Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

(1)

Stockholms stadsarkiv Arkiv och informationsförsörjning

Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828300 Fax 0850828301

stadsarkivet@stockholm.se https://stadsarkivet.stockholm/

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Bolag

AB Svenska Bostäder med dotterbolag Beslutets omfattning

Enligt 6 kap. 5 § Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten/bolagen.

Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för AB Svenska Bostäder med dotterbolag.

Denna klassificeringsstruktur ersätter Svenska Bostäders klassificeringsstruktur (SSA 2011:19) och Stadsholmens

klassificeringsstruktur (SSA 2011:20) och börjar gälla i samband med att bolagen inför det stadsgemensamma ärende- och

dokumenthanteringssystemet eDok.

Datum för beslut

Stockholm den 24 september 2020 På Kulturnämndens vägnar

Lennart Ploom Stadsarkivarie

(2)

Bilaga

Klassificeringsstruktur för AB Svenska Bostäder med dotterbolalag

Verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp verksamheten

Processgrupp/process Kommentar och exempel på handlingar/ärenden

1.1 Styra och leda verksamheten

1.1.1 Utföra politisk styrning Den politiska beslutsprocessen.

Nämnd- och styrelsehandlingar, ägardirektiv, bolagsordning 1.1.2 Samarbeta med utskott

och råd Utskott och råd kopplade till den politiska styrningen, t ex

avseende tillgänglighetsfrågor.

1.1.3 Utföra internt lednings-

arbete Det ledande arbetet inom verk-

samheten, exempelvis lednings- gruppens eller arbetsmiljö- kommitténs arbete.

Processen omfattar även över- gripande strategiska frågor inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen.

I processen ingår att arbeta fram policyer och riktlinjer för verksamheten, inklusive fördelning av arbete och ansvar.

Policyer, strategier, riktlinjer, delegationsordning, jämställd- hetsplan, kompetensförsörjnings- plan, anteckningar från företags- ledningen.

(3)

1.1.4 Samverka med personal

och fackliga organisationer Facklig samverkan och förhand- lingar.

Protokoll/anteckningar från för- valtningsgrupp, APT, MBL etc.

1.2 Planera och följa upp verksamheten

1.2.1 Planera verksamheten Treårsplan, budget, verksamhets- plan

1.2.2 Följa upp verksamheten Bokslut, årsredovisning, medar- betarundersökningar, kvalitets- redovisningsrapporter

1.2.3 Utföra internkontroll Väsentlighets- och riskanalys samt internkontroll

1.3 Utveckla verksamheten

I processgruppen hanteras såväl externa som interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t ex rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. Övergripande kvali- tetsarbeten och organisationsfrågor.

1.3.1 Bedriva införande- och utvecklingsprojekt

1.3.2 Bedriva samverkan för

att utveckla verksamheten Samarbeten med externa parter inom utvecklingsprojekt.

1.3.4 Bedriva kvalitetsarbete Certifieringar m.m.

1.4 Hantera extern revision

och granskning Granskning som utförs av extern part både inom och utanför staden, exempelvis revisorer och olika tillsynsmyndigheter, med tillhör- ande uppföljning.

Revisionsrapport, inspektions- rapport, åtgärdsrapport.

1.5 Hantera extern dialog 1.5.1 Hantera synpunkter och

klagomål Inkommande från allmänheten

t ex vid ombyggnadsprojekt eller riktade mot personal. Även VD- korrespondens.

Klagomål från hyresgäster hanteras i processerna 5.3.1 och 5.3.2.

1.5.2 Hantera

medborgarförslag Används ej på AB Svenska Bostäder.

(4)

1.6 Hantera remisser Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden. Både egna och andras. (En egeninitier- ad remiss kan registreras under den process eller ärende som den hör, vanligen inom kärnverksam- heten.)

Remisser och svar, eventuell sam- manställning av svar.

Grannhöranden.

Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd

2.1 Hantera personal

2.1.1 Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från krav- ställning och annonsering till till- sättning av tjänst.

Rekryteringsärenden (t ex krav- profil, annons, lista över sökanden, urvalslista, överklagande av tillsättning, meddelande om vem som fått tjänst, ansökningshandlingar).

2.1.2 Hantera anställning Frågor knutna till individ och dess pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individ- uell kompetensutveckling och medarbetarsamtal.

Handlingar rörande anställnings- förhållanden, t ex arbetsbeskriv- ningar, instruktioner, individuella kompetensutvecklingsplaner, handlingsplaner, olika typer av beslut, handlingar från löne- grundande samtal eller rörande lönebidrag, betyg och intyg, upp- sägning och entledigande.

(5)

2.1.3 Beräkna och betala ut

löner och arvoden Administration av löner och arvoden och annan ersättning.

Även tjänstepension och avtals- försäkringar.

Löneunderlag, lönelistor, närvaro- underlag, ansökan och beslut om pension. Beslut om försäkringar.

2.1.4 Hantera personalsociala

frågor Avser omplacering och andra

liknande arbetsrättsliga frågor.

Handlingar rörande entledigande hanteras i process 2.1.2 Hantera anställning.

Även individknutna ärenden rörande diskriminering.

Omplaceringsärenden, disciplin- ärenden, kränkande särbehand- ling och diskrimineringsärenden 2.1.5 Hantera rehabilitering

och arbetsskada Frågor rörande arbetsskador, ar- betsanpassning och rehabilitering.

Arbetsskadeanmälan, läkarutlåt- ande, utredningar, beslut

2.1.6 Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor 2.2 Hantera ekonomi

2.2.1 Hantera intäkter Pengar in.

Kundfaktura och kundreskontra 2.2.2 Hantera kostnader Pengar ut.

Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra 2.2.3 Hantera löpande

ekonomiredovisning Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process 1.2.2 Följa upp verksamheten.

Huvudbok, kontoplaner

(6)

2.2.4 Hantera

skatteredovisning Momsrapporter, deklarationer 2.2.5 Hantera ekonomiska

bedrägerier Även misstanke om bedrägeri.

Bluffakturor, urkundsförfalskning, polisanmälan

2.3 Köpa in och upphandla

2.3.1 Köpa in och beställa Omfattar inköp eller beställningar av varor och tjänster genom direktupphandling eller avrop mot ramavtal, inklusive förnyad konkurrensutsättning.

Offerter, beställningar, avrop mot ramavtalskontrakt

2.3.2 Hantera

försörjningsupphandling Upphandling i konkurrens av vara eller tjänst rörande den egna verksamhetens stödjande funktioner.

Upphandlingsärenden (t ex upphandlingsdokument, anbuds- öppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll,

överprövning, tilldelningsbeslut).

2.3.3 Hantera

verksamhetsupphandling Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verk- samhetskritiska varor eller tjänster.

Upphandlingsärenden (t ex upphandlingsdokument, anbuds- öppningsprotokoll, anbud, utvär- deringsprotokoll överprövning, tilldelningsbeslut).

2.3.4 Förvalta avtal Avtalshantering och -bevakning.

Affärsmässiga frågor efter det att avtal slutits.

Avtal med tillhörande handlingar, t ex indexuppräkning och tilläggs- avtal.

(7)

2.3.5 Hantera överprövning

och överklagande Överprövning/överklagande och dom

2.4 Informera och kommunicera 2.4.1 Informera och

marknadsföra Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation.

Kommunikationsmaterial via olika kanaler och medier (t ex webb- plats, intranät, trycksaker, nyhets- brev, sociala medier, press-

meddelanden). Utgivningsbevis.

2.4.2 Kommunicera Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet.

Korrespondens, inkomna enkäter, skrivelser osv. Korrespondens/dia- log via sociala medier kan även ingå.

2.4.3 Dokumentera Dokumentation av den egna verksamheten.

Fotografier, presentationer, dokumenterad historik.

2.5 Hantera digitala stöd och funktioner

I processgruppen ingår hantering och administrering av telefoni och IT-drift. Förvaltning och utveckling av digitala nätverk, platt- formar, applikationer och e-tjänster kopplade till den egna verksamheten.

IT-säkerhet och behörigheter hanteras i process 2.7.2 Hantera IT-säkerhet.

2.5.1 Förvalta IT-system • Förvaltningsstyrning

• Användarstöd

• Ändringshantering

• IT-drift och underhåll

• Avtalslicenser Systemutveckling hanteras i process 1.3.1

(8)

2.5.2 Förvalta IT-infrastruktur Dokumentation rörande fysiska IT-komponenter, t ex fiber, trygg- hetskamerautrustning m.m.

2.6 Hantera lokaler och utrustning

Processgruppen innefattar exempelvis kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokal- försörjning som inte är en del av kärnverksamheten.

Handlingar rörande drift och underhåll.

2.6.1 Hantera lokaler i egna fastigheter

2.6.2 Hantera lokaler i andras

fastigheter Svenska Bostäder är hyresgäst åt annan fastighetsägare.

Hyresavtal 2.7 Hantera säkerhetsfrågor

2.7.1 Hantera fysisk säkerhet Säkerhetsfrågor rörande skal- skydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort etc.

Hantering och rapportering av tillbud och incidenter t ex hot och våld.

Brandskyddsdokumentation, nyckelkvittenser, instruktioner, beställningar, rapporter

2.7.2 Hantera IT-säkerhet Hantering av IT-säkerhet, såsom brandväggar, serverhantering, behörigheter etc.

Hantering och rapportering av tillbud och incidenter.

2.7.3 Hantera informations-

säkerhet Klassning av verksamhets-

information. Hantering och rapportering av tillbud och incidenter. Även

personuppgiftsincidenter.

2.8 Redovisa och förvalta information 2.8.1 Förvalta och redovisa

allmänna handlingar Klassificeringsstruktur, hantering- sanvisningar, arkivbeskrivning, bevarandeförteckning, gallrings- framställan och gallringsbeslut.

(9)

2.8.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling

Häri ingår nekat utlämnande samt överklagande.

2.8.3 Förvalta och redovisa

personuppgiftsbehandlingar Hantera begäran om register- utdrag enligt artikel 15 data- skyddsförordningen.

Registerförteckning, registerut- drag, samtyckesblanketter 2.9 Hantera juridiska frågor Används ej på AB Svenska

Bostäder

Verksamhetsområde 3. Utveckla fastighetsbeståndet

3.1 Samverkan på övergripande nivå 3.1.1 Samverka med

Stockholms stad Samråd gällande detaljplaner m.m.

3.1.2 Samverka med övriga

aktörer Myndigheter, samfällighetsför-

eningar m. fl. Tillstånds- ärenden.

3.2 Bygga fastigheter 3.2.1 Anskaffa mark och utveckla projekt

3.2.2 Hantera nybyggnadsprojekt

3.2.3 Hantera ombyggnadsprojekt

3.2.4 Hantera ombyggnadsprojekt Stadsholmen

(10)

Verksamhetsområde 4. Hyra ut

4.1 Debitera hyra

4.1.1 Beräkna och förhandla

hyror Generella hyresförhandlingar

med hyresgästförening.

Förhandla hyra efter ombyggnad tillhör processen 3.2.3 och förhandling av lokalhyra ifall villkorsändring ej accepteras redovisas i processen 4.2.3 Hyra ut lokaler.

4.1.2 Beräkna och förhandla

hyra Stadsholmen Generella hyresförhandlingar med hyresgästförening (Förhandla hyra efter

ombyggnad tillhör processen 3.2.4 och förhandling av lokalhyra ifall villkorsändring ej accepteras redovisas i

processen 4.2.4 Hyra ut lokaler Stadsholmen)

4.1.3 Administrera

hyresdebitering Hyresinbetalning 4.1.4 Administrera

hyresdebitering Stadsholmen Hyresinbetalning 4.1.5 Följa upp och hantera

inkasso

Hela flödet från ansökan om inkasso till eventuell avhysning.

4.1.6 Följa upp och hantera inkasso Stadsholmen

Hela flödet från ansökan om inkasso till eventuell avhysning.

4.2 Hantera uthyrning

4.2.1 Hyra ut bostäder • Hantering av anvisning från Bostadsförmedlingen

• Underlag/uppgifter vid prövning av hyresgäst t ex boendereferenser

• Avtalstecknande

• Uppsägningsförfarande av kontrakt

• Avflyttningsbesiktning

(11)

4.2.2 Hyra ut bostäder

Stadsholmen • Hantering av anvisning från Bostadsförmedlingen

• Underlag/uppgifter vid prövning av hyresgäst t ex boendereferenser

• Avtalstecknande

• Uppsägningsförfarande av kontrakt

• Avflyttningsbesiktning 4.2.3 Hyra ut lokaler Häri ingår även villkorsändring

i pågående hyresavtal samt ev.

hyresförhandling.

4.2.4 Hyra ut lokaler

Stadsholmen Häri ingår även villkorsändring i pågående hyresavtal samt ev.

hyresförhandling.

4.2.5 Hyra ur parkeringsplatser

och garage Hantera inkomna bokningar,

turordning och avtalstecknande.

4.2.6 Hyra ut parkeringsplatser

och garage Stadsholmen Hantera inkomna bokningar, turordning och avtals-

tecknande.

4.2.7 Hantera hyresrelaterade

bedrägerier T ex vid hyresavtalsskrivande och vid överlåtelser.

Urkundsförfalskning, lönespeci- fikation, anställningsbevis, in- tyg, polisanmälan, dom 4.2.8 Hantera hyresrelaterade

bedrägerier Stadsholmen T ex vid hyresavtalsskrivande och vid överlåtelser.

Urkundsförfalskning, lönespeci- fikation, anställningsbevis, in- tyg, polisanmälan, dom 4.3 Hantera förändrade hyresförhållanden

4.3.1 Hantera andrahands-

uthyrning Godkännande och nekande

hanteras här.

4.3.2 Hantera andrahand-

suthyrning Stadsholmen Godkännande och nekande hanteras här.

4.3.3 Hantera lägenhetsbyten Godkännande och nekande hanteras här.

4.3.4 Hantera lägenhetsbyten

Stadsholmen Godkännande och nekande

hanteras här.

4.3.5 Hantera överlåtelser av

lägenhet och lokal Godkännande och nekande hanteras här.

(12)

4.3.6 Hantera överlåtelser av lägenhet och lokal

Stadsholmen

Godkännande och nekande hanteras här.

4.3.7 Hantera tillägg av namn

på avtal T ex sambo, make, maka

4.3.8 Hantera tillägg av namn

på avtal Stadsholmen T ex sambo, make, maka 4.4 Hantera brister i hyresförhållandet

4.4.1 Hantera oriktiga hyres- förhållanden

4.4.2 Hantera oriktiga hyresförhållanden Stadsholmen

4.4.3 Hantera störningar 4.4.4 Hantera störningar Stadsholmen

4.4.5 Hantera vanvårdsärenden 4.4.6 Hantera vanvårdsärenden Stadsholmen

4.4.7 Driva ärenden om brister

i hyresförhållanden i domstol Avser bl a 4.1.5, 4.4.1, 4.4.3 och 4.4.5.

Eventuell avhysning hanteras här.

4.4.8 Driva ärenden om brister i hyresförhållanden i domstol Stadsholmen

Avser bl a 4.1.6, 4.4.2, 4.4.4 och 4.4.6.

Eventuell avhysning hanteras här.

(13)

Verksamhetsområde 5. Förvalta fastigheter

5.1 Samverka kring ägande och förvaltning av fastigheter Samverka med myndighet, stadens bolag och förvaltningar och andra aktörer.

Arbetsmöten, forum och nätverk inom staden samt tex.

hyresgästförening, förvaltargrupper och utvecklingsprojekt där SB ej äger frågan men SB representerar.

5.1.1 Samverka med

hyresgäster Boinflytande

5.1.2 Samverka med

hyresgäster Stadsholmen Boinflytande 5.1.3 Samverka med övriga

aktörer avseende förvaltning av fastigheter

Myndigheter,

samfällighetsföreningar m.fl.

Tillståndsärenden 5.1.4 Samverka med övriga

aktörer avseende förvaltning av fastigheter Stadsholmen

Myndigheter, samfällighets- föreningar m.fl.

Tillståndsärenden 5.2 Förändra fastighetsbeståndet

5.2.1 Köpa och sälja fastigheter 5.2.2 Köpa och sälja fastigheter Stadsholmen

5.2.3 Hantera ombildning av

fastigheter Avser ombildningar till bostadsrätt eller kooperativ hyresrätt.

5.2.4 Hantera ombildning av

fastigheter Stadsholmen Avser ombildningar till bostadsrätt eller kooperativ hyresrätt.

5.3 Fastighetsägande och fastighetsekonomi 5.3.1 Hantera fastighetsägande Information om

fastighetsbeståndet t ex

fastighetsbeteckning och adress.

5.3.2 Hantera fastighetsägande

Stadsholmen Information om fastighets-

beståndet t ex fastighetsbeteckning och adress.

5.3.3 Hantera fastighets-

ekonomi T ex omprövning av tomträtts-

avgäld.

5.3.4 Hantera fastighets-

ekonomi Stadsholmen T ex omprövning av tomträtts- avgäld.

(14)

5.4 Drift och underhåll 5.4.1 Planera och genomföra

underhåll Fastställande av årsplaner och tillstånd från myndigheter.

(Avrop/beställning hanteras i process 2.5.2)

5.4.2 Planera och genomföra

underhåll Stadsholmen Fastställande av årsplaner och tillstånd från myndigheter.

(Avrop/beställning hanteras i process 2.5.2)

5.4.3 Hantera kontroll och

besiktning Avser kontroller, besiktning och åtgärdsarbete enligt

myndighetskrav såsom OVK, hissar, brandskydd, skyddsrum, lekplatser och tryckkärl.

Avser även internkontroll av fastigheters allmänna utrymmen.

5.4.4 Hantera kontroll och

besiktning Stadsholmen Avser kontroller, besiktning och åtgärdsarbete enligt

myndighetskrav såsom OVK, hissar, brandskydd, skyddsrum, lekplatser och tryckkärl.

Avser även internkontroll av fastigheters allmänna utrymmen.

5.4.5 Hantera felanmälan från

hyresgäster Avser felanmälan rörande

lägenhet eller fastighet, ej klagomål eller störnings- ärenden. Skadedjur ingår.

5.4.6 Hantera felanmälan från

hyresgäster Stadsholmen Avser felanmälan rörande lägenhet eller fastighet, ej klagomål eller störnings- ärenden. Skadedjur ingår.

5.4.7 Hantera synpunkter från

hyresgäster Synpunkter som inte avser felanmälan (5.4.5) eller störning (4.4.3).

5.4.8 Hantera synpunkter från

hyresgäster Stadsholmen Synpunkter som inte avser felanmälan (5.4.6) eller störning (4.4.4).

5.4.9 Hantera

bostadsanpassning Anpassningar och återställanden.

5.4.10 Hantera bostadsanpassning Stadsholmen

Anpassningar och återställanden.

(15)

5.4.11 Hantera

hyresreducering och ersättning 5.4.12 Hantera

hyresreducering och ersättning Stadsholmen

5.4.13 Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval

5.4.14 Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval

Stadsholmen

5.5 Skadestånds- och försäkringsärenden 5.5.1 Hantera skadestånds- och

försäkringsärenden Avser alla typer av

skadestånds- och försäkrings- ärenden gällande hyresgäster eller allmänhet.

5.5.2 Hantera skadestånds- och försäkringsärenden

Stadsholmen

Avser alla typer av

skadestånds- och försäkrings- ärenden gällande hyresgäster eller allmänhet.

Verksamhetsområde 6. Säkerställa hållbarhet

6.1 Arbeta med stadsutveckling Yttranden till stadsplane- program, medborgardialog 6.2. Arbeta med social hållbarhet

6.2.1 Arbeta med trygghets-

förebyggande åtgärder Trygghetsbesiktningar,

trygghetsskapande aktiviteter såsom natt- och

trygghetsvandringar.

6.2.2 Bedriva arbetsmarknads-

insatser Stockholmsjobbare, feriejobb

6.2.3 Bedriva samarbete för

social hållbarhet Sponsring av och bidrag till lokala organisationer t ex sommarlovsaktivitetsprogram.

Avtal, utvärdering 6.3 Arbeta med miljö och hållbarhet

6.3.1 Hantera miljöstyrning 6.3.2 Hantera miljö- och hållbarhet