BESLUT 1 (2)
2017-05-30 Dnr RA 233-2017/4013
Härnösands stift Box 94
871 22 Härnösand
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av vården av den kyrkoantikvariska
ersättningens arkiv vid Svenska kyrkan, Härnösands stift
Riksarkivet inspekterade vården av den kyrkoantikvariska ersättningens (KAE) arkiv vid Härnösands stift den 11 maj 2017. Kompletteringar av dokumentation har inkommit den 11, 17 och 29 maj Med hänvisning till vad som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga
Härnösands stift följande:
• Upprätta processbeskrivningar över de processer som omfattar handlingar rörande användning och fördelning av den kyrkoantikvariska ersättningen i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2013:11, 4 §.
Skäl för föreläggande
Enligt föreskrifterna ska arkivredovisningen avseende den kyrkoantikvariska
ersättningen förutom arkivbeskrivning och arkivförteckning bestå av beskrivning av de processer som leder till att handlingar inom den kyrkoantikvariska ersättningen tillkommer. Härnösands stift har inte upprättat sådana processbeskrivningar. Den rutinbeskrivning och dokumenthanteringsplan som stiftet hänvisar till kan till delar, men inte fullt ut motsvara en sådan processbeskrivning. Processbeskrivningen ska redovisa vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen.
• Komplettera arkivbeskrivning och arkivförteckning i enlighet med RA-MS 2013:11 samt beslutad förteckningsplan enligt RA-MS 2005:11.
Skäl för föreläggande
Enligt den myndighetsspecifika föreskriften ska arkivbeskrivning och
arkivförteckning för den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv utformas enligt upphörd lydelse av RA-FS 1991:1 ändrad genom RA-FS 1997:4, 6 kap.
Arkivförteckningen ska fortlöpande uppdateras och hållas aktuell.
Arkivbeskrivning har upprättats men ska kompletteras med hänvisning till möjlig paragraf i OSL att pröva sekretess mot. Vidare behöver koppling i text göras till strategin för bevarande och avtalet om gemensam IT-plattform.
Härnösands stift har en arkivförteckning. Arkivförteckningen behöver kompletteras med redovisning av de ADB-system som används i verksamheten och som utgör ingångar för att finna information (diariet, PHS, XOR).
2 (2)
2017-05-30 Dnr 233-2017/4013
Återrapportering
Härnösands stift ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 1 december 2017.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Patrik Höij.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Patrik Höij Arkivarie Föredragande
