Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-01-28
Annika Holmberg Sidan 1 av 3
Kommunarkivarie +46 08-579 216 45
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0194 KS-19 Diariekod: 034
Kommunstyrelsen
Arkiv- och dokumenthantering vid kommunens grundskolor
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen, i sin roll som arkivmyndighet, besluta följande:
1. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att dokumenthanteringsplanen för grundskolan uppdateras senast den 1 juli 2016.
2. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att en utredning genomförs senast den 1 juli 2016 som syftar till att redovisa hur man avser att komma till rätta med den bristfälliga registreringen av allmän handling hos skolorna.
3. Barn- och ungdomsnämnden åläggs att senast den 31 december 2015 tillse att de handlingar som har överenskommits med respektive skola och som ska bevaras, levereras till kommunarkivet.
4. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att brandsäkra dokumentskåp inköps till de skolor som idag saknar möjlighet att förvara arkivhandlingar brandskyddat.
Sammanfattning
I enlighet med 7§ arkivlagen har kommunarkivarien under 2014 och januari 2015 genomfört tillsynsbesök vid kommunens samtliga grundskolor.
Resultatet från tillsynsbesöken sammanfattas i kommunarkivets rapport från tillsynsbesök vid kommunens grundskolor (bilaga 1). Vid tillsynen har en del brister i arkivvården och dokumenthanteringen konstaterats. Det gäller registreringen av allmänna handlingar, efterlevnaden av dokument-
hanteringsplanen samt förvaringen av allmänna handlingar.
Kommunstyrelsen föreslås därför i sin egenskap som kommunens
arkivmyndighet ålägga barn- och ungdomsnämnden att tillse att bristerna rättas till. Då dokumenthanteringsplanen för grundskolan har visat sig vara föråldrad föreslås också barn- och utbildningsnämnden åläggas att tillse att planen uppdateras.
Bakgrund
I arkivlagen ges grundläggande bestämmelser för hur de kommunala
myndigheterna ska sköta sina arkiv. Arkivlagen utgår från bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och från offentlighetsprincipen. I lagen slås fast att
Godkänt dokument, ,
Tjänsteutlåtande
2015-01-28
Dnr 2014/0194 KS-19 Sidan 2 av 3
myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipning och förvaltning samt
• forskningens behov.
Det finns också en arkivförordning som kompletterar arkivlagen på en del punkter, samt ett arkivreglemente, antaget av fullmäktige, som beskriver hur kommunen ska leva upp till bestämmelserna i lagstiftningen.
Enligt arkivlagen ska det i varje kommun finnas en arkivmyndighet. I Sollentuna kommun har kommunstyrelsen den rollen. Arkivmyndigheten svarar bl.a. för tillsyn av myndigheternas arkivbildning och arkivvård. Det är kommunarkivets uppgift att under arkivmyndigheten utöva tillsynen.
I arkivlagen och arkivreglementet ställs krav också på förvaringen av allmänna handlingar. Allmänna handlingar ska alltid förvaras under betryggande former och skyddas mot bl.a. brand och olaga intrång.
Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar återfinns i första hand i 5 kapitlet offentlighets- och sekretesslagen. Vidare framgår det av arkivlagen att det åligger varje kommunal myndighet att vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård.
Enligt kommunens arkivreglemente ansvarar varje myndighet för att
upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens allmänna handlingar. Av dokumenthanteringsplanen ska bl.a. framgå om de allmänna handlingarna ska bevaras eller gallras samt tidpunkt för handlingarnas leverans till kommunarkivet.
Kommunarkivets tillsynsbesök
Under perioden mars 2014 - januari 2015 har tillsyn skett vid kommunens samtliga grundskolor. Avsikten med tillsynsbesöken har varit att se hur skolorna följer den dokumenthanteringsplan som finns för grundskolan, med tonvikt på hanteringen av bevarandehandlingarna. Frågor har även ställts kring hur skolorna sköter registreringen av sina allmänna handlingar samt kring förvaringen av de viktigaste handlingarna. Tillsynen har utförts av kommunarkivarien och från skolornas sida har rektorerna, biträdande rektorer och administrativ personal medverkat.
Resultatet av tillsynsbesöken redovisas i bilaga 1 till kommunlednings- kontorets tjänsteutlåtande 2015-01-28, kommunarkivets rapport från tillsynsbesök vid kommunens grundskolor.
Katarina Kämpe Annika Holmberg
Kommundirektör
Godkänt dokument, ,
Tjänsteutlåtande
2015-01-28
Dnr 2014/0194 KS-19 Sidan 3 av 3
Bilaga:
1. Kommunarkivets rapport från tillsynsbesök vid kommunens grundskolor
Godkänt dokument, ,
