Uppföljning av privata utförare 2017
Trafik- och fastighetsnämnden
Bakgrund
Kommunstyrelsen i Sollentuna kommun har antagit Program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018, Dnr 2016/0042 KS.103.
När en kommunal angelägenhet överlämnas till en privat utförare ska kommunen enligt kommunallagen följa upp och kontrollera verksamheten. Det är varje nämnd som ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde.
Uppföljningen har två övergripande syften:
Kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal.
Utgöra ett underlag i kommunens förbättringsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna.
Respektive nämnd ansvarar för att uppföljningen regleras i de avtal som tecknas med varje utförare.
Varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan, och följas upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse.
Uppföljningen av verksamheten ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till ansvarig nämnd.
Uppföljning 2017
Driftavtalet med Caverion Sverige AB avseende fastighetsdrift, regleras kontroll och uppföljning i enlighet med kommunens program. De övriga fem avtalen nedan har inte samma tydliga beskrivningar av uppföljning och kontroll, men även för dessa följs avtalade tjänster upp på ett systematiskt sätt.
Caverion Sverige AB – avtal fastighetsdrift
Under år 2017 har 11 driftmöten hållits. Vid mötena redovisar leverantören
entreprenadrapport enligt krav i avtalet. Där ingår även redovisning av leverantörens kvalitetskontroll, vilket är egenkontroller.
Under år 2017 har ett kontraktsmöte hållits. Där diskuteras kontraktuella frågor så som kvalitet och ekonomi. Caverion har hållit en god kvalitet på leveransen och det fanns inga brister av vikt att rapportera vid kontraktsmötet.
Under året har kvalitetsparametrar i form av ärendehantering, tid för återkoppling samt hur återkoppling sker till kund tagits upp med leverantören. Beställaren har upptäckt vissa brister i dessa avseenden både själva och via hyresgäster. Bristerna har diskuterats med leverantören vilken har tagit dessa på allvar. De har presenterat förklaringar och information om hur förbättring sker.
Vid enklare stickprovskontroller på plats i fastigheterna har ett fåtal mindre brister upplevts. Leverantören har meddelats och omedelbart svarat på frågan samt informerat om hur rättelse sker.
Ett av målen i avtalet är att leverantören ska arbeta för minskad energianvändning och miljöpåverkan. Detta har leverantören uppfyllt på ett utmärkt sett under 2017.
Energiförbrukningen har med enkla medel, kompetenta drifttekniker, sänkts med 5,9 %.
Det motsvarar en beräknad besparing av köpt energi om ca 1,7 mkr.
JRF Mark AB – avtal drift utemiljö
Ett nytt avtal för drift av utemiljö är i drift sedan våren 2017. Med det nya avtalet följer ytterligare förbättrade möjligheter till uppföljning av ekonomi och kvalitet.
Uppföljning och kontroll av utförda arbete sker månadsvis vid driftmöten. Vid driftmöten deltar leverantörernas arbetsledare och fastighetsavdelningens
markförvaltare samt vid behov övriga förvaltare. På driftmötet genomgås utförda arbeten och händelser samt planering av kommande arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas skriftligen av markförvaltare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
Fastighetsavdelningen har kontinuerlig uppföljning av ärenden och felanmälningar även för utemiljö tack vare fastighetssystemet. Felanmälningar som görs via Caverions kundtjänst tilldelas respektive ansvarig leverantör för områdets utemiljö. I systemet kan alla som arbetar på fastighetsavdelningen gå in och se status och precis vad som sker i olika ärenden.
Turebergs Åkeri AB – lapplagsentreprenad
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker regelbundet vid driftmöten, samt i tät kontakt per telefon och mejl. Vid driftmöten deltar leverantörernas
arbetsledare, samt gatudriftsavdelningens driftledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten.
Turebergs Åkeri AB – vinterväghållning
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker månadsvis vid driftmöten, i daglig kontakt per telefon och mejl, samt genom platsbesök när verksamheten pågår.
Inför vintersäsongen hålls även ett startmöte då entreprenören överlämnar företagets detaljerade organisation och planering för säsongens vinterväghållning. Vid driftmöten deltar leverantörernas arbetsledare, samt gatudriftsavdelningens driftledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
JRF Mark AB - drift och markskötsel parkmark
Driftkontraktet med JRF har under 2017 omförhandlats där båda parterna varit överens om en ändring från ursprungligt avtalstid där möjlig optionstid ändrats från 3+1 år till 1+3 år. Bakgrunden till ändringen är att beställaren sett brister i utförandet av
entreprenaden som uppkommit via kontroller av utfört arbete. Båda parterna var överens om att året skulle ses som ett utvärderingsår som skulle ligga till grund för huruvida en förlängning med ytterligare 3 år var möjlig. Löpande utförda kontroller under hösten 2017 påvisade stora brister i utförandet vilket föranlett att Sollentuna kommun inte kommer förlänga avtalet utan kommer genomföra en ny upphandling under våren 2018 som börjar gälla 2018-11-01. Ekonomisk reglering i form av viten i enlighet med gällande kontrakt har utdömts under året. Utöver löpande uppföljning via regelbundna driftmöten så har kvalitétskontroller med oberoende besiktningsman utförts på
månadsbasis under hösten.
Securitas AB – parkeringsövervakning
Ett nytt avtal för parkeringsövervakning är i drift sedan i juni 2017. Följande uppföljning görs:
Fysisk leverans kontroller av leverantörens utfördaarbete. Daglig tel/mejl kontakt med Gl och parkeringsvakterna.
Fakturakontroller. Vi jämför levererade timmar under månaden mot fakturan.
Månadsmöte med arbetsledare för genomgång och kvalitésäkra på genomfördarbete
Minst två gånger per år hålls avtalsmöte, vilka beställaren kallar till. Punkterna som tas upp på mötet är avvikelser och reklamationer, uppföljning av
leveransen, ekonomi.
Samordningsmöte hålls minst en gång per månad. Arbetsledaren och
gruppledaren som ansvarar för den löpande driften närvarar på mötena. Agendan ska minst innehålla:
Löpande driftsfrågor kring parkeringsövervakning
Uppföljning av statistik
Utveckling av uppdrag
Trafikia AB- trafikmätningar
Ett nytt avtal för att genomföra trafikmätningar som gäller from 2018-01-01.
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker i samband med att data från beställda mätningar levereras.
Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
