08.14. Bilaga 13 Verksamhetsberättelse 2019 Överförmyndarnämnden i Norrort

Verksamhetsberättelse 2019

Överförmyndarnämnden

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 5

1.1 Nämndens uppdrag ... 5

2 Året som gått ... 6

3 Ekonomisk uppföljning ... 8

3.1 Driftredovisning Överförmyndarnämnden ... 8

3.2 Kommentar till utfall och budget ... 8

3.3 Kommentar till prognossäkerhet ... 9

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet ... 9

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå ... 10

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel... 10

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020 ... 10

3.8 Investeringsredovisning ... 10

3.9 Återsökning av statsbidrag ... 11

4 Kvalitetsstyrning ... 12

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare... 12

4.2 Delaktighet i samhället ... 13

4.3 Rättssäker verksamhet ... 13

4.4 Sveriges bästa företagsklimat ... 14

4.5 God fysisk och social arbetsmiljö ... 14

4.6 Ansvarsfull ekonomi ... 15

5 Målstyrning ... 17

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 17

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 19

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 20

6 Uppdrag ... 21

7 Riskhantering - internkontroll ... 22

7.1 Risk att verksamheten tillsätter olämpliga ställföreträdare ... 22

7.2 Risk att ärenden om samtycke till fastighetsförsäljningar och andra ärenden enligt 13 kap 10 § och 14 kap 11 § FB hanteras och handläggs olika ... 22

7.3 Risk för ekonomiska avvikelser som ej upptäcks i tid ... 23

7.4 Felaktig arvodering i förhållande till ställföreträdarens uppdrag ... 23

8 Kvalitet ... 24

9 Verksamheten ur ett barnperspektiv ... 25

10 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare ... 26

1 Inledning

Anvisning

Rubrik och text hämtas in automatiskt till rapporten

Vid eventuella synpunkter på texten kontaktas Vera Holm, KLK, som justerar i Stratsys, efter avstämning med kommunjuristen.

Förvaltningen kan utifrån egna önskemål lägga in kortfattad kompletterande information av typen vision, värdegrund, målgrupp etc. Använd vyn ”Basfakta”, kolumn ”Inledande texter”, sätt underrubriker utifrån behov.

1.1 Nämndens uppdrag

I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning samt efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser. Överförmyndarnämnden är gemensam mellan kommunerna Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna. Sollentuna kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation.

2 Året som gått

Anvisning

Detta avsnitt ska kunna läsas helt separat för den som bara vill ha en kort sammanfattning av nämndens verksamhet under året. Avsnittet kommer att användas som underlag till nämndavsnitten i årsredovisningen.

Nämndens måluppfyllelse

Gör en sammanfattande analys av uppfyllelsen av mål. Sammanfatta kort orsaken till eventuella avvikelser.

Viktigaste händelserna och resultaten

Beskriv årets viktigaste händelser och resultat i löpande text med underrubriker. Även omvärldsfaktorer eller förutsättningar som påverkat verksamheten kan beskrivas här.

Avsnittet Året som gått ska omfatta totalt 1-2,5 A4-sidor i Word (max 9 000 tecken inklusive blanksteg).

Sammantaget har året 2019 kännetecknats av tydlig förflyttning för verksamheten både när det kommer till grunduppdraget och arbetet med verksamhetsutvecklingen.

Nämndens måluppfyllelse:

Antal nämndmål 2019: Fem av totalt fem mål är uppfyllda.

1. Förbättrad service för huvudmän

Verksamheten har under året arbetat för att skapa goda förutsättningar för ställföreträdare och på det sättet verkat för att servicen och tillgängligheten förbättras för huvudmännen. Verksamheten har varit noga med att informera ställföreträdare om vad som förväntas av dem genom tydliga

anvisningar/checklistor redan i början av uppdraget. Insatser har gjorts för att förtydliga för huvudmännen vad de kan förvänta sig av en ställföreträdare och vad som ligger inom ett ställföreträdes uppdrag.

2. Förbättrad rättssäkerhet för huvudmän

Verksamheten identifierade tidigt behov av att arbeta mer strukturerat med rättssäkerheten. För att uppnå detta arbetades det fram processer för varje ärendetyp. Verksamheten har vidare under året prioriterat processuppbyggnad och arbetat för att uppnå en hög processefterlevnad i syfte att förbättra rättssäkerheten.

3. Effektivare ärendeprocesser

Då verksamhetens handläggning utgörs till stor del av myndighetsutövning mot enskilda är det av avgörande betydelse att förvaltningslagens krav om legalitet, god service och effektivitet i handläggningen upprätthålls. För att fullfölja de krav på effektivitet som formulerats i mål har verksamheten satt följt upp ett antal indikatorer som ska säkerställa att målet uppnås. Bland annat har enheten arbetar för att all handläggning av ärenden ska påbörjas inom en vecka. Detta innebär att en första handläggningsåtgärd ska vidtas senast inom vecka från det att ärendet inkom till nämnden.

4. Minskad miljö-och klimatpåverkan

För att uppnå detta fleråriga mål har verksamheten fokuserat på att avveckla det fysiska arkivet som en del av digitaliseringsprojektet. För verksamhetens del innebar det att alla handlingar i det fysiska arkivet skulle skannats in efter en satt rutin som följde nämndens dokumenthanteringsplan.

Ersättningsskanning av handlingar i verksamhetens fysiska arkiv blev klar enligt plan vilket bidrog till måluppfyllelsen.

5. Förbättrad social arbetsmiljö på enheten

I syfte att förbättra den sociala arbetsmiljön har verksamheten under året fokuserat på att utveckla teamet till att vara ett starkt och självständigt team där medarbetare tar ansvar för hela uppdraget.

Genom att under året arbeta med att stärka medarbetarskapet ökade medarbetarnas förståelse för uppdraget och en stark vilja utvecklades till att delta i och driva utvecklingsarbetet vilket sammantaget bidragit till en förbättrad social arbetsmiljö.

Urval av viktigaste händelser och resultat:

Införande av processinriktat arbetssätt

Året inleddes med ett fortsatt arbete med att upprätta processer och rutiner för att därmed säkerställa att grunduppdraget utförs med kvalité. Verksamheten skapade strukturer för att följa upp, analysera och utvärdera de satta processerna vilket kontinuerligt gjordes på alla teammöten under

verksamhetsåret. Nyckeln i detta var medarbetarnas höga grad av delaktighet i utformningen av alla processer.

Projekt

Digitaliseringsresan påbörjades under året. Ett särskilt projekt med tre delmål startades. Dessa var digitalisering av nämndprocessen, avveckling av det fysiska arkivet och införande av nytt

ärendehanteringssystem. Verksamheten är i mål med alla delar av projektet även om delen som avser införandet av nytt ärendehanteringssystem har fått skjutas upp något. Med anledning av att

samordning av uppsägning från den gamla och avtalsskrivning med den nya leverantören har försenats har införandet skjutits upp vilket innebär att kostnader inte heller belastade 2019 årsbudget i den omfattningen som de skulle. Detta har justerats inför 2020.

Verksamheten har i sitt arbete med att fånga upp avvikelser identifierat ett stort behov att skapa en fungerande rekryteringsprocess. Under året har verksamheten arbetat med att definiera problemet.

Utredningen har mynnat i att beslut fattats om att starta ett Rekryteringsprojekt den 1 januari 2020.

Enkätundersökning

Inom verksamheten genomfördes den årliga brukarenkäten där nämndens ställföreträdare och huvudmän tillfrågades om hur de upplever nämndens service och tillgänglighet. Resultaten påvisade stabila värden som faller inom ramen för de målen som nämnden formulerade för året. Utfallet av undersökningen visade på stabila resultat i jämförelse till föregående år och var ett kvitto för verksamhetens arbete under året.

Revisionsgranskning

Verksamheten har under året varit föremål för en revisionsgranskning utförd på uppdrag av Upplands Väsbys kommun med syfte att följa upp granskningen som gjordes 2017. Den sammantagna

bedömningen visar på att fyra av fem av de rekommenderade åtgärderna är genomförda baserat på den informationen som granskare hade vid tillfället för granskning. I rapporten framgår bland annat att nämndens mål kan i högre grad än vid granskningstillfället 2017 anses fungera som relevanta och styrande för verksamheten samt att det är positivt att en motivering framgår för respektive målvärde.

Vidare framgår att verksamheten ska fortsätta arbeta med uppföljning av processerna vilket ligger i linje med verksamhetens arbete enligt verksamhetsplanen för 2020.

Samgående med Vallentuna kommun

Nämnden har enligt tidigare fattad beslut fått en ytterligare kommun i samarbetet, Vallentuna kommun. Samgåendet skedde den 1 januari 2019 enligt plan och nämnden bytte namn till

Överförmyndarnämnden i Norrort. Processen för samgående och arbetet med ärenden skedde utan några avvikelser och Vallentuna kommun har återkopplat positiva synpunkter på samarbetet under det första verksamhetsåret.

3 Ekonomisk uppföljning

3.1 Driftredovisning Överförmyndarnämnden

Resultatrapport hämtas från BoP.

OBS! Säkerställ att kolumnerna ”Utfall 2018”, ”Utfall 2019”, ”Budget 2019”, ”Utfall i % av budget”, ”Budgetavvikelse” finns i resultatrapporten och i uppräknad ordning.

Utfall 2018 Utfall 2019 Budget 2019 Utfall i % av

budget Budgetavvikelse

Överförmyndarnämnden i

Norrort Utfall 2018 Utfall 2019 Budget 2019 Budget-

avvikelser

Sollentuna 6 903 5 857 6 118 261

Sigtuna 4 886 3 864 4 037 173

Vallentuna 0 2 872 3 000 128

Upplands Väsby 4 377 3 900 4 074 174

Summa kostnader (tkr) 16 166 16 493 17 229 736

* Minustecken betyder underskott. Plustecken betyder överskott.

3.2 Kommentar till utfall och budget

Kommentar till tabell. Analysera och kommentera nämndens resultat jämfört med budget. Inled med en sammanfattande kommentar till utfall och budget.

Vid eventuella negativa avvikelser mot budget ska orsaker förklaras, inklusive vilka åtgärder som vidtagits för att försöka hantera eventuella avvikelser.

Vid eventuella positiva avvikelser mot budget ska kommentarerna särskilt skilja mellan om den positiva avvikelsen beror på att verksamheten kunnat bedrivas fullgott men till en lägre kostnad än beräknat eller om avvikelsen beror på att planerad verksamhet inte kunnat genomföras enligt plan.

Nämnden redovisar ett överskott mot budget. Den positiva avvikelsen för kommunerna har återbetalats. Sollentunas del redovisas som 0,3 miljoner kronor lägre anslag än budgeterad.

Överskottet beror på följande orsaker:

 Lägre inflöde än prognostiserat av ärenden som rör ensamkommande barn. Verksamheten har gjort prognoser baserat på den förekommande statistiken bland annat från Migrationsverket vilket gör att det finns utmaning i att med exakthet kunna predicera antal ensamkommande barn som blir anvisade till nämndens kommuner. Denna prognos har justerats inför

budgetarbetet 2020.

 Framskjutet införande av nytt ärendehanteringssystem som är en del av

digitaliseringsprojektet. Med anledning av att samordning av uppsägning från den gamla och avtalsskrivning med den nya leverantören har försenats har införande skjutits upp vilket innebär att kostnader inte heller belastade 2019 årsbudget i den omfattningen som de skulle.

Detta har justerats inför budgetarbete 2020.

 Verksamheten har avvaktat med att ersättningsrekrytera en heltidstjänst om en administratör.

Vid halvårsskiftet 2019 uppstod en vakant administratörstjänst vilket verksamheten valt att avvakta med att återanställa med syftet att kartlägga vilka behov verksamheten har utifrån den digitaliseringsresan som pågår samt utifrån att en organisationsöversyn gjordes med fokus på effektivisering.

Verksamheten har stora behov av att fortsätta digitalisera och därmed effektivisera vilket gör att år 2020 kommer fokus ligga på kartläggning av behov. Därefter planerar verksamheten kunna närmare presentera vilka effektiviseringar kan bli aktuella kopplat till budget.

3.3 Kommentar till prognossäkerhet

Ambitionen är att avvikelsen mellan prognos T2 och årsutfall ska vara så liten som möjligt, max +/- 0,5 %. Ge en kommentar till avvikelsen. Om större avvikelse än +/- 0,5 % ska särskilt kommenteras vad i verksamheten som påverkat utfallet som inte ingick i delårsrapportens prognos.

Årets utfall blev bättre än vad som prognostiserades i delåret. Den positiva avvikelsen för kommunerna har återbetalats. Sollentunas del redovisas som ett lägre anslag än prognostiserat.

Avvikelsen redovisas nedan som nyckeltalet för prognossäkerhet mellan delårets prognostiserade anslag gentemot årets utfall redovisas till 0,3 miljoner kronor.

Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall 2019

Prognossäkerhet (%) 9,7 % 0,3 % 3,0 %

3.4 Kommentar till budgetföljsamhet

Kommentera nyckeltalet för budgetföljsamhet. Rimligheten i avvikelsen samt utvecklingen jämfört med föregående år ska kommenteras. (För förvaltningar med volymbudget ska budgetföljsamheten beräknas exklusive volym).

Årets utfall blev bättre än utfall år 2018. Den positiva avvikelsen för kommunerna har återbetalats.

Sollentunas del redovisas som ett lägre anslag än budgeterad. Avvikelsen redovisas nedan som nyckeltalet för jämförelse mellan utfall år 2018 och utfall år 2019.

Orsaker till överskottet kommenteras i 3.2.

Avvikelsen i budgetföljsamheten bedöms vara rimlig utifrån de orsaker som den beror på särskilt med tanke på att en del i avvikelsen är också ett led i verksamhetens kartläggning av

effektiviseringsmöjligheter kopplat till resursfrågan.

Utfall

2017 Utfall

2018 Utfall 2019

Budgetföljsamhet (%) -6,2 % -1,9 % 3,0 %

3.5 Kommentar till utfall per verksamhetsområde på bruttonivå

Analysera och kommentera nämndens resultat på bruttonivå jämfört med budgeten (positiva och negativa avvikelser). I kommentaren ska ingå en förklaring varför i det fall verksamheten avviker från bruttobudget.

Inte aktuellt.

3.6 Uppföljning av riktade budgetmedel

I beslutad fullmäktigebudget finns en lista med förändringar jämfört med föregående budgetår, som låg till grund för nämndens budgetram 2019. Beskriv hur medlen har nyttjats.

Nämnden har inte riktade budgetmedel.

3.7 Planerade åtgärder för att hantera befarade underskott i budget 2020

Kommentera hur nämnden planerar att arbeta med effektiviseringsåtgärder för att undvika underskott i budget 2020.

Nämnden avser prioritera grunduppdraget. Nämnden har även fått riktade medel för år 2020 för två projekt, Rekrytering och Digitalisering och har gjort en planering för hur dessa ska bedrivas inom budgetramen. Genom att fokusera resurser på grunduppdraget och de prioriterade områdena bedöms nämnden hållas inom budgetramen.

3.8 Investeringsredovisning

Kommentar till tabell. Lägg in budget och utfall. Kommentera utfallet jämfört med investeringsbudgeten. Eventuella avvikelser ska analyseras och orsaker redovisas.

Inte aktuellt.

Investeringar, tkr Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse

- - - -

3.9 Återsökning av statsbidrag

Fyll i tabellen för de statsbidrag som nämnden har sökt t.o.m. december 2019, i tkr. Ange hur mycket av de sökta medel som har inkommit. Ange hos vilken myndighet nämnden har sökt sina statsbidrag. Tabellen gäller även investeringar.

Myndighet Ansökta medel tom december

2019 Inbetalda medel tom december 2019

- - -

- - -

Inte aktuellt.

4 Kvalitetsstyrning

Anvisning

Kvalitetsstyrning handlar om hur verksamheten genomför sitt grunduppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad kommuninvånarnas kravpå kvalitet i service och tjänster uppfylls.

Arbetet sammanfattas nämndövergripande utifrån de utvalda kvalitetsfaktorerna.

Sammanfattningen ska göras per kvalitetsfaktor med beskrivning av relevanta aktiviteter, analys och slutsatser. Om det finns utfallför kvalitetsindikatorer ska dessa kommenteras som del av uppföljningen.

För de kvalitetsindikatorer som även ingår i målstyrningen skrivs följande kommentar in: ”Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019”.

För de kvalitetsfaktorer där samtliga kvalitetsindikatorer ingår i målstyrningen sätts statusen

”Kvalitetsfaktorn är ett utvecklingsområde och ingår i målstyrningen” (se ruta nedan). Skriv en kommentar med hänvisning till aktuellt/aktuella mål.

Statusbedömningen är en bedömning av hur kvalitetsfaktorn är uppfylld i verksamheten för aktuell period.

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad

kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls. I kvalitetsstyrningen redovisas reellt utfall av verksamheten för den tid rapporten omfattar.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

En viktig del i det svenska välfärdssamhället är att de personer som på grund av, till exempel sjukdom eller hög ålder, inte klarar av att sköta sina egna angelägenheter får hjälp med detta. Här fyller gode män och förvaltare en viktig funktion som ställföreträdare för den enskilde. Nämnden arbetade under året fokuserat med att de huvudmän som har behov av en ställföreträdare ska känna sig trygga.

Nämnden gör en sammantagen bedömning för året att de ställföreträdare som finns under nämndens tillsyn sköter sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. Enheten genomförde årliga kontroller i

belastningsregister för alla pågående ärenden, i syfte att säkerställa att rätt person har uppdraget som ställföreträdare och för att invånare ska kunna känna sig trygga med den ställföreträdaren som är utsedd för uppdraget. Vid alla nyförordnanden av ställföreträdarskap gjordes kontroller i

belastningsregister i syfte att säkerställa att rätt person får uppdraget som god man eller förvaltare.

Nämnden var också mån med en kontinuitet i uppdraget som skapar trygghet för den enskilde.

Nämndens utgångspunkt är att 95 procent av ställföreträdare ska ha färre än tio uppdrag. Detta med anledning av att en ställföreträdare ska kunna sköta sitt uppdrag med kvalité vilket innebär att nämnden vill säkerställa att de utsedda ställföreträdarna inte riskerar att ha för många uppdrag som i sintur kan leda till att kvalitén eftersätts. Enheten genomförde under året kontinuerliga uppföljningar

över antal uppdrag per ställföreträdare och bedömer således att nämndens arbete under året gjort att invånare som haft behov av en ställföreträdare kunnatkänna sig trygga med att uppdraget utförs med kvalité.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel av ställföreträdare som har godkända

utdrag ur belastningsregister - 100% 100% 100%

Kommentar

Registerkontroller utförs regelbundet på alla ställföreträdare som verkar inom nämndens upptagningsområde.

Andel ställföreträdare som har färre än 10

uppdrag - 98% 98,5% 95%

Kommentar

Av nämndens 985 gode män och förvaltare har 15 stycken, det vill säga 1,5% fler äntio uppdrag.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.2 Delaktighet i samhället

Denna kvalitetsindikator följs upp inom kommunledningskontoret vilket innebär kvalitetsindikatorn ej är aktuell för nämnden.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Antal praktik-eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända. - - - -

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.3 Rättssäker verksamhet

Att bedriva en rättssäker verksamhet innebär att tillämpa rättsreglerna förutsägbart och effektivt och genom detta skapa en juridisk trygghet. Vidare ska en rättssäker verksamhet erbjuda huvudmän och ställföreträdare en trygg, effektiv och enkel process i kontakten med verksamheten. Genom att strukturerat arbeta med utredningar efter inkomna klagomål har verksamheten lättarekunnat

identifiera områden där utveckling behöver ske. Som ett led i arbetet med att skapa samsyn gällande hantering av årsräkningar har verksamheten inlett arbetet med att analysera kompletteringar, orsaker till dessa samt lösningar i form av process/rutiner.

Verksamheten har under det gångna året arbetat med att strukturera upp inkomna klagomål genom att utifrån olika kategorier sortera vad klagomålen handlar om samt vilket utfall klagomålshanteringen får, det vill säga vad mynnade utredningen ut i (entledigande eller att ställföreträdaren får kvarstå i sitt uppdrag). Denna process är ett viktigt verktyg i verksamhetens arbete mot ökad rättssäkerhet eftersom det handlar om att ha tydliga interna processer som i sin tur påverkar arbetet avseende samsyn och tydlighet i uppdraget som ställföreträdare.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel kompletterade årsräkningar av totalen - - - Ingen

Kvalitetsindikator Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Kommentar

Verksamheten har under hösten påbörjat en nollmätning och det vi kan se är att mer än hälften (ca 60 %) av inkomna årsräkningar skickas tillbaka för komplettering. Skälen till icke kompletta årsräkningar är varierande men sammantaget noteras det att viktig information saknas som gör att verksamheten inte kan göra en

rimlighetsbedömning utan handläggningen stannar av tills efterfrågad information kommer in till

verksamheten. Verksamheten gör bedömningen att det därför är viktigt att fortsätta analysen av kompletterade årsräkningar även under 2020.

Andel inkomna klagomål som leder till åtgärd - - - Ingen Kommentar

Verksamheten har under året påbörjat en nollmätning och för närvarande ser enheten att de inkomna

klagomålen till största delen utgörs av huvudmannens missnöje med hur dennes förvaltare hanterar ekonomin, alltså upplever huvudmannen att denne inte får tillräckligt med pengar från sin förvaltare. I alla inkomna klagomål hittills har enheten kommunicerat detta med den berörda ställföreträdaren och utrett/håller på att utreda eventuell åtgärd. Verksamheten kommer under 2020 fortsätta titta närmare på klagomålen.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.4 Sveriges bästa företagsklimat

Verksamheten har under året arbetat med att etablera ett bra samarbete med aktörer som Socialtjänsten och boenden inom nämndens upptagningsområde. Genom en god dialog ökar förståelse för varandras verksamheter och därmed effektiviseras processer som gynnar invånare i nämndens fyra kommuner.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.5 God fysisk och social arbetsmiljö

En central del i verksamhetens dagliga arbete är att verka för en god fysisk och social arbetsmiljö. För att få till en god arbetsmiljö är det systematiska arbetsmiljöarbetet central när verksamheten planeras.

Att arbeta systematiskt med arbetsmiljön påverkar både verksamhetenssjuktal och

personalomsättningen i en positiv riktning. Om dessa två faktorer är stabila kommer medarbetare att känna en större motivation för att vara på arbete och därmed arbeta för ett bättre resultat vilket gynnar verksamheten och organisationen i stort.

Verksamheten har under året arbetat väldigt fokuserat med arbetsmiljöfrågor. När det kommer till kvalitetsindikatorer nedan har det målvärdet uppnåtts i två av tre indikatorer.

Vad gäller sjukfrånvaron har det skett en successiv minskning sedan samma period föregående år. För perioden januari till och med augusti 2019 låg andelen sjukskrivna på 2,8 procent vilket är en

förbättring mot samma period förra året då andelen sjukskrivna låg på 5,6 procent. Utfallet för årets slut är en låg och stabil siffra på 2,1 procent.

Resultat avseende HME (Hållbart medarbetarengagemang) visar mycket bra resultat som utgör en stor förbättring mot utfallet 2017 då samma typ av undersökning genomförts.

När det kommer till personalomsättningen visar det på en ökning mot samma period föregående år.

Denna personalomsättning bedöms vara positiv för verksamheten och kan bero på den förändringen i ledning och styrning som påbörjats sedan ett år tillbaka. Även om utfallet i denna mätning inte uppfyller målvärdet är bedömningen attingen åtgärdsplan är behövlig utifrån de skälen som beskrivs ovan. De nya medarbetarna som ersättningsrekryterats under året uppger att de är väldigt nöjda med sin introduktion som har varit väldigt strukturerad och välkomnande.

Vad gäller övriga prioriterade områden som faller under ramen för god fysisk och social arbetsmiljö och arbetar verksamheten på följande sätt:

1. Systematiskt arbetsmiljöarbete: att arbeta systematiskt genom att undersöka, åtgärda och följa upp

arbetsmiljön har varit utmärkande för verksamhetens arbete under året. Detta har gjorts genom att bygga upp en tydlig struktur för bland annat: kontinuerliga avstämningar med medarbetarna med fokus på mål/resultat och hälsa, APT möten med fokus på arbetsmiljön samt utveckling av starka team med hjälp av ett nära och transparent ledarskap.

2. Arbete med aktiva åtgärder mot diskriminering: detta arbete är pågående och verksamheten arbetar ständigt för att medvetandegöra hur vi kan arbeta förebyggande mot diskriminering utifrån

perspektiven som avser både invånare och medarbetare.

3. Arbete med attraktiv arbetsgivare och strategisk kompetensförsörjning: verksamheten arbetar aktivt med att identifiera kompetensbehov på lång sikt. Utöver det systematiska arbetet med det dagliga lärandet och deltagandet på inspirationsföreläsningar samt olika kurser har verksamheten under året identifierat ett väldigt viktigt område som handlar om att anställa personal med stort utvecklingsfokus (exempelvis inom digitalisering) samt arbeta för att introducera medarbetare på ett bra sätt in i

organisationen. Genom att arbeta på det sättet blir vi en attraktiv arbetsgivare och behåller våra kompetenta medarbetare.

4. Medarbetarsamtal och lönesamtal: medarbetarsamtal och lönesamtal hålls årligen för alla

medarbetare. Dessa samtal är dock en sammanfattning av hela året och alla avstämningssamtal som ägt rum. Verksamheten arbetar med att ge alla medarbetare en individuell återkoppling utifrån kommunens lönekriterier och vad detta innebär för just deras prestationer.

Sammanfattningsvis visar dessa indikatorer på en välmående verksamhet som under året arbetat med de aktiviteterna som är satta utifrån verksamhetsplanen.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Sjukfrånvaro i% 3,3% 4,39% 2,1 % 5%

Kommentar

Sjukfrånvaron hålls på en stabil och låg nivå.

Personalomsättning, extern (%) 20% 20% 27% 15%

Kommentar

Utfallet vad gäller personalomsättningen för årets slut är 27% vilket inte ligger i linje med det satta målet för kommunen. I praktiken innebär denna personalomsättning att tre medarbetare slutat vid enheten under det gångna året.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 59 - 87,5 80

Kommentar

Sollentuna kommun mäter vartannat år HME via medarbetarenkäten. Det totala resultatet för Överförmyndarnämnden är 87,5.

Kvalitetsfaktorer nämnd:

4.6 Ansvarsfull ekonomi

I syfte att säkerställa att resurser används på det mest effektiva sättet är det viktigt att ha en ekonomi i balans. För att säkerställa att eventuella avvikelser fångas upp i god tid har kontinuerliga möten mellan enhetschef och ekonomiavdelningen hållits under året.

Med anledning av att Överförmyndarnämnden är en gemensam nämnd för fyra kommuner har

kontinuerliga möten hållits med ekonomidirektörer i nämndens kommuner. Syftet med möten har varit att informera de berörda parterna om det ekonomiska nuläget i nämnden samt i tid signalera eventuella

hanterats ansvarsfullt där skälet till överskottet bedöms vara rätt åtgärd utifrån verksamhetens behov.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Prognossäkerhet 9,7% 0,3% 3% 0,5%

Kommentar

Verksamheten har gått med överskott. Skälen till detta beskrivs närmare i rapportens ekonomidel under "3.2 Kommentar till utfall och budget".

5 Målstyrning

Anvisning

Målstyrningen fokuserar på långsiktiga mål, utveckling och att skapa större förbättringar.

Målen kan antingen röra kvalitetsfaktorer som behöver förbättras eller nya områden som kommunen vill utveckla. Målen kan sträcka sig över flera år, med ett slutmålvärde och ett målvärde för kommande år.

Uppföljningen ska göras per mål med analys och slutsatser samt en beskrivning av relevanta aktiviteter. Detta ska göras nämndövergripande utifrån nämndmål och arbetet på underliggande nivåer. Om det finns utfall för indikatorer ska dessa kommenteras som del av uppföljningen. Alla nämndmål ska redovisas och kommenteras.

Statusbedömningen motsvarar årets måluppfyllelse, det vill säga en helhetsbedömning av vad verksamheten har uppnått och utfallet på kopplade målindikatorer. I beskrivningen ska statusbedömningen motiveras, dvs hur bedömningen gjorts.

Målstyrningen fokuserar på långsiktiga mål, utveckling och att skapa större förbättringar.

Målen kan antingen röra kvalitetsfaktorer som behöver förbättras eller nya områden som kommunen vill utveckla. Målen kan sträcka sig över flera år, med ett slutmålvärde och ett målvärde för kommande år.

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Förbättrad service för huvudmän

För att uppnå målet där nämndens huvudmän upplever en förbättrad service har verksamheten identifierat ett antal indikatorer och en rad aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelsen. Generellt sett har verksamheten under året arbetat för att skapa goda förutsättningar för ställföreträdare som över tid ska leda till att dessa ställföreträdare kan ge den bästa servicen till huvudmän.

Som ett led i att huvudmän ska uppleva en ökad tillgänglighet från ställföreträdare, arbetade verksamheten under året med ett antal aktiviteter som bland annat handlade om att förtydliga vad uppdraget som ställföreträdare går ut på och vad huvudmän kan förvänta sig utifrån uppdraget. Innan en ny ställföreträdare blir aktuell för ett uppdrag hos nämnden genomgår denne alltid en obligatorisk webbutbildning som syftar till att tydliggöra vad som ingår i uppdraget som god man/förvaltare samt en intervju med personal inom verksamheten som syftar till att ta ställning om den tilltänkta

ställföreträdaren är lämplig att åta sig ett uppdrag. Redan i det första steget, innan en nytillsättning arbetar verksamheten med att fånga upp personer som kan vara rätt för uppdraget och skapar därmed bättre förutsättningar för att den tillsatta ställföreträdaren ska förstå sitt uppdrag och därmed själva

informationen som beskriver vad uppdraget som ställföreträdare går ut på.

Som ett led i att följa upp hur det går i uppdraget för ställföreträdare genomfördes uppföljande samtal med den tillsatta ställföreträdaren. Syftet med det uppföljande samtalet var att fånga upp eventuella avvikelser som har uppkommit under tiden och som eventuellt kan komma att påverka den service som ställföreträdaren ger till huvudmannen.

Utifrån det arbetet som genomförts inom verksamheten under året är bedömningen att det satta målet har uppnåtts. För att få ett mått hur väl verksamhetens arbete faller ut i praktiken genomfördes det årliga enkäten vars resultat redovisas nedan.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel huvudmän som uppger att de är nöjda

med hur ofta deras ställföreträdare har kontakt med dem

70% 68,5% 73% 70%

Kommentar

I år ser verksamheten en positiv förflyttning i jämförelse med 2018 års resultat. Av de tillfrågade

huvudmännen uppger 73% "instämmer till stor del" och "instämmer helt och hållet" på frågan "jag är nöjd med hur ofta min gode man/förvaltare har kontakt med mig".

Andel ställföreträdare som besöker/kontaktar

sin huvudman minst 1 gång/månad - - 88% 90%

Kommentar

88% av de ställföreträdarna har haft kontakt/besökt sin huvudman minst 1g/månad. De resterande 2% beror på olika skäl såsom att huvudmannen inte vill ha besök/kontakt och det får uppfyllas mer sällan vilket bedöms vara rimligt, att kontakten sker med boendet istället för huvudmannen.

Andel ställföreträdare som instämmer helt och hållet att de är införstådda med vilka regler som finns och vilket ansvar för uppdraget de har

67% 77,4% 76% 80%

Kommentar

Årets resultat visar att 76% av de tillfrågadeställföreträdare svarar "instämmer helt och hållet" på frågan "jag är införstådd med vilka regler som finns i mitt uppdrag och vilket ansvar jag har".

Under året har en ny kommun tillkommit och därmed nya ställföreträdare som inte varit bekanta med de gemensamma reglerna, vilket kan ha påverkat resultatet.

Nämndmål:

5.1.2 Förbättrad rättssäkerhet för huvudmän

Verksamheten har under året målmedvetet arbetat med att förbättra rättssäkerheten. En del i detta arbete har varit att säkerställa att processer för varje ärendetyp finns, vilket innebär att grundstomme för hur ett ärende ska hanteras från A till Ö upprättats.

Fokus för verksamheten under året har också varit att lägga upp en bra struktur samt arbeta för att få samsyn i arbetet med årsräkningar. Genom attlägga upp en tydlig produktionsplan samt visualisera läget när det kommer till granskning av årsräkningar har verksamheten kunnat hålla koll på alla inkomna, pågående det vill säga kompletterade samt avslutade årsräkningar. Medarbetarna arbetade med att granska årsräkningar oberoende av vem som var ordinarie handläggare i ärendet vilket har gjort att medarbetarna fått möjlighet till lärande. Genom att kombinera en tydlig struktur med väl utarbetad process för granskning av årsräkningar och därmed säkerställa hög kvalité har verksamheten kunnat uppnå mycket bättre resultat än vad fallet var föregående år.

Målet bedöms vara uppfyllt.

Indikatorer Utfall 2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel granskade årsräkningar den 1/7 (av

totalen) 97% 100% 100% 90%

Kommentar

Antal årsräkningar inkomna till nämnden i tid, det vill säga före den 1 mars uppgår till 868 st. Av dessa är samtliga granskade före den 1 juli.

Andel granskade årsräkningar av totalen på

årsbasis - - 100% 100%

Kommentar

Totaltantal inkomna årsräkningar per den 1 oktober 2019 var 1198 stycken. Samtliga årsräkningar granskades.

Nämndmål:

5.1.3 Effektivare ärendeprocesser

Redan under kartläggningsarbetet hösten 2018 identifierades ett stort behov av att förbättra nämndens effektivitet när det kommer till ärendeprocesser. Verksamheten markerade då ett antal områden baserat på hur behovet såg ut och formulerade aktiviteter som skulle leda till att målet uppnås. För att skapa effektiva flöden har verksamheten arbetat väldigt mycket med att skapa gemensamma processer och förtydliga varje processdel. Genom att arbeta för att skapa förståelse för processerna som

verksamheten arbetar efter ökar incitament för att få hög processefterlevnad.

Utifrån arbetet som gjorde under året är det sammantagna bedömningen att det satta mål är uppfyllt.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel uppstartade ärenden inom en vecka

från registreringsdatum - - 97% 100%

Kommentar

Till och med den sista augusti är 97% av alla inkomna ärenden påbörjade inom en vecka. De 3% som inte påbörjades inom en vecka berodde till stor del på ej kompletta ärenden.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:

5.2.1 Minskad miljö-och klimatpåverkan

Under året har den första delen av digitaliseringsresan, digitaliseringsprojektet, pågått inom verksamheten. Projektet har fokuserat på tre områden vilka är: digitalisera nämndarbetet, införa ett nytt ärendehanteringssystem samt avveckla pappersarkivet.

En del i digitaliseringsresan var att införskaffa ett nytt och modernare ärendehanteringssystem som framgent ska möjliggöra en användning av elektroniska tjänster för både medarbetare och invånare och på det sättet minska pappersanvändning. Genomlysningen av tre olika ärendesystem är avslutad enligt plan och verksamheten har fattat beslut om att byta ut det gamla ärendehanteringssystemet Wärna mot ett nytt, modernare system som heter Provisum.

verksamhetens fysiska arkiv blev klar enligt plan. Verksamheten kommer framgent att även fokusera på källan till papper och titta efter lösningar för att på så sätt ännu mer minska pappershantering av inkomna handlingar.

Den sista delen inom ramen för digitaliseringen avser nämndarbetet. Verksamheten har under det första tertialet lyckats med denna del och numera är nämndarbetet digitaliserat.

Utifrån arbetet som bedrivits inom verksamheten under året är bedömningen att målen är uppfyllt.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019

Andel handlingar i pappersformat - - 66,7% 66,7%

Kommentar

Nämnden har under året påbörjat sin digitaliseringsresa och i denna innefattas avveckling av det befintliga pappersarkivet.

Verksamheten har uppfyllt det satta målet med att avveckla det fysiska arkivet. Därmed är den första delen i det fleråriga målet uppfylld. I praktiken innebär detta att verksamheten har catvå tredjedelar kvar för att vara helt pappersfri. En del i detta är alla handlingar som fortfarande kommer in i papper och alla handlingar som verksamheten fortfarande skickar ut i papper. Verksamheten kommer under 2020 rikta fokus på utveckling av e-tjänster och därmed fortsätta arbete mot en minskad andel handlingar i pappersformat.

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

5.3.1 Förbättrad social arbetsmiljö på enheten

I syfte att förbättra den sociala arbetsmiljön har verksamheten under året arbetat systematiskt med arbetsmiljöarbetet genom att bland annat ha regelbundna arbetsplatsträffar där fokus har legat på teamutveckling, kontinuerliga avstämningar mellan chef och medarbetare, möjlighet för medarbetare att i olika forum lyfta avvikelser och förbättra strukturer samt genom ett transparent och tydligt

ledarskap. Inom verksamheten lades det även ett stort fokus på ömsesidigt lärande som i längden kommer ha bäring på en ökad samsyn när det kommer till ärendehantering men även ett ökad förtroende för varandra i teametsom kommer inverka positivt på de sociala klimaten.

Utifrån arbetet som bedrivits inom verksamheten i kombination med resultat på indikatorn nedan bedöms målen vara uppfyllt.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall 2019

Målvärde 2019 Andel medarbetare som uppger att det är ett

bra socialt klimat på arbetsplatsen 50% - - 80%

Kommentar

Den genomförda medarbetarenkäten uppvisar ett högt resultat med 87,5 när det kommer till en samlad bild av HME (Hållbart medarbetarengagemang). Den totala bilden består av tre delar som är motivation, ledarskap och styrning. I årets medarbetarundersökning ingick däremot inte frågan om socialt klimat då denna enkät bestod av färre frågor i jämförelse med medarbetarundersökningen som genomfördes 2017.

Trots att frågan om socialt klimat inte ingick i årets medarbetarundersökning fanns det en fråga som berör det sociala klimatet och utfallet av denna är följande:

Av samtliga tillfrågade angav 90% "stämmer mycket bra" och "stämmer ganska bra" på frågan " jag ser framemot att gå till arbetet". Detta utfall är en förbättring på 68 procentenheter i jämförelse med utfallet på samma fråga 2017.

6 Uppdrag

Anvisning

Status-/färgmarkering och kort kommentar om arbetets fortskridande lämnas för samtliga uppdrag.

Vid eventuell försening ska ny tidpunkt för färdigställande anges liksom orsak till förseningen.

Vissa nämnder har fått uppdrag som ska avrapporteras löpande vid tertialen. För dessa rapporteringar finns särskilda fritextfält i rapporten, i anslutning till uppdragshanteringen.

Inte aktuellt.

7 Riskhantering - internkontroll

Anvisning

Sammanfattande analys lämnas i fritextfältet i VB-rapporten.

En sammanfattande analys kring internkontrollen som helhet ska lämnas där den viktigaste

informationen från internkontrollarbetet framgår. Kommentera om eventuella åtgärder har vidtagits och hur internkontrollplaneringen påverkas framåt av resultaten.

Samtliga risker kommenteras och kontroller/åtgärder statusrapporteras.

Där förebyggande åtgärd gjorts ska även rapportering ske om hur detta påverkat risken (ex har nya rutiner införts ska rapport lämnas om rutinerna fungerar och har önskad effekt på risken (förebygga/eliminera)).

Beskriv vilken kontroll som genomförts för att säkerställa att risken hanterats.

”Inte kontrollerat”: Används för kontroller som inte genomförts alls. Redogör för orsaken och huruvida kontrollen/åtgärden omhändertagits i planeringen av riskhantering 2020.

”Ingen/Mindre/Större avvikelse”: Sammanfatta resultatet för helåret, samt hur eventuella brister och avvikelser hanterats.

7.1 Risk att verksamheten tillsätter olämpliga ställföreträdare

Registerkontroller genomförs inte enligt planering vilket innebär att rättssäkerheten för huvudmannen eftersätts.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Lämplighetskontroller av ställföreträdare innan förslag lämnas till tingsrätten eller innan eget beslut fattas.

KommentarTertial 3 2019

Lämplighetskontroller görs regelbundet därav ingen avvikelse. Inför varje skickat förslag till tingsrättenom en ny ställföreträdare har denne genomgått lämplighetskontroll. Med detta menas att alla potentiella

ställföreträdare kontrolleras i sin lämplighet genom en förfrågan huruvida de förekommer i register hos Polisen, Kronofogden och Socialtjänsten.

Ingen avvikelse Registerkontroll av tilltänkta ställföreträdare.

KommentarTertial 3 2019

Stickprovskontrollen på var tionde ärende är genomfört i syfte att säkerställa att registerkontroll av tilltänkta ställföreträdare görs inför varje nytillsättning. Därmed föreligger ingen avvikelse.

7.2 Risk att ärenden om samtycke till fastighetsförsäljningar och andra ärenden enligt 13 kap 10 § och 14 kap 11 § FB hanteras och handläggs olika

Orsak

Ärenden med samma förutsättningar hanteras olika, vilket medför försämrad rättssäkerhet, samt risk för att den enskilde drabbas av ekonomisk skada.

Status Kontroll/åtgärd

Mindre avvikelse Process-och rutinbeskrivningar hålls uppdaterade.

KommentarTertial 3 2019

Verksamheten har identifierat denna risk och utifrån detta arbetat fram en process för denna ärendetyp som avser fastighetsförsäljning. För att säkerställa en rättssäker hantering av ärenden är processefterlevnaden är viktig aspekt. Verksamheten går regelbundet igenom processen och utvärderar vilken påverkan den har på handläggningen. I de veckovisa ärendedragningarna tas ärenden med denna ärendetyp upp för gemensam diskussion.

Verksamheten se en mindre avvikelse då ärenden hanteras olika och kommer därför att fortsätta med dessa kontroller även under 2020.

Ingen avvikelse Rutinbeskrivning uppdateras. Checklistor för hantering berörda ärenden upprättas och följs upp.

KommentarTertial 3 2019

Verksamheten arbetar med checklistor för att säkerställa en rättssäker process. Numera förstärks detta även av ett nytt ärendehanteringssystem som har checklistorna inlagda i systemet. Det betyder att när en handläggare utreder och ska gå vidare i nästa steg i handläggningen behöver denne bocka av steget i checklistan kopplat till ärendetyp. Detta underlättar en enhetlighantering av samma ärendetyper.

Verksamheten ser ett behov av att fortsätta följa denna risk och framförallt utvärdera utfallet i handläggningen nu när checklistorna är integrerade i ärendehanteringssystemet.

7.3 Risk för ekonomiska avvikelser som ej upptäcks i tid

Om man inte upptäcker ekonomiska avvikelser i tid till exempel att arvodeskostnader blev högre än budgeterat kan det leda till att verksamheten ej uppnår god ekonomisk hushållning.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse Regelbunden avstämning med ekonomiavdelning.

KommentarTertial 3 2019

Verksamheten har en controller kopplat till sig som stödfunktion. Regelbundna möten för planering och uppföljning har genomförs i syfte att planera, följa upp, analysera och utvärdera verksamhetens ekonomi.

7.4 Felaktig arvodering i förhållande till ställföreträdarens uppdrag

Ställföreträdare får olika arvodering för att utföra samma typ av arbetsuppgifter.

Status Kontroll/åtgärd

Inte åtgärdat Kontrollera ett urval av ärenden.

KommentarTertial 3 2019

Verksamheten har identifierat denna risk som förutom en ekonomisk avvikelse även kan ha en påverkan på rättssäkerhet. För att hantera detta har verksamheten en gemensam arvoderingsrutin som bygger på SKL:s riktlinjer om kriterier för arvodering till ställföreträdare.

Verksamheten bedömer att detta arbete är påbörjat men någon kontroll är inte gjort ännu och kommer göras 2020. Att kontrollen inte är gjord beror på att verksamheten i första hand varit i behov av en grund att utgå ifrån. Nu när denna grund är på plats kommer verksamheten gå vidare i att kontrollera huruvida risken finns.

8 Kvalitet

Anvisning

Här redovisas kapitel 2 i nämndens kvalitetsrapport (sammanfattning).

Den kompletta kvalitetsrapporten bifogas till verksamhetsberättelsen.

En särskild instruktion beskriver vilka delar varje nämnd ska kommentera för redovisningen av KKiK för kommunen som helhet, se bilaga.

Sammantaget har verksamheten under 2019 arbetat med att bygga upp grunden för kvalitetsarbetet.

Denna grund har byggts upp med starka pelare som var och en är viktiga pusselbitar i verksamhetens kvalitetsarbete och som utgår ifrån det interna eller det externa perspektivet.

Det interna perspektivet

Det interna perspektivet avser verksamhetens sätt att lägga upp strukturer för arbetet och inom detta perspektiv är det processinriktade arbetssättet grunden. Genom att arbeta processinriktat möjliggörs identifiering av avvikelser, analys och uppföljning på ett mer organiserat sätt. Verksamheten har under året ägnat sig åt att identifiera avvikelser och definiera åtgärder. Detta i syfte att uppnå en ökad

processefterlevnad. Det har skett en stor förflyttning inom verksamheten under året utifrån det arbetet som gjordes med att införa processer för varje ärendetyp och därmed öppna upp och skapa en struktur för att fånga upp avvikelser. Verksamheten har under året sett en ökad samsyn i

handläggningsprocessen eftersom alla handläggare utgår från samma process. Verksamheten har i syfte att uppnå hög grad av processefterlevnad och därmed en ökad kvalité i handläggningen gjort en plan för 2020. Det interna perspektivet omfattar även det teambaserade arbetssättet som en viktig pelare för att arbeta med kvalitén. Genom att under året arbeta med att bygga upp en verksamhet som utgår ifrån självständiga team och som planerar sitt arbete och levererar med kvalité har det bidragit till att skapa hållbara strukturer för att hantera avvikelser och uppnå resultat. Ett kvitto på en välfungerade verksamhet med ett starkt team återspeglas i de goda resultaten från den årliga medarbetarundersökningen som mäter HME (Hållbart medarbetarengagemang).

Verksamheten har under året varit föremål för en revisionsgranskning utförd på uppdrag av Upplands Väsby kommun med syfte att följa upp granskningen som gjordes 2017. Den sammantagna

bedömningen visar på att fyra av fem av de rekommenderade åtgärderna är genomförda baserat på den informationen som granskare hade vid tillfället för granskning. I rapporten framgår bland annat att nämndens mål kan i högre grad än vid granskningstillfället 2017 anses fungera som relevanta och styrande för verksamheten samt att det är positivt att en motivering framgår för respektive målvärde.

Vidare framgår att verksamheten ska fortsätta arbeta med uppföljning av processerna vilket ligger i linje med verksamhetens arbete enligt verksamhetsplanen för 2020.

Det externa perspektivet

I syfte att kvalitetssäkra att det arbetet som pågår internt har bäring på nämndens målgrupper har verksamheten använt sig av en enkätundersökning. Verksamheten har genomfört sin årliga

undersökning riktad till huvudmän och ställföreträdare. Resultatet i undersökningen visade en stabil bild i jämförelse till föregående år och var ett kvitto för verksamhetens arbete under året.

Verksamheten har också gjort ett arbete med den externa hemsidan med förhoppning om att det blir enklare för våra målgrupper att navigera. Verksamheten kommer inom ramen för

digitaliseringsprojektet under 2020 påbörja utvecklingen av e-tjänster och hoppas genom detta också uppnå en bättre kvalité i leverans av tjänst till målgrupper utifrån det externa perspektivet.

9 Verksamheten ur ett barnperspektiv

Anvisning

I detta avsnitt sammanfattas hur kommunen arbetar med att tillgodose barnperspektivet inom de olika verksamheterna.

Redovisa kortfattat de viktigaste områdena, aktiviteterna och resultaten som bedöms ha särskild betydelse ur ett barnperspektiv i nämndens verksamhet. Redogör för vad som är bra och vad som eventuellt behöver utvecklas.

Barnkonventionens fyra vägledande principer ger ledning för att prioritera vad som ska tas med.

Använd dessa som underrubriker.

 Barnets rätt att inte diskrimineras

 Barnets bästa i främsta rummet

 Barnets rätt till liv och utveckling

 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter

Observera att detta avsnitt är kortare än tidigare års barnbokslut. Avsnittet ska omfatta totalt 1-2 A4-sidor i Word.

1.1 Barnets rätt att inte diskrimineras

För att förhindra att ensamkommande barn som kommer till Sverige utan sina vårdnadshavare utsätts för diskriminering utses en god man som har i uppdrag att värna barnets rätt och se till barnets bästa skyndsamt.

1.2 Barnets bästa i främsta rummet

En god man ska alltid ha barnets bästa i centrum, ett budskap som nämnden är tydliga med gentemot dem som förordnas som gode män för ensamkommande barn hos oss.

1.3 Barnets rätt till liv och utveckling

I en god mans uppdrag ingår att se till att barnet får det hen har rätt till, till exempel att bli inskriven i skolan och få undervisning. Verksamheten informerar också våra gode män om exempel på

fritidsaktiviteter som finns i kommunen till exempel under skolloven, så att de kan informera barnen om dessa möjligheter. En god man är också inkluderad i asylprocessen och värnar därigenom barnets rätt till liv.

1.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter

Inför att överförmyndarnämnden fattar beslut som rör barnet, till exempel om att byta ut en god man eller vid upphörande av godmanskapet, ges alltid barn som har fyllt 12 år tillfälle att yttra sig kring frågan. På detta sätt värnar vi barnets rätt att uttrycka sina åsikter.

10 Återrapportering av arbetet med mål och uppföljning av privata utförare

Anvisning

Varje nämnd ska enligt kommunallag och beslutat Program för mål och uppföljning av privata utförare utarbeta en plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan och följas upp och redovisas i samband med nämndens verksamhetsberättelse.

I återrapporteringen ska det framgå att uppföljningen av verksamheten har genomförts på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och att resultaten av genomförd uppföljning har dokumenterats och redovisats till ansvarig nämnd.

Gör rapporteringen i Stratsys. Om nämnden har ett större antal tjänsteområden kan en mer detaljerad bilaga bifogas som komplement till verksamhetsberättelsen.

Rapporteringen ska göras per tjänsteområde och upphandlingsform och innehålla:

 Former för uppföljning som genomförts inklusive avtal som tillämpas

 Återrapportering av särskilda granskningsområden (utifrån ett samlat resultat från tidigare uppföljningar)

 Resultatet från uppföljningen kopplat till beslutade kvalitetsfaktorer och nämndmål.

Inte aktuellt.