Revisionsrapport 2020
Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2020
Granskning av styrning och ledning inom individ- och familjeomsorgen
TROLLHÄTTANS STAD
1 Innehållsförteckning
Sammanfattning ... 2
1. Inledning ... 3
2. Ekonomi- och verksamhetsstyrning ... 6
3. Analys och prognos av verksamhet och ekonomi ...13
4. Systematiskt kvalitetsarbete ...16
5. Kompetensförsörjning ...21
6. Samlad bedömning ...25
Bilaga 1. Bakgrund ...27
Bilaga 2. Revisionskriterier ...28
Bilaga 3. Källförteckning och intervjuade funktioner ...32
Bilaga 4: Enkätundersökning ...34
Bilaga 5: Organisationsskiss arbetsmarknads- och socialförvaltningen ...38
Bilaga 6: Effekter av vidtagna åtgärder för budgetanpassning ...39
Bilaga 7: Åtgärdsplan för budgetanpassning, juni 2019 ...40
Bilaga 8: Arbetsmarknads- och socialförvaltningens arbete med intern kontroll ...41
2
Sammanfattning
EY har på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av styrning och ledning inom individ- och familjeomsorgen. Syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig ledning och styrning av individ- och familjeomsorgen.
De huvudsakliga resultat som framkommit i granskningen är följande:
Nämnden prognostiserar ett budgetöverskott för verksamhetsåret 2020. Vi menar att nämndens prognostiserade överskott under 2020 till stor del är en tillfällighet. Det kvarstår betydande utmaningar med ekonomin framåt då det inför 2021 finns fortsatt risk för ekonomiskt underskott.
Det sker ett aktivt arbete med kvalitetsfrågor i förvaltningen. Vi bedömer dock att kvalitetsarbetet är svårt att överblicka och rörigt i sin utformning. Det medför en risk att verksamheten inte fokuserar på det som är mest väsentligt i sitt kvalitetsutvecklingsarbete. Vidare bedömer vi att nämnden inte tillsett att ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete lever upp till kraven i Socialstyrelsens föreskrifter.
Den sammanfattade bedömningen utifrån genomförd granskning är att nämnden endast till viss del säkerställt en ändamålsenlig styrning och ledning inom individ- och familjeomsorgen.
Bedömningen görs mot bakgrund av fortsatt osäkerhet kring nämndens ekonomiska läge samt identifierade brister i systematik i såväl kvalitetsarbetet som kompetens- försörjningsarbetet. I genomförd enkätundersökning framgår att det finns vissa brister i hur nämndens och förvaltningsledningens beslut kommuniceras inom individ- och familjeomsorgen. Utifrån genomförd granskning har förbättringsområden identifierats.
Arbetsmarknads- och socialnämnden rekommenderas att:
Inför 2021 säkerställa att ändamålsenliga åtgärder vidtas för att fortsatt nå budget i balans.
Tydliggöra den strategiska styrningen av det systematiska kvalitetsarbetet.
Säkerställa att ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete motsvarar kraven i Socialstyrelsens föreskrifter.
Tillse att det finns en aktuell strategi för kompetensförsörjningsarbetet
Överväga att ta fram en skriftlig rutinbeskrivning avseende arbetet med att ta fram prognoser.
Säkerställa att beslut som fattas kommuniceras till medarbetare inom individ- och familjeomsorgen.
3
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Sveriges kommuner och regioner (SKR) menar i sin omvärldsanalys att kommunernas ekonomiska utmaningar är som störst inom bland annat individ- och familjeomsorgen (IFO) och det ekonomiska biståndet. Neddragningar inom Arbetsförmedlingen har medfört ökad belastning på kommunernas verksamhet vad gäller arbetsmarknadsfrågor och ekonomiskt bistånd. Vidare har många kommuner svårigheter att behålla och rekrytera personal inom IFO- verksamheten, till följd av att det under flera års tid varit brist på socialsekreterare.
I Trollhättans Stad har kommunrevisionens riskanalys visat på risker både avseende individ- och familjeomsorgens ekonomi och verksamhet. Arbetsmarknads- och socialnämnden redovisade under 2019 ekonomiskt underskott. En stor del av underskottet återfanns inom IFO-verksamheten, framförallt ekonomiskt bistånd och familjehemsplaceringar. Under 2019 vidtogs åtgärder i syfte att skapa en budget i balans.
För att bedriva IFO-verksamhet effektivt och upprätthålla en budget i balans krävs förmåga att analysera och prognostisera utvecklingen inom verksamheten. Därtill finns det krav på socialtjänsten att bedriva ett systematiskt arbete med att fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående samt utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys sett det som väsentligt att granska om arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning och ledning av individ- och familjeomsorgen. Bakgrunden till granskningen beskrivs ytterligare i bilaga 1.
1.2. Syfte och revisionsfrågor
Syftet med granskningen är att bedöma huruvida arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig ledning och styrning av individ- och familjeomsorgen.
Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor:
Har arbetsmarknads- och socialnämnden vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att komma till rätta med ekonomi och kvalitet i verksamheten inom individ- och familjeomsorgen?
Har arbetsmarknads- och socialnämnden tillsett en ändamålsenlig analys och prognostisering av individ- och familjeomsorgens verksamhet och ekonomi?
Har arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt ett systematiskt kvalitetsarbete som leder till en förbättrad kvalitet inom individ- och familjeomsorgen?
Har arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig kompetensförsörjning inom individ- och familjeomsorgen?
1.3. Revisionskriterier
Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna beskrivs närmre i bilaga 2.
I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av:
4
► Kommunallagen (2017:725)
► Socialtjänstlagen (2001:453)
► Mål- och resursplan 2020
► Bestämmelser avseende styrning av verksamhet och ekonomi
► Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
► Sveriges kommuner och regioners strategi för kompetensförsörjning inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård (2018)
1.4. Metod
Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och enkätundersökning.
Dokument som har granskats inkluderar nämndens protokoll, budgetuppföljningar, kvalitetsledningssystem, interna riktlinjer och rutiner, internkontrollplaner och underlag för kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Källförteckning och förteckning över intervjuade funktioner finns i bilaga 3. Därtill har en enkät skickats till samtliga medarbetare inom individ- och familjeomsorgen. Syftet med enkäten har varit att fånga hur styrning och intern kontroll har förankrats hos medarbetare i verksamheten samt hur genomförda budgetanpassningar har påverkat verksamheten. Mer information om tillvägagångssätt avseende enkätundersökningen återfinns i bilaga 4.
1.5. Avgränsningar och ansvarig nämnd
Granskningen har avgränsats till ställda revisionsfrågor och till att avse verksamhetsåret 2020.
Granskningen avser arbetsmarknads- och socialnämndens styrning, kontroll och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen. De delar av förvaltningen som tillhör individ- och familjeomsorgen och som inkluderats i granskningen visas i organisationsschemat nedan.
Fullständig organisationsskiss med samtliga av förvaltningens enheter återfinns i bilaga 5.
5
Figur 1: EY:s illustrering av arbetsmarknads- och socialförvaltningens organisation
Förvaltningschef
Vuxen &
beroendestöd
Utredningsgrupp vuxen- och beroendestöd
Familjestöd
Familjehemsenhet
Utredningsgrupp barn och unga
Arbetsmarknads
& socialt stöd
Enheten för socialt stöd och
försörjning Verksamhetsstöd
Stab Administrativ
enhet
Ekonomienhet
6
2. Ekonomi- och verksamhetsstyrning
I avsnittet ges en bakgrunds- och nulägesbeskrivning av kvalitet och ekonomi i IFO- verksamheten. Vidare redogörs för arbetsmarknads- och socialnämndens styrning av verksamheten. I avsnittet ges också en överblick över nämndens arbete med hantering av det ekonomiska underskottet sedan 2018 och fram till 2020. Slutligen redogörs för vår bedömning avseende styrning.
2.1. Lägesbeskrivning: ekonomi och kvalitet inom IFO-verksamheten 2018–2020 Arbetsmarknads- och socialnämnden har redovisat ekonomiska underskott i cirka 10 år i följd.
Fram till 2018 har nämnden inte vidtagit åtgärder för att nå budget i balans under innevarande budgetår. Nämnden har istället avvaktat till årets slut med att vidta åtgärder för att veta hur stort underskottet definitivt skulle bli. Nämnden fattade beslut om åtgärder för budgetanpassning i samband med beslut om budget för 2019 i december 2018. Först i juni 2019 fattade nämnden beslut om åtgärdsplan för budget i balans.
År Utfall
2018 - 34,2 mkr
2019 - 13,9 mkr
2020 (prognos per augusti) + 9,4 mkr
Figur 2: Budgetutfall, 2018-2020.
Under åren 2017–2019 tillhörde Trollhättans Stad de 25 procent av landets kommuner med högst kostnad per invånare för individ och familjeomsorgen. Kostnaden ökade drastiskt mellan 2017 och 2018, men minskade något från 2018 till 2019.
Kostnadsläget förklaras till stor del av höga kostnader för ekonomiskt bistånd. Trollhättans Stad tillhör de 25 procent av landets kommuner med högst kostnad för ekonomiskt bistånd i kronor per invånare. Även vad gäller verksamhetens kvalitet finns utmaningar vad gäller just ekonomiskt bistånd. Staden tillhör de 25 procent av landets kommuner som har högst andel vuxna biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd. Väntetiden i antal dagar för beslut om ekonomiskt bistånd var också hög år 2018, men har minskat från 2018 till 2019.
Även avseende familjehemsvård samt öppna insatser för barn och unga tillhör Trollhättans Stads de 25 procent av kommunerna med högst kostnader per invånare.
Vad gäller nyckeltal som rör kvalitet kan konstateras att IFO-verksamheten i Trollhättan vänt från ett läge där man under de senaste åren tillhört de 25 procent sämsta kommunerna i landet avseende flera nyckeltal till ett läge där det primärt är nyckeltal avseende ekonomiskt bistånd som fortsatt utmärker sig negativt jämfört med landets övriga kommuner.
I diagrammen nedan visas statistik avseende kostnader och kvalitet inom IFO-verksamheten i Trollhättans Stad jämfört med riket.
7
40495200 42895579 45335469
0 2000 4000 6000
2017 2018 2019
Kostnad individ- och familjeomsorg, kr/inv
Alla kommuner, ovägt medel Trollhättans Stad
Diagram 1: Kostnad individ och familjeomsorg, Diagram 2: Kostnad ekonomiskt bistånd, kr/inv.
kr/inv. 2017-20191. 2017–2019.
Diagram 3: Vuxna biståndsmottagare med Diagram 4: Väntetid i antal dagar från ansökan långvarigt ekonomiskt bistånd, %. 2017-2019 vid nybesök till beslut inom försörjningsstöd
väntat längre än 14 dagar (%). 2017 – 2019.
1096 1152 1227
1892 1906 1897
0 1000 2000 3000
2017 2018 2019
Kostnad ekonomiskt bistånd, kr/inv
Alla kommuner, ovägt medel Trollhättans Stad
26,6 28,4 30,7
44,4 46,3 51,4
0 20 40 60
2017 2018 2019
Vuxna biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd,
%
Alla kommuner, ovägt medel Trollhättans Stad
41 53 36 65 36 54
0 100
2017 2018 2019
Väntetid i antal dagar från ansökan till beslut om försörjningsstöd, väntat längre
än 14 dagar
Alla kommuner, ovägt medel Trollhättans Stad
8221058 8791169 9331325 0
2000
2017 2018 2019
Kostnad familjehemsvård barn och unga, kr/inv
Alla kommuner ovägt medel Trollhättans Stad
Diagram 5: Kostnad familjehemsvård barn och Diagram 6: Kostnad öppna insatser barn och unga, kr/inv. 2017 – 2019. unga kr/inv. 2017 - 2019
483 812 528820 541822 0
1000
2017 2018 2019
Kostnad öppna insatser barn och unga, kr/inv
Alla kommuner ovägt medel Trollhättans Stad
1 Data har hämtats från Sveriges kommuners och regioners verktyg Kolada.
8 2.2. Åtgärder för budget i balans, 2018-2020
I intervjuer uppges att det i slutet av 2018 kom påbud från stadsdirektör om att nämnden behövde vidta åtgärder för att nå en budget i balans. I figuren nedan illustreras vidtagna åtgärder under 2018–2020 med anledning av de ekonomiska underskotten.
2018
2018-05-28
Äskande om medel hos KS för extratjänster och stöd för ensamkommande ungdomar.
2018-05-28
Äskande om medel hos KS för att upprätthålla rättssäkerhet och en god arbetsmiljö i handläggning av ärenden i nämndens verksamheter.
2018-09-24
Äskande om medel hos KS avseende extratjänster och ensamkommande unga.
Beslut om besparing inför 2019 med 2,5 mkr gällande försörjningsstöd.
Äskande om tilläggsanslag motsvarande resterande del av årets underskott om 33,5 mkr.
2018-12-18
Beslut om åtgärdsplan för budget 2019 med
omfördelningar mellan nämndens verksamheter och budgetanpassningar
motsvarande ca 15 mkr.
2019
2019-01-31
Beslut om omfördelning av medel mellan nämndens verksamheter samt budgetanpassning motsvarande 11,9 mkr.
2019-06-19
Beslut om åtgärder för budget i balans motsvarande ca 18,5 mkr.
2019-08-29
Beslut om åtgärder motsvarande 9,6 mkr för anpassning till
etableringsbudgeten 2020.
2019-09-23
Äskande om 600 000 kr hos KS avseende tillfälligt
kommunstöd för ensamkommande unga.
2019-10-24
Nämnden uppdrog till förvaltningen att ta fram en handlingsplan för minskade kostnader inom ekonomiskt bistånd.
2019-12-16
Beslut om att omfördela medel inom nämndens verksamheter avseende verksamhetsåret 2020.
2020
2020-02-24
Beslut om att omfördela medel mellan nämndens verksamheter.
2020-03-26
Äskande om medel hos KS för extratjänster.
2020-04-23
Beslut att omfördela medel mellan nämndens
verksamheter.
Figur 3: EY:s illustrering av nämndens vidtagna åtgärder för budgetanpassning under 2018–2020.
9 Inför och under 2019 beslutade nämnden om omfördelning av medel, besparingar och budgetanpassning motsvarande sammanlagt 43,2 mkr. Av dessa beräknas cirka 38,6 mkr att få effekt under 2020. Nedan listas en sammanställning av de åtgärder för budget i balans som beslutades av nämnden i juni 2019.
Verksamhetsstöd/stab: neddragning med 2 450 000 kr (samt ytterligare besparing som följd av restriktivitet och vakansprövning)
Socialt stöd och försörjning samt arbetsmarknadsstöd: neddragning med 6 150 000 kr
Beroendestöd: neddragning med 2 400 000 kr
Familjestöd: neddragning med 3 400 000 kr
En mer utförlig beskrivning av vidtagna åtgärder för budgetanpassning och effekter av åtgärderna återfinns i bilagorna 6 och 7.
Flertalet åtgärder för budget i balans har rört förebyggande insatser, såsom minskat anslag för lönebidragsanställningar och sommarjobb. Intervjuade menar att sådana beslut inte är långsiktigt hållbara, eftersom besparingar i det förebyggande arbetet riskerar att generera högre kostnader och påverka kvaliteten negativt på sikt.
I intervjuer uppges att merparten av de åtgärder för budget i balans som beslutades om under 2019 anses vara slutförda. Vi har inom ramen för granskningen inte kunnat ta del av någon slutredovisning av handlingsplanen för budget i balans. Nämndens presidium uppger att nämnden fortsätter att följa upp de åtgärder som inte har genomförts. I nämndens delårsrapporter per mars, april, maj och augusti 2020 sker viss uppföljning under rubriken åtgärder kopplat till försörjningsstöd, placeringskostnader, restriktivitet avseende inköp samt vakansprövning. Detta mot bakgrund av att åtgärder avseende dessa fyra poster inte bedöms ha fått effekt.
Enkätundersökning bland IFO:s medarbetare visar att 75 procent av de svarande uppger att de helt eller delvis upplever att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt.
Diagram 7: Svarsresultat avseende påståendet ”Upplever du att verksamheten inom din enhet generellt bedrivs kostnadseffektivt?”
Inför 2020 har nämndens ekonomiska läge vänt. I delårsrapport per augusti 2020 prognostiserar nämnden ett överskott per helår om 9,4 mkr. Större delen av överskottet är relaterat till tillfälliga statsbidrag om 11 mkr. Nämnden har också tilldelats ramtillskott om 15 mkr. Enligt nämndens presidium hade nämnden således sannolikt prognostiserat ett underskott utan tillfälliga statsbidrag under 2020. Under 2020 råder därför krav på restriktivitet vad gäller exempelvis fika, utvecklingsdagar och konferenser. Detta mot bakgrund av att budgetläget inför 2021 beskrivs som fortsatt ansträngt.
10 Enkätundersökningen visar att 80 procent av de svarande anser att det är tydligt eller delvis tydligt vilka besparingar som ska göras inom den egna verksamheten under 2020 samt vilka besparingsbeslut som gäller. 85 procent anser att nämndens beslut kommuniceras i stor eller tillräcklig utsträckning. 14 procent anser att besluten inte kommuniceras i tillräcklig utsträckning.
Diagram 8: Svarsresultat avseende påståendet ”Det är tydligt vilka besparingar som ska göras i min verksamhet 2020 och vilka besparingsbeslut som gäller”.
Diagram 9: svarsresultat avseende frågan ”I vilken utsträckning upplever du att nämndens beslut som påverkar verksamheten kommuniceras på ett tydligt sätt?”
2.2.1. Åtgärder avseende ekonomiskt bistånd
Givet de höga kostnaderna för ekonomiskt bistånd gav nämnden i oktober 2019 förvaltningen i uppdrag att ta fram en särskild handlingsplan i syfte att minska kostnader inom ekonomiskt bistånd. Handlingsplanen skulle innehålla strategier för att stoppa takten i kostnadsutvecklingen på kort sikt och minska kostnader inom ekonomiskt bistånd på lång sikt.
Handlingsplanen redovisades för nämnden i augusti 2020. Enkätundersökningen som genomförts i oktober 2020 visar att 25 procent av medarbetarna inom verksamhetsområdet arbetsmarknads- och socialt stöd inte har kännedom om handlingsplanen.
11 Målet med handlingsplanen är att skapa en modern socialtjänst som möter brukarens behov.
Det ska ske genom personalutvecklande insatser och utveckling av insatser i samverkan med övriga samhällsaktörer. På kortare sikt ska handlingsplanen identifiera och utveckla områden som har en direkt påverkan på försörjningsstödet. I handlingsplanen identifieras följande utvecklingsområden och nämndens bedömning av förväntad effekt:
Personal: För att minska kostnader för sjukfrånvaro har förvaltningen analyserat frånvaroorsaker, gett möjlighet att arbeta hemifrån och arbetat förebyggande med samtal i tidigt skede. Åtgärderna anses ha lett till att förvaltningen i maj månad 2020 hade en långtidssjukskriven medarbetare, att jämföra med åtta långtidssjukskrivna i maj 2019.
Boende: 2019 tillsattes en boendesekreterare med uppdrag att följa upp sociala kontrakt och boende i jourlägenhet. 41 av 107 sociala kontrakt avslutades under 2019.
Samtliga boende i jourlägenhet gick vidare till eget boende efter avslutad insats.
Digitalisering: I syfte att öka antalet e-ansökningar har förvaltningen arbetat med utbildningsinsatser, stöd och information. Åtgärden har enligt nämnden lett till en ökad andel e-ansökningar av försörjningsstöd under 2020 jämfört med 2019.
Metod: I syfte att effektivisera verksamheter har nya arbetsmetoder för nybesök införts.
Åtgärden bedöms ha bidragit till kortare väntetid för nybesökstid och tillsättning av handläggare för felaktiga utbetalningar.
Insatser: Avser arbetsmarknadsanställningar, arbetsintegrerande sociala företag, jobbspår – kombination av teoretisk utbildning och praktisk träning hos arbetsgivare och deltagande i ESF-projektet ALL-IN2. Insatserna har enligt nämnden lett till 25 extratjänster och 75 KAM3-anställningar (juni 2020), 5 registrerade arbetsintegrerande sociala företag, två aktiva jobbspår i samverkan med arbetsgivare och Kunskapsförbundet Väst4 samt totalt 71 deltagare i projektet ALL-IN.
Presidiet i arbetsmarknads- och socialnämnden uppger i intervju att handlingsplanen ska vara ett levande dokument som revideras vid behov. Vidare uppges att arbetet med handlingsplanen följs kontinuerligt vid varje nämndsmöte. Av nämndens protokoll framgår dock inte att handlingsplanen har följts upp vid nämndens möten i september eller oktober 2020.
2.3. Vår bedömning
Arbetsmarknads- och socialnämnden ansvarar enligt kommunallagen för att bedriva sin verksamhet i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. I detta ingår att bedriva verksamheten enligt tilldelad budgetram och att fördela resurserna på ett ändamålsenligt sätt.
2 Projektet ALL-In vänder sig i första hand till utrikesfödda kvinnor med mål att bli egenförsörjande.
3 Kommunal arbetsmarknadsersättning.
4 Samarbete mellan Trollhättans Stad och Vänersborgs kommun kring de frivilliga skolformerna.
12 Vi bedömer att arbetsmarknads- och socialnämnden under 2020 har vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att komma till rätta med ekonomi och kvalitet i verksamheten inom individ- och familjeomsorgen. Vi baserar denna bedömning på att nämnden under året bedriver verksamheten inom tilldelad budget. Både kostnadsläget inom IFO och flertalet kvalitetsnyckeltal har också förbättrats, vilket tyder på att de åtgärder nämnden beslutat om har börjat få effekt. De utmaningar som kvarstår rör till stor del ekonomiskt bistånd. Nämnden har under året bemött dessa utmaningar genom att besluta om särskild handlingsplan för ekonomiskt bistånd i syfte i att komma tillrätta med både kostnader och kvalitet i verksamheten.
Samtidigt konstaterar vi att det finns betydande utmaningar framåt. Vi menar att nämndens prognostiserade överskott under 2020 till stor del är en tillfällighet. Utan ekonomiskt tillskott i form av statsbidrag hade nämnden sannolikt prognostiserat ett underskott även för 2020. Inför 2021 finns fortsatt risk för ekonomiskt underskott. Därmed bedömer vi att det är av yttersta vikt att nämnden fortsatt aktivt tillser en ändamålsenlig ekonomistyrning. I det ingår att säkerställa att åtgärder för budget i balans följs upp på ett tydligt sätt. Vi menar att det i nuläget inte är helt tydligt huruvida samtliga av de åtgärder för budget i balans som vidtogs under 2019 har genomförts. Det är inte tydligt hur eller om nämnden ämnar fortsätta att följa upp dessa åtgärder. Det går inte heller på ett tydligt sätt att följa effekten av nämndens beslutade åtgärder för budget i balans. Utifrån enkätresultat kan också konstateras att 14 procent av medarbetarna inte anser att besluten kommunicerats tillräckligt i verksamheten.
13
3. Analys och prognos av verksamhet och ekonomi
I följande avsnitt beskrivs nämndens arbete med att prognostisera och analysera verksamheten. Inledningsvis jämförs nämndens ekonomiska utfall och prognoser för åren 2017–2019. Därefter beskrivs de olika former av verksamhetsanalyser som genomförs i förvaltningen samt rapporteras till nämnden. Slutligen redogörs för vår bedömning.
3.1. Prognostiserat i förhållande till ekonomiskt utfall, 2017-2019
I diagrammet nedan jämförs nämndens prognos per augusti med utfall för åren 2017–2019.
Diagram 9: Budgetutfall i förhållande till prognostiserat resultat
Som diagrammet visar har prognoserna varit förhållandevis träffsäkra de senaste åren. År 2018 och 2019 prognostiserade nämnden ett något högre underskott för helåret än vad som senare blev utfallet. Båda dessa år prognostiserades ett underskott om cirka 5 mkr mer än det redovisade underskottet vid årets slut.
3.2. Prognosarbetet, uppföljning och analys
Budget- och prognosarbetet inom förvaltningen hanteras i linjeorganisationen med stöd av ekonomichef. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har tagit fram styrdokumentet Bestämmelser avseende organisation och ansvarsfördelning. I bestämmelserna finns en ansvarsfördelning mellan respektive chefsled vad gäller budgetansvar. Av bestämmelsen framgår att det åligger respektive chef att bedriva verksamhet inom sin tilldelade budgetram.
Av dokumentet Arbetsmarknads- och socialförvaltningens riktlinje för tillämpning av bestämmelser om styrning av verksamhet och ekonomi framgår att budgetansvariga chefer fortlöpande ska följa upp sin tilldelade budget genom månadsvisa avstämningar. Eventuella avvikelser ska rapporteras till överordnad chef och ekonomichef. Respektive områdeschef har regelbundna uppföljningar med ekonomichefen. Vid avstämningarna sker en genomgång av
15,6
34,2
13,9 13,8
39
18,6
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
2017 2018 2019
Budgetutfall och prognos, underskott i mnkr
Budgetutfall Prognos
14 samtliga budgetposter, men fokus läggs främst på de poster som bedöms riskera att föranleda budgetavvikelser. Områdescheferna har därtill avstämningar med förvaltningschefen, där budget utgör en punkt på dagordningen. Respektive områdeschef har i sin tur månatliga avstämningar med sina underställda enhetschefer. Samtliga intervjuade lyfter att avstämningarna med ekonomichef fungerar väl och att denne utgör ett mycket värdefullt stöd i ekonomistyrningen på områdes- och enhetsnivå. Av intervjuer framgår att prognosarbetet är riskbaserat, det vill säga ekonomiavstämningarna fokuserar primärt på de områden där det finns risk för prognosavvikelser.
Det saknas dokumenterade rutiner för hur prognosarbetet ska bedrivas. Det beskrivs i intervjuer att prognosarbetet är kopplat till arbetet med budgetuppföljning. Prognoser i månadsrapporteringar tas fram på verksamhetsnivå. Månadsvis tas en prognos fram per insats utifrån Statistiska Centralbyråns radfördelning. Inför april- samt augustirapport summeras prognosen till nämnden. tas prognos fram per insats utifrån Statistiska Centralbyråns radfördelning. Nämnden tar under 2020 del av prognos per helåret vid sex tillfällen5.
Under 2020 har arbetsmarknads- och socialnämnden därtill följt upp ekonomi och verksamhet inom individ- och familjeomsorgen vid varje sammanträde. Underlagets omfattning varierar något under året men har vid samtliga tillfällen under 2020 omfattat statistik avseende ekonomiskt bistånd och arbetslöshet. Vid nämndens sammanträden från april och framåt omfattas även statistik avseende utbetalt ekonomiskt bistånd. Vid sina sammanträden under 2020 har nämnden inte fattat några beslut med anledning av den redovisade statistiken.
Avseende verksamhetsanalys har nämnden också vid varje sammanträde under 2020 tagit del av en rapport avseende omvärldsbevakning. Omvärldsbevakningen innehåller information om relevanta statliga utredningar, förändringar i lagstiftning, aktuell information om relevanta myndigheters arbete samt regeringsuppdrag med bäring på nämndens ansvarsområden. Vid sina sammanträden under 2020 har nämnden inte fattat något beslut mot bakgrund av den redovisade omvärldsbevakningen.
I intervjuer uppger nämndens presidium att analysunderlaget generellt har varit alltför omfattande. Förvaltningen har fått i uppdrag att se över analysunderlaget som går till nämnden.
Syftet är att koncentrera analysunderlaget till ett antal utvalda nyckeltal för att på så vis fokusera på det som bedöms mest relevant.
3.3. Vår bedömning
Enligt kommunallagen ansvarar arbetsmarknads- och socialnämnden för att bedriva verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. För att nämnden ska kunna bedriva sin verksamhet inom de ramar som fullmäktige anger krävs en ändamålsenlig analys och prognostisering av ekonomi och verksamheten.
5 Per mars, april, maj, augusti, september och oktober.
15 Vi bedömer att nämnden till viss del har tillsett ett ändamålsenligt arbete med att analysera och prognostisera ekonomin. Vi grundar detta på att nämndens prognoser har varit relativt träffsäkra de senaste åren och att prognosarbetet förefaller fungera väl i praktiken. Det finns riktlinjer som anger chefers ansvar för budgetuppföljning. Ekonomiavstämningar görs regelbundet mellan chefsleden och med ekonomichef. Det saknas dock dokumenterade rutiner för hur och när prognoser ska läggas. I de intervjuer vi genomförts lyfts ekonomichefen fram som en stor del av förklaringen till varför prognos- och uppföljningsarbetet anses fungera väl i nuläget. Vi ser därmed en risk för att prognosarbetet är personbundet och sårbart.
Vi bedömer vidare att nämnden endast till viss del säkerställt en ändamålsenlig verksamhetsanalys. Nämnden tar del av omfattande underlag i form av statistik och omvärldsanalyser. Det är inte tydligt hur underlaget ligger till grund för beslut om ekonomi och verksamhet. Under 2020 har nämnden inte fattat några beslut utifrån rapporteringen. Till följd av att underlaget är omfattande saknas också en tydlig överblick avseende verksamhetens resultat och risker.
16
4. Systematiskt kvalitetsarbete
I följande kapitel beskrivs arbetsmarknads- och socialnämndens arbete med systematiskt kvalitetsarbete inom individ- och familjeomsorgen. Inledningsvis beskrivs det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som tillämpas i IFO-verksamheten. Därefter beskrivs arbetet med kvalitetsstrategier och intern kontroll på de olika nivåerna i förvaltningen, då detta inkluderas i det systematiska kvalitetsarbetet. Slutligen redogörs för vår bedömning.
4.1. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Socialstyrelsens föreskrifter ställer krav på att det inom socialtjänsten ska finnas ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Detta för att skapa en struktur för att styrning, kontroll, uppföljning och utveckling i syfte att nå verksamhetens mål. Ledningssystemet ska innehålla:
Processer/rutiner för att säkra kvalitet
System för riskanalys och egenkontroll
System för att hantera brister i verksamheten Kvalitetsarbetet ska också dokumenteras löpande.
Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som är daterat till 2017. Av dokumentet framgår inte huruvida nämnden har beslutat om ledningssystemet. Dokumentet anger vilken verksamhet som ledningssystemet omfattar. Vi noterar att denna beskrivning inte motsvarar förvaltningens nuvarande organisation. I dokumentet anges att ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete är ett levande dokument som revideras och kompletteras en gång årligen. I ledningssystemet anges prioriterade aktiviteter för 2017.
En del i förvaltningens systematiska kvalitetsarbete är årliga så kallade kvalitetsstrategier6. Strategierna tas fram av förvaltningen och beslutas inte av nämnden. Sammantaget innefattar kvalitetsstrategierna en definition av kvalitet och vilka kvalitetshöjande insatser som ska genomföras under året. Strategierna varierar i utformning mellan de olika verksamhetsområdena. Vissa delar av förvaltningen saknar helt kvalitetsstrategier. De områden som har en kvalitetsstrategi arbetar med dem i olika stor utsträckning. Område familjestöd samt område arbetsmarknads- och socialt stöd har tagit fram kvalitetsstrategier för 2020. Inom område vuxen- och beroendestöd tas kvalitetsstrategier fram enbart på enhetsnivå.
Enligt förvaltningschef pågår arbete med att harmonisera förvaltningens kvalitetsarbete. En översyn av kvalitetsledningssystemet ska vara färdigställd till årsskiftet.
6 Kvalitetsstrategierna är specifika för Trollhättans stad.
17 4.1.1. Rutiner och processer
Till förvaltningens ledningssystem ska de rutinbeskrivningar som behövs för att säkerställa kvalitet i verksamheten kopplas. Rutindokumenten ska samlas i det slutna systemet ”Mina rum” med behörighetskrav på intranätet. Förvaltningsövergripande rutiner finns i förvaltningens gemensamma rum. I övrigt ska varje enhet säkerställa att rätt material finns i respektive enhets
”rum”. Intervjuade lyfter att det finns svårigheter i att överblicka förvaltningens olika rutindokument, eftersom det finns ett stort antal dokument i ”Mina rum”. Det uppges vara svårt att veta vilket rutindokument som är det senast uppdaterade och därmed det gällande.
4.1.2. Riskanalys och egenkontroll
Förvaltningen arbetar inte med regelrätta egenkontroller, men utför däremot kontroller på flera olika sätt. Kontrollen bedrivs genom måluppföljning, intern kontroll och till viss del genom så kallade kvalitetsstrategier. Av intervjuer framgår att arbetet med egenkontroller har identifierats som ett utvecklingsområde i förvaltningen.
Riskanalyser genomförs årligen som grund för förvaltningens internkontrollplaner. Plan för intern kontroll med tillhörande kontrollmoment finns på följande nivåer7:
Förvaltningsnivå – antagen av arbetsmarknads- och socialnämnden
Områdesnivå
Enhetsnivå
Samtliga tre verksamhetsområden har genomfört en riskanalys som mynnar ut i internkontrollplaner för 2020. Arbetssättet vad gäller riskanalys och intern kontroll skiljer sig något åt mellan områdena. Se illustration i bilaga 8. Utifrån riskanalyserna gör enhetscheferna också flera kontroller, exempelvis stickprovskontroller, som kan jämföras med egenkontroller.
Det finns dock ingen sammanhängande systematik i vilka egenkontroller som ska göras.
Av enkätundersökning framgår att 87 procent av de svarande helt eller delvis upplever att de fortlöpande arbetar med att bedöma om det finns risker för händelser som kan påverka kvaliteten i arbetet.
4.1.3. System för att hantera brister i verksamheten
Vad gäller rapportering och hantering av brister eller missförhållanden i verksamheten genomfördes förändringar i rapporteringssystemet under 2019. Rapporteringssystemet innefattar nu både tillbudsrapportering, kvalitetsbrister och missförhållanden enligt lex Sarah.
Den enskilde medarbetaren behöver därmed inte på egen hand värdera omfattningen av händelsen och förvaltningen ges möjlighet att fånga även mindre kvalitetsavvikelser. I förvaltningen finns dessutom ett antal rutindokument kopplat till avvikelsehantering8.
7 Av internkontrollplanen framgår om kontrollmomentet är förvaltningsövergripande alternativt vilket område som ansvarar för kontrollen samt start- och slutdatum för kontrollen.
8 Förvaltningsövergripande riktlinje för avvikelsehantering, förvaltningsövergripande rutin för hantering av klagomål och synpunkter, förvaltningsövergripande rutin för hantering av missförhållande eller risk för missförhållande (lex Sarah), förvaltningsövergripande rutin för hantering av kvalitetsbrister.
18 Av enkätresultat framgår att 55 procent av medarbetarna har kännedom om rapporteringssystemet för kvalitetsbrister och missförhållanden i verksamheten. 26 procent har delvis kännedom om rapporteringssystemet.
4.1.4. Dokumentation av kvalitetsarbetet
Det systematiska kvalitetsarbetet ska löpande dokumenteras. Inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen sker detta i en förvaltningsövergripande, årlig kvalitetsberättelse. Nämnden tog del av kvalitetsberättelsen för 2019 i mars 2020. Nämnden fattade inga beslut utifrån uppföljningen. I kvalitetsberättelse 2019 framgår att dokumentation också till viss del finns i förvaltningens verksamhetssystem. Vidare uppges det finnas material som hämtas från enskilda chefers skrivbord.
4.1.5. Granskning av kvalitetsarbetet utifrån Socialstyrelsens föreskrift
Utifrån ovanstående beskrivning av det systematiska kvalitetsarbetet görs nedan en sammanställning av de mest väsentliga kraven på det systematiska kvalitetsarbetet utifrån Socialstyrelsens föreskrift. Arbetet i Trollhättans Stad har jämförts gentemot kraven i föreskriften.
Krav enligt SOSFS 2011:9 Trollhättans
stad Ett ledningssystem för verksamheten finns. Systemet används för att systematiskt
och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
Ledningssystemet består av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra kvaliteten.
EY:s kommentar: Det saknas en sammanställning av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra kvaliteten samt vilka processer som kräver samverkan. Rutiner finns i ”Mina rum”, men är i vissa fall inaktuella.
Det framgår vilka processer som kräver samverkan.
EY:s kommentar: Processammanställning saknas och det finns därmed inte heller beskrivning av vilka processer som kräver samverkan.
Löpande bedömningar görs avseende risker i verksamheten.
Egenkontroll utövas.
EY:s kommentar: Vissa kontroller görs, men det saknas tydlig systematik i hur arbetet med egenkontroller ska utformas
System för att ta emot och utreda klagomål och synpunkter finns.
Arbetet med att fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras.
Figur 4: EY:s sammanställning av krav enligt SOSFS 2011:9 och Trollhättans Stads arbete. Grön bock innebär att kravet anses vara uppnått, rött kryss innebär att kravet inte anses vara uppnått, gul figur med sol och moln innebär att kravet till viss del anses vara uppnått.
19 4.1.6. Kännedom om styrdokument kopplat till kvalitet och kontroll
Inom ramen för enkätundersökningen ställdes frågor gällande kvalitetsarbetet. Medarbetarna fick ange de styrdokument gällande kvalitet och kontroll som de känner till. 36 procent av de svarande känner inte till något av de gällande styrdokumenten. Uppdelat per yrkeskategori visar enkätresultaten att enbart 14,7 procent av socialsekreterarna i IFO-verksamheten har kännedom om kvalitetsledningssystemet. 38,2 procent av de svarande socialsekreterarna uppger att de inte har kännedom om något av styrdokumenten.
Diagram 10: Svarsresultat avseende påståendet ”Jag har kännedom om följande styrdokument kopplat till kvalitet och kontroll”.
4.2. Vår bedömning
Enligt socialtjänstlagen ska insatser inom socialtjänsten vara av god kvalitet. Kvaliteten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter ska det finnas ett ledningssystem för verksamheten. Föreskrifterna anger också krav på hur ledningssystemet ska vara utformat.
Vi bedömer att arbetsmarknads- och socialnämnden endast till viss del har säkerställt ett systematiskt kvalitetsarbete som leder till en förbättrad kvalitet inom individ- och familjeomsorgen. Vi noterar att det sker ett aktivt arbete med kvalitetsfrågor i förvaltningen.
Det pågår också ett arbete med att se över det systematiska kvalitetsarbetet. Vi bedömer dock att kvalitetsarbetet är svårt att överblicka och rörigt i sin utformning. Det medför en risk att verksamheten inte fokuserar på det som är mest väsentligt i sitt kvalitetsutvecklingsarbete.
Därtill visar enkätresultat att kännedomen om dokument kopplat till kvalitet och kontroll är låg
20 bland IFO:s medarbetare. Det förstärker bilden av att kvalitetsarbetet är otydligt i sin utformning.
Vidare bedömer vi att nämnden inte tillsett att ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete lever upp till kraven i Socialstyrelsens föreskrifter. Det finns ett ledningssystem på plats som daterar till 2017. Ledningssystemet har dock inte uppdaterats kontinuerligt och matchar inte heller nuvarande organisation. Vi har också identifierat vissa brister kopplade till ledningssystemets utformning. Det saknas tydliga processbeskrivningar samt beskrivning av vilka processer som kräver samverkan. Därtill utförs inte egenkontroller med den systematik som föreskrifterna anger. Vi konstaterar att nämnden inte fattat något aktivt beslut för att förbättra kvalitetsarbetet.
21
5. Kompetensförsörjning
I följande avsnitt beskrivs arbetsmarknads- och socialnämndens arbete med kompetensförsörjning inom individ- och familjeomsorgen. Inledningsvis redovisas personalnyckeltal på området. Därefter beskrivs arbetet med kompetensförsörjning. Slutligen redogörs för vår bedömning på området.
5.1. Personalnyckeltal
Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har historiskt sett haft en hög personalomsättning och sjukfrånvaro. År 2014 var personalomsättningen över 40 procent. Personalomsättningen har sedan dess minskat och fortsätter att göra det. Mellan augusti 2018 och augusti 2020 har personalomsättningen minskat med 4,2 procentenheter. Däremot har frisknärvaron (andel medarbetare med högst 5 sjukdagar det senaste året) samtidigt minskat. Detta skulle dock till del kunna förklaras av den rådande Covid-19-pandemin som medfört att fler individer i stort i samhället varit sjukskrivna. Trollhättans stad har mellan åren 2018 och 2020 ändrat mätenhet för sjukfrånvaro. Det saknas därmed jämförbara data för sjukfrånvaro.
Nämnden har under 2020 tagit del av uppföljning av sjukfrånvaro och frisknärvaro i delårsrapport per april och augusti.
Nyckeltal Augusti 2020 Augusti 2018
Personalomsättning (senaste 12
månaderna) 9,2% 13,4%
Frisknärvaro (max 5 sjukdagar
senaste året) 47% 54%
Sjukfrånvaro, andel (%) av
ordinarie arbetstid 9,2% -
Sjukfrånvarodagar, snitt per
anställd - 14,2
Figur 5: Personalnyckeltal inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen.
5.2. Kompetensförsörjning
Sveriges kommuner och regioner (SKR) har tagit fram en strategi för kompetensförsörjning inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård. I strategin formuleras fyra mål för en hållbar kompetensförsörjning:
Minska beroendet av kortsiktiga bemanningslösningar
Säkra kompetensen utifrån framtida behov
Öka attraktiviteten för välfärdsjobben inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård
Skapa klimat för lärande och innovation
Jämförs arbetsmarknads- och socialförvaltningens kompetensförsörjningsarbete med SKR:s mål kan det vad gäller det första målet konstateras att beroendet av inhyrd personal minskat kraftigt i Trollhättan. IFO-verksamheten har inte haft någon inhyrd personal sedan 2018.
22 Gällande målet om att säkra kompetens utifrån framtidens behov har förvaltningen kartlagt kompetens- och rekryteringsbehov i en förvaltningsspecifik kompetensförsörjningsplan.
Planen togs fram 2016. Nämnden har inte antagit planen. Kompetensförsörjningsplanen saknar uttalade målsättningar för kompetensförsörjningsarbetet. I planen framgår dock ett uppskattat rekryteringsbehov för respektive område. Utifrån detta finns en förteckning med planerade och initierade insatser såsom:
Förbättrad rekryteringsprocess,
Mätning av handläggares arbetsmängd,
Överanställning i syfte att undvika omfördelning av ärenden vid sjukdom.
Av intervjuer framgår att det nu upplevs förhållandevis lätt att rekrytera inom individ- och familjeomsorgen. Utifrån vad granskningen visar har inget arbete bedrivits specifikt i syfte att förbättra rekryteringen. Det gynnsamma rekryteringsläget förefaller snarast handla om omvärldsfaktorer såsom högkonjunktur. IFO-verksamheten i Trollhättans Stad uppges ha ett gott rykte bland socialsekreterare. Detta förklaras av stadens storlek med många medarbetare inom IFO-verksamheten, vilket medför bättre utvecklingsmöjligheter och erfarenhetsutbyte än i en mindre kommun.
I syfte att få medarbetare att stanna inom IFO har förvaltningen sedan ett par år tillbaka infört en lönetrappa med gradvis lönepåslag baserat på hur länge en medarbetare stannar i förvaltningen. Förvaltningen har också tagit fram en introduktionsplan för nyanställda i syfte att tydliggöra förvaltningens mål och uppdrag samt säkerställa att all personal tillgodogör sig relevant information.
Kopplat till SKR:s mål om att öka attraktivitet för välfärdsjobb finns en strategi för att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare i förvaltningens kompetensförsörjningsplan. Arbetet innefattar bland annat en välplanerad introduktion och inskolning av nya medarbetare, att nyanställda socialsekreterare tilldelas en mentor samt ett konkurrenskraftigt löneläge.
Vad gäller målet om att skapa klimat för lärande och innovation så tog förvaltningen 2019 fram en kompetensutvecklingsplan. I denna framgår olika utbildningsmoment, vilka yrkeskategorier som momentet riktar sig till och vem som utför utbildningsinsatsen. I intervju uppges att det under 2020 saknas en budget specifikt för kompetensutveckling. Viss kompetensutveckling sker dock fortsatt. Exempelvis ingår arbetsmarknads- och socialförvaltningen i ett samarbete med kommunerna i Fyrbodal kallat Kompetensresan. Inom samarbetet finns kompetensplaner för områdena missbruk, ekonomiskt bistånd och barn och unga. Kompetensplanerna ska utgöra ett stöd och en riktlinje för kompetensutveckling.
23 5.2.1. Arbetsbelastning
I intervjuer samt av nämndens internkontrollplan för 2020 framgår att arbetsbelastningen inom vissa delar av IFO-verksamheten är hög. Arbetsmarknads- och socialnämnden tog i mars 2020 del av en utredning avseende arbetsmiljön i utredningsgruppen barn och unga. Utredningen visade att arbetsbelastningen låg på en nivå som riskerade arbetsmiljö, kvalitet och rättssäkerhet. Nämnden beslutade därför att äska om ramförstärkning hos kommun- styrelsen med sex tjänster motsvarande 2 mkr 2020 samt från 4,1 mkr från 2021, vilket också beviljades.
Enkätresultat visar att 60 procent av de svarande medarbetarna inom IFO-verksamheten anser att deras arbetsbelastning har ökat jämfört med för två år sedan.
Diagram 11: Svarsresultat avseende frågan ”Hur upplever du att din arbetsbelastning har förändrats jämfört med för två år sedan?”
Underlag finns framtaget med åtgärdsförslag för en förbättrad arbetsmiljö inom utredningsgruppen barn och unga. Av underlaget framgår dock inte vilken status dessa åtgärdsförslag har eller om/hur de avses att implementeras.
5.3. Vår bedömning
Enligt kommunallagen ansvarar nämnden för att verksamheten bedrivs på tillfredställande sätt.
Enligt socialtjänstlagen ska arbetsuppgifter inom socialtjänsten utföras av personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kompetensförsörjning inom socialtjänsten är en utmaning på nationell nivå. SKR har därför tagit fram en strategi för kompetensförsörjning med målsättningar som kan betraktas som vägledning för hur kommunerna bör arbeta med frågan.
Individ- och familjeomsorgen i Trollhättans Stad har under de senaste åren vänt från ett läge med mycket hög personalomsättning och beroende av inhyrd personal, till ett läge utan inhyrd personal och en personalomsättning på runt 10 procent. Frisknärvaron har dock samtidigt minskat under 2020, vilket kan förklaras av den rådande Covid-19-pandemin.
Vi bedömer att nämnden till viss del säkerställt en tillräcklig kompetensförsörjning inom IFO- verksamheten. Även om personalsituationen förbättrats så visar granskningen att det endast
24 sker ett begränsat kompetensförsörjningsarbete. Det saknas en uppdaterad strategi för hur kommande kompetens- och rekryteringsbehov ska säkerställas. Med undantag för enskilda kompetensutvecklingsprojekt så saknas det också en uppdaterad plan samt budget för kompetensutveckling. Inom delar av verksamheten är arbetsbelastningen hög och ökande, vilket påverkar såväl arbetsmiljön som kvalitet i verksamheten. Vissa insatser har genomförts för att förbättra arbetsmiljön, men det är otydligt hur nämnden avser att arbeta systematiskt för att förändra arbetsmiljön.
25
6. Samlad bedömning
6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna
Revisionsfrågor Bedömning
Har arbetsmarknads- och socialnämnden vidtagit
ändamålsenliga åtgärder för att komma till rätta med ekonomi och kvalitet i verksamheten inom individ- och familjeomsorgen?
Ja. Nämnden bedriver under 2020 verksamheten enligt tilldelad budgetram.
Nyckeltal avseende kostnader och kvalitet har förbättrats. Vi ser dock betydande utmaningar framåt och bedömer att det är av yttersta vikt att nämnden fortsatt aktivt tillser en ändamålsenlig ekonomistyrning.
Har arbetsmarknads- och socialnämnden tillsett en ändamålsenlig analys och prognostisering av individ- och familjeomsorgens verksamhet och ekonomi?
Delvis. Prognoserna har varit relativt träffsäkra och prognosarbetet beskrivs som välfungerande i praktiken. Dock saknas dokumenterade
anvisningar för prognosarbetet och det finns risk för personberoende i arbetet. Analysen av verksamheten är svår att överblicka och det är inte helt tydligt hur nämnden använder sig av analysunderlagen.
Har arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt ett systematiskt kvalitetsarbete som leder till en förbättrad kvalitet inom individ- och familjeomsorgen?
Delvis. Det sker ett aktivt kvalitetsarbete i IFO- verksamheten. Arbetet är dock svårt att överblicka och rörigt i sin utformning.
Ledningssystemet för systematiskt
kvalitetsarbete lever inte till fullo upp till kraven i Socialstyrelsens föreskrifter.
Har arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig
kompetensförsörjning inom individ- och familjeomsorgen?
Delvis. Personalsituationen i verksamheten har förbättrats, men det sker endast ett begränsat kompetensförsörjningsarbete från nämndens sida. Det saknas en uppdaterad strategi för hur kommande kompetens- och rekryteringsbehov ska säkerställas.
6.2. Slutsatser
Syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig ledning och styrning av individ- och familjeomsorgen. Utifrån
26 genomförd granskning är vår sammanfattade bedömning att nämnden endast till viss del säkerställt detta.
Bedömningen görs mot bakgrund av fortsatt osäkerhet kring nämndens ekonomiska läge samt identifierade brister i systematik i såväl kvalitetsarbetet som kompetens- försörjningsarbetet. I genomförd enkätundersökning framgår att det finns vissa brister i hur nämndens och förvaltningsledningens beslut kommuniceras inom individ- och familjeomsorgen. Utifrån genomförd granskning har förbättringsområden identifierats.
Arbetsmarknads- och socialnämnden rekommenderas att:
Inför 2021 säkerställa att ändamålsenliga åtgärder vidtas för att fortsatt nå budget i balans.
Tydliggöra den strategiska styrningen av det systematiska kvalitetsarbetet.
Säkerställa att ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete motsvarar kraven i Socialstyrelsens föreskrifter.
Tillse att det finns en aktuell strategi för kompetensförsörjningsarbetet
Överväga att ta fram en skriftlig rutinbeskrivning avseende arbetet med att ta fram prognoser.
Säkerställa att beslut som fattas kommuniceras till medarbetare inom individ- och familjeomsorgen.
Göteborg den 25 november 2020
Linnéa Johansson Rebecka Rask
Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor
Ernst & Young AB Ernst & Young AB
Jenny Johnson Maria Carlsrud Felander
Verksamhetsrevisor Certifierad kommunal yrkesrevisor
Ernst & Young AB Kvalitetssäkrare
Ernst & Young AB
27
Bilaga 1. Bakgrund
I Trollhättans Stad ansvarar arbetsmarknads- och socialnämnden för den del av socialtjänsten som avser individ- och familjeomsorg. Individ- och familjeomsorgen (IFO) tillhandahåller bland annat ekonomiskt bistånd, barn- och ungdomsvård, missbruks- och beroendevård samt familjerätt. Den nationella styrningen inom IFO-området har under de senaste åren inneburit förändringar för kommunerna. Neddragningar inom Arbetsförmedlingen har medfört ökad belastning på kommunernas verksamhet vad gäller arbetsmarknadsfrågor och ekonomiskt bistånd. Sveriges Kommuner och Regioner menar i sin omvärldsanalys att kommunernas ekonomiska utmaningar är som störst inom bland annat individ- och familjeomsorgen samt det ekonomiska biståndet. Vidare har många kommuner svårt att behålla och rekrytera personal inom IFO-verksamheten, eftersom det under flera års tid varit brist på socialsekreterare.
I Trollhättans Stad har kommunrevisionens riskanalys visat på risker både avseende individ- och familjeomsorgens ekonomi och verksamhet. Arbetsmarknads- och socialnämnden redovisade under 2019 ekonomiskt underskott. En stor del av underskottet återfanns inom IFO-verksamheten, framförallt ekonomiskt bistånd och familjehemsplaceringar. Under året vidtogs åtgärder i syfte att skapa en budget i balans. Förmågan att analysera och prognostisera utvecklingen inom IFO-verksamheten påverkar möjligheterna att bedriva verksamheten effektivt och därmed upprätthålla en budget i balans.
Sveriges Kommuner och Regioners statistikdatabas Kolada visar vidare att Trollhättans Stad uppvisar nyckeltal bland de 25 procent sämsta kommunerna i landet vad gäller flertalet nyckeltal avseende kvalitet inom IFO-verksamheten. I syfte att säkerställa en god kvalitet i verksamheten finns krav på socialtjänsten att bedriva ett systematiskt arbete med att fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
Kommunrevisionen har i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska om arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning och ledning av individ- och familjeomsorgen. I God revisionssed i kommunal verksamhet framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelse och nämnder. Ansvarsgrunder som är relevanta i denna granskning är bland annat brister i styrning och intern kontroll av verksamheten.
28
Bilaga 2. Revisionskriterier
Kommunallagen (2017:725)
Kommunallagens 6 kap. 6 § anger att nämnderna har ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Likaså ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.
Socialtjänstlagen (2001:453)
Socialtjänstlagen (SoL) är den ramlag som styr socialtjänstens arbete. Enligt 1 kap. 1–3 §§
SoL ska socialtjänsten främja människors ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet. Verksamheten ska bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. Varje kommun ansvarar enligt 2 kap. 1 § SoL för socialtjänsten inom sitt område, och har det yttersta ansvaret för att personer inom detta område får det stöd och den hjälp de behöver. Enligt 3 kap. 3 § SoL ska insatser inom socialtjänsten vara av god kvalitet och kvaliteten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Arbetsuppgifter inom socialtjänsten ska utföras av personal med lämplig utbildning och erfarenhet.
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Enligt socialstyrelsens föreskrifter ska den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt Lagen om stöd och service (LSS) ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska bestå av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra kvaliteten. Det ska framgå vilka processer som kräver samverkan. I föreskrifterna anges också att ett systematiskt förbättringsarbete med riskanalyser, egenkontroll och utredning ska säkerställa att ledningssystemet är ändamålsenligt uppbyggt.
Den som bedriver socialtjänst ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser inträffar som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska sannolikheten uppskattas för att händelsen inträffar och en bedömning göras av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen.
29 Den som bedriver socialtjänst ska utöva egenkontroll. Egenkontrollen ska göras i den omfattning och med den frekvens som krävs för att den som bedriver socialtjänst ska kunna säkra verksamhetens kvalitet.
Den som bedriver socialtjänst ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet.
Arbete med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras.
Sveriges kommuner och regioners (SKR) strategi för kompetensförsörjning inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård
SKR har tagit fram en strategi för kompetensförsörjning inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård.
I strategin formulerar SKR fyra mål för en hållbar kompetensförsörjning:
Minska beroendet av kortsiktiga bemanningslösningar
Säkra kompetensen utifrån framtida behov
Öka attraktiviteten för välfärdsjobben inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård
Skapa klimat för lärande och innovation
Inom varje mål har SKR tagit fram förslag på åtgärder och aktiviteter för att arbeta mot att nå målen. Dessa är indelade i dels vad SKR ska arbeta med nationellt, dels hur det går att arbeta på regional och lokal nivå för att nå de fyra målen.
Nedan följer de som för granskningen är relevanta av SKR:s rekommendationer avseende hur den lokala nivån kan arbeta inom varje mål för att nå en hållbar kompetensförsörjning inom socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård.
Minska inhyrd bemanning genom att:
Med fakta som bas, i dialog ta fram lokala handlingsplaner för verksamheten med mål och delmål i syftet att nå en mer stabil personalsituation.
Vid behov sätta ett målvärde inom verksamheten för inhyrd bemanning och regelbundet följa upp resultatet.
Utifrån verksamhetens rekryterings- och bemanningsbehov överväga behov av avtalssamverkan med andra kommuner.
Lyfta frågan om minskad användning av kortsiktiga bemanningslösningar till
kommunledning och berörd nämnd för beslut.
Kartlägga de egna kompetens- och rekryteringsbehoven i relationen till invånarnas behov av stöd av socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård.
Sprida kunskap och dela erfarenheter med andra kommuner. Verksamheter kan bidra med lärande exempel.
Sprida information om förmåner för kommunalanställda. För en kommun kan det handla om att samla och marknadsföra lokala förmåner både internt och externt.
30
Använda, synliggöra och sprida material från ”förmånsportalen” som SKR arbetar med att ta fram.
Säkra kompetensen utifrån framtida behov genom att:
Analysera sjukfrånvaron inom olika verksamheter och sprid lärande exempel inom den egna organisationen. Att lägga fokus på arbetsrelaterad hälsa är en förutsättning för att kunna utöka personalens arbetstid samt för att förlänga arbetslivet innan pension.
Jämställdhetsintegrera verksamheten.
Ompröva arbetsorganisationen och identifiera arbetsuppgifter som kan utföras av andra kompetenser eventuellt nya yrkesgrupper.
Använda teknik och digitalisering för att underlätta och frigöra tid som kan användas till mer värdeskapande arbete.
Se över innehåll, struktur och systematik i exempelvis introduktions-utbildningar, medarbetarsamtal, avslutningssamtal. Genom att sammanställa och analysera avslutningssamtal på gruppnivå kan lärdomar synliggöras och användas till förbättringar.
Öka attraktiviteten för välfärdsjobb genom att:
Kartlägga utvecklings- och karriärmöjligheter inom organisationen. I dialog utforma en modell som bidrar till utvecklings- och karriärmöjligheter.
Kartlägga chefers förutsättningar och behov av stöd. I dialog utforma ett stöd till chefer som är hållbart över tid.
Vid rekrytering kunna erbjuda helhetslösningar för familj och medföljande.
Sträva efter ett hållbart yrkesliv som möjliggör en flexibilitet utifrån chefer och medarbetares livssituation.
Skapa klimat för lärande och innovation genom att:
Kartlägga befintliga stödjande strukturer för lärande och utveckling hos medarbetare och chefer.
Ompröva och utforma arbetssätt som möjliggör arbetssätt där erfarna och juniora medarbetare kan stödja varandra, exempelvis genom mentorskap och handledning.
För flertalet av dessa punkter behöver information om organisationen samlas in och analyseras för att kunna kartlägga vilka behov och förutsättningar som finns inom organisationen. Dialog med medarbetare och chefer är också genomgående av stor vikt i detta arbete.
SKR har även tagit fram nio rekryteringsstrategier för att möta rekryteringsbehoven inom välfärdsjobben:
Använd kompetens rätt
Bredda rekryteringen
Förläng arbetslivet
Marknadsför jobben
Skapa engagemang
Använd tekniken och digitaliseringen
Fler jobbar mer
Lönekarriär och löneutveckling
Utvecklings- och karriärmöjligheter
