Delårsrapport Tertial 2 2017
Trafik- och fastighetsnämnden
Innehållsförteckning
1 Ekonomisk uppföljning ... 3
1.1 Prognos TFN... 3
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4
1.3 Uppföljning av årets förändringar ... 5
1.4 Investeringsprognos ... 5
2 Återsökning av statsbidrag ... 7
3 Åtaganden ... 8
3.1 Ansvarsfull ekonomi ... 8
3.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 8
3.3 Miljö och samhällsutveckling ... 8
3.4 Kommunikation ... 11
4 Personal ... 12
5 Uppdrag ... 13
6 Viktiga förändringar ... 15
7 Nya data och resultat ... 16
8 Riskhantering - internkontroll ... 17
8.1 Administration ... 17
8.2 Ekonomi... 17
8.3 Generell ... 18
8.4 Myndighetsutövning lokala trafikföreskrifter ... 18
8.5 Beställning och inköp ... 18
8.6 Ekonomisk redovisning ... 19
1 Ekonomisk uppföljning
1.1 Prognos TFN
Prognosrapport TFN
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Budget
avvikelse Prognos_maj Prognos_aug
TRAFIK- OCH FASTIGHETSNÄMND
Intäkter -339 792 -222 235 65 1 895 -341 162 -341 687
Kostnader 395 523 252 828 64 1 030 396 093 394 493
Netto (tkr) 55 731 30 593 55 2 925 54 931 52 806
Resultat (tkr) till rapporteringsområde
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 1 050 773 74 0 1 050 1 050
Netto (tkr) 1 050 773 74 0 1 050 1 050
Trafik- och fastighets stab
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 9 283 5 274 57 1 730 9 283 7 553
Netto (tkr) 9 283 5 274 57 1 730 9 283 7 553
Gata drift och myndighet
Intäkter -22 320 -16 468 74 4 120 -24 620 -26 440
Kostnader 96 106 59 909 62 -1 630 97 606 97 736
Netto (tkr) 73 786 43 440 59 2 490 72 986 71 296
Park
Intäkter -1 750 -1 119 64 455 -2 205 -2 205
Kostnader 17 380 11 058 64 -455 17 835 17 835
Netto (tkr) 15 630 9 940 64 0 15 630 15 630
Budget 2017
Period-
utfall Utfall % Budget
avvikelse Prognos_maj Prognos_aug Trafik och
infrastrukturplanering
Intäkter -1 430 -911 64 0 -1 430 -1 430
Kostnader 7 410 4 360 59 0 7 410 7 410
Netto (tkr) 5 980 3 449 58 0 5 980 5 980
Naturvård
Intäkter -1 255 -397 32 0 -1 255 -1 255
Kostnader 8 684 5 467 63 0 8 684 8 684
Netto ( tkr) 7 429 5 070 68 0 7 429 7 429
Fastighet förvaltning
Intäkter -309 952 -202 479 65 -1 295 -309 952 -308 657
Kostnader 249 835 160 734 64 0 249 835 249 835
Netto ( tkr) -60 117 -41 745 69 -1 295 -60 117 -58 822
Fastighet projekt drift
Intäkter -3 085 -860 28 -1 385 -1 700 -1 700
Kostnader 5 775 2 640 46 1 385 4 390 4 390
Netto ( tkr) 2 690 1 780 66 0 2 690 2 690
Prel. kostnader-interna 0 -12 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 2 625 0 0 0 0
1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget
Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Trafik- och fastighetnämnden prognostiserar ett överkott om 2,95 miljoner kronor jämfört med budget.
Ökade intäkter om 4,1 miljoner kronor och ökade kostnader om 1,6 miljoner kronor avser åtgärder kopplade till Parkeringsplanen. Fastighetsavdelningen sänker ner prognosen på fastighetsintäkter om 1,3 miljoner kronor kopplade till kulturfastigheter.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos
Nettoutfallet är 11,7 % lägre jämfört med riktvärdet med anledning av att Trafik- och fastighetsnämnden har säsongsbetonade kostnader som inte följer de periodiserade och prognostiserade intäkterna.
Prognosbedömning
Det råder en osäkerhet kring prognosen kopplad till budgeterade framtida intäkter avseende kulturfastigheter som Trafik- och fastighetsnämnden saknar avtal på.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Trafik- och fastighetsnämnden prognostiserar enligt budget.
Trafik- och fastighetsstaben prognostiserar lägre personalkostnader om 1,7 miljoner kronor. Detta med anledning av att Förvaltningschefstjänsten numera delas med Statsbyggnadsavdelningen, ekonom rekryteringen avslutades senare än budgeterat och administratör tjänsten uteblir för resten av året.
Gata, drift och myndighet prognostisera ett överkott om 2,5 miljoner kronor kopplade till
implementeringen av Parkeringsplanen. Verksamheterna saknar kostnader i form av trafiklinjemålning, underhåll av dagvattenanläggningar samt underhåll av trafiksignaler, grusvägar och belysning samt parkeringsövervakningskostnader som prognostiseras öka med 1,6 miljoner kronor med anledning av införandet av Parkeringsplanen vilket leder till lägre utfall för perioden. Kostnaderna kommer belasta utfallet senare under hösten.
Park prognostiserar både högre kostnader och intäkter kopplade till personalrekryteringen, med anledning av övergången till utgiftsföring av projektledarnas tid på investeringsprojekt kopplade till lekplatser och parker. Verksamheten saknar även kostnader i form av underhåll och skötsel av parkträd och parkmark samt nyplantering vilket leder till lägre utfall för perioden. Kostnaderna kommer belasta utfallet senare under hösten. Intäkter kopplade till markuppåtselseavgifter är säsongsknutna och kan inte fördelas över året.
Trafik- och infrastrukturplanering prognostiserar enligt budget. Både intäkterna och kostnaderna är procentuellt lägre jämfört med budget, då verksamheten är försenad med en del projekt men förväntas arbeta med dessa med stöd av konsultköp under hösten.
Naturvård prognostisera enligt budget. Utfall följer riktvärde då verksamheten är till större delen knuten till sommarhalvåret. En del mindre åtgärder återstår under hösten som informationsinsatser.
Fastighetförvaltning prognostiserar lägre intäkter jämfört med budget. Verksamheten bedömmer att intäkterna kopplade till kulturfastigheter inte kommer regleras under år 2017. Kostnader prognostiseras enligt budget i dagsläget. Kalla månader och ökade mediakostnader för tex. uppvärmning kan påverka prognosen under senare delen av året. Sandupptagningskostnader prognostiseras lägre och
driftavtalskostnader prognostiseras högre då nya fastigheter såsom Simhallen, Friidrottshallen och Ridstallet har lagts till driftavtalet.
Fastighet, projekt och drift prognostiserar både lägre intäkter och kostnader med anledning av att personal knutna till verksamheten är rekryterade men inte i takt med Budget
Eventuell omdisponering av budget
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
1.3 Uppföljning av årets förändringar
Trafik och fastighetnämndens arbete med Parkeringsplanen går enligt plan vilket resulterar i högre felparkeingsintäkter och högre parkeringsavgifter. Högre markhyror tas ut enligt tidigare beslut.
1.4 Investeringsprognos
Budget 2017 Prognos Aug
Barn och utbildningsnämnden 382,3 247
Utbildning och
arbetsmarknadsnämnden
20 0
Budget 2017 Prognos Aug
Vård och omsorgsnämnden 28 0
Socialnämnden 59 0
Kultur och fritidsnämnden 138,8 80
Fastighetsägarinitierade 146 100
Investeringar gata/park/trafik 72 55
Totalt 846 482
Trafik och fastighetsnämnden prognostiserar lägre investeringsutgifter om 362 miljoner kronor jämfört med budget. Prognosen är lägre jämfört med förra prognosen då nämnden fortfarande saknar
beställningar på projekt utförande från andra nämnder och som bedöms inte bli av under år 2017. En del projekt så som Evakuering i Fågelsångsparken, Idrottshallar i Tegelhagen och Töjnanskolan samt inom Väsjööområdet är försenade med anledning av detaljplaneärenden och överklaganden.
Fastighetsägarinitierade investeringar prognostiseras till 46 miljoner kronor lägre investeringsutgifter jämfört med budget. ett antal projekt planerades i samband med att budgeten fastlades som av olika anledningar inte kommer att bli av. För en del projekt har upphandlingarna avbrutits då det inkommit för få och orimliga anbud, dessa avbrutna upphandlingar påverkar tidplanen och medför att många planerade investeringar istället kommer att belasta 2018 års investeringsbudget. För en del projekt har ytterligare utredningar krävts för att kunna ta ställning till hur vi ska gå vidare, tex dagvattenhantering
konstgräsplaner som har inneburit att åtgärderna istället får planeras till 2018. Radonsaneringar
budgeterades i början av 2017 med en grov uppskattning utifrån de objekt som skulle radonmätas under säsongen. Efter mätning var det färre objekt än förväntat som behöver åtgärdas. Åtgärderna har planerats om till 2018 i största mån.
Investeringar i gata/park/trafik prognostiseras till 55 miljoner kronor. En del projekt är försenade med anledning av försenade projektering och beräknas kunna utföras under år 2018. Exempel på detta är Märstastråket och cykelbana Vibyvägen.
Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse
846 482 363
2 Återsökning av statsbidrag
Medel t.o.m. augusti 2017 Medel - helårsprognos Myndighet
17 miljoner kronor 17 miljoner kronor Trafikverket
Trafik och fastighetsnämnden söker bidrag kopplade till våra verksamheter. Nämnden har historiskt fått höga bidrag beviljade jämförelse viss med andra sökande. bidragen är kopplade till åtgärder som nämden ålägger sig att utföra och om dessa uteblir eller försenas kommer bidraget att utebli alternativt försenas.
För år 2017 har nämnden beviljats 13 miljoner kronor i bidrag om medfinansering kopplat till Märsta stråket. Vår bedömning är att 5 miljoner kronor kommer att betalas ut under år 2017, vilket är kopplat till de prognostiserade utgifterna. Resterande del kommer att betalas under år 2018 då planerade åtgärder kommer att utföras.
3 Åtaganden
Fokusområden:
3.1 Ansvarsfull ekonomi
Nämndens åtaganden
Öka prognossäkerheten för investeringsprojekten Kommentar
Arbetet med att öka prognossäkerheten pågår. Impementeringen av systemstödet för
investeringsprojekten är påbörjat. Månatlig uppföljning och avstämning av projekten genomförs.
Analyser görs i samband med beslut om kostnadsförändringar, i syfte att dels tillhandahålla bra beslutsunderlag, dels att dokumentera erfarenheter som är viktiga att ta tillvara på i kommande projekt.
Förstärka kontrollen och skapa överblick över kommunens trafik- och infrastrukturanläggningar
Kommentar
Utredningen som ska vara ett underlag till systemet som ska förstärka kontrollen och skapa överblick över kommunens trafik- och infrastrukturanläggningar är inte påbörjad.
Fokusområden:
3.2 Näringsliv och arbetsmarknad
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet
Nämndens åtaganden
Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar
Arbetet går enligt plan.
Fokusområden:
3.3 Miljö och samhällsutveckling
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö
Nämndens åtaganden Minska kemikaliepåverkan Kommentar
Vi följer kemikalieplanen i projekten oavsett om det är ny eller ombyggnadsprojekt. Det är en del av det löpande arbetet i projekten.
Alla nya byggnader uppförda i kommunal regi ska lägst klara Miljöbyggnad Silver Kommentar
Vi följer upp att alla nybyggnadsprojekt klarar kraven enligt Miljöbyggnad Silver. Det är en del av det löpande arbetet i projekten.
Vid ny- och ombyggnad se över installation av sol-paneler och växtlighet på tak
Nämndens åtaganden Kommentar
I de fall det är möjligt så gör vi en utredning om det är ekonomisk försvarbart att installera solpaneler och plantera växtlighet på tak.
Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar
Nya medarbetare utbildas fortlöpande. De sätts in i de kommunövergripande åtanden som har koppling till miljön i samband med introduktionen.
Bibehålla biologisk mångfald Kommentar
Som underlag för arbetet med att förvalta och utveckla kommunens naturreservat och naturmark har Trafik och fastighetsnämnden antagit ett dokument 2016-04-28 ”Underlag för utveckling av skötseln av Sollentunas parker och naturområden”. Här anges hur skötseln ska utvecklas både för biologisk mångfald och för att öka tillgängligheten till naturområden. En politiskt fastställd åtgärdskatalog beskriver konkreta åtgärder. Förvaltningen genomför och följer upp de åtgärderna som finns angivna i ovannämnda dokumentet med skötsleplanerna.
Minska luftföroreningarna i kommunen Kommentar
Följande är genomfört under andra tertialet:
80 st cykelparkeringar har anlagts vid kollektivtrafikhållplatser under året.
Inventering och sammanställning av platser i behov av uppdatering eller nya skyltar planeras ske under hösten.
Cykelskola för vuxna genomfördes under juni och kommer även att genomföras under september. Deltagande i kampanj framtagen av ResSmart ”Vi är cyklist” med flera andra kommuner i Stockholmsområdet, detta genomförs under hösten. Tack för att du cyklar- kampanj samt trafikantveckan genomförs i september.
Implementationen av parkeringsplanen har fortsatt under perioden.
Samarbeta med forskningsvärlden inom miljö- och klimatområdet Kommentar
Förvaltningen följer det som sker inom området i facklitteratur, fackpress, seminarier, konferenser och samhällsdebatt.
Sveriges bästa cykelkommun Kommentar
Arbetet löper enligt gällande plan och inom ekonomiska ramar. Det gäller såväl utbyggnad och
förbättring av cykelvägnät och cykelparkeringar, som andra typer av insatser för att utveckla cyklandet i Sollentuna.
Förbättra utemiljöerna i våra verksamhetsfastigheter Kommentar
Åtgärder pågår enligt plan. Investeringar och planerat underhåll har genomförs. Planerat underhåll av grönytor och utrustning pågår för 2017. Årets största åtgärd avser Kärrdalsskolan där planering och utformning görs tillsammans med skolans elevråd.
Åtgärder tertial 2 2017, utöver ordinarie underhåll och lekplatsbesiktningar:
Igelkottens förskola har fått en del av sin lekutrustning utbytt.Sofielundsskolan har fått en del av sin lekutrustning utbytt.Linnés förskola har fått dagvattensystemet åtgärdat. Sollentuna International School har fått sin "gröna upprustning" klar.
Utveckla kommunens parker och naturområden Kommentar
Arbetet med skötsel av kommunens parker och naturområden löper enligt den framtagna planen beslutad i TFN 2016-04-28 (Utveckling av skötseln av park och natur Dnr 2015/1041 TFN).
Medverkan och utvecklingen av samverkan med grannkommuner inom Gröna kilar i Stockholmsregionen är en del av det dagliga arbetet och löper enligt plan.
Förbättra belysning på allmän plats för ökad trygghet
Nämndens åtaganden Kommentar
Arbetet med att ta fram belysningsprogrammet har fortsatt under 2017 och kommer planenligt att färdigställas under året.
Kontoret deltar aktivt i kommunens trygghetsarbete. Under året har arbetet med att ta fram underlag för en skötselinventering i Tureberg och Edsberg påbörjats. Samverkansträffar har genomförts i dessa områden för att förbättra kontaktvägar och tydliggöra ansvar.
Genomförandet har skett i genomgångar av ansvar mellan kommunen och Sollentunahem, mellan kommunala förvaltningar och entreprenörer. Tidsplan har varit att arbetet genomförs första halvåret 2017 och följs upp under andra halvåret 2017.
Handlingsplaner för Barnens natur Kommentar
Åtgärder enligt det tidigare beslutade handlingsplanen för Barnens natur kommer under 2017 att arbetas in i åtgärdskatalogen för utveckling av Sollentunas parker och naturområden för 2018 och kommer att presenteras på Trafik- och fastighetsnämndens möte i december.
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser
Nämndens åtaganden
Minska energianvändningen i kommunens verksamheter med 10 % mellan 2017 och 2020 Kommentar
Arbetet löper enligt plan och förvaltningen bedömmer att målet kommer att uppnås till utgången av 2020.
Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt ”Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun”
Kommentar
Vid upphandling av drift av verksamhetsfastigheter och drift av verksamheternas utemiljöer så kravställer kontoret via AFF 2015 som reglerar alla gällande miljökrav i utförandet. Kommunens miljöpolicy tillämpas där den går att tillämpa i kravställningen.
Inga nya upphandlingar har gjorts inom drift av gator och cykelbanor under året.
Minska klimatpåverkan från byggprocessen Kommentar
Som underlag för arbete med åtagandet har TFK, på uppdrag av KLK, tagit fram en livscykelanalys (LCA- kalkyl) avseende byggprocessen för Rotebrohallen.
Minska utsläppen från kommunens egna transporter med 50 % Kommentar
Samtliga bilar leasas av SEOM. De nya leasingbilarna är miljöklassade hybridbilar. Vilket innebär att vartefter leasingkontrakten löper ut kommer fler tjänstebilar att vara miljöklassade hybridbilar.
Trehjuliga elcyklar med lastkapacitet har köpts in för att användas i verksamheten.
Nettoinlagringen av kol ska inte minska Kommentar
För att nettolagringen av kol inte ska minska genomförs kompentsationsåtgärder. Med det menar kontoret åtgärder som kompenserar för eventuell påverkan som ingrepppet kan ha på naturen.Detta är uppdragssstyrt, men de aktuella naturvärden som platsen har avgör hur kompensationen utförs. Vilket innebär att vi tar fram åtgärder utifrån projektens påverkan.
Fokusområden:
3.4 Kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling
Nämndens åtaganden
Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen
Kommentar
Ny kommunikationsorganisation är på plats och trafik- och fastighetskontorets dedikerade kommunikationsresurs har börjat jobba.
Den kommunikationen som kontoret initierar själv löper enligt plan.
4 Personal
Nyckeltal Utfall T2 2016 Utfall T2 2017
Personalomsättning (%) 28,57 % 17,95 %
Kommentar
Personalomsättningen har minskat, vilket är positivt. Den kommer att öka då det är tre personer som har avslutat sin anställning under september.
Sjukfrånvaro i % 2,95 % 2,77 %
Kommentar
Sjukfrånvaron går ner något, vilket är positivt. Utfallet ligger under riktvärdet för sjukfrånvaron.
Arbetsvillkoren bedöms överlag vara positiva och på kontoret deltar flera i hälsofrämjande aktiviteter.
5 Uppdrag
Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Utredning av ombyggnation av befintligt kommunalhus (Turebergshuset)
2016-09- 05
Projektavdelning har fått asvaret att genomföra behovsanalys och förstudie.
Arbete med upphandling för detta pågår.
Utvärdering av hyressystem för skolor och förskolor
Senast 2016-12 Följduppdrag inventering MEX
2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för verksamhetsfastigheter.
I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Ej angivet.
KLK och TFK bör besluta om
tidsplan gemensam
t
Pågående arbete, rapporteras fortlöpande i KLK:s styrgrupp för finansierings- och fastighetsuppdraget.
Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Ej angivet.
KLK och TFK bör besluta om
tidsplan gemensam
t.
Pågående arbete, rapporteras fortlöpande i KLK:s styrgrupp för finansierings- och fastighetsuppdraget.
Uppdrag
Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare
Status Kommentar
Trafik- och fastighetsnämnden får i uppdrag at återkomma till kommunstyrelsen med en förnyad redovisning av införandet av Grön IT senast i december 2017.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att återkomma till miljöutskottet med en rapport om effekterna av arbetet med Grön IT.
December 2017.
Uppkoppling av objekt till styr- och övervakningssystem pågår sedan tidigare.
Objekt som färdigställts nyligen är Smultronställets förskola, Friidrottshallen, Runbackaskolan, Basunvägens LSS- boende.
Utbyte av äldre styr- och reglerutrustning planeras/pågår i två skolor respekive fyra idrottsanläggningar.
Upphandling av styr- och
reglerentreprenad inkl systemintegratör startar september. Detta är den levererantör som utför arbetet med uppkoppling mot styr- och
övervakningssystemet.
Frågan om hur styr- och övervakning bör hanteras framöver har diskuterats i avdelningens verksamhetsplanering.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samverkan med miljö- och byggnadskontoret och trafik- och fastighetskontoret, ta fram förslag på kompletterande styrdokument gällande tillskapande av parkeringar vid nyproduktion. Uppdraget ska återrapporteras till
kommunstyrelsen under 2017 för att det kompletterande styrdokumentet därefter ska kunna fastställas av kommunfullmäktige.
December 2017
Förvaltningen deltar i arbetet och Stadsbyggnadsavdelningen ansvarar för rapporteringen.
Synålen:
Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik- och fastighetskontoret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan
finansieras, anläggas och förvaltas.
Ej angivet TFK deltar i detta arbete som ansvaras och drivs av KLK och
Stadsbyggnadsavdelningen. Uppdraget har inte kommit igång ännu.
6 Viktiga förändringar
Vi är i avsaknad av personal på trafik- och naturavdelningen samt på gatudriftsavdelningen. För närvarande är det sex vakanser där. Prognosen är att tillfälligt ersätta vakanserna med konsulter, under tiden som det tar att rekrytera nya medarbetare. Detta kan komma att påverka utvecklingsarbetet och även utförandet av den löpande verksamheten.
7 Nya data och resultat
Resultatet för nöjd kundindex för fastighet är 50, vilket är oförändrat jämfört med mätningen för två år sedan. Trots att det inte märks på resultatet har vi förbättrat oss inom flera områden.
Nöjd kundindex för markupplåstelser till näringslivet har ökat från 63 till 72.
Kommunen har som mål att bli bästa cykelkommun. Poängen i Cykelfrämjandets kommunvelometer har ökat från 45 2016 till 46,5 i år. Kommunen kom på 13:e plats i mätningen i år, vilket kan jämföras med 7:e plats 2016.
8 Riskhantering - internkontroll
Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens Verksamhetsberättelse 2017.
8.1 Administration
Att trafik- och fastighetsnämnden dokumenthanteringsplan saknar riktlinjer för delar av nämndens verksamheter och att hantering av dokument inte sköts enligt plan
Kontroller
Dokumenthanteringsplan Ingen avvikelse
Hur?
Genomlysning av dokumenthanteringsplanen och rutiner för registrering/arkivering.
När?
Maj och oktober Kommentar
Kontrollen kommer att utföras i maj och oktober enligt plan
Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.
8.2 Ekonomi
Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende
flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
8.3 Generell
Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroller
Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Ingen avvikelse
Hur?
Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.
När?
Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.
Kontrollera att upphandlingarna genomförs
med hjälp av upphandlingsenheten Ingen avvikelse Hur?
Genom noggrann kontroll av upphandlande avtal När?
April och augusti Kommentar
Upphandlingar sker med hjälp av upphandlingsenheten.
8.4 Myndighetsutövning lokala trafikföreskrifter
Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF)
Kontroller
Lokala trafikföreskrifter (LTF) Mindre avvikelse Hur?
Genomgång av lokala trafikföreskrifter.
När?
Löpande under året Kommentar
Kontrollen påvisade att bristen finns. Arbetet med att åtgärda bristerna har påbörjats och kommer att slutföras under 2017.
8.5 Beställning och inköp
Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura
Kontroller
Skriftliga beställningar Mindre avvikelse Hur?
Stickprovkontroll När?
Maj och oktober Kommentar
Kontrollen enligt stickprov är utförd under maj och visar mindre avvikelse. Nämnden kommer arbeta
Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal
Kontroller
Ramavtal Mindre avvikelse
Hur?
Stickprovskontroll När?
Maj och oktober Kommentar
Beställningar och inköp sker enligt gällande inköpsrutin. Nämnden bedömmer att behov av fler ramavtal finns.
8.6 Ekonomisk redovisning
Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.
Kontroller
Nämndhandlingar Ingen avvikelse
Hur?
Genom noggrann genomgång av ärenden på tjänstemannaberedningen När?
Maj och oktober Kommentar
Nämnden informeras löpande och får korrekt information.
