Minnesanteckning Styrgrupp COSMIC

(1)

21-03-19 Organ: Styrgruppsmöte COSMIC

Tid: 20210319 kl 13.00 -14:30 Plats: Via Teams

Närvarande: Maria Söderkvist, Anna Fremner, Bo Karlsson, Madelene Nyström, Richard Högström, Mia Ajax, Kristian Stjerna, Bea Bengtsdotter, Marit Nilsson, Lena Olander, Lars Westerberg, Mikael Lec Alsén, Per Byenfeldt, Ulrika Östberg, Irene Holgert, , Caroline Johansson, Anna Sjövall (ant och ordf).

Frånvarande: Jörgen Leding, Anna Warg, Marit Nääs

Nr Ärende Anteckningar Hantering

1. Föregående möte 210212:

https://centuri/Reg No/60408

Inventering av övriga frågor

Fritext i inskrivnings/enhetsöversikt (Mia Ajax/Madelene/Anna W/Anna F).

Styrgruppen önskar att fritextrutan finns kvar och att det skickas ut information om vad man får/inte får skriva.

Respektive områdeschef önskar också bli informerad om det förekommer att fritextrutan används felaktigt inom området så att man kan ta tag i det.

Riskanalys aktivitetsramverk – NOVA.

Bilaga A.

Per Byenfeldt har en övrig fråga.

Marit Nääs tittar på vem som kan göra ett

informationsmaterial.

Godkänns.

2. Aktivitetsplan/Bea Uppdaterat Cosmic på Insidan – Klart Q1

- Lagt till vanliga frågor/FAQ – Publiceras 31 mars

- Lagt till information om uppgraderingar, varför, hur vi testar m.m.

- Uppdaterad layout för att förbättra för områdesansvariga - Sorterat om för att göra mer

lättillgängligt, baserat på input från områdesansvariga

Fiktiva användare – Pågående - Arbete med att reducera antal

fiktiva användare fortgår - Kommer resultera i ytterligare

yrkesroller i väntelistan bland annat

- Har redan avvecklat ett 20-tal

(2)

21-03-19 Anslutning till COS, Cambio Open

Service – Klart Q2

- Installation försenat, införande flyttat till Q2

- Ny ambulansintegration och införande av optikerremiss blir lidande

Utbildningar i Insight – Pågående - Uppstartat igen efter att delvis

varit på paus under Q1 Att göra patient – Pågående

- Ny funktionalitet som blir

tillgänglig iom driftstopp 29e maj Lägre inloggningsnivå – Pågående, klart Q2

- Justering av inloggningsnivå (användarroll/enhet) för de enheter som är kvar

- Kommer förenkla bl.a. införande av att göra patient

Tydliggöra psykiatrins vårdprocesser – Klart

- Arbetssätten i LINK kommer att påverkas för att tydligare stödja samarbete i de olika

processerna.

Ny inloggningsmetod vid loggkontroll & ny

behörighetstilldelning - Pågående, klart Q2

- Inte klart under Q1 som först planerat, men testning pågår och kommer bredd införas för användarna under Q2

Inga invändningar eller synpunkter.

3. Driftsättningsstatu s .07/Bea

Varför blev driftsättning uppskjutet?

- Identifierat problem vid testning, - Risk att Cosmic förlorar koppling

med server och behöver startas om

- Rättning levereras under vecka 12

(3)

21-03-19 - Förslag till beslut: Nytt

driftsättningsdatum 29 maj

Vad händer efter .07?

- Preliminärt driftsättningsdatum av 8.2.08 (v37 - 16/9)

- Preliminärt driftsättningsdatum av 8.3.01 (v46 - 20/11)

Driftsättningsdatum 29 beslutas av

styrgruppen.

Ok från styrgrupp.

Ok från styrgrupp

4. Representanter till verksamhetsgrupp och

referensgrupper.

Till referensgrupperna Journal och Remiss: ej tillräcklig bredd på/tillräckligt antal verksamhetsrepresentanter.

Referensgrupp Läkemedel: saknar nyckelpersoner. Verksamhetsgrupp har ej tillräcklig bredd, eller är förberedd för att hantera alla frågor – möter inte heller upp mangrant.

Förslag till beslut:

- Lägg ned idén om

referensgrupper för Remiss, Journal och Läkemedel

- Avvakta resultatet av arbetet i Styr- och förvaltningsmodell där Cosmic är referensobjekt. Där ingår bemanning av roller i verksamhetsdelen av förvaltningen

Beslut att pausa under våren och avvakta resultat i arbetet i styr-, och förvaltningsmodell.

Alla är överens om att verksamheterna behöver finnas med och är en viktig del för utvecklingen och arbetet med Cosmic.

Mia har ett förslag på läkarrepresentant till läkemedelsgrupp och journalgrupp, anmäler det.

5. Publicera fler informationsmäng der på 1177.se Bilaga B

Ska enheter som idag inte visar information på 1177.se visa information från UMS, (vaccinationer) och Remiss?

Undantagna enheter:

 Slutenvårdens psykiatri

 Primärvårdens psykosociala enheter

 Barn- och ungdomspsykiatrin

 Ungdomsmottagningen Slutenvården psykiatri: läkare vill även i fortsättningen undanta UMS och Remiss från publicering på 1177.se Kommentar från

Beslut: styrgruppen anser att undantagna enheter som önskar ska fortsätta vara det även för remiss och UMS.

Anna F tar med frågan till PSE.

Kommentar från Anna F: Alla regioner har kommit överens om en målbild att publicera all information på 1177.se.

(4)

21-03-19 verksamhetsgruppen 210305: Läkare

behöver vara förberedda på att patienter kan komma med frågor om information som är angiven i UMS.

Ytterligare beslutspunkter:

Ska vi visa Remiss och UMS från preliminärt datum 3 maj? Annat datum?

Ska vi visa Vaccinationer från start?

Dvs inte ha något datumfilter aktiverat?

(Vi startade med att registrera

vaccinationer i läkemedelsmodulen (en förutsättning för att publicera) i dec 2019 = vaccinationer i

barnvaccinationsprogrammet.)

Ska information från Remiss visas även om svaret är ovidimerat (visas alltid efter 14 dagar - automatlåses)?

Om ett delsvar är vidimerat visas slutsvaret direkt (funktionaliteten är sådan). Problem?

Verksamhetsgrupp 210305:

Verksamhetsgruppen förordar att svaret ska vidimeras (alternativt automatlåses) först, innan det visas på 1177.se

Andra regioner: endast Cosmic-regioner visar Remiss Värmland – visar ovidimerat Jönköping – visar ovidimerat

Östergötland visar efter vidimering/efter 14 dagar

Uppsala – visar ovidimerat

Ok 3 maj enligt styrgruppen.

Ok enligt styrgruppen.

Styrgruppen håller med verksamhetsgruppen, svar ska vidimeras (alternativt

automatlåses) innan det visas.

9. Övriga frågor

Per: Oro efter styrgrupp för Taligenkänning att många enheter ska igång samtidigt, att det är en väldigt omfattande plan.

Osäkerhet kring piloten i psykiatri, ta lärdom från dem, behövs fler piloter?

Projektledare vill att RoK ska göras, hur ska det hinnas med?

Det finns en risk- och

konsekvensanalys liknande den i Skåne eftersom det påverkar en stor arbetsgrupp.

(5)

21-03-19 Kommentar från Marit Ni : Finns bara

90-talet licenser, så är inget direkt breddinförande, Marit behöver meddela Cambio om vi ska köpa till fler licenser.

o

Maria S tar med till HS ledning.

10. Möten under våren 2021

fredagar 13-14.30:

7 maj 4 juni

(6)

21-03-19

Bilaga A

Minnesanteckning

210319 Styrgrupp COSMIC

Länk till instruktion för riskanalys

Riskanalys:

Beskriv omfattning och bakgrund samt ange berörda verksamheter

Alla avdelningar som har börjat med Nova-plattor berörs när ny version i Cosmic: R8.2 07 installeras. Detta påverkar Nova på så sätt att aktiviteter, paket och roller konfigureras centralt i Aktivitetshanteraren från och med R8.2 07. Tidigare har detta konfigurerats lokalt av utsedda administratörer på avdelningen. Lokal konfiguration försvinner efter installationen av ny version. Driftstoppet kommer att vara i ca 5 timmar, och efter en tid under driftstoppet och närmaste tiden efter driftstoppet konfigureras aktiviteter, paket och roller centralt efter en prioriteringsordning som fastställs i en arbetsgrupp för Nova.

Beskriv vilka områden analysen avser:

Arbetsmiljö, Patient, Miljö, Informationssäkerhet, Annat

Arbetsmiljö: för lokal Nova-administratör, för slutanvändare, för Cosmic områdesansvarig, för Cosmic modulansvarig

Patient: vårdad på avdelning, exempel strokeavdelning

Informationssäkerhet: inför driftstoppet, under driftstoppet och innan aktiviteter/paket är återställda

Uppdragsgivare: Styrgrupp Cosmic 210212

Ange datum för samverkan i områdeskommitté

(förvaltningskommitté):

----

Klassning av analysresultat: Öppen information

(7)

21-03-19 Ange om resultatet är öppen

information eller om det finns behov av skydd mot spridning Deltagare:

Samtliga deltagares namn inklusive titel och roll; t.ex.

skyddsombud

Sara Magnusson enhetschef och Love Grankvist sjuksköterska, strokeavdelningen, Håkan Djusberg, modulansvarig Cosmic Nova, Bea Bengtsdotter, förvaltningsledare Cosmic IT, Marit Nääs, förvaltningsledare Cosmic verksamhet, Evelina Salminen, projektledare kundgrupp Cosmic programkontor

Risker (Möjlig händelse) 1. Delprocess,

aktivitet, iakttagelse 1.1 Risk

Allvarlighetsgrad Sannolikhet Riskpoäng Fortsatt analys?

Allvarli g risk?

Ja /Nej

Bakomliggande orsaker:

(Beskriv varför det är en risk)

Åtgärdsförslag

Uppdragsgivarens godkännande / Ansvarig för genomförande Klart

före Uppföljning /

Ansvarig

1. Patient – aktivitet er utförs 1.1 Patientens aktiviteter / från paket utförs inte under

driftstoppet och strax efter

4 3 1

2 ja Läskopia finns inte tillgänglig. Patientens aktiviteter överförs inte på papper/Whiteboard vid driftstoppet – eller överförs inte från

Återgå till tidigare arbetssätt innan Nova = reservrutin. Pappersrutin –standardiserat papper med paket/aktiviteter och etiketter per patient.

2103

18 Marit Nääs

(8)

21-03-19 driftstoppet.

Störst risk att patientaktivitete r inte utförs för patienter som skrivs in under driftstoppet

papper/Whiteboard till Nova efter driftstoppet och glöms därför bort.

4 3 1

2 ja Patientens aktiviteter och paket finns inte konfigurerade närmaste tiden efter driftstoppet

Använd reservrutin till allt är konfigurerat/återställt efter en

prioriteringsordning utifrån var

konsekvenserna blir störst. Utred detta i team Nova arbetsgrupp. Ta in lokal Nova-administratör för att förstärka

konfigureringsarbetet med aktivitetsramverket i Cosmic

2103

17 Marit Nääs Håkan Djusberg

1.2 Patientens aktiviteter utförs felaktigt eller delvis i R82 07 och framåt

4 3 1

2

ja Aktiviteter och paket kopplat till (olika) roller ändras inte löpande på ett smidigt sätt och då är inte Nova längre

användbart

Revideringar av paket och aktiviteter ska anmälas via områdesansvarig/JIRA.

Undersöka om lösning finns (från Cosmic förvaltningshåll) att underlätta lokal Nova-

2103

22 Bea

Bengtsdotter

(9)

21-03-19

administratörs arbete med utredning av behov och lösning i annan Cosmic- Nova- miljö

/Håkan Djusberg

4 3 1

2 ja Etiketter behöver skapas manuellt eftersom detta inte ingår automatiskt i paketen (by design).

Detta leder till att information om patientens tillstånd missas

Skapa aktiviteter: ”starta en etikett” där det är tillämpligt. Ersätta vissa etiketter med Start – Stopp-aktiviteter (t ex fasta och

telemetriövervakning) (ska inventeras – täcker inte alla behov).

Kontrollera i kundgrupp Cosmic om Cambio kan verka för en lösning för etiketter.

2103

24 Lokal Nova- administratö r

Evelina Salminen

2. Arbetsmi ljö- försämri ngar på grund av ändringa r i

behörigh et

(10)

21-03-19 2.1 Arbetsmiljön

för lokal Nova- administratör försämras

1 4 4 ja Tidigare behörighet för lokal Nova-administratör ändras (aktiviteter, paket, roller) vilket leder till att arbetet med verksamhetsutveckling blir omständligare eller hanteras inte

Undersöka om lösning finns (från Cosmic förvaltningshåll) att underlätta utredning av behov och lösning i annan

Cosmic- /Nova-miljö. 2103

22 Bea

Bengtsdotter /Håkan Djusberg 2.2 Medarbetare

på avdelningen – användare får sämre

arbetsmiljö

1 4 4 ja Nova är inte anpassad efter behoven – nya behov lyfts inte fram och hanteras

Göra

förändringshanteringen känd hos användare, lokal Cosmic-administratör och Cosmic områdesansvariga för så smidig hantering som möjligt, genom Cosmic-utskick

2103 18

Marit Nääs

2.3 Arbetsmiljön för Cosmic områdesansvari ga försämras

1 2 2 ja Ändringshanteringen är ny vilket leder till ökad arbetsbelastning och missnöje om

områdesansvarig inte kan hjälpa med ärendet omedelbart

Informera på Cosmic områdesansvarigmöte 25 mars, och innan

förändringen, i teamet för områdesansvariga

2103

25 Monica

Hemmingsso n

Miljö

--- (pappershantering om

lång tid innan

(11)

21-03-19 produktionsklart – fler

papper) 4.

Informationssä kerhet –

personuppgifte r hanteras inte korrekt

4.1 Papper där namn och personnummer och

aktiviteter/paket antecknas

förkommer eller kommer i

händerna på obehöriga

4 1 4 ja Reservrutin

Dokumentationen sker på

papper/whiteboard/lap par och obehöriga tar del av informationen Skriva ut inskrivningsöversikt /enhetsöversikt

Avdelningar som

använder Nova behöver prata igenom arbetsflödet så att risker för

informationssäkerhet inte uppkommer. Detta ska med i information ut till verksamheterna

2103

18 Lokal

Novaadmini stratör

(12)

21-03-19

Bilaga B

Underlag för beslut visa fler

informationsmängder i Journalen på 1177.se

Förslaget ställt till Styrgrupp Cosmic 210319 Förslaget framställt

av

Marit Nääs, förvaltningsledare Cosmic verksamhet

Underlaget granskat av

Cosmic verksamhetsgrupp 210305

Förslag till beslut

Angående nya/fler informationsmängder i Journalen via 1177:

 Uppmärksamhetssymbolen (UMS) visas i från alla enheter (även undantagna enheter nedan). Kan bara visas efter informationen är signerad.

 Vaccinationer visas på från alla enheter (även undantagna enheter nedan). Kan bara visas efter att administreringen är signerad.

 Information från remisser visas från alla enheter (även undantagna enheter nedan).

Visas när svaret är vidimerat. På grund av tekniska problem i nuläget kan inte remisstatus visas.

Undantagna enheter i nuläget:

 Ungdomsmottagningen

Enligt tidigare beslut visas informationen retroaktivt från 180115¹. Datum när de börjar presenteras är troligen 210503 (styrs av när tekniken är klar).

Ovanstående nya informationsmängder kommer att visas i Nationell patientöversikt (NPÖ) från alla enheter.

Situation

Frågan gäller detaljer gällande att visa nya/fler informationsmängder i Journalen via 1177: på vilka enheter (även på tidigare undantagna enheter eller inte) och när information från remisser ska visas:

direkt när de är besvarade, dvs även ovidimerade svar, alternativt när svaret är vidimerat.

Bakgrund

Att visa fler informationsmängder, från fler enheter, samt direkt när den upprättats, ligger i linje med ett gemensamt ramverk för alla regioner, samt den målbild som fastställts av Ineras styrelse. Journalen visas i normalfallet inte för åldersgrupperna 13 till 16 år.

1 Ska kontrolleras om det tekniskt är möjligt

(13)

21-03-19

I hälso- och sjukvårdsledningen RJH i november 2018 beslutades att inriktningen är att visa fler informationsmängder i journalen via nätet (Journalen via 1177), samt i nationella patientöversikten (NPÖ). De nya informationsmängderna i Journalen via 1177 ska visas från 15 januari 2018.

Informationsmängder som Region Jämtland Härjedalen visar i Journalen via 1177 är i nuläget:

journalanteckningar, diagnoser, vårdkontakter (inte administrativa), läkemedel samt beställning och svar (kemlab och röntgen). Signerad/vidimerad information visas direkt och osignerad/ovidimerad information visas efter 14 dagar. I NPÖ visas även ovidimerad information.

Vissa anteckningstyper undantas: Information i journalmallen Våldsutsatthet och/eller oro för barn visas inte på 1177 eller i NPÖ. Information dokumenterad i journalmallen Tidiga hypoteser visas inte på 1177.

Aktuellt

Tester pågår gällande införandet av nya informationsmängder. Enligt beräkningar kommer allt att vara klart för produktion i början av maj 2021. På grund av tekniskt fel i nuläget kan inte status på remiss visas.

För att tekniskt ställa in hur/när/vilken information som visas behövs beslut gällande:

 Befintliga informationsmängder från BUP, Ungdomsmottagningen, sluten psykiatrisk vård samt psykosociala enheter inom PV presenteras inte i Journalen via 1177 i nuläget, ska detta även gälla för UMS, Vaccinationer och remisser?

 För övriga enheter presenteras befintliga informationsmängder, men uppgifter som ska signeras/vidimeras presenteras först efter 14 dagar (ovidimerat). Ska detta gälla även för besvarade remisser? Besvarade remisser kan visas (tekniskt) även när svaret är ovidimerat.

Rekommendation

I nuläget visas inte journalinformation från alla enheter. De enheter som i nuläget är undantagna är

 Ungdomsmottagningen

Synpunkter från Cosmic verksamhetsgrupp gällande att visa ny journalinformation (UMS, vaccinationer, remiss) från dessa enheter? Frågan behöver besvaras från de aktuella enheterna. Kristina Seling skickar till LPO- psykiatri för utlåtande (svar direkt till Marit Nääs)

Synpunkter från Cosmic verksamhetsgrupp gällande att visa information från remiss direkt innan svaret är vidimerat. Verksamhetsgruppen förordar att svaret ska

vidimeras (alternativt automatlåses) först, innan det visas på 1177.se

Vilka förberedelser behövs i verksamheten inför förändringen?

Läkare behöver vara förberedda på att patienter kan komma med frågor om informationen som är angiven i UMS.

(14)

21-03-19

Vilken information behöver gå ut?

Ledningsinformation, Information i Cosmic-fliken och information till Cosmic områdesansvariga

Länkar till bilagor

Regelverk för journal på nätet

Presentation medarbetare Journalen via nätet