Plan för uppföljning av privata utförare 2019
Natur- och tekniknämnden
Natur- och tekniknämnden, Plan för uppföljning av privata utförare 2(4)
Bakgrund
Kommunstyrelsen i Sollentuna kommun har antagit Program för mål och uppföljning av privata utförare för mandatperioden 2015-2018, Dnr 2016/0042 KS.103.
När en kommunal angelägenhet överlämnas till en privat utförare ska kommunen enligt kommunallagen följa upp och kontrollera verksamheten. Det är varje nämnd som ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde.
Uppföljningen har två övergripande syften:
Kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal.
Utgöra ett underlag i kommunens förbättringsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna.
Respektive nämnd ansvarar för att uppföljningen regleras i de avtal som tecknas med varje utförare.
Varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan, och följas upp och redovisas i nämndens verksamhetsberättelse.
Uppföljningen av verksamheten ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till ansvarig nämnd.
Natur- och tekniknämnden, Plan för uppföljning av privata utförare 3(4)
Plan för 2019
Driftavtalet med Caverion Sverige AB avseende fastighetsdrift, regleras kontroll och uppföljning i enlighet med kommunens program. De övriga fem avtalen nedan har inte samma tydliga beskrivningar av uppföljning och kontroll, men även för dessa följs avtalade tjänster upp på ett systematiskt sätt.
Turebergs Åkeri AB – lapplagsentreprenad
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker regelbundet vid driftmöten och projektmöten, samt i tät kontakt per telefon och mejl. Vid drift- och projektmöten deltar leverantörernas arbetsledare, samt trafik- och naturavdelningens driftledare och vägingenjör respektive projektledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas av driftledare respektive projektledare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
Turebergs Åkeri AB – vinterväghållning
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker månadsvis vid driftmöten, i daglig kontakt per telefon och mejl, samt genom platsbesök när verksamheten pågår.
Inför vintersäsongen hålls även ett startmöte då entreprenören överlämnar företagets detaljerade organisation och planering för säsongens vinterväghållning. Vid driftmöten deltar leverantörernas arbetsledare, samt trafik- och naturavdelningens driftledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten.
Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas skriftligen av driftledare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
Svensk Markservice, Höga Kusten Skog & Fastighet drift och markskötsel parkmark
Uppföljning och kontroll av företagen utförda arbete sker regelbundet vid driftmöten, samt i tät kontakt per telefon och mejl. Vid driftmöten deltar leverantörernas
arbetsledare, och trafik- och naturavdelningens driftledare. På dessa möten genomgås utförda arbeten och händelser samt planeras kommande arbeten. Vid möten presenteras faktiska kostnader för utförda arbeten vilka ska godkännas skriftligen av driftledare innan leverantören fakturerar. Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontrakten.
Securitas AB – parkeringsövervakning
Ett nytt avtal för parkeringsövervakning är i drift sedan i juni 2017. Uppföljning och kontroll av utförda arbete sker varje vardag genom avstämningsmöten mellan gruppledarna för parkeringsvakterna och gatuavdelningens parkeringsansvarige. På dessa möten genomgås löpande driftfrågor och händelser. Månatligen genomförs
Natur- och tekniknämnden, Plan för uppföljning av privata utförare 4(4)
samordningsmöten mellan leverantörens arbetsledare och gatuavdelningens
parkeringsansvarige. På dessa möten genomgås löpande driftsfrågor, uppföljning av statistik och utveckling av uppdrag. Två gånger om året genomförs avtalsmöten där gatuavdelningens parkeringsansvarige, leverantörens avtalsansvarige och dess
arbetsledare deltar. På dessa möten genomgås avvikelser och reklamationer, uppföljning av utfört arbete samt ekonomi.
Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
Trafikia AB- trafikmätningar
Ett nytt avtal för att genomföra trafikmätningar som gäller from 2018-01-01.
Uppföljning och kontroll av företagets utförda arbete sker i samband med att data från beställda mätningar levereras. Stickprovskontroller genomförs under mätperioderna.
Redovisade kostnader jämförs med lämnade priser i kontraktet.
