34.3. Bilaga 2 Nämndernas plan för internkontroll 2016 2017

(1)

Plan intern kontroll 2016 resp.

2016/2017

- sammanställning av nämndernas rapportering

Bilaga 2

(2)

Innehållsförteckning

1 Kommunstyrelsen ... 3

1.1 Inledning ... 3

1.2 Nämndspecifika risker ... 3

2 Barn- och ungdomsnämnden ... 5

2.1 Inledning ... 5

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 7

3.1 Inledning ... 7

4 Vård- och omsorgsnämnden ... 9

4.1 Inledning ... 9

5 Socialnämnden ... 11

5.1 Inledning ... 11

6 Kultur- och fritidsnämnden ... 13

7 Miljö- och byggnadsnämnden ... 15

8 Trafik- och fastighetsnämnden ... 17

8.3 Bilagor ... 18

9 Överförmyndarnämnden ... 19

(3)

1 Kommunstyrelsen

1.1 Inledning

Kommunsstyrelsen har det övergripande ansvaret i kommunen att tillse att det finns en god intern kontroll.

Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys ska användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska

identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Riskinventering ska göras av både ekonomiska- och verksamhetsmässiga områden.

Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden väljas ut bland annat med

utgångspunkt från risk- och väsentlighetsanalysen, vilken bedöms på en skala 1-16.

1.2 Nämndspecifika risker

Risker Riskvärde Kontroller

Risk att

direktupphandling inte genomförs enligt beslutade

handläggningsrutiner

9 Kontroll av att

kommunens rutiner för direktupphandling följs

Vad?

Är köpet gjort enligt fasställda rutiner?

Hur?

Kontrollerar alla köp mellan 400 000 -

534 000 kr. Kontroll sker av de köp av leverantörer som kommunen saknar avtal med i relation till det redovisningsformulär som ska skickas in till inköpsenheten vid direktupphandling, När?

Kontrollen avser hela 2016 och görs i februari 2017

Vem kontrollerar?

Inköpscontroller

(4)

Risk för felaktigt konterad moms vid representation

9 Moms vid

representation

Vad?

Att rätt moms har dragits av vid representation.

Hur?

Aktuella konton kontrolleras för fakturor under två

kontrollmånader.

När?

Bokförda poster under september och december 2016.

KLK-controller Risk att arkivering och

gallring inte sker enligt fastställd

dokumenthanterings- plan

9 Kontroll av arkivering och gallring

Vad?

Kontrollera efterlevnaden av

dokumenthanteringsplan erna avseende arkivering och gallring.

Hur?

Kommunarkivarien kontrollerar vilka handlingar som har levererats till

arkivmyndigheten/kommu narkivet. Frågor kring rutinerna för arkivering och gallring ställs till avdelningarnas/enhetern as avdelnings-

/enhetschef.

När?

Kontrollen ska vara avslutad 31 mars 2017.

Kommunarkivarie Risk att rätt

upplåtelseavgift inte faktureras till avtalsmotpart

6 Uppföljning av upplåtelseavtal

Vad?

Jämföra intäkter i Aditro mot avtalen upplagda i Pärmen.se

Hur?

Manuella stickprover När?

Två gånger per år, juni och december 2016.

Controller

stadsbyggnadsavdelning en, i samarbete

med exploaterings- enheten

(5)

2 Barn- och ungdomsnämnden

2.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Barn- och ungdomsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är

tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen. Om riskvärdet är högre men ingen kontroll har beslutats att utföras finns motivering till detta.

2.2 Nämndspecifika risker

Att delegationsbeslut inte anmäls till BUN eller registreras felaktigt

16 Delegationsbeslut Vad?

Kontrollera att

delegationsbeslut anmäls och registrerars korrekt Hur?

Kontroll av inkomna delegationsbeslut.

Informera om inkomna beslut och fånga upp sådana som framkommer som ej anmälts.

När?

2016

Nämndsekreterare, verksamhetscontroller för myndighetsutövning

(6)

Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen

12 Delegationsordning Vad?

Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

delegationsordning samt reglerna i

kommunallagen.

Hur?

Kontroll av

delegationsordning.

Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplanen besvaras.

När?

2016

Verksamhetscontroller för myndighetsutövning Att felaktiga betyg

rapporteras till gymnasieintagningen

16 Gymnasieintagningen Vad?

Stickprover i

verksamhetssystemet och mer noggrann analys i analysverktyget.

Avstämning mot gymnasienämndens direkta listor som distribueras.

Hur?

Kontroller i

verksamhetssystemet Extens samt via analysverktyget IST- analys

När?

2016. Under

betygshanteringen i slutet av varje termin

Statistiker och systemförvaltare Att kränkningar inte

rapporteras in till huvudmannen

12 Rapportering av kränkningar

Vad?

Enheterna rapporterar inte korrekt till huvudman.

Hur?

Återkommande

information samt löpande uppföljning.

När?

2016. Kvartalsvis.

Verksamhetscontroller grundskola

(7)

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

3.1 Inledning

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.

3.2 Nämndspecifika risker

Säkerställa att eftersökning av statsbidrag sker för de bidrag kommunen har rätt till

6 Kontroll av sökta statsbidrag.

Vad?

Att nämnden erhåller de sökta statsbidragen nämnden har rätt till.

Hur?

Framtagande av ny rutin.

När?

1 gång per år Vem kontrollerar?

Ekonomicontroller

(8)

Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen

6 Delegationsordning Vad?

Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

delegationsordning samt reglerna i

kommunallagen.

Hur?

Kontroll av

delegationsordning.

Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.

När?

Nämndsekreterare Arbetsmiljöansvaret

delegerat enligt arbetsmiljölagen

9 Arbetsmiljöansvar delegerat

Vad?

Att arbetsmiljöansvaret är delegerat till rätt

chefsnivå.

Hur?

Inventering av befintliga arbetsmiljödelegationer.

När?

Respektive överordnad chef.

De upphandlade coachföretagen skapar inte förväntat resultat

6 Coachföretagens resultat

Vad?

Skapar coachföretagen de resultat som kan förväntas.

Hur?

Sammanställning av samtliga coachföretags resultat. Nyckeltal utifrån andel som går vidare till arbete eller studier.

När?

Verksamhetschef Hot och våldssituation

på skolan

4 Beredskap för att möta hot och

våldssituationer i skolan.

Vad?

Kontroll av

krishanteringsplan/bered skap.

Hur?

Genom del av insynsbesök.

När?

Gymnasiechefen

(9)

4 Vård- och omsorgsnämnden

4.1 Inledning

Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003. I oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som tillämpas från och med intern kontrollplan 2015. I dokumentet ”Regler för intern kontroll i Sollentuna kommun”, beslutat av kommunfullmäktige 2014-10-15, regleras ansvar och uppföljning.

Kommunsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Varje förvaltning ska utifrån fullmäktiges beslut om regler för intern kontroll och

tillämpningsanvisningar arbeta fram egna regler och anvisningar om intern kontroll.

Förvaltningen har även en skyldighet att löpande rapportera till nämnden om hur arbetet med att utforma och förändra den interna kontrollen fortskrider samt hur den interna kontrollen fungerar.

4.2 Nämndspecifika risker

Kontroll av att individbeslut är uppföljda och aktuella

12 Kontroll av individbeslut

Vad?

Att individbeslut är uppföljda enligt plan och att beslut i

verksamhetssystemet visar aktuellt behov av insats.

Hur?

Avstämning av samtliga beslut aktuella för uppföljning under perioden.

När?

Varje kvartal Vem kontrollerar?

Av respektive

avdelningschef utsedd handläggare

(10)

Kontroll av att boende i LSS-bostad debiteras korrekt hyra i

överensstämmelse med hyreskontrakt

9 Att hyresdebitering överensstämmer med för den boende aktuellt hyresavtal.

Vad?

Att utgående faktura har belopp motsvarande hyresavtal eller därmed jämförbar handling och debiteras i rätt period.

Hur?

Stickprov När?

10 procent av utgående hyresfakturor kontrolleras varje kvartal.

Avgiftshandläggare Kontroll av att

verkställighet sätts och tas emot i

verksamhetssystemet

12 Kontroll att verkställighet är registrerad för myndighetsbeslut

Vad?

Att samtliga beslut är verkställda och därmed avläsbara i förvaltningens verksamhetssystem.

Hur?

Genom

systemförvaltarens listuttag ur

verksamhetssystemet Combine, som underlag för

myndighetsavdelningens kontroll.

När?

Varje kvartal.

Systemförvaltare ger rapport till respektive avdelningschef som fördelar

uppföljningsansvaret.

Inga kommunövergripande risker ingår i årets uppdrag om internkontroll.

Vård- och omsorgsnämnden har för den interna kontrollen 2016 valt tre kontrollområden som med anknytning till rättssäkerhet.

(11)

5 Socialnämnden

5.1 Inledning

Socialnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

5.2 Nämndspecifika risker

Andel fakturor ej betalda i rätt tid, orsak till att fakturor blir försent betalda

12 Att fakturor är betalda i tid

Vad?

Kontrollera i akten att biståndsbesluten är underskrivna Hur?

Stickprov enligt framtagen kontrollplan När?

Kontroll vid två tillfällen under året

Avdelningen för stöd och utveckling

Säkerställa att eftersökning från Migrationsverket sker av de medel kommunen har rätt till

12 Kontrollera att inga återsökningar från MIgrationsverket missas

Vad?

Kontroll av återsökningarna Hur?

Enligt framtagen kontrollplan När?

(12)

Att biståndsbeslut är underskrivna

9 Underskrift på biståndsbeslut

Vad?

Kontrollera att biståndsbesluten är underskrivna.

Hur?

Stickprov enligt framtagen kontrollplan.

När?

Kontroll vid två tillfällen under året.

Avdelningen för stöd och utveckling.

Säkerställa att avgifters tas ut enligt gällande rutiner

12 Kontroll att avgifter tas ut enligt gällande reglemente

Vad?

Kontroll av avgifter som debiteras klient Hur?

Utredningstiden för barn och unga överstiger 4 månader

16 Kontroll av

utredningstid för barn och unga

Vad?

Kontroll av utredningar som överstiger den lagstadgade tiden 4 månader

Hur?

Kontroll av Ludvika moms

12 Kontroll av Ludvika moms på fakturor gällande boende.

Vad?

Kontrollera att lokaldelen är specificerad på fakturan och att förmånligaste momsregler används.

Hur?

Stickprov enligt framtagen kontrollplan.

När?

2 gånger under året.

Avdelningen för stöd och utveckling.

Kontrollera vid

representation/kurs/kon

9 Kontrollera vid representation, kurs,

Vad?

Kontroll av deltagare och

(13)

6 Kultur- och fritidsnämnden

6.1 Inledning

Kultur- och fritidsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är

tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

6.2 Nämndspecifika risker

Momsavdrag på leasingbilar görs med 50%

9 Momsavdrag

leasingbilar

Vad?

Kontrollera momsavdraget på leasingbilar Hur?

Stickprov på fakturor från leverantören av

leasingbilar När?

Stickprov

Enhetschef idrott, controller Delegerat

arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen

12 Arbetsmiljöansvar Vad?

Att arbetsmiljöansvaret är delegerat till rätt

chefsnivå.

Hur?

Inventering av befintliga

(14)

Nyttjandekontroll av hyrda idrottslokaler- /anläggningar

8 Nyttjandekontroll Vad?

Kontrollera att föreningar utnyttjar bokade tider.

Hur?

Kontroll fysiskt och via FRI att hyrd lokal har nyttjats enligt bokning.

Gör efter höstterminens start, två veckor i oktober.

När?

En gång per år.

Idrottskonsulent

(15)

7 Miljö- och byggnadsnämnden

7.1 Inledning

Enligt kommunallagen 6 kap.7 § skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Nämnderna ska även var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys ska användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska

identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Riskinventering ska göras av både ekonomiska- och verksamhetsmässiga områden. Inför varje

verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden väljas ut bland annat med utgångspunkt från risk- och väsentlighetsanalysen, vilken bedöms på en skala 1-16, ett så kallat riskvärde.

7.2 Nämndspecifika risker

Att det vid

representation/kurs/kon ferensfakturor, inte finns

deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna

9 Deltagare, syfte och program

Vad?

Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte och program vid

representation, kurs och konferensfakturor.

Hur?

Stickprovskontroll När?

Verksamhetscontroller Underlag/rutin för

kundfakturering

9 Processen kundfakturering

Vad?

Kontrollera att fastställd process fungerar Hur?

Stickprovskontroller och jämförande av underlag från MBN och

faktureringsenheten När?

Verksamhetscontroller

(16)

Fakturering av fattade avgiftsbeslut

9 Kundfakturering Vad?

Kontrollera att den från föregående års beslutade taxan faktureras.

Hur?

2 gånger under året Vem kontrollerar?

Verksamhetscontroller Fakturering av fattade

bygglovsbeslut

9 Kundfakturering Vad?

Kontrollera att den från föregående års beslutade taxan faktureras.

Hur?

Verksamhetscontroller

Bisyssla 16 Bisysslor Vad?

Att anställd inte bedriver förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet.

Hur?

Intervju vid nyanställning samt vid

utvecklingssamtal.

När?

1 gång under året Vem kontrollerar?

Ansvariga chefer Rubbad opartiskhet 16 Säkerställa att rutiner

finns så att besluts- och kontrollprocessen inte påverkas.

Vad?

Otillbörlig påverkan av beslut och

kontrollprocessen, exempelvis korruption och jäv.

Hur?

Information om lagar, tillvägagångssätt och bemötande samt hålla en öppen dialog internt om situationer som uppkommit eller kan uppkomma.

När?

Löpande under året.

Ansvariga chefer.

(17)

8 Trafik- och fastighetsnämnden

8.1 Inledning

Enligt 6 kap. 7 § i kommunallagen ska kommunens nämnder se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll ska ske inom de områden som bedöms vara mest väsentliga och där fel och brister bör minimeras. År 2016 ligger följande plan som grund för intern kontroll, se rubrik 2.

8.2 Nämndspecifika risker

Att trafik- och fastighetsnämnden dokumenthanteringspla n saknar riktlinjer för delar av nämndens verksamheter och att hantering av dokument inte sköts enligt plan

6 Dokumenthanteringspl an

Vad?

Kontrollera att dokument registreras och arkiveras enligt plan och att riktlinjer finns för alla delar av nämndens verksamhet.

Hur?

Genomlysning av dokumenthanteringsplan en och rutiner för registrering/arkivering.

När?

Ett tillfälle under året Vem kontrollerar?

Utredare och registrator Att beslut av

trafikanordningsplan (TA-plan) tas på felaktiga grunder

6 Trafikanordningsplan (TA-plan)

Vad?

Säkerställa att underlaget för beslut av TA-plan är korrekt

Hur?

Platsbesök När?

Inför varje beslut Vem kontrollerar?

Handläggare Att skriftlig beställning

saknas till

leverantörsfaktura

12 Skriftliga beställningar Vad?

Kontrollera att skriftliga beställningar finns som underlag till

leverantörsfaktura.

Hur?

Stickprovkontroll När?

Löpande under året Vem kontrollerar?

Controller

(18)

Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal

12 Ramavtal Vad?

Kontrollera att beställning/inköp görs enligt gällande ramavtal.

Hur?

Löpande under året Vem kontrollerar?

Inköpssamordnare Att deltagarförteckning,

syfte och program finns vid redovisning av representation/kurs/kon ferensfakturor

8 Representation-, kurs- och konferensfakturor

Vad?

Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte och program vid

representation-, kurs- och konferensfakturor.

Hur?

Controller

8.3 Bilagor

Bilaga 1: Bruttolista intern kontroll TFN 2016

(19)

9 Överförmyndarnämnden

9.1 Inledning

Överförmyndarnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen. Om riskvärdet är högre men ingen kontroll har beslutats att utföras finns motivering till detta.

9.2 Nämndspecifika risker

Att ärenden inte blir korrekt avregistrerade i verksamhetssystemet

12 Att ärenden blir korrekt avregistrerade i ärendehanteringssyste met.

Vad?

Kontrollera att ärenden blir korrekt avregistrerade i

ärendehanteringssystem et.

Hur?

Stickprov När?

2016

Chef för över-

förmyndaravdelningen

Att fel moms betalas vid representation

12 Att rätt moms betalas vid representation.

Vad?

Kontrollera att rätt moms betalas vid

representation.

Hur?

(20)

Att fakturor inte betalas i rätt tid

6 Att fakturor inte betalas i rätt tid.

Vad?

Kontrollera att fakturor betalas i rätt tid.

Hur?

Stickprov När?

2016

Förvaltningsekonomen Att fel arvode betalas ut 12 Att fel arvode betalas ut

till ställföreträdare.

Vad?

Kontrollera att rätt arvode betalas ut till

ställföreträdare.

Hur?

Stickprov När?

2016

Förvaltningsekonomen