Förfrågningsunderlag – Huvudhandling 15-101 Vitvaror
Martina Everskog 2014-09-11
Rev 2014-09-25 punkt 6.2.2 Faktureringsvillkor (ang elektroniskt standardformat)
Rev 2014-10-07 punkt 6.2.2 Faktureringsvillkor (fakturans OCR-nummer behöver ej anges)
1 ALLMÄN ORIENTERING
1.1 Beskrivning av upphandlingen (översiktlig)
Upphandlingen avser ramavtal gällande vitvaror samt installation/service av vitvaror.
1.2 Referensnummer
Upphandlingens referensnummer är 15-101.
1.3 Den upphandlande myndigheten
Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening (702000- 9226). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för – deltagande medlemmar i HBV angivna i bilaga 1a. Även upphandlande myndigheter listade i bilaga 1b omfattas av upphandlingen.
Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091). Ytterligare information om HBV finns på www.hbv.se samt i bilaga 2, Så fungerar HBV - en information till leverantörer.
HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och medlemmarnas verksamhet ständigt minskas genom att:
• i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan
• informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan
• i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas
Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med punkt 6.6.
Ansvarig upphandlare: Martina Everskog Tel: 08-556 765 16
E-post: martina.everskog@hbv.se
Frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt 2.3.
1.4 Kontraktsföremålet
1.4.1 Upphandlingens delar
Denna upphandling består av följande delområden som utvärderas var för sig:
Del A Vitvaror alt. vitvaror med installation, reservdelar Del B Fläktar
Del C Installation och service
För del A och B ska leveranser kunna ske till hela Sverige.
För del C är det möjligt att lämna regionalt begränsade anbud.
Dock gäller att minsta regionala område som anbud lämnas för är en kommun, med undantag för:
Stockholm – där Stockholm avser följande kommuner:
Botkyrka, Haninge, Huddinge, Järfälla, Lidingö, Sollentuna, Solna, Stockholm, Sundbyberg, Södertälje, Tyresö, Upplands-Bro, Upplands Väsby, Värmdö samt Österåker.
Göteborg - där Göteborg avser följande kommuner:
Kungälv, Stenungsund, Göteborg, Mölndal, Partille, Härryda, Lerum, Ale samt Kungsbacka.
Skåne Sydväst –avser följande kommuner:
Kävlinge, Lomma, Staffanstorp, Burlöv, Lund, Trelleborg, Svedala, Vellinge, Malmö.
Skåne Nordväst - avser följande kommuner:
Höganäs, Helsinborg, Bjuv, Landskrona, Svalöv Båstad, Ängelholm, Åstorp, Örkelljunga, Klippan.
Skåne Mellersta - avser följande kommuner:
Perstorp, Hässleholm, Höör, Hörby, Eslöv, Sjöbo, Skurup.
Skåne Sydöst - avser följande kommuner:
Tomelilla, Simrishamn, Ystad.
Skåne Nordöst - avser följande kommuner:
Osby, Östra Göinge, Bromölla, Kristiandstad, Sölvesborg.
1.4.2 Produkter/tjänster
Del A omfattar spisar, hällar, ugnar, kyl-, frys- och kyl/frysskåp, minikök, mikrougnar, diskmaskiner, tvättmaskiner, torktumlare och torkskåp med eller utan installation samt reservdelar. Se bilaga till anbudsformulär.
Del B omfattar spisfläktar och spiskåpor. Se bilaga till anbudsformulär.
Del C omfattar installation och service av vitvaror. Se bilaga till anbudsformulär.
Leveranser av gasspisar ingår inte i upphandlingen men kan från och med februari 2016 kunna komma att ingå i del A. Leveranser av gasspisar omsätter idag ca 3-4 Mkr per år på HBV-avtalen.
Installation av gasspisar kan komma att ingå i del C.
Gasspisar förekommer främst i Stockholm där ett utbyggt gasnät finns.
1.4.3 Kontraktstid
Avtalstid är 2015-01-01 – 2016-12-31 med möjlighet för HBV till ett års förlängning för perioden 2017-01-01 – 2017-12-31.
Därefter har HBV möjlighet till upp till ytterligare 12 månaders ytterligare förlängning och avtalet kan som längst löpa till 2018-12-31.
Om avtalsstarten behöver senareläggas p g a överprövning så gäller att avtalstiden justeras i motsvarande grad. Exempelvis avtalsstart blir 2015-04-01 – avtalet gäller då till 2017-03-30.
1.4.4 Antagning och villkor för tilldelning
Tre leverantörer beräknas att antas för del A respektive för del B Vidare gäller för del A och B att om leverantör på plats ett till tre har ett begränsat antal varumärken och/eller ett smalt sortiment, så kan fler
leverantörer komma att antas så de antagna leverantörerna sammantaget kan erbjuda ett brett sortiment och flera olika varumärken från olika tillverkare.
För del C beräknas tre antas per geografiskt områden listade i punkt 1.4.1 som innehåller mer än en kommun. För övrigt antas en anbudsgivare per kommun inom del C.
För del C gällande område Stockholm görs separat utvärdering och antagning för installation respektive service.
Dock gäller att färre anbudsgivare antas om bara en eller två anbudsgivare uppfyller ställda krav.
Rangordning
Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr ett. För det fall leverantör nr ett inte kan leverera tillfrågas nästa leverantör enligt rangordning till dess leverans kan ske på angivna villkor. Undantag kan göras om särskilda skäl finns t ex att varan inte kan levereras alls, anpassning till befintliga varor/miljö eller speciella funktions- och prestandakrav.
Förnyad konkurrensutsättning
För del A och B gäller förnyad konkurrensutsättning vid leveranser till objekt med fler än 100 enheter. Med enhet menas vitvaruenhet men inte tillbehör som överskåp, täckbricka mm. Med objekt avses leveranser till planerat vitvarubyte som sker samtidigt i tid eller leveranser till ett ny- eller ombyggnadsprojekt.
Förnyad konkurrensutsättning innebär att beställaren inbjuder i ramavtalet antagna leverantörer att på nytt inkomma med anbud avseende visst kontrakt.
Vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning kan beställaren precisera och komplettera krav och villkor utifrån kontraktet i fråga. Nedan följer en icke uteslutande lista av sådana krav och villkor som beställaren kan precisera och komplettera vid förnyad konkurrensutsättning.
- Funktionella och tekniska egenskaper - Färg
- Mått
- Miljöegenskaper - Leveranstid/villkor - Garantitid
- Energi och vattenförbrukning
Om både vitvaror från del A och produkter som normalt ingår i del B ska levereras till samma objekt får beställaren välja att leverantören ska kunna leverera alla varorna till objektet. Förfrågan sänds i sådana fall till samtliga antagna inom både del A och B.
Tilldelning sker till leverantör som lämnat den lägsta kostnaden på det enskilda kontraktet. Vid förnyad konkurrensutsättning får inte offereras högre priser än de som anbudsgivaren offererat i ramavtalsupphandlingen.
1.5 Volymer
Upphandlingens volym beräknas till ca 550 MSEK per år varav del A är ca 85 %, del B är ca 5 % och del C ca 10 %.
HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som inte önskar har tagits bort från listan på
avropsberättigade. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande/avgående avropsberättigade enligt bilaga 1a och 1b.
Volymen kan ej garanteras och kommer att variera mellan åren pga av bl.a att andel arbete som utförs i egen regi resp. på entreprenad varierar samt
tillgängliga budgetmedel.
1.6 Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandling
Se punkt 1.4.1.
1.7 Förutsättningar för upphandlingens genomförande
HBV:s syfte med ramavtalen är att tillhandahålla och möjliggöra för sina medlemmar angivna i bilaga 1a och upphandlande myndigheter listade i bilaga 1b (i det följande benämns även sådan upphandlande myndighet
”medlem”) att avropa från ramavtalen. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för
ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information.
1.8 Förteckning över förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar:
Denna förfrågan dat. 2014-09-11
Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar dat 2014-09-11
Bilaga 1b Övriga som omfattas av upphandlingen dat. 2014-09-11 Bilaga 2 HBV – en presentation för leverantörer dat. 2013-09-18 Bilaga 3 Vitvaror 15-101 Föreskrifter dat. 2014-09-11
Bilaga 4 Vitvaror 15-101 Anbudsformulär dat.2014-09-11
Bilaga 4.1 Bilaga till Anbudsformulär 15-101 Del A dat. 2014-09-11 Bilaga 4.2 Bilaga till Anbudsformulär 15-101 Del B dat. 2014-09-11 Bilaga 4.3 Bilaga till Anbudsformulär 15-101 Del C dat. 2014-09-11 Bilaga 5 Uppförandekod HBV
2. ADMINISTRATIVA KRAV
2.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU.
2.2 Förhandling
Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns normalt inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda.
Del A avslutas med ett auktionsförfarande, se punkt 5.1.
Anbud som ej är kompletta måste normalt förkastas.
Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är ej tillåtna.
2.3 Frågor om upphandlingen
Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt senast sju (7) dagar innan anbudsdag. Frågorna ska ställas via den webbtjänst som HBV använder för distribution av förfrågningsunderlag HBV använder Visma TendSigns webbtjänst. Den kan nås via www.opic.com/sv/tendsign/ eller via www.hbv.se – under flik ”Pågående upphandlingar”.
Svar på ställda frågor lämnas normalt senast fem (5) dagar innan anbudsdag.
HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret.
Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via webbtjänsten enligt ovan. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) via
ovanstående adress kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar.
Anbudsgivare som ej hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats.
2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen
2.4.1 Anbudets form, innehåll och språk
Anbudet ska lämnas i enlighet med bilaga 4 Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar.
Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska. Undantag gäller för produktblad med tex tekniska data eller motsvarande som kan vara på engelska under anbudstiden. Även bruksanvisning/installationsanvisning kan vara på engelska under anbudstiden.
Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt.
Priser ska lämnas i SEK exklusive mervärdesskatt.
Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med pkt 6.3.
2.4.2 Tillåtna sätt att lämna anbud Anbud ska lämnas skriftligt.
Anbud får ej lämnas på andra sätt än angivna i punkt 2.4.3.
2.4.3 Anbudsmärkning och adress
Anbud kan lämnas på nedanstående sätt:
• digitalt via Tendsign, följ de instruktioner som ges via
www.opic.com/sv/tendsign/Lamna-anbud, efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Anbudsformulär måste öppnas, sparas ned, därefter fyllas i samt skrivas ut för att undertecknas. Scanna sedan in det undertecknade anbudsformuläret och ladda upp.
Anbud får ej lämnas via telefax, e-post eller skickas/lämnas in i pappersformat till HBV.
2.4.4 Sista anbudsdag
Anbud ska vara HBV tillhanda senast 2014-10-22.
HBV rekommenderar anbudsgivarna att skicka anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar.
2.4.5 Anbudets giltighetstid
Anbud ska vara giltiga i minst sex månader från sista anbudsdag.
2.5 Tilldelningsbeslut
Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör ej accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt.
Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut.
En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal tecknas.
2.6 Upphandlingssekretess
I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för
sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs.
HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall.
HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol.
3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
OBS! Om kraven nedan ej uppfylls får anbudet ej antas.
3.1 Krav A – Uteslutningsgrunder
Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren:
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen,
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta,
5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter.
Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren.
Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne eller om det är en juridisk person dess företrädare är dömd för brott enligt LOU kap 10 § 1.
Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande.
Till anbudet bifogas
• Markering med kryss i Anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt punkt 1-6. Övriga upplysningar tas in direkt av HBV från Skatteverket.
3.2 Krav B – ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB.
Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar.
Anbudsgivare inom del A ska även ha en minsta omsättning motsvarande minst 100 MSEK per år gällande försäljning av vitvaror.
Till anbudet bifogas
• Uppgift om organisationsnummer i enlighet med Anbudsformulär.
• Markering med kryss i Anbudsformulär att anbudsgivare uppfyller omsättning minst 100 MSEK inom del A.
3.3 Krav C – redovisning av miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete.
3.3.1 Miljöledningsarbete
Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete vid
anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt nedan:
• Certifikat för miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS, FR 2000 eller motsvarande
eller
• Beskrivning/dokumentation av anbudsgivarens miljöledningsarbete ska minst innehålla:
o Miljöpolicy
o Namn på miljöansvarig
o Rutin för avvikelser, korrigerande och förbyggande åtgärder o Rutin för avfallshantering
o Rutin för utbildning av personal avseende miljöledningsarbetet o Rutin för efterlevnad av lagar inom miljöområdet
o Rutin för internrevision av miljöledningsarbetet
Övriga miljökrav: begränsning
• Produkters miljömärkning och energiklass ska framgå i prislistor, både i anbudet och under avtalstiden.
Anbudsgivaren kan med anbudet bifoga nedan information, om det finns, vilket inte kommer att utvärderas. Informationen kan även anges som webb- länk. Informationen/webb-länken kommer att publiceras i Medlemsportalen på HBVs hemsida om anbudsgivaren tecknar avtal med HBV.
• Anbudsgivarens miljömärkning av produkter, exempelvis Bra Miljöval, Svanen, EU-blomman, FSC eller motsvarande.
• REPA-anslutning eller hur producentansvaret för förpackningar uppfylls.
• LCA (livscykelanalys) på produkter.
Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBVs kontaktperson för
ramavtalet.
HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens miljöledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information.
Till anbudet bifogas
• Dokumentation enligt ovan.
3.3.2 Kvalitetsledningsarbete
Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt kvalitetsledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt nedan:
• Certifikat för kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, FR 2000 eller motsvarande
eller
• Beskrivning/dokumentation av anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska minst innehålla:
- Kvalitetspolicy
- Namn på kvalitetsansvarig - Rutin för ständiga förbättringar - Rutin för reklamationer
- Rutin för internrevision av kvalitetsledningssystemet
Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBV.
HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens kvalitetsledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information.
Till anbudet bifogas
• Dokumentation enligt ovan.
4. KRAV PÅ VARAN / TJÄNSTEN
OBS! Om kraven nedan ej uppfylls så får anbudet ej antas.
4.1 Krav D – Accept av avtalsvillkor
Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg.
Till anbudet bifogas
• Accept via kryssruta i Anbudsformulär.
4.2 Krav E – Uppfyllande av HBVs uppförandekod
HBVs uppförandekod, bilaga 6, accepteras i sin helhet.
Till anbudet bifogas
• Accept via kryssruta i anbudsformulär.
4.3 Krav F – Organisation/Service
För del A och B gäller att anbudsgivaren ska ha en väl fungerande
organisation för denna typ av uppdrag. Detta innebär att anbudsgivaren ska ha en organisation van vid att hantera stora kunder med spridda
leveransadresser.
Organisationen ska:
• ha minst 4 personer inom kundservice nåbara på telefon vardagar kl 07.00 – 16.00
• ha minst 5 personer som kontinuerligt har kontakt med HBVs medlemmar och kan bistå dem vid ev problem m m.
• beskriva hur garantiservicen är uppbyggd både organisatoriskt och gällande tillvägagångssätt
Anbudsgivaren ska även i sitt anbud redovisa hur de avser klara ställda krav på:
• Garantiservice
• Installation
• Fakturering
• Leveranstider
• Reservdelshållning
För del C gäller att anbudsgivarens organisation ska vara dimensionerad för att kunna upprätthålla medlemmarnas efterfrågan på tjänster inom i anbudet geografiskt angivet område.
Organisationen ska:
• ha minst 1 person inom kundservice nåbara på telefon vardagar kl 07.00 – 16.30, samt ha ett backupsystem om denna person är frånvarande.
• ha personal med el-behörighet motsvarande AB – Allmän behörighet, alla elarbeten eller ABL – Allmän behörighet, <1000 volt. Uppgift om vem som har behörighet ska anges i anbudet.
• ha lagerkapacitet anpassat efter det inom i anbudet angivet geografiska område som anbud lämnats på.
• beskriva hur bemanningen under sommarhalvåret ser ut.
• gällande område Stockholm: ha minst 8 installatörer för del installation och/eller minst 4 personer för del service.
• gällande område Göteborg:ha minst 5 installatörer och minst 3 personer som utför servicearbeten.
• gällande område Skåne Sydväst: ha minst 4 installatörer och minst 2 personer som utför servicearbeten.
• gällande område Skåne Nordväst: ha minst 4 installatörer och minst 2 personer som utför servicearbeten.
• gällande område Skåne Mellersta: ha minst 3 installatörer och minst 2 personer som utför servicearbeten.
• gällande område Skåne Sydöst: ha minst 2 installatörer och minst 1 personer som utför servicearbeten.
• gällande område Skåne Nordöst: ha minst 3 installatörer och minst 2 personer som utför servicearbeten.
• gällande övriga landet:
• ha minst 2 installatörer och 1 person som utför servicearbeten om anbud lämnas gällande endast en kommun.
• ha minst 3 installatörer och sedan minst 1 installatör per tillkommande kommun om anbud lämnas gällande flera kommuner samt minst 3 personer som utför servicearbeten.
För ovan angivna antal personer gäller att om en installatör även utför service eller tvärt om, gäller att ovan antalet personer ska finnas inom organisationen.
Till anbudet bifogas
• Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur ovanstående punkter uppfylls gällande del A, B och C, se anbudsformulär.
4.4 Krav G – Uppfyllande av Föreskrifterna
Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar Föreskrifterna.
Till anbudet bifogas
• Accept via kryssruta i anbudsformulär.
5. ANBUDSUTVÄRDERING 5.1
Anbud med lägst anbudspris kommer att antas.Pris
Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning angiven i bilaga anbudsformulär.
För utvärdering bifogas följande uppgifter:
Priser i enlighet med bilagor till anbudsformulär.
Auktion gällande del A
Upphandlingen kommer att avslutas med en e-auktion. Reservdelar, Dold varukorg och Tillbehör samt Installation i del A är inte med i auktionen. De anbudsgivare som har kvalificerat sig kommer att få en inbjudan med
instruktioner och tider för testauktion och den skarpa auktionen samt ett excel- dokument med ingångsvärden för auktionen.
Preliminärt kommer testauktionen ske 2014-11-10 och den skarpa auktionen ske 2014-11-13.
Dold varukorg i del A
För del A gäller att även en dold utvärderingskorg kommer att användas för en del av utvärderingen av priset. Den dolda korgen är uppbyggd på samma sätt som bilagan till anbudsformulär med specifikationer för olika produkter. Korgen innehåller också antal för utvärdering Den dolda korgen har satts samman för att kunna ta hänsyn till priset även på övrigt sortiment. HBV kommer att sända den dolda varukorgen till Notarius Publicus före sista anbudsdag för att någon
oberoende ska kunna verifiera att varukorgen hade ställts samman innan anbuden öppnats.
Efter anbudsöppning kommer HBV att sända den dolda korgen till anbudsgivarna som får ange vilken produkt som uppfyller kraven för respektive vara. Anbudsgivarna ska inom tre (3) arbetsdagar från förfrågan ange svar på vilken produkt som uppfyller kraven. HBV stoppar sedan in det pris som angivits för varan i anbudet. För anbudsgivare som inte har någon vara som uppfyller kraven sätts ett belastningspris på varan som motsvarar medelvärdet + 25% hos de anbudsgivare som utvärderas och som har den aktuella artikeln.
Den dolda varukorgen innehåller ett antal för utvärdering om totalt 9000 st för produkter och ett antal för utvärdering om 500 st för reservdelar. Den dolda varukorgen innehåller inte installation.
6. KONTRAKTSVILLKOR
För kontraktsdel leverans gäller ABM 07 Allmänna Bestämmelser för köp av varor i yrkesmässig byggverksamhet, med de ändringar och tillägg som följer av detta underlag.
För kontraktsdel med installation/service gäller ABT 06 Allmänna
Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, med de ändringar och tillägg som följer av detta underlag.
6.1 Kontraktshandlingar
Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas.
Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning:
1. Ändringar och tillägg under avtalsperioden, skriftligt överenskomna av båda parters ombud
2. Kontrakt
3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. ABM 07/ABT 06
6. Eventuella förtydligande anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar
6.2 Kommersiella villkor
6.2.1 Ersättningsform
Fast pris per st inklusive alla omkostnader.
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer.
Vid byggtjänster, installation eller montage ska sk omvänd skatteskyldighet inom byggsektorn kunna tillämpas gällande moms om beställaren åberopar
detta. (Normalt är det den som säljer varor eller tjänster som tar ut moms vid försäljningen och betalar in den till staten. Vid omvänd skattskyldighet är det i stället köparen som är skyldig att betala moms till staten.)
Detta betyder att alla avgifter/omkostnader/frakt ska ingå, även miljöavgifter om inte annat särskilt framgår.
6.2.2 Faktureringsvillkor
Fakturering sker till HBV som i sin tur vidarefakturerar till den som beställt på avtalet. Fakturan betalas 30 dagar efter ankomst till HBV. Vid försenad
betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Fakturerings-, uppläggnings- påminnelseavgifter eller liknande får inte förekomma. Fakturan ska utställas i elektroniskt standardformat i form av en svefaktura. Fakturan ska innehålla nedanstående information:
• Fakturanummer
• Beställnings-, faktura- samt förfallodatum
• Leverantörens företagsnamn, adress, kontaktuppgifter samt säte
• Leverantörens referens samt kontaktuppgifter till denna
• Leverantörens bank- och plusgiro
• Leverantörens organisationsnummer/momsregistreringsnummer
• Godkänd för F-skatt
• Beställarens företagsnamn, leverans- och fakturaadress, och kundnummer hos HBV
• Märkning av fakturan enligt beställarens önskemål samt beställarens referens (för och efternamn)
• Artikelnummer, antal, á-pris, momspliktigt belopp, rabatt, momsbelopp samt momssats och totalbelopp
• Vid kreditering ska ursprungsfakturanummer anges
Vid byggtjänster, installation eller montage ska så kallad omvänd byggskatteskyldighet kunna tillämpas gällande moms.
För del C gäller att leverantören ska fakturera beställaren direkt tills att HBVs fakturaväxel enligt nedan tagits i drift. Därefter ska fakturering ske enligt nedan.
Under avtalstiden kommer faktureringsrutinen att ändras vilket kommer att aviseras leverantören tre månader innan. Ändrad faktureringsrutin innebär att fakturan ska ställas ut direkt till den som beställt på avtalet dvs beställarens fakturaadress skall anges och försändelsen ska ske via HBVs fakturaväxel.
Fakturan ska utställas i elektroniskt standardformat så som Svefaktura BIS 5A 2.0 eller annat överenskommet format och skickas till HBVs fakturaväxel vilken driftas av HBVs VAN-leverantör. Den elektroniska fakturan ska innehålla information enligt ovan. I HBVs fakturaväxel utförs faktura- samt priskontroll av fakturerade artiklar. Vid godkänd kontroll vidarebefordras fakturan till avropare och vid icke godkänd priskontroll returneras fakturan till leverantör för rättelse. Fakturan förfaller 30 dagar efter att korrekt faktura ankommit HBVs fakturaväxel, under förutsättning att fakturan ankommit vardag före kl. 12.00. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Leverantören har inte rätt att ta ut någon extra avgift för
framtagande eller distribution av elektronisk fakturering. Leverantören ska stå för eventuella implementeringskostnader.
6.2.3 Prisjustering
Priset är fast under perioden 2015-01-01 – 2015-12-31 därefter kan parterna påkalla indexreglering av priset årsvis med 80 % av Entreprenadindex littera för hushållsutrustning respektive arbetskostnad baserad på indexberäknings- perioden oktober föregående år till oktober innevarande år. Exempelvis avser första reglering för 2016, basmånad oktober 2014 att jämföra mot oktober 2015.
Reglering sker för del A och B sker med 40 % Litt 1081 spisar, 40 % Litt 1082 kyl/frys och 20 % Fast del.
Reglering sker för del C samt installationsarbeten del A med 80 % Litt 3031 och 20 % Fast del.
Nya priser ska översändas till HBV minst 30 dagar innan de ska träda i kraft.
6.2.4 Dröjsmål med betalning
Ersättning enligt gällande lagstiftning. Preskriptionstiden för ersättning vid dröjsmål med betalning är 2 månader från att betalning skett.
6.2.5 Leveransförutsättningar
Vid leverans och transport gäller LLK (Levererat Lossat Köparen) för större varor som kräver lossningsutrustning.
Varor som ej kräver lossningsutrustning gäller LIK (Levererat Inburet Köparen).
Definitioner enligt Leveransklausuler för byggbranschen 2008.
6.2.5.1 Märkning
Godset märks med adress, beställare, beställarens referensperson och område eller annan märkning som anges vid avrop.
6.2.5.2 Ordererkännande
Ordererkännande/bekräftelse ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos leveransmottagaren om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande ej behöver sändas.
6.2.6 Avrop
Tilldelande av kontrakt på ramavtal, sk avrop/beställning, kan ske av HBV, samt de som omfattas av upphandlingen enligt bilaga 1a och 1b. Dessa kallas nedan beställare.
Avrop kan även ske från entreprenör för varor att använda i uppdrag åt beställaren. I dessa fall gäller att en särskild trepartsöverenskommelse
upprättas mellan HBV, beställaren och entreprenören som bl.a anger att beställaren är betalningsansvarig i de fall entreprenören ej kan betala.
Leverantören kommer att erhålla ett e-postmeddelande om vilket aktuellt belopp som beställaren garanterar betalning till för aktuell entreprenör. Vid ändring av detta belopp, eller om entreprenören mister rätten att avropa på avtalet, erhåller leverantören ett nytt e-postmeddelande.
För del A och B gäller att avrop av vara kan ske av antagna leverantörer inom del C. Leverantör antagen inom del A och B är inte skyldig att leverera till leverantör inom del C om den ekonomiska riskklassen hos Bisnode Kredit för leverantör antagen inom del C är lägre än A.
Beställning ska även kunna ske via HBVs beställningssystem och Göteborgs Stads beställningssystem, se Föreskrifter kapitel C.
6.3 HBVs administrativa ersättning
HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning kvartalsvis i efterskott . Ersättningen är 5 % på total omsättning för alla avrop/beställningar gjorda under avtalstiden (inklusive samtliga tillkommande kostnader såsom t ex emballage, fraktkostnader, miljöavgifter, garantiavgifter, tjänster mm) exklusive mervärdeskatt. Ersättning beräknas på hela beloppet som omsatts och fakturerats oberoende av vilken vara eller tjänst beloppet avser. För del C gäller att administrativ ersättning ej beräknas på vara som köpts på HBV-avtal.
Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat kvartal. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalning ska ske i april månad och avse perioden januari månad till och med mars månad.
Utbetalning av HBVs administrativa ersättning görs genom att kreditnota på ersättningen sänds till HBV. Av fakturan ska framgå att det avser utbetalning av administrativ ersättning, ramavtalsområde samt för vilken period. Underlag för beräkningen ska bifogas.
Under avtalstiden kommer handhavandet av den administrativa ersättning att ändras vilket kommer att aviseras leverantören tre månader innan.
Förändringen innebär att HBV kommer att fakturera leverantör den
administrativa ersättningen gång per månad. Fakturan kommer att innehålla information om avtalsområde, beräkning samt vilken period.
Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning.
Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus till HBVs medlemmar. Överskottet utbetalas normalt till medlemmarna i form av återbäring i procent på gjorda inköp på HBV-avtal.
6.4 Vite vid försening
Enligt ABM 07.
Leverantören ska om denne överskrider avtalad tidpunkt för leverans utge vite om 2 % på köpesumman för den del som avser försenad leverans. Vitet är dock minst 2 000 kr per påbörjad vecka för del A och B och för del C minst 1000 kr per påbörjad vecka. Leverantören är dock inte skyldig att utge vite för mer än 10 påbörjade förseningsveckor.
Leverantören är vid försening skyldig att leverera bättre produkt till samma pris, se Föreskrifter pkt A.1.
Upprepade förseningar i leveranser anses som väsentligt avtalsbrott och kan resultera i hävning eller förtida uppsägning enligt 6.12 och 6.13.
Vite vid försening gäller även garantiservice.
6.5 Garantitid
5 års garanti.
Enligt ABM 07 med följande tillägg.
För väsentligt fel som under garantitiden uppkommer på minst 20% av på avtalet levererade enheter för respektive modell gäller att leverantören ska utföra förebyggande åtgärd (t ex byte av reservdel eller produkt), för att felet inte ska uppkomma på övriga inom avtalet levererade enheter av den aktuella modellen.
För servicearbete (reparation) gäller för material minst 6 månaders garanti.
Undantag för garantiservice där garantitiden är 5 år.
6.6 Uppförandekod
HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och
rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner, för att försäkra sig om efterlevnad. Se bilaga 6, Uppförandekod HBV.
6.7 Underleverantörer
Vid förfrågan från HBV ska uppgifter om vilka underleverantörer och underentreprenörer som används kunna lämnas. Vidare gäller att samtliga underleverantörer måste ha fullgjort sina åtaganden för skatter och
socialförsäkringsavgifter.
Leverantören ansvarar för underleverantören på motsvarande sätt som om leverantören själv utfört underleverantörens åtagande.
Bemanningsföretag/arbetskraftstillhandahållare likställs med underleverantör.
6.8 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden
Statistik
Leverantören ska halvårsvis lämna statistik där minst följande framgår:
• Avropsbelopp för enskild medlem
• Avrop per artikel, inkl artikelnummer (totalt antal artiklar och totalt belopp)
• Avropsbelopp per produktkategori (totalt avropat)
• Orderstorlek per avrop
Vid förfrågan ska även statistik kunna tillhandahållas inom 10 arbetsdagar med antal artiklar per avrop och medlem och summan per artikel.
Prislistor
Leverantören ska kunna lämna prislistor i sökbar fil i format xls eller xlsx som minst inkluderar artikelgrupp, artikelnummer, benämning, enhet och priser.
Leverantören ska även leverera artikelinformation till HBVs
beställningsfunktion och till Göteborgs Stads beställningssystem Winst. Se Föreskrifter kap C.
Leverantör antagen inom del A och del B ska under avtalstiden minst upprätta följande prislistor:
En katalog med bild, pris, kortfattade uppgifter som höjd, bredd, egenskaper på alla i anbudsformuläret offererade produkter ska tas fram i pdf-format.
En prislista i excel-format med alla artiklar som erbjuds inom avtalet och där de i anbudsformuläret offererade produkter ska märkas med ”offererad produkt”.
6.9 Möten
Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls ej för dessa möten.
Vid behov, tex vid leveransförseningar, kvalitetsproblem kan möten behöva ske oftare.
För leverantör antagen på plats ett i del A gäller att minst två (2) uppföljningsmöten skall hållas per år och att leverantören och HBV tillsammans ska sätta upp gemensamma mål för avtalsområdet.
6.10 Försäkring
Leverantören ska ha erforderliga försäkringar enligt minimikrav i ABM 07.
Det innebär en ansvarsförsäkring om minst 200 prisbasbelopp under tiden från leverans till garantitidens upphörande. Kopia som styrker ovanstående ska kunna överlämnas efter förfrågan från HBV.
Leverantören antagen inom del A och C ska även ha erforderlig
ansvarförsäkring och allriskförsäkring för skador på entreprenaden enligt ABT 06.
6.11 Överlåtelse
Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande.
6.12 Hävning
Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören.
Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse.
Som avvikelse räknas även om leverantör bryter mot HBVs uppförandekod och leverantören inte vidtar åtgärder inom skälig tid från skriftligt påtalande från HBV.
Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om
leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt AAA Soliditet AB (D&B).
6.13 Förtida uppsägning
Vid sidan av hävningsreglerna ovan, har HBV vid var tid rätt att säga upp ramavtalet till upphörande för återstående avtalstid om enligt beställarens suveräna bedömning någon av följande uppsägningsgrunder föreligger:
- Leverantören i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet.
- Leverantören, eller av leverantören anlitad underleverantör, brister i fullgörande att bedriva sin verksamhet så att den innebär
åsidosättande av lag.
- Uppgifter framkommer om att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller inte längre uppfyller skakrav och att det är av väsentlig betydelse.
- Uppgift framkommer om att sådan omständighet föreligger som enligt 10 kap. 1 § LOU (obligatoriska uteslutningsgrunder) skulle medfört, eller enligt 10 kap. 2 § LOU (fakultativa uteslutningsgrunder) skulle kunnat medföra, uteslutning av leverantören vid anbudsförfarandet.
- Leverantören vid fler än tre tillfällen underlåtit att följa gällande faktureringsrutiner enligt detta ramavtal.
Vid förtida uppsägning enligt ovan ska HBV innan uppsägning sker tillställa leverantören en (1) skriftlig varning om att uppsägning kan komma ifråga om förseelsen upprepas.
Vid sådan uppsägning har ingen av parterna något krav på den andra för den skada respektive part må drabbas av genom att ramavtalet sägs upp i förtid.
Undantag gäller för eventuell skada som kontraktsbrottet i sig har orsakat och för sådan skada gäller en preskriptionstid om ett (1) år.
Sådan uppsägning ska inte påverka leveranser eller arbeten som pågår vid tidpunkt för uppsägningen utan endast innebära att ytterligare avrop ej kommer komma ifråga.
6.14 Tvist
Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.
