SOLLENTUNA KOMMUN
Kommunledningskontoret Lill Sandberg
Bilaga
2013-03-08 Sidan 1 av 4
Dnr 2013/0118 KS-2 Diariekod: Diariekod: 025
Svar på revisionsrapport angående granskning av ramavtal
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten "Granskning av ramavtal".
Kommunstyrelsens yttrande
Rekommendationerna i granskningen är följande:
1. Utveckla den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna samt att dokumentera detta.
2. Se över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropsrätt i kommunen samt se till att dessa erhåller adekvat utbildning.
3. Gör en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa återfinns i kommunens avtalsdatabas.
4. A l l a inköp följs upp årligen för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster
Yttrande
Rapporten lyfter ett antal förbättringsområden som kommenteras nedan:
1. Utveckla den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna samt att dokumentera detta.
Kommunstyrelsen genomför idag följande avseende uppföljning:
• Kommunstyrelsen har årliga genomgångar av samtliga ramavtal, pris- och rabattavtal och kontrollerar hur mycket kommunen har använt kommunens ramavtal samt bevakar avtalstider.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
2013-03-08
Dnr. 2013/0118 KS-2 Sidan 2 av 4
• Kommunstyrelsen genomför kontinuerliga uppföljningar av ramavtal tillsammans med leverantörerna utifrån statistik. B l . a. granskas avtalstrohet och produktförändringar.
• Kommunstyrelsen genomför kontinuerlig kontroll av upphandlade leverantörers ekonomiska förhållanden med avseende på inbetalning av skatter och avgifter samt soliditet.
• Kommunstyrelsen träffar en gång per år alla förvaltningschefer m. f l . där bl. a. en översiktlig uppföljning av aktuella
upphandlingskontrakt sker.
• Beställarna har möjlighet vid varje ramavtal i avtalsdatabasen i en kommentarsruta lämna synpunkter.
Kommunstyrelsen instämmer i revisorernas synpunkter att uppföljningen kan förbättras. Dock är detta en resursfråga och med nuvarande
arbetsbelastning är det inte möjligt att genomföra mer omfattande uppföljningar än vad som framgår ovan. Under hösten har kommunen utvecklat beslutstödsystemet, BIBA, så att kommunstyrelsen på ett enklare sätt ska fa en bättre överblick över kommunens köpmönster avseende ramavtalen. De uppföljningsrapporter som för närvarande finns måste dock bearbetas och utvecklas ytterligare.
2. Se över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropsrätt i kommunen samt se till att dessa erhåller adekvat utbildning.
Kommunstyrelsen instämmer i revisoremas synpunkter att kommunen borde se över vem/vilka som ska få ha inköpsrätt. I budget 2014 har avdelningen för ekonomi och styrning planerat för att genomföra en förstudie avseende införande av ett inköpsstödssystem (beställarsystem). Detta kommer bl. a.
att innebära att frågan om vilka som bör ha inköpsrätt i kommunen kommer att belysas. Ett eventuellt införande av ett inköpsstödsystem kommer innebära att i princip alla beställningar (köp) i kommunen kommer att ske via ett systemstöd och detta kommer att förutsätta att antalet behöriga beställare kraftigt måste begränsas. Detta kommer också innebära att alla behöriga beställare kommer att ha en adekvat utbildningsnivå.
3. Gör en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa återfinns i kommunens avtalsdatabas.
Kommunstyrelsen har sedan många år tillbaka förhandlat fram sk pris- och rabattavtal. I vissa fall är det lokala leverantörer som hör av sig till
kommunen och erbjuder rabatter och ibland är det kommunstyrelsen som tar
2013-03-08
Dnr. 2013/0118 KS-2 Sidan 3 av 4
kontakt med aktuella leverantörer då beställarna köper från dessa. Om aktuella leverantörer har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter mm har kommunen tecknat avtal med dem. Avtalen innebär att kommunen får rabatt vid köp från aktuell leverantör. Avtalen är inte bindande. Kommunstyrelsen har i samband med att avtalsdatabasen infördes 2011 gått igenom samtliga pris- och rabattavtal. Kommunstyrelsen kontrollerar en gång per år hur mycket som köpts på respektive avtal. V i d stora volymer tar
kommunstyrelsen initiativ till att genomföra ramavtalsupphandlingar. Dock genomförs inte alltid detta i den takt som vore önskvärd på grund av
resursbrist. Tyvärr finns det tekniska begränsningar i avtalsdatabasen när det gäller hur aktuella rabattavtal redovisas. Alternativet att ta bort rabattavtalen innebär att kommunen i så fall skulle gå miste om förmånlig rabatt vilket inte är positivt för kommunen. Ett annat alternativ är att redovisa
rabattavtalen på intranätet för sig men detta försvårar för beställarna då de måste "leta efter information" på två ställen. Kommunstyrelsen har för avsikt att ytterligare förtydliga texten rabattavtal på dessa avtal i avtalsdatabasen.
4. Alla inköp följs upp årligen för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster
Revisorernas bedömning att upphandlingsverksamheten inte kan anses ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris ifrågasätts av kommunstyrelsen. Anledningen till detta är att bedömningen bygger på en enkät där endast 7 st av 26 svarande tyckte detta. Att dra slutsatser utifrån en enkät med så låg svarfrekvens (106 tillfrågade) ställer sig kommunstyrelsen mycket tveksam till. Kommunstyrelsen upplever att verksamheterna kontaktar enheten när de inte är nöjda med de avtal som kommunen har och har inte fått några sådana indikationer. Det har heller inte framkommit några sådana synpunkter vid de årliga träffarna med förvaltningscheferna. I de fall synpunkter inkommer åtgärdas detta så fort som möjligt. I de fall detta innebär att en upphandling behöver genomföras tar kommunstyrelsen tillsammans med ansvarig beställare i regel omgående fram en tidsplan för genomförande av aktuell upphandling. Ett införande av inköpsstödsystem kommer medföra ytterligare behov av ramavtal. I övrigt hänvisas till punkt
1.
Sammanfattning
Många av de påtalade bristerna har sin grund i att kommunen saknar ett bra systemstöd för uppföljning samt att det saknas resurser för att arbeta med mer omfattande uppföljning. En annan bidragande orsak är att det inte finns någon begränsning avseende antalet beställare i kommunen. Detta kommer
2013-03-08
Dnr. 2013/0118 KS-2 Sidan 4 av 4
att behandlas/utredas vid ett eventuellt införande av inköpsstödsystem. En förstudie angående detta planeras att genomföras under 2014.
