Bilaga 1. Delårsrapport 2018 för Trafik- och fastighetsnämnden

Delårsrapport Augusti

Trafik- och fastighetsnämnden

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning TFN ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsprognos ... 5

1.4 Riktade budgetmedel ... 6

1.5 Återsökning av statsbidrag ... 6

2 Viktiga förändringar ... 7

3 Nya data och resultat ... 8

4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 9

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 9

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 9

4.3 Näringslivsstrategi ... 9

4.4 Personalpolicy ... 10

5 Mål ... 11

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 11

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 12

5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 13

6 Uppdrag ... 14

6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att utreda de ekonomiska konsekvenserna av Grön- IT inom fastighetsområdet ... 15

7 Riskhantering - internkontroll ... 19

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF) ... 19

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura ... 19

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal ... 19

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt. ... 19

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning TFN

Prognosrapport 2018 TFK

Budget

2018

Period

utfall Utfall i % Prognos aug

Budget- avvikelse

Prognos apr TRAFIK- OCH

FASTIGHETSNÄMND

Intäkter -349 693 -228 548 65 -341 008 -8 685 -339 355

Kostnader 410 677 252 252 61 401 992 8 685 400 288

Netto (tkr) 60 984 23 704 39 60 984 0 60 933

PER VERKSAMHETSNIVÅ Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 1 141 777 68 1 141 0 1 141

Netto (tkr) 1 141 777 68 1 141 0 1 141

Trafik- och fastighets stab

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 8 797 4 629 53 12 642 -3 845 8 797

Netto (tkr) 8 797 4 629 53 12 642 -3 845 8 797

Gata drift och myndighet

Intäkter -23 902 -17 837 75 -25 602 1 700 -24 802

Kostnader 96 136 59 841 62 94 263 1 873 96 136

Netto (tkr) 72 234 42 004 58 68 661 3 573 71 334

Park

Intäkter -2 350 -2 214 94 -2 600 250 -2 350

Kostnader 19 186 11 966 62 18 842 344 19 036

Netto (tkr) 16 836 9 752 58 16 242 594 16 686

Trafik och

infrastrukturplanering

Intäkter -2 340 -668 29 -1 240 -1 100 -2 340

Kostnader 8 887 5 368 60 8 109 778 8 587

Netto (tkr) 6 547 4 700 72 6 869 -322 6 247

Naturvård

Intäkter -550 -642 117 -550 0 -550

Kostnader 8 706 5 327 61 8 706 0 8 706

Netto ( tkr) 8 156 4 686 57 8 156 0 8 156

Fastighet förvaltning

Intäkter -318 151 -206 004 65 -309 188 -8 963 -307 193

Kostnader 261 674 158 566 61 252 711 8 963 252 308

Netto ( tkr) -56 477 -47 438 84 -56 477 0 -54 885

Fastighet projekt drift

Intäkter -2 400 -1 163 48 -1 828 -572 -2 120

Budget 2018

Period

utfall Utfall i % Prognos aug

Budget- avvikelse

Prognos apr

Kostnader 6 151 5 449 89 5 578 572 5 578

Netto ( tkr) 3 751 4 286 114 3 750 0 3 458

Prel. kostnader-interna 0 0 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 309 0 0 0 0

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Trafik och fastighetsnämnden prognostiserar enligt budget. Nämnden prognostiserar för eventuella kostnader avseende behovsanalys renovering av Turebergshuset 4 miljoner kronor.

Samt för minskade kostnader avseende kapitaltjänstekostnader om 3,6 miljoner avseende infrastrukturanläggningar och högre gatukostnadsersättning om 1,0 mkr

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Kostnadsutfallet är lägre med 5,7 % jämfört med budget vilket till större del beror på pågående projekt som ännu inte belastar verksamheterna samt vinterväghållning av anläggningar.

Prognosbedömning

Prognosen bedöms som säker men kan komma att påverkas av kostnader som kan uppstå vid extra ordinär vinter. Så som ökade vinterhållningskostnader och ökade uppvärmningskostnader.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Trafik- och fastighetsnämnden inkl. stab prognostiserar underskott om 3,8 miljoner kronor.

Underskottet avser för närvarande prognostiserade kostnader om 4 miljoner kronor avseende behovsanalys renovering av Turebergshuset, samt lägre personalomkostnader om 0,2 miljoner kronor jämfört med budget.

Gatudrift och myndighet prognostiserar överkott om 3,5 miljoner kronor.Högre

intäktsprognosen om 1,7 miljoner kronor avser gatukostnadsersättning och parkeringsavgifter.

Samtidigt som verksamheten har lägre kapitalkostnader om 3,6 miljoner kronor samt högre kostnader avseende parkeringsövervakningskonsulter om 0,6 miljoner kronor,

dagvattenanläggningar om 0,3 miljoner kronor, lagning av beläggning om 0,5 miljoner kronor, trafiksignaler om 0,2 miljoner kronor samt skrotbilshantering om 0,2 miljoner kronor.

Trafik och naturavdelningen som består av park, trafik och naturvård prognostiserar överkott om 0,3 miljoner kronor. Intäktsöverskottet inom park avser högre markupplåtelseavgifter om 0,5 miljoner kronor samt lägre antal rapporterade timmar på projekt om 0,3 miljoner.

Kostnadsöverkottet om 0,3 miljoner kronor avser lägre kostnader avseende röjning av vegetation 0,7 miljoner kronor, underhåll av lekplatser 0,4 miljoner kronor, trädunderhåll 0,5 miljoner kronor samt högre kostnader avseende fasta entreprenad delen av parkskötsel 0,8 miljoner kronor, uppdatering av kartprogram 0,3 miljoner kronor, skötsel av tillkommande ytor 0,2 miljoner kronor samt underhåll av fontänanläggningar 0,2 miljoner

kronor.Trafikverksamhetens underkott om 0,3 miljoner kronor avser lägre intäkter om 1,1 miljoner kronor kopplade till antal rapporterade timmar på projekt samt lägre kostnader om 0,7 miljoner kronor kopplade till införandet av parkeringsplanen 0,4 miljoner kronor, trygg i trafiken 0,1 miljoner kronor och gcvägar 0,2 miljoner kronor. Naturvården prognostiserar enligt budget. Under hösten kommer arbetet till större delen ske i natunäraområden och strandområden i form av tillgänglighetsanpassningar, informationssatsningar och gallringar.

Fastighetsavdelningen prognostiserar enligt budget. Intäkts underkottet om 9 miljoner kronor avser uteblivna intäkter om 11 miljoner kronor kopplade till uppdraget försäljning av

fastigheter, försenade projekt 1,5 miljoner kronor samt högre intäkter om 3,5 miljoner kronor kopplade till SKAB. Lägre nettokostnader om 9 miljoner kronor avser lägre kapitalkostnader om 6 miljoner kronor kopplade till försenade investeringsprojekt, lägre underhållskostnader om 5 miljoner kronor avseende fastigheter som ingår i försäljningsuppdraget, lägre

personalkostnader om 1,5 miljoner kronor, samt mindre avvikelser om 1,5 miljon kronor, så

som bevakning, försäkringspremie och myndighetsåtgärder . Högre kostnader om 3,5 miljoner kronor avser evakueringskostnader för Ebbas förskola samt bostadsrätter om 1,5 miljoner kronor.

Fastighetsprojekt prognostiserar enligt budget. Avvikelserna på intäkts- och kostnadssidan avser lägre antal rapporterade timmar på projekt samt lägre personalkostnader, då

rekryteringarna skedde senare än budgeterat . Eventuell omdisponering av budget

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

1.3 Investeringsprognos

Ny och om tillbyggnad Budget 2018 Prognos aug Avvikelse Barn och

utbildningsnämnden 444 343 101

Kultur och

fritidsnämnden 122 98,5 23,5

Vård och

omsorgsnämnden 20 0 20

Socialnämnden 15 0 15

Utbildningsnämnden 1 2,5 -1,5

Totalt 602 444 158

Fastighetsägarinitierade

investeringar Budget 2018 Prognos aug Avvikelse

Hyresgästanpassningar 10 23 -13

Miljömässigt byggande 20 10 10

Myndighetskrav 30 20 10

Reinvesteringar 80 70 10

Övrigt 6 3 3

Totalt 146 126 20

Investeringar

gata/park/trafik Budget 2018 Prognos aug Avvikelse

Cykel och gångvägar 30 16,9 13,1

Övrigt gata och park 69 46,9 22,1

Totalt 99 63,8 35,2

Trafik och fastighetsnämnden prognostiserar lägre prognos om 213,2 miljoner kronor jämfört med budget.

Överskottet om 56,2 miljoner kronor jämfört med förra prognosen avser lägre prognos avseende fastighetsägarinitierade investeringar om 16 miljoner kronor kopplade till förändrade

förutsättningar inom planerade projekt och tillgång till entreprenörer. Överkottet om 28,2 avser försenade projekt inom infrastruktur så som Märstastråket, Parkeringsåtgärder och Trygg i Trafiken. Resterande överskott om 12 miljoner kronor avser lägre prognos avseende Gärdesskolan.

Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse

847 633,8 213,2

1.4 Riktade budgetmedel

Avvikelse om 2,0 miljoner kronor avser lägre kapitalkostnader avseende försenade

infrastrukturinvesteringar inom gata och exploatering. Resterande avvikelse om 0,6 miljoner kronor avser senarelagd rekrytering av personal jämfört med budget.

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar Ökad kapitalkostn. pga

införande av

komponentavskrivning

-4 000 -4 000 0

Ökad kapitalkostn.

komponent Gata/Park -1 000 -1 000 0

Införande komponent

Gata/Park 10 000 10 000 0

Parker & Grönområden -1 500 -1 500 0

Byggprojektledare -1 200 -600 -600 Rekrytering av personal skedde senare än planerat

Trafikplanerare -700 -700 0

Driftkostn. övertagande

Väsjön/Explo. -500 -500 0

Kapitalkostn.

Exploatering -2 400 -1 400 -1 000 Försenade projekt

Kapitalkostn. Infrastruktur -3 400 -1 400 -1 000 Försenade projekt

Kapitalkostn. Park -600 -600 0

1.5 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel t.o.m. augusti 2018 Medel - utfall

Trafikverket 8,5 miljoner kronor 0

Medfinansering av investeringar inom gång- och cykelvägar samt trafiksäkerhetsåtgärder beviljas i december året innan. I samband med att investeringarna är genomförda redovisas projekten till Trafikverket i form av utgiftsredovisning och projektsammanställning. Nämden bedömer att medel kommer att betalas ut i början av året 2019. Uppbokning av bidraget kommer att ske i samband med den slutgiltiga redovisningen till Trafikverket.

2 Viktiga förändringar

3 Nya data och resultat

Nominering till årets fastighetsförvaltare av Aff - Forum förvaltning och service En av fastighetsförvaltarna på fastighetsavdelningen har blivit nominerad till årets fastighetsförvaltare av Aff - Forum förvaltning och service. Det senare är en förening för verksamma inom fastighetsägande, fastighetsförvaltning och Facility Management. Syftet med priset är att lyfta fram medarbetare inom branschen som gör ett professionellt värdeskapande arbete i fastigheterna samt att främja fastighetsförvaltarrollen.

Detta är en bekräftelse på att det arbetssätt som fastighetsavdelningen har är framgångsrikt.

Minskad energiförbrukning

Åtgärder för driftoptimering ger önskade effekter.Preliminära siffror för januari - augusti 2018 visar 15,4 % lägre klimatkorrigerad energianvändning jämfört med 2017 motsvarande period.

Ett samverkansprojekt internt kallat Energiagenterna har startats, där fastighetsavdelningen är initiativtagare efter ett konceptet från SISAB (Skolfastigheter i Stockholm AB). Det är ett samarbete mellan fastighetsavdelningen och barn-och utbildningskontoret. Syftet med projektet är att lekfullt och på ett pedagogiskt vis lära barn i förekoleålder att hushålla med jordens resurser.

Utfall i Cykelfrämjandets kommunvelometer

Sollentunakommun fick en tolfte placering i Cykelfrämjandets kommunvelometer. Det är en förbättring jämfört med 2017. Antalet kommuner som deltar i kommunvelometern ökar årligen vilket medför att konkurrensen blir större för att öka i placering. Kommunen arbetar löpande och systematiskt med aktiviteter för att främja för cyklister inom kommunen i olika avseenden och målet är att detta trots högre konkurrens ska bidra till en högre placering.

Kommunen kom på en hedrande tredjeplats bakom Karlstad och Luleå inom gruppen mellanstora kommuner.

4 Styrdokument för särskild uppföljning

Styrdokument:

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Arbetet med trygghet är inkluderat i alla kontorets avdelningar och sker i det löpande arbetet så väl som i olika aktiviteter som sker under 2018. De löper enligt plan.

Aktiviteter som pågår inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Trygg i trafiken

 Säkra skolvägar

 Trygghetshöjande belysning

 Beskärning av buskar

 Upprustning av lekplatser

 Framtagande av en driftplan för de regionala cykelstråken, en drift- och underhållsplan för cykelställ samt en drift- och underhållsplan för infartsparkeringar

 Invigning av Skälbyskolan och Bygatansförskola

 Framtagande av brandskyddsdokumentation

 Ta fram en gångplan, en handlingsplan för hinder på vägar och gång- och cykelbanor samt en plan för användandet av cykelpassager och överfarter längs cykelstråk

 Öka tillgängligheten till våra naturområden

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Trafik- och fastighetsnämnden håller cykelkurser för vuxna i samarbete med Cykelfrämjandet. En kurs är på sex tillfällen startades i maj och en till startades i slutet på augusti. I varje kurs deltar 20

kommuninvånare. Det finns ett stort intresse att delta i kursen då den snabbt blir fullbokad.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Antal praktik- eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0 0 0

Kommentar Tertial 2 2018

Trafik- och fastighetskontoret utför till stor del sina uppgifter med hjälp av upphandlade tjänster, varför det fn finns små möjligheter att erbjuda praktikplatser för nyanlända.

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

För 2018 är det prioriterade utvecklingsområdet inom ramen för strategin kommunens information gentemot företagen. Trafik- och fastighetsnämnden bidrar till denna strategi inom områden som t.ex.

trafikanordningsplaner, schakttillstånd och markupplåtelser. Jämförande mätvärden finns inom området markupplåtelser, där resultatet för årets mätning av nöjd kundindex för markupplåtelser är 82%.

Under hösten kommer en fortsättning på utbildningsinsatsen i service och bemötande i syfte att förbättra bemötandet av företagare och andra intressenter i Sollentuna att genomföras.

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

I juni genomförde förvaltningens ledningsgrupp en workshop där olika frågor i diskrimineringslagen kopplat till trafik- och fastighetskontoret verksamhet och anställda diskuterades och åtgärder kopplat till det identifierades.

I samband med nyrekryteringar har hänsyn tagits till Strategisk kompetensförsörjning och i möjligaste mån har den önskade profilen rekryterats.

Personalomsättningen har minskat något under perioden och kommer på helåret att minska ytterligare. Per sista augusti har förvaltningen 45 anställda. Mellan 2017-09-01 och 2018-08-31 har åtta nyrekryteringar genomförts och åtta anställda slutat på förvaltningen.

Sjukfrånvaron ligger fortsatt på en låg nivå.

En analys av medarbetarenkäten har genomförts, och arbete enligt handlingsplan pågår.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 3,01 % 2,42 % 0,88 % 3 %

Kommentar Tertial 2 2018

Sjukfrånvaron går ner något. Utfallet ligger under kommunens riktvärde på 3% för sjukfrånvaron.

Arbetsvillkoren bedöms överlag vara positiva och på kontoret deltar flera i hälsofrämjande aktiviteter.

Personalomsättning, extern (%) 28,6 % 25,6 % 17,8 % 16,5 % Kommentar Tertial 2 2018

Utfallet baserar sig på data from 2017-09-01 tom 2018-08-31. Under den perioden har åtta nyrekryteringar genomförts och åtta har slutat på förvaltningen. Under hösten 2017 var det en hög personalomsättning och hittills under 2018 har den varit betydligt lägre.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 71,3 77,6 75

Kommentar Tertial 2 2018

Den senaste undersökningen genomfördes under hösten 2017. Resultatet var 77,6, vilket är en förbättring jämfört med 71,3 när den förra undersökningen enomfördes 2015. Svarsfrekvensen var 100% i undersökningen på hela förvaltningen senast den genomfördes.

Målet är att värdet ska vara minst 75 när undersökningen genomförs under 2019. För 2018 finns inget nytt resultat.

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet

5.1.1 Skapa trygghet genom satsningar inom gatumiljö, skola/förskola samt park och natur

Målet för innevarande år kommer att uppnås. Inom nämndens alla verksamhetsområden är arbetet med trygghetssatsningar i fokus. Exempel på aktiviteter som pågår inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Trygg i trafiken

 Säkra skolvägar

 Trygghetshöjande belysning

 Beskärning av buskar

 Upprustning av lekplatser (skolor, förskolor och i parker)

 Framtagande av en driftplan för de regionala cykelstråken, en drift- och underhållsplan för cykelställ samt en drift- och underhållsplan för infartsparkeringar

 Invigning av Skälbyskolan och Bygatans förskola

 Evakuering av elever från Töjnaskolan till Fågelsångspakren och från Gärdesskolan till Häggviksskolans paviljonger

 Framtagande av brandskyddsdokumentation

 Ta fram en gångplan, en handlingsplan för hinder på vägar och gång- och cykelbanor samt en plan för användandet av cykelpassager och överfarter längs cykelstråk

 Öka tillgängligheten till våra naturområden

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018

Nöjd kund index 62,5 65 65

Kommentar

En indikator som samlar indikatorerna som finns på olika avdelningar på förvaltningen och omfattar:

 NKI fastighet inget utfall 2018, men utfall 2017 50

 NKI för markupplåtelser utfall 2018 82

 Nöjd medborarindex gator och vägar inget utfall 2018, men utfall 2017 64

 Nöjd medborgarindex gång- och cykelvägar inget utfall 2018, men utfall 2017 64

För att räkna fram den sammanvägda indikatorn tas genomsnittet på utfallet för de fyra ovanstående indexen. Resultatet blir 65 vilket är målvärdet för 2018.

Övergripande mål:

5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt

5.2.1 Arbeta för en klimatsmart kommun

Målet för innevarande år kommer att uppnås. Inom nämndens alla verksamhetsområden är arbetet för en klimatsmart kommun prioriterat. Exempel på aktiviteter och resultat inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Åtgärder för driftoptimering ger önskade effekter. Preliminära siffror för klimatkorrigerad energianvändning januari - augusti 2018 visar på 15,4 % lägre energianvändning i kommunens verksamhetsfastigheter jämfört med motsvarande period 2017.

 Ett samverkansprojekt internt kallat Energiagenterna har startats, där fastighetsavdelningen är initiativtagare efter ett konceptet från SISAB (Skolfastigheter i Stockholm AB). Det är ett samarbete mellan fastighetsavdelningen och barn-och utbildningskontoret. Syftet med projektet är att på ett lekfullt och pedagogiskt vis lära barn i förskoleålder att hushålla med jordens resurser.

 Införandet av komprimerande papperskorgar i parkerna har varit framgångsrikt (slutet system, inga djur och människor kommer åt soporna och minskad bilkörning då papperskorgarna larmar när de behöver tömmas).

 Arbetet med zonindelningen för parkering.

 Kravställning på godkänd maskinpark hos entreprenör vid upphandling.

 Utreda förslag på cykelbro över Häggviksleden.

 Ta fram en cykelkarta.

 Se över miljökrav vid skötselupphandling och inkludera en årlig miljörevision av entreprenören i det.

 Parkeringstal vid nybyggnation arbetas in i parkeringsplanen.

 I samtliga löpande nybyggnadsprojekt följs Miljöbyggnad Silver, vilket innebär att allt material kontrolleras i byggvarubedömningen för att säkerställa en giftfri inomhusmiljö.

 Arbete pågår med att ta fram en gemensam modell för LCA-kalkyl, Livscykelanalys som på ett relevant sätt kan användas i projekten.

 Ett omfattande arbete angående konstgräsplaner har genomförs och utgick ifrån en analys av miljökonsekvenser. En åtgärdslista som bla, säkerställer att spridningen av mikroplaster minskar har tagits fram. Arbetet har varit förvaltningsövergripande tillsammans med KFK och MBK.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Placering i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 7 13 12 10

Kommentar

Tolfte placeringen är en förbättring. Antalet kommuner som deltar i kommunvelometern ökar årligen vilket medför att konkurrensen blir större för att öka i placering. Kommunen arbetar löpande och systematiskt med aktiviteter för att främja för cyklister inom kommunen i olika avseenden och målet är att detta trots högre konkurrens ska bidra till en högre placering.

Kommunen kom på en hedrande tredjeplats bakom Karlstad och Luleå inom gruppen mellanstora kommuner.

Poängen i Cykelfrämjandets

kommunvelometer 45 46,5 47 48

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018 Kommentar

Kommunen deltar för femte gången i Cykelfrämjandes årliga mätning kommunvelometern och resultatet ökar från 46,5 2017 till 47 2018, vilket är det bästa resultatet hittills. Maxpoänget är 60 i mätningen och Uppsala som blev utsedd till är årets bästa cykelkommun har 55 poäng.

Utfallet backar visserligen inom aktiviteter, men ökar samtidigt inom både information och

marknadsföring samt uppföljning och mätning. Utmaningen för kommunen är framförallt att fortsätta utvecklas och att jobba brett med cykelfrågor. Gör kommunen det kan vi närma oss både kommunerna inom gruppen mellanstora kommuner och toppkommunerna totalt i granskningen.

Sett till årets resultat är det framförallt inom aktiviteter som kommunen bedöms kunna stärka sitt resultat. Området aktiviteter mäter hur aktiv en kommun varit i sitt cykelarbete det senaste året och även om Sollentuna genomfört åtgärder som inte efterfrågas i granskningen är en ökad aktivitet, om så endast en uppdatering av cykelkartan eller en enklare nöjdhetsundersökning, ett tecken på att

kommunen jobbar för att hålla cykelfrågor aktuella. Utöver de aktiviteter som efterfrågas i granskningen har kommunen genomfört cykelutbildningar för vuxna samt åtgärder för att få fler barn att gå och cykla till skolan.

Något som saknas inom cykelpolitik för att Sollentuna ska få full poäng är cykelparkeringstal. Detta är ett sätt att påverka strukturer genom att behovet av cykelparkering vid om- och nybyggnationer blir en fråga som ständigt lyfts och aktualiseras.

Övergripande mål:

5.3 Attraktiv och effektiv organisation

5.3.1 Medarbetare upplever organisationen som effektiv och attraktiv

Målet för innevarande år kommer att uppnås. Inom nämndens alla verksamhetsområden ingår arbetet med detta som en del i det dagliga arbetet. Alla delar av nämndes verksamhetsområden kommer på ett eller annat sätt bli påverkade av den kommande omorganisationen. Målet är att fortsätta arbeta med våra interna rutiner för att i största möjliga mån kunna lyfta in fungerande processer i den nya organisationen. Genomförandet av vissa aktiviteter får avvakta i väntan på att den nya organisation träder i kraft.

Exempel på aktiviteter och resultat inom organisationen som bidrar till att nå detta målet är:

 Arbete mer planerat underhåll i fastighetssystemet, LEB Krom

 Vidareutveckla processer och rutinbeskrivningar

 Utveckling av systemet REQS,

 Arbete med aktiviteter som höjer NKI, nöjdkundindex för fastighet

 Samverka inom förvaltningen och med andra förvaltningar eller bolag i kommunen

 Utbildning i detaljplanearbete kopplat till byggprojekt

 Förvaltningsövergripande utveckling av målstyrningen i byggprojekt

 Översyn av återkopplingen som sker till kunder och intressenter

 Skapa en förvaltningsmodell för it-systemen som TFK har ett förvaltningsansvar för

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall T2 2018

Målvärde 2018

Nöjd medarbetarindex 71,3 77,6 75

Kommentar

Den senaste undersökningen genomfördes under hösten 2017. Resultatet var 77,6%, vilket är en förbättring jämfört med förra undersökningen. Svarsfrekvensen var 100% på hela förvaltningen.

Målet är att värdet ska vara minst 75 när undersökningen som genomförs 2019. För 2018 finns inget nytt resultat.

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Utvärdering av hyressystem för skolor och förskolor

Senast 2016-12 Följduppdrag inventering MEX

2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för verksamhetsfastigheter.

I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t

Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Ej angivet.

KLK och TFK bör besluta om

tidsplan gemensam

t.

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik- och fastighetskontoret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan

finansieras, anläggas och förvaltas.

Ej angivet TFK har deltagit i arbetet tillsammans med Stadsbyggnadsavdelningen med att utreda pendlarparkering i Häggvik.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med trafik- och fastighetskontoret lämna ett förslag till revidering av parkeringsplanen i syfte att komplettera planen med bestämmelser om parkering vid nyproduktion i Sollentuna kommun.

2018-09- 30

Förslag som kompletterande bestämmelser har redovisats och omarbetats,

inkorporeringen pågår. Det görs genom revidering av Parkeringsplanen som påbörjats i slutet av augusti.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag att utreda de

ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom fastighetsområdet och att återredovisa dessa i tertialsrapport 2 (delårsrapport) 2018

2018-10- 01 (KS-

möte)

Arbetet har påbörjats och löper enligt plan.

Initialt har en definition av vad Grön IT kan vara inom fastighetsområdet tagits fram.

Utöver det har en analys och prognos tagits fram. Kostnader och

energibesparingar kopplade till Grön IT har beaktats där.

Uppdrag att redovisa hur klottersaneringsarbetet

organiserats och kvalitetssäkrats till kommunstyrelsen senast 1 oktober 2018

KS 2018- 10-01

Återrapporteringen av uppdraget till kommunstyrelsen kommer att tas upp som ett ärende på trafik- och

fastighetsnämndens septembermöte torsdagen 2018-09-27.

Per 2018-04-01 tog trafik- och

fastighetskontoret formellt över ansvaret för klottersanneringen. En utredning har genomförts och omfattar en nulägesanalys, förslag och rekommendationer kring klottersantering. Det operativa ansvaret har tagits över av kontoret.

Uppdrag att ta fram förslag på regler för uthyrning av

kommunägda enfamiljsbostäder och fritidshus

2019-02- 28

Översyn av fastigheter som ska ingå i uppdraget pågår. Mycket grov uppskattning av underhåll och investeringar framtagen.

Fortsatt arbete med regler för uthyrning tas fram under tertial 3 och tertial 1, 2019.

6.1 Löpande uppdrag: Uppdrag att utreda de ekonomiska konsekvenserna av Grön-IT inom fastighetsområdet

Sammanfattning

I Sollentuna kommuns handlingsplan för miljö- och klimatarbete är tre miljömål definierade:

 2020 - 10 % lägre energianvändning, jämfört med 2015

 2030 - Nettoutsläpp av växthusgaser ska reduceras och minska till 0

 2040 - Sollentuna kommun ska inte tära på jordens resurser

Vidare finns det ett uppdrag att införa Grön IT. Grön IT är likställt med modern

fastighetsautomation. Fastighetsautomation är de datorer och system som styr en fastighets värme-, el-, och ventilationssystem.

Att införa Grön IT/Modern fastighetsautomation i det kommunala fastighetsbeståndet från 2019 till och med 2040 innebär en investering om 145 000 000 kronor, eller 6 900 000 kronor årligen.

Införandet av Grön IT/Modern fastighetsautomation kommer leda till en bedömd

energieffektivisering om 10 % till och med år 2020, och fortsättningsvis en energieffektivisering om 2 % årligen till och med år 2040, för en total energieffektivisering om 50 %, jämfört med det kommunala fastighetsbeståndets energianvändning år 2015.

En LCC-kalkyl har utförts på införandet av Grön IT/Modern fastighetsautomation. Denna LCC visar att ett årligt positivt driftnetto uppnås år 2023, ett ackumulerat positivt driftnetto uppnås 2029 och att införandet av Grön IT/Modern fastighetsautomation ger en total ackumulerad besparing om 98 000 000 kronor fram till 2040. Besparingarna är nuvärdesberäknade till dagens penningvärde.

Uppdraget Grön IT gäller:

 Att förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT).

Grön IT definieras som:

 Minskad miljöpåverkan med stöd av IT

 Miljöpåverkan av IT

Trafik- och fastighetskontoret berörs främst av punkten minskad miljöpåverkan med stöd av IT.

Trafik- och fastighetskontoret definierar även Grön IT som modern fastighetsautomation.

Framgent i dokumentet när termen ”modern fastighetsautomation” används, är den likställd termen ”Grön IT”.

Miljö- och klimatmål Sollentuna kommun

Sollentuna kommun har tagit fram en handlingsplan för miljö- och klimatarbetet. I

handlingsplanen finns tre mål definierade som berör, och berörs av, införandet av Grön IT:

 2020 - 10 % lägre energianvändning, jämfört med 2015

 2030 - Nettoutsläpp av växthusgaser ska reduceras och minska till 0

 2040 - Sollentuna kommun ska inte tära på jordens resurser

Minskad energianvändning med 10 % till och med 2020, jämfört med 2015, hanteras inom ramen för den löpande verksamheten.

Sollentuna kommuns verksamhetsfastigheter

Sollentuna kommun har i dagsläget cirka 100 st verksamhetsfastigheter, med en total förvaltningsyta om cirka 200 000 m2 (Atemp).

De kommunala verksamhetsfastigheternas ålder spänner mellan 100 år (Sofielundsskolans äldre del) till mindre än 1 år (Nya Skälbyskolan och Bygatans förskola).

Samtliga av Sollentuna kommuns verksamhetsfastigheter har någon form av fastighetsautomation.

Grön IT – Modern fastighetsautomation

I en fastighet är det fastighetsautomationen (installationernas styr-, regler- och

övervakningsutrustning) som möjliggör styrning av ventilation, värme, kyla och belysning.

Modern fastighetsautomation hanteras av ett antal datorer/mikroprocessorer som sitter i installationernas styrskåp.

Modern fastighetsautomation är ett verktyg för att styra, reglera och övervaka en byggnads installationer.

Via styrning, reglering och övervakning av en byggnads installationer kan miljöpåverkan från dessa minskas. Modern fastighetsautomation blir därför grön IT, då den precis som

uppdragsbeskrivningen säger, möjliggör minskad miljöpåverkan med stöd av IT.

Värt att nämna i detta sammanhang är att all fastighetsautomation är att betrakta som Grön IT i någon mån, då denna utrustning leder till minskad miljöpåverkan. Det går inte att välja

fastighetsautomation fri från Grön IT, så som Grön IT är definierad i detta uppdrag.

Grön IT - Driftövervakning

De datorer/mikroprocessorer som den moderna fastighetsautomationen består av kan kopplas ihop i ett överordnat driftövervakningssystem.

I ett överordnat driftövervakningssystem övervakas driften av samtliga ihopkopplade

installationer, så att systemen håller rätt tryck, flöden och temperaturer, har optimala drifttider och varnar, via olika larm, för ogynnsamma driftförhållanden.

I ett överordnat driftövervakningssystem sparas samtliga mätvärden från ihopkopplade

installationer, vilket möjliggör analyser av en byggnads installationer, över tid och momentant.

Införandet av Grön IT - Tidplan

Modern fastighetsautomation har en teknisk livslängd som uppgår till 15 år, därefter behöver den bytas ut. Det som styr den tekniska livslängden är de elektroniska komponenterna, som slits när den utsätts för värme, fukt och föroreningar.

Att harmonisera införandet av modern fastighetsautomation med de miljö- och klimatmål som är satta (år 2020, 2030 respektive år 2040), innebär att samtlig fastighetsautomation i Sollentuna kommuns fastighetsbestånd hanteras under nästkommande 22 åren (2019-2040).

Att införa modern fastighetsautomation innebär att samtlig fastighetsautomation i kommunens fastighetsbestånd byts minst en gång, med avseende på teknisk livslängd. Den

fastighetsautomation som byts nu och 7 år framåt kommer hinna genomgå ytterligare ett byte, innan 2040-målet ska vara uppnått.

Införandet av modern fastighetsautomation kommer ske inom ramen för den löpande fastighetsförvaltningen.

Införandet av Grön IT - Investeringskostnader

Modern fastighetsautomation leder inte till högre investeringskostnader vid nyproduktion, då denna typ av utrustning är nödvändig för att fastigheten ska klara de energimål som är satta av Boverket och av Sollentuna kommun (Miljöbyggnad silver).

De nyproducerade verksamhetsfastigheterna som tillkommit i beståndet under de senaste åren, och de som produceras nu, kommer samtliga ha modern fastighetsautomation som möjliggör styrning av ventilation, värme, kyla och belysning.

I de befintliga verksamhetsfastigheterna kan Modern fastighetsautomation delas in i 4 kategorier, med dess respektive bedömda kvadratmeterkostnad:

 Belysning 25 kronor/m2 (exklusive armaturer)

 Ventilation 600 kronor/m2 (exklusive ventilationsaggregat)

 Värme 50 kronor/m2 (exklusive värmecentral/värmepump)

 Driftövervakning 50 kronor/m2 (exklusive server och licenser)

Om samtliga uppräknade kategorier skulle införas blir totala investeringsbehovet 725

kronor/m2, exklusive belysningsarmaturer, ventilationsaggregat och värmecentral/värmepump.

Installationerna är exkluderade beror på att det är fullt möjligt att byta dessa utan att inkludera byte av fastighetsautomationen.

Den höga kvadratmeterkostnaden när det kommer till införande av modern fastighetsautomation inom kategorin ventilation förklaras av att detta är väldigt materialintensivt.

I det befintliga beståndet av verksamhetsfastigheter är ventilation ett bra exempel på en kategori av installation som genererar driftkostnader starkt relaterade till vilken nivå av

fastighetsautomation som styr den. Merparten av ventilationssystemen i befintliga beståndet har konstanta luftflöden, och styrs via tidkanal. Att till exempel behovsstyra luftflödet via modern fastighetsautomation leder till att lägre luftflöden ska värmas och förflyttas, samt även kortare drifttider.

Kvadratmeterkostnaden för införandet av Grön IT, den totala förvaltningsytan samt den tekniska livslängden för modern fastighetsautomation ger ett bedömt investeringsbehov om

145 000 000 kr den närmaste 23 åren (2018-2040), vilket innebär en årlig investering om 6 900 000 kr.

Införandet av Grön IT – Drift- och underhållskostnader

Fastighetsautomation kan kraftigt minska en byggnads drift- och underhållskostnader, genom att möjliggöra driftoptimering och övervakning av dess installationer.

Drift- och underhållskostnader påverkas av olika faktorer:

1. Kontinuerlig driftoptimering leder till minskade driftskostnader 2. Övervakning av installationer leder till minskade underhållskostnader

3. Stora årliga investeringar leder till ökade kostnader för avskrivningar och räntor

Stora mängder fjärrvärme och el används i verksamhetsfastigheternas installationer, och ogynnsamma driftförhållanden leder till haverier, med stora kostnader som följd.

År 2017, som är det senaste helåret med ekonomiskt utfall för drift- och underhållskostnader, går det att se att Sollentuna kommun köpte fjärrvärme och el för ca 29 000 000 kronor.

Övervakning av installationerna via modern fastighetsautomation kommer leda till en minskning av oväntade underhållskostnader. Minskningen beror främst på att ogynnsamma driftförhållanden kan i identifieras tidigare, och åtgärdas innan de leder till eventuella haverier.

Den årliga kostnaden för underhåll relaterat till modern fastighetsautomation uppskattas sjunka med 500 000 kronor.

Att årligen investera 6 900 000 kr i modern fastighetsautomation leder till driftskostnader på cirka 670 000 kronor i form av avskrivningar och räntor på investerat kapital.

Kontinuerlig driftoptimering via modern fastighetsautomation kommer år 2020 ha lett till en 10 % -ig energieffektivisering, jämfört med år 2015. Detta är enligt plan med TFKs åtagande i

”Mål och handlingsplan för miljö- och klimatarbetet i Sollentuna kommun till 2020”.

Efter år 2020 bedömer TFK att den kontinuerliga driftoptimeringen kommer leda till att den årliga energieffektiviseringen ligger kvar på samma nivå, 2 % årligen. Detta innebär att till 2040 kommer energianvändningen ha effektiviserats ytterligare 40 %, från år 2020, och totalt 50 % från 2015.

Framtida prisutveckling på underhålls- och energikostnader påverkar de ekonomiska

konsekvenserna ur ett drift- och underhållsperspektiv. TFK uppskattar den årliga höjningen till ca 2 %, med stora prisvariationer under och mellan åren, speciellt när det kommer till elpriset.

Införandet av Grön IT – Ekonomiska konsekvenser

TFK kommer att utgå från år 2017 när de ekonomiska konsekvenserna av Grön IT analyseras.

Detta då det är det senaste helåret att hämta statistik över köpt energi samt kostnad för denna.

TFK har tagit fram en LCC-kalkyl som tagit hänsyn till tidplanen, investeringskostnaden samt drift- och underhållskostnaden, som i detta dokument är kopplade till införandet av Grön IT.

LCC-kalkylen har även tagit hänsyn till nuvärdet av framtida kalkylerade kostnader.

LCC-kalkylen visar att om energianvändningen ligger kvar oförändrad på 2017 års nivå, kommer kostnaden för underhåll, fjärrvärme och el uppgå till ca 38 000 000 kronor år 2040, på grund av uppskattade prisökningar på fjärrvärme, el och underhåll.

LCC-kalkylen visar vidare att om en kontinuerlig driftoptimering genomförs från och med år 2017, som leder till en årlig sänkning av energianvändningen om 2 %, kommer kostnaden för underhåll, fjärrvärme och el uppgå till ca 23 000 000 kronor år 2040, inräknat uppskattade energiprisökningar.

TFK har i LCC-kalkylen räknat med minskade underhållskostnader om 500 000 kronor årligen på grund av driftövervakning. Från 1 000 000 kronor årligen till 500 000 kronor årligen.

Den totala investeringen för införandet av Grön IT, 145 000 000 kronor, sker under 23 år, med en årlig investeringstakt om 6 900 000 kronor. I LCC-kalkylen är investeringskostnaden satt till 82 800 000 kronor. Denna investeringskostnad är det största sammanlagda värdet på

investeringen som behöver avskrivas årligen. Detta värde återfinns år 22 i LCC-kalkylen, eller år 2039, och är en sammanvägning det årets investering samt av tidigare års investeringar.

LCC-kalkylen visar trots denna förenkling, som ekonomiskt är till kalkylens nackdel, att ett årligt positivt driftnetto uppnås år 2023, ett ackumulerat positivt driftnetto uppnås 2029 och att investeringen ger en total ackumulerad besparing om 98 000 000 kronor fram till 2040.

Investeringar i modern fastighetsautomation är något som är nödvändigt, och inte att betrakta som ett tillval i syfte att driftoptimera och övervaka. Utrustningen ger dock Sollentuna kommun denna möjlighet som, ur ett ekonomiskt perspektiv, är sund att nyttja. En positiv bieffekt.

De ekonomiska konsekvenserna som uppstår vid införandet av Grön IT är hanterbara inom tidsramen som är satt för Sollentuna kommuns klimat- och miljömål, och även inom ramen för den årliga investeringsbudgeten.

7 Riskhantering - internkontroll

7.1 Att ogiltiga lokala trafikföreskrifter förekommer (LTF)

Kontroller har påvisat att det finns ogiltiga lokala trafikföreskrifter.

Status Åtgärder

Pågående Kontrollera att endast lokala trafikföreskrifter förekommer.

Kommentar Tertial 2 2018

Arbete med kommunens LTF:er pågår för fullt. Projektet är mycket omfattande och har därför detlats upp områdesvis där respektive område gås igenom både gällande aktuell skyltning och aktuell LTF-text.

7.2 Att skriftlig beställning saknas till leverantörsfaktura

Stickprover har påvisat att skriftliga beställning saknas till leverantörsfaktura

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Kontrollera att skriftliga beställningar finns som underlag till leverantörsfaktura.

Kommentar Tertial 2 2018

Genomförd stickprovskontroll visar inte på några avvikelser.

7.3 Att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal

Stickprover har påvisat att beställning/inköp inte görs enligt gällande ramavtal.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Kontrollera att beställning/inköp görs enligt gällande ramavtal Kommentar Tertial 2 2018

Inköp sker enligt gällande ramavtal.

7.4 Att nämnden saknar löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.

Orsak

Att nämnden saknar löpande information om vad som löpande har beslutats kring investeringsprojekt.

Status Åtgärder

Pågående Kontrollera och säkerställa att nämnden får korrekt information Kommentar Tertial 2 2018

Granskningen av tjänstemannautlåtanden och underlag till beslut görs av berörda chefer, controller och nämndsekreteraren för att säkrerställa kvalitén. Löpande under året kommer projektstatus och

projektinformation att ges till nämnden. Skriftliga projektrapporter som inkluderar ekonomi och projektstatus kommer att presenteras för nämnden vid tre tillfällen: T1, delårs och årsbokslut. Första skriftliga rapporteringen genomfördes i samband med T1 på maj nämnden.