Årsrapport
Kultur- och fritidsnämnden
2020
Innehållsförteckning
1
Viktiga och intressanta händelser för individ och samhälle ... 3
2
Verksamhet ... 5
2.1 Uppföljning av grunduppdrag ... 5
3
Måluppföljning ... 9
3.1 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential ... 9
3.2 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva ... 11
3.3 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: Hållbar personalförsörjning ... 12
4
Uppföljning av internkontroll ... 13
4.1 Årets internkontrollarbete ... 13
4.2 Uppföljning av internkontrollplanen ... 13
5
Personal ... 14
5.1 Analys av personalförhållanden ... 14
6 Ekonomi ... 15
6.1 Driftredovisning... 15
6.2 Tidigarelagda åtgärder ... 18
6.3 Investeringsredovisning ... 20
7
BILAGOR ... 21
7.1 Övrig uppföljning... 21
7.2 Följetal verksamhet ... 22
7.3 Följetal personal ... 26
1 Viktiga och intressanta händelser för individ och samhälle
Allmänt och covid19
Kultur och fritidsnämnden har under verksamhetsåret 2020 gjort omdisponeringar av sina personalresurser i syfte att bidra i arbetet med att bromsa spridningen av covid19. Detta arbete har bedrivits såväl inom den egna organisationens operativa arbete gentemot föreningar och enskilda som genom det arbete som kommunens gemensamma
krisledningsgrupp bedrivit samt de undergrupperingar som krisledningsgrupp initierat. I det kommungemensamma krisledningsarbetet har personalresurs deltagit motsvarande cirka 2 heltidstjänster under vårens krisledningsarbete. Naturligtvis har detta haft en stor påverkan på hur tillgänglig förvaltningen kan ha upplevts vara för kommuninvånarna och för det tidigare planerade arbetet. Förvaltningens eget interna arbete har efter att krisledning avaktiverats kunnat fokusera mer på arbetet kring tillgänglighet och informationsarbete kring de publika verksamheter och lokaler där förvaltningen antingen själv bedriver verksamhet eller upplåter lokal åt andra verksamhetsutövare.
Informationsarbete
Stora informationsinsatser har skett i pandemins tecken vid samtliga anläggningar, badplatser och verksamheter som förvaltningen bedriver eller har annat ansvar för. Syftet har varit att skapa möjligheter för den enskilde att ta sitt ansvar avseende att hålla avstånd och undvika trängsel. Förvaltningens plattformar på sociala media har frekvent använts i samma syfte samt mark.se där förvaltningen försett kommunens kommunikationsavdelning med aktuell
information löpande. Det har varit en utmaning för förvaltningen att samla, bedöma och agera utefter den information som främst spridits genom folkhälsomyndigheten, krisberedskap.se samt regeringen. Förvaltningen har haft som mål att vara en tillförlitlig och tydlig kanal för att i första hand upplysa kommunens invånare om vad som gäller samt meddela hur detta
påverkar våra utbud. I bedömningarna kring ändrad tillgänglighet av utbud i verksamheterna har stor vikt lagts vid att underlätta för kommunens invånare att själva fatta kloka beslut.
Trots att exempelvis Biblioteket, i just detta syfte, stängde sina lokaler för besökare i slutet av oktober, på Folkhälsomyndighetens inrådan, lyckades verksamheten ändå behålla en
servicegrad mot invånarna i Marks kommun, som var nära nog normal. Detta berodde helt och hållet på personalens hängivenhet och uppfinningsrikedom. 30/10 – 31/12 lånade
verksamheten ut 38394 medier, till stor del genom biblioteksfönstren.
Extra stöd och nya stödformer
Nämnden beslutade under 2020 samt administrerade omfattande extra stöd till föreningslivet i Mark i syfte att mildra effekterna av utebliven verksamhet/intäkter.
• Utbetalningar av det lokala aktivitetsstödet har tidigarelagts
• Det lokala aktivitetsstödet utbetalats baserat på tidigare års verksamhetsnivå i de fall föreningen inte redovisat ökad verksamhet.
• Föreningar som hade bokade lokaler genom förvaltningens lokalbokning vid pandemins start fick möjlighet att avboka dessa utan krav på ersättning.
• I syfte att mildra effekterna av uteblivna intäkter beslutade nämnden även om gratis lokalhyra av idrottshallar och anläggningar under 3 månader.
• Ett nytt "Covid19-akutstöd" har beslutats och lanserats av nämnden vilket syftar till att mildra effekter för föreningar avseende uteblivna intäkter samt kostnader som inte kunnat undvikas. Stödet utgår från föreningarnas egna ekonomiska redogörelser för helåret 2020 och slutlig bedömning görs därför efter avslutat verksamhetsår och den därefter redovisade årsrapporteringen.
• Nämnden beslutade även om ett extra stöd till Skene IF i syfte att förlänga den sommarsatsning som föreningen under flera somrar bedrivit. Syftet var att skapa möjligheter för ute-aktivitet under pandemin för barn och unga utifrån de rapporter om oro för ökad risk för social utsatthet som framkom under försommaren då främst med avseende på det långa uppehållet från skolan.
• Nämnden beslutade även om ett extra stöd riktat till specifika föreningar med anknytning till populära sociala samlingspunkter i syfte att där öka vuxennärvaron genom föreningsnärvaro.
Öppen Ungdomsverksamhet
Den öppna ungdomsverksamheten begränsade initialt tillgången och senare stängde de sociala mötesplatser som öppen ungdomsarbetet bedrivs vid på grund av pandemin. Arbete har
bedrivits för att möta barn och unga i digitala miljöer samt med att stödja skolans verksamhet med rastvakter vid överenskomna skolor och schemalagda tider.
Rydals museum
Verksamheten på Rydals museum har kraftigt påverkats av pandemin med total nedstängning som final åtgärd under årets sista månader. Även tidigare under året, mycket beroende på de allmänna rekommendationerna, var besökstalen långt under det normala. Det man glädjande kan konstatera är att det under högsommaren, när restriktionerna var mildare, blev väldigt mycket aktivitet i muséet och rejält högre besökstal än normalt samt betydligt högre intäkter på frivillig entré.
Sammanfattningsvis har muséet klarat sig bra i ett nationellt perspektiv, det nationella snittet gällande besökstapp är 54% minskning jämfört med 2019. För Rydals museum är
motsvarande siffra 24%. Det är ett mycket gott bevis på att när väl verksamheten var igång och restriktionerna minskade så strömmade besökarna till muséet. Det bör nämnas att den nyöppnade restaurangen Rydals Herrgård kan ha bidragit till viss del av ökningen men även det är ett samspel då muséet självklart lockar besökare till restaurangen.
Badhuset Kaskad
Badhuset Kaskad begränsade initialt tillgången till badhuset för att senare på året stänga helt på grund av pandemin. Under en längre period bedrevs enbart skolsimskola men även denna fick senare sättas på paus. Personalen har därefter utöver arbete med förebyggande underhåll på Kaskad även stöttat skolans verksamhet som rastvakter vid överenskomna skolor och schemalagda tider. Det finns viss risk för att den för många uteblivna möjligheten till simundervisning kan få konsekvenser längre fram avseende nivån på simkunnighet.
Utebad
Ett helt nyrenoverat tempererat utebad har tagits i bruk i Fritsla, Kungabergsbadet, vilket invigdes vid Fritslaskolans skolavslutning. Det nya badet har utöver renoverad bassäng även tillförts tillgänglighetsanpassad WC, omklädningsrum, uteduschar och en spray-park för de allra minsta.
Idrottsanläggningar
En renoverad och tillbyggd Horredshall har invigts med en extra idrottshall, nya omklädningsrum, ny cafédel samt i övrigt renoverade kringutrymmen.
Beslut om extra stöd till renovering av konstgräsplan i Örby har tagits motsvarande maximalt 3 miljoner kronor. Den befintliga konstgräsplanen är i stort behov av renovering och
satsningen syftar till att det även framledes ska finnas två konstgräsanläggningar för
Markföreningarna. Insatserna innebär även att en rad miljöförbättrande åtgärder genomförs.
Viskavallens entré-trappa har åtgärdats.
Förstudie av renovering av Kinnahallen har påbörjats med en budget om 15 mnkr.
2 Verksamhet
2.1 Uppföljning av grunduppdrag
Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög
grad Delvis I låg grad Inte alls
Kulturskola/Kultur för barn och unga X
Kultur - fritid X
Bibliotek X
Kulturskola/Kultur för barn och unga
En stark bidragande orsak till bedömningen, ovan, är den väldiga nedgången av
verksamhetens offentliga uppföranden p g a pandemin. Detta innebar att kulturskoleelevernas möjligheter att framträda inför en publik minskade drastiskt och i med att all konstnärlig verksamhet ytterst syftar till att kommunicera med en publik så måste året betecknas som ett pedagogiskt misslyckat år.
Trots detta så har verksamheten lyckats bryta ny mark på olika sätt. Så oberoende av
rekommendationer, sjukskrivningar och andra begränsningar har Kulturskolan ökat utbudet av nya kulturella uttrycksformer för att kunna möta upp barn och ungas mångskiftande intressen.
Detta har skett genom att starta kurser i digitalt musikskapande och utveckla DJ-kursen. I början av höstterminen påbörjades också ett projekt i Hedbo för att öka tillgängligheten till Kulturskolan. Projektet, som har drivits i samarbete med Öppen ung och Marks bostad, har fungerat som en fritidsverksamhet där barnen i området kunnat delta i öppna drop-in-lektioner i musik och cirkus.
I slutet av året drabbade pandemin verksamheten med ett hårt slag vilket medförde att ytterligare pedagogisk verksamhet fick ställas in. Detta fick till följd att undervisningen gick över, till stor del, på distans. Många av lärarna lyckades dock levandegöra den digitala undervisningen och entusiasmera eleverna att delta i digitala inspelningsprojekt bland annat.
En av verksamhetens ordinarie aktiviteter som hann genomföras innan pandemin var ett faktum, var konsertturnén i alla kommunens grundskolor, i samband med Kulturskolans
”Öppet hus”.
När det gäller uppdraget att samverka med skolan och bidra till skolans inslag av kulturella upplevelser så hann många kulturprogram, för hela årskurser, genomföras av
kulturutvecklaren på förvaltningen innan pandemins utbrott. I april och maj genomfördes ett mindre antal workshops utomhus. Verksamheten startade i normal omfattning under hösten och löpte på fram till 29/10. Sedan kunde enbart digitala lösningar genomföras.
Programpunkter flyttades även fram till 2021.
Nyckeltal för besök/barn, elev för 2020 blev 1,0 besök för 3-åringar och 0,9 besök för elever F- klass-åk 9 (2019 nyckeltal: 0.87 besök/barn och år. 2019 nyckeltal: 1,73 besök/elev i F-åk 9)
Kultur - fritid Allmänkultur
Förvaltningen inväntar besked och riktlinjer från Kommunstyrelsen gällande 1%-regeln för offentlig gestaltning, därav inga genomförda utsmyckningar i aktuella byggprojekt.
Fritid
De viktiga mötesplatser som kommunens föreningslokaler utgör har med anledning av
pandemin inte kunnat nyttjas på samma sätt som vanligt. Detta gör att inte uppdraget om att tillhandahålla mötesplatser för kommuninvånarna inte kunnat fullgöras då mötesplatserna successivt har reducerats i början av 2020 för att under årets sista månader stängas helt .Det ordinarie arbetet för lokalbokningen med att boka lokaler har istället inriktats på att avboka lokaler. Den administrativa personalen har ägnat sig åt att ta fram olika förslag på
stödåtgärder för att bistå föreningarna ekonomiskt. De har även fortlöpande bevakat
myndigheternas restriktioner och arbetat med att informera och ta fram informationsmaterial på olika språk i för att nå ut till föreningslivet och allmänheten i syfte att upprätthålla social distansering på de platser där verksamhet i begränsad form fortsatt.
Under sommaren har de kommunala badplatserna varit överfulla med badgäster. Trots en omfattande skyltning har det varit svårt att hålla tillräckliga avstånd mellan besökarna. Stora resurser har krävts för att dagligen se till och städa badplatsernas gräsytor. Uppdraget ha tillsyn och ta hand om sopor på badplatserna har hanterats av Naturvårdslaget och på vissa badplatser har det varit föreningar som haft helt eller delvis hand om badplatsens skötsel.
Efter en omfattande renovering har Horredhallen färdigställts under året.
En plan för Kinnahallens kommande ombyggnation gällande omklädningsrum, caféteria/kök samt baskethallens biytor, har arbetats fram där berörda föreningar varit delaktiga.
Rydals museum
Rydals museum har varit öppet i betydligt mindre omfattning än normalt. Trots det visar årets besökstal på en relativt liten minskning och det kan kopplas till flera faktorer;
- Flera spännande utställningar som lockade många och långväga besökare under den period där restriktionerna var mildare.
- Ny aktör i Rydal som öppnade Rydals Herrgård under året har underlättat för grupper att t ex kunna ta en fika eller lunch i samband med besök.
- Aktiv och smart marknadsföring på bland annat sociala medier visade sig både kraftfull och kostnadseffektiv.
I övrigt har 2020 inneburit en mängd avbokningar i spåren av pandemin. Ett stängt museum är inget vi har planerat för men under året har verksamheten ställt om och sökt lösningar för att kunna bli digitala i olika format i syfte att kunna möta publiken och att kunna dokumentera utställningar.
Öppen Ungdomsverksamhet
Mötesplatserna Centralen (Kinna) och Gårn (Fritsla) har påverkats kraftigt av de restriktioner som genomförts i spåren av pandemin. Långt innan nedstängning var ett faktum minskade besöken drastiskt och många öppetkvällar var det nästan helt tomt på ungdomar i våra fina lokaler. Det har krävt, och fortsätter kräva, rejäl omställning av verksamheten och fokus har varit på att utveckla en digital närvaro dit målgruppen kan hitta oavsett vilka intressen de har eller vilka ambitioner de har med sin kontakt med våra ungdomshandledare. Det är ett arbete i vardande och det kommer så småningom ge ytterligare verktyg till verksamheten att kunna använda även i ett läge där läget är mer normaliserat.
Stöd till föreningar
Föreningarna har blivit allt bättre på att själva boka lokaler och att göra sina bidrags- ansökningar digitalt. Administratörernas arbete har varit att supporta föreningarna med att kunna hantera ansökningarna på egen hand i Interbook Go. Utvecklingen går sakta mot att bättre klara vissa delar, men en systemadministratör och support krävs även i framtiden.
En revidering av Riktlinjer för bidragsreglerna 2021 har genomförts i syfte att bättre kunna hantera föreningarnas behov och kunna tillgodose likabehandlingsprincipen i större
utsträckning. Ansökningssumman för anläggnings- och underhållsbidraget inför 2021 har varit rekordstort - nästan 9 mnkr.
Kaskad
Kaskad har under året varit delvis eller helt stäng på grund av pandemin. Under sommarlovet har badhuset varit öppet, vilket lockat många besökare. Skolsimskolorna har fram till slutet av oktober kunnat genomföras först helt men sedan i en reducerad form. Den övriga
simundervisningen samt vattengympan och andra föreningsaktiviteter har från april successivt bokats av. Personalen på Kaskad har då badhuset varit stängt kunnat genomföra
storstädningar samt planering av den kommande renoveringen och ombyggnaden som kommer att påbörjas under 2021.
Öppen förskola
Familjecentrum Prisman/Öppna förskolans verksamhet har även den varit påverkad av
pandemin. Totalt antal besökare har varit 3771, vilket är en minskning med ca 45 % jämfört med 2019. Från mars har antalet aktiviteter minskat och Prisman har varit delvis stängd för att i slutet av året vara helt stängd. Verksamheten har fått flytta ut och man har istället bjudit in till utedagar vid 21 tillfällen Dessa utedagar har lockat totalt 340 besökare. Många utbildningstillfällen, s k Miniföreläsningar, har fått ställas in och de utbildningar som planerats, HLR-kurs, Första Hjälpen kurs och babymassagekurser har endast genomförts vid ett litet antal tillfällen. Familjebehandlaren från socialförvaltningen har varit på plats måndagar och onsdagar då hon kunnat erbjuda samtal med besökande föräldrar. BVC sköterskor från Skene vårdcentral har funnits tillgängliga för föräldrars frågor på tisdagar, men
föräldragruppsutbildningar har inte kunnat genomföras som planerat.
Barnmorskemottagningen har endast genomfört en föräldragrupp (5 ggr) under året.
Tjänsten som samordnare har varit vakant under 2020.
Bibliotek
Bedömning att biblioteket endast uppnått delar av grunduppdraget grundar sig i att biblioteket inte varit öppet för besökare en del av hösten. Samtidigt som verksamheten drog ned
öppettiderna vid corona-utbrottet i våras, vilket i sin tur berodde på de många
sjukskrivningarna, vid tidpunkten. Detta resulterade också i att arbetet blev oerhört ryckigt en stor del av året, när verksamheten till betydande del drogs runt av vikarier. Grunden för bedömningen, skulle man också kunna säga, är förståelsen för vad ett bibliotek är. Ur ett perspektiv är det ett rum, öppet för alla kommunens invånare, som man kan mötas i, inspireras av och utvecklas genom. Detta har verksamheten inte lyckats leva upp till helt under året p g a pandemin.
Trots denna något dystra bild som tecknats, så har mycket fungerat som det ska under pandemin, däribland litteraturförmedlingen, vilket är en annan del av bibliotekets
grunduppdrag. När lokalerna stängde helt den 30 oktober, fortsatte låneservicen genom en utökning av de nya servicelösningar som tagits fram under våren. Det kunde vara
rådgivning/service via telefon och mail, kioskservice (service genom ett biblioteksfönster), Take away, hemkörning, Boken kommer, behovsanpassade rutter och rutiner för bokbussen (så den kunde fortsätta rulla) och ökad maxgräns för lån av e-böcker och strömmande film.
Arbetet med barn och unga har fått sig en ordentlig knuff framåt i och med att
Barnkonventionen blev lagstadgad. Redan i slutet av 2019 blev vi medvetna, i samband med vårt arbete att fördjupa vår förståelse för konventionen, att vi hade ett utvecklingsarbete framför oss. Detta arbete har bedrivits i uppförslut under året, men det har dock gått framåt.
Det har resulterat i att Kultur och Fritidsförvaltningen nu har en gemensam
barnkonventionsgrupp med representanter från alla verksamheter. Arbetet har vidare lett till påbörjade förändringar av biblioteksrummet, när det gäller tillgänglighet och utökad plats och behovsanpassningar för barn och ungdomar. Tyvärr så har vi inte kunnat träffa våra
referensgrupper (barn och unga), i den utsträckning som vi önskat under pandemin och följaktligen inte kunna tillämpa barnets perspektiv på våra frågor fullt ut.
Biblioteket har fram till stängningen av lokalerna kunnat erbjuda en lugn studiemiljö med tillgång till wifi och grupprum. Läxhjälp har erbjudits i Kinna och Skene och under pandemin har den förlagts till digitala plattformar. Genom samarbetet med övriga bibliotek i
Boråsregionen samt Göteborg har Bibliotek Mark via fjärrlåneverksamheten kunnat erbjuda kurslitteratur utöver det egna beståndet.
Under 2020 har framförallt huvudbiblioteket i Kinna varit en arena för lokala utställare. Olika konstnärliga uttryck och tekniker har lyfts fram såsom måleri, silversmide och fotokonst. Bland utställningarna märktes även en interaktiv monterutställning från Västarvet om livet i en hamnstad på 1500-talet. Två inbokade utställningar fick ställas in efter stängningen i oktober.
Bibliotek Mark hade under våren ett rikt programutbud såväl för barn som för vuxna. För barn erbjöds exempelvis teater, rytmik och workshops. I samarbete med
allmänkulturen/kulturutvecklingen anordnades författarbesök, konserter och filmvisning. P g a pandemin fick en del programpunkter ställas in eller flyttas fram i tid. Under hösten
anordnades corona-anpassad programverksamhet med begränsat antal deltagare och med ett genomförande i Kinna konserthus eller utomhus. Efter stängningen av Bibliotekets lokaler i oktober upphörde programverksamheten helt.
Folkhälsa Redovisas ej
3 Måluppföljning
Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp.
3.1 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential
Kommungemensamma mål: Barn och unga har en god utbildning
Nämndens mål: Främja lärande och egenansvar
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Antal offentliga uppföranden i kulturskolan 120 123 41 >= 90
Inflytande, delaktighet och ansvarstagande i
kulturskolan 77 0 63 >=60
Antal offentliga uppföranden i kulturskolan
Nämndens bedömning är att målet inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på följande:
Vecka 11 satte pandemin stopp för de offentliga framförandena.
Inflytande, delaktighet och ansvarstagande i kulturskolan
Nämndens bedömning är att målet är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på följande:
I samband med Kulturskolans årliga enkät så ställs alla elever bl a inför följande påståenden
• Min lärare uppmuntrar mig att ta ansvar för min utveckling, tex. att öva och att delta i uppträdanden. Index 2020: 87
• Min lärare brukar uppmuntra mig att komma med idéer och förslag. Index 2020: 67
• Jag får vara med och bestämma om saker som rör min lektion och andra aktiviteter Index 2020: 60
• Jag har varit med och planerat och tagit ansvar vid någon aktivitet/konsert/föreställning. Index 2020: 30
Totalt svarade 220 elever (128 flickor och 92 pojkar. 73% av de svarande fanns i spannet förskoleklass t o m Åk 6)
Det låga resultatet på fjärde frågan tolkas i ljuset av pandemin och den inställda konsertverksamheten. Det har följaktligen varit väldigt få tillfällen som våra elever har haft möjlighet att delta i planering och axla ansvar, i och med att föreställningarna ligger mestadels i slutet av terminen. Samtidigt är det väldigt många yngre barn (nybörjare) som svarat på enkäten och möjligen har detta påverkat utfallet. De yngre hann aldrig komma igång ordentligt med konsertrutinerna under höst och vår.
Resultatet manar dock till vaksamhet i framtiden i och med att det är så lågt.
Verksamheten planerar att skruva något på lärarnas didaktiska förhållningssätt.
Nämndens mål: Läsfrämjande
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Antal läsfrämjande aktiviteter 173 582 386 >=500
Antal läsfrämjande aktiviteter
361 läsfrämjande aktiviteter riktade sig mot barn.
Nämndens bedömning är att målet inte är uppfyllt. Bedömningen grundar sig på följande:
Det läsfrämjande arbetet har påverkats i stor utsträckning av pandemin under året. Eftersom färre läsfrämjande insatser kunde erbjudas allmänheten lades istället ett större fokus på att arbeta läsfrämjande mot förskolorna. Dessa insatser utformades så att förskolorna erbjöds separata öppettider och sagostunder på biblioteken. Dock fick de insatserna tyvärr också ställas in på grund av ett beslut på Barn och utbildningsförvaltningen under hösten. Ett beslut som syftade mot att minska smittspridningen i skolan. Detta innebar att inga förskolor fick besöka biblioteken och inte heller ta emot några besök av en bibliotekarie.
Det spår i den läsfrämjande verksamheten som kunnat fortlöpa utan större påverkan av pandemin har varit det återkommande inslaget av läshundarna, som under året ökat i popularitet. Läshundarna besökte kommunens alla bibliotek två gånger under höstterminen men fick avbokas sista dagen på läslovet (höstlovet) då beslutet kom att stänga biblioteken för besökare.
Kortfattat kan man säga att all planering rörande det läsfrämjande arbetet under året, stjälpts över ända. Mått och steg har, trots allt, tagits för att försöka genomföra olika aktiviteter. Det kan ha handlat om att personalen har flyttat planerade inomhusaktiviteter utomhus och anordnat tävlingar digitalt. Samtidigt har många bokade aktiviteter flyttats framåt i tid, i hopp om bättre tider, men ändå tvingats läggas ned, till slut.
Projektet ”Bokstart” har kunnat genomföras, i stort sett, som planerat, efter en hel del osäkerhet under våren. Istället för fysiska hembesök har projektfamiljerna fått sina bokgåvor levererade utomhus.
De läsfrämjande aktiviteter som utfördes under året finansierades helt och hållet med pengar från Kulturrådet, projektet Stärkta bibliotek och genom pengar från Västra Götalandsregionen.
Nämndens mål: Den öppna ungdomsverksamheten ska prioritera tillgängligheten på målgruppens befintliga mötesplatser. Den öppna ungdomsverksamheten ska även arbeta uppsökande gentemot målgruppen. Verksamheten ska utgå ifrån en analys av omvärldsbehoven.
Nämndens mål är delvis uppfyllt. Möjligheterna att uppfylla målet har påverkats av pandemin.
Prioritera tillgängligheten på mötesplatserna:
Under verksamhetsåret har tillgängligheten ökat för målgruppen. Öppettiderna på Centralen har ökat och öppethållandet vid terminsstart på hösten har tidigarelagts.
Uppsökande arbete:
Det uppsökande arbetet har varit i fokus under 2020. Det har kraftigt påverkats av pandemin men verksamheten har sökt lösningar på utmaningen när det gäller att kunna träffa ungdomar i målgruppen med hänsyn tagen till de riktlinjer som gäller framförallt närvaro i skolans
miljöer.
Omvärldsanalys:
Under 2020 har det varit ytterst avgörande att löpande genomföra relativt omfattande omvärldsanalyser för att kunna finns andra lösningar på gemensamma
verksamhetsutmaningar. Det har varit oerhört effektivt arbete med nätverkande med andra kommuner och dela med sig av egna åtgärder samt ta del av andras problembild och
lösningar.
Nämndens mål: Rydals museum ska utöka antalet besökare inom målgruppen ungdomar Nämndens bedömning är att målet inte är uppfyllt.
Under 2020 har möjligheterna att göra några satsningar på att nå fram till en större andel av målgruppen ungdomar varit starkt begränsade. Det beror såklart på pandemin.
Den mest framträdande orsaken till att målgruppen ungdomar varit svår att nå är att skolans verksamhet har varit väsensskild jämfört med ett normalår. Deras undervisning har varit begränsad till deras egna lokaler, i stort sett inga externa aktiviteter har genomförts.
Det pågående arbetet med att nå ungdomar har fortsatt utifrån planeringen av kommande verksamhetsår och verksamhetsplaneringen har fokuserat på hitta vägar fram även under en pandemi.
Nämndens mål: Det ska fortsatt bedrivas verksamhet på Backagårdsbadet.
Backagårdsbadet har varit i drift med samma tillgänglighet som tidigare verksamhetsår.
3.2 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva
Kommungemensamma mål: En god kommunal service
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Effektiv lokalbokning 10 10 98 = 10
Procentuell andel som med egen inloggning givits möjlighet att boka själva i lokalbokningssystemet (Interbook Go)
Effektiv lokalbokning
I början av 2020 såg vi en tydlig förändring och övergång till en digitaliserad hantering av såväl bokning av lokaler som bidragsansökningar utifrån ett användarperspektiv. I och med corona-pandemins framfart avtog bokningen av lokaler för att under hösten helt upphöra.
Därmed har 2020 varit ett mycket annorlunda år som inneburit en stor tillfällig omställning, både för föreningar, privatpersoner samt inte minst för den administrativa personalen.
Kultur-och fritidsförvaltningen kommer dock när verksamheten sakta återgår till det normala att fortsatt ha ett omfattande arbete med att hantera inkomna bidragsansökningar i systemet, att fördela tider mellan föreningar för säsongsbokningar samt att vara kontaktväg in för både enskilda och föreningslivet. Syftet med digitaliseringsarbetet är att möjliggöra en hög grad av självservice. Vi kan dock konstatera att ett upplägg baserat på hög grad av självservice även kräver en hög grad av support. Konsekvensen av detta är att arbetet snarare omformas än uteblir för administrationen inom Fritid.
Kommungemensamma mål: Goda möjligheter till inflytande och ett rikt fritids- och kulturliv
Nämndens mål: Kulturutvecklingen skall verka för en 1 % regel vad gäller konstnärlig utsmyckning införs i kommunen
Nämndens bedömning är att målet är uppfyllt (Förvaltningen har verkat för att 1%-regeln införs i kommunen). Bedömningen grundar sig på följande: Beslut rörande medborgarförslag och motion beträffande införande av 1% regeln togs i kommunstyrelsen den 25/4 2018.
Slutgiltigt beslut togs i KF före sommaruppehållet 2018. Arbete med att tillskapa en grupp för hanteringen av 1% regeln har genomförts under tidig höst 2019. Ett första möte genomfördes i september. Sedan KS remissförslag för konstnärlig gestaltning gick ut i oktober har processen avstannat. Kultur och Fritidsförvaltningen avvaktar vidare svar på sitt remissvar och beslut av KS.
3.3 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: Hållbar personalförsörjning
Kommungemensamma mål: Friska medarbetare
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Sjukfrånvaron ska minska 5,6 6,8 5,15 <5
Sjukfrånvaron ska minska
Förvaltningens sjuktal har minskat om än inte i sådan omfattning att målet uppnåtts. Året som gått har dessutom varit turbulent avseende sjukanmälningar och parallellt med att det på gruppnivå uppstått sjukdom som påverkat verksamheten märkbart finns också skäl att tro att möjligheten och kravet på distansarbete påverkat sjuktalet positivt.
Värdet är hämtat från personalsystemet Personec och är det faktiska värdet. Värdet som redovisas från HR bygger på en specialrapport där följetal för 2020 bygger på en prognos baserad på faktiskt värde januari till november plus 1/12 av 2019 års värde..Detta innebär att ju större differenser mellan åren samt ju större differenser mellan november och det faktiska värdet för december, desto större blir prognosfelet. Prognosfelet beräknas ligga mellan 0,1- 2,0 % beroende på följetal. Värdet för förvaltningens sjuktal som det rapporteras genom HR anges därför till 5,5%.
Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Alla anställda ska kunna få önskad
sysselsättningsgrad (%) 89,7 86,3 86,9 100
Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%)
Förvaltningen kvarstår i ungefär samma sysselsättningsgrad som tidigare. Arbetet med att tillgodose enskilda medarbetares uttalade önskemål om utökad sysselsättningsgrad pågår och vid varje rekryteringsprocess utför först en genomlysning av önskad utökning av
sysselsättningsgrad och en analys av verksamheten behov. De budgetmässiga
förutsättningarna för att helt tillmötesgå önskemålen har inte funnits. För detta krävs en utökning av förvaltningens personalbudget i enkom detta syfte.
4 Uppföljning av internkontroll
4.1 Årets internkontrollarbete
Nämnder och styrelser har ansvar för att den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde är tillräcklig och ska rapportera om sitt arbete med intern kontroll.
Risk:
Kommunen betalar anställdas privata kostnader Åtgärd:
Ledningsgruppen går igenom rutiner på ledningsgruppsmöte för att säkerställa att rutinerna är tillräckliga och att de efterföljs.
Risk:
Risk att åtgärder inte vidtas vid korttidsfrånvaro Åtgärd:
Enhetschefer återkopplar till förvaltningschef på ledningsgrupp gällande de ärenden som finns i Adato.
Risk:
Politiska beslut fattas utan begäran av underlag Åtgärd:
Tjänstemän uppmärksammar vid behov nämnden gällande processen i samband med ärendeberedning och i samband med nämndsmöten.
Risk:
Beslut kan fattas utan delegation Åtgärd:
Nämndsekreterare säkerställer att samtliga delegationsbeslut återrapporteras till nämnden enligt gällande rutiner.
Risk:
Felaktigt arvode betalas ut Åtgärd:
Rutinerna för utbetalning av arvode är förändrade och risken är hanterad i dessa nya rutiner.
4.2 Uppföljning av internkontrollplanen
5 Personal
5.1 Analys av personalförhållanden Hållbar kompetensförsörjning
Förvaltningen har framförallt en utmaning i att rekrytera bibliotekarier. Under 2020 har även förvaltningens nämndsekreterare valt att säga upp sig för arbete i annan kommun med samma uppdrag. Förvaltningens relativa litenhet gör det sårbart med supportfunktioner organiserade internt på förvaltningen. Dessa utgör vitala delar av ledningsfunktionen och den negativa effekten blir mycket kännbar vid omsättning på dessa tjänster. Utöver chefer innefattas här även ekonomi- och personalredogörare och nämndsekreterare. Svårigheten att över tid säkra kompetens i organisationen och inte i person är påtaglig och skapar den nämnda sårbarheten.
Avseende chefer kan trenden att lägga ut fler och fler uppgifter från centralt håll till chefsledet påtalas som en bärande anledning till dålig arbetsmiljö och risk för hög omsättning på dessa tjänster. Chefen förväntas utgöra såväl personalstöd, utredningsresurs och projektledare. I kombination med allt tydligare uttalade krav och förväntningar på ett "närvarande chefskap"
ute på plats i verksamheterna finns det goda skäl att betrakta detta som ett grundproblem utifrån utmaningen med för hög chefsomsättning.
Bristyrken
Utbildade bibliotekarier tycks allt för ofta gå Marks kommun förbi. Vi har svårt att rekrytera och även att behålla de medarbetare vi har inom denna yrkesgrupp. En annan svårrekryterad grupp är kulturskolelärare.
Sjukfrånvaro
Sjukfrånvaron ligger på en acceptabel nivå (5,6%). Trots pandemieffekter i vissa
verksamheter som periodvis varit nära 10% sjukfrånvaro har det på förvaltningsnivå vägts upp av en överlag ökad medvetenhet om basal handhygien samt nya och sunda möjligheter till distansarbete. Viss risk finns för att distansarbetande personal inte anmäler sig sjuk
(mörkertal) när de bedömer att de trots lindrigare sjukdom kan klara av arbetet på distans men å andra sidan var det sannolikt så att flera av dessa tidigare gick till arbetet med snuva och förkylningssymptom före pandemi-tiden och således inte heller då sjukanmälde sig.
Personalomsättning
Förvaltningen har en personalomsättning på ca10%. Värdet är problematiskt att bedöma då personalomsättning i personalgrupper som är större till antalet inte behöver utgöra ett större problem medan det i de fall det handlar om befattningar där enbart en eller två personer utgör hela förvaltningens komptensbas är desto mer problematiskt. Vilka befattningar som kan anses vara rimliga för en enskild förvaltning att inrymma bör utredas i syfte att säkra kontinuitet inom berört kompetensområde.
6 Ekonomi
Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av utfall för 2020.
6.1 Driftredovisning
Tabell årsrapport Driftredovisning
(belopp i tkr) Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Budget 2020 Budgetavvikel se
Intäkter 16 181 14 732 11 151 13 564 -2 413
Personalkostnader -41 623 -39 929 -39 317 -41 552 2 235
Övriga kostnader -47 628 -50 344 -51 808 -47 978 -3 830
Nettokostnader -73 070 -75 541 -79 974 -75 966 -4 008
Fördelning på huvudverksamhet, netto
Folkhälsa -3 195 0 0 0 0
Kulturskola -8 724 -8 878 -9 366 -9 343 -23
Bibliotek -11 312 -11 677 -11 749 -11 627 -122
Övrig kultur- och
fritidsverksamhet -49 839 -54 986 -58 859 -54 996 -3 863
Nettokostnader -73 070 -75 541 -79 974 -75 966 -4 008
Ansvaret för Folkhälsan övergick från och med 1 januari 2019 till kommunstyrelsen, varvid Familjecentrum, som hos Kultur- och fritid var en del i Folkhälsan, numera redovisas under Övrig Kultur- och fritidsverksamhet.
Analys av driftredovisning
Kultur- och fritidsnämndens nettoutfall den 31 december 2020 på 80 mnkr är 105 % av budgeterade medel och innebär ett underskott på 4 mnkr. Den största avvikelsen under året handlar om ca: 3,9 mnkr högre nettokostnader kopplat till Covid-19. Här ingår 3,1 mnkr lägre intäkter, främst till följd av hyresfria månader i idrotts- och fritidsanläggningar, lägre entré- avgifter på inomhusbad och uteblivna intäkter för aktiviteter inom ungdomsverksamhet.
Avvikelsen inkluderar även extra stöd-bidrag till föreningar om sammanlagt 1,2 mnkr (KFN § 49 2020 och KFN § 124 2020), och 0,4 mnkr lägre personalkostnader, till följd av uteblivna ungdomsaktiviteter samt lägre arvoden till politiken kopplat till färre möten.
Påverkan av Covid-19-pandemin på längre sikt
Förvaltningens samtliga verksamheter har under året påverkats av rådande omständigheter med anledning av Covid-19, bland annat genom anpassningar inom ungdomsverksamhet samt i övrigt publik verksamhet för att minska smittspridning. Med tanke på att vi fortfarande befinner oss i pandemin är det troligt att den kommer att få effekt även på kommande år, framförallt i form av minskade intäkter.
Nämnden har också haft tidigarelagda kostnader om totalt 2,1 mnkr av de maximala 3 mnkr som nämnden fick lov att nyttja utöver ram (KF §160/2020 2020-10-22).
Den ordinarie verksamheten har egentligen lämnat ett överskott om 2 mnkr. Överskottet kan framförallt kopplas till personalkostnader där det förutom sjukskrivningar ligger en outnyttjad ramökning på 0,7 mnkr på öppen ung, samt 1,2 mnkr i överskott kopplat till årets vakanser på familjecentrum och fritidsutveckling.
Årets utfall är 4,4 mnkr högre än utfallet 2019. Den största skillnaden mellan åren är ca: 3,9 mnkr högre nettokostnader 2020 kopplat till Covid-19 och 2,1 mnkr i tidigareläggande av kostnader 2020. Nettoutfallet i den ordinarie verksamheten är ca: 1,6 mnkr lägre 2020 än under 2019. Här ingår framförallt knappt 0,7 mnkr lägre kostnader på administration, främst till följd av en flyttad tjänst till kommunikationsenheten vid årsskiftet 2019/2020. Här ingår även 0,6 mnkr lägre kostnader 2020 för ridhuset som hade en tillfällig lokalkostnad vid
ombyggnation av stallet 2019. Årets vakanser har genererat 0,5 mnkr lägre personalkostnader
under 2020 jämfört med 2019.
Intäkter
Årets intäkter på 11,2 mnkr är 82 % av årsbudgeten och innebär ett underskott på 2,4 mnkr.
Den största avvikelsen är 3,1 mnkr lägre intäkter till följd av Covid-19. Här ingår hyresfria månader i idrotts- och fritidsanläggningar, lägre entré-avgifter på inomhusbad och uteblivna intäkter för aktiviteter inom ungdomsverksamhet. Intäkts-avvikelsen kopplat till Covid-19 inkluderar även +0,4 mnkr i intäkter för statliga sjuklöneersättningar. Intäkterna i övrigt är 0,7 mnkr högre än budget, framförallt kopplat till bidragsfinansierade projekt på Kulturskolan, museum samt arrangemang (nycirkusfestival).
Årets intäkter blev 3,6 mnkr lägre än under 2019. Den största skillnaden mellan åren är ca: 3,4 mnkr lägre intäkter 2020 kopplat främst till Covid-19. Här handlar det framförallt om lägre intäkter på inomhusbad, idrotts- och fritidsanläggningar samt intäkter till
sommararrangemang som finansieras av kommunstyrelsen. Utöver Covid-19 är intäkterna lägre under 2020 främst kopplat till statlig bidragsfinansiering om 0,5 mnkr till
sommarlovsaktiviteter på öppen ung 2019. Under 2020 har dock bidrag om 0,3 mnkr inkommit från regionen till nycirkusfestival.
Personalkostnader
Årets personalkostnader på 39,3 mnkr är 95 % av årsbudgeten och innebär ett överskott på 2,2 mnkr. Avvikelsen kopplad till Covid-19 är ca: 0,4 mnkr lägre kostnader till följd av uteblivna ungdomsaktiviteter samt lägre arvoden till politiken till följd av till färre möten. I övrigt är de största avvikelserna den outnyttjade ramökningen på 0,7 mnkr på öppen ung, samt 1,2 mnkr överskott kopplat till årets vakanser på familjecentrum och fritidsutveckling.
Biblioteks personalkostnader blev 0,3 mnkr lägre än budget främst beroende på sjukskrivningar. Inomhusbadet och museum har däremot sammanlagt 0,5 mnkr högre personalkostnader till följd av överintag av personal.
Årets personalkostnader blev 0,6 mnkr lägre än under 2019. Cirka hälften av denna skillnad är lägre kostnader till följd av Covid-19. Den ordinarie verksamheten har trots löneökningar haft 0,3 mnkr lägre personalkostnader 2020 än under 2019. Här ingår 0,5 mnkr lägre
personalkostnader kopplat till de vakanser som uppstod redan under 2019, samt 0,4 mnkr lägre kostnader på administrationen, då en tjänst flyttats från Kultur- och fritid till
kommunikationsenheten vid årsskiftet 2019/2020. På politiken är det 0,3 mnkr lägre kostnader för arvoden kopplat till ett omställningsstöd som betalades ut till tidigare nämndsordförande under 2019. Kulturskolan har dock haft 0,4 mnkr högre personalkostnader under 2020 kopplat främst till vakanser under 2019 och löneökningar 2020. Biblioteket har bortsett från externt finansierade projekt, och trots sjukskrivningar, haft 0,2 mnkr högre personalkostnader under 2020 framförallt beroende på löneökningar. I övrigt högre personalkostnader 2020 generellt kopplat till löneökningar.
Övriga kostnader
Årets övriga kostnader på 51,8 mnkr är 108 % av årsbudgeten och innebär ett underskott på 3,8 mnkr. Den största avvikelsen handlar om tidigarelägganden av kostnader på 2,1 mnkr, till reparation och underhåll av tennisbanor, trappa vid Viskavallen, vandringsleder, m.m. (KF
§160/2020 2020-10-22). Avvikelsen inkluderar också ca: 1,2 mnkr högre kostnader kopplat till Covid-19, främst till följd av extra stöd-bidrag till föreningar (KFN § 49 2020 och KFN § 124 2020). Utöver detta har inomhusbadet haft 0,4 mnkr högre kostnader än budgeterat, framförallt kopplat till VA-kostnader, fjärrvärme och förbrukningsmaterial så som kloroxid.
Arrangemang har haft 0,4 mnkr högre kostnader kopplat till nycirkusfestival som finansierades med bidrag från regionen.
Årets övriga kostnader blev totalt 1,5 mnkr högre än under 2019. Den största differensen mellan åren är tidigareläggande av kostnader om 2,1 mnkr 2020. Pågående pandemi Covid-19 har genererat ca: 0,8 mnkr högre kostnader 2020 än under 2019 främst till följd av de extra stöd-bidragen till föreningar.
I den ordinarie verksamheten är kostnaderna 1,4 mnkr lägre 2020 än under 2019. Den främsta skillnaden mellan åren är 0,6 mnkr lägre kostnader kopplat till ridhusets tillfälliga lokalkostnad under nybyggnation av stallet 2019. Biblioteket har haft 0,4 mnkr lägre kostnader framförallt vad gäller larm och bevakning samt inköp av litteratur. Öppen ung har haft
sammanlagt 0,3 mnkr lägre kostnader 2020 kopplat till sommarlovsaktiviteter med statlig bidragsfinansiering under 2019. Inomhusbadet och administration har haft sammanlagt 0,5 mnkr lägre kostnader för främst förbrukningsmaterial 2020 än 2019. I övrigt blev årets utfall på anläggningsunderhåll och föreningsmiljonen sammanlagt 0,3 mnkr lägre än under 2019.
Föreningsbidragen har däremot utöver de extra stöd-bidragen, genererat 0,3 mnkr högre kostnader under 2020 främst kopplat till anläggnings- och underhållsbidrag. Idrottshallar och övriga badanläggningar har kostat 0,4 mnkr mer under 2020 främst till följd av hyres-ökningar efter ombyggnation (vilket kompenserades i ram under pågående år 2020).
ANALYS PER HUVUDVERKSAMHET KULTURSKOLAN
Kulturskolans nettoutfall på 9,4 mnkr är 100 % av budgeterade medel och innebär ett utfall i enlighet med budget på totalen. Verksamheten bedriver projekt som till sin helhet finansieras från externt håll. Projekten påverkar alla kostnadsslag. Om man bortser från projekten blev årets intäkter 0,1 mnkr högre än budget främst kopplat till statlig sjuklöneersättning samt ams-bidrag. Även de övriga kostnaderna blev 0,1 mnkr högre än budget, främst till följd av tidigareläggande av kostnader i form av inköp av nycirkusutrustning (KF §160/2020 2020-10- 22). Kulturskolans nettoutfall kopplat till Covid-19 var 0 kr.
Årets nettoutfall på Kulturskolan blev 0,5 mnkr högre 2020 än helårsutfallet 2019.
Tidigareläggande av kostnader har genererat 0,1 mnkr och Covid-19 0 kr netto. Utfallet i den ordinarie verksamheten blev 0,4 mnkr högre än under föregående år framförallt kopplat till personalkostnader. Differensen handlar främst om löneökningar 2020 samt vakanser under 2019.
BIBLIOTEK
Biblioteks nettoutfall på 11,7 mnkr är 101 % av budgeterade medel och innebär ett underskott på 0,1 mnkr. Främsta avvikelsen under året handlar om tidigarelagda kostnader om 0,5 mnkr i form av inköp av litteratur och inredning i bibliotek (KF §160/2020 2020-10-22). Årets
nettokostnader kopplat till Covid-19 är -0,1 mnkr till följd av statliga sjuklöneersättningar.
Utöver Covid och tidigarelagda kostnader blev verksamhetens utfall egentligen ett överskott på 0,3 mnkr. Verksamheten driver projekt som till sin helhet finansieras från externt håll och som påverkar alla kostnadsslag. Om man bortser från dessa projekt ligger främsta avvikelsen i lägre personalkostnader till följd av sjukskrivningar, samt lägre kostnader för underhåll och reparation samt för service- och support av IT-system.
Årets nettoutfall på Bibliotek blev 0,1 mnkr högre än helårsutfallet 2019. Differensen handlar främst om 0,5 mnkr i tidigarelagda kostnader 2020. Verksamheten har dock haft -0,1 mnkr i nettoutfall kopplat till statlig sjuklöneersättning med anledning av Covid-19 i år. I den
ordinarie verksamheten blev nettokostnaderna 0,3 mnkr lägre 2020 än under 2019. Om man bortser från externt finansierade projekt blev personalkostnaderna, trots sjukskrivningar, 0,2 mnkr högre 2020 än under 2019, främst beroende på löneökningar och de övriga kostnaderna 0,6 mnkr lägre 2020 främst beroende på lägre kostnader för larm och bevakning, inköp
litteratur samt service och support IT. Intäkterna blev 0,1 lägre 2020 främst kopplat till taxor och avgifter.
Övrig Kultur- och fritidsverksamhet
Den övriga Kultur- och fritidsverksamhetens nettoutfall på 58,9 mnkr är 107 % av
budgeterade medel och innebär ett underskott på 3,9 mnkr. Nettokostnader till följd av Covid- 19 uppgår till ca: 4 mnkr på Övrig Kultur- och fritid, och är den största avvikelsen på
verksamheten. Inom Covid-avvikelsen ingår 3,2 mnkr lägre intäkter, främst till följd av hyresfria månader i idrotts- och fritidsanläggningar, lägre entré-avgifter på inomhusbad och uteblivna intäkter för aktiviteter inom ungdomsverksamhet och +0,2 mnkr i intäkter för statliga sjuklöneersättningar. Dessutom inkluderas extra stöd-bidrag till föreningar som sammanlagt uppgick till 1,2 mnkr (KFN § 49 2020 och KFN § 124 2020), samt 0,4 mnkr lägre personalkostnader, till följd av uteblivna aktiviteter med feriearbetare och lägre arvoden till politiken kopplat till färre möten.
Utöver Covid-19 har verksamheten 1,5 mnkr i tidigarelagda kostnader i form av underhåll och reparation av tennisbanor, trappan vid Viskavallen, vandringsleder, m.m. (KF §160/2020 2020-10-22).
Den ordinarie verksamheten har egentligen lämnat ett överskott om 1,6 mnkr. Överskottet kan framförallt kopplas till personalkostnader, som blev 1,7 mnkr lägre än budget. Den största avvikelsen återfinns på öppen ung som med en outnyttjad ramökning, samt på grund av sjukskrivningar underskrider sin personalbudget med 0,9 mnkr. På familjecentrum och på fritidsutveckling har årets vakanser genererat sammanlagt 1,2 mnkr i lägre kostnader. På inomhusbad och museum har det däremot varit överintag av personal vilket tillsammans resulterat i 0,5 mnkr högre personalkostnader. I övrigt har inomhusbadet haft 0,4 mnkr högre övriga kostnader än budgeterat, framförallt kopplat till VA-kostnader, fjärrvärme och
förbrukningsmaterial så som kloroxid. Öppen ung har haft 0,2 mnkr högre kostnader främst till följd av inköp av förbrukningsvaror samt kostnader i samband med personalens flytt ut till Rydal. Administrationen lämnar också ett överskott på 0,4 mnkr kopplat främst till budgeterad schablon kapitalkostnader och lägre kostnader för förbrukningsmaterial.
Årets nettoutfall på övrig Kultur- och fritid blev 3,9 mnkr högre än helårsutfallet 2019.
Differensen handlar främst om ca: 4 mnkr högre nettokostnader kopplat till Covid-19.
Tidigarelagda kostnader har genererat 1,5 mnkr högre kostnader 2020 än under föregående år.
Den ordinarie verksamheten har egentligen ca: 1,7 mnkr lägre nettokostnader 2020 än under 2019. Den största differensen återfinns på administrationen som har 0,7 mnkr lägre
nettokostnader 2020 än 2019, kopplat främst till flytten av en tjänst till
kommunikationsenheten vid årsskiftet 2019/2020. I övrigt är främsta skillnaden mellan åren 0,6 mnkr lägre nettokostnader 2020 på ridhuset som hade en tillfällig lokalkostnad under nybyggnationen av stallet 2019. Vakanser som uppstod redan under 2019 på familjecentrum och fritidsutvecklingen har gett 0,5 mnkr lägre kostnader 2020 än under föregående år.
Inomhusbadet har 0,4 mnkr lägre kostnader 2020 vad gäller framförallt förbrukningsmaterial än under 2019. Arvodeskostnader till politiken blev 0,3 mnkr lägre 2020 kopplat till ett
omställningsstöd som betalades ut till tidigare nämndsordförande under 2019. Under 2020 har det även varit sammanlagt 0,3 mnkr lägre kostnader för anläggningsunderhåll och
föreningsmiljonen. Museums nettokostnader blev däremot 0,4 mnkr högre 2020 framförallt till följd av driftkostnader till ny konferensanläggning samt överintag av personal.
Föreningsbidragen har utöver de extra stöd-bidragen genererat 0,3 mnkr högre utfall på 2020 främst kopplat till anläggnings- och underhållsbidrag. Idrottshallar och övriga badanläggningar har kostat 0,4 mnkr mer under 2020 främst till följd av hyres-ökningar efter ombyggnation av Horredshallen och Kungabergsbadet (vilket kompenserades i ram under pågående år 2020).
6.2 Tidigarelagda åtgärder Tidigarelagda åtgärder
Åtgärd Beskrivning Berörd
verksamh et
Belopp (tkr)
Tennisbanor Reparation och underhåll utetennisbanor Tygrikeshallen Övrig Kultur- och fritid
500
Kinna Teater Konferensutrusning Kinna teater Övrig
Kultu- och fritid
110
Kinnahallen Ljudanläggning Övrig-
Kultur- och fritid
196
Viskavallen Reparation trappa Viskavallens gamla entré Övrig Kultur- och fritid
500
Vandringsleder Upprustning: Stolpar och skyltar vandringsleder Övrig Kultur- och fritid
100
Keramikugn Komplettering keramikugn Rydal Övrig
Kultur- och fritid
43
Åtgärd Beskrivning Berörd verksamh et
Belopp (tkr)
Konst Konstinköp och ramarbeten konst Övrig
Kultur- och fritid
38
Nycirkus Komplettering nycirkusutrustning Kulturskola
n 101
Bibliotek inredning Möbler bibliotek Bibliotek 183
Litteratur bibliotek Bokinköp till folkbibliotek Bibliotek 215
Bokbuss och möbler Reparationer på bokbuss och på möbler bibliotek Bibliotek 91
Förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial Bibliotek Bibliotek 10
Totalt 2 087
Kommentar
Med anledning av kommunens prognostiserade resultat för helåret beslutade
kommunfullmäktige under hösten 2020 att ge nämnderna möjlighet att tidigarelägga åtgärder i syfte att ge bättre förutsättningar och en effektivare verksamhet för år 2021 och framöver (Kf beslut §160/2020). Kultur- och fritidsnämnden gavs möjlighet att tidigarelägga kostnader om 3,0 mnkr utöver helårsprognos. Åtgärder som har tidigarelagts under 2020 uppgick till 2,1 mnkr.
Kulturskolan
Tidigareläggning av utvecklingssteg för nycirkusverksamheten.
Bibliotek
Tidigareläggning av media-inköp och utbyte av slitna och skadade möbler i de olika biblioteksrummen i kommunen.
Övrig Kultur- och fritid
Reparation och underhåll utetennisbanor Tygrikeshallen har skett. Dessa ägs av kommunen men driftas genom avtal med Marks TK. Avtalet stipulerar kommunens ansvar för att
anläggningens grundläggande funktion med bland annat bevattningssystem fungerar och instängsling och övriga fasta installationer. Föreningen ansvarar för löpande daglig skötsel.
Anläggning var i stort behov av en omläggning av grusbeläggning, renovering av
bevattningssystemet samt åtgärder på stängsel. Åtgärden har skapat möjlighet till fortsatt nyttjande av anläggningen i enlighet med dess grundläggande syfte och förhindrat
driftstörningar.
Kinna Teater hade en utdaterad utrustning som var i stort behov av åtgärd. Befintlig
utrustning avseende ljud och ljus har till stora delar bytts ut mot likvärdig den tidigare men enligt aktuella och moderna standarder. Åtgärden har säkrat fortsatt drift och nyttjande av anläggningen enligt befintligt koncept.
Ljudanläggningen i Kinnahallen har delvis reparerats och delvis bytts ut för att motsvara den funktion som den ursprungligen var tänkt att ha.
Viskavallens gamla trappa ner mot planen efter in-passage genom den gamla entrén har åtgärdats då den förra var uttjänt och sedan ett par år tillbaka dömts ut för bruk. Lösningen som nu är på plats består av en stabilare och mer hållbar lösning genom trappa av
prefabricerad betong.
För efterfrågade åtgärder avseende förbättrad uppmärkning på befintliga vandringsleder har stolpar och skyltar köpts in.
Av de planerade aktiviteter som avsåg att genomföras men inte genomförts kan en större renovering/service, av den av kommunen ägda, kylanläggningen för ishallen i Fotskäl nämnas.
Anledningen till detta var framför allt tidsbrist.
6.3 Investeringsredovisning
Investeringsredovisning
Investeringsprojekt Budget 2020 Utfall 2020 Budgetavvikelse 2020
Inventarier Horredshallen 0 227 -227
Blå scen Lyckeskolan 0 700 -700
Basutställning Rydal 1 000 172 828
Inredning Bibliotek 250 0 250
Kulturskolan instrument 250 216 34
Bryggor och badplaser 500 300 200
Summa 2 000 1 615 385
Analys
Analys investeringsredovisning Horredshallen
Inventarier för utrustning av nybyggda Horredshallen. Investeringsposten var ej med från början i investeringsbudget.
Blå scen
Kostnader för att etablera och färdigställa "Blå scen" vilket inte tagits med i
ursprungsupplägget av investeringsbudget. Oklarheter och missförstånd kring vad som ingick i byggprojektet är främsta orsaken.
Basutställning Rydal
Arbetet med att förnya basutställning är behövligt men inte så lätt att åstadkomma. Arbetet fortgår men främst med start av planering och kartläggning. Därför har inte kostnader kunnat bokföras på denna post under 2020. Sannolikt kommer inte heller 2021 att medföra några större investeringar.
Inredning Bibliotek
De publika utrymmen och de offentliga rum som nämnden har att hantera och bedriva biblioteksverksamhet i utsätts för hög belastning vilket medför mycket slitage. Dock är dessa åtgärder att betrakta som driftskostnader enligt centrala ekonomiska styrprinciper. Biblioteket får inte räknas som en verksamhet utan varje liten filial bedöms vara en investeringsenhet för sig. I och med att varje filial har svårt att nå det stipulerade minimumbeloppet, drygt 90 000, vilket krävs för att göra en investering, så faller de ur investeringsbudgeten och inköpen hamnar i driftsredovisningen. Dessa sakernas tillstånd är till förfång för verksamheten.
Kulturskolan instrument
Nyinköp, kvalitetshöjande förstärkning av utbud.
Bryggor och badplatser
Investeringsbehovet visade sig vara något lägre. Utförande verksamhet visade sig också ha begränsningar vilket medförde att inte tidigareläggning av insatser var möjligt.
7 BILAGOR
7.1 Övrig uppföljning
Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker också en uppföljning av vissa planer och beslut, såsom internationellt arbete och kommunens miljömål. Från och med årsrapporten 2018 ska nämnder rapportera avtal enligt Idéburet offentligt partnerskap (IOP), avtalssamverkan med andra kommuner samt
uppföljning/tillsyn av privata utförare.
Internationellt arbete
Lysande fönster i Rydal bedrivs i samverkan med Saltaire Living Advent Calendar. Det är från Saltaire som ursprungsidén kommer för Lysande fönster och det sker löpande en samverkan där Saltaire deltar med utställningsfönster i Rydal och vi tar plats med ett fönster i Saltaire.
Via medarbetare i Öppen Ung deltar vi i KEKS internationella projekt som syftar till att utveckla och samordna utbildningsplattform för ungdomsarbete inom EU.
Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål
En övergång mot en ökad andel förnyelsebara drivmedel ska stimuleras
Förvaltningen nyttjar den kommungemensamma fordons-poolen där teknik- och serviceförvaltningen ansvarar för miljöperspektivet vid anskaffning av fordon.
Energianvändningen för transporter i tjänsten ska minska med minst 35 procent till 2020.
Nämnden uppmanar kontinuerligt sina medarbetare att samordna transporter samt nyttja miljövänliga transportalternativ när så är möjligt. Förvaltningen nyttjar den
kommungemensamma fordonspoolen där teknik- och serviceförvaltningen ansvarar för miljöperspektivet.
I syfte att minska energianvändningen har förvaltningen köpt in två elcyklar att använda i verksamheten.
Kommunen ska arbeta för en attitydförändring vad gäller miljöanpassade produkter och inköp Nämnden och förvaltningen har ett gott stöd i upphandlingsenhetens arbete med att ställa anpassade och aktuella miljökrav.
Uppföljning av attraktivitetsplanen
Under verksamhetsåret 2020 har arbetet med tillskapandet av "Blå scen" i nya Lyckeskolan fortsatt. Enligt plan kommer denna att stå färdig under 2021. Blå scen är en riksstandard för teateranläggning vilket möjliggör helt nya sätt för Marks kommun att kunna bjuda in, ta emot och sätta upp större föreställningar och event. Etableringen av Blå scen antas därför vara av stor betydelse för perspektiven besöksnäring samt kommunintern och extern attraktivitet. I syfte att arbeta vidare med att säkerställa ett långsiktigt arbete för att på ett kvalitativt sätt arbeta med denna för kommunen nya arena har förvaltningen påbörjat ett arbete med
"producentområdet".
I ljuset av pandemins efterfrågades under 2020 en helt ny nivå på de vandringsleder som finns etablerade i kommunen. Under flera år har nämnden haft en relativt sparsam summa avsatt i budget för skötsel av dessa och i takt med att kommuninvånarna nu i betydligt högre grad sökt sig utomhus för att aktivera sig har det uppdagats stora behov samt en stor potential avseende vandringsleder och friluftsliv. Kostnader har tidigarelagts motsvarande 100tkr för material i syfte att förbättra uppmärkning av leder samt att kontakt upprättats med
västkuststiftelsen för att utreda hur vi kan gå vidare i arbetet med att utveckla våra leder.
Under 2020 besluta nämnden, i samma syfte som ovan, även om att tillföra
verksamhetsområdet utebadplatser 100 tkr för drift och skötsel då belastningen på dessa ökade markant under 2020 samt bedömdes vara i behov av ökad tillsyn.
Det långsiktiga arbetet med att arbeta med platsutveckling av Rydal fortsätter och tillsammans med externa aktörer kommer det arbetet att intensifieras närmaste åren.
Idéburet offentligt partnerskap
Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en avtalsform mellan en eller flera organisationer inom idéburen sektor med koppling till social ekonomi, och en eller flera offentliga verksamheter.
IOP-avtal skrivs ofta runt en speciell verksamhet, som ägs av den idéburna organisationen, men som den offentliga sektorn vill medverka i. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla med mera.
I gemensamt arbete med Vävcenter pågår en process för att gemensamt utreda
förutsättningarna för att ingå ett IOP. Processen befinner i sig i ett beslutsskede där Nämnden under inledningen av 2021 kommer ha att ta ställning till huruvida förvaltningen ska uppdras att gemensamt med vävcenter ta fram ett förslag till utformning av ett konkret IOP-avtal eller inte. Detta är det enda pågående IOP-arbetet som bedrivs för tillfället.
Kommunal avtalssamverkan
I årsrapporten ska nämnder redovisa vilken avtalssamverkan nämnden har, och planerar att ingå, med andra kommuner. Det gäller avtal där nämnden tar hjälp av annan kommun för att utföra kommunens uppgifter eller där Marks kommun på motsvarande sätt hjälper annan kommun.
Nämnden har inte någon avtalssamverkan med annan kommun.
Uppföljning av synpunkter och avvikelser
Område/vht Beröm Förslag Klagomål Annat
Övrigt Totalt
Kommentar
Förvaltningen kan konstatera att på grund av personalomsättning på nämndsekreterarposten finns det ingen tillgänglig redovisning av synpunkter och avvikelser vid rapporteringstillfället.
7.2 Följetal verksamhet
Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling.
Föreningsbidrag
Följetal Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020
Föreningar som erhåller
föreningsbidrag (antal) 179 180 195 193
Deltagtillfällen i
idrottsföreningar, antal/inv. 7-
20 år 31 29
Deltagtillfällen i idrottsföreningar, antal/inv. 7-20 år
Det finns ingen statistik som motsvarar åldersintervallet. Detta är ändrat i nämndplan 2021.
Idrottshallar
Öppen ungdomsverksamhet
Följetal Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020
Öppen ungdomsverksamhet,
personaltimmar per vecka 69 107 116 118
Öppen ungdomsverksamhet,
öppna timmar per vecka 18 24 27 30
Öppen ungdomsverksamhet, besökare per vecka på
centralen 56 92 96 37
Öppen ungdomsverksamhet, övrig verksamhet per vecka
(timmar) 41 41 31 26
Öppen ungdomsverksamhet, antal regelbundna
kvällsbesökare per vecka 41 63 80 56
Öppen ungdomsverksamhet, besök per vecka, övrig
verksamhet 117 109 100 31
Andel Tjejer 38
Andel icke-binära 1
Uppsökande verksamhet 1 886
Öppen ungdomsverksamhet, personaltimmar per vecka
Summeringen av 2020 utifrån personaltäthet blir att vi fortsatt är belastade med några
faktorer som påverkar en relativt liten arbetsgrupp. Facklig tid (ca 0,75åa) och sjukskrivningar på mer än motsvarande 0,5 åa bidrar till den nuvarande situationen.
Öppen ungdomsverksamhet, öppna timmar per vecka
Angivet utfall berör de veckor som verksamheten varit öppen (fysisk mötesplats).
Mötesplatserna stängdes v 47 och var stängda resten av 2020.
Öppen ungdomsverksamhet, besökare per vecka på centralen
Angivet utfall berör de veckor som verksamheten hade mötesplatserna öppna. De stängdes v 47 och höll även delvis stängt under våren. Det påverkar utfallet i stor utsträckning.
Öppen ungdomsverksamhet, antal regelbundna kvällsbesökare per vecka Angivet utfall baserat på de veckor mötesplatserna (de fysiska) varit öppna.
Uppsökande verksamhet
Angivet utfall berör det antal elever som vi beräknar att vi har mött genom vår uppsökande verksamhet i skolorna (ej unika). Det är inget enkelt mått att använda eftersom det samtidigt är intressant att följa upp i vilken form dessa möten sker och med vilken kvalitet.
Tempererade utebad
Följetal Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020
Tempererade bad, antal
besök/vecka 1 089 713 683 850
