HR-fråga 1290; Gränslöst arbete
Jag undrar om någon vill dela med sig av, om de har, någon policy som underlättar hur man ska förhålla sig till ”gränslöst” arbete? Har några andra företag
förhållningsregler/spelregler kring mailande sent på kvällar och helger? Att alltid vara nåbar? etc.
Svar: 2017-06-19
1.Vägledning för tillgänglighet och ett hållbart arbetsliv
Som ett led i arbetet kring ett hållbart arbetsliv utifrån AFS 2015:4 så har Företaget AB under våren 2016 beslutat att ta fram en vägledning avseende tillgänglighet, för att skapa större förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och minska risken för organisatorisk ohälsa.
Under 2016 beslöt Frankrike att på nationell nivå genom lagstiftning skapa hårdare regler kring tillgänglighet och i Tyskland har arbetsmarknadens parter gjort upp ett regelverk avseende tillgänglighet.
Dagens tjänstemän och chefer är idag mer uppkopplade och mer nåbara än vad man varit i tidigare generationer. Det finns en ny möjlighet till frihet och flexibilitet i och med vår tekniska utrustning, såsom bärbara datorer, WIFI och mobiltelefoner. I kombination med flexibla och mobila arbetsstationer så ökar också möjligheten till flexibilitet, vilket i många fall göra arbetsplatsen mer attraktiv. Men att vara i en ständigt uppkopplad arbetsmiljö, att ha obegränsade möjligheter till kommunikation kan kännas både fantastiskt och
frustrerande samt om den används fel leda till öka ohälsa. Att inte kunna sätta gränser mellan arbetsliv och fritid, inte kunna koppla av från arbetet och återhämta energi kan på sikt innebära ohälsa. Att skapa ett arbetsliv som ger balans kräver att medarbetarna ges förutsättning för detta. Att hålla en god service, ge ett bra bemötande och vara snabb med återkoppling behöver inte vara motstridigt om vi har en tydlig organisation avseende våra förväntningar. I en global organisation som Företaget AB måste vi vara ajour med hela världen vilket ställer större krav på oss än på de som enbart arbetar på en lokal marknad.
Denna vägledning är ett led i Företaget ABs arbete kring hållbart arbetsliv och minska organisatorisk och social ohälsa. Denna vänder sig till tjänstemän och chefer som arbetar inom vår tidzon och tjänstemän och chefer som arbetar inom flera kontinenter.
Mejl.
•Svar på mail och telefon förväntas hanteras under normal arbetstid.
•Ha en tydlig rubriksättning. Redan i rubriken rekommendarar vi att du använder dig av INFO; används när det är något du behöver ta del av när du kan/vill
LÄS; används när det är något man behöver läsa AGERA; används när du behöver göra något
AKUT; används när du behöver agera inom 24 timmar
Rubriksättningen hjälper din mottagare att prioritera mail från dig och visar även på dina förväntningar.
•Fundera på vem som måste ta del av mailet så att du inte per slentrian skickar till fler än nödvändigt.
•Transferfönstret för under vilken tid som vi skcikar mail inom Sverige är 06.00 – 18.00.
Det går att ställa in Office så att mail inte skickas mellan 18:00 – 06:00 och det rekommenderas att den inställningen görs. (delay delivery)
•Vid frånvaro, lägg in frånvaromeddelande och hänvisa till ställföreträdande eller annan person som hanterar mailen. Under semester, hel tjänstledighet eller föräldraledighet ska inga förväntningar på att läsa eller hantera mail normalt finnas.
Telefoni.
•Din tillgänglighet för telefonsamtal gäller inom ramen för normal arbetstid.
•Vi vill att du hänvisar din telefon under din semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller annan frånvaro. Hänvisning av telefonen är också en del av god service till våra kunder och visar respekt mot medarbetare och personal i växel/reception.
Möten.
•För att alla våra medarbetare ska lättare kunna upprätthålla balans mellan arbete och fritid samt kunna kombinera föräldraskap med arbete så rekommenderar vi att möten förläggs mellan kl 08.30 – 15.30.
•Studier visar på att vi får effektivare möten om vi är närvarande i stunden/mötet än om vi multitaskar och använder samma tid till flera saker. I våra gemensamma möten, internt och externt, ska vi så långt det är möjligt vara närvarande, här och nu. Detta i respekt för varandra och oss själva. Det innebär att vi inte läser mail, jobbar med andra arbetsmoment m.m. under mötes pågående. Att sätta telefon på tyst läge och ta bort ljudliga pushnotiser är också en rekommendation.
•Vi förväntar oss att de som går på mötet är delaktiga och ges rätt förutsättningar. Vi ger därför rekommendationen att använda sig av följande agenda redan i mötesinbjudan:
o Deltagare:
o Bakgrund till mötesinbjudan:
o Syfte och mål med mötet:
o Beslut som ska fattas:
o Förberedelser och ev. material som ska läsas in:
o Regler för mötet:
Ledighet.
Ledighet är en god förutsättning för återhämtning. Under semester och annan ledighet t ex hel föräldraledighet, sjukskrivning, tjänstledighet etc ska alltid en ställföreträdare (där så är möjligt) utses och läras upp. Vi rekommenderar i den utsträckning det går lämna
arbetsredskapen på arbetet den tid man är ledig.
För tjänstemän och chefer som arbetar i fler än en kontinent gäller att arbetsgivaren ska göra en riskanalys samt att rekommendatioen är att medarbetaren erbjuds att göra en hälsokontroll med viss regebundenhet. I det fall medarbetaren kontinuerligt och långsiktigt arbetar i flera kontinenter parallelt kan arbetsgivaren överväga om annan arbetsfördelning kan ske genom t ex delat ledarskap som ett led att förebygga ohälsa om de signalerna finns.
2. Vi har ingen policy exakt kring detta, men vi skiljer på medarbetare som har förtroendearbetstid (högre lön och 30 dagars semester) och övriga (som ha 25
semesterdagar). Medarbetare med förtroendearbetstid har chefstjänster eller arbetar med ngn form av projektledning med stor påverkansgrad och ansvar. De förväntas därmed också vara lite mer tillgängliga än övriga. Här gäller att medarbetare med
förtroendearbetstid har en god dialog med sin chef. För övriga medarbetare gäller våra policies kring övertid och obekväm arbetstid, beredskap och inställelse/övertid (som speglar kollektivavtal inom branschen, eftersom vi är ett företag utan kollektivavtal).
3. Har inte haft något större behov av att behöva lyfta den frågan annat än att vi klargjort att om man inte kan utföra sitt arbete på arbetsplatsen för t.ex vab så är det orsaken till frånvaron som skall anges som skäl till frånvaro och att arbete då sker baserat på möjlighet etc men att frånvaron registeras som vab. inte som arbetad tid.
4. Tillgänglighetspolicy 2015-03-01
Denna policy har upprättats för att tydliggöra hur du som anställd förväntas vara tillgänglig under och utanför arbetstid.
Med ordinarie arbetstid menas må-fr kl. 8.00-17.00 eller ordinarie schemalagd tid.
Mail:
- Svar på mail förväntas under ordinarie arbetstid.
- Det är upp till var och en att själv läsa/svara på mail samt ha mailsynk i mobiltelefon utanför ordinarie arbetstid.
-
Förväntas en utökad tillgänglighet är det upp till varje funktionschef att kommunicera detta med sina medarbetare.
- Brådskande ärenden utanför ordinarie arbetstid sker via telefon.
- Var gärna tydlig i din kommunikation om ett ärende är brådskande eller ej.
Telefon:
- Tillgänglighet via telefon förväntas under ordinarie arbetstid.
- Har du en tjänst där det krävs att du finns tillgänglig utanför ordinarie arbetstid (exempelvis Distriktschef, Platschef) så förväntas du finnas tillgänglig för brådskande ärenden även utanför ordinarie arbetstid.
- Var gärna tydlig i din kommunikation om ett ärende är brådskande eller ej.
- Har du en företagstelefon så förväntas du kunna använda och hantera de program och funktioner som krävs i din roll via telefonen när du inte har tillgång till dator.
Exempelvis mail.
- Telefonen är XX egendom och ett redskap i tjänsten. Den ska hanteras med varsamhet. Skulle telefonen gå sönder på grund av oaktsamhet eller uppsåtlig skada så kan du personligen bli ersättningsskyldig.
- I abonnemanget ingår fria samtal och sms inom Sverige samt datamängd upp till 1000 MB. Datamängden som ingår i abonnemanget kan ändras över tid. All användning samt tillägg och tjänster utöver abonnemanget (ex. betalappar, utlandssamtal,
dataroaming etc.) ingår ej och är ej tillåtna. Skulle det förekomma dras detta från platschefens lön.
Möten:
- Möten schemaläggs i största möjliga mån under ordinarie arbetstid.
Hemarbete, sjukdom, VAB etc:
- Hemarbete och tillgänglighet utanför ordinarie arbetstid sker under eget ansvar.
- Respektera kollegor som är sjuka, har semester eller VAB:ar.
5. Nej, inte direkt någon policy mot ”gränslöst” arbete. Däremot arbetar vi med ett 2-årigt program som handlar om att vara hållbar som människa i dagens samhälle där vi ständigt matas med information och pressen ökar från alla håll; arbete, privatliv, barnens aktiviteter etc och allt tenderar att flyta in i varandra mer och mer. Detta för att lära sig att stänga av och kunna koppla bort arbetet när det behövs men också förhålla sig till hur det ser ut idag och anpassa oss efter den nya generationen som gärna jobbar mycket men på tider som passar de själva. I detta program har vi arbetat med olika områden så som att hålla fokus,
att hitta sitt eget varför m.m. Det är en EQ (emotionell intelligens) baserad
förändringsprocess som löper över två år. Genom små lättsmälta nedslag i vardagen har vi följande mål:
1. ge verktyg och förhållningssätt som du behöver för att kunna prestera och må på topp, utifrån ditt bästa hållbara jag.
2. skapa de bästa förutsättningarna för att vi ska nå våra koncernövergripande mål.
3. ge alla våra medarbetare möjlighet att skapa sin egen personliga energi för att prestera på topp.
6. Med tanke på att vi även har skiftgående personal, fortroendearbetstid, flexibla med arbetstiden på så sätt att de som har små barn kan gå hem lite tidigare ibland och istället arbetar hemifrån så säger vi följande:
Läsa jobbmail gör man på sin egen arbetstid oavsett när andra mailar. Vi ha delvis olika arbetstider och måste också få maila oavsett andra medarbetares arbetstid.vad gäller mobil så används den i arbetet. De flesta (finns undantag såsom företagsledning, chefer och vissa befattningar) behöver inte ha mobilen på eller ta med sig hem. Svarar man ändå så gör man det på eget ansvar, både vad gäller telefon och mail.
7. Riktlinjer för tillgänglighet
XX verkar i en global miljö med hög konkurrens och krav på ökad ef¬fektivitet. Företaget och dess samarbetspartners är spridda i många länder och tidszoner. För att hantera den utmaning detta leder till inom såväl samarbete som kommunikation är nya tekniska
hjälpmedel som smartphones och mobil da-toruppkoppling en nödvändighet.
XX strävar efter att vara ett modernt företag och en attraktiv arbetsgi¬vare, detta innebär att vi vill kunna erbjuda medarbetarna möjlighet till flexibilitet samtidigt som det måste finnas gränser för tillgänglighet. Nedan följer riktlinjer och rekommendationer till företagets chefer och medarbetare angående tillgänglighet och former för kommunikation och
informationsutbyte.
Se dokumentet som ett underlag för diskussion inom arbetsgruppen så att lämplig nivå antas för just din grupp/avdelning.
Tillgänglighet Generella principer
Ny teknisk utrustning skapar möjligheter till ökad flexibilitet men innebär inte att medarbetaren förväntas att ständigt vara uppkopplad och tillgänglig.
Behovet av flexibilitet och tillgänglighet varierar beroende på avdelningens art och medarbetarens behov att få ihop sitt livspussel. För att balansera detta, med hänsyn till verksamhetens behov, medarbetarens hälsa och till lagstiftning, har Ledningen för XX tagit fram några enkla principer för hur vi bör förhålla oss till detta:
1. Inled en dialog med dina medarbetare
Det är viktigt att ha en dialog om förväntningar om tillgänglighet och flexibilitet. Samtal bör hållas både mellan chef och enskild medarbetare, likväl som gemensamt inom
arbets¬gruppen. Att ha tydlighet och samsyn i frågan är en grundförutsättning för att det ska fungera.
Tillgänglighet kan öka den totala arbetsbelastningen samtidigt som flexibili¬teten kan möjliggöra ett bättre livspussel. Periodvis kan det vara acceptabelt med en högre arbetsbelastning men inte ständigt. Som chef är det ditt ansvar att den totala arbetsbelastningen inte blir för hög. Ta reda på hur dina medarbetare mår!
2. Principer kring arbete/tillgänglighet utanför den ordinarie arbetstiden
•Det är alltid avsändarens ansvar att tänka till innan ett mail ska skickas eller ett telefonsamtal ringas.
•Var tydlig med när du förväntar dig svar.
•Fråga dig själv hur viktigt är det att du kontaktar någon just nu.
•Vid situationer när snabb kontakt krävs använd telefon framför email.
Det är inte acceptabelt att regelbundet kontakta medarbetare och kollegor på ledig tid, om inte rollens karaktär är sådan. Respektera också medarbetare/kollegor som är hemma och är sjuka.
Som chef se alltid till att det är tydligt vem som ersätter dig vid en frånvaro så att kommunikation leds rätt och organisationen inte kontaktar dig i onödan under din frånvaron.
3. Principer kring arbete utanför arbetsplatsen (exempelvis hemma)
Det kan ibland finnas behov att sporadiskt arbeta utanför arbetsplatsen, möjligheten beror på typ av roll och verksamhetens art. Det är dock alltid upp till närmaste chef att besluta i frågan.
Du som chef ska stämma av i din ledningsgrupp hur er sektion/avdelning ska förhålla er till hemarbete.
Det är viktigt att påpeka att det inte är en rättighet eller någon rättvisefråga. Det krävs ett förtroende och öppenhet mellan chef och medarbetare samt att man kommer överens om
vad som ska göras och hur uppföljning genomförs. Som chef måste du vara uppmärksam på att arbete hemifrån och oregelbundna arbetstider kan dölja problem av olika slag.
Även den som är sjuk kan ha viss arbetsförmåga. Det kan i vissa fall till och med vara lämpligt att jobba hemifrån helt eller delvis, exempelvis vid risk för smitta. Även här är det dock upp till närmaste chef att besluta i frågan.
8. Vi har det inte nedskrivit i personalhandboken ännu, men angivet att vår arbetstid är i genomsnitt 40 tim/vecka, men att det kan fluktuera under tiden och avstämning sker var sjätte månad. Det ställer krav på den enskilde att själv jobba med koll på sin arbetstid och när den förlägger det utanför ordinarie arbetstid. Företaget uppmuntrar inte till sena kvällar och helger, där beskriver vi det vid anställning att det är ok att jobba på udda tider, men man ska/kan inte förvänta sig respons från andra medarbetare förrän nästkommande arbetsdag, om man inte har gjort upp i förväg att ”i helgen jobbar vi etc”.
Vi är tydliga med att vi inte vill att det blir en slentrian av att jobba sent, påpekar vikten av återhämtning och att man presterar bättre om man kopplar bort jobbet ibland.
Vi ställer högre krav på tillgänglighet hos våra chefer än hos övriga medarbetare, vilket också kommuniceras vid anställningen.
9.Vi har en företagskultur som uttalat säger att man ska kunna förena arbete och familj.
Vår VD och våra chefer är duktiga på att visa att vi respekterar arbetstiderna. Man mailar inte på kvällar och helger. Möten läggs inte tidigt på morgonen eller sent på kvällen. Dessa spelregler är uttalade men inte nedskrivna i en policy. A och O är att ledningsgruppen är delaktig och visar att det är så vi agerar.
10. Nej, tyvärr. Det är ett förhållningssätt som bara ökar samt kravet på att hela tiden vara uppdaterad. Arbetstid och ledig tid börjar bli samma sak.
