Kurspass 3
Junisåret – Fakta
Det händer mycket under ett Junisår. Det mesta är aktiviteter som skiftar från år till år men en del är sådant som sker varje år. Exempel på det senare är att föreningen varje år ska genomföra ett årsmöte senast 15 februari. Nystartade föreningar börjar alltid med ett årsmöte oavsett vilken tid det är på året. Distriktet har i uppgift att kalla föreningarna till distriktsårsmöte som ska
genomföras senast den vecka 15 april infaller. Vartannat år genomförs förbundets kongress i juli månad dit distrikten kallas.
Inför varje termin måste man förstås sätta sig ner och göra en grovplanering av föreningens verksamhet för de kommande månaderna. Inför detta kan man t ex genomföra ett rådslag med medlemmarna i slutet av innevarande termin. Då ger man dem chans att vara med och påverka verksamheten. Det är också viktigt att tänka på att kalla dem till terminsstarten i god tid.
Här ser du exempel på aktiviteter under ett år. Bilden finns även som en bilaga om du vill skriva ut den större.
Föreningsmöte
Föreningsmötet är ett mycket bra tillfälle för juniorerna att få lära sig om demokrati i praktiken.
Det viktigaste med föreningsmötet är att få juniorerna delaktiga i beslut som rör föreningens verksamhet. Det är därför viktigt att man hela tiden förklarar det man gör på mötet och att man inte använder för svåra ord. Det är också bra att låta barnen turas om att leda mötet och att skriva anteckningar. Ledarna måste förstås troligen hjälpa till med detta under och efter mötet. Hur ofta man behöver ha föreningsmöte varierar förstås. Minst ett par gånger per termin rekommenderas.
Nedan följer ett exempel på en enkel dagordning för en juniorförening:
Föredragningslista för Junisföreningen Fixarnas föreningsmöte
1. Föreningens ordförande öppnar mötet 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet 3. Val av justerare
4. Genomgång av föredragningslistan 5. Genomgång av protokoll från förra mötet
6. Planering av föreningens höstfest. Vilket tema ska vi ha? Vem gör vad?
7. Hur ska vi inreda vår myshörna i lokalen?
8. Fråga från IOGT-NTO-föreningen om att ”lussa” för dem. Ska vi göra det?
9. Ekonomi 10. Övriga frågor
11. Avslutande av mötet Glasskalas!
Det är viktigt att göra mötet roligt, viktigt och betydelsefull men ändå lättsamt. Det behöver inte vara så formellt och tungt.
Föreningsårsmöte
En gång per år, senast 15 februari, ska föreningen genomföra ett årsmöte. Vid detta ska ny
styrelse väljas och man ska diskutera föreningens verksamhet och ekonomi. Man kan gärna ha ett möte innan själva årsmötet där man diskuterar vad föreningen ska göra det kommande året. Det är mycket viktigt att medlemmarna känner sig delaktiga under årsmötet och att man förklarar vad man håller på med hela tiden. Avbryt gärna mötet då och då med en lek eller sång. Då blir det roligare och barnen får lättare att koncentrera sig. Se tips i bilagan ”Förslag och idéer till ett bra föreningsårsmöte i Junis”.
Enligt Junis stadgar ska följande ärenden förekomma på ett föreningsårsmöte:
a) fastställande av föredragningslista
b) fastställande av antalet närvarande röstberättigade medlemmar
c) val av ordförande och sekreterare för mötet, röstkontrollanter samt två protokollsjusterare
d) ställningstagande huruvida stadgeenlig kallelse utfärdats e) föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse
f) föredragning av styrelsens ekonomiska berättelse g) föredragning av revisorernas berättelse
h) beslut om fastställande av balansräkningar och resultaträkningar i) beslut om ansvarsfrihet för ledamöterna i föreningsstyrelsen j) ställningstaganden ifråga om motioner
k) fastställande av medlemsavgift för nästkommande kalenderår l) beslut om ersättningar
m) fastställande av arbetsplan för innevarande verksamhetsår n )fastställande av ekonomisk plan för innevarande verksamhetsår o) notering av val av ansvarig juniorledare och eventuella ledare p) val av styrelseledamöter utöver juniorledare
q) i förekommande fall val av styrelsesuppleanter r) notering av val av revisor
s) val av valberedning med minst två ledamöter
t) eventuella val av ombud till krets- och distriktsårsmöten u) förrättande av eventuella ytterligare val
v) fastställande av tid och plats för nästa årsmöte w) beslut om eventuella andra i kallelse angivna frågor.
Detta känns dock lite omständligt med tanke på i vilken ålder våra juniorer är. Man kan därför förenkla årsmötet betydligt.
Detta är förslag på en alternativ föredragningslista:
1. Vi går igenom vad vi ska prata om under mötet. Finns det förslag på ytterligare saker att prata om?
2. Hur många av föreningens medlemmar är med på mötet? Dessa har rätt att vara med och bestämma.
3. Bestämma vem som ska leda mötet, vem som ska skriva anteckningar från det samt vilka som ska kolla att rätt saker har skrivits i anteckningarna.
4. Vi pratar om vad vi har gjort under året 5. Hur mycket pengar har vi i föreningen?
6. Revisorn kollar att pengarna som kommit in och betalats ut har gjorts på rätt sätt.
9. Vilken medlemsavgift ska vi ha under året?
10. Vad ska vi göra under året?
11. Hur mycket pengar kan vi få in i föreningen och hur mycket kan vi göra av med?
12. Vem är ansvarig juniorledare hos oss?
13. Vi bestämmer vilka som ska sitta i styrelsen fram till nästa årsmöte.
14. Vem ska kolla att våra pengar tas hand om på rätt sätt?
15. Vilka ska vara vår förenings representanter på distriktets årsmöten?
16. När ska vi ha nästa föreningsårsmöte?
17. Har vi några fler frågor att ta upp?
18. Avslutning
Att tänka på innan och efter årsmötet.
Före mötet:
• Kallelse till mötet ska gå ut 4 veckor innan årsmötet. Du kan anslå mötet i tidningen eller på en anslagstavla i den lokal där ni håller till. Om du vill vara säker på att fler kommer så dela ut personliga kallelser till alla medlemmar, via post eller på en ordinarie träff. Det är viktigt att förklara för juniorerna vad ett årsmöte är och varför man har det. Du kan skicka med en lapp till föräldrarna där du berättar om mötet och vad vi vill med den
demokratiska profilen.
• Kolla med styrelsen eller om du själv sitter i den om de har verksamhetsberättelsen klar samt att de ekonomiska handlingarna finns inlämnade hos revisorerna.
• Gör en barnvariant på dagordningen, som den ovan. En del punkter i den stadgeenliga dagordningen får man sedan hjälpa protokollföraren att skriva dit.
• Om barnen ska hålla i mötet så är det bra om det är någon av de äldsta juniorerna och att de har en vuxen som stöd och hjälp.
• Gör en barnvariant av verksamhetsberättelsen och de ekonomiska handlingarna. Ett bra sätt kan vara att punkta upp dem på overhead eller att göra planscher så man kan jobba med frågorna i stationsform.
• För att arbeta med arbetsplanefrågor kan ni jobba med tomma papper där barnen själva får skriva upp sina förslag. Om ni haft rådslag innan kan idéer därifrån också skrivas upp. På ett annat papper kan ni skriva upp om det kommit in några motioner till mötet. Styrelsens olika förslag skrivs också upp t.ex. medlemsavgift nästa år, ansvarig junisledare osv.
Förslag på ny styrelse kan också stå på ett papper. Sedan kan ni låta barnen gå runt i grupper med äldre juniorer eller ledare som förklarar om de inte förstår. De kan ha ett papper med sig där de skriver ned vad de tycker. Ett annat sätt är att skriva på ett tomt papper på väggen under aktuell affisch.
• Köp in ev. avtackningspresenter till avgående ledare eller styrelsemedlemmar.
Under mötet:
• Hälsa alla välkomna.
• Genomför alla punkter på föredragningslistan.
• Tänk på att förklara svåra ord så barnen förstår.
• Håll tempot uppe så det inte blir segt.
• Hjälp de som sitter i presidiet så det flyter på i lagom takt.
• Utse en tidspolis som har till uppgift att se till att man kommer vidare i processen.
• Var tillräckligt med vuxna så att allt ni planerat hinns med. Ta föräldrar till hjälp om du är en ensam ledare.
• Tacka av de avgående ledamöterna i styrelsen samt hälsa de nya välkomna. Dela ut ev.
avtackningspresenter.
• Partaja och ha roligt tillsammans. Det finns en poäng med att göra det till sist eftersom man lättare kommer ihåg det roligaste och går då hem med en bra känsla i magen.
• Köp eventuellt presenter till de i styrelsen som avgår.
Efter mötet:
• Hjälp sekreteraren att skriva protokollet och ordna med underskrifter av protokolljusterarna.
• Skicka in årsrapporten till förbundet med verksamhetsberättelse och uppgifter om den nya styrelsen.
• Skicka in de uppgifter som din kommun kräver. Det ser olika ut i olika kommuner, så du får ringa din kommun och höra efter vad de begär om uppgifterna inte redan finns.
• Den nya styrelsen får nu lägga upp arbetet för året efter de beslut man fattade på årsmötet.
• Spara alla papper i en pärm.
ORDLISTA A-Ö, för ledarna
Acklamation: beslut fattat med ja-rop (övers "högljutt bifall").
Adjungerad: tillfällig ledamot utan rösträtt.
Ajournera: besluta om avbrott i sammanträdet. Ta en paus.
Ansvarsfrihet: godkännande av styrelsens arbete för föregående år.
Attestera: intyga, godkänna utbetalning
Avslagsyrkande: krav på att förslag ska avslås.
Balansräkning: sammanfattning av tillgångar och skulder, med andra ord eget kapital.
Beslutsmässigt: när kravet på kallelse och antal närvarande röstberättigade enligt stadgarna är uppfyllda.
Bokslut: ekonomisk sammanställning med balans och resultaträkning.
Bordlägga: uppskjuta behandlingen av en fråga till senare möte.
Budget: plan för beräknade inkomster och utgifter.
Dagordning: program för ett möte där såväl förhandlingstider som tidpunkt för andra aktiviteter finns med.
Enhälligt: beslut som alla röstande är överens om.
Enkel majoritet: mer än hälften av rösterna.
Fullmakt: skriftligt intyg att man till exempel får ta ut pengar på distriktets bankkonto.
Fyllnadsval: utseende av ersättare för någon som lämnat sitt uppdrag.
Föredragande: den som redogör för en fråga.
Föredragningslista: förteckning över de ärenden som ska behandlas på mötet.
Förtroendevald: personer som demokratiskt utsetts (till förtroendeuppdrag).
Interimstyrelse: styrelse tillsatt för en kort tid, exempelvis från bildandet av en förening till första ordinarie årsmöte.
Justera: ett protokoll justeras - läses igenom, kontrolleras, skrivs under.
Justerare: person som utsetts till att kontrollera, justera ett protokoll.
Kommitté: grupp, underordnad styrelsen, med befogenhet att fatta vissa beslut eller arbeta fram förslag till styrelse eller föreningsmöte.
Kongress: IOGT-NTOs Juniorförbunds högsta beslutande organ, hålls vartannat år samtidigt som IOGT-NTO och UNF.
Konstituera: fördela posterna inom styrelsen (egentligen stifta, grunda).
Kontrapropositionsvotering: votering för att utse motförslag till huvudförslag. Mötesteknikens utslagsturnering. Finalen står mellan huvudförslaget och segraren i kontrapropositionsvoteringen.
Majoritet: flertal, röstövervikt.
Misstroendevotum: uttalande om att man inte stödjer t.ex. en styrelse.
Motförslag: förslag som ställs mot huvudförslaget.
Motion: skriftligt förslag till förenings-, distriktsårsmöte eller kongress.
Nominera: föreslå personer till förtroendeuppdrag.
Omedelbar justering: beslut på att t.ex. föregående paragraf är justerad.
Omröstning: votering.
Ordningsfråga: ärende som inte direkt berör pågående debatt, utan som handlar om mötets former, mötesordningen. Kan tas upp när som helst under ett möte.
Praxis: sed, hur man vanligen gör.
Presidium: vanligen mötesfunktionär (ordförande, sekreterare).
Proposition: förslag.
Propositionsordning: den följd de olika förslagen kommer att ställas mot varandra.
Protokoll: skriftlig sammanställning av beslut.
Protokollsutdrag: del av protokoll, används för att styrka att visst beslut fattats. Ett protokollsutdrag justeras ofta omedelbart så att det gäller omedelbart.
Remiss: hänskjuta ärende för yttrande, förberedelser, innan man tar beslut.
Reorganisera: ombilda.
Replik: bemötande, svar (i debatt).
Reservation: notering i protokoll att man inte instämmer i beslutet.
Resultaträkning: sammanställning av inkomster och utgifter i bokslut.
Revidera: 1) revisorers granskning av förvaltning 2) ändra uppfattning, förnya.
Revision: revisorers granskning av förvaltning.
Revisionsberättelse: revisorernas rapport och förslag.
Räkenskapsår: den tid årsbokföringen omfattar.
Röstlängd: förteckning över röstberättigade.
Rösträknare: mötesdeltagarna som utsetts att räkna röster vid voteringar.
Sektion: del av förening.
Sluten omröstning, sluten votering: skriftlig och anonym omröstning.
Streck i debatten: om mötet beslutar att sätta streck i debatten får inga fler talare anmäla sig.
Suppleant: ersättare. Reserv.
Talarlista: förteckning över dem som begärt ordet.
Utslagsröst: vid lika röstetal fäller ordförandens röst utslaget.
Valbereda: att förbereda val, vidtala kandidater med mera, samt lägga förslag till exempelvis distriktsårsmötet.
Votering: omröstning.
Yrka: föreslå.
Årsberättelse: årsredogörelse för styrelse. Även förvaltningsberättelse och verksamhetsberättelse.
Öppen omröstning: omröstning med handuppräckning.
Övriga frågor: den punkt på föredragningslistan då helt nya ärenden kan tas upp.
Ordlista för juniorerna:
Årsmöte = möte en gång om året då man går igenom det som hänt under året och planerar för kommande år
Föredragningslista = lista med det som ska tas upp under mötet
Dagordning = program för ett möte där både tidpunkter för mötet och andra aktiviteter finns med Styrelse = de personer som väljs till att leda föreningens arbete
Ordförande = den person som leder mötet och/eller arbetet i föreningen
Vice ordförande = tar ordförandens plats när denne inte kan vara med på mötet Sekreterare = den person som skriver anteckningar från mötena.
Kassör = den person som har hand om föreningens ekonomi
Utbildningsledare = den som är ansvarig för utbildning i föreningen
Ledamot = person i styrelsen utan särskilt uppgift som är bestämd sedan tidigare
Valberedning = personer som förbereder valet av ny styrelse, de frågar t ex personer om de är intresserade av att sitta i styrelsen
Protokoll = minnesanteckningar från mötet
Justera = läsa och godkänna protokollet, kolla att sekreteraren skrev ned rätt saker från mötet Ajournera = göra en paus i mötet
Bordlägga = beslut om att diskutera en fråga under ett senare tillfälle
Verksamhetsberättelse = där man berättar vad man har gjort under det senaste året Balansräkning = sammanfattning av hur mycket pengar föreningen har
Resultaträkning = sammanfattning av hur mycket pengar man har gjort av med och hur mycket pengar man fått in under året
Revisor = person som kontrollerar att föreningens pengar hanterats på ett bra sätt och att styrelsen har skött sig.
Revisionsberättelse = revisorernas rapport om hur pengarna har hanterats och förslag (om t ex ansvarsfrihet)
Ansvarfrihet = säga att styrelsen gjorde ett bra jobb förra året och att de har skött föreningens pengar på ett bra sätt
Arbetsplan = en plan för vad man vill göra under det kommande året
Budget = en uppskattning av hur mycket pengar som kommer att gå ut under det kommande året
Så här kan protokollet från ett föreningsårsmöte se ut Protokoll från Junisföreningen Fixarnas årsmöte 7 februari 2007
1. Välkommen och dagordning
Vår ledare Camilla berättade att vi var välkomna till mötet och berättade vad vi skulle göra under det. Hon frågade om vi hade fler saker vi ville prata om. Det var ingen som hade något mer de ville prata om.
2. Antal närvarande
Vi räknade till att vi var 11 medlemmar från föreningen som var med på mötet. Det är vi som har rätt att bestämma.
3. Mötesordförande, sekreterare och justerare
Vi beslöt att Lotta skulle leda mötet. Lisa skulle skriva anteckningar. Erik och Oskar ska kolla att Lisa har skrivit rätt saker.
4. Verksamhetsberättelsen
Camilla gick igenom vad vi har haft för aktiviteter under året. Medlemmarna och de andra ledarna fick hjälpa till att komma ihåg. Vi beslöt att godkänna verksamhetsberättelsen.
5. Ekonomisk berättelse
Bertil från vuxenföreningen som är kassör berättade hur mycket pengar vi hade gjort av med under året, hur mycket pengar vi har fått och hur mycket som finns kvar nu. Vi beslöt att godkänna den ekonomiska berättelsen
6. Revisorernas koll
Berit som är revisor har kollas ekonomin och säger till oss vi kan godkänna den.
7. Styrelsens ansvarsfrihet
När vi nu sett att pengarna är i sin ordning kan vi då säga adjöss till det gamla året och beslöt att ge styrelsen ansvarsfrihet.
8. Medlemsavgift
Vi beslöt att vi ska betala 50 kr per termin till föreningen så att vi kan köpa in grejer vi behöver till våra aktiviteter.
9. Arbetsplanen
Vi pratade om vad vi ska göra under året. Vi hade redan bestämt vad vi ville göra under våren men vi pratade om vad vi vill göra under hösten. Vi beslöt att godkänna förslaget till arbetsplan.
10. Budget
Bertil berättade att vi kan göra av med 5000 kr per termin till våra aktiviteter. Vi beslöt att godkänna den budgeten.
11. Ansvarig Juniorledare
Vi fick reda på att Camilla är ansvarig juniorledare hos oss.
12. Val av ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör och ledamöter
Vi beslöt att Lotta ska vara vår ordförande även efter årsmötet. Om inte Lotta kan någon gång så ska Lisa leda mötet. Erik blev vald till den som ska skriva anteckningarna. Bertil ska även nästa år få ha koll på våra pengar. Även Beata och Olle ska sitta med i styrelsen.
13. Val av revisor
Vi beslöt att välja Berit Olsson som revisor 14. Val av ombud till Distriktsårsmöte
Vi beslöt att Lotta och Erik ska åka på distriktets årsmöte från vår förening. Om någon av dem inte kan vara med ska Lisa, Beata eller Olle åka i stället. Vi andra kan också åka dit och vi får säga vad vi tycker, men får inte vara med och bestämma.
15. Nästa årsmöte
Vi beslöt att ha nästa årsmöte den 6 februari nästa år.
16. Övriga frågor
Lotta frågade om någon hade något de ville ta upp. Erik och Beata pratade om att de ville att vi skulle ha en hajk i år. Vi andra var intresserade av detta och vi bestämde att de två samt Kalle och Lisa ska planera en hajk tillsammans med ledarna Camilla och Nicklas.
17. Avslutning
Efter att Lotta sa att mötet var slut så åt vi glass och maränger.
Den som skrev protokollet var:
Lisa Lindgren Ordförande var:
Lotta Olsson
Protokollsjusterare var:
Erik Mattsson Oskar Olsson
__________________________________________________________
Fler tips och mallar vad gäller årsmöten finns bilagt i detta material, använd det du tycker passar dig bäst.
