Riktlinjer för skolplikt och skolpliktsbevakning

(1)

Barn- och

utbildningsförvaltningen

Tjänsteskrivelse

2021-10-22

SKN/2021:26

Riktlinjer för skolplikt och skolpliktsbevakning

Förslag till beslut

Skolnämnden antar förvaltningens förslag på riktlinjer för skolplikt och skolpliktsbevakning.

Sammanfattning

För att säkerställa att alla skolpliktiga barn boendes i Solna stad får den utbildning de har rätt till har barn- och utbildningsförvaltningen tagit fram riktlinjer för hur staden ska arbeta med skolplikt och skolpliktsbevakning. Riktlinjen ska ge vägledning för hur bestämmelser i skollagen tolkas och tillämpas i Solna stad.

Av 7 kap. 2 § skollagen framgår att barn som är bosatta i Sverige har skolplikt. Skolplikt gäller dock inte barn som varaktigt vistas utomlands, se avsnitt om utlandsvistelse och skolplikt, eller vars förhållanden är sådana att det uppenbarligen inte kan begäras att barnet ska gå i skola.

Skolplikt gäller inte heller barn som avses i 29 kap. 2 § andra stycket skollagen. Dessa barn har dock rätt till utbildning.

Ansvaret för att skolplikten uppfylls är delat mellan vårdnadshavare, hemkommun samt huvudmannen för den skolenhet som eleven är inskriven vid.

Handlingar

• Riktlinjer för skolplikt och skolpliktsbevakning

Alessandra Wallman Åsa Nilsson

Förvaltningschef Kvalificerad utredare

(2)

Solna stads riktlinjer för skolplikt och

skolpliktsbevakning

(3)

SOLNA STAD

Barn-och

utbildningsförvaltningen

SID 2 (8)

SKN/2021:26

Riktlinjer för skolplikt och skolpliktsbevakning

För att säkerställa att alla skolpliktiga barn boendes i Solna stad får den utbildning de har rätt till har barn-och utbildningsförvaltningen tagit fram riktlinjer för hur staden ska arbeta med skolplikt och skolpliktsbevakning. Riktlinjen ska ge vägledning för hur bestämmelser i skollagen tolkas och tillämpas i Solna stad.

Vidare syftar riktlinjerna till att beskriva hur skolnämnden i Solna stad följer arbetet för en god skolnärvaro. Riktlinjerna avseende skolnärvaro gäller för de skolor där Solna stad är huvudman om inget annat anges och gäller för elever i förskoleklass, grundskola och grundsärskola.

Riktlinjerna har sin grund i:

• 7 kap. skollagen (2010:800) om skolplikt och rätt till utbildning

• 4 kap. 8 § skolförordningen (2011:185) om anmälningsskyldighet vid frånvaro

• Att främja närvaro och uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i skolan, Skolverkets allmänna råd för SKOLF 2012:34

• Viteslagen (1985:206)

• Förvaltningslagen (2017:900)

• 6 kap. föräldrabalken (1949:381) om vårdnad, boende och umgänge

• Barnkonventionen som svensk lag

Om skolplikt

Av 7 kap. 2 § skollagen framgår att barn som är bosatta i Sverige har skolplikt. Skolplikt gäller dock inte barn som varaktigt vistas utomlands, se avsnitt om utlandsvistelse och skolplikt, eller vars förhållanden är sådana att det uppenbarligen inte kan begäras att barnet ska gå i skola.

Av 29 kap. 2 § andra stycket skollagen framgår att vissa barn, trots att de inte är folkbokförda i Sverige, ändå ska anses vara bosatta i landet och ges rätt till utbildning.

Barn som omfattas av undantagsbestämmelsen har enligt 7 kap. 2 § tredje stycket skollagen inte skolplikt. Detta gäller ex. asylsökande barn eller barn till EU-medborgare som vistas här med uppehållsrätt.

Skolplikt innebär förutom en närvaroplikt, dvs. en skyldighet att delta i den utbildning som anordnas, om barnet inte är sjukt eller har annat giltigt skäl att utebli, en stark fri- och grundlagsskyddad rätt till kostnadsfri utbildning, 7 kap. 3 § skollagen och 2 kap. 18

§ regeringsformen. Ett barns rätt till utbildning fastslås även i artikel 28, Barnkonventionen.

Skolplikten inträder höstterminen det kalenderår som barnet fyller sex år. Skolplikten

ska börja fullgöras i förskoleklassen. Därefter ska skolplikten fullgöras i grundskolan

(4)

SOLNA STAD

Barn-och

utbildningsförvaltningen SID 3 (8)

SKN/2021:26

eller i grundsärskolan, sameskolan eller specialskolan. Om särskilda skäl föreligger börjar skolplikten att gälla det år barnet fyller sju år. Uppskjuten skolplikt prövas av hemkommunen efter ansökan från barnets vårdnadshavare.

Normalt upphör skolplikten vid utgången av vårterminen det nionde skolåret eller det tionde skolåret om barnet går i specialskolan. Om eleven inte gått ur högsta årskursen när skolplikten annars skulle ha upphört kan hemkommunen pröva frågan om

skolpliktens förlängning i de fall det är aktuellt. Det gäller oavsett om eleven går i kommunal eller fristående skola.

Ansvaret för att skolplikten uppfylls är delat mellan vårdnadshavare, hemkommun samt huvudmannen för den skolenhet som eleven är inskriven vid.

Vårdnadshavares ansvar

Den som har vårdnaden om ett skolpliktigt barn ansvarar för att barnet fullgör sin skolplikt, 7 kap. 20 § skollagen. Denna bestämmelse baseras på föreskrifterna om vårdnad i 6 kap. föräldrabalken (1949:381), FB. I 6 kap. 2 § FB föreskrivs bland annat att barnets vårdnadshavare ska bevaka att barnet får tillfredsställande utbildning.

Vårdnadshavare har även ett ansvar att anmäla om barnet är frånvarande enligt skolans rutiner.

Hemkommunens ansvar

Hemkommunen ansvarar för att barn som inte går i stadens förskoleklass, grundskola eller grundsärskola på något annat sätt får den utbildning de har rätt till. Andra sätt att fullgöra skolgången kan vara i en fristående skola, i en annan kommuns grund- eller grundsärskola, i specialskolan, i sameskolan eller enligt de särskilda bestämmelserna om utbildningsformer utanför skolväsendet som framgår av skollagens 24 kap. Där

behandlas bland annat fullgörande av skolplikten för intagna på särskilda ungdomshem, för barn som ligger på sjukhus samt för elever vid internatskola.

Inom ramen för skolpliktsbevakningen genomförs regelbundna kontroller. Varje vecka erhåller barn- och utbildningsförvaltningen aviseringar från Skatteverket som

informerar om eventuella förändringar kring ett barns bosättning. Detta för att uppmärksamma barn som är folkbokförda i Solna Stad, men som av hemkommunen inte har en känd skolplacering.

Skolpliktsbevakning inbegriper regelbunden kontakt med vårdnadshavare och andra personer i familjens närhet för att säkerställa att det skolpliktiga barnet har en skolplacering. Som en del i skolpliktsbevakningen ingår även kontakt med andra myndigheter så som Skatteverket och Försäkringskassan.

Vid uppgifter om att ett barn är eller förväntas vara i utlandet under en längre tid följs framtagna rutiner för att utreda om barnet ska omfattas av skolplikt eller inte. Om barn- och utbildningsförvaltningen bedömer att det finns oro för att ett skolpliktigt barn inte får sin rätt till utbildning tillgodosedd görs en orosanmälan till

Socialförvaltningen.

(5)

SOLNA STAD

Barn-och

SKN/2021:26

I de fall en elev har upprepad eller längre frånvaro från skolan ska hemkommunen vid behov samordna insatser med samhällsorgan, organisationer eller andra som berörs för att tillgodose elevens rätt till utbildning. Samordnade insatser kan avse kontakt med socialtjänst, barn- och ungdomspsykiatri, ungdomsmottagning, barn- och

ungdomshabilitering, polis med mera. Detta för att skapa en samlad bild av situationen och möjliggöra en övergripande planering för vilket stöd eleven ska erbjudas.

De individuella behoven och situationen i övrigt avgör vilken samverkan som behövs i det enskilda fallet.

Huvudmannens ansvar

Huvudmannen ska se till att eleverna i huvudmannens förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fullgör sin skolgång. Huvudmannen för specialskolan och huvudmannen för sameskolan ska se till att elever i utbildning under deras ledning fullgör sin skolgång.

När en elev som har skolplikt börjar eller slutar vid en skola som har en annan huvudman än hemkommunen ska skolans huvudman informera hemkommunen om det snarast. Detsamma gäller om skolan har inlett en utredning om att en elev har upprepad eller längre frånvaro.

Ledighet

Elev får beviljas kortare ledighet för enskilda angelägenheter. Om det finns synnerliga skäl får längre ledighet beviljas. Rektorn beslutar om ledighet. Rektorn får inte uppdra åt någon annan att fatta beslut om ledighet som avser längre tid än tio dagar.

Beslut om ledighet ska grundas på en samlad bedömning. De omständigheter som normalt beaktas är frånvarons längd, elevens skolsituation, möjligheterna att på olika sätt kompensera för den förlorade undervisningstiden. Hur angelägen ledigheten är för eleven.

Grundinställningen i Solna stad är att ledighet ska beviljas ytterst restriktivt. I grundskolans läroplan finns riktlinjer för hur lärare ska bedöma och betygssätta eleverna. Läraren ska bland annat, utifrån kursplanernas krav, allsidigt utvärdera varje elevs kunskapsutveckling. Detta innebär att eleven måste vara närvarande för att skolan ska kunna genomföra sitt uppdrag. Ledighet från skolan måste därför anses ha en negativ inverkan på skolans möjlighet att uppnå de lagstiftade målen och elevens möjlighet att nå kunskapsmålen.

Skolgång utomlands

Barn- och utbildningsförvaltningen godkänner enbart skolgång i utlandet vid svenska

utlandsskolor som är godkända av Skolverket. Vid studier i utlandet är det inte möjligt

att flytta med skolpengen.

(6)

SOLNA STAD

Barn-och

2021-10-27 SID 5 (8)

SKN/2021:26

Fullgöra skolplikten på annat sätt

Av 24 kap. 23 § skollagen framgår att ett skolpliktigt barn får medges rätt att fullgöra skolplikten på annat sätt än genom att delta i någon av skolans obligatoriska former. Ett medgivande om att få fullgöra skolplikten på annat sätt ska ges om:

1. verksamheten framstår som ett fullgott alternativ till den utbildning som annars står barnet till buds enligt föreskrifter i denna lag,

2. behovet av insyn i verksamheten kan tillgodoses, och 3. det finns synnerliga skäl.

Vad gäller det fullgoda alternativet görs bedömningen att det bör ställas samma krav som gäller för att en fristående skola ska godkännas för skolpliktens fullgörande om inga exceptionella omständigheter föreligger. För att säkerställa att utbildningen

väsentligen motsvarar den offentliga grundskolan måste dessutom insyn i verksamheten tillgodoses.

Solna stad vill även framhålla att man i förarbetena till paragrafen tydliggjort att med rekvisitet synnerliga skäl avser att bestämmelsen ska tillämpas med stor restriktivitet dvs. rena undantagsfall.

Ansökan görs av vårdnadshavare via Solna stads e-tjänst. Beslut om detta fattas av skolnämndens delegat och gäller i maximalt 1 år för studier i Sverige och för maximalt sex månader vid studier i utlandet. Medgivandet ska återkallas, om det kan antas att förutsättningarna enligt ovan inte längre finns. Ett beslut om återkallelse av ett medgivande gäller omedelbart, om inte annat beslutas.

Vid ett medgivande om fullgörande av skolplikt på annat sätt upphör hemkommunens ansvar att finansiera elevens utbildning. Eleven blir således utskriven från sin hemskola

då den alternativa utbildningen/verksamheten utgör elevens nya skolplacering. Det är vidare inte möjligt för vårdnadshavare att flytta med skolpeng utomlands.

Längre vistelse utomlands

Enligt huvudregeln har barn bosatta i Sverige skolplikt. Skolplikt gäller dock inte barn som permanent flyttar utomlands eller då ett barn förvisso är folkbokfört i landet men där hemkommunen bedömer att barnet varaktigt vistas utomlands, 7 kap. 2 § skollagen.

Vårdnadshavare är skyldig att i god tid informera barn- och utbildningsförvaltningen om den kommande vistelsen i utlandet.

För att en utlandsvistelse ska anses vara varaktig ska barnet under en längre tid ha sin huvudsakliga sysselsättning utomlands och tillbringa den klart övervägande delen av sin tid där. Vid bedömning om en vistelse i annat land är varaktig, är de faktiska

förhållandena avgörande. Det ska handla om en verklig och varaktig vistelse på den utländska orten.

Det är inte möjligt att generellt ange en viss minsta tid för att bosättningen i utlandet

ska anses varaktig, men en tumregel kan vara 6-9 månader. En bedömning görs av varje

enskilt fall.

(7)

SOLNA STAD

Barn-och

SKN/2021:26

Om skolplikten upphör på grund av varaktig vistelse i utlandet upphör även rätten till utbildning och således hemkommunens ansvar att finansiera barnets utbildning.

Barnet/eleven blir således utskriven från sin hemskola.

Om en elev anses ha avgått från utbildningen ska ett avgångsintyg utfärdas enligt 6 kap.

17–18 §§ skolförordningen (2011:185).

Även om barnet vid varaktig vistelse i utlandet inte omfattas av skolplikt har

hemkommunen alltid ett ansvar för barnet så länge som barnet är folkbokförd i landet.

Därför behöver hemkommunen minst en gång per termin få in uppgifter från vårdnadshavaren som kan styrka den eventuellt fortsatta vistelsen i utlandet.

När barnet kommer tillbaka till Sverige har barnet skolplikt på nytt. Vårdnadshavaren är då skyldig att i god tid ansöka om ny skolplats för sitt barn. I Solna stad sker skolplacering utifrån den relativa närhetsprincipen.

Skolans främjande och förebyggande närvaroarbete

Barn och unga som inte är närvarande i skolan löper risk att inte klara skolans kunskapsmål. De löper även risk att drabbas av t.ex. utanförskap. Forskning visar att skolan är den enskilt viktigaste skyddsfaktorn för att inte hamna i utanförskap, psykisk ohälsa, missbruk och kriminalitet i vuxenlivet. Närvaro i skolan är därför central.

Skolans främjande och förebyggande arbete med elevers närvaro är grundläggande för att upprätthålla en god närvaro i skolan.

Skolfrånvaro kan ses som ett symptom på brister i uppmärksamhet på elevers

välbefinnande och hälsa i skolmiljön. En god lärmiljö med undervisning av god kvalitet där eleverna får de utmaningar och det stöd de behöver i sitt lärande, främjar elevens motivation att delta i utbildningen. Likaså främjar ett respektfullt bemötande och goda relationer mellan vuxna, elever och hemmet skolnärvaro.

Rektor ansvarar för att skolan systematiskt och regelbundet arbetar för att främja skolnärvaro och förebygga frånvaro genom att bland annat identifiera risk- och framgångsfaktorer. Det innebär att man aktivt arbetar med faktorer som kan bidra till generella vinster för alla elevers rätt till lärande, trygghet och studiero. Det

förebyggande arbetet utgår från att man vill förhindra att elever är frånvarande utifrån en faktisk eller teoretisk risk som har identifierats. Skolans hälsofrämjande och

förebyggande elevhälsoarbete spelar en viktig roll i både det främjande och förebyggande arbetet kring skolnärvaro.

Att uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro

Solna stads kommunala skolor ska utifrån en gemensam modell aktivt arbeta för att främja närvaro samt, i ett tidigt skede upptäcka, utreda och åtgärda frånvaro för att förhindra att ströfrånvaro övergår till mer etablerad frånvaro. Detta gäller såväl ogiltig som giltig frånvaro. En viktig och förebyggande insats för att upptäcka frånvaro i ett tidigt skede är att lärare registrerar närvaro och frånvaro på sina lektioner.

Skolans rutiner för närvarokontroll och frånvarorapportering samt åtgärder vid

skolfrånvaro ska vara kända av personal, elever och vårdnadshavare. Om en elev i

grundskolan eller i grundsärskolan uteblir från den obligatoriska verksamheten, ska

(8)

SOLNA STAD

Barn-och

2021-10-27 SID 7 (8)

SKN/2021:26

rektor se till att elevens vårdnadshavare samma dag blir informerade om att eleven har varit frånvarande.

Det finns alltid en orsak till skolfrånvaro. Det kan vara en indikation på skolrelaterade svårigheter och/eller psykosociala problem, men kan även vara individ- eller

familjerelaterade problem.

Elever ska vara saknade av skolan, oavsett om de är borta av ett giltigt eller ett ogiltigt skäl. Det är därför av vikt att skolan både reagerar och agerar när en elev har

ströfrånvaro eller när en elev är på skolan men inte deltar i undervisningen. Likaså gäller om en elev har många sena ankomster, ofta är sjukanmäld eller är borta längre än vad som kan förväntas vid sjukdom.

Vid upprepad eller längre frånvaro i de obligatoriska skolformerna ska rektor, oavsett om det är fråga om giltig eller ogiltig frånvaro, se till att frånvaron skyndsamt utreds om det inte är obehövligt. Utredningen ska genomföras i samråd med eleven och elevens vårdnadshavare samt med skolans elevhälsoteam. I samband med att en utredning om upprepad eller längre frånvaro inleds ska rektorn snarast se till att frånvaron anmäls till huvudmannen. Om förutsättningarna för en utredning om särskilt stöd är uppfyllda ska även en sådan utredning inledas.

Som en del av skolans utredning av en elevs frånvaro är det av vikt att elevens röst blir hörd. Enligt Barnkonventionen har alla barn en rätt att få komma till tals och en rätt till inflytande i frågor som berör dem. Hänsyn ska tas till elevens ålder och uppnådda mognad.

Åtgärder ska vidtas utifrån de orsaker till frånvaron som har framkommit vid

utredningen. Ofta sker samverkan med andra aktörer som är eller bör vara inkopplade kring elevens skolsituation.

Rektor ansvarar för att rutinerna följs på skolan samt att de genomförs effektivt och strukturerat. Rektors ansvar för en frånvarande elev kvarstår alltid så länge eleven är inskriven vid skolenheten även då huvudman och eventuellt andra myndigheter är inkopplade. Om det finns misstanke att en elev far illa ska rektor alltid göra en anmälan till socialtjänsten enligt 14 kap. 1 § socialtjänstlagen (2001:453).

Föreläggande med vite

Om en skolpliktig elev inte fullgör sin skolgång och detta beror på att elevens vårdnadshavare inte har gjort vad denne är skyldig att göra för att så ska ske, får

hemkommunen förelägga elevens vårdnadshavare att fullgöra sina skyldigheter, 7 kap.

23 § skollagen. Ett föreläggande enligt första stycket får förenas med vite.

Ett beslut om föreläggande gäller omedelbart om inte annat beslutas.

För att ett föreläggande förenat med vite ska kunna bli aktuellt, behöver utredande

tjänsteman genom en utredning av situationen kunna visa på att eleven har en

betydande frånvaro och att detta beror på att vårdnadshavaren inte gör vad som

ankommer på denne att göra.

(9)

SOLNA STAD

Barn-och

SKN/2021:26

Vid fastställandet av vitesbeloppets storlek tillämpar Skolnämnden i Solna stad den

form av vite, löpande alternativ fast vite, utifrån vad skolnämnden bedömer som

lämpligt i det enskilda fallet. I fall där vårdnadshavaren inte fullgör sina skyldigheter efter utfärdat föreläggande förenat med vite ansöker skolnämnden om ett utdömande av vitet vid Förvaltningsrätten i Stockholm.

Uppföljning och rapportering

Barn- och utbildningsförvaltningen följer systematiskt och regelbundet upp

skolfrånvaro på individ-, grupp- och organisationsnivå i syfte att få en samlad bild av

elevernas frånvaro. Uppföljningen sker inom ramen för huvudmannens kvalitetsarbete.

(10)

Barn- och

utbildningsförvaltningen

2021-10-22

SKN/2021:1642

Fastställande av vitesbelopp i samband med föreläggande förenat med vite

Skolnämnden godkänner förslaget om tre olika tillämpningar vid fastställande av vitesbeloppets storlek i samband med ett föreläggande förenat med vite:

• 0,2 procent av den kända årsinkomsten (löpande vitesbelopp per skoldag),

• 300 kr (löpande vitesbelopp per skoldag i de fall uppgifter om inkomst saknas) respektive

• 3 procent av den kända årsinkomsten (fast vitesbelopp).

Sammanfattning

Det saknas idag riktlinjer för ett vitesbelopps storlek i de fall skolnämnden fattar beslut om ett föreläggande förenat med vite. Barn- och utbildningsförvaltningen har därför tagit fram ett förslag på hur ett vites storlek kan fastställas.

Alessandra Wallman Åsa Nilsson

Förvaltningschef kvalificerad utredare

Bakgrund

Det saknas idag riktlinjer för ett vitesbelopps storlek i de fall skolnämnden fattar beslut om ett föreläggande förenat med vite. Barn- och utbildningsförvaltningen har därför tagit fram ett förslag på hur ett vites storlek kan fastställas.

Förutsättningar

Av 7 kap. 20 § skollagen (2010:800) framgår att den som har vårdnaden om ett skolpliktigt barn ska se till att barnet fullgör sin skolplikt. Enligt 23 § samma kapitel framgår att om en skolpliktig elev inte fullgör sin skolgång och att detta beror på att elevens vårdnadshavare inte gjort vad denne är skyldig att göra för att så ska ske, får hemkommunen förelägga elevens vårdnadshavare att fullgöra sina skyldigheter. Föreläggandet får förenas med vite.

Av 3 § lag (1985:206) om vite framgår att när vite förläggs (viteslagen), ska det fastställas till ett

belopp som med hänsyn till vad som är känt om adressatens ekonomiska förhållanden och till

omständigheterna i övrigt kan antas förmå honom att följa det föreläggande som är förenat med

vitet. Vitet ska fastställas till ett bestämt belopp, om annat inte följer av 4 § viteslagen. Om vite

föreläggs flera personer gemensamt, ska ett särskilt belopp fastställas för var och en av dem.

(11)

Enligt 4 § samma lag som ovan framgår att om det är lämpligt med hänsyn till omständigheterna, får vite föreläggas som löpande vite. Vitet bestäms då till ett visst belopp för varje tidsperiod av viss längd under vilken föreläggandet inte har följts eller, om föreläggandet avser en

återkommande förpliktelse, för varje gång adressaten underlåter att fullgöra denna.

Motivering till förslag till beslut

Utredare vid barn- och utbildningsförvaltningen har inför aktuellt förslag gjort jämförelser med andra kommuners rutiner avseende vitesföreläggande när skolplikten inte fullgörs. Jämförelsen ligger till grund för det förslag som presenteras för skolnämnden. I Solna stad är den

genomsnittliga årsinkomsten 389 796 kr (2019).

För att ett beslut om föreläggande förenat med vite ska fungera som ett påtryckningsmedel förordar utredare vid barn- och utbildningsförvaltningen att det ska finnas tre olika möjligheter att bestämma ett vitesbelopps storlek:

• 0,2 procent av den kända årsinkomsten (löpande vitesbelopp per skoldag),

• 300 kr (löpande vitesbelopp per skoldag i de fall uppgifter om inkomst saknas) respektive

• 3 procent av den kända årsinkomsten (fast vitesbelopp).

Uppgifter om känd inkomst hämtas från Skattemyndigheten.

Skolnämnden i Solna stad ska utifrån ovan redovisade alternativ kunna tillämpa den form av vite, löpande alternativ fast vite utifrån vad skolnämnden bedömer som lämpligt i det enskilda fallet.

Detta för att det ska utgöra den effekt som lagstiftaren har tänkt sig i de fall en vårdnadshavare inte gör vad som på den ankommer att göra.

Utredare förslår även att det löpande vitet ska höjas med 0,1 procentenheter om tidigare utdömt

vite inte resulterat i att eleven fullgör sin skolplikt. Har ett fast vite använts ska beloppet höjas

med 1 procentenheter om tidigare utdömt vite inte resulterat i att eleven fullgör sin skolplikt. I

fall där uppgifter om inkomst saknas ska beloppet höjas med 100 kr om tidigare utdömt vite inte

resulterat i att eleven fullgör sin skolplikt.

(12)

Barn- och

utbildningsförvaltningen

2021-10-27

SKN/2021:1639

Tillägg till dokumenthanterings- och gallringsplan för skolnämndens förvaltningsorganisation

Skolnämnden fastställer föreslagen revidering av dokument- och gallringsplan av elevhälsans del och ger förvaltningschefen rätt att göra mindre justeringar av redaktionell karaktär eller

uppenbara felaktigheter av nämndens dokumenthanterings- och gallringsplan.

Sammanfattning

Enligt Solna stads arkivreglemente antaget av kommunfullmäktige KS/2020:57 ska varje myndighet i staden upprätta en dokument- och informationshanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. I samband med uppdelningen av barn- och

utbildningsnämnden år 2018 upprättades två dokumenthanterings- och gallringsplaner enligt arkivreglemente antagen 2015 i kommunfullmäktige, en för barn- och förskolenämnden och en för skolnämnden. Dokumenthanterings- och gallringsplanen är ett verktyg för att hålla ordning

på de allmänna handlingar som finns hos en myndighet. Planen är en förteckning över de olika handlingarna som finns, ger anvisningar för hur de ska hanteras och om de ska bevaras eller gallras. Informationen eller handlingarna som ska redovisas i dokumenthanterings- och gallringsplanen är oberoende av om informationen finns på papper eller i digital form.

Denna skrivelse avser tillägg till dokumenthanterings- och gallringsplan (SKN/2019:86) och gäller administrationen under nämnden samt hantering av journaler som kan förekomma inom nämndens ansvarsområde elevhälsan. Med anledning av att Prorenata som är förvaltningens

journalsystem utsågs till pilot för E-arkiv aktualiserades behovet av att skolnämndens dokumenthanteringsplan behövde revideras avseende elevhälsans processer enligt

arkivreglemente KS/2020:57 för en digital slutarkivering hos Solna stadsarkiv. Tilläggsdelen

som rör elevhälsan innehåller dokument och information som alstras i processer. Information som varje aktivitet alstrar är klassad och varje process med tillhörande aktiviteter är numrerade för att bevarande handlingar ska kunna levereras till E-arkivet.

Dokumenthanterings- och gallringsplanen ska hållas aktuell och behöver granskas och eventuellt revideras vid jämna mellanrum och framför allt vid organisationsförändringar eller förändringar i arbetssätt. En ny dokument- och informationshanteringsplan med samma struktur som

elevhälsans del ska ersätta befintlig dokumenthanterings- och gallringsplan i skolnämnden och barn- och förskolenämnden under år 2022.

Dokumenthanterings- och gallringsplan beaktar lagstiftning, allmänhetens rätt till insyn samt om

handlingarna kan ha värde för rättsskipning, förvaltningens och forskningens behov. Planen är

även anpassad till dataskyddsförordningen, GDPR som trädde i kraft 25 maj 2018.

(13)

Handlingar

• Dokument- och hanteringsplan (tidigare version från 2019)

• Tillägg elevhälsans del till dokument- och hanteringsplan

Alessandra Wallman Malin Svanström

Förvaltningschef Enhetschef registratur och

utredning

(14)

Verksamhetsområde Elevhälsan medicinska insats (EMI)

Beskrivning

Elevhälsans psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser tillhör samma verksamhetsgren som skolans övriga verksamhet. Sekretessen för dessa insatser regleras i 23 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen. För

elevhälsans medicinska insats regleras sekretessen däremot i 25 kap. 1 § samma lag, det vill säga i kapitlet om hälso- och sjukvård. (Vägledning för elevhälsan, Socialstyrelsen & Skolverket)

Uppgifter om eleverna som har att göra med elevhälsans medicinska insats omfattas av stark sekretess och övrig elevstödjande verksamhet av svag sekretess.

Process

Förebyggande, hälsofrämjande arbete och elevhälsans medicinska insatser enligt HSL

Aktivitet Handlingstyp Medium Registreras Gallras Till

stadsarkivet

Lagrum K - R - T Anmärkning Hälsobesök Journalanteckn

ingar Digitalt Prorenata Bevaras Ja

Gruppsamtal elev Journalanteckn

(15)

Individuellt samtal elev Journalanteckn

ingar Analogt/

digitalt Prorenata Bevaras Ja Analoga eller digitala anteckningar ska

gallras efter överföring till journal.

Samtal med

vårdnadshavare Journalanteckn

ingar Analogt/

digitalt Prorenata Bevaras Ja Analoga eller digitala anteckningar ska

Hälsokontroller Journalanteckn

Skolläkarbesök Journalanteckn

Vaccinationsplanering Journalanteckn

Vaccinationsordination Journalanteckn

(16)

Vaccinering Journalanteckn

Läkemedelshantering Journalanteckn

Oplanerade besök Journalanteckn

ingar Digitalt Prorenata Bevaras Ja Analoga eller digitala anteckningar ska

Telefonkontakt med

vårdnadshavare eller elever Journalanteckn

ingar Digitalt Prorenata Bevaras Ja Analoga eller digitala anteckningar ska

Checklistor Minnesanteck

ningar Analogt Journalskåp 2 år Nej Journalskåp på varje

skolsköterskemottagning på varje skola (10 stycken)

Motorisk perceptuell

screening Bedömningsu

nderlag Analogt Journalskåp 2 år Nej Inkommande dokument BHV-journal Digitalt

Analogt

Prorenata

Journalskåp 2 år

2 år

Nej

Analoga eller digitala anteckningar ska gallras efter överföring till journal.

(17)

Pappersjournaler (häften eller broschyrer) inom BVC (gäller äldre elever) som är i original skickas till Regionarkivet 2 år efter avslutad skolgång . De yngre elever har kopior av journaler. Kopior förstörs.

EMI-journal Analogt/

Digital Prorenata Bevaras Ja Inkommande från tidigare skola

Vaccinations-

dokument Analogt/

Digital Prorenata Bevaras Ja Skannas in

Vaccinationsdokument från annat land Asylmottagnin

gen Analogt/

Rekvisitioner Analogt/

Inkommande inför skolbyte Läkarintyg Analogt/

Digital Prorenata Gallras Nej Läkarintyg från annan verksamhet som

skannas och registreras i Prorenata och gallras vid avslutad skolgång

Hälsoenkät Digitalt Prorenata Bevaras Ja Korresponden

s av betydelse med vårdnadshavar e eller elev

Analogt/

Digitalt Sköterskans postfack på respektive skola/

Outlook

Gallras Nej Analoga eller digitala handlingar ska

Vaccinationsm

edgivande Analogt/

Digitalt Prorenata Bevaras Ja Inskanning till journal, handling ska

därefter gallras

(18)

Remiss

^Remiss

utgående Digitalt Prorenata Bevaras Ja Remiss

bekräftelse Analogt Prorenata Gallras Nej Inskanning till journal, handling ska

därefter gallras

Remissvar Analogt Prorenata Bevaras Ja Inskanning till journal, handling ska

därefter gallras Utgående dokument Orosanmälan

Socialtjänst Digitalt/

Analogt Prorenata Bevaras Ja Enligt anmälningsplikten i

socialtjänstlagen

Inskanning till journal, handling ska därefter gallras

Medicinsk bedömning inför särskola

Digitalt Prorenata Bevaras Ja

Läkarrecept Digitalt/

Analogt Prorenata Bevaras Ja Inskanning till journal, handling ska

därefter gallras Läkarintyg Digitalt/

Analogt Prorenata Bevaras Ja Inskanning till journal, handling ska

därefter gallras

Verksamhetsområde

Beskrivning

Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en

patientsäkerhetsberättelse. Patientsäkerhetsberättelsen är en beskrivning av det systematiska patientsäkerhetsarbetet

(19)

som har skett under föregående år och ska finnas tillgänglig hos vårdgivaren i det fall den efterfrågas av bland annat medborgare eller journalister. Idén med patientsäkerhetsberättelsen är att öppet och tydligt för alla redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten. Processen innehåller både generella dokument såsom rapporter på ett övergripande plan och individbundna rapport såsom avvikelser kopplade till individ och

tillbudsrapport för elev. Ansvariga är chef för barn- och elevhälsan samt samordnande skolsköterska.

Process

Patientsäkerhet

stadsarkivet

Lagrum K - R - T Anmärkning

Avvikelser ^Rapport ^Digitalt ^Prorenata ^{3 år} Nej Om avvikelsen rör elev görs anteckning

i journalen Ledningssystem ^Policy ^Digitalt ^EMI

Metodbok Bevaras Ja Anmäls till skolnämnden

Patientsäkerhets berättelse

Rapport Digitalt Lex Bevaras Ja Anmäls till skolnämnden

Vid registrering i LEX ska den gallras från lokal mapp

Tillbudsrapport för elev ^Rapport ^Digitalt ^KIA ^{10 år} Nej Lång gallringsfrist pga. eventuella försäkringsärenden. Förvaras i lokalt arkiv under hela gallringsfristen

(20)

Verksamhetsområde Elevhälsans psykologenhet

Beskrivning

Skolpsykologen ingår i skolans elevhälsoteam och utför flera olika typer av insatser inom skolan där alla utgår från skollagen och där vissa insatser även lyder under HSL. Huvudregeln är att psykologen arbetar inom hälso- och sjukvårdens område när psykologen använder sin psykologiska kunskap till att förstå och ge råd om en enskild elevs behov av stöd i skolan.

Process

Psykologinsatser på individnivå som syftar till att förstå elevers behov av stöd i skolan som faller under HSL (se ledningssystem).

stadsarkivet

Lagrum K - R - T Anmärkning Psykologinsatser som ska

journalföras Journalanteckn

ingar Digitalt Prorenata Bevaras Efter 10 år Inför samtliga insatser av denna karaktär inhämtas samtycke från vh antingen av psykologen själv eller indirekt via skolpersonal eller ibland EMI.

Samverkansmöten mellan

skola och hem Journalanteckn

ingar Digitalt Prorenata Bevaras Efter 10 år Analoga eller digitala anteckningar ska gallras efter överföring till journal.

Rådgivningssamtal med

förälder Journalanteckn

Telefonrådgivning med vh och elever (någon

bedömning anses vara inledd)

Journalanteckn

(21)

Konsultation till personal

(när det lyder under HSL) Journalanteckn

ingar Digitalt Prorenata Bevaras Efter 10 år Se ledningssystem. Analoga eller digitala anteckningar ska gallras efter överföring till journal.

Observation i klassrum av

enskild elev Journalanteckn ing och muntligt

Digitalt Prorenata Bevaras Efter 10 år Se ledningssystem. Analoga eller digitala anteckningar ska gallras efter överföring till journal.

Samtal med

vårdnadshavare Samtycke som journalförs

Analogt/

Digitalt

Prorenata Bevaras Analoga eller digitala anteckningar ska

Samtal med elev Journalanteckn

ingar Analogt/

Digitalt

Kontakt med

vårdnadshavare Journalanteckn

ingar Analogt/

Digitalt

Korrespondens från andra

myndigheter (telefon/mejl) Journalanteckn ing

Analogt/

Digitalt

Prorenata Bevaras Sammanfattas i journalanteckning.

Analoga eller digitala handlingar ska gallras efter överföring till journal.

Utredning och underlag

Analogt Närarkiv på Nybodagata n

Rekvirering av handling, var den lagras samt att den destrueras journalförs.

Lagras i enskild psykologs närarkiv på Nybodagatan 10 tills ärendet bedöms avslutat.

(22)

Verksamhetsområde Elevhälsans psykologenhet

Beskrivning

Skolpsykologisk utredning erbjuds till elever i grundskola och gymnasieskolan till och med det år de fyller 19.

En skolpsykologisk utredning görs när det framkommer att en elev som läser enligt grundskolans läroplan uppvisar generella svårigheter att nå målen och där misstanke finns om att svagbegåvning eller lindrig utvecklingsstörning ligger till grund för svårigheterna.

En psykologutredning kan även aktualiseras för elever som läser enligt grundsärskolas läroplan.

Process

Skolpsykologisk utredning

Psykologutredning med frågeställning intellektuell funktionsnedsättning för elever som läser enligt grundskolans läroplan.

Nivåbestämning av redan fastställd intellektuell funktionsnedsättning för elever som läser enligt särskolans läroplan.

stadsarkivet

Lagrum K - R - T Anmärkning Bedömningssamtal

Inkommen förfrågan via blankett ”Ansökan om psykologutredning”

Journalanteckn

ing Analogt/

Digitalt

Journalanteckn

ing Analogt/

digitalt Prorenata Gallras Kommer in analogt och skannas in till

elevens journal. Förvaras i pärm tills ärendet har fördelats inom team (gallras sedan)

Möten med

vårdnadshavare, elev och pedagoger

Journalanteckn

ingar Analogt/

Digitalt Prorenata Bevaras Analoga eller digitala anteckningar ska

(23)

Observationer Journalanteckn

ing Digitalt Prorenata Bevaras Analoga eller digitala anteckningar ska

Test intellektuell förmåga Testprotokoll Analogt/

Digitalt Arkiv Nybodagata n

Gallras Testsekr

etess 17 kap 4 § OSL

Testmaterial som sparas efter genomförd testning utgör en journalhandling och ska hanteras och bevaras i enlighet med patientdatalagens bestämmelse.

Skattningsformulär ^Formulär ^Analogt _Arkiv Nybodagata n

Gallras Lärare, elev och vårdnadshavare fyller i.

I utredande psykologs arkivskåp på Nybodagatan 10, sedan i

Psykologenhetens gemensamma journalskåp Nybodagatan 10 vid avslutat ärende

Psykologutlåtande Utlåtande Digitalt Prorenata Bevaras Återgivning till

vårdnadshavare, elev och skola

Journalanteckn

ing Digitalt Prorenata Bevaras

Eventuell remiss till vidare vård

Journalanteckn

ing Digitalt Prorenata Bevaras Olika typer av remisser från läkare och

psykologer

(24)

Avslutande anteckning Journalanteckn

ing Digitalt Prorenata Bevaras

(25)

SOLNA STAD

Barn- och utbildningsförvaltningen

2019-01-31

SID 1 (27)

SKN/2019:86 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendetyp: A01

Dokumenthanteringsplan för

Skolnämnden

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Arkivbeskrivning sid 1

Allmän administration sid 5

Grundskola/fritidshem sid 8

Särskola sid 13

Gymnasieskola sid 18

Gymnasieskola - Intagningsdokument sid 23

Ungdomsmottagning sid 24

Ekonomi sid 24

Personal sid 27

ARKIVBESKRIVNING FÖR SKOLNÄMNDEN VERKSAMHETEN OMFATTAR:

- Grundskola och gymnasieskola

Dokumenthanteringsplan

Skolnämndens dokumenthanteringsplan ger närmare besked om vad det finns för

olika slag av handlingar, gallringsfrister och hur handlingarna skall hanteras. För

sortering och klassificering av handlingar finns nämndens dossierplan till hjälp.

(26)

Historik

Barn- och utbildningsnämnden bildades den 1 januari 1992 genom en sammanslag- ning av skolstyrelsen samt delar av socialnämnden (barnomsorgen) och delar av fri- tidsnämnden (fritidsverksamheten för barn och ungdom). Den 1 januari 1998 bilda- des Utbildningsförbundet Solna - Sundbyberg där ingick gymnasieskolan och kom- munala vuxenutbildningen. Den 1 januari 2003 bildades gymnasienämnden och från och med 1 juli 2003 ansvarade gymnasienämnden även för gymnasieskolan.

Den 1 januari 2007 blev det en sammanslagning av gymnasienämnden och barn- och utbildningsnämnden till barn- och utbildningsnämnden. Från och med oktober 2007 upphävdes intagningskansliet (gymnasieintagning) och det blev en gemensam gym- nasieintagning för Stockholms län. Från och med 1 januari 2019 delas barn- och ut- bildningsnämnden upp i två nämnder; barn- och förskolenämnden och skolnämnden.

Arkivbildningen

I enlighet med Solna stads arkivreglemente antaget 2007-02-19 § 6 av kommunfull- mäktige, skall varje myndighet upprätta en plan (dokumenthanteringsplan 6 § 1 p ar- kivlagen) som beskriver de inom myndigheten förekommande handlingar och hur dessa skall hanteras. Planen skall redovisa myndighetens arkiv genom information om myndighetens arbetsuppgifter och organisation (arkivbeskrivning 6 § 2 p arkiv- lagen).

Administrativa handlingar

På central förvaltning finns olika handlingar såsom protokoll, inkommande och ut- gående dokument som diarieförs i ett IT-baserat diarium (LEX) med möjlighet till fritextsökning.

Skolans handlingar

Inom dessa verksamheter förs ett IT-baserat kösystem med uppgifter från ansök- ningar med mera.

Arkiv

En myndighets arkiv består av dess allmänna handlingar

Allmän handling

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, är att anse som inkom-

men till en myndighet eller har upprättats inom myndigheten.

(Myndighet – nämnd, kommunfullmäktige, kommunala bolag jämställs med nämnd i offentlighetsrättsliga frågor)

Samma regler gäller för analoga såväl som elektroniska handlingar.

En handling behöver inte vara diarieförd eller på annat sätt vara registrerad för att den ska betraktas som en allmän handling.

Inkommen handling

En handling är inkommen

• så fort den anlänt till myndigheten (pappershandlingar) (Specialregler gäller vid upphandlingar.)

• gjorts tillgängliga för myndigheten (digital information), t ex via e-post, sms eller annan form för kommunikation

Upprättad handling

En handling är upprättad när den är

(27)

• expedierad

• ärendet den hör till är avslutat

• den är färdigställd (fristående utredningar och PM)

• diarier och journaler är allmänna när de färdigställts för anteckning

Förvarad handling

En handling är förvarad hos en myndighet när den

• har upprättats eller inkommit till myndigheten

• finns ännu bara hos en förtroendevald eller tjänsteman

• finns hos en konsult myndigheten anlitar (med vissa undantag)

• digital information som är tillgänglig för myndigheten ”med tekniskt hjälp- medel som nämnden själv utnyttjar”. (Undantag: Handlingar som är åtkom- liga via Internet – biblioteksregeln eller databaser som myndigheten har till- gång till enligt avtal med enskild.)

• elektroniska handlingar, som är tillgängliga för flera myndigheter samtidigt, anses vara förvarade hos samtliga dessa myndigheter.

Inte allmän handling

Utkast och koncept om de inte lämnas för arkivering.

Minnesanteckning. Anteckning som görs i samband med beredning av ett ärende

eller inför en föredragning av ett ärende tillexempel inför en ledningsgrupp eller po- litikerna i den egna nämnden. Om anteckningen innehåller sakuppgift som inte finns i annat material eller om den har arkiverats, så blir den allmän handling.

Förtroendevaldas post

Förtroendevaldas post oavsett kanal är allmän handling om innehållet rör myndig- hetens verksamhet eller ärenden hos myndigheten. Detta är oberoende av hur hand- lingen kommer in - t ex kan information som kommer in via personlig mejladress vara allmän handling.

Privat post

Som kommit in till eller skickats från en myndighet – om den inte lämnats för arki- vering.

Bevara

Grundregeln är att allmänna handlingar ska bevaras. För att underlätta för arkivvår- den utgör dokumenthanterings- och gallringsplanen också bevarandeplan.

Sekretesshandlingar

Inom myndigheten finns en del sekretesshandlingar.

Viktigt är att dessa handlingar registreras och förvaras på ett korrekt sätt. Vid efter- frågan av dessa handlingar, ska sekretessen prövas vid varje tillfälle om sekretessen kan upphävas och därmed lämnas ut.

Gallring

Gallring, det vill säga förstöring av allmänna handlingar, får endast ske i enlighet

med nämndens gallringsbeslut.

(28)

Gallringsfrist

Gallringsfristen är den tid som ska passera innan gallring får verkställas. Gallrings- fristen ska räknas som mellanliggande år. Till exempel kan en handling som tillkom- mit 2007 gallras efter 2 år det vill säga 2010. Gallring ska ske under kontrollerade former och handlingarna ska förstöras. Handlingar som kan gallras vid inaktualitet förutsätts gallras inom 2 år.

Hantering

Allmänna handlingar ska antingen diarieföras eller förvaras i systematisk ordning. I hanteringskolumnen anges vilka handlingar som ska/bör diarieföras och vilka som ordnas i systematisk ordning. Observera att allmänna handlingar som innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess alltid måste diarieföras.

Systematisk ordning

Systematisk ordning kan vara kronologisk, ämnesvis, objektsordnad till exempel ef- ter elevs personnummer. Den systematiska ordningen ska anges i sorteringskolum- nen.

Förvaring

Allmänna handlingar ska förvaras skyddade från vatten, brand och obehörig åt- komst. Förvaring ska därför ske i arkivlokal eller arkivskåp som uppfyller Riksarki- vets krav.

Arkivering

Med arkivering menas det tillfälle då handlingar förs till centralarkivet (CA) och ges en slutlig sorteringsordning och förvaring till exempel i arkivboxar. Arkivering skall ske enligt denna dokumenthanteringsplan. Centralarkivet finns i Solna stadshus.

Rensning

Handlingar som bevaras ska rensas från plastfickor, gem, övertaliga kopior, tillfäl- liga noteringar och utkast.

Arkivansvarig, arkivredogörare

Arkivansvarig för barn- och utbildningsförvaltningen är huvudregistrator på central förvaltning.

På enheterna finns utsedda arkivredogörare som ansvarar för tillämpningen av denna

dokumenthanteringsplan.

(29)

5 Dokumenthanteringsplan för Skolnämnden

Allmän administration Central förvaltning punkt 1-20 CA = Centralarkivet i Solna stadshus

Nr Handlingstyp Data/Media Sortering/förvaring Bevaras/gallras Anmärkning Lev till CA Medium för

slutförvaring

1 Delegationsbeslut som anges i

nämndens delegationsordning Papper/

LEX Närarkiv.

Läggs till de diarie- förda handlingarna

Bevaras 2 år

Avslutat ärende

Åldersbeständigt papper i kartong

2 MBL-protokoll Papper/

LEX Närarkiv.

Läggs till de diarie- förda handlingarna

Bevaras 2 år

Avslutat ärende

Åldersbeständigt papper i kartong

3 Riktlinjer, reglemente Papper/

LEX Närarkiv

Läggs till diarie- förda handlingar

Bevaras Antas av nämnden 2 år

Avslutat ärende

Åldersbeständigt papper i kartong

4 Anvisning/checklista LEX Vid inaktualitet som

inträffar när ny upp- rättas

5 Protokoll

(Skolnämnden, Skolnämndens arbetsutskott)

Papper/

LEX Närarkiv Bevaras Bindes tillsammans

med övriga handlingar som ingår i protokoll

2 år Avslutat ärende

Svenskt arkiv Bindes

6

Systematisk (SKA) arbetsmiljö -protokoll (FAMK, LAMK) -balanslista (bla. åtgärder vid skyddsrond)

-SKA arbete -utredning

Kronologisk ordning Bevaras Protokoll som innehåller sekretessuppgifter i enlig- het med OSL ska registre- ras i LEX

2 år

Avslutat

ärende

(30)

6

Nr Handlingstyp Data/Media Sortering/förvaring Bevaras/gallras Anmärkning Lev till

CA

Medium för slutförvaring

7 Slutrapport från projekt

och arbetsgrupper LEX Årsvis i kronologisk

ordning – kartong Bevaras 2 år

Avslutat ärende 8 Diarium med

aktuell diarieplan LEX Kartong Bevaras Ärendelista i alfabetisk

ordning och

i diarienummerordning

1 år Avslutat ärende 9 Informationsskrift, broschyr

eller liknande Bevaras En arkivkopia ska beva-

ras och arkiveras 2 år Avslutat ärende 10 Registrering av behandling

av personuppgifter enligt GDPR

Draftit Bevaras 5 år

Avslutat ärende 11 Anmälan av personuppgifts-

incidenter (GDPR) LEX Bevaras 2 år

Avslutat ärende

12 Handlingar som rör GDPR LEX Bevaras 2 år

Avslutat ärende 13 Inkommande/egen upprät-

tad enkät LEX Bevaras Enkät och svar 2 år

Avslutat ärende

14 Protokoll/rapport LEX Bevaras 2 år

15 Ansökan och beslut om re- sor i tjänsten i enlighet med stadens riktlinjer

LEX Bevaras 2 år

Avslutat

ärende

(31)

7

CA

Medium för slutförvaring Nr Handlingstyp Data/Media Sortering/förvaring Bevaras/gallras Anmärkning Lev till CA Medium för slutförvaring

16 Handlingar rörande olycks-

fall, tillbud och/eller inci- dentrapporter

IT-program Bevaras 2 år

Avslutat ärende 17 Anmälan, utredning och åt-

gärder, uppföljning gällande kränkande behandling och diskriminering av barn

LEX Bevaras 2 år

18 Överklagande enligt Skolla-

gen Lex Bevaras Beslut och handlingar 2 år

Avslutat ärende 19 Sociala medier, meddelande

i röstbrevlåda, sms eller an- nat

Digitalt I respektive tjänst Meddelanden som tillför

information till ärende, initierar ärende eller som tas om hand som hand- ling som ej tillhör ärende ska registreras.

Vid behov Enligt överenskom-

melse

(32)

8

CA

20 E-post Digitalt e-postsystem/i diariefört

ärende/

Verksamhetssystem eller annat beroende på vad som står i dokumentha- teringsplanen

Vid inaktualitet i e- postsystem som in- träffar när mejl över- förts till LEX, tagits omhand för arkive- ring på annat sätt el- ler därför att mejlet bedömts vara av till- fällig eller ringa bety- delse.

Hanteras enligt stadens riktlinjer för hantering av e-post.

OBS! E-post är egentli- gen inte en egen hand- lingstyp.

Tillsammans med ärende som ska be- varas där e- posten in- går.

Åldersbeständigt papper

Grundskola/fritidshem Punkt 21–58

CA

21 Protokoll från elevvårds-

konferenser (EVK) Årsvis i kronologisk

ordning Kartong

Bevaras Protokoll som innehåller sekretessuppgifter i en- lighet med OSL ska re- gistreras i LEX

Efter av- slutad skolgång

22 Protokoll

-skolråd-, klassråd och elev- rådsmöten

- lokala samverkansgrupper

Årsvis i kronologisk

ordning Kartong Bevaras Protokoll som innehåller sekretessuppgifter i en- lighet med OSL ska re- gistreras i LEX

2 år

23 Slutligt klasschema för

varje läsår och skolenhet Procapita Infomentor Novaschema

Årsvis i kronologisk

ordning Kartong Bevaras Måste skrivas ut i pap-

persform från systemet 2 år

(33)

9

CA

24 1)Betygskataloger: förteckning

av betygssättande lärare 2)Betygskopior på slutbetyg 3)Skriftlig bedömning vid ut- färdandet av slutbetyg

1)Procapita Infomentor 2)Procapita Infomentor 3) Procapita Infomentor

1)Terminsvis på papper 2)Läsårsvis

3) Läsårsvis

Bevaras Bindes

2) Skollagen 10 kap 22§

(Betyg ges i åk 6-9 från och med hösten 2012)

Efter läså- rets slut

25 Prövning av betyg Lex Bevaras Beslut och handlingar

(10 kap 23 §) 2 år 26 Elevkortsregister (elevhistorik)

från

Procapita och Infomentor

Procapita

Infomentor 1)Läsårsvis per skola i personnummer ordning i årskurs 9

2)Dessutom varje läsår av utflyttade eller avslu- tade elever.

Kartong

Bevaras

Skrivs ut på papper Efter läså-

rets slut

1)Huvudregistrator 2)Arkivredogörare

27 Ansökan om skol-

gång i Solna kommun Gallras efter 2 år Gynnande beslut beva-

ras, registreras endast i procapita

28 Ledighetsansökningar

för elever 10 dagar och över Lex Gallras vid inaktua-

litet Ansökan och

beslut 29 Ledighetsansökningar upp till

10 dagar Pärm Gallras vid inaktua-

litet 30 Resultat av prövning, med an-

teckning om betyg Förvaras tillsammans

med betygskatalog Bevaras Notering görs i betyg-

skatalog 2 år

(34)

10

CA

31 Diagnostiska prov,

Elevlösningar Gallras vid inaktua-

litet 32 Sammanställning över

resultat och svar på nationella ämnesprov åk 3, åk 6 och åk 9

Läsårsvis, ämnesvis - åk 3, 6 och 9 svenska och svenska som andraspråk (från och med 2012) Kartong

Bevaras Övriga nationella äm- nesprov gallras

efter 5 år (från och med 2012)

Efter läsårets slut

33 Studie- och yrkesvägledares handlingar, t.ex. korrespondens med elever och vårdnadshavare

Personnummerordning -

Pärm Gallras vid

Inaktualitet

34 Handlingar som rör

skolkurators verksamhet t ex korrespondens med elever och vårdnadshavare

Lex Diarienummerordning

Kartong Bevaras 2 år

35 Beslut om åtgärdspro- gram/med tillhörande hand- lingar (anmälan till rektor, pe- dagogisk utredning och åt- gärdsprogram)

Lex Diarienummerordning

Kartong Bevaras Kopia i elevakt 2 år

36 Förteckning över fördelning av

premier och stipendier Lex Bevaras 2 år

(35)

11

CA

37 Elevhälsovårdsjournaler

Hälsokort

IT program Klassvis i bokstavs- ordning

Kartong

Bevaras Vid övergång till gymna- sieskola se riktlinjer för hantering av elevhälso- vårdsjournaler. Börjar elev ej i gymnasieskola förvaras journalen i 2 år på resp grundskola

2 år efter avslutad skolgång

38 Skolpsykologjournal IT-program Personnummerordning

Kartong Bevaras OBS journal behöver

bara föras vid vård och behandling

2 år efter avslutad skolgång 39 Skolkatalog med uppgifter om

lärare och elever Bevaras 1 exemplar per läsår 2 år

40 Individuella utvecklingsplaner

med skriftliga omdömen Infomentor Klassvis

Kartong Bevaras Läsårsvis - utskrift på

papper Läsårsvis i

augusti 41 Klasslistor/gruppförteckningen Procapita

Infomentor Bevaras

Slutgiltigt exemplar Uppgift om in- och ut- flyttning. Betydande in- formation om fullgjord skolplikt och klassam- mansättning

42 Screeningresultat/läsförståelse Elevakt Gallras efter avslu-

tad skolgång I augusti månad 43 Ansökan om att få gå om åk el-

ler uppflyttning till högre åk Lex Bevaras 2 år

44 Förteckning över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning

Procapita Bevaras Skrivs ut varje år

(36)

12

CA