07.9. Bilaga 8. Rapport, Granskning av styrning och ledning av LSS-verksamheten

Projektledare Remmi Gimborn Projektmedarbetare Marcus Alvstrand Mars 2018

Granskning av styrning och ledning av LSS-

verksamheten

Sollentuna Kommun

Innehåll

Sammanfattning ... 2

1. Inledning ... 4

1.1. Bakgrund ... 4

1.2. Syfte och revisionsfråga ... 4

1.3. Avgränsning och metod ... 5

1.4. LSS/Funktionshinderverksamheten och dess organisation i Sollentuna ... 5

2. Iakttagelser och bedömningar ... 7

2.1. Mål ... 7

2.1.1. Iakttagelser ... 7

2.1.2. Bedömning ... 9

2.2. Styrning ledning och uppföljning ... 10

2.2.1. Iakttagelser ... 10

2.2.2. Bedömning ... 12

2.3. Kontroll av ekonomi och kvalitet ... 12

2.3.1. Iakttagelser ... 12

2.3.2. Bedömning ... 16

3. Bilagor ... 18

3.1. Bilaga 1 – granskade dokument ... 18

3.2. Bilaga 2 – Protokollgranskning ... 19

Sammanfattning

PwC har på uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer granskat arbetet med styrning och ledning av LSS-verksamheten. Granskningen besvarar följande revis- ionsfråga:

Säkerställer nämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av LSS-verksamheten på ett ändamålsenligt sätt ur både ett kostnadsperspektiv och ett verksamhetsperspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll?

Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden till viss del säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av LSS-verksamheten ur ett kostnads- och verksamhetsperspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll. Bedömningen grundar sig på iakttagelser som gjorts inom respektive kontrollmål, vilka presenteras nedan.

Finns det tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisationen?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det finns tydliga kortsiktiga målsättningar som är mätbara och kända inom verksamheten. Vi noterar att målsättningarna är av strategisk och utvecklande karaktär. Måluppfyllelsen förefaller vara god. Vi noterar att redovisningen kan göras mer transparent.

Vidare kan vi konstatera att det helt saknas mål gällande myndighetsutövning. Vi kan konstatera att det finns långsiktiga mål som är kända inom verksamheten. De långsiktiga målen har inte en tydlig koppling till de kortsiktiga målen. Vi noterar att de långsiktiga målen främst används som stöd i framtagande av kortsiktiga mål.

Finns det riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare?

Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Vi kan konstatera att det finns riktlinjer, rutiner för hur styrning, ledning och uppföljning ska genomföras kommunövergripande och inom vård- och omsorgsförvaltningen. Vi noterar att det finns en viss koppling från de politiska prioriteringarna som nämns i regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning ner till en- skilda insatser rörande bl.a. kundnöjdhet i brukarundersökningar.

När det gäller ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgick det att detta är ett aktivt utvecklingsområde. Det görs kravställningar på att de externa utförarna ska ha ett ledningssystem, ska följa lagstiftningens intentioner samt att utförarna ska arbeta utifrån den politiska målstyrningen. Det rör bl.a. boenden med särskild service för barn eller ungdom samt vuxna. Det finns även ett program för systematisk uppföljning av utförarna.

Vi noterar att det saknas en koppling mellan den långsiktiga planen för funktionshinder och nämndens målsättningar.

Finns det en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det sker en uppfölj- ning av ekonomi vid nämndens sammanträden och att nämnden får en förstärkt månads-

rapport per april samt delårsrapportering med helårsprognos. Vi noterar att nämnden följer åtgärdsplanen för en ekonomi i balans, dock överskreds det tillåtna underskottet om 20 mnkr något 2017.

Vi noterar en brist kring dokumentation av uppföljning gällande utförarnas ekonomi. Vi kan konstatera att det sker en rapportering av uppföljning av utförarnas kvalitet utifrån kvalitetsberättelsen (halvårsrapporterna) och en samlad rapportering genom rapporten Uppföljningsåret 2017. Vi noterar att det vidtagits åtgärder utifrån uppföljningen för vissa verksamheter.

Rekommendationer

Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer:

 Vi rekommenderar att nämnden tydliggör kopplingen mellan den långsiktiga och kortsiktiga politiska styrningen i kommande måldokument.

 Vi rekommenderar att nämnden inför mål avseende myndighetsutövningen i kommande måldokument

 Vi rekommenderar att nämnden vidtar ytterligare åtgärder för att nå en budget i balans.

 Vi rekommenderar att nämnden överväger att förbättra den kvalitetsmässiga och ekonomiska uppföljningen av de externa utförarna i syfte att stärka den interna kontrollen.

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, trädde i kraft 1994 och syftade till att stärka svårt funktionshindrade personers rätt till insatser från samhället. Syftet med lagen är att svårt funktionshindrade personer ska ges stöd att leva ett normaliserat liv samt delta i samhällsgemenskapen. I samband med att lagen trädde i kraft överfördes även ansvaret för omsorgsverksamheten från landstingen till kommuner- na. Kostnaderna för insatser med stöd av LSS har för många kommuner ökat kraftigt.

Brister i styrning, uppföljning och avsaknad av systematisk analys av orsakerna till de ökade kostnaderna har ofta angivits som en bidragande orsak till kommunens svårigheter att klara ekonomin.

Nämnden som ansvarar för LSS har ett ansvar för att planera framåt för sin verksamhet och för att förse kommunfullmäktige med tillförlitliga underlag för långsiktig planering och ev. prioriteringar. Eftersom LSS är en väsentlig verksamhet som med sin omfattning påverkar invånarna och kommunens ekonomi är det angeläget att det finns en framför- hållning i planeringen.

Om inte vård- och omsorgsnämnden säkerställt en ändamålsenlig styrning och ledning finns en risk att den enskilda brukaren går miste om de insatser denne har rätt till. Det kan leda till en försämrad livssituation/livskvalitet för den enskilde samt ökad belast- ning/oro för anhöriga. För kommunen leder även eventuella brister i ledning och styrning till ökade kostnader i form av exempelvis högre personalkostnad.

1.2. Syfte och revisionsfråga

Syftet med granskningen är att bedöma om vård- och omsorgsnämnden bedriver LSS verksamheten på ett ändamålsenligt sätt ur både ett kostnadsperspektiv och ett verksam- hetsperspektiv.

Revisionsfråga

Säkerställer nämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av LSS-verksamheten på ett ändamålsenligt sätt ur både ett kostnads- och verksamhetsperspektiv samt med en till- räcklig intern kontroll?

För att besvara revisionsfrågan ingår följande kontrollfrågor i granskningen:

 Finns det tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisationen?

 Finns det riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare?

 Finns det en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet?

Revisionskriterier

Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som revisorerna utgår ifrån vid analys och bedömningar.

Följande revisionskriterier ligger till grund för granskningsinsatsen:

 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade

 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (2011:9)

 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om bostad med särskild service för barn eller ungdom enligt LSS (2012:6)

 Personalens kompetens vid handläggning och uppföljning av ärenden som avser personer med funktionshinder (2008:32)

 Nämndens antagna policies och mål inom området.

1.3. Avgränsning och metod

Granskningen utgår från studier och analys av organisation, styrande dokument, verk- samhetsstatistik, budget och prognos/bokslut m.m. I granskningen ingår även genomgång av vård- och omsorgsnämndens protokoll avseende maj 2016 till 2017 maj.

Intervjuer har genomförts inom vård och omsorgskontoret med förvaltningschef, avdel- ningschef funktionshinder, ekonomichef, upphandlingsstrateg, avdelningschef avtal och uppföljning och verksamhetschef SOLOM.

Granskningen avgränsas till avdelningen för funktionshinder inom vård- och omsorgs- nämnden under revisionsåret 2017.

1.4. LSS/Funktionshinderverksamheten och dess or- ganisation i Sollentuna

Sollentuna kommuns organisation för LSS/funktionshinderverksamheten är organiserad under vård- och omsorgskontoret inom avdelningen för funktionshinder. Avdelningen består av en avdelningschef, fyra barnhandläggare (varav en är teamledare), sju vuxen- handläggare (varav en är teamledare), två platssamordnare samt två bostadsanpassnings- handläggare. Vård- och omsorgskontoret leds av en förvaltningschef och består vidare av avdelningen äldreomsorg, avdelningen avtal och uppföljning, administrativa avdelningen, ekonomiavdelningen samt SOLOM. Ansvarig nämnd är vård- och omsorgsnämnden. An- ställda på myndighetsavdelningarna är examinerade socionomer eller har en likvärdig utbildning. Detta säkerställs genom att de vid anställning ombes inlämna examensbevis.

Bild 1 Organisationsschema

Sollentuna kommun har valt att överföra sin egenregiverksamhet, det kommunala alter- nativet för vård och omsorg till det kommunala bolaget AB SOLOM. Detta är ett pågående arbete i väntan på tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg. Syftet med att överföra egenregin till bolaget uppges vara att skapa en konkurrenssituation på lika villkor för det kommunala och de privata alternativen samt att genom bolaget skapa förutsättningar för en stark utveckling och ett innovativt arbetssätt.

I väntan på att AB SOLOM ska få nödvändiga tillstånd från Inspektionen för vård och om- sorg utförs de delar av arbetet som ännu inte fått tillstånd via avdelningen SOLOM under vård- och omsorgskontoret. Denna avdelning består enbart av verksamhetschef. Egenre- gin bemannas av AB SOLOM med stöd av ett personaluthyrningsavtal.

Under januari 2017 fick AB SOLOM tillstånd från Inspektionen för vård- och omsorg att driva en gruppbostad, en servicebostad och en daglig verksamhet. Under 2018 har AB SOLOM fått flera tillstånd. Till hösten kommer de flesta verksamheterna var överförda till AB SOLOM.

Utöver det kommunala alternativet, SOLOM/AB SOLOM finns det idag omkring 85 avtal på verksamheter inom LSS-boenden, daglig verksamhet, korttidstillsyn och korttidsvis- telse. Inom boendestöd finns det avtal med åtta olika utförare, inom ledsagarservice med tio utförare och avlösarservice med tio utförare.

2. Iakttagelser och bedömningar

2.1. Mål

2.1.1. Iakttagelser

Sollentuna kommun arbetade fram till och med 2017 utifrån en målstyrningsmodell vil- ken har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och uppföljning. I målstyrningsmo- dellen framgår att nämnderna fastställer åtaganden och mått för sin nämnd utifrån kom- munövergripande mål eller fokusområden vilka tas fram av fullmäktige. Dessa åtaganden bryts sedan ned i handlingsplaner och aktiviteter inom de olika verksamheterna. Kom- munfullmäktige antog i juni 2017 en ny målstyrningsmodell vilken började gälla 1:a janu- ari 2018.

Långsiktig plan för funktionshinderområdet

Vård- och omsorgsnämnden gav under år 2014 förvaltningen i uppdrag att ta fram en långsiktig plan för funktionshinderområdet. Planen togs fram och har till syfte att visa på förändrade behov och tendenser samt tydliggöra utmaningar och förbättringsområden.

De utmaningar och förbättringsområden som lyfts fram i planen kategoriseras utifrån grupperna barn, vuxen och äldre. Flertalet av dessa utmaningar är gemensamma för de olika grupperna av individer med funktionsvariationer. De utmaningar som lyfts fram är bl.a.¹

 Valfrihetssystem vilket kräver kontinuerlig utveckling av information till kunder och utbud av verksamheter i de fall där det råder en brist.

 Ett varierat behov av sysselsättning och fritidsaktiviteter är en annan utmaning.

Behovet skiljer sig mellan de olika åldrarna och ställer krav på fortsatt utveckling.

 Förändringar i personers liv kan skapa stor osäkerhet. Därför är det viktigt med in- formation vid dessa förändringar för att individen ska känna sig trygg.

 Boendesituationen för vuxna och äldre behöver ses över. Detta så att det finns till- räckligt med LSS-boenden och att de kan möta de behov och önskemål som de bo- ende har under olika skeenden i livet.

1 Långsiktig plan för funktionshinderområdet antagen 2015-10-01 Kontrollmål 1

”Finns det tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisat- ionen”

Planen började gälla i oktober 2015 men i dokumentet framgår inget slutdatum. Vid inter- vjuer framgår det att den långsiktiga planen för funktionshinderområdet börjat spela ut sin roll men används fortsatt som ett stöd vid framtagandet av kortsiktiga mål.

Avdelningen för funktionshinder har tagit fram dokumentet Målsättning och utveckl- ingsarbete avdelningen för funktionshinder 2017 – 2019. Dokumentet samlar de mål- sättningar och utvecklingsarbeten som rör avdelningen för funktionshinder under peri- oden. Här framgår avdelningens huvudmålsättning, utvecklingsarbete, åtgärdsplan, gäl- lande från april 2017. Vi noterar att det, utöver de mål som framgår i verksamhetsplanen inte görs någon strukturerad uppföljning av dokumentet. Från och med 2018 har doku- mentet inkorporerats i verksamhetsplanen för avdelning funktionshinder.

Nämndens verksamhetsplan 2017

I vård- och omsorgsnämndens Verksamhetsplan 2017 presenteras nämndens mål och åtaganden för året. För 2017 har nämnden 11 målområden varav nio berör LSS/funktionshinder. Samtliga målområden har en beskrivning, ett förväntat resultat samt mått. Till detta framgår även utfall tidigare år och målvärdet för 2017. Målområden relevanta för LSS/funktionshinderverksamheten med mått och målvärde 2017 utifrån verksamhetsplanen presenteras nedan tillsammans med måluppfyllelse från verksamhetsberättelse för 2017.

Övergripande fokusom-

råde/mål Åtagande Mått Målvärde 2017 Måluppfyl-

lelse

Ansvarsfull eko-

nomi Effektiv resursan- vändning

Kostnaden för samt- liga insatser för funkt-

ionsnedsatta, exklu- sive ersättning från försäkringskassan,

kr/inv

Att kostnadsmått när- mar sig dem i jämför-

bara kommuner

Redov. Senare under 2018

Näringsliv och arbetsmarknad/

kommunen ska vara en aktiv aktör

mot näringslivet

Bidra i arbetet med att förbättra bemö-

tande och service gentemot kommu-

nens företag

-

Bemötande och service gentemot kommunens

företag förbättras

Näringsliv och

arbetsmarknad Attraktiv arbets- plats

Hållbart medarbetar- engagemang (HME), andel som svarar på de nio frågorna att det

”stämmer mycket bra eller ganska bra”.

Att hållbart medarbeta- rengagemang (HME) ökar jämfört med 2015

(64,5%)

Förebyggande insatser och om-

sorg

Hög kundnöjdhet inom LSS-boenden

SKL brukarunder- sökning för LSS-

boende

I nivå med jämförbara kommuner

Förebyggande insatser och om-

sorg

Hög kundnöjdhet inom daglig vers-

kamhet

SKL brukarunder- sökning för daglig

verksamhet

I nivå med jämförbara kommuner

Förebyggande insatser och om-

sorg

Stärka samord- ningen mellan förvaltningarna i det förebyggande arbetet gällande barn och unga med

funktionsnedsätt-

-

Att ansvarig upplever att samordningen är god och att det är lätt att samar- beta kring individer med komplex problematik. Det

långsiktiga syftet är att ingen individ ska hamna

ning ”mellan stolarna”.

Miljö och sam- hällsutveckling samt minska ut- släppen av växt-

husgaser

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt Regler för miljö- krav vid upphand-

ling och inköp i Sollentuna kom-

mun.

-

Miljö- och klimatpå- verkan från inköp ska kontinuerligt minska.

Kommunikation Valmöjlighet för kunderna genom e-

hälsa

eBlomlådan digi- tala välfärdstjänster

och självservice

7 st e-tjänster

Kommunikation Kundanpassad kommunikation

Ingen mätning av detta kommer ske.

Målgrupperna tycker att det är enkelt att välja utförare och att kommunikationsme-

toden passar dem.

Målen följs upp i nämndens verksamhetsberättelse för 2017. Måluppfyllelsen för Funkt- ionshinderverksamheten 2017 var utifrån verksamhetsberättelsen god. Sju av nio åtagan- den avklarades. Ett mål inom kommunikation är delvis avklarat och målet inom ansvars- full ekonomi kan ännu inte utvärderas. Vår uppfattning är att målen i stort överensstäm- mer med verksamheten och är till övervägande del målsatta och mätbara, även om mät- barheten kan utökas något avseende exempelvis förebyggande insatser och omsorg. Dock finner vi att det saknas mål gällande myndighetsutövningen.

2.1.2. Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt.

Vi kan konstatera att det finns tydliga kortsiktiga målsättningar som är mätbara och kända inom verksamheten. Vi noterar att målsättningarna är av strategisk och utveck- lande karaktär. Måluppfyllelsen förefaller vara god. Vi noterar att redovisningen kan gö- ras mer transparent.

Vi kan konstatera att det helt saknas mål gällande myndighetsutövning.

Vi kan konstatera att det finns långsiktiga mål som är kända inom verksamheten. De lång- siktiga målen har inte en tydlig koppling till de kortsiktiga målen. Vi noterar att de lång- siktiga målen främst används som stöd i framtagande av kortsiktiga mål.

2.2. Styrning ledning och uppföljning

2.2.1. Iakttagelser

Dokumentet Regler för ekonomi och verksamhetsstyrning (2016-06-20) beskriver nämndernas ansvar för att leda och utveckla sina verksamheter. Det framgår att lednings- systemet för verksamhetsstyrning utgår ifrån kommunens gemensamma struktur för att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet- och effektivitet. Ledningssystemet innehåller följande delar:

 Resursfördelning

 Målstyrning

 Kvalitetsarbete

Ledningssystemet följer nedanstående struktur:

 Planera

 Genomföra

 Utvärdera

 Förbättra

Kommunstyrelsen ansvarar för att upprätta ett ledningssystem för det systematisk kvalitetsarbetet.

Respektive nämnd har huvudansvar för ekonomi- och verksamhetsstyrning inom sina ansvarsområden samt ansvarar för att styrningen sker i enlighet med kommunens eko- nomi- och verksamhetsstyrningsregler. För att möjliggöra en effektiv styrning ska nämn- den tillse att det finns en ändamålsenlig tjänstemannaorganisation.

Nämnderna ansvarar enligt Regler för ekonomi och verksamhetsstyrning för att lämp- lig information för jämförelser ska finnas tillgänglig när enskilda personer kan välja mel- lan olika utförare i nämndernas verksamhet samt för metod och planering för hur nämn- den och dess förvaltning löpande och systematiskt följer upp resultat/kvalitet och effekti- vitet i nämndens olika verksamheter oavsett utförare. Nämnderna ska se till att den inter- na kontrollen är tillräcklig inom verksamheterna samt att, minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter. I reglerna framgår kom- munens målstyrning vilken har till uppgift att säkerställa en tydlig styrning och uppfölj- ning från kommunövergripande politiska prioriteringar ner till enskilda insatser.

Utifrån intervjuerna kan vi konstatera att avdelningen för funktionshinder inom vård- och omsorgsförvaltningen befinner sig i ett utvecklingsskede rörande sitt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Det nämndes bl.a. att processer och rutiner inte kartlagts ännu utan det sker en översyn av befintliga rutiner samt att avdelningen arbeta med en

Kontrollmål 2

”Finns det riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till

utförare”

pågående processkartläggning. Det framgick dock att ett ledningssystem är implemente- rat inom vård- och omsorgsnämndens övriga verksamheter.

Avdelningen för funktionshinder lyfter fram att det ställs krav på bl.a. kvalitet utifrån den politiska styrningen, lagstiftningen och ledningssystem för utförarna i förfrågningsun- derlagen i boenden för särskild service för barn- och unga.

Plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter - kvalitetsledningssystem

Vård och omsorgsnämnden har tagit fram en plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter. I planen framgår att uppföljning ska genomföras med den frekvens och omfattning som krävs för att bedöma om de mål och krav som ställs på verksamheten uppfylls samt att insatser utförs i enlighet med biståndsbeslut.

Vård- och omsorgsnämnden har avtal med ett 60-tal utförare avseende drygt 120 olika verksamheter varav omkring 85 avser funktionshinderverksamheten. För upp- följningsarbetet har nämnden upprättat en plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter. I planen framgår att kvalitetsstrategerna på vård- och om- sorgskontorets avdelning avtal och uppföljning följer upp att utförarna följer avtal, lagar och riktlinjer samt att kvaliteten i verksamheten är god och likvärdig. Alla verk- samheter ska följas upp utifrån samma utgångspunkter, det innebär att verksamheter i egenregi eller av det kommunala bolaget AB SOLOM följs upp på samma sätt som verksamheter som drivs av privata utförare.

Vad som ska följas upp under året beslutas av nämnden tillsammans med vald upp- följningsmetod i planen för systematisk uppföljning. Uppföljning görs enligt planen dels reaktivt, dels planerat utifrån tre olika metoder, På-platsuppföljning, Enkätupp- följning samt Individuppföljning. På-platsuppföljning innebär att besök genomförs i verksamheten, i regel för att säkerställa att utföraren uppfyller kraven i avtalet. En- kätuppföljning används då enklare frågor samt statistik- och självskattning räcker.

Individuppföljning innebär en uppföljning av att enskilda individer får sina beviljade insatser utförda enligt biståndsbeslut. Individuppföljningen genomförs av bistånds- handläggarna på vård- och omsorgskontorets myndighetsavdelningar. Det övergri- pande resultatet av de uppföljningar som genomförts under kalenderåret samman- ställs i kvalitets- och verksamhetsrapporterna samt i en separat rapport där årets ge- nomförda uppföljning redovisas i förhållande till uppföljningsplanen och det kom- mande året. Vid genomgång av nämndens protokoll framgår det att uppföljning rap- porteras löpande till nämnden i form av meddelanden.

Politisk styrning

I dokumenten (långsiktig plan och verksamhetsplan) framgår det inte en struktur för hur de långsiktiga utmaningarna resulterar i de kortsiktiga målen. Utifrån intervjuer framgår det att den långsiktiga planen har börjat spela ut sin roll dock, framgår ingen information om att dokumentet är utdaterat eller ersatt. I samband med intervjuerna framkom det att fokus har skiftat till de nya politiska målsättningarna och styrmodellen som ska imple- menteras under 2018. Det nämndes även att målsättningarna är något som prioriteras ned vid hög arbetsbelastning och omorganisationer.

De kortsiktiga målen i verksamhetsplanen och de målsättningar och utvecklingsarbeten som framgår i dokumentet målsättning och utvecklingsarbete avdelningen för funktions- hinder har en koppling mellan sig och en gemensam riktning framåt. Dock är kopplingen till de utmaningar som framgår i den långsiktiga planen för funktionshinderområdet inte självklar.

2.2.2. Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt.

Vi kan konstatera att det finns riktlinjer, rutiner för styrning, ledning och uppföljning ska genomföras kommunövergripande och inom vård- och omsorgsförvaltningen. Vi noterar att det finns en viss koppling från de politiska prioriteringarna som nämns i regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning ner till enskilda insatser rörande bl.a. kundnöjdhet i brukarundersökningar.

När det gäller ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgick det att detta är ett aktivt utvecklingsarbete. Det görs kravställningar på att de externa utförarna ska ha ett ledningssystem, ska följa lagstiftningens intentioner samt att utförarna ska arbeta med den politiska målstyrningen. Det rör bl.a. boenden med särskild service för barn eller ungdom samt vuxna. Det finns även ett program för systematisk uppföljning av utförarna.

Vi noterar att det saknas en koppling mellan den långsiktiga planen för funktionshinder samt nämndens målsättningar.

Vi rekommenderar att kopplingen mellan den långsiktiga och kortsiktiga politiska styr- ningen tydliggörs i kommande måldokument.

2.3. Kontroll av ekonomi och kvalitet

2.3.1. Iakttagelser

I det kommunövergripande dokumentet Program för mål och uppföljning av privata utförare under mandatperioden 2015-2018 framgår det att varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Utifrån program- met bör uppföljningen alltid innefatta: Regelbunden och riktad uppföljning inklusive av- talsuppföljning, Uppföljning av de, av fullmäktige antagna relevanta styrdokument för respektive verksamhet, Brukaruppföljning/individuppföljning, uppföljning av ekonomisk status.

Nämndens ekonomiska uppföljning

I nämndens verksamhetsplan framgår Vård- och omsorgsnämndens budget för 2017 i tkr:

Kontrollmål 3

”Finns det en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet”

Vård- och om- sorgsnämnden

År 2017 År 2016 Förändring

Verksamhetens in- täkter

-121 948 -115 760 6 188

Verksamhetens kostnader

1 036 876 998 821 38 055

Nettobudget 914 928 883 061 31 867

I budgeten ingår nivåhöjande justering från 2016 på 8,5 mnkr (OPI-uppräkning), 10 mnkr för 2017 avseende välfärdsmedel enligt kommunstyrelsens beslut 2016-11-14 samt omför- delning av 1,3 mnkr från vård- och omsorgsnämnden till kommunstyrelsen utifrån centra- lisering av administrativa resurser.

I vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan presenteras även det uppdrag som fast- ställts i den preliminära budgeten 2017: Att utreda effektiviseringsåtgärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommuner inom LSS och äldreomsorg. Åtgärder avser både 2017 och 2018. (Budget 2017). Uppdraget att utreda effektiviseringsåtgärder har utifrån verksamhetsberättelse 2017 avklarats och avrapporterades i samband med verk- samhetsplan 2018 på nämndens sammanträde i november 2017.

Vård- och omsorgsnämnden har dragits med fleråriga underskott. Detta var per april 2016 på 20,9 mnkr. I juni 2016 antog kommunstyrelsen en åtgärdsplan som innebär att nämn- den uppnår en ekonomi i balans i samband med årsbokslutet 2019. Åtgärdsplanen upp- rättades i enlighet med kommunens dåvarande regler för ekonomi- och verksamhetsstyr- ning. I åtgärdsplanen identifieras fem huvudområden där nämnden kan vidta åtgärder med målet att uppnå en ekonomi i balans: handläggningsprocessen enligt LSS och SoL, ersättning och andra villkor till utförare, avgifter och taxor, öppen och förebyggande verk- samhet, kontorets interna arbete. Utifrån nämndens verksamhetsberättelse 2017 har flera åtgärder genomförts i enlighet med åtgärdsplanen vilka bedöms fått effekt då nämnden endast marginellt (-0,2 %) överskrider målet i åtgärdsplanen för 2017 om ett underskott på -20 mnkr.

För år 2017 har nämnden enligt åtgärdsplanen ett accepterat underskott på 20 miljoner kronor, vilket ger ett totalt budgetutrymme på 934,9 miljoner kronor för 2017.

Av intervjuerna framgick det att åtgärderna i åtgärdsplanen är av strategisk och operativ karaktär och att dessa är något som arbetas med i verksamheten.

Nämnden har haft en ekonomisk uppföljning vid sammanträden under 2017 i form av kort information i en månadsrapport under punkten meddelanden. Månadsrapporten är en uppföljning med prognos utifrån årets verksamhetsplan. På nämndens sammanträde 23 maj gavs en förstärkt månadsrapport. Den förstärkta månadsrapporten ska tillskillnad från de löpande månadsrapporterna nämndbehandlas. I den förstärkta månadsrapporten framgår helårsprognos om 941 mnkr jämfört med budget om 935 mnkr (inklusive det accepterade underskottet). Här lämnas också en första prognos om nämndens åtaganden kommer kunna uppfyllas och en rapportering av internkontrollen. Utifrån granskning av protokoll ändras rutinen något i samband med att en ny ekonomichef anställs under

andra halvan av 2017, månadsrapporten ingår då i ekonomichefens dragning av den eko- nomiska situationen.

Nämndens ekonomi följs upp i delårsrapport 2 vilken godkändes av nämnden 26 septem- ber 2017. Vid delårsrapporten var den sammanlagda helårsprognosen 938 mnkr (inklu- sive accepterat underskott), en försämring med omkring 3 mnkr jämfört med månadsrap- porten per maj. Det framgår att nämnden enligt denna prognos inte kommer nå målet för 2017 i åtgärdsplanen.

För nämnden som helhet blev nettoutfallet 937,1 mnkr på helårsbasis. Skillnaden mellan budget och prognosticerat utfall blev därav -22 219 tkr. Accepterat underskott var 20 mnkr vilket sammantaget innebär det att nämnden endast marginellt (0,2 %) överskrider målet för 2017 i åtgärdsplanen för en ekonomi i balans. I utfallet ingår 5,6 mnkr i extra intäkter som avser korrigering av periodisering av hyror och omsorgsavgifter inom främst äldreomsorgen. Utifrån verksamhetsberättelse 2017 framgår det att året präglats av in- tensivt arbete med åtgärdsplanen för en ekonomi i balans. Bland annat har verksamheten intensifierat uppföljning av fattade beslut och etablerat riktlinjer och rutiner för att säker- ställa att kunder har korrekta beslut utifrån sina behov. I verksamhetsberättelsen framgår det att åtgärder för en ekonomi i balans beräknas ha medfört en effekt på ca 22 mnkr för 2017 och beräknas ge en helårseffekt för 2018 om 45-50 mnkr.

I verksamhetsberättelsen framgår det att kostnadsutfallet för funktionshinderområdet är 27,3 mnkr högre än budgeterat (utöver tillåtet underskott). Detta förklaras med att antalet personer som beviljas insatser enligt LSS har ökat de senaste sex åren i följd vilket också var fallet 2017 (5 %). Kostnaden för boende med särskild service har ökat kraftigt under året utifrån ökad vårdtyngd, vilket även gäller inom området personlig assistans.

Vid granskning av protokoll noteras att nämndens ordförande initierade en utredning av budgetfördelning mellan äldreomsorg- och funktionshinderverksamheterna 2017-03-21 § 34. Detta följdes upp enligt plan vid nämndens sammanträde 2017-11-14 § 94, där det konstaterats att fördelningen är korrekt och att frågan är utredd. Enligt intervjuer resulte- rade utredningen i en omfördelning av budgeten mellan verksamheterna inom funktions- hinderområdet och äldreomsorgen. I budget 2018 har således 24,3 mkr från äldreomsor- gen och 0,2 mkr från funktionshinder SoL omfördelats till funktionshinder LSS.

Uppföljning av utförares ekonomi

Utifrån intervjuer och kompletterande frågor framgår det att de olika utförarnas ekonomi kontrolleras i samband med upphandling/LOV-handläggning. Här kontrolleras att utföra- ren har en stabil ekonomi, att de betalar skatter och sociala avgifter. Avtalen följs sedan upp ett par gånger per år inom avdelningen för avtal och uppföljning. Utförarnas ekono- miska stabilitet samt att de betalar skatter och sociala avgifter kontrolleras i samband med upphandling/LOV-handläggning och därefter löpande. Så länge kraven uppfylls rapporte- ras resultatet av kontrollerna inte till nämnden. Om det skulle visa sig att en utförare inte uppfyller kraven kan avtalet sägas upp, såvida det inte finns en godtagbar förklaring till avvikelsen. (så står det i LOU/LOV och förfrågningsunderlagen – om det inte finns god- tagbar förklaring)

Åtgärder vid avtalsavvikelse

I Plan för systematisk uppföljning för vård- och omsorgsverksamheter framgår hantering vid avtalsavvikelser. Vid avtalsavvikelser ska brister i första hand hanteras i dialog mellan utföraren och kvalitetsstrategen. Kvalitetsstrategen kan kräva in en åtgärdsplan för hur utföraren ska åtgärda problemen. Många avtal med utförare innehåller sanktioner som kan utkrävas om åtgärder inte utförs, exempelvis vite, beställningsstopp m.m. Vid genom- gång av halvårsrapporter framgår att avtalsavvikelser har skett under året. Ett exempel på detta är en gruppbostad där en mer omfattande uppföljning genomfördes och avvikelser avseende bl.a. bemanning har skett. Utföraren har tagit fram en åtgärdsplan för hur avvi- kelserna ska åtgärdas.

Kvalitetsberättelse

Två gånger per år (juni och december) genomförs enkätuppföljningar av alla utförare inom nämndens verksamhetsområden förutom kontaktperson. Dessa redovisas i halvårs- rapport 1 och 2. Halvårsrapporterna används enskilt främst för att ge en översikt och un- derlag för jämförelse mellan utförarna samt som underlag för uppföljningar på plats hos utförarna. Tillsammans utgör Halvårsrapporterna vård- och omsorgskontorets kvalitets- berättelse och det dokumentet där dokumentation av uppföljning samlas. Halvårsrappor- terna innehåller även inhämtad statistik från andra aktörer exempelvis socialstyrelsens enkätundersökningar samt jämförelser med andra aktörer hämtade från Kolada

(www.kolada.se).

Uppföljningsåret 2017

De uppföljningar som gjorts under året presenteras i rapporten Uppföljningsåret 2017.

Inom Bostad med särskild service (LSS) har uppföljning på plats genomförts på 17 boen- den under året. Utifrån dessa identifierades att flera utförare behövde förbättra sina ruti- ner för avvikelsehantering och skyddsåtgärder samt uppdatera genomförandeplaner.

Några verksamheter arbetar sedan en tid med åtgärdsplaner och med dessa genomfördes avstämningsmöte under hösten med fortsatt arbete under 2018. Efter ett oanmält besök i en av verksamheterna visade det sig att planerade åtgärder inte var åtgärdade. Detta slu- tade i en överenskommelse om att utförarens avtal skulle avslutas i förtid. Efter inkomna klagomål genomfördes en mer omfattande uppföljning av gruppbostaden vilken visade på flera brister bl.a. avseende bemanning. Utföraren har tagit fram en åtgärdsplan vilken kommer följas upp under våren 2018.

Inom Daglig verksamhet har uppföljning på plats genomförts inom en verksamhet. Upp- följningen initierades av inkomna synpunkter och är inte avslutad vid tiden för rapporten.

Inga på-plats uppföljningar har genomförts under 2017 avseende ledsagarservice, avlösar- service, boendestöd, korttidstillsyn, korttidsvistelse och kontaktperson. Dessa har istället följts upp med enkätuppföljning.

Under 2017 har workshops, föreläsningar och utbildningar erbjudits utförare inom nämndens hela uppdragsområde för att trygga och säkra kompetens- och kvalitetsutveckl- ing för verksamheterna. Exempel på det är bland annat hygienutbildning.

Avtalsuppföljning och kravspecifikation

I samband med granskning av dokument identifierades ingen dokumenterad rutin för uppföljning av avtal. Vid intervjuer framgår det att vid varje avtalsuppföljning, vilken ut-

förs av personal på avd. för avtal och uppföljning, skrivs en uppföljningsrapport. Det framgår dock att det vid mindre uppföljningar/avstämningsmöten enbart skrivs anteck- ningar som dokumenteras. Vi har för granskningen tagit del av exempel på en uppfölj- ningsrapport. Strukturen i rapporten är tydlig och innefattar bakgrund, tillvägagångssätt m.m. Granskade områden framgår också tydligt och slutligen ges en sammanfattande be- dömning. Till detta har vi även tagit del av ett exempel på en kravspecifikation vid anbud.

Utifrån specifikationen framgår följande kravområden:

 Övergripande kvalitetskrav och mål

o T.ex. krav på ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

 Omvårdnad

o T.ex. motiverande arbete och ansvarig stödperson

 Kultur och fritid

o T.ex. Utföraren ska erbjuda brukaren en aktiv semester

 Hälso- och sjukvård

o T.ex. Medicinskt ansvarig sjuksköterska

 Organisation och personal o T.ex. Bemanning

 Dokumentation

o T.ex. Krav på genomförandeplan

 Verksamhetsövertagande och – överlämnande

o T.ex. att negativa konsekvenser för de boende och anhöriga ska minimeras.

Övriga iakttagelser

Vid intervjuer framgår det en bild av att kommunen betalat en relativt hög ersättning till avtalade utförare. Därför genomförs upphandling inte längre till fast pris utan det är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (dvs. en mix av pris och kvalitet) som tilldelas avta- let. Det pågår ett arbete med att se över alla avtal med utförare för att få ner kostnaderna.

I samband med detta har också ersättningen för avtal på LOV reviderats under 2017 vilket bedöms få god effekt på ekonomin då kommunen enligt intervju till stor del upphandlar på LOV.

För att komplettera uppföljningen och säkra att avtalad tid följs framgår det vid intervjuer att ett digitalt tidsrapporteringssystem är på väg att införas för boendestöd. Detta grundas på nämndens Plan för välfärdsteknik 2018. Det pågår även en utredning kring om detta är möjligt att införa för daglig verksamhet.

2.3.2. Bedömning

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt.

Vi kan konstatera att det sker en uppföljning av ekonomi vid nämndens sammanträden och att nämnden får en förstärkt månadsrapport per april samt delårsrapportering med helårsprognos. Vi noterar att nämnden följer åtgärdsplanen för en ekonomi i balans dock överskreds det tillåtna underskottet om 20 mnkr något 2017.

Vi noterar en brist kring dokumentation av uppföljning gällande utförarnas ekonomi. Vi kan konstatera att det sker en rapportering av uppföljning av utförarnas kvalitet utifrån kvalitetsberättelsen (halvårsrapporterna) och en samlad rapportering genom rapporten

Uppföljningsåret 2017. Vi noterar emellertid att det vidtagits åtgärder utifrån uppfölj- ningen av vissa verksamheter.

Vi rekommenderar att nämnden vidtar ytterligare åtgärder för att nå en budget i balans.

Vi rekommenderar att nämnden överväger att förbättra den kvalitetsmässiga och ekono- miska uppföljningen av de externa utförarna i syfte att stärka den interna kontrollen.

3. Bilagor

3.1. Bilaga 1 – granskade dokument

 Regler för ekonomi och verksamhetsstyrning

 Plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter

 Uppföljningsåret 2017

 Förstärkt månadsrapport april 2017

 Delårsrapport tertial 2 2017

 Verksamhetsberättelse 2017

 Plan för välfärdsteknik 2018

 Verksamhet och kvalitet 2017 – halvårsrapport 1, 2

 Långsiktig plan för funktionshinderområdet

 Verksamhetsplan 2017

 Åtgärdsplan för vård- och omsorgsnämnden

 Internkontrollplan 2017

 Exempel på kravspecifikation enligt anbud

 Exempel på avtalsuppföljning

 Målsättning och utvecklingsarbete avdelningen för funktionshinder 2017 – 2019.

3.2. Bilaga 2 – Protokollgranskning

Tidpunkt, § Ärende Beslut

2016-05-03, 46 Planer för nya LSS bostäder 2016-05-24, 69 Förslag på åtgärdsplan för

von m kost-

nads/effektivetetsjämförels er äldre/lss

Förslag överlämnas till kommunstyrelsen Vok får i uppdrag att se över ersättnings- nivåer för LSS-boende m förslag i nov.

2016.

2016-11-08, 118 Redovisning av uppdrag att utreda effektivseringsåt- gärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommuner inom LSS och äldreomsorg

2016-11-08, 121 Tertialrapport 2, 2016 Verksamhet och kvalitet

2016-11-08, 117 Verksamhetsplan 2017 Nämnd godkänner VP och IK 2017 2016-12-06, 134 Revidering av ersättning för

daglig versksamhet LSS Ersättning i valfrihetssystemet för hem- tjänst.

2016-12-06, 136 Utredning av möjligheten för nämnden att inhämta ytterligare avgifter 2017-02-28, 20 Plan för systematisk upp-

följning (rev) Nämnden antar planen

2017-02-28, Åtgärdsplan muntlig rap-

portering KP Information.

2017-03-21,34 Fördelning av nämndens budget mellan äldreomsorg och funktionshinder

VoK får i uppdrag att se över fördelning i budget. Återkomma i samband m fast- ställande av VP 2018. (se 2017-03-21) 2017-03-21, 32 Vård och omsorgsnämn-

dens budgetunderlag 2018- 2020.

Vård- och omsorgsnämnden godkänner Budgetunderlag 2018-2020, vård- och omsorgsnämnden

2017-04-23 Protokoll från KS, åtgärds- plan för vård- och om- sorgsnämnden inhämtande av ytterligare avgifter

Information (meddelande)

2017-05-23, 50 Förstärkt månadsrapport

april 2017 Nämnden godkänner rapporten

2017-06-20, 55 Rekrytering av ekonomi-

chef klar Information/meddelande

2017-09-26, 73 Delårsrapport 2 Nämnden godkänner delårsrapport 2017-09-26, 74 Kvalitets- och verksamhets-

rapport halvårsuppföljning 1 2017

Rapporten noteras.

2017-11-14,94 VON godkänner och över- lämnar återrapportering av åtgärdsplan

Proposition m anl av nya styrmodellen

2017-11-14, 94 Fördelning utredd, fördel- ning är rätt. (ang 2017-03- 21)

Uppdrag färdigrapporterat.