1
Plan för extraordinär händelse
Upplaga 2013-10-09
2
Innehåll
1. INLEDNING...3
2. SAMORDNING AV KOMMUNENS VERKSAMHET ...4
2.1 Stab ...5
2.2 Kansli och servicefunktion. ...5
2.3 Analysfunktion ...6
2.4 Logistikfunktion ...6
2.5 Information ...6
2.6 Växel...7
2.7 Förvaltningsorganisation ...7
2.8 Presscentrum...8
2.9 Anhörigcentrum...8
3. ORGANISATION VID EN EXTRAORDINÄR HÄNDELSE ...9
3.1 Krisledningsnämnden (KLN) ...9
3.2 Organisation...9
3.4 Stab ...9
3 1. INLEDNING
Kommunen har, enligt gällande lagstiftning, det övergripande ansvaret för kommunens innevånare då händelsens konsekvenser berör många kommuninnevånare och då ett samordningsbehov föreligger mellan verksamma myndigheter. En sådan händelse är en situation där kommunens normala lednings- besluts- och försörjningsprocesser inte klarar den uppkomna situationen.
Vid en större händelse som har ett händelseförlopp som är snabbt och svårt att överblicka och därmed kräver snabba beslut, kan KS ordförande bedöma händelsen som extraordinär och en särskild beslutsordning träder därmed i kraft.
I detta dokument beskrivs organisation och arbetsordning för en händelse som bedöms som extraordinär.
4 2. SAMORDNING AV KOMMUNENS VERKSAMHET
Larmning
Räddningscentralen kallar personal (tjänstemän) enligt fastställd larmlista. Larmningen startas av kommundirektör eller av räddningstjänstens jourhavande insatsledare.
Kommunalråd informeras om händelsen via SMS.
Arbetsordning
Kommundirektören kallar förvaltningscheferna och andra berörda till information.
Staben
Stabens organisation beror på händelsens art samt tillgång på personal. Stabschefen är föredragande för kommunstyrelsen och leder kommuns arbete enligt ordinarie delegationer. Stabschefen skall skapa struktur och klargöra målet och dess konsekvenser på lång och kort sikt.
Kansli och servicefunktion
Dessa funktioner svarar för den interna logistiken.
Information.
Ansvarar för intern och extern information.
Analys.
Analyserar tänkbara händelseutvecklingar och handlingsalternativ.
Logistik
Ansvarar för och säkerställer kommunens infrastruktur.
Kommunstyrelsens au Kommunala nämnder
Samverkande Kansli
Växel
Stabschef
Information Analys Logistik
STAB
Kommunala förvaltningar
5 2.1 Stab
Kommundirektören eller dennes ställföreträdare beslutar om vilken organisation som ska kallas in.
Staben anpassas efter händelsens karaktär och omfattning. Vid en utökning av staben till mer än fem ansvariga funktioner bör en särskild stabschef utses direkt under kommundirektören.
Åtgärdskalender för staben utse stabschef
inhämta erforderlig information
bedöma den akuta uppkomna situationen
bedöma omedelbara och långsiktiga konsekvenser analysera behov av stab och insats
informera samtliga förvaltningschefer
skapa en lägesbild som kanaliseras till berörda prioritera åtgärder
ta fram underlag för beslut i stort, fördela ansvar samt lednings- och arbetsuppgifter kontakta berörda samverkande organisationer och myndigheter.
beslut om start av växel, informationscentral, kansli och cafeteria
komma överens med samtliga samverkande parter om hur information ska samordnas.
utarbeta ett första pressmeddelande
besluta om inrättande av presscentra och anhörigcentrum
starta upp en intern informationskanal och en extern för rapport till länsstyrelsen starta upp Rakel och genomför sambandsprov med samtliga samverkande
Lokal: Fjärdhundrarummet.
2.2 Kansli och servicefunktion.
Kansliet och servicefunktionens uppgift är att serva kommunstaben samt se till att den fysiska miljön i kommunhuset fungerar. Efter beslut av kommunstaben bemannas växel och cafeteria.
Uppgiften är att åt staben
dokumentera beslut och åtgärder
avdela personal för inpasseringskontroll och information till besökande avdela personal för att bistå staben med utskrifter, kopiering mm.
se till att kost och logi fungerar
garanterar stabens behov av materiel och transporter se till att kontorsservice och växelfunktion fungerar planera personalavlösningar
iordningställer fullmäktigesalen för presskonferenser se till datasupport fungerar för stabsorganisationen
se till att tillgång på radio och TV finns för stabsorganisationen kontrollera att berörda förvaltningar får information.
Lokal: Ordinarie arbetsrum
6 2.3 Analysfunktion
Leds av en av staben utsedd person med uppgift att:
analysera tänkbara händelseutvecklingar och handlingsalternativ med utgångspunkt från tillgänglig information
analysera händelsen konsekvenser på kort och lång sikt.
lämna förslag till beslut Lokal: Trögdsrummet
2.4 Logistikfunktion
Leds av en av staben utsedd person med uppgift att:
säkerställa tillgången till transporter, utspisning, vatten, el mm. utifrån stabens beslut.
Lokal: Åsundarummet
2.5 Information
Det övergripande ansvaret för informationen åvilar staben. Kommunens informationsarbete leds av informationschefen. En informationscentral upprättas efter beslut av staben. Stabschefen och informationschefen samråder om vem som skall leda presskonferenserna samt tid och plats för dessa. Planerar och förbereder intern och extern information rörande:
presskonferens, pressmeddelanden kontakt med media och allmänhet
samordna informationen med andra myndigheter starta upp en interna informationskanaler
starta upp en extern informationskanal till länsstyrelsen och samverkande Lokal: Lagundarummet
Informationscentral
Efter beslut skall centralen kunna arbeta inom maximalt 2 timmar. Uppgiften är att utforma information på uppdrag av informationschefen samt genom telefon och kommunens webbplats informera informationssökande om det de vill veta. Informationsfrågor som återkommer skall vidarebefordras till staben så att information om just dessa frågor kan ske via lokalradio.
Arbetsordning
En informationssamordnare i informationscentralen har till uppgift att hålla ständig kontakt med informationschefen i staben för att erhålla efterfrågad information.
Informationscentralen disponerar Enköpingsrummet. Inkoppling av telefoner sker enligt
telefonschema. I lokalen skall finnas radio, karta, anslagstavla, tillgång till fax, datorer och GSM- telefoner.
Informationscentralen skall bestå av en samordnare och minst 5 informatörer. Vid en kris av större omfattning krävs flera informatörer.
7 Åtgärdskalender:
inkoppling av telefoner som finns i avsett skåp i Fjärdhundrarummet.
personalen i infocentralen tar med sig en på förvaltningen tillgänglig bärbar dator.
kontakta staben och meddela när infocentralen och växeln är i drift.
kontrollera om krisnumret 0171-628 800 är utlämnat. Då samtal kommer in på numret går det automatiskt till ledigt nummer i informationscentralen.
gör upp lokal telefonlista i samråd med växeln och distribuera listan till samtliga berörda.
planera för alternativa informationsvägar om växeln slås ut.
anslå information till kommunhusets personal vid kommunhusets entréer.
Lokal: Enköpingsrummet
2.6 Växel
Inkallas efter beslut av staben. Växeln skall efter beslut kunna arbeta inom maximalt 2 timmar.
Åtgärdskalender:
Första person på plats kontrollerar med kansliet vilka som är kallade och fortsätter därefter att kalla in erforderlig personal
ta kontakt med informationschefen
begär telefonlista från informationscentralen gör upp personalschema
2.7 Förvaltningsorganisation
Efter beslut av stabschefen tillsätts chefer för analys- och logistikgrupp för att samordna förvaltningarnas verksamhet. Analys- och logistikgrupp består av representanter från de förvaltningar som är berörda av händelsen. De förvaltningar som ej erfordras skall finnas tillgängliga på sina arbetsställen tills annat besked ges av staben.
Arbetsordning
Förvaltningscheferna kallas till information av kommunstaben där direktiv för den fortsatta verksamheten skall ges. Förvaltningarna kallar själv in erforderlig personal och bemannar de anläggningar som erfordras.
Åtgärdskalender
inhämta information kalla in personal
planera på kort och lång sikt
rapportera till staben om vem som är ansvarig på förvaltningen rapportera kontinuerligt till staben eller i enlighet med anvisningar
8 2.8 Presscentrum
Presscentrum kan upprättas på First Hotel Park Astoria efter beslut av kommunstaben.
Verksamheten syftar till att samla massmedia på ett ställe där information fortlöpande kan ske genom presskonferenser. Beslut om tidpunkt och vem som leder presskonferenserna tas av stabschefen.
Arbetsordning
Presscentrum inrättas med en ansvarig person som har till uppgift att iordningställa lokalerna i samråd med hotellet. För den fysiska miljön svarar hotellet.
Åtgärdskalender:
kontakta hotellet för disposition och iordningställning av lokalerna kalla in erforderlig personal
upprätta samband med kommunstaben och informationscentralen beställ installationer efter samråd med kommunstaben
rapportera till kommunstaben
anordna plats för servering av kaffe, the, läsk, bröd och vid långa insatser även matservering
Lokal: First Hotell Park Astoria. Reservlokal är Westerlundska gymnasiet, matsalen.
2.9 Anhörigcentrum
Anhörigcentrum upprättas efter beslut av staben. Vid mindre insatser kan kyrkans lokal
Vårfrugården användas. Anhörigcentrum skall fungera som samordningspunkt för psykosociala och sociala insatser i ett skede där anhöriga till skadade och döda behöver stöd och hjälp. Socialchefen eller ersättare är ansvarig för anhörigcentrum och kommunens POSOM-grupp.
I POSOM-gruppen ingår representanter för Socialförvaltningen, Vård- och serviceförvaltningen, Skolförvaltningen, Lasarettet, Primärvården, polisen samt kyrkan. POSOM-gruppen kallas in via räddningstjänstens räddningscentral och ansvarar för iordningställandet av ett anhörigcentrum.
POSOM-gruppen kan vid behov även kalla in kommunens frivilliga Stödgrupp.
Vid insatser av speciell karaktär som endast berör ett företag eller organisation kan anhörigcentrum anordnas inom den egna anläggningen. Kommunen är i dessa fall beredd på att stödja
verksamhetens behov.
Arbetsordning
Anhörigcentrum startar sin verksamhet efter beslut av staben.
Åtgärdskalender
välj och starta förberedelser i lämplig lokal kalla in erforderlig personal
kontakta samverkande myndigheter upprätta samband med kommunstaben rapportera till staben
Lokal: Vårfrugården, Idrottshuset eller annan lämplig lokal
9 3. ORGANISATION VID EN EXTRAORDINÄR HÄNDELSE
3.1 Krisledningsnämnden (KLN)
Efter beslut av KS:s ordförande övergår kommunen till en organisation där KLN ersätter
kommunens ordinarie nämnder. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör krisledningsnämnd enligt antaget reglemente. KLN har det övergripande ansvaret för kommunens agerande under en extraordinär händelse.
I och med beslutet om extraordinär händelse har KLN och dess ordförande mandat att fatta
kommunen politiska beslut under högst 6 dygn. KF och KS skall fortlöpande informeras om krisens utveckling och om beslut i stort.
Lokal: Skolkansliets konferensrum.
3.2 Organisation
3.4 Stab
Stabschefen är föredragande för KLN och leder kommunens arbete på delegation från KLN.
KOMMUNFULLMÄKTIGE KOMMUNFULLMÄKTIGE
KRISLEDNINGSNÄMND
KLN ordförande (Beslutsfunktion)
KRISLEDNINGSNÄMND
KLN ordförande
Stabschef
Information Analys Logistik
STAB
Kommunala förvaltningar Kommunala förvaltningar
Samverkande Kansli
Växel Kansli Växel
