Bilaga 1
Reviderad 2015-03-31
Gäller tills vidare. Årlig genomgång
Ansvarig tjänsteman: Magnus Olsson
Bakgrund
Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att allvarliga fel begås.
Vidare ska den interna kontrollen ge medarbetare och politiker trygghet genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter.
Detta ska göras genom:
att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs,
att tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten ges,
att lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. efterlevs.
Organisation
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunen och att en övergripande organisation för detta upprättas.
Varje nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden.
Nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas.
Förvaltningschefen har ansvaret för:
att konkreta regler och anvisningar utformas,
att förslag till internkontrollplan upprättas samt
att löpande rapportering om hur den interna kontrollen fungerar lämnas till nämnden.
Verksamhetsansvarig är skyldig
att följa reglerna och anvisningarna om intern kontroll,
att informera övriga anställda om reglernas innebörd,
att verka för att arbetet sker i enlighet med regelverket samt
att tillse att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
Uppföljning av intern kontroll
Internkontrollplan ska årligen antas av varje nämnd.
Uppföljning av intern kontroll ska ske i enlighet med den upprättade interna kontrollplanen och rapporteras till nämnden.
Nämndens rapportskyldighet består av att i samband med årsredovisningens upprättande rapportera till kommunstyrelsen de under året konstaterade fel och brister, som framkommit i samband med uppföljningen av den interna kontrollen samt rapportera de åtgärder som vidtagits. Rapporten ska även tillställas kommunens revisorer.
Kommunstyrelsens skyldigheter består av, att med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas
uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall
förbättringar behövs, föranstalta om sådana.
Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen.
Från och med 2015 används verktyget Stratsys för upplägg och uppföljning av intern kontrollplan. Inom ekonomi, personal och politik finns gemensamma uppföljningspunkter för hela kommunen, medan verksamhet är specifik för respektive förvaltning. Uppföljningen av de gemensamma punkterna görs av kommunstyrelseförvaltningen, medan punkterna inom verksamhet följs upp av respektive förvaltning.
Riskbedömning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment Kontrollfrekvens Hantering av
bensinkort
3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov på
fakturaunderlaget.
1 ggr per år
Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. I rapporten ska det alltid framgå totala antalet fakturor, antalet slumpmässigt utvalda fakturor och antalet avvikelser.
Mätmetod Slumpmässigt utvalda fakturor kontrolleras.
Utfall = avvikelser
Målvärde = antalet slumpmässigt utvalda Målvärdet = avvikelsen
Ju lägre utfall desto bättre.
Hantering av betalkort
3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov och granskning
av fakturaunderlaget.
1 ggr per år
Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer.
Mätmetod Alla fakturor över 10 000 kr granskas, dessutom stickprov på övriga fakturor,
Ju lägre utfall desto bättre.
Representation 3. Stor 2. Måttlig 6 Granskning av
representation.
1 ggr per år
Beskrivning Att underlagen uppfyller Nybro kommuns policy och Skatteverkets regler.
Mätmetod Stickprov.
Ju lägre utfall desto bättre.
Inköp utan giltigt avtal
3. Stor 3. Betydande 9 Att inköpen görs hos leverantörer som det finns ramavtal eller avtal med.
1 ggr per år
Mätmetod Alla inköp kontrolleras mot giltiga avtal.
Ju högre utfall desto bättre.
Riskbedömning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment Kontrollfrekvens Uppföljning av
politiska beslut
2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av beslut och verkställighet
1 ggr per år
Beskrivning Kommunstyrelsens och
kommunfullmäktiges beslut ska följas upp så att verkställighet skett.
Mätmetod Stickprov av verkställighet på fattade beslut.
Riskbedömning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment Kontrollfrekvens Researvoden till
förtroendevalda
2. Liten 1. Mindre 2 Researvoden för
förtroendevalda
1 ggr per år
Beskrivning Avstånd mellan bostad och möte ska vara korrekt.
Mätmetod Kontroll av hemadress gentemot reseräkning.
Riskbedömning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment Kontrollfrekvens Rapportering av
arbetstid
3. Stor 2. Måttlig 6 Rapportering av arbetstid 1 ggr per år Beskrivning Kontroll av att rätt arbetstid/ledighet är rapporterad i befintliga system.
Mätmetod Stickprovskontroll hos cheferna av flexrapporter, samt ledigheter i självservice.
Veckovila i samband med beredskap
3. Stor 3. Betydande 9 Kontroll av uttagen
veckovila i samband med beredskap.
1 ggr per år
Beskrivning Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap.
Mätmetod Stickprov av tidrapporter.
Kontroll av arvoden för förtroendevalda.
Kontroll av arvoden för förtroendevalda.
1 ggr per år
Beskrivning Kontroll av arvoden för förtroendevalda.
Mätmetod Stickprov av närvarolista mot utbetalda arvoden.
Riskbedömning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment Kontrollfrekvens Kontroll av att
beställning görs av behörig person - Mark och Service
2. Liten 2. Måttlig 4 Kontroll av att beställning görs av behörig person - Mark och Service
1 ggr per år
Beskrivning Kontroll av att beställning görs av behörig person. Förrådsrutiner Mark och Service
Mätmetod Stickprov av gjorda beställningar mot lista behöriga personer.
Kontroll att delegationsordning följs
- Administration
2. Liten 2. Måttlig 4 Kontroll att
delegationsordning följs - Administration
1 ggr per år
Beskrivning Kontroll att delegationsordning följs - Administration
Mätmetod Stickprov att tagna beslut följer delegationsordning
Uppföljning av överklagade beslut
2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av
överklagade beslut - Förvaltningsledning
1 ggr per år
Riskbedömning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontrollmoment Kontrollfrekvens - Förvaltningsledni
ng Beskrivning Uppföljning av samtliga överklagade
myndighetsbeslut
Mätmetod Kontroll att samtliga överklagade myndighetsbeslut hanterats korrekt.
Hantering av kontanter - Måltidsservice
2. Liten 2. Måttlig 4 Hantering av kontanter
- Måltidsservice
1 ggr per år
Beskrivning Hantering av kontanter - Måltidsservice Mätmetod Stickprov, kontrollera att kvitto på överlämning av pengar från köken överensstämmer med bankens insättning.
Hantering av specialkost - Måltidsservice
2. Liten 2. Måttlig 4 Kontroll av specialkoster gentemot gällande läkarintyg- Måltidsservice
1 ggr per år
Beskrivning Kontroll av specialkoster gentemot gällande läkarintyg- Måltidsservice.
Mätmetod Stickprov, kontroll av gällande läkarintyg gentemot specialkosterna köken tillagar.
Kontroll av struktur och innehåll G:katalog - Administration
3. Stor 2. Måttlig 6 Kontroll av struktur och
innehåll G:katalog - Administration
1 ggr per år
Beskrivning Kontroll av struktur och innehåll G:katalog - Administration
Mätmetod Genomgång av G:katalog för att kontrollera att strukturen upprätthålls och att inga dublettdokument förekommer
