pwc Debiteringsrutiner inont ntiljö- och hälsoskyddsverksantheten Karlstads kommun Revisionsrapport 2 3 :D'Jf

(1)

Stefan Fredriksson

Certijierad kommunal revisor

September 2013

Revisionsrapport

Debiteringsrutiner inont ntiljö- och

hälsoskydds- verksantheten

Karlstads kommun

pwc

(2)

Debiteringsrutiner mijlö- och hälsoskyddsverksamheten

Innehållsförteckning

1. Sammanfattning ... 1

2. Inledning ... 2

3. Syfte, omfattning, genomf"orande och avgränsning ... 3

4. Översiktlig beskrivning av verksamhet och organisation ... 4

5. Beskrivning av debiteringsrutinerna ... 5

6. Granskningsresultat, bedömning och rekommendationer ... 6

7. Revisionsfråga och sammanfattande bedömning ... 9

September 2013

Karlstads kommuns revisorer PwC

(3)

1. Sammanfattning

Miljönämndens uppgifter omfattar ett brett spektrum av frågor med koppling till miljö- och hälsoskydd. Inom ansvarsområdet ingår bland annat allmän

miljöövervakning, tillsyn enligt miljöbalken (miljöfarliga verksamheter, hälsoskydd, kemiska produkter, avfall, avlopp med mera), tillsyn av livsmedel och dricksvatten.

Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan: Är rutinen för debitering avseende miljö- och hälsoskyddsavgifter ändamålsenligt utformad, följer

hanteringen god redovisningssed och säkerställer rutinen en god intern kontroll?

Granskningen visar att debiteringsrutinen inte är dokumenterad och fastställd.

Dokumentation finns för vissa moment. Vi bedömer att de debiteringsrutiner som förekommer inte säkerställer en god intern kontroll och god redovisningssed.

Vi har i granskningsarbetet identifierat brister som behöver åtgärdas. De åtgärder som behöver vidtas gäller främst:

Kontroll av att allt debiteras måste göras, t ex avstämning av att allt på delegeringslistan är fakturerat samt kontroller i systemet av ofakturerat och

"vilande".

Se vilka möjligheter det finns i systemet Miljöreda att för inspektörerna direkt skicka underlaget till assistent för debitering. Detta för att komma bort från det manuella moment som används nu där papper ska läggas i ett postfack för att objektet ska bli debiterat.

Riskklassning och registrering av nya objekt sker av inspektörerna själva.

Riskklassningen som utgör underlag för avgiftens storlek har inslag av subjektiva bedömningar. Kontroller behöver införas att riskklassningen är riktig eller åtminstone enhetlig, dvs. att rätt belopp debiteras.

Ingen tidsredovisning görs regelmässigt i Miljöreda på de flesta områdena.

Det är upp till varje inspektör att hålla reda på nedlagd tid. En sidoordnad mall finns för tidsredovisningen (utanför Miljöreda) på något område. En enhetlig tidsredovisning bör införas för alla områden där avgiften baseras på antal timmar nedlagd tid. En instruktion behöver arbetas fram likt den som finns på

livsmedelsområdet.

Ingen rutinmässig betalningsuppföljning sker i dagsläget. Vi föreslår att tidigare förekommande betalningsuppföljning återinförs.

Två personer bör vara involverade i arbetet med att registrera priser i Miljöreda där den ene kontrollerar vad den andre lagt in.

September 2013

1 av 10

(4)

2. Inledning

Enligt 1 kap 1 § Miljöbalken (1998:808) är syftet med lagen att " ... främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö. En sådan utveckling bygger på insikten att naturen har ett skyddsvärde och att människans rätt att förändra och bruka naturen är förenad med ett ansvar att förvalta naturen väl".

Miljönämndens uppgifter omfattar ett brett spektrum av frågor med koppling till miljö- och hälsoskydd. Inom ansvarsområdet ingår bland annat allmän

miljöövervakning, tillsyn enligt miljöbalken (miljöfarliga verksamheter, hälsoskydd, kemiska produkter, avfall, avlopp med mera), tillsyn av livsmedel och dricksvatten.

Kommunfullmäktige beslutar om taxor får olika typer av ärenden. Det är av vikt att det finns fungerande rutiner för debitering av miljö- och hälsoskyddsavgifter.

Miljöförvaltningen arbetar med tillsyn och kontroll enligt livsmedelslagen,

miljöbalken, strålskyddslagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel.

Förvaltningen ska kontrollera att lagstiftningen efterlevs och det innebär bland annat att tillsyns avdelningen arbetar med handläggning av ansökningar och anmälningar enligt lagstiftningen samt tillsyn och kontroll av verksamheter.

Tillsynsavdelningen är indelad i fyra team: livsmedel och receptfria läkemedel, miljöskydd, hälsoskydd och miljöövervakning.

September 2013

Karlstads kommuns revisorer

PwC

2 av 10

(5)

3. Syfte, omfathting, genomförande och avgränsning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC granskat debiteringsrutiner inom miljö- och hälsoskyddsverksamheten.

Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan: Är rutinen för debitering avseende miljö- och hälsoskyddsavgifter ändamålsenligt utformad, följer

hanteringen god redovisningssed och säkerställer rutinen en god intern kontroll?

För att besvara revisionsfrågan finns nio stycken kontrollfrågor enligt följande:

• Finns dokumenterade debiteringsrutiner och följs de?

• Är ansvarsfördelningen ändamålsenlig för rutinen?

• Hur säkerställs att korrekta underlag för fakturering finns?

• Sker debitering enligt gällande taxa?

• Hur säkerställer nämnden att allt faktureras?

• Hur säkerställer nämnden att allt betalas/regleras?

• Godkänns krediteringar (avskrivningar, borttag etc.) av behörig befattningshavare?

• Är fastställda kontroller effektiva och ändamålsenliga?

• Finns det fastställda kravrutiner och hur effektiva är dessa?

Granskningen är avgränsad till miljö- och hälsoskyddsverksamheten.

Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda tjänstemän i kommunen samt dokumentgranskning och stickprov av räkenskapsmaterial.

September 2013

PwC

3 av 10

(6)

4. Översiktlig beskrivning av verksamhet och organisation

Vid avdelningen för tillsyn och kontroll sker just tillsyn och kontroll inom områdena miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel. Miljöövervakning inom områden luft och vatten ingår också. Inom verksamheten debiteras årliga avgifter och timavgifter med stöd av fastställda taxor men även avgifter för registrering av

livsmedelsanläggning, anmälan om miljöfarlig verksamhet, hälsoskyddsverksamhet m.m., också det med stöd av fastställda taxor.

Avdelningen för rådgivning och information är belägen i bibliotekshuset. Där lämnas råd inom konsumentfrågor, energi- och klimatfrågor, avfallsfrågor och transportfrågor. Till avdelningens ansvarsområde hör också samordningen av kommunens miljöstrategiska arbete och det interna miljöarbetet samt Fairtrade city. Här sker debitering av tjänster i begränsad omfattning. Inom

konsumentrådgivningen och energi-och klimatrådgivningen utförs verksamhet åt andra kommuner enligt avtal. Inom avfallsrådgivningen finns ett avtal med Karlstads Energi AB, där debitering sker i enlighet med det avtalet. Enstaka debiteringar kan förekomma för uppdragsverksamhet.

Miljöförvaltningen har inte haft någon ekonom anställd. Den 1 april 2013 bildades en gemensam stab för teknik- och fastighetsförvaltningen,

stadsbyggnadsförvaltningen och miljöförvaltningen. Miljöförvaltningen har i och med det fått tillgång till ekonomkompetens, men har ännu inte hunnit föra över de ekonomiska frågorna till den gemensamma staben fullt ut.

Det finns olika typer av debiteringar på miljöförvaltningen. Exempel på de

vanligaste är debitering av årliga avgifter och debiteringar som sker efter det att en inspektör eller annan har fattat ett delegeringsbeslut (exempelvis varit ute på tillsyn på ett objekt som inte omfattas av årlig avgift). En tredje typ av debitering är

debitering som sker efter det att en anmälan eller ansökan om en verksamhet inkommer (verksamheter med anmälningsskyldighet). Ett fastställande om avgift sker då utan ytterligare beslut i enlighet med taxan.

Två personer som numera arbetar på staben för de tekniska förvaltningarna, men som tidigare arbetat vid miljöförvaltningen är de som utför debiteringarna inom miljö- och hälsoskyddsverksamheten.

September 2013

4 av 10

(7)

5. Beskrivning av

debiteringsrunnerna

Debitering av årlig avgift görs en gång per år avseende livsmedel, läkemedel,

köldmedia, miljöskydd och hälsoskydd (offentliga lokaler, hygienisk behandling och badvatten). Konsumentrådgivning, avfallsrådgivning, miljösamverkan Värmland och luftsamverkan debiteras med andra tidsintervall. Manuell checklista finns hos assistentjsystemförvaltare att alla grupper av debiteringar görs (livsmedel,

miljöskydd, hälsoskydd etc.).

Vid årsdebiteringarna inhämtas underlag, från respektive inspektör, till assistent på staben. Underlagen sorteras upp och skickas till assistentjsystemförvaltare som gör klart en debiteringsfil i verksamhetssystemet Miljöreda. (Miljöreda är det IT -system som används för ärenden på förvaltningen från det att registrering av nytt objekt sker tills att debiteringsfil tas fram).

Debiteringsunderlaget skickas därefter tillbaka till den första assistenten som kontrollerar det (rimligt belopp, fullständiga uppgifter mm). Efter kontroll och påskrift skickas underlaget till miljödirektören för kontroll och påskrift. Därefter skickas underlaget tillbaka till assistent j systemförvaltare som skickar en fakturafil till kommunledningskontoret för fakturering i kommunens centrala

faktureringsrutin och bokföring. Ingen kontroll sker av att rätt belopp faktureras utifrån fastställd taxa (exempelvis genom stickprov). Undantaget är de fasta avgifterna som kontrolleras av assistentjsystemförvaltare och assistent.

Årsdebiteringarna sker genom att en lista lämnas från assistentjsystemförvaltare till inspektörer som kontrollerar att det som finns i verksamhetssystemet stämmer.

De ska kontrollera att alla deras företag är med, rätt fakturaadress anges och att rätt avgift debiteras.

Andra debiteringar sker genom att inspektör lämnar ifrån sig ett underlag till assistent. Detta sker i form av ett standardiserat pappersunderlag (beslutskopia).

Kopia på beslutet läggs i ett dokumentfack till assistent för debitering. Ingen rutinmässig kontroll sker att allt som ska debiteras också blir debiterat. Även delegationsbeslut och anmälningsärenden hanteras på detta sätt.

Den debitering som sker från avdelningen för rådgivning och information är liten i omfattning. 3-5 fakturor per år skickas med ett manuellt debiteringsunderlag som grund enligt en förtryckt mall.

Kravrutinen sker via kommunens gemensamma leverantör för inkassoverksamhet.

Kravärenden överlämnas inte till inkassoföretaget per automatik. Kontroll görs manuellt varje månad innan ärenden skickas vidare. Detta för att säkerställa att inte krav skickas ut beroende på att exempelvis kommunen har skickat fakturan till fel adress. Ca 30-50 ärenden per år skickas till inkassobolag för fortsatt kravhantering.

Ärendena är till övervägande delen från livsmedelsverksamheten.

September 2013

PWC

5 av 10

(8)

6. Granskningsresultat, bedömning och rekommendationer

Nedan redogörs for vår bedömning och våra rekommendationer för varje kontrollfråga utifrån de granskningsresultat vi erhållit.

• Finns dokumenterade debiteringsrutiner ochföljs de?

Det finns ingen fullständig dokumenterad debiteringsrutin som beskriver processen från inspektörs registrering av ett nytt objekt till dess att kontroll gjorts av bokförda intäkter. Dokumenterade rutiner finns för vissa delar i debiteringsrutinen. I

samband med vår granskning hade en ny dokumentation av debiteringsrutinen påbörjats.

Vår rekommendation är att förvaltningen fårdigställer en fullständig

dokumentation över hela debiteringsrutinen inklusive vilka kontroller som ska göras samt av vilken funktion kontrollerna ska utföras. Varje typ av debitering bör beskrivas var för sig i de fall de fall de avviker från varandra. Kontrollerna kan med fördel ingå i nämndens ordinarie internkontrollplan.

• Är ansvarsfördelningen ändamålsenlig för rutinen?

Ansvarsfördelningen är ändamålsenlig såtillvida att flera personer är inblandade i processen: inspektör, assistenterjsystemförvaltare och forvaltningsdirektör.

Rutinen måste dock stärkas upp med flera kontroller som helt saknas i dagsläget (se punkt om fastställda kontroller nedan).

• Hur säkerställs att korrekta underlag för fakturering finns?

Debiteringsunderlag tas fram av respektive inspektör från verksamhetssystemet Miljöreda. Systemet skapar ett underlag i en fårdig mall där samtliga uppgifter kommer direkt från systemet inklusive belopp som automatiskt räknats fram.

Rutinen borgar för att inga felaktigheter finns som är orsakade av manuell

hantering när det gäller fakturans fullständighet och beräkning av debiterat belopp.

Det finns dock tre aspekter som särskilt behöver beaktas. Den första är att debiterat belopp i många fall bygger på riskbedömningar. Dessa bedömningar görs av varje enskild inspektör. Bedömningarna innehåller ett mått av subjektivitet. Vid oklara riskbedömningar diskuteras ärendena i teammöten. Detta behöver dock

kompletteras med någon form av kontroller (exempelvis genom stickprov) för att säkerställa att riskbedömningarna är korrekta, eller åtminstone på en enhetlig nivå.

Den andra aspekten är vikten av att rätt taxa är inlagd i systemet Miljöreda. Två personer bör vara inblandade i arbetet med att registrera ändringar i taxan där den ene kontrollerar vad den andre lagt in i systemet.

Den tredje aspekten är att flertalet debiteringar baseras på tidsredovisning. Ingen enhetlig redovisning av nedlagd tid på varje objekt förekommer idag, mer än på livsmedelsområdet. Det finns ingen dokumenterad instruktion över hur tid ska redovisas för övriga områden. En sådan bör utgöra en naturlig del i en

debiteringsrutin.

September 2013

PwC ^{6 av 10}

(9)

ett första läge. En noggrannare avstämning av faktiskt nedlagd tid per objekt har påbörjats. En dokumenterad rutin finns för tidsredovisning per objekt. I de fall som den beräknade tiden är otillräcklig pga. brister finns möjlighet att göra en extra debitering för så kallad "extra offentlig kontroll". Eventuell tillsyns skuld som uppstår är tänkt att regleras de två nästkommande åren enligt förvaltningen. Det är därför av största vikt att en korrekt tidsredovisning sker och att utförd tid stäms av mot den planerade tiden årligen.

• Sker debitering enligt gällande taxa?

Vi har gjort ett litet stickprov från det som var ofakturerat och på väg att faktureras vid granskningstillfållet. De i stickprovet framräknade beloppen stämde med taxan.

Som vi skrev tidigare sker beräkningen av avgiften i systemet Miljöreda. Därför bör fokus ligga på att riskbedömningarna och tidsredovisningen görs rätt, att rätt belopp debiteras enligt taxan och att rätt belopp för olika insatser är inlagda i Miljöreda. Rekommendationen avseende detta återfinns i ovanstående punkt.

• Hur säkerställer nämnden att alltfaktureras?

Det finns ingen dokumenterad rutin för att säkerställa att allt faktureras. Vi ser risker i att objekt/verksamhetsutövare ej blir fakturerade. Det är varje inspektörs ansvar att tillse att alla aktiva objekt faktiskt blir fakturerade. Vid

granskningstillfållet påträffades exempelvis beslut daterat i början av sommaren som låg för fakturering i slutet på augusti.

Det finns en ruta att klicka i på varje objekt i Miljöreda där det står "vilande". Ingen rutinmässig kontroll görs av vilka objekt som ligger "vilande".

En rutin måste införas där kontroll sker (exempelvis genom kontroll av olika områden vid olika tidpunkter) att inget ligger ofakturerat eller felaktigt "vilande".

Denna liksom andra kontroller arbetas med fördel in i den ordinarie internkontrollplanen.

• Hur säkerställer nämnden att allt betalas/regleras?

Efter att fakturering skett i kommunens centrala system hanteras den fortsatta bevakningen av utestående fakturor i kommunens ordinarie rutin. Krav skickas inte, som tidigare nämnt, ut per automatik utan en kontroll av aktuella ärenden görs innan ärendet lämnas vidare till det av kommunen anlitade inkassobolaget.

Under 2011 skedde en noggrann uppföljning av kravärendena på objektsnivå. Vi bedömer att rutinen var bra och föreslår att denna rutin återinförs i det fall nämnden och förvaltningen anser att det tillför något. Vi bedömer att denna betalningsuppföljning utgör en bra kontroll på kravärendena.

• Godkänns krediteringar (avskrivningar, borttag etc.) av behörig befattningshavare?

Enligt delegationsordningen för miljönämnden har förvaltingsdirektören delegation på att avskriva fordran som högst uppgår till ett basbelopp. Vi har kontrollerat de avskrivningar av fordringar som gjorts under 2012. 14 fakturor skrevs av till ett totalt värde på ca 35 tkr i enlighet med delegationsordningen. Inga ärenden har hittills avskrivits 2013. Detta sker vanligtvis i samband med delårsrapport och årsredovisning

September 2013

7 av 10

(10)

• Är fastställda kontroller effektiva och ändamålsenliga?

Det finns inga fastställda kontroller men de kontroller som ändå görs avseende fakturans fullständighet, att alla grupper av faktureringar (massdebiteringar) görs, att totalt belopp och antal fakturor i Miljöreda stämmer med redovisningen i Agresso och kontroll av kravärenden är ändamålsenliga. Dessa nu förekommande kontroller bör ingå i den dokumentation av debiteringsrutiner som nu arbetas fram.

För att nämnden ska kunna anses ha en god intern kontroll behöver kontroller fastställas och utföras.

Åtgärder som måste vidtas och kontroller som måste fastställas och genomföras är:

Kontroll av att allt debiteras måste göras, t. ex avstämning av att allt på delegeringslistan är fakturerat och kontroller i systemet av ofakturerat och

"vilande".

Riskklassningen som utgör underlag för avgiftens storlek har inslag av subjektiva bedömningar. Kontroller behöver införas att riskklassningen är riktig eller åtminstone enhetlig, dvs. att rätt belopp debiteras enligt taxan.

Det är upp till varje inspektör att hålla reda på nedlagd tid. En sidoordnad mall finns för tidsredovisningen (utanför Miljöreda) på något område. En enhetlig tidsredovisning bör införas får alla områden där avgiften baseras på antal timmar nedlagd tid. En instruktion behöver arbetas fram likt den som finns på livsmedelsområdet.

• Finns detfastställda kravrutiner och hur effektiva är dessa?

Förvaltningens förfallna fakturor hanteras i kommunens ordinarie kravrutin. Under 2011 gjordes en noggrann betalningsuppföljning på miljöförvaltningen där man kunde se hur effektiv inkassoverksamheten var. 2011 uppgick obetalda fakturor till 300967 kr (62 fakturor). Inkassorutinen bidrog till att 200885 kr blev inbetalt, 57997 kr avskrevs. 38 785 kr är endera upplagda för avbetalning eller ännu ej uppföljda. Differensen på 3 300 kr avser en faktura med fakturadatum 120109.

Som vi nämnt tidigare bedömer vi att rutinen för betalningsuppföljning var bra och föreslår att den återinförs.

September 2013

PwC

8 av 10

(11)

7. Revisionsfråga och

sammanfattande bedömning

Rutinen för debitering av miljö- och hälsoskyddsavgifter är inte fastställd och de debiteringsrutiner som förekommer säkerställer inte en god intern kontroll och god redovisningssed.

Kontroller sker avseende några moment: fakturans fullständighet, att alla grupper av faktureringar (massdebiteringar) görs, att totalt belopp och antal fakturor i Miljöreda stämmer med redovisningen i Agresso och kontroll av kravärenden (under 2011). Dessa rutiner ska vara en del av den rutin som nu är under utarbetande.

Vi har i granskningsarbetet identifierat brister som behöver åtgärdas. De åtgärder som behöver vidtas gäller främst:

Kontroll av att allt debiteras måste göras, t ex avstämning av att allt på delegeringslistan är fakturerat samt kontroller i systemet av ofakturerat och

"vilande".

Riskklassningen som utgör underlag för avgiftens storlek har inslag av subjektiva bedömningar. Kontroller behöver införas att riskklassningen är riktig eller åtminstone enhetlig, dvs. att rätt belopp debiteras.

Det är upp till varje inspektör att hålla reda på nedlagd tid. En sidoordnad mall finns för tidsredovisningen (utanför Miljöreda) på något område. En enhetlig tidsredovisning bör införas för alla områden där avgiften baseras på antal timmar nedlagd tid. En instruktion behöver arbetas fram likt den som finns på

livsmedelsområdet.

Ingen rutinmässig betalningsuppföljning sker i dagsläget. Vi föreslår att tidigare förekommande betalningsuppföljning återinförs.

Två personer bör vara involverade i arbetet med att registrera priser i Miljöreda där den ene kontrollerar vad den andre lagt in.

September 2013

PWC

9 av 10

(12)

131004

Stefan Fredriksson Projektledare

September 2013

Debiteringsrutiner mijlö-och hälsoskyddsverksamheten

Maria Jäger Uppdragsledare

10 av 10