SOLLENTUNA KOMMUN Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2013-03-08 Lill Sandberg Sidan 1 av 3
Dnr 2013/0118 KS-2 Kommunstyrelsen Diariekod: 025
Svar på revisionsrapport angående granskning av ramavtal
Förslag till beslut
Komrnunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunstyrelsen överlämnar bilaga 1 till
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2013-03-08 till
revisorerna som sitt yttrande över revisionsrapporten "Granskning av ramavtal"
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten "Granskning av ramavtal".
Revisorernas begäran om yttrande
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen 2013- 02-07 hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten "Granskning av ramavtal".
Granskningsrapporten
UppdragetPå uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har
Kommunal sektor inom PricewaterhouseCoopers (PwC) gjort en översiktlig granskning av verksamheternas tillämpning av ramavtal.
Genom fö randemetod
Granskningen sker genom intervju med inblandade tjänstemän, genom kartläggning och analys av styrdokument och rutinbeskrivningar samt genom registeranalys avseende samtliga inköpstransanktioner i kommunen under perioden 2012-01-01 till 2012-09-30. Uppföljning av ett urval av kostnadskonton har gjorts avseende inköp från ramavtal respektive utanför ramavtal. Vidare har en enkät skickas ut till samtliga förvaltningschefer, enhetschefer och rektorer för att kartlägga verksamhetens syn på
ramavtalens ändåmålsenlighet.
Granskningen
Den revisonsfråga som ska besvaras är om kommunens
upphandlingsverksamhet är ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov,
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2013-03-08
Dnr 2013/0118 KS-2 Sidan 2 av 3
kvalitet och pris samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt organiserad?
Inom ramen för granskningen har åtta kontrollmål utarbetats för att besvara den övergripande revisionsfrågan. Kontrollmålen är följande:
• Inköp görs från ramavtalsupphandlade leverantörer (målet besvaras genom kvantifiering av belopp avseende inköp mot ramavtal
respektive köp utanför ramavtal)
• Köpta varor/tjänster samt fakturerade priser överensstämmer med ramavtal
• Tecknade ramavtal uppfyller verksamhetens behov av varor och tjänster
• Tecknade ramavtal uppfyller verksamhetens behov av kvalitet i varor och tjänster
• Tecknade ramavtal bidrar till att verksamheterna kan köpa in varor och tjänster till bra pris
• Riktlinjer/policys fmns inom området och är ändamålsenliga och aktuella
• Inköpare/beställare har tillgång till rätt information och är rätt utbildade för att uppfylla sitt uppdrag
• Det är lätt att hitta varor och tjänster i kommunens avtalsregister när behov uppstår
Resultat av granskningen
Utifrån granskningen gör revisorerna bedömningen gällande kommunstyrelsens upphandlingsverksamhet att den i huvudsak är
ändamålsenligt organiserad och underlättar och bidrar till verksamheternas användning av ramavtal.
Bedömningen gällande kommunstyrelsens och nämndernas organisation av inköpare samt gällande upphandlingsverksamheten utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris är att den inte kan anses vara ändamålsenlig.
Revisorerna lämnar följande rekommendationer:
1. Utveckla den löpande uppföljningen av ramavtalen genom att på ett mer strukturerat sätt ta in synpunkter från beställare inför de årliga uppföljningarna med ramavtalsleverantörerna samt att dokumentera detta.
2. Se över vem/vilka som bör ha inköpsrätt/avropsrätt i kommunen samt se till att dessa erhåller adekvat utbildning.
3. Gör en egen analys/riskbedömning av att ha rabattavtal och att dessa återfinns i kommunens avtalsdatabas.
Tjänsteutlåtande
2013-03-08
Dnr 2013/0118 KS-2 Sidan 3 av 3
4. Alla inköp följs upp årligen för att säkerställa att ramavtalen täcker verksamheternas behov av varor och tjänster
Kommunledningskontoret kommentarer
Kommunledningskontorets förslag till yttrande framgår av bilaga 1.
Katarina Kämpe / V _ Lill Sandberg
Kommundirektör ' Upphandlingschef
