EnergiTing Sydost

(1)

1

David Braic upphandlingschef Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

Annelie Morin

ansvarig e-handel och samordnad varudistribution Växjö kommun

annelie.morin@vaxjo.se

2

Växjö kommun

• Växjö kommun: ca 84 000 invånare

• ca 7000 kommunanställda

• Växjö kommuns totala årliga inköpsvolym: ca 800 MKR

• Länet (de upphandlingar som hanteras av Växjö) ca 200MKR

• Ca 400 avtal hanteras centralt av upphandlingsenheten

• 150 000 fakturor hanteras årligen

• Ca 70 upphandlingar per år

• 11 personer arbetar på upphandlingsenheten

Upphandlingsenheten 2012 Organisationsschema

Assistent Rakel Rosqvist

Operativt Systemansvarig

E-handel Annelie Morin Upphandlingssamordna

re/upphandlare Maj Bjers Upphandlingschef

David Braic

Systemadministratör E-handel Birgitta Richardsson

Upphandlare Christer Öhlin Upphandlare Jan Hördegård

Upphandlare Marita Johanneson

Handläggare Logistik - Distributionscentral

Ulrica Nord

Upphandlare Eddie Salgado Upphandlare

Helene Blomqvist 3

(2)

Upphandlingsenheten – Strategisk enhet

Upphandlingsenheten Växjö kommun

E-handel Systemansvar

Upphandlingar kommunkoncernen Regionen

Kronobergs län

Ledningsgrupp KSOP

E-handel - nätverk

Kommunala bolag Samverkansavtal Samverkansavtal

Länet – Rfss - Kyrkan

IT samordning Kronobergs län

KKKVH Nätverk

LOU, Juridik Utbildning – information

Marknadsföring Näringsliv - dialog

Samordnad Varudistribution (DC)

Certifierade inköpare

Inköpsnätverk

Teknisk förvaltning Samverkansavtal

Projektledning processkartläggning

4

2012-11-19 5

Samordnad varudistribution (DC) Leveransmönster innan 2011

Leverantör

Enhet

Samordnad varudistribution Leveransmönster från 2011

Distributions central Leverantör

Leverantör

Enhet

(3)

2012-11-19 7

Historik - DC

• Politisk förfrågan okt 2007

• Analys och mindre utredning (upphandlingschef) 2008

• Beslut om verkställighet 2008

• Kartläggning och loggning 2008

• Budgetberedning 2008

• Beslut om upphandling 2009

• Avtal med Alwex hösten 2010

2012-11-19 8

Förväntade effekter - DC

• Ekonomi

Lägre kostnader genom centraliserade beställningsrutiner Elektronisk handel/beställningssystem

• Miljö

Kontrollera miljöpåverkan Minimera antalet körda kilometer Färre tunga fordon i stadsmiljön

• Säkerhet

Arbetsmiljö i samband med lastning och lossning förbättras Säkerheten vid mottagningsplatserna ökar

• Näringslivspolitik

Anbud från flera (små) leverantörer i samband med upphandling.

Leverans till 1 leveransadress istället för ca 400!

Samordnad varudistribution

• En faktura per månad från Alwex – kostnaderna fördelas ut på kostnadsbärare i organisationen baserade på specifikation från Alwex.

• Följande produktgrupper går via DC för närvarande:

Livsmedel, plast och pappersprodukter, städ och kem produkter, kontorsmaterial, läromedel, hjälpmedel.

• Lägre priser i upphandlingar med DC som förutsättning?

0 – 10% på vissa produktgrupper.

Livsmedel: analys ej klar ännu, grossister har generellt en tveksam inställning till DC. Lägre priser??

(4)

Samordnad varudistribution

• Kombinationen inköpssystem och DC, e-handel finansierar DC

• Förbättringsområden DC (exempel tillmötesgående vid införandet)

• Lagerhållning och möjligheterna med utleverans, leverantörer köpa tjänst

2012-11-19 11

Analys period 2012-09 - 2012-10

Jämförelse tidigare upplägg (uppgifter från kommunen) CO2 utsläpp per levererat ton ej samdistribution 61kg CO2

CO2 utsläpp per levererat ton enligt ovan med samdistribution 16kg CO2 Skillnad 45kg CO2

Skillnad 74%

Antal leveranser/vecka ej samdistribution enligt anbudsunderlag: 1900 leveranser Antal leveranser/vecka samdistribution Alwex: 350 leveranser

Sänkning 1550 leveranser

Sänkning i % 82 %

Analys

Vanligtvis kör tre bilar i innerstaden med gods till Växjö kommun. Det gods som ska utanför staden körs med andra bilar som levererar gods till andra uppdragsgivare, detta för att öka fyllnadsgraden i lastbilarna.

Större delen av godset levereras med de tre lastbilarna i innerstaden och det har tills nu varit två EURO 3 och en EURO 4.

Nu är EURO 3- lastbilarna ersatta med två EURO 5-lastbilar som dessutom drivs med RME.

Anledningen till att denna investering har dröjt är att man har tittat på olika alternativ av drivmedel och nu har man alltså valt att satsa på RME*

En ny lastbil innebär en investering på ca 1,5 miljon.

*RME är ett förnybart bränsle som tillverkas av raps och rybs och minskar växthuseffekten genom att koldioxid tas upp vid plantornas tillväxt. Bränslet kan användas rent (100 %) eller lågblandad i ”vanlig” diesel.

(5)

Flödesschema E-handel

Inköpssystem

INES Certifierad inköpare

Leverantör Upphandlingsstöd

E-anbud Avtal

Varukorg

Förkontering E-beställning/order

Automatisk Ordermatchning Avtalsexponering

E- beställningar Prislistor (Pricat)

Samordnad Varudistribution Attestant

Förattest Godkänn/ändra/neka

Upphandlingsenhet Ekonomikontor

Orderbekräftelse (livsmedel)

E-faktura Avvikelse

Sampackning Utleverans

14

Status E-handel och DC per november 2012

• INES release 14 febr. 2011. Obligatoriskt inköpssystem Antaget av KF augusti 2011

• 29 leverantörer integrerade varav 13 med full EDI

• 300 avtal exponerade

• 47% elektroniska fakturor (jmf okt 2010: 12%)

• Certifiering/utbildning av inköpare (860 klara av ca 1000)

• 1500 order per vecka

• Central avvikelsehantering – automatisk avtalsuppföljning

• 15-20 ton gods distribueras via DC dagligen

Framtid - regionperspektiv

• Utveckla DC och E-handelssystemet genom att integrera alla kommuner i Kronobergs län.

•DC- Ljungby 54 km

•DC- Älmhult 58 km

•DC- Alvesta 16 km

•DC- Tingsryd 53 km

•DC- Åseda 54 km

•DC- Markaryd 103 km

•DC- Lessebo 44 km

(6)

2012-11-19 16

Regionperspektiv

Förstudie

• Identifiering av leveransadresser

• Kartläggning av inköpsmönster – förändring av inköpsbeteende

• Ställningstagande efter resultat av förstudie

• Ev. Upphandling av samordnade varutransporter och inköpssystem för intresserade kommuner i länet.