G ENOMLYSNING AV INDIVID - OCH

(1)

GÖRAN SVENSSON PLANUM ORGANISATION AB OCH EVA ARVIDSSON KONSULT den 15 juni 2016

G ENOMLYSNING AV INDIVID - OCH FAMILJEOMSORGEN ,

SOCIALFÖRVALTNINGEN I Ä LMHULTS KOMMUN .

Slutrapport

(2)

Genomlysning av individ- och familjeomsorgen, socialförvaltningen i Älmhults kommun. | 2016-06-15

G ENOMLYSNING AV INDIVID - OCH

FAMILJEOMSORGEN , SOCIALFÖRVALTNINGEN I

Ä LMHULTS KOMMUN .

Slutrapport

GENOMLYSNING AV INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGEN, SOCIALFÖRVALTNINGEN I ÄLMHULTS KOMMUN.

... 0

1.BAKGRUND ... 2

1.1UPPDRAGET ... 2

1.2METOD ... 2

2.INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGEN - NULÄGE ... 4

2.1ORGANISATION ... 4

2.2 SAMMANFATTNING AV INTERVJUER ... 5

2.3NÅGRA GRUNDDATA OM VERKSAMHETENS UTVECKLING ... 11

3.AKTSTUDIE ... 13

4.ANALYS ... 16

4.1ÖVERGRIPANDE LEDNING OCH STYRNING ... 16

4.2UPPFÖLJNING OCH RESULTAT ... 18

4.3ORGANISATION OCH MEDARBETARE ... 20

4.4VERKSAMHETERNA ... 24

4.4.1BARN OCH FAMILJ... 24

4.4.2EGNA INSATSER OCH ÖPPEN VERKSAMHET ... 28

4.4.3FÖRSÖRJNINGSSTÖD ... 28

4.5OMVÄRLDSANALYS OCH SLUTSATSER ... 29

5.SLUTSATSER OCH FÖRSLAG ... 35

5.1GENOMLYSNINGEN OCH BEHOV AV INRIKTNINGSFÖRÄNDRING ... 35

5.2HANDLINGSPLAN ... 35

6.INTERVJUFÖRTECKNING ... 40

(3)

1. Bakgrund

1.1 Uppdraget

Socialnämnden i Älmhults kommun har beslutat genomföra en genomlysning av individ- och familjeomsorgen. Genomlysningen ska utgöra underlag för framtida diskussioner och

ställningstaganden i socialnämnden. Genomlysningen ska innehålla en djupgående analys på operativ nivå i verksamheterna, beskrivning av arbetsprocesserna men också en belysning av de organisatoriska och verksamhetsmässiga förutsättningarna att bedriva en effektiv och rättssäker verksamhet. Uppdragsgivaren har lyft fram några huvudfrågeställningar kring vilka genomlysningsarbetet har byggt upp:

 Vilka behov har vi idag och hur löser vi dem?

 Hur ändamålsenlig är vår organisation?

 Hur följs verksamhet och ekonomi upp inom individ- familjeomsorgen?

 Omvärldsanalys och framtid?

Uppdraget har utförts under perioden april-juni 2016 av Planum Organisation AB med Göran Svensson och Eva Arvidsson som konsulter.

1.2 Metod

För att fånga in helheten vad gäller verksamhetsområdets förutsättningar i form av

nationella och lokala mål, kvalitetsnivåer, resultat och resurser samt se hur dessa tillvaratas i förvaltningens sätt att bedriva verksamheten, har olika aktiviteter genomförts som

tillsammans bildar grund för analys och slutsatser.

Planum Organisation AB har samlat in och studerat den dokumentation som är relevant för uppdraget, som beslut om organisation, måldokument, kvalitetssystem, rutinbeskrivningar, processbeskrivningar, delegationsordning, utredningar, budget, tertial- och

månadsrapporter, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser, nyckeltal och statistik. Vi har även tagit del av en IVO-rapport (Inspektionen för vård och omsorg) och

revisionsgranskningar.

Konsulterna har genomfört intervjuer med förvaltningsledning, verksamhetsledning och övriga medarbetare inom individ- och familjeomsorgen samt representanter för förskola, skola och fackliga organisationer.

I en särskild aktstudie har konsulterna gjort en genomgång av ett urval personakter från aktuella placeringsärenden i HVB, skyddsboenden, konsulentstödda familjehem och familjehem.

I en särskild bilaga till rapporten finns en sammanfattning av de förändringar som påverkat verksamhet och ekonomi de senaste åren samt det aktuella läget och diskussionen i landet gällande individ- och familjeomsorgen och dess framtid.

(4)

Som en del i dialogen med verksamheten har konsulterna genomfört ett arbetsseminarium med ledning och medarbetare inom individ- och familjeomsorgen. Syftet med

arbetsseminariet var att presentera och diskutera de inledande iakttagelserna och den preliminära analysen.

Vid två tillfällen under uppdragsperioden har avstämning skett med uppdragsgivarens styrgrupp för uppdraget. Uppdragsgivaren har också haft möjlighet att sakgranska rapporten inför slutrapporteringen.

(5)

2. Individ- och familjeomsorgen - nuläge

2.1 Organisation

Individ- och familjeomsorgen leds under socialchefen av en områdeschef som till sin hjälp har tre enhetschefer för olika verksamhetsdelar. Områdeschefen är också direkt chef och arbetsledare för två administrativa handläggare och den gemensamma verksamheten för familjerätt. I familjerätten ingår sedan 2006 även kommunerna Markaryd och Ljungby under ledning av den gemensamma nämnden för familjerätt. Älmhult är värdkommun för den gemensamma nämndens verksamhet. Hösten 2016 startar en gemensam socialjour för samtliga kommuner i Kronoberg, exklusive Växjö. I samarbetet deltar alltså Älmhult, Markaryd, Ljungby, Uppvidinge, Lessebo, Tingsryd och Alvesta kommuner. Den sociala jouren kommer att utgå från Ljungby kommun.

Figur 1: Organisationsplan verksamhetsområde individ- och familj.

Den organisatoriska indelningen har tillfälligt förändrats som en effekt av det omfattande mottagandet av ensamkommande flyktingbarn och ungdomar under hösten 2015 och i avvaktan på den genomlysning som nu genomförs och resultatet av den. Det innebär att det nu finns tre enheter med var sin enhetschef. Det finns en enhet för utredningar och insatser inom den ”traditionella” verksamheten för barn, familjer och vuxna. En enhet ansvarar för försörjningsstöd till alla medborgare, inklusive flyktingar, samt våld i nära relationer och hedersrelaterad problematik. Inom enheten ingår också myndighetsverksamheten för

(6)

ensamkommande flyktingbarn. En särskild enhet har nyligen tillskapats för att bedriva nuvarande och planerad verksamhet i de egna HVB-hemmen för ensamkommande flyktingbarn, i nuläget de två verksamheterna HVB Storgatan och HVB Boastad.

2.2 Sammanfattning av intervjuer

En viktig del i uppdragets genomförande har varit att göra ett relativt stort antal intervjuer med ledning och medarbetare inom individ- och familjeomsorgen. Dessutom har även representanter för utbildningsförvaltningen och centrala HR-funktionen intervjuats.

Den bild av nuläget i verksamheten som framkom i intervjuerna har redovisats för uppdragsgivaren och vid det arbetsseminarium som genomfördes den 13 maj. Vid

arbetsseminariet gjordes en avstämning av den bild som konsulterna uppfattat, med ledning och medarbetare i den verksamhet som genomlysningen berör. I avsnitt 2.2 redovisas en kort sammanfattning av de viktigaste generella och verksamhetsspecifika iakttagelserna från intervjuerna. Innehållet i sin helhet i samtliga intervjuer utgör underlag för konsulternas analys i genomlysningsarbetet.

OBS! Sammanfattningen innehåller de intervjuades uppfattning och synpunkter. Det gör att det kan förekomma synpunkter som avviker från varandra inom vissa områden.

Kommunen och målgruppen

De boende i Älmhults kommun har generellt sett en bra situation. Arbetslösheten är låg.

Även om Älmhult beskrivs som en idyll, framkommer att det även här finns problem bakom ytan med barn och vuxna som av olika orsaker far illa. Älmhults kommun växer

befolkningsmässigt. Målet är att uppnå 20 000 invånare. De internationella inslagen är stora, vilket är positivt, men kan också innebära kulturkrockar som kan ge problem. Behovet av bostäder är stort.

För barn och familj är ärendeantalet relativt konstant, exklusive de ensamkommande.

Tidigare har det inte skett placeringar i någon större utsträckning, varken av barn eller vuxna. På ungdomssidan uppges det finnas en del drogproblem, men i de enskilda fallen finns ofta stödjande resurser/nätverk att bygga på. De ärende- och kostnadsökningar som skett i verksamheten, utöver ensamkommande flyktingbarn, beskrivs främst bero på ökade samhälleliga krav och inriktningsförändringar i verksamheten.

Ledning och styrning

De intervjuade representanterna från socialnämnden uttrycker ett gott förtroende för ledningen inom IFO. De förtroendevalda anser att de får bra underlag och utredningar att fatta beslut om. De skulle möjligen vilja ha en bättre information om nuläget och mer analyser kring utveckling och samhällstrender.

Den extrema arbetssituationen kring flyktingmottagandet i höstas krävde total mobilisering och har påverkat allt övrigt arbete inom IFO. I den pressade arbetssituationen som nu råder

(7)

avslöjas det, enligt de intervjuade, att det grundläggande problemet inom IFO är att det finns en allvarlig brist på struktur. Medarbetarna menar också att det saknas en fungerande kommunikation vertikalt, främst inom enheten barn och familj. Dialogen, öppenheten och lyhördheten behöver utvecklas.

För framtiden beskrivs utveckling av en plan för välfärdsteknologi och behovet av bostäder för t.ex. de ensamkommande med PUT och för de vuxna inom kommunavtalen som

strategiska frågor. Socialtjänsten behöver bland annat därför ta större plats i kommunens fysiska planering. Det uttrycks också en oro för ökande långsiktiga kostnader kring strategin och planeringen för ensamkommande flyktingbarn.

Det finns en brist på analys och uppföljning generellt i verksamheten. Det finns inte någon redovisning och uppföljning av verksamhet eller resultat inom öppenvården inom IFO, trots att det enligt målen ska vara ett prioriterat område. För att stärka systematiken i

uppföljningen har förvaltningschefen nu infört en checklista som grund för de regelbundna samtalen som sker mellan områdeschef, enhetschefer och ekonom.

Organisation och medarbetare

Enhetsindelningen inom IFO har nyligen ändrats. Avsikten har varit att möta behovet för ensamkommande och att avlasta enhetschefen för barn och familj. Under intervjuerna framkommer att uppdelningen på två enhetschefer och på två arbetsgrupper för barn och familj inte långsiktigt upplevs vara bra. Samma lagstiftning och riktlinjer gäller både för den traditionella verksamheten och gruppen ensamkommande barn och ungdomar.

Personalomsättningen är ett stort problem. I barn och familjeenheten (exklusive

ensamkommande) har 12 personer slutat sedan juli 2014. Det är två gånger omsättning av hela gruppen. Situationen med många nyanställda (och inom yrket oerfarna) tydliggör behovet av introduktion och nära arbetsledning. När strukturen i verksamheten och stödet inte upplevs tillräckligt skapas frustration i arbetsgrupperna.

För IFO fungerar de två administrativa handläggarna, som de själva säger, som en spindel i nätet. De är ”allt i allo-medarbetare”. De hittar lösningar på det mesta och hanterar ett brett fält av sakområden. Här redovisas ett urval av deras arbetsuppgifter för att ge en bild av deras betydelse som ett nav för organisationen. Båda är systemansvariga för Magna Cura, lägger upp användarbehörigheter och vägleder medarbetare i systemet. Uttag av

delegationslistor sker via dem. Anställningsavtal skrivs som stöd till cheferna. De sköter också avslutningar av personal. Basintroduktion av nyanställda sker via en av dem, liksom beställning av teknisk utrustning. De mottagningsattesterar fakturor i stor omfattning, t.ex.

individfakturorna för barn och vuxna, hyror, tolkfakturorna samt alla fakturor knutna till den egna HVB-verksamheten, Familjecentralen och Återbruket. Nyckelhantering och ordnande med besiktning av lägenheter ingår också. Återsökning hos Migrationsverket av kostnader för placeringar sker kvartalsvis. De handlägger tillsynsavgifter för alkohol, tobak och läkemedel, liksom administration och avgifter för kunskapsprov i samband med

(8)

serveringstillstånd, ingår i deras uppdrag. Även faktisk tillsyn av försäljning av tobak, läkemedel och folköl vilar på en av dem.

Månatliga verksamhetsuppgifter till controller och månadsrapporteringar till

personalenheten om uppdragsersättningar sammanställs av dem, inklusive för familjerätten.

De svarar också för inlämning till den nationella statistiken för området IFO. Dagligt utskick av pengar, utbetalningskörning mot Magna Cura, liksom månatlig avstämning i Raindance sköts av dem. En uppgift som ökat i volym är registerutdrag till andra kommuner,

myndigheter och privatpersoner. Aktualiseringar från domstol inom familjerätten hanteras av dem, liksom den administrativa hanteringen av överklaganden. En av dem är

arkivansvarig för IFO, vilket är en uppgift som innebär ett antal moment i akthanteringen.

Övertagande av ansvaret för dödsboanmälningar från enheten för ekonomi är planerat, men har ännu inte skett. Till detta tillkommer posthantering, telefonservice och tidsbokning.

Myndighetsutövning

Myndighetsutövningen utförs av i huvudsak nya, duktiga medarbetare, men utan längre erfarenhet. Alla är inte färdiga socionomer. Ärendebelastningen upplevs som hög,

framförallt finns det inom enheten barn och familj gamla oavslutade utredningar som är ett stressmoment. För att avlasta finns några inhyrda externa socialsekreterarkonsulter för barnavårdsutredningar. Den grundläggande uppgiftsfördelningen i myndighetsarbetet mellan mottagning, förhandsbedömning, utredning, och verkställighet/insatser upprätthålls inte helt idag. Det uppges också finnas oklarheter om roller och ansvarsfördelning. Inom vuxensidan uppges ledningen vilja att även behandlarna ska göra utredningar om

handläggaren inte är på plats eller inte har tid. Behandlarna tycker att det är fel att blanda myndighetsuppgifter med behandling.

IFOs mottagning är ingen tydlig funktion. Enhetschefen för barn och familj gör skyddsbedömningen vid anmälningar och fördelar sedan ärendet. På grund av att

medarbetarna, som arbetade med mottagning, slutat finns nu en provisorisk lösning med alla socialsekreterare i mottagningen en dag per vecka. Enligt de intervjuade behöver flödet mellan mottagning och utredning förbättras.

När det gäller utredningarbetet tar flera av de intervjuade upp att det saknas struktur i utredningsarbetet och att det, främst för barn och familj, görs för omfattande

förhandsbedömningar och att det finns svårigheter att avsluta, att inte utreda för mycket.

Vuxengruppens utredningsarbete är mindre omfattande och de avslutar snabbare.

Handläggarna upplever att de inte har det stöd de behöver. Rutiner för myndighetsarbetet finns, men behöver uppdateras.

Vuxengruppen uppges ha en ny inriktning för arbetet. Fokus ligger idag på yngre personer och familjer. Kortsiktigt upplevs det vara en positiv utveckling, trots att antalet placeringar ökat. Fler unga missbrukare ser att det finns stöd att få. Inriktningsförändringen beskrivs

(9)

vara en effekt av medarbetarnas ambitioner, mer än styrd av ledningen, även om de stödjer arbetet.

Samverkan mellan barn och familj och vuxengruppen fungerar, men det finns inte några rutiner för hur det ska ske. Grupperna har möte tillsammans en gång per månad. Samarbetet med LSS-handläggarna beskrivs vara bra.

Intervjuerna visar att det inte alltid ges tydliga uppdrag till öppenvården. Det finns också en osäkerhet om hur uppföljningsansvaret sköts för placeringar både i familjehem och på HVB.

Det saknas bestämda arbetsformer, bestämd frekvens och prioritering av uppföljnings- ärenden.

Placeringar sker inom det ramavtal finns inom Kommunförbundet Skåne. Inför placeringar sker viss kvalitetskontroll, men en tillräcklig individuell matchning förekommer inte.

Kommunen har få egna familjehem och därför blir antalet konsulentstödda familjehem stort.

Det blir dyrt och inte alltid en bra lösning. Det finns idag inte heller någon som utreder och rekryterar familjehem. På motsvarande sätt saknas det för kontaktpersoner och

kontaktfamiljer en långsiktig lösning av ansvaret för rekrytering och utredning, inklusive av rekrytering av mer kvalificerade kontaktpersoner-/hem. För vuxna i behov av placering täcker budgeten endast en årsplacering. Det finns inte heller för vuxna någon strategi för hur placeringar ska användas. Gruppen vill att placeringen ska planeras in i ett förberett program som omfattar hela familjen och startar innan och följs upp efter behandling.

Överenskommelsen med Migrationsverket är på 96 ensamkommande flyktingbarn, men riktigt så många uppges inte hittills vara anvisade till Älmhult. Arbetet med

ensamkommande beskrivs även det som ostrukturerat ur ledningshänseende, med oklara roller och ansvarsfördelning. Socialsekreterarna som arbetar med ensamkommande och utför alla uppgifter, från att utreda, placera, jobba hem, följa upp och göra

familjehemsutredningar. De har därmed dubbla roller på ett sätt som inte uppfyller

nationella krav. Det finns få rutiner eller mallar för arbetet. Den extrema situation som rådde hösten 2015 har lett till att det många individuella utredningar av de ensamkommande som inte är färdigställda. Inte heller de familjehem där barnen placerades är utredda. Arbetet är nu därför inriktat på att färdigställa de utredningar som inte blev genomförda under hösten samt att få ungdomarna att flytta hem till de HVB som planeras i Älmhult. Socialsekreterarna uppger att det är svårigheter att få de flesta ungdomar att flytta tillbaka till Älmhult, när de nu har rotat sig på placeringsorten. Det framkommer under intervjuerna olika synpunkter på och ifrågasättande av den strategi som ligger till grund för hemtagningarna.

Älmhult bedriver idag HVB-verksamhet för ensamkommande flyktingungdomar på Storgatan och vid den nyligen öppnade anläggningen i Boastad. Under intervjuerna framkommer att situationen på Storgatans HVB inte har varit bra. Det uppges ha saknats rutiner och verksamhetsidé. Bemanningen har nu setts över och bättre anpassats till verksamhetens behov. Anpassningen har inneburit en minskning av personalstyrkan. Inplaceringen av

(10)

ungdomarna i skolan uppges, med något undantag, fungera väl med regelbundna samarbetsmöten. Det uppges vara svårt att fylla tiden utöver skola med innehåll för de ensamkommande. Det finns inom kommunledningsförvaltningen en integrationssamordnare som planerar vissa aktiviteter, men hennes uppdrag är oklart för de intervjuade.

Öppenvård

Den öppenvårdsresurs som finns i Älmhult är tre familjepedagoger för barn och familjer samt två alkohol- och drogterapeuter för missbrukare. De intervjuade ger en positiv och uppskattande bild av verksamheterna. Familjepedagogernas arbetssätt är lösningsfokuserat och de efterfrågar ytterligare fortbildning i denna metod för att kunna ge mer stöd.

Vuxengruppen arbetar utifrån Minnesota modellen. Vuxengruppen använder också Bra samtal, som är en metod utformad för att fånga upp barn och ungdomar.

Familjepedagogernas målgrupp har stor bredd och motsvarar ett tvärsnitt av samhället med övervägande svenska föräldrar. Behoven kan vara av följande typ: få barnet att komma till skolan, gränssättningsproblematik, minska bråk mm. Familjepedagogerna har ett gott samarbete med skolan och kan på så sätt fånga upp behov utan att det behöver bli orosanmälningar.

Familjepedagoger och alkohol- och drogterapeuter lyfter särskilt fram värdet av att de kan ge stöd redan under pågående utredning både till klienten och till handläggaren i

behovsanalysen och kring möjliga insatsformer. De kan också ge stöd före placering, stöd under placering i hemmiljön både för förberedelse för hemkomst och för att minska

placeringstiden samt stöd efter placering. Vanligtvis pågår insatsen från familjepedagogerna 3-6 månader, men förlängning kan förekomma. En av metoderna som används är rePulse för att förbättra impulskontrollen. Familjepedagogerna är noga med att avsluta insatser.

Förvaltningens idé är att i första hand pröva alternativ på hemmaplan innan placering.

Upplevelsen är dock att det inte alltid blir så i verkligheten p.g.a. handläggarnas arbetsbelastning och p.g.a. personalomsättningen.

Det finns också möjlighet till ett helt öppet stöd, där någon på eget initiativ tar kontakt utan utredning och biståndsbeslut. Det stödet innehåller erbjudande om 5-10 samtal.

Familjepedagogerna anser att det är viktigt att kunna möta efterfrågan på helt öppet stöd, men om tiden inte räcker till prioriteras de biståndsbedömda insatserna. Inom ramen för familjecentralen erbjuds en uppskattad evidensbaserad föräldrautbildning, Ömsesidig respekt.

Samarbete med förskola och skola

Samarbetet mellan IFO och förskola/skola beskrivs fungera bra på ledningsnivå, men det finns svårigheter i det operativa samarbetet på enhetschefsnivå och medarbetarnivå. Det uppges att det saknas kunskap inom IFO om skolans förutsättningar, lagstiftning och roller.

Skolan och IFO har, enligt skolan, tappat grunderna kring hur information ska överföras om

(11)

placerade barn och de nya flyktingbarnen. Båda parter behöver återgå till ordinarie samarbetsrutin oavsett om det nu rör sig om fler barn.

Det har skapats en central elevhälsoorganisation för att stärka stödet till barn och ungdomar med behov. Det finns även ett nyligen framtaget dokument benämnt Skolfrånvaro utarbetat av den verksamhetsansvariga skolsköterskan med fler. Skolföreträdare uppger att det

därmed finns en potential i att utveckla samarbetet t.ex. med nätverksmöten med enskilda elever, skola och socialtjänsten. Förskolecheferna uppger att de har ett bra samarbete med IFO. De har också fått information kring oroanmälningar.

Skolföreträdare önskar en tydligare återkoppling efter att en orosanmälan har gjorts. Om barn har omhändertagits med placering i annan kommun behöver förskolan/skolan i Älmhult informeras, eftersom man har ett fortsatt ansvar för eleven och kostnadsansvar i den nya kommunen.

Från skolans ledning framhålls att det finns behov av att inventera och ta fram ett basläge som grund för utveckling. De vill ta fram några konkreta utvecklingsområden för

genomförande. Under intervjuerna framkommer från skolans sida ett aktivt intresse för den s.k. Skottlandsmodellen för utveckling av bland annat samarbetet med socialtjänsten.

Ekonomiskt bistånd

Inom ekonomi har man tillsammans diskuterat fram behovet av en ny organisation med ny intern uppgiftsfördelning och tydligare målgruppsorientering. Ett delvis nytt arbetssätt har införts från den 1 april 2016. Målet är att uppnå snabbare ärendefördelning och därmed vinna i handläggningstid samt att skapa ökad tillgänglighet både för besök och för kontakter per telefon genom utökad telefontid. Gruppen framhåller vikten av regelbunden

klientkontakt genom månatliga besök. Gruppen har gjort egna analyser av sina målgruppers behov som grund för det nya arbetssättet. Medarbetarna är mycket nöjda med sina nya arbetsformer. Varje vecka går man igenom inflödet och avslutade ärende per handläggare samt totalläget på ärendesidan.

Det finns en ny funktion som arbetsmarknadssamordnare under kommunstyrelsen.

Arbetsmarknadssamordnaren besöker ekonomigruppen varje måndag. Ekonomigruppen ser en stor potential i att samordna och överflytta alla typer av arbetsmarknadsstöd till

arbetsmarknadsenheten. Där skulle Linnémodellen, Återbruket i utvecklad form, extra tjänster (med socialbidrag som grund) och språkträningsformer kunna ingå. Även lämplig sysselsättning för socialpsykiatrins målgrupper skulle kunna utvecklas.

Enhetens medarbetare handlägger även ärenden om våld i nära relationer och

hedersrelaterade frågor. Flera handläggare har utbildats i de evidensbaserade verktygen FREDA och PATRIARK. Ambitionen är att enheten ska utbilda flera medarbetare inom IFO.

Medarbetarna inom ekonomi uppger att det finns potential att utveckla samarbetet mellan dem som arbetar med försörjningsstöd och vuxengruppen genom möten där även cheferna

(12)

deltar. De tar också upp att cheferna för barn och familj och ekonomi behöver ha samsyn beträffande umgängesfrågor vid skyddsplaceringar.

2.3 Några grunddata om verksamhetens utveckling

I tabellen nedan presenteras några grunddata om verksamheten inom individ- och familjeomsorgen i Älmhult. I tabellerna nedan finns uppgifter om ekonomisk utveckling, ärendeutveckling och placeringar.

IFO-områdets kostnader har ökat med cirka 5 miljoner kronor från 2014 till 2015. Det motsvarar en ökning på 13,1 procent. Då budgeten inte ökats mellan åren uppgick budgetöverskridandet 2015 till ca 9,6 miljoner kronor. Den största procentuella kostnadsökningen ligger på vuxengruppen.

Tabell 1: Ekonomisk utveckling individ- och familjeomsorgen 2014-2015.

Kostnaderna för flyktingar och framförallt ensamkommande flyktingbarn har ökat kraftigt under 2015, men här återsöks kostnaderna från Migrationsverket och är hittills en pluspost i redovisningen.

Tabell 2: Ärendeutveckling - aktualiseringar 2015-2016

När en anmälan om oro om barn och ungdomar inkommer ska det omgående göras en skyddsbedömning och sedan har handläggarna två veckor på sig att göra en

förhandsbedömning, som ska visa om det finns anledning till oro och om det ska öppnas en

Budget Redovisat Budget Redovisat Redovisat förändr.

Verksamhet 2014 2014 Avvikelse 2015 2015 Avvikelse 2014-2015

procent

Övergripande 3 689,0 3 999,2 -310,2 4 288,5 3 866,7 422 -3,3

Barn och familj 13 206,3 16 300,7 -3 094,4 15 925,4 18 790,8 -2 865 15,3

Vuxengruppen 3 859,0 3 900,0 -41,0 3 962,5 7 652,6 -3 690,1 96,2

Ekonomiskt bistånd 10 329,0 11 647,7 -1 318,7 10 936,3 12 498,3 -1 562,0 7,3 Familjerätt Ingår i övergripande kostnader

Familjerådgivning 190,0 183,0 7,0 190,0 188,8 1 3,2

Flykting och ensamk. -1 073,0 -210,1 -862,9 -4 415,9 -2 483,2 -1 932,7 1081,9

Totalt 30 200,3 35 820,8 -5 620,5 30 886,8 40 516,9 -9 630 13,1

Aktualiseringar 2015

Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti Sep Okt Nov Dec 2016 Januari Feb

Ansökan ekonomi 115 105 145 110 95 64 29 93 109 119 130 94 89 113

Ansökan vuxen 3 2 11 4 5 3 3 2 3 1 1 5

Anmälan vuxen 3 3 5 1 1 6 3 4 6 7 3 7 6 4

LOB 2 1 6 5 1 2 4 3 1 5 2 1 2 1

Ansökan barn 1 1 1 4 4 13 3 1 4 3

Anmälan barn 23 26 20 20 17 21 12 18 24 36 35 13 22 35

Yttrande barn/polis 1 1 1 2 3 4 1 1

Anmälan/information el 16 15 5 21 9 10 6 7 7 16 9 6 21 6

Anmälan/ Informat. hyra 2 4 5 3 12 3 1 4 6 16 8 10 17 3

Våld i nära relationer 0 4 1 1 3 1 2 1 1 1

Yttrande Körkort 2 3 1 3

SMADIT / polisen 1 1

Ansökan förmedling 1 1 1

Anmälan Migrationsverk. 1 6 4 10 13 23 27 9 1

Överklagan/förvaltningsr 1 1 1

(13)

utredning. I alla ansökningar från enskild ska det startas en utredning. Av tabellen ovan framgår att det inkommer anmälningar eller aviseringar även från hyresvärdar och elbolag som en del i att undvika senare vräkningar i barnfamiljer. Under hösten 2015 har det också varit en kraftig inströmning av anmälan av ensamkommande flyktingbarn till Älmhult.

Placeringar av barn, ungdomar och vuxna på HVB-hem, skyddat boende, konsulentstödda och enskilda familjehem är en är en omfattande kostnadspost. I tabell 3 redovisas

kostnaderna för placeringar under perioden 2012 till 2015.

Tabell 3: Placeringar, antal och kostnader, 2012-2015.

Av tabellen framgår att kostnadsnivån har fördubblats från 2012 till 2015. Nivåökningen har varit störst inom placeringar av vuxna på institution och för barn i familjehem. I det

sistnämnda fallet är det främst kostnaderna i konsulentstödda familjehem som ökat.

Det saknas i stort uppgifter som belyser insatser inom öppenvården. Men i tabell 4 nedan framgår ändå situationen under april 2016. Det finns inte några uppgifter från tidigare år som möjliggör en jämförelse och kan belysa utvecklingen.

Tabell 4: Öppenvård, antal uppdrag april 2016.

Vid en analys av tabellen ovan ska beaktas att både vuxengruppens alkohol- och

drogterapeuter och familjepedagogerna även bedriver annan stödverksamhet av allmän karaktär, ofta i gruppform.

År Kostnader för placeringar, utveckling 2012-2015, fördelat på placeringsform Kostnader Vuxen institution Barn institution Vuxen familjehem Barn familjehem totalt 2015 4 622 6 956 543 7 380 19 501 2014 2 052 4 416 89 6 328 12 885 2013 684 5 527 209 2 263 8 683 2012 693 5 938 522 2 752 9 905

Verksamhet Antal personer med insats Antal personer

(bistånd) i öppenvård

Alkohol- och drogterapeuter 16 29

Familjepedagoger 27 26

(14)

3. Aktstudie

En genomgång har gjorts enligt en särskild mall av samtliga ärenden som var aktuella för placering i HVB, skyddat boende och konsulentstödda familjehem i mars månad 2016.

Dessutom har några ärenden med placering i familjehem genomgåtts. Placeringarna gäller såväl traditionella placeringar som de placeringar av ensamkommande flyktingbarn som främst skedde hösten 2015. Sammanlagt har aktstudien omfattat 36 placeringar.

Aktläsningen har omfattat utredningar, beslut, journalanteckningar.

Nedan följer en sammanfattning av de viktigaste iakttagelserna. Uppgifterna inom parantes är ”därav ensamkommande flyktingbarn”.

Av de 36 placeringarna i studien är 19 HVB-placeringar (2 externt+10 Storgatans HVB), 4 placeringar inom skyddat boende, 4 placeringar i konsulentstött familjehem (2) och 9 placeringar inom enskilda familjehem (3). Åldersmässigt är 1 placerad i förskoleålder, 9 (5) i grundskoleålder, 16 (11) i gymnasieålder och 9 placerade är 20 år eller äldre i år, varav 4 är vuxna missbrukare. Könsfördelningen är 24 (16) pojkar/män och 12 (1) flickor/kvinnor.

Anmälningar som ligger till grund för placeringarna kommer främst från skolan, föräldrar eller anhöriga och förvaltningens egen personal. För de vuxna HVB-placerade är missbruk främsta orsak till placering. För de yngre placerade dominerar föräldrasvikt, familjevåld och andra brister i omsorgen.

I de allra flesta ärenden fattas beslut att inleda utredning inom 14 dagar. Med några undantag hålls utredningstiderna för barn och ungdomar, dock inte alls för de ensamkommande. För dem fattas beslut om att inleda utredning omgående, men utredningarna påbörjas i praktiken inte eller har långa utredningstider. För vuxna är utredningstiden kort, vanligtvis 2-3 veckor. I något ärende förekommer påfallande många anmälningar och flera utredningar, den senaste öppnades i juli 2015 och pågår fortfarande. I några ärenden har förhandsbedömningarna innehållit många samtal med skola och aktuell ungdom.

BBIC är grundmodellen för utredningar av barn och ungdomar. För vuxna saknas utredningsinstrument, förutom vid skyddsplaceringar. I utredningsarbetet tas de referenskontakter som behövs, med förskola/skola, HVB/familjehem, BUP, polis osv.

Besluten i utredningarna är ofta välmotiverade. Målet med insatsen är oftast kortfattat beskrivet i utredningen, men utvecklas tydligare i den vårdplan som ska åtfölja utredningen.

Det saknas i utredningarna beskrivningar om alternativa insatser övervägts eller vad som planeras ske efter placeringen. Skrivningar om ev. matchning saknas, med ett undantag, helt i akterna. För i stort sett alla barn saknas noteringar om att en egen socialsekreterare utsetts för dem.

(15)

Den övervägande andelen, 7 av 11 traditionella placeringar av barn och ungdomar har skett med stöd av SoL. Fyra har skett med stöd av LVU. Av de traditionella 8 vuxenplaceringarna har en skett med stöd av LVM.

De idag placerade (exklusive ensamkommande) har, i april 2016, en genomsnittlig placeringsvistelse på; barn och unga HVB 205 dagar, förstärkt familjehem 801 dagar, familjehem 1164 dagar, vuxna HVB 87 dagar och skyddat boende 239 dagar.

Den genomsnittliga dygnskostnaden för placeringarna är; barn och unga HVB 4842 kr, förstärkt familjehem 1380 (saknas en uppgift) kr, familjehem 819 kr. Vuxna HVB 1352 kr (två mycket billiga sänker genomsnittet) och skyddat boende 1835 kr (en placering med barn).

Uppföljningen sker genom besök och telefonsamtal. Frekvensen varierar, några ärenden har tät uppföljning, några varannan månad. I de flesta av de traditionella placeringarna för barn och unga anges att någon form av utslussning är aktuell. För de vuxna placerade är det svårare att utläsa något om en aktiv planering för utslussning. I HVB-placeringarna för barn och unga är det vanligare att det sker sammanbrott och omplaceringar. Det är inte lika vanligt i förstärkta familjehem eller familjehem. För placerade missbrukare sker

återkommande förlängningar eller ny placering efter en tid hemma.

Det framgår endast i några få ärenden att det ges stöd till den övriga familjen under placeringen. För några av de familjehemsplacerade barnen anges att diskussioner förs om vårdnadsöverflyttning.

Sammanfattande iakttagelser av aktstudien

Placeringar är en insatsform som innebär stora konsekvenser för den enskilde och för

familjerna. Det är dessutom för kommunen både kostnadskrävande och arbetskrävande. Det är därför viktigt att placeringarna är välmotiverade och att de begränsas i tid. Av aktstudien framgår att ärendena i skyddat boende har påfallande långa vistelsetider. Det framgår inte heller att det arbetas aktivt för en utslussning. Det förefaller i praktiken oklart vems uppgift det är att genomföra framtidsplaneringen, IFO eller boendet. Under den tid genomlysningen har pågått har det publicerats en kammarrättsdom som kan vara av intresse, texten nedan är hämtad från JP socialnet:

”Då den enskilde är utsatt för hot och inte tänker återvända sin tidigare kommun är den nuvarande kommunen både bosättnings- och vistelsekommun – referat av kammarrättsdom Kammarrätten i Sundsvall 2015-05-04, mål nr 877-16. En kvinna som utsatts för hot hade beviljats bistånd av sin tidigare kommun i sin nya kommun. Hon har inte för avsikt att återvända. Kammarrätten konstaterar att den nya kommunen är både bosättnings- och vistelsekommun. Den kan därför inte vägra kvinnan bistånd med hänvisning till annan kommuns ansvar.”

(16)

För vuxna missbrukare har det både skett sammanbrott och nya placeringar för samma person. Stödet till en placerad missbrukare måste sannolikt vara mer omfattande vid hemgång för att undvika ny omplacering.

I vissa ärenden verkar utredningsarbetet dra ut på tiden pga. uteblivna besök, nya kallelser som ska skickas osv. Vi frågar oss om det vore möjligt att tillämpa ett annat arbetssätt som ger ett snabbare flöde i utredningsarbetet. Det framgår också av datumen för signeringar att journalanteckningarna i många fall släpar efter.

Utredningsläget när det gäller ensamkommande är inte alls bra. Grundutredningar och familjehemsutredningar saknas i flertalet ärenden. För de boende på Storgatan är det också svårt att genom akterna få en överblick hur pojkarna har det. Det finns bara några få

noteringar både i myndighet och i verkställighet. Vid utredningarna av ensamkommande barn och ungdomar förefaller en anpassad form av BBIC användas, vilket förefaller klokt. Det är viktigt att utredarna och ledningen är överens om hur omfattande utredningsarbetet ska vara och vad som är ”good enough” för att inte utredningsarbetet ska bli onödigt

betungande och utdraget.

I flera ärenden med ensamkommande flyktingungdomar har den placerade valt att själv resa till och bosätta sig hos släktingar som bor i andra kommuner. I några ärenden är den

placerade på drift från placeringen, utan att förvaltningen vet var de är. De gode männen verkar vara en viktig resurs för de ensamkommande i många ärenden.

Vi konstaterar att det saknas rutiner för hur innehållet i en personakt ska se ut. Det

underlättar mycket om det finns en gemensam innehållsförteckning och uppläggning i alla ärenden. I samråd med kommunarkivarien borde beslut fattas om hur akterna ska se ut, t.ex.

med gemensam innehållsförteckning och sortering på t.ex. kallelser, utredningar, beslut, domar, fullmakter, övrigt. Det gäller även vilka beslut och handlingar i övrigt som ska finnas i papper i akten.

(17)

4. Konsulternas analys

4.1 Övergripande ledning och styrning

Förvaltningen har i grunden en gynnsam situation inom IFO med tillgång till god kompetens inom flera områden och med de flesta tjänsterna besatta. Det har, främst inom barn och familj, varit en hög personalomsättning och medarbetarnas erfarenhet varierar därför

mellan enheterna. Atmosfären är trevlig inom IFO. Vi har under genomlysningen enbart mött engagerade medarbetare. Trots arbetsbelastningen råder inte någon gnällkultur. Den

sammantagna bilden av antal ärenden och ärendemängden för handläggarna är förhållandevis god. Den extrema arbetssituationen hösten 2015, som uppstod genom kommunernas ansvar för mottagning av ensamkommande flyktingbarn, har hanterats genom gemensam mobilisering. Sammantaget bedömer vi att det därför finns en positiv grund för fortsatt utveckling av organisation och verksamhet.

Planum Organisation AB gör dock samtidigt bedömningen att verksamheten samlat inte drivs med tillräcklig skärpa och systematik, varken för att klara dagens kvalitetskrav eller för att kunna uppnå hållbarhet inför framtiden. Genomslaget för ledning och styrning inom IFO är svagt. Det leder till viss frustration bland medarbetarna, men också till att medarbetare tar egna initiativ. Det är huvudsakligen bra, men kan ifrågasättas i ett helhetsperspektiv.

Ledningen tappar också i förtroende och tillför i nuläget inte tillräckligt mycket i utvecklings- eller i prioriteringshänseende.

Medarbetarna efterlyser en tydligare och mer strukturerad ledning med djupare sakkompetens, omvärldsorientering och omvärldsförankring. Horisonten har i för stor utsträckning varit den egna kommunen och den egna historiken avseende arbetssätt mm.

Vissa nationella krav har därmed inte beaktats i planering och genomförande av verksamheten. Situationen har nu senast tydliggjorts genom IVOs granskning av familjehemsvården.

Det finns från socialnämnden och förvaltningsledningen en uttalad vilja till

hemmaplanslösningar och tidiga insatser för både barn och vuxna, men det saknas en målmedveten styrning, mål och strategi inom IFO för att kunna förverkliga intentionerna om tidiga insatser och på hemmaplan. Avsikten är att problemen ska mötas tidigt, både med ett klient- och ett effektivitetsperspektiv, innan det blir orosanmälningar, myndighetsbeslut och placeringar.

Volymen på insatser och möjligheter till insatser och öppenvård i Älmhult är fortfarande tämligen blygsam. Planum Organisation AB bedömer att det finns en outvecklad potential i samarbetet med förskola och både med grundskola och med gymnasieskola. Det finns en vilja från båda parter som kan tas tillvara. Ett exempel är arbetet med hemmasittare inom alla skolformer. Konsekvenserna av att inte fullfölja skolgången är stora och ofta livslånga.

Risken är överhängande för att ett långvarigt beroende av socialtjänsten uppstår i onödan beroende på bristande skolgång. SKL driver denna fråga inom ramen för handlingsplanen för

(18)

den sociala barn-och ungdomsvården och Planum Organisation anser också att detta sannolikt är den viktigaste utvecklingsfrågan för framtiden. IFO:s samarbete med förskola och skola är grunden för både positiva resultat för barnet, ungdomen och familjen samt för kostnadseffektivitet på kort och lång sikt för IFO och för samhället i stort.

Det finns i verksamheten också en allmän osäkerhet om vem/vilka som egentligen styr och har kontroll på planering och genomförandefrågor flyktingsituationen. Hur verksamheten planeras och arbetet bedrivs idag kommer att ha stor betydelse för både resultat för de enskilda flyktingarna samt verksamhetens arbetsbelastning och kostnader på några års sikt.

Detta arbete är inte enbart socialtjänstens ansvar utan i lika hög grad en fråga för kommunledning och andra förvaltningar och kommunala bolag.

Ett exempel på det senare är bostadsfrågan. Tillgången till bostäder är en mycket viktig framtidsfråga för möjligheterna för socialförvaltningen, och i synnerhet för IFOs möjligheter, att bedriva ett effektivt arbete. Verksamheten har behov av tillgång på lägenheter med s.k.

sociala kontrakt, utslussningslägenheter för ensamkommande ungdomar och genom- gångsbostäder för avtalsflyktingar. Allt behöver ha tillräcklig volym och flyta på utan

väntelägen. En tydlig motorfunktion behövs i bostadsfrågan, så att socialtjänstens kraft kan gå till annat.

Enligt uppgift finns i april tillgång till sex lägenheter med andrahandskontrakt, två lägenheter för utslussning av ensamkommande barn samt att ÄBO ska tillhandahålla ytterligare 10 lägenheter för asylsökande. Det nuvarande och utlovade antal lägenheter är inte tillräckligt enligt vår bedömning.

Kommunledningen har nyligen tillsatt en tjänst som integrationssamordnare. Under arbetet med genomlysningen har det framkommit att integrationssamordnarens uppdrag, roll och ansvar är oklart i förhållande till socialtjänsten.

Teknikutveckling är ett prioriterat område i förvaltningen, men kännedomen är inte så stor bland de intervjuade om detta eller om socialförvaltningens mål om 10 e-tjänster under året.

Genomslaget är begränsat och förvaltningens ambition bör lyftas fram ytterligare.

Socialförvaltningen i Älmhult planerar att införa 10 e-tjänster under år 2016, varav ett par berör IFO. Det rör sig om möjligheten att kunna ansöka om försörjningsstöd via nätet samt att anmäla intresse för uppdrag som kontaktperson, kontaktfamilj eller familjehem. När det gäller möjligheten att följa handläggningen i sitt ärende är IFO beroende av hur

verksamhetssystemet Magna Cura fungerar. Här kommer det att krävas ett omfattande arbete att få till en sådan funktion i praktiken. Att så behöver ske är det ingen tvekan om, det är mera en fråga om när kraften finns för att ta itu med detta behov. Den kommande lokala planen för Välfärdsteknik behöver tydliggöra detta. Planen behöver även innefatta vilka chattfunktioner som kan vara aktuella för en mindre kommun som Älmhult och hur de ska skötas.

(19)

Ett sätt är att sätta en ny teknikbas inom IFO genom att samtliga handläggare utrustas med dockningsbara datorer. Detta sticker ut och ger möjligheter till och markerar krav på flexibla arbetsformer, både när det gäller direkt klientarbete och dokumentation. För närvarande kan fyra sådana datorer lånas vid behov, tillsammans med att enhetschefer och

områdeschef har sådana datorer. Möjligheten finns alltså redan nu, men en satsning skulle innebära en framflyttning av positionerna. Samtliga medarbetare kan redan nu få tillgång till moderna smarta telefoner enligt eget val. Dock skulle eventuellt en bredare användning av telefonernas olika funktioner i klientarbetet kunna vara ett utvecklingsområde. Plattor behövs i nuläget inte enligt uppgift och de är också svårare att hantera i

sekretesshänseende.

4.2 Uppföljning och resultat

Det saknas en genomtänkt struktur för verksamhetsuppföljning, kvalitetssäkring och analys.

Det behövs för att kunna leda, styra och utveckla verksamheten inom IFO. Nuvarande form för månatlig verksamhetsuppföljning för IFO utgår nästan helt från ett kostnadsperspektiv och speglar inte IFOs hela verksamhetsfält. Den ger inte en bild av målgrupper, åldrar, orsaker mm. Ingen redovisning sker av någon del av öppenvården fast det uppges vara ett prioriterat område. Det finns ett arbetssätt/kultur inom IFO som innebär att kompletterande data tas fram vid behov (löspapper), men inte systematiskt och inte för analys över tid.

Planum Organisation AB anser att tre olika former av ekonomi- och verksamhetsuppföljning behöver utvecklas. Det är skillnad på vad politiken behöver veta, vad som

förvaltningsledningen behöver följa och på IFOs och medarbetarnas professionella behov av verksamhetsuppföljning och ekonomiska uppgifter. Den checklista för hela förvaltningens månatliga uppföljning som har tagits fram under våren, är ett angeläget hjälpmedel. Den visar att det är viktigt att löpande följa de utvecklingen av de viktigaste aktiviteterna och uppgifterna. Om arbetet med månadsrapporten utvecklas ytterligare har den förutsättningar att ge bättre överblick på förvaltningsnivå, samtidigt som arbetet också tydliggör vad som ligger i uppdraget som enhetschef respektive områdeschef. Upprätta därför en plan för vilka uppgifter och data om bl.a. inflöde, aktuella ärenden och målgrupper, resultat, utflöde samt ekonomi och personal som är viktiga att följa kontinuerligt. Nedanstående tabell förklarar strukturen.

Verksamhetsområde Nämnden Förvaltningschef och områdeschef

Enhetschefer och medarbetare Egna insatser på

hemmaplan

- uppgift A1 - uppgift B1

- uppgift A1 - uppgift A2 - uppgift B1 - Uppgift B2

- uppgift A1 - uppgift A2 - uppgift A3 - uppgift B1 - uppgift B2 - uppgift B3 Osv.

Köpta externa insatser

(20)

Myndighetsutövning barn och unga Myndighetsutövning vuxna

Osv.

Nuvarande användning av befintliga och möjliga data från Magna Cura kan utvecklas betydligt. Detta gäller t ex registrering av orsaker till anmälningar, orsaker till utredningar (modul har inte köpts in) skrivna avtal, familjehemsutredningar och utdata kring

försörjningsstöd. Se över vilka möjligheter som finns till uttag för uppföljning i systemet idag och möjligheter att göra kompletteringar för att statistikuttaget ska motsvara behovet enligt planen. Verksamhetssystemet ska förenkla överblick och inte kräva manuell handpåläggning som nu.

De nationella indikatorerna för IFO som publiceras årligen eller resultatet av kommunens deltagande i KPB (Kostnad Per Brukare) förefaller inte heller användas aktivt i IFOs

nuvarande styrning och uppföljning. Möjlighet finns också att i analyser använda jämförande kostnadsmått inom socialtjänsten för 2012-2014 via Socialstyrelsens webb, där 33

kostnadsmått erbjuds för att underlätta socialtjänsternas arbete med att prioritera inom sina olika områden. Hösten 2016 publiceras jämförande mått för 2015.

Inkomna klagomål per verksamhet eller avvikelser per verksamhet redovisas inte

systematiskt månatligt för IFOs enheter. Icke verkställda beslut redovisas kvartalsvis och visar på svårigheterna att klara behovet av kontaktpersoner. Uppgifter om domar sammanställs inte, men domarna presenteras för arbetsutskottet. Domar registreras i kommunens diarium med kopia i akten. Arbetet med att utveckla det systematiska kvalitetsledningssystemet, på intranätet, är ett viktigt steg i rätt riktning, men än saknas mycket innehåll.

IFOs resultat är 2015 minus 9,7 mkr och för 2014 minus 5,6 mkr. Planum Organisation AB får känslan av att det ekonomiska resultatet ”blir som det blir”. Resultatet är inte en effekt av medvetna åtgärder. Inom IFO-verksamheten uppkommer alltid oväntade situationer som inte i stunden går att påverka, men det är då ändå viktigare att ha en planering och genomtänkta arbetsformer som bygger på fakta och analys av verksamheten.

Därför behöver en helt ny bas för IFOs uppföljning och statusläge skapas. Det kommer att innebära en känsla av trygghet och kontroll för både ledning och medarbetare att ha gemensam kännedom om läget betr. ekonomi, flödet, brister och resultat mm. ”Du måste veta var du är för att kunna veta vart du ska gå” som det sägs. Verksamhet och ekonomi hör ihop och båda är en del i den sociala professionen.

(21)

4.3 Organisation och medarbetare

Alldeles oberoende av verksamhet och modell för organisation finns det några generella framgångsfaktorer som kännetecknar en effektiv organisation. Det handlar främst om:

- Tydlighet, klara roller och ansvar

- Enkelhet och en organisation lätt att förstå (även för medborgarna) - Korta, smidiga beslutsvägar

- En ledning med tydliga mål och ett konsekvent arbetssätt

- Tydliga strukturer för möten och kommunikation för att hålla ihop organisationens delar till en helhet.

- Naturliga arbetsgrupper med rimligt antal underställda medarbetare per chefsnivå.

Arbetet med genomlysningen har visat att det finns ett antal frågeställningar och behov som behöver hanteras och där Planum Organisation AB bedömer att förutsättningarna skulle kunna förbättras om organisationen i vissa delar förändrades. Exempel på detta är till exempel följande:

 Behov av samordning av öppenvård för tydligare helhet och att skapa volym för utveckling. De problem med dubbla roller myndighet och verkställighet som finns inom vuxenområdet behöver tas bort.

 Att myndighetsarbetet för barn och familj som helhet, inklusive ensamkommande flyktingbarn, bör bedrivas på ett likartat sätt och med samma arbetsformer och metoder. Behåll uppdelningen i två grupper till dess att balans råder.

 Att mottagningen ses som en specialistkompetens som får en ändamålsenligare lösning.

 Myndighet vuxen är en alltför sårbar funktion och behöver kopplas till annan myndighetsutövning.

 Både nationella krav och lokala behov tydliggör att behovet av särskilda utredare för utredning, stöd och ersättning till familjehem, inklusive rekrytering och stöd till kontaktpersoner och kontaktfamiljer.

 För barnsekreterare behöver både rollen och arbetsformerna i uppföljningen utvecklas och förtydligas i förhållande till de utredande socialsekreterarna.

 Kompetens för alla typer av avtals-och ersättningsfrågor måste säkerställas i organisationen.

 Behovet av stödfunktioner för IFO för kvalitetsarbete, arbete med rutiner och checklistor måste säkerställas. Det finns ett behov av stöd till ledningen i utvecklingsfrågor.

(22)

För att skapa bättre förutsättningar att lösa några av dessa punkter kan en organisatorisk förändring vara bra. För andra punkter finns lösningen mer att finna i ett utvecklat samarbete och ändrade arbetsformer.

Mot bakgrund av nulägesbeskrivningen och de utmaningar och behov som skisserats i de föregående avsnitten föreslås att organisationen för verksamhetsområde IFO förändras.

Planum Organisation AB presenterar nedan två alternativa organisationsidéer som kan prövas.

Figur 2: Alternativ 1 förslag till ny organisation från 2016.

Principförslaget i alternativ 1 innehåller fem enheter med en enhetschef i varje enhet. Det innebär att antalet enhetschefer utökas för att kunna ge medarbetarna ett nära stöd. Vi bedömer att stödenheten, med den prioritering av tidiga insatser på hemmaplan som

angivits tidigare, kommer att behöva öka i omfattning och bli en egen enhet med insatser för barn, familjer och vuxna. HVB ensamkommande ligger som idag som en egen enhet men på sikt kanske den kan ingå som en del i stödenheten. Vi har lagt myndighetsutövningen för vuxna och unga vuxna tillsammans med försörjningsstöd. Vi bedömer att vuxenhandläggaren behöver en tillhörighet till andra handläggare och ser fördelar med kopplingen till våld i nära relation som kan vara drogrelaterad. Särskild uppmärksamhet behöver gruppen unga vuxna upp till 25 år med stödbehov. Sannolikt kommer gruppen att öka och de unga vuxna behöver ett snabbare och mer direkt utredningsförfarande. Dagens enhet för barn och unga föreslås delas i två enheter för att minska på gruppernas storlek. Mottagningen bör vara en

specialistgrupp som omfattar hela IFO. Rekrytering, utredning och stöd till familjehem stärks i en egen funktion. I alternativ 1 har de administrativa handläggarna flyttats till en för hela

Områdeschef IFO

66 medarbetare

Stödenhet

5 medarbetare

Familjecentral

Ingår ovan

HVB ensamkommande

Ca 30 medarbetare

Försörjningsstöd och vuxenstöd och unga vuxna

6 medarbetare

Myndighet vuxna och unga vuxna, våld i nära relation

och hedersprobl.

Ingår ovan

Myndighet barn och familj

5 medarbetare

Mottagning IFO

2 medarbetare

Insatser och uppföljning barn och familj

4 medarbetare

Utredning familjehem, kontaktpersoner och

kontaktfamiljer

2 medarbetare

Familjerätt

5 medarbetare