan
Ansökan ska vara klart formulerad, uttömmande, detaljerad och fullständig med alla upplysningar. En välskriven och noggrann ansökan bidrar till att stärka intrycket av att företaget kommer att ledas professionellt.
Innehållet i ansökan beror på den tilltänkta verksamhetens art och omfattning.
Ansökningarna bedöms alltid fall för fall och vid behov ber Finansinspektionen om ytterligare upplysningar. Målet är dock att den ansökan som lämnas in till
Finansinspektionen är fullständig från första början.
De flesta av de handlingar som ska bifogas ansökan ska vara antagna av bolagets styrelse, såsom sökandens interna riskhanteringsinstruktioner, riskhanteringspolicy, verksamhetsplan och verksamhetsstrategi. Sökanden bör således notera att ansökan om tillstånd kräver administrativa beslut redan innan själva verksamheten inleds. Om tillståndsansökan gäller ett nytt bolag ska ansökan innehålla uppgift om när
handlingarna kommer att godkännas av bolagets styrelse.
Tillståndsansökan bygger till utformningen på finansministeriets förordning om de utredningar som ska fogas till ett värdepappersföretags ansökan om
verksamhetstillstånd (937/2007). För prövning av förutsättningarna för verksamhetstillstånd ska ansökan innehålla upplysningar om
o sökanden
o den tilltänkta verksamheten o aktiekapitalet
o stiftarna och de viktigaste aktieägarna och aktieägarnas ägarandelar o värdepappersföretagets och holdingföretagets ledning
o värdepappersföretagets bindningar o värdepappersföretagets revisorer
o de finansiella verksamhetsförutsättningarna o den interna kontrollen och riskhanteringen
o kraven på organisation av verksamheten och rutinerna o systemen för kundidentifikation och kundkontroll
o lämplighetsprövningen av värdepappersföretagets stiftare och aktieägare o lämplighetsprövningen av värdepappersföretagets ledning.
Denna instruktion redogör närmare för hur de olika delarna i blanketten ska fyllas i. De utredningar och andra beskrivningar som nämns i finansministeriets förordning och som enligt Finansinspektionen är nödvändiga för tillståndsprövningen anges efter
sakområde. En hänvisning till tillämpningen av Finansinspektionens standarder eller ett citat ur en standard räcker inte som beskrivning.
En del av bilagorna kan vara överlappande, dvs. de kan användas för att uppfylla kraven i flera delar. I en senare del i blanketten kan då finnas hänvisningar till tidigare
upplysningar eller kompletteringar till bilagorna till den del som upplysningarna inte framgår av redan angivna bilagor. Om sökanden på lång sikt inte alls kommer att driva verksamhet på något delområde ska detta anges i ansökan med motivering (t.ex.
"Verksamheten är inte på lång sikt förenad med marknadsrisk eftersom ...").
En del av sökandens verksamhet kan exempelvis vara organiserad på koncernnivå. I så fall räcker det med en redogörelse på koncernnivå, men bolagets styrelse ska fatta beslut om tillämpning av koncerninstruktionerna.
Sökanden kallas också bolag.
1 Upplysningar om sökanden
Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektionen tillräckliga basfakta om bolaget och dess ägare och visa att bolaget har bildats enligt bestämmelserna i lag.
Av den skriftliga ansökan om tillstånd för värdepappersföretag ska framgå bolagets fullständiga firma, bifirmor, hemort, post- och besöksadress, huvudkontor i Finland och andra driftställen. Om sökanden använder Finansinspektionens ansökningsblankett ska dessa upplysningar lämnas i början av blanketten.
Obligatoriska bilagor:
o
kopia av den gällande bolagsordningeno bolagsstämmoprotokoll med eventuella bilagor över beslutet att ändra bolagsordningen så att den motsvarar kraven på bolagsordning för värdepappersföretag och uppgift om bolagets avsikt att ansöka om tillstånd och ansökningsförfarandet
o redogörelse för att ändringen av bolagsordningen enligt punkten ovan har anmälts för registrering till patent- och registerstyrelsen i enlighet med 5 kap. 30 § 2 mom. i aktiebolagslagen (624/2006)
o handelsregisterutdrag.
Om tillståndsansökan gäller ett nytt bolag ska ansökan innehålla uppgift om sökandens namn och kontaktuppgifter samt bolagets namn, bifirmor, hemort, huvudkontor i Finland och andra
driftställen. Om sökanden använder Finansinspektionens ansökningsblankett ska dessa upplysningar lämnas i början av blanketten.
Till tillståndsansökan för ett nytt bolag ska följande dokumentation med eventuella bilagor bifogas:
o utdrag ur eller kopia av etableringsbeslutet om stiftaren är en juridisk person o handelsregisterutdrag för alla stiftare om stiftarna är juridiska personer, eller
ämbetsbetyg och kontaktuppgifter för alla stiftare om stiftarna är fysiska personer o kopia av stiftelseurkunden
o kopia av eventuellt protokoll från den konstituerande stämman.
2 Tilltänkt verksamhet
Upplysningarna i denna del ska visa att den tilltänkta verksamheten uppfyller kraven på sådan verksamhet som bolaget söker tillstånd för.
Den tilltänkta verksamheten ska vara planmässig och de uppställda målen realistiska. Planen ska omfatta alla delar av verksamheten, inklusive utlagd verksamhet och verksamhet som drivs genom ombud eller anknutna ombud.
Vilka bilagor som behövs beror på den tilltänkta verksamheten. En detaljerad förteckning över bilagorna över de olika verksamheterna finns i avsnitt 5.3.2 i Finansinspektionens standard 1.1 (Verksamhetstillstånd och underrättelser).
Bilagor till ansökan :
o beskrivning av den verksamhet enligt VPFL som bolaget kommer att driva inkl. sidotjänster (t.ex. produkt- och tjänstebeskrivningar med uppgift om kundmålgrupper och
processcheman).
3 Kapital
Upplysningarna i denna del ska visa att aktiekapitalet uppfyller de uppställda kraven.
Om bolagets aktiekapital är fullt inbetalt vid ansökningstidpunkten ska följande bifogas:
o uppgift om att aktiekapitalet är i bolagets ägo och besittning (t.ex. styrelsebeslut i ärendet)
o ett intyg undertecknat av bolagets revisorer om att bestämmelserna om teckning av aktiekapital har följts.
Om bolagets aktiekapital inte är inbetalt vid ansökningstidpunkten ska ytterligare följande bifogas:
o upplysningar om förbindelser som gäller betalningen av aktiekapitalet (ska innehålla företagets stiftelseurkund eller teckningslista över de tecknade aktierna eller
andelarna, protokoll från den konstituerande stämman samt uppgifter om tecknarna och tecknade aktier eller andelar)
o kopia av beslutet om aktieteckning och handelsregisterutdrag för alla tecknare som är juridiska personer och ämbetsbetyg för tecknare som är fysiska personer.
Om aktiekapital har tecknats med rätt eller skyldighet att i bolaget mot aktie eller andel sätta in andra tillgångar än pengar, eller om aktiekapitalet helt eller delvis har betalats i annan form än pengar, ska ett yttrande enligt 2 kap. 8 § 4 mom. i aktiebolagslagen bifogas.
Om kapitalkraven uppfylls i form av aktiekapital, ansvarsförsäkring eller en kombination av dessa ska upplysningar om detta totala kapital bifogas.
4 Stiftare och ägare
Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektionen tillräcklig information om företagets stiftare och ägare och visa att bolagets ägarstrukturer inte förhindrar en effektiv tillsyn över bolaget.
Ansökan och bilagor ska innehålla upplysningar om sådana ägare vars ägarandel direkt eller indirekt uppgår till minst en tiondel eller medför minst 10 % av rösträtten i bolaget.
Bilagor till ansökan:
• förteckning över stiftare och ägare som är fysiska personer med person- och kontaktuppgifter och uppgifter om ägarandelar
• ämbetsbetyg för fysiska personer
• handelsregisterutdrag för juridiska personer
• uppgifter om sådana avtal eller andra arrangemang som resulterar i eller kan resultera i uppkomsten av sådan ägarandel som här avses
• anmälan om lämplighetsprövning av stiftarna och ägarna, daterad och undertecknad av respektive personer (fit & proper-anmälan). För juridiska personer ska den daterade och undertecknade anmälan göras av fysiska personer med firmateckningsrätt. Om en stiftare eller ägare är omyndig eller har begränsad handlingsbehörighet ska
intressebevakaren dessutom lämna upplysningar om ägarens och stiftarens omyndighet eller begränsningen i handlingsbehörigheten och en anmälan som gäller
intressebevakaren själv. Fit & proper-blanketter finns på Finansinspektionens webbplats under Tillstånd.
Ovannämnda bilagor ska lämnas också för sådana fysiska och juridiska personer som enligt
2 kap. 9 § i värdepappersmarknadslagen (495/1989) kan jämställas med aktieägare. I ansökan ska specificeras på vilka grunder en fysisk person kan jämställas med aktieägare.
5 Ledningen för värdepappersföretag och holdingföretag
Upplysningarna i denna del ska visa att företaget under tillsyn kommer att ledas professionellt och enligt sunda och försiktiga affärsprinciper och att bolagets verksamhet uppfyller kraven i Finansinspektionens standard 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten) och standard 4.1 (Intern kontroll och riskhantering). Sökanden ska bevisa att bolagsledningen har tillräcklig utbildning och kompetens med hänsyn till uppgifternas art och omfattning. Av ansökan ska också framgå hur sökanden i praktiken har kontrollerat att ledningen har tillräcklig kännedom om sökandens verksamhetsområde. Bolagsledningen ska uppfylla lämplighetskraven i
Finansinspektionens standard 1.4 (Lämplighetsprövning (fit & proper)).
Uppläggningen av den interna styrningen ska ta hänsyn till komplexiteten och omfattningen av den framtida verksamheten. Den interna styrningen kan läggas upp enligt olika modeller.
Bilagor till ansökan:
o utdrag ur eller kopior av handlingar med uppgifter om de ordinarie medlemmarna och suppleanterna i företagets styrelse, verkställande direktör och verkställande direktörens ställföreträdare som utsetts för bolaget och andra personer i högsta ledningen, inklusive kontaktuppgifter för dem
o
anmälan om lämplighetsprövning av styrelsemedlemmarna, styrelsesuppleanterna, verkställande direktören, ställföreträdaren för verkställande direktören och andra personer i högsta ledningen, daterad och undertecknad av respektive person (fit & proper-anmälan). Fit & proper-blanketter finns på Finansinspektionens webbplats under Tillstånd.
Om värdepappersföretaget har en eller flera ställföreträdare för verkställande direktören ska det av uppgifterna framgå under vilka villkor en ställföreträdare ska träda i den verkställande
direktörens ställe när denne är förhindrad att sköta sina uppgifter samt i vilken ordning ställföreträdarna ska träda in.
Det som nämnts ovan gäller på motsvarande sätt de upplysningar om ett holdingföretags ledning som lämnas i ansökan om tillstånd för holdingföretag.
6 Betydande bindningar
Upplysningarna i denna del ska visa att bolagets betydande bindningar till någon annan person inte hindrar en effektiv tillsyn över bolaget. Finansinspektionen ska kunna skapa sig en tydlig helhetsbild av verksamheten, ägarstrukturerna och eventuella bindningar till fysiska och juridiska personer.
Med betydande bindningar avses en möjlighet baserad på ägande eller bestämmande inflytande (röstetal eller rätt att utse/avsätta högsta ledningen) att påverka ett företags styrning och
verksamhet.
En betydande bindning kan uppkomma när personen tillsammans med någon närstående har ovannämnda möjlighet att påverka företagets styrning och verksamhet. Närstående är till exempel äkta makar och barn. En betydande bindning uppstår också mellan två eller flera juridiska företag över vilka samma person eller bolag har bestämmande inflytande.
Bilagor till ansökan:
• upplysningar om värdepappersföretagets bindningar (t.ex. schema över bolagsstrukturen)
• upplysningar om sådana avtal eller överenskommelser som resulterar i eller senare kan resultera i uppkomsten av en betydande bindning (t.ex. delägaravtal, bolagsordning eller bolagsavtal).
7 Revisorer
Upplysningarna i denna del ska visa att bolagets revisorer uppfyller de krav som ställs på revisorer.
Bilagor till ansökan:
o revisorernas namn (av uppgifterna ska framgå vem som är CGR, dvs. revisor eller revisionsfirma som är godkänd av Centralhandelskammaren)
o utdrag ur protokollet över valet av revisorer.
8 Finansiella verksamhetsförutsättningar och verksamhetsplan
Upplysningarna i denna del ska visa att de finansiella förutsättningarna för verksamheten uppfylls och att verksamheten är planmässig, professionell och långsiktig.
Ansökan med bilagor ska detaljerat redovisa hur sökanden har sörjt för att bolaget har tillräckliga finansiella verksamhetsförutsättningar.
Ett viktigt stöd för tillståndsprövningen är en välskriven, detaljerad verksamhetsplan som omfattar olika funktioner, tjänster och produkter och en högklassig kapitalstrategi.
Bilagor till ansökan:
• verksamhetsplan
• lönsamhetsbedömningar och -mål samt resultat- och balansräkningsprognoser för de tre
kommande åren med motivering
•
en bedömning av kapitaltäckningen för de tre kommande åren samt en plan för säkrandet av kapitaltäckning och likviditet•
upplysningar om tillgången till kapital (kapitalplan)• bokslutsuppgifter (för sökanden med tidigare verksamhet)
• koncernbokslutsuppgifter, inklusive bilagor, för de tre senaste räkenskapsperioderna (för sökanden som ingår i en koncern)
• beräkningar av hur kapitalkraven uppfylls efter riskkategori
• beskrivning av hur den interna kapitalutvärderingen är organiserad.
Om det senaste bokslutet har upprättats tidigare än sex månader innan ansökan lämnas in ska också bifogas en redogörelse för händelser som inträffat efter att bokslutet upprättades och som väsentligen inverkat på bolagets ekonomiska ställning samt för bolagets ekonomiska situation och resultat vid ansökningstidpunkten. Redogörelsen ska vara daterad och undertecknad av bolagets styrelse.
9 Intern kontroll och riskhantering
9.1 Organisation, personal och makt-, ansvars- och
rapporteringsförhål- landen
Upplysningarna i denna del ska ge Finansinspektionen en helhetsbild av sökandens organisation. Bolaget ska bevisa att dess nuvarande och kommande anställda har tillräcklig kompetens med hänsyn till sina arbetsuppgifter, bolagets storlek och verksamhetens art och omfattning.
Av uppgifterna ska också framgå att makt- och ansvarsfördelningen i bolaget är klar. Varje organs skyldigheter och ansvar ska vara tydligt fastställda och högsta ledningen ska kunna göra en oberoende utvärdering av bolagets verksamhet.
Bilagor till ansökan:
o tydligt organisationsschema över bolagets verksamhet
o system med ersättare för verkställande direktören, direktörer med ansvar för centrala affärsområden, chefer m.fl.
o antal anställda inom centrala affärsenheter och funktioner o personalplan med uppgifter om personalens yrkeskunskaper,
kompetenskrav och belöningsgrunder (exempelvis rekryteringsprinciper och utbildningsplaner) o befattningsbeskrivningar enligt nomenklatur
o redogörelse för den praktiska organisationen av makt- och ansvarsfördelningen mellan olika enheter och funktioner och beskrivning av beslutssystemet (upplysningar om vilka de olika enheternas och funktionernas centrala uppgifter är, vilka de centrala beslutande organen är och hur ofta de sammanträder
och vilka rapporteringsförhållandena mellan de centrala
funktionerna är, t.ex. beslutsorganens arbetsordningar, uppgifter om styrelsens utskott)
o redogörelse för hanteringen av intressekonflikter
o beskrivning av rapporterna till högsta och verkställande ledningen och uppgifter om hur ofta rapporter upprättas (inkl. ett
representativt urval modellrapporter till ledningen, t.ex. olika månadsrapporter).
För att verifiera att förutsättningarna för verksamhetstillståndet uppfylls kan eventuella regler för intern styrning (corporate governance-policy) också bifogas.
9.2 Intern kontroll, riskkontroll och riskhantering
Upplysningarna i denna del ska visa att den interna kontrollen i det sökande bolaget är på tillräckligt hög nivå med hänsyn till
verksamhetens art och omfattning.
Av ansökan ska den praktiska uppläggningen av den interna kontrollen och riskhanteringen framgå: beskrivning av vilka centrala åtgärder den interna kontrollen får vidta, vilken ansvarsfördelningen mellan olika enheter och funktioner inom den interna kontrollen är och hur risktagandet inom olika affärsenheter/funktioner och riskkategorier övervakas i praktiken. Bolaget ska uppfylla kraven på intern kontroll och riskhantering enligt Finansinspektionens standard 4.1 (Uppläggning av intern kontroll och riskhantering).
Bilagor till ansökan:
o beskrivning av uppläggningen av internkontrollen,
riskhanteringen och den riskhantering som är oberoende av affärsverksamheten (oberoende riskkontrollenhet)
o upplysningar om de system och metoder med vilka
värdepappersföretaget avser följa upp och hantera riskerna enligt 5 kap. i lagen om värdepappersföretag
o beskrivning av hur en tillräcklig informationsgång, riskhantering och intern kontroll säkras i funktioner som ska drivas genom ombud eller anknutna ombud eller läggas ut på entreprenad.
9.3 Intern revision Upplysningarna i denna del ska visa att den interna revisionen i bolaget är organiserad på behörigt sett med hänsyn till verksamhetens art och omfattning och att sökanden har inrättat en separat internrevision som är oberoende av andra funktioner för att bedöma och kontrollera detta.
Internrevisionen är en oberoende och objektiv gransknings- och utvärderingsverksamhet som har inrättats för att tillföra organisationen ett mervärde och förbättra dess verksamhet.
Av ansökan ska framgå hur internrevisionen i bolaget är organiserad.
Bilagor till ansökan:
o principer för internrevisionen fastställda av högsta ledningen och av dem ska åtminstone framgå
o verksamhetsmålen
o verksamhetsområdet och att det är obegränsat o ställningen i organisationen och förhållandet till övriga
kontrollfunktioner o behörighet och ansvar
o uppgifter och organisation av dem
o den funktionsansvarigas uppgifter och skyldigheter o de allmänna principerna för verksamhetsplaneringen o principerna och tidtabellen för rapporteringen av
observationer
o
rapporteringsförhållanden, ansvar och skyldigheter o granskningsplano meritförteckning för de anställda vid internrevisionen
o beräkningsgrunder för eventuella belöningar till de anställda vid internrevisionen
o fastställda granskningsrutiner:
o
dokumentation av observationer och slutsatser o rapportering och informationsgivning.Om bolaget inte har en separat internrevision ska till ansökan bifogas en redogörelse för hur motsvarande funktion har organiserats och vem som har utsetts till funktionsansvarig. Redogörelsen ska åtföljas av
styrelsebeslut om eventuella alternativa rutiner som avviker från de bindande reglerna i Finansinspektionens standard.
9.4 Compliance- funktion
Upplysningarna i denna del ska visa att företaget och dess verksamhet åtnjuter kundernas och marknadens förtroende. Noggrann efterlevnad av lagstiftning och myndigheternas anvisningar och föreskrifter samt
självreglering på marknaden upprätthåller för sin del förtroendet. Det främjas också av att bolagets egna interna regler, bindande etiska principer och andra instruktioner följs. För detta syfte ska sökanden inrätta en funktion med ansvar för efterlevnadskontrollen (compliance) som bistår bolagets högsta och verkställande ledning och andra funktioner i hanteringen av de risker som bristande efterlevnad medför.
Compliance-funktionen ska övervaka och regelbundet bedöma om bolagets åtgärder och rutiner för efterlevnadskontroll är tillräckliga.
Funktionen ska vidare bevaka och bedöma om åtgärderna för att rätta till brister i regelefterlevnaden är tillräckliga och effektiva.
Av ansökan ska framgå hur efterlevnadskontrollen (compliance- funktionen) i bolaget är organiserad.
Bilagor till ansökan:
o skriftliga principer för compliance-funktionen fastställda av högsta ledningen och av dem ska åtminstone framgå
o mål och uppgifter
o ställningen i organisationen och förhållandet till övriga kontrollfunktioner
o behörighet och rätt till den information som behövs för att utföra uppgifterna samt rätt att granska
o den funktionsansvarigas uppgifter och skyldigheter o de allmänna principerna för planeringen
o principerna och tidtabellen för rapporteringen o meritförteckning för den funktionsansvariga
o eventuella belöningsgrunder för den funktionsansvariga.
9.5 Utläggning av verksamhet och anlitande av ombud och anknutna ombud
Genom upplysningarna i denna del kontrollerar Finansinspektionen att utläggningen av verksamhet inte försvårar bolagets riskhantering eller interna kontroll eller i väsentlig grad den övriga verksamheten i bolaget.
Bolaget ska uppfylla kraven i Finansinspektionens standard 1.6 (Utläggning av verksamhet) och RA 1.6 (Anmälan om utläggning av verksamhet).
.
Bilagor till ansökan:
o upplysningar om den tilltänkta verksamheten som ska drivas genom ombud och/eller anknutna ombud och av den verksamhet som ska läggas ut (inkl. namn och kontaktuppgifter för uppdragstagarna).
o upplysningar om tillsynen över anknutna ombuds verksamhet
o upplysningar om upprättande av register över anknutna ombud
o utläggningsavtal (eller utkast till avtal)
9.6
Bokföringssystem
Upplysningarna i denna del ska visa att bokföringssystemet är tillförlitligt, dess kontinuitet har säkrats på ett tillfredsställande sätt, det förser
ledningen och myndighetsrapporteringen med tillräckligt detaljerad information och uppfyller handels- och industriministeriets och bokföringsnämndens kriterier.
Bilagor till ansökan:
• beskrivning av bokföringssystemen och bokföringsmetoderna (bl.a.
allmän beskrivning av gränssnitten mellan delbokföringssystemen, den manuella avstämningen och avstämningen i datasystemen.
Se närmare standard 3.1 (Årsredovisning), handels- och
industriministeriets beslut (47/1998) och bokföringsnämndens allmänna anvisningar (22.5.2000).
9.7 Datasystem Upplysningarna i denna del ska visa att bolaget har tillfredsställande och lämpliga datasystem med hänsyn till verksamhetens art och omfattning.
Bilagor till ansökan:
o beskrivning av befintliga och planerade datasystem, inkl. sådana it-tjänster som ska läggas ut (t.ex. systembeskrivning)
o dataadministrationsstrategi (som antagits av ledningen) o beskrivning av organisationen för dataadministrationen med
ansvarsfördelning.
9.8 Datasäkerhet Upplysningarna i denna del ska visa att bolaget har tillräcklig kompetens och personal och internrevision för att säkra välfungerande datasystem.
Bilagor till ansökan:
o datasäkerhetsprinciper
o datasäkerhetsorganisationen med ansvarsfördelning
o beskrivning av hanteringen av datasäkerhetsriskerna utvärderas (t.ex. riskanalyser av datasäkerheten)
o centrala datasäkerhetsinstruktioner
o redogörelse för hur bolagets egen datasäkerhet utvärderas(t.ex.
interna eller externa utvärderingar av datasäkerheten i bolaget).
9.9 Upplysningarna i denna del ska visa att sökanden har beredskap för
Kontinuitetsplaner och
beredskapsplaner för störningar
avbrott i verksamheten och kan fortsätta verksamheten och begränsa sina förluster vid störningar.
Av ansökan ska framgå hur sökanden har säkrat kontinuiteten i de centrala funktionerna i händelse av funktionshotande störningar.
Beskrivningen ska också täcka kontinuiteten i utlagda funktioner.
Bilagor till ansökan:
o principer för kontinuitetsplanering
o kontinuitetsplaner för centrala funktioner (inkl. beskrivning av systemen för att säkra och återställa datasystem som är av avgörande betydelse för verksamheten)
o redogörelse för vilka åtgärder det företag som dataverksamheten eventuellt har lagts ut på har vidtagit för att säkra kontinuiteten i verksamheten vid eventuella störningar.
10. Organisation av verksamheten och uppföranderegler
Upplysningarna i denna del ska visa att den tilltänkta verksamheten uppfyller kraven på sådan verksamhet som bolaget söker tillstånd för och att den följer uppförandereglerna i lag och Finansinspektionens standarder 2.1 (Uppföranderegler för tillhandahållande av finansiella tjänster), 2.2 (Marknadsföring av finansiella tjänster och finansiella instrument), 2.3 (Avtal om finansiella tjänster), 1.3 (Intern styrning och organisation av verksamheten) och 5.3 (Insideranmälan och
insiderregister).
Till ansökan ska bifogas en redogörelse för hur bolaget har organiserat verksamheten i samband med investerings- och sidotjänster (inkl.
beskrivningar av interna processer och eventuella relaterade
avtalsutkast) och efterlevnaden av uppförandereglerna för kundrelationer och bestämmelserna om förhindrande av marknadsmissbruk.
En väl genomtänkt beskrivning av interna processer och rutiner kunde t.ex. tjäna som bolagets eget introduktionsmaterial för nyanställda och somstödmaterial för verksamheten. En hänvisning till tillämpningen av Finansinspektionens standarder eller ett citat ur en standard räcker inte som beskrivning.
Vidare ska de interna instruktioner som bifogas tillståndsansökan vara uppdaterade och tillräckligt noggrant beskriva hur företagets verksamhet i olika enheter och funktioner är organiserad i praktiken. Instruktionerna ska vara antagna av högsta ledningen.
Bilagor till ansökan:
Intressekonflikter
• riktlinjer för identifiering och förebyggande av intressekonflikter, bl.a.
o analys av intressekonflikter som är typiska för verksamheten o redogörelse för hur intressekonflikter hanteras
• sammanfattning till kunden och upplysningar om hur den ges till kunden.
Relevanta personers privata transaktioner
• redogörelse för instruktioner och rutiner för privata transaktioner.
Skyldighet att bevara uppgifter om tillhandahållande av investeringstjänster
• beskrivning av hur uppgifter och telefonsamtal dokumenteras.
Förvaring av kundens penningmedel och finansiella instrument
• redogörelse för rutiner och system för förvaring av kundmedel, inkl.
beskrivning av arbetsgången med bl.a. avstämningar mot externa informationskällor och uppgifts- och ansvarsfördelning (farliga arbetskombinationer)
• redogörelse för hanteringen, clearingen och avvecklingen och förvaringen av penning medel, finansiella instrument och eventuella säkerheter efter handelsplats
• uppgifter om eventuella utomstående tjänsteleverantörer som anlitas för förvaring av kundmedel och om rutiner och ansvar för valet och kontrollen av tjänsteleverantörer
• redogörelse för eventuell fysisk förvaring.
Hantering av klagomål från kunder
• redogörelse för rutinerna för klagomålshanteringen.
Kategorisering av kunder enligt 1 kap. 4 § i VPML
• interna instruktioner om kategoriseringen av kunder
• mall för underrättelse till kunden om kategoriseringen med uppgift om hur kategoriseringen påverkar kundens ställning.
Incitament
• upplysningar om incitament relaterade till investeringstjänster och sidotjänster, inkl. avtal eller överenskommelser om
provisionsåterbäring och distributionskanalsprovisioner
• rutiner för bedömning/godkännande av om incitament ska tillåtas.
• information till kunderna om incitament Informationsskyldighet
• handlingsmodell och material som hänför sig till
informationsskyldigheten enligt avsnitt 7.2 i Finansinspektionens standard 2.1 (Uppföranderegler för tillhandahållande av finansiella tjänster)
Prövning som hjälper företaget att rekommendera de
investeringstjänster och finansiella instrument som är lämpliga för kunden (gäller portföljförvaltning och investeringsrådgivning) Artikel 19.4 i direktiv 2004/39/EG
• redogörelse för rutinerna för prövningen
• redogörelse för hur bolaget säkerställer att den tjänst som
tillhandahålls och upplysningarna om kunden står i rätt proportion till varandra.
Prövning av om den erbjudna investeringstjänsten eller produkten är passande för kunden (gäller andra investeringstjänster än portföljförvaltning och investeringsrådgivning)
Artikel 19.5 i direktiv 2004/39/EG
• redogörelse för rutinerna för prövningen
• redogörelse för hur bolaget säkerställer att den erbjudna
investeringstjänsten eller produkten står i rätt proportion till kundens kunskap och erfarenhet.
Förmedling utan prövning (execution only)
(endast på initiativ av kunden med s.k. okomplicerade finansiella instrument och kunden har informerats om att företaget inte är skyldigt
att bedöma tjänstens eller instrumentets lämplighet för kunden)
• interna instruktioner om rutinerna vid tillhandahållandet av tjänsten
• lista på finansiella instrument som institutet betraktar som okomplicerade
• upplysningar om de kriterier enligt vilka en produkt definieras som okomplicerad.
Rapportering till kunder
• redogörelse för hur skyldigheterna att informera kunder uppfylls inkl.
rapportmallar
• upplysningar/interna instruktioner om rutiner och arbetsbeskrivning som klargör arbetsfördelning och avstämningar och andra kontroller av kundrapporteringens riktighet.
Bästa utförande av order (best execution)
• riktlinjer
• information till kunderna om riktlinjerna
• redogörelse för vilka åtgärder ordermottagaren och mäklaren eller portföljförvaltaren vidtar för att säkerställa att reglerna för best execution följs vid utförande order avseende finansiella instrument för kunders räkning.
Utförande av order avseende finansiella instrument
• processbeskrivningar från orderhantering till clearing och avveckling
• redogörelse för tillämpningen av artiklarna 7 och 8 i kommissionens förordning nr 1287/2006 (dokumentering av kundorder,
orderhantering och transaktioner)
• interna instruktioner om sammanläggning och fördelning av order
• redogörelse för hur sökanden säkerställer att instruktionerna och riktlinjerna för orderhantering följs.
Marknadsföring
• redogörelse för rutinerna för att säkerställa att marknadsföringen är
saklig.
• redogörelse för hur bolaget säkerställer att god sed följs i marknadsföringen av finansiella tjänster.
Investeringsanalyser
• beskrivning av innehållet i och arten av verksamhet som går ut på att ta fram och sprida investerings- och finansanalyser och andra former av allmänna rekommendationer avseende finansiella instrument som är föremål för handel.
• kundmålgruppen.
• eventuella provisionsgrunder.
Skyldighet att upprätthålla insiderregister
• redogörelse för tillförlitlig registerhållning, interna instruktioner om registerföringen och namnet på den registeransvariga
• upplysning om var registret eller registren förs (SIRE eller sökandens eget register)
• upplysning om var registret är tillgängligt för allmänheten.
Anmälningsskyldighet avseende marknadsmissbruk
• redogörelse för hur sökanden uppfyller anmälningsskyldigheten enligt 4 kap. 16 § i VPML (kursmanipulation och missbruk av insiderinformation).
11 System för kundidentifikation och kundkontroll
Upplysningarna i denna del ska visa att bolaget har rutiner för kundkännedom och
kundidentifikation som antagits av ledningen och att bolaget följer bestämmelserna om åtgärder mot penningtvätt och terroristfinansiering. Bolaget ska uppfylla kraven i Finansinspektionens standard 2.4 (Kundidentifiering, kundkännedom och åtgärder mot penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk) och standard 4.4b (Hantering av operativa risker).
Bilagor till ansökan:
• interna regler för system för kundidentifikation och kundkännedom antagna av ledningen, dvs. hur bolaget identifierar kunden och känner till arten av kundens verksamhet (i början av kundrelationen och därefter, alltefter kundgrupp och distributionskanal)
• kundpolicy
• redogörelse för bolagets rutiner för efterlevnadskontroll av omsorgs- och anmälningsplikten enligt bestämmelserna om åtgärder mot penningtvätt och
terroristfinansiering (t.ex. beskrivning av system för uppföljning av användningen av tjänster, metoder för identifiering och registrering av misstänkta fall)
• upplysningar om förvaringen av identifikationshandlingarna och om funktionsansvariga
• upplysningar om personalens utbildning (t.ex. utbildningsprogram).
Bilagor till tillståndsansökan
Bilagorna till tillståndsansökan ska ha tydliga rubriker.
Bilagorna kan sändas in i elektronisk form till Finansinspektionen. Det bör understrykas att sökanden då gör det på eget ansvar och att Finansinspektionen inte svarar för datasäkerheten.
Exempel. Dokumenten med beskrivningar av sökandens
betalningssystem är mycket omfattande och har flera hundra sidor. Med den tillståndsansvariga handläggaren kan man komma överens om att bilagorna ska sändas in elektroniskt, men Finansinspektionen svarar då inte för datasäkerheten.
Anm. När bilagor sänds in elektroniskt ska filerna rubriksättas och namnges tydligt i enlighet med huvudrubrikerna på blanketten.
