Dokumenthanteringsplan

(1)

Dokumenthanteringsplan

Kalmarsunds Gymnasieförbund

(2)

ringsplan

=

Innehållsförteckning

A. Styrande verksamhet A:1 Protokoll, sidan 8 1. Myndighetens protokoll

2. Samverkan med andra – protokoll och mötesanteckningar 3. Interna protokoll och mötesanteckningar

A:2 Styrdokument, sidan 11

A:3 Styrande/övergripande avtal – hela förbundet, sidan 13 1. Styrande samverkansavtal

2. Styrande ramavtal

3. Styrande avtal – tjänster/nyttigheter, förlängning av löpande avtal A:4 Styrande beslut, sidan 15

A:5 Delegationsbeslut, sidan 17 A:6 Verksamhetsuppföljning, sidan 18 1. Statistik

2. Övrig verksamhetsuppföljning

3. Synpunkter/klagomål på verksamheten

A:7 Hemsida, information/marknadsföring, sidan 21 1. Marknadsgruppen, utbildningskatalog

2. Övrigt informationsmaterial 3. Hemsida

A:8 Verksamhetsutveckling, sidan 24 1. Intern verksamhetsutveckling 2. Projekt

3. Verksamhetsutveckling i samarbete med andra

(3)

ringsplan

=

B. Stödjande verksamhet

B:1 Administrera styrelsen, sidan 27

B:2 Administrera övriga möten och sammanträden, sidan 29 B:3 Diarieföring, sidan 30

B:4 Övriga administrativa handlingar, sidan 31

B:5 Handlingar av ringa och tillfällig betydelse – gallras omedelbart, sidan 32

B:6 Handlingar av ringa och tillfällig betydelse – gallras vid inaktualitet (GIA), sidan 33 B:7 Ekonomihandlingar, sidan 35

1. Central ekonomihantering 2. Löpande bokföring

3. Moms- och skattedeklarationer 4. Kravhantering

5. Övrig ekonomiadministration 6. Upphandling

7. Bidragsansökningar 8. Interkommunal ersättning 9. Inackorderingstillägg

B:8 Avtal – tecknas av enheterna, sidan 41 B:9 Försäkringshandlingar, sidan 42 1. Försäkringsavtal

2. Företagsförsäkring 3. Elevförsäkring 4. Tjänsteförsäkring 5. Fordonsförsäkring

6. Allmänt rörande försäkringar

(4)

ringsplan

=

B:10 Lokaler och övrig utrustning, sidan 44 1. Lokalanpassning och kontroll

2. Avtal lokaler

3. Avtal övrig utrustning

B:11 Personalhandlingar, sidan 47 1. Anställningsärenden

2. Tjänstgöringsbetyg

3. Övriga handlingar rörande anställning 4. Förfrågan rörande anställda

5. Ärenden rörande entlediganden 6. LAS

7. Ärenden rörande personalsocial verksamhet 8. Ärenden rörande omplacering

9. Ärenden rörande disciplin

10. Ärenden rörande likabehandling 11. Avtalsförsäkring

12. Tjänstegrupplivsförsäkring 13. Arbetsmiljö

14. Tjänstepension 15. Protokoll

16. Personalhandlingar som kan omfattas av sekretess, sidan 68

17. Personalhandlingar i Rapporterande enhets personalakt, sidan 68

(5)

ringsplan

= 18. Handlingar i Lönekontorets personalakt, sidan 70

B:12 IT-stöd – inkl upphandling och avtal, sidan 71 1. Övergripande IT-avtal för hela förbundet 2. Databaser i förbundet

3. Databaser – där förbundet använder del av databaser som hör till Kalmar kommun 4. Databaser – lokala fastighets&driftssystem m.m.

5. Inköp rörande IT till enheter 6. Övriga handlingar rörande IT

C. Kärnverksamhet

C:1 Gymnasieantagningen, sidan 76 1. Styrelseärenden

2. Anmälan av delegationsbeslut 3. Information till SYV och rektorer 4. Förbereda för intagning

5. Ta emot och bearbeta ansökningar och omval 6. Antagning

7. Antagning efter ordinarie antagning

8. Rapportering och administration after avslutad antagning

9. Överlämnande till kommunala uppföljningsansvaret

(6)

ringsplan

=

C:2 Handlingar rörande enskilda elever, sidan 88 1. ELEVAKT FLIK 1

Offentliga handlingar rörande enskild elev, som ska bevaras 2. ELEVAKT FLIK 2

Offentliga handlingar rörande enskild elev, som ska gallras 3. ELEVAKT FLIK 3

Elevvårdsärenden samt övriga sekretesskyddad handlingar C:3 Elevadministration, sidan 94

C:4 Verksamhetsadministration, sidan 96

C:5 Handlingar rörande undervisningen hos lärare och lärarlag, sidan 97 C:6 Mentors verksamhet, sidan 98

C:7 Handlingar rörande studie- och yrkesvägledning, sidan 99 C:8 Kurators handlingar, sidan 100

C:9 Specialpedagogens handlingar, sidan 101

C:10 Handlingar inom elevvård som ej rör enskild elev, sidan 102 C:11 Stipendier, sidan 103

C:12 Prövningar privatister, sidan 104 C:13 Protokoll på enhetsnivå, sidan 105 C:14 Skolhälsovården, sidan 106 1. Skolhälsovårdsjournal

2. Skolhälsovårdsadministration

(7)

ringsplan

=

C:15 Kommunala uppföljningsansvaret, sidan 108 1. Intern uppföljning

2. Extern uppföljning 3. Bevakningar 4. Rapporter 5. Administration

C:16 YH-utbildning (KY), sidan 111 1. Elevhandlingar

2. Handlingar rörande utbildningar 3. Statsbidrag

4. Ledningsgrupp 5. Tillsyn

C:17 Skolbibliotek, sidan 114 C:18 Kostenheten, sidan 115 1. Måltidsverksamheten 2. Egenkontroll program

(8)

ringsplan

=

A. Styrande verksamhet

A:1 Protokoll

1. Myndighetens protokoll

Styrelsens protokoll Papper Brandsäkert arkiv Årsvis, paragraf-

nummerordning

B=5 år Sekretessparagrafer förvaras i särskild pärm, märkt sekretess.

Binds in.

Arbetsutskottets protokoll Papper Brandsäkert arkiv Årsvis, paragraf-

nummerordning

B=5 år Sekretessparagrafer förvaras i särskild pärm, märkt sekretess.

Binds in.

Reservationer och protokollsanteckningar Papper I ärendeakt i original, kopia i protokollet i anslutning till §

B=5 år Kopiera på Arkiv 80.

Vid digitala protokoll och webb- publicering scannas

reservationen och bifogas § Bilagor som hänvisas till i § Papper I protokollet i

anslutning till §

B=5 år Endast bilagor som behövs för att förstå beslutet bör bifogas, övrigt förvaras i ärendeakt.

(9)

ringsplan

=

2. Samverkan med andra, protokoll och mötes- anteckningar

Sydostsamverkans protokoll Papper Diariet FK D-nr B=5 år Ett samlingsärende/år.

Kvalitetsnätverk – Kalmarsunds

Gymnasieförbund/Karlskrona/Kristianstad/

Växjö/Halmstad, mötesanteckningar

Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original.

Kopia hos handläggare i pärm, GIA.

Övriga handlingar se A:7 Verksamhetsutsutveckling.

Drogfria mötesplatser mötesanteckningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

kopia hos handläggare i pärm

VITS, Vardagsnära insatser i tydligsamverkan i Kalmar

Papper i pärm Tjänsterum Kronologisk ordning

årsvis enligt register i pärm

G=2år Original hos Kalmar kommun

Handikapp politiska programgruppen mötesanteckningar

Papper i pärm Tjänsterum G=2år Original Kalmar Kommun

LSS-rådet, Kalmar kommun Papper i pärm Tjänsterum, FK Kronologisk ordning årsvis enligt register i pärm

G=2 år Original Kalmar Kommun

Tillfälliga arbetsgrupper protokoll/mötesanteckningar

Papper Diariet FK D-nr B=5 år Ett samlingsärende/tillfällig

arbetsgrupp.

(10)

ringsplan

=

3. Interna protokoll och mötesanteckningar

Strategigruppens protokoll Papper Årsvis, kronologiskt B=5år

Central samverkansgrupps protokoll Papper Årsvis, kronologiskt B=5 år

Lokal samverkansgrupps protokoll Papper Årsvis, kronologiskt B=5år

Central skyddskommitté, protokoll Papper Diariet FK D-nr B=5 år Kopia hos personalsekreterare

FK.

Lokal skyddskommitté, protokoll Papper Diariet rapporterande enhet.

D-nr B=3 år

Skyddsrond, protokoll Papper Diariet rapporterande

enhet.

D-nr B=3 år

Marknadsgruppens mötesanteckningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

Rektorskonferensens mötesanteckningar Papper Årsvis, kronologiskt B=5 år

Kvalitetsgruppen mötesanteckningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

Lärlingsgruppen mötesanteckningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

Elevinflytandegruppen mötesanteckningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

KUGGENS mötesanteckningar, Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

Arbetsplatsträffar mötesanteckningar Papper Tjänsterum resp enhet Årsvis, kronologiskt G=2år

Mässgruppen mötesanteckningar papper Diariet FK Kronologisk ordning

pärm

B=5 år Samlingsnummer diariet original kopia hos handläggare i pärm Tillfälliga arbetsgrupper

protokoll/mötesanteckningar

Papper Diariet FK D-nr B=5 år Ett samlingsärende/tillfällig

arbetsgrupp

(11)

ringsplan

=

A:2 Styrdokument

Publiceras i verksamhetsledningssystemet (VLS)

Förbundsövergripande processer, rutiner, riktlinjer och instruktioner

Papper Diariet FK D-nr B=5 år Öppna ett ärende för hela året

och reg vartefter som nya rutiner och instruktioner uppstår.

Enheternas processer, rutiner, riktlinjer och instruktioner

Papper Diariet enheten D-nr B=5 år Öppna ett ärende för hela året

och reg vartefter som nya rutiner och instruktioner uppstår.

Förbundets styrande dokument

Förbundsordning Papper Diariet FK D-nr B=5år

Delegationsordning Papper Diariet FK D-nr B=5år

Rätt att teckna firma Papper Diariet FK D-nr B=5år

Attestplan Papper Diariet FK D-nr B=5år

Dokumenthanteringsplan Papper Diariet FK D-nr B=5år

Utvecklingsplan Papper Diariet FK D-nr B=5år

Finansiella mål och verksamhetsmål Papper Diariet FK D-nr B=5år

VLS-dokument Papper Diariet FK

Diariet enhet

D-nr D-nr

B=5 år B=3 år

Benämns Specificerade dokument i VLS: och har ett särskilt dokumenthuvud.

Rutin:

1. Dokumenten ska signeras/godkännas av FC/enhetschef.

(12)

ringsplan

=

VLS-dokument, forts…

2. Original lämnas till registrator, för diarieföring och förvaring i diariet.

3. 1 st Kopia lämnas till centralt placerad verksamhetssam- ordnare/VLS-redaktör.

Förvaras i pärm.

4. Digitalt dokument sänds till centralt placerad verksamhets- samordnare/VLS-redaktör, för publicering i VLS på hemsidan.

Policys och planer

Arbetsmiljöpolicy Papper Diariet FK D-nr B=5år

Alkoholpolicy, förtroendevalda och personal

Papper Diariet FK D-nr B=5år

Chefspolicy Papper Diariet FK D-nr B=5år

Grafisk profil Papper Diariet FK D-nr B=5år

Jämställdhetsplan Papper Diariet FK D-nr B=5år

Kostpolicy Papper Diariet FK D-nr B=5år

Likabehandlingsplan Papper Diariet FK D-nr B=5år

Policy för alkohol, narkotika och tobak Papper Diariet FK D-nr B=5år

Policy för elevkårernas gymnasiediscon Papper Diariet FK D-nr B=5år

Policy för informationssatsningar Papper Diariet FK D-nr B=5år

Policy för utskrift av slutbetyg/samlat betygsdokument

Papper Diariet FK D-nr B=5år

(13)

ringsplan

=

Policy vid byte av individuellt val Papper Diariet FK D-nr B=5år

Riktlinjer för sponsring Papper Diariet FK D-nr B=5år

Tobakspolicy Papper Diariet FK D-nr B=5år

A:3 Styrande avtal – hela förbundet

Publiceras i verksamhetsledningssystemet (VLS)

1. Styrande samverkansavtal

Papper Diariet FK D-nr Förbundschef Original B= 5 år

Kopia GIA

FK diarium

Ärendet med samtliga handlingar registreras i diariet.

Om endast en avtalshandling upprättas registreras den och ärendemeningen inleds med avtal.

Vid förlängning görs hänvisning till ursprungsärendets D-nr.

Samarbetsavtal gällande antagning till gymnasiet

Papper Diariet FK D-nr Förbundschef Original bevaras

kopia G= 3år

Se ovan

Samverkans- och samarbetsavtal gällande gymnasieutbildning

kopia G= 3år

Se ovan

Utbildningsavtal gällande enskild elev Papper Diariet FK D-nr Förbundschef Original B

Kopia G= 2år

Se ovan

Samverkansavtal med utomstående, andra myndigheter m.fl.

kopia GIA

Se ovan

Avtal huvudmannaskap aktiv fritid Papper Diariet FK D-nr Förbundschef Original bevaras

kopia GIA

Se ovan

Samverkan Kalmar kommun om arbetsgivareservice

Papper Diariet FK D-nr Förbundschef B= 5 år Se ovan

(14)

ringsplan

=

Avtal med kommunhälsan Papper Diariet FK D-nr Förbundschef Original B= 5 år

Kopia GIA

Se ovan

Avtal intresseorganisation Papper Diariet FK D-nr Förbundschef Original B= 5 år

Kopia GIA Se ovan

2. Styrande ramavtal.

Ramavtal

tecknade av förbundet.

Papper Diariet FK D-nr Förbundschef B= 5 år

Kopia=GIA

FK diarium

Publicering på förbundets hemsida.

Sammanställning av förbundets avtal finns hos controller, FK.

Ramavtal

tecknade av Kalmar kommun.

- - Fullmakt från förbundschef.

Digitalt Original hos Kalmar kommun

Länk till Kalmar kommuns hemsida, kopplad till förbundets interna hemsida.

Handlingar rörande tecknande av ramavtal med fullmakt

 Förfrågan med fullmakt

 Förbundets behovsspecifikation

 Förbundets avtalskopia

Papper Diariet FK D-nr Förbundschef B= 5 år

Kopia= GIA

Inkommen kopia=förbundets original.

Behovsspecifikation= GIA

(15)

ringsplan

= Ramavtal

tecknade av Kalmar kommun.

- Ingen fullmakt från förbunds- chef.

Digitalt Original hos Kalmar kommun

Länk till Kalmar kommuns hemsida,kopplad till förbundets interna hemsida.

3. Styrande avtal - tjänster/nyttigheter - förlängning av löpande avtal

Papper Diariet FK 1 ex hos ansvarig

handläggare med notering om diarienummer

Förbundschef Original B= 5 år Kopia GIA

FK diarium - rutin

Sammanställning av förbundets avtal finns hos controller, FK.

Avtal (personal) gällande pensionsförsäkringar

Papper Diariet FK Registrator Förbundschef B= 5 år Se ovan

Avtal elevhälsovård Papper Diariet FK Registrator Förbundschef B= 5 år Se ovan

Avtal skolmåltider Papper Diariet FK Registrator Förbundschef B= 5 år Se ovan

Bankavtal Papper Diariet FK Registrator Förbundschef/

styrelse

B= 5 år Se ovan

(Tecknas gemensamt med

(16)

ringsplan

=

Kalmar kommun.)

Entreprenadkontrakt Papper Diariet FK Ekonomichef Förbundschef/

styrelse

B= 5 år Se ovan

Avtal om kopiering Papper Diariet FK Registrator Förbundschef B= 5 år Se ovan

(Ej kopieringsutrustning).

A:4 Styrande beslut

Budgetunderlag Digitalt Gmapp/budget G=5 år Enheternas arbetsmaterial

förvaras lokalt

Budget/ekonomisk planering Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Budgetutfallsprognos Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsakt under året

Enheternas prognoser Digitalt Gmapp/budget GIA Enheternas arbetsmaterial

förvaras lokalt

Utbildningsorganisation läsårsvis Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Inkommande remisser och remissvar Papper Diariet FK D-nr B= 5 år I styrelsens handlingar

Inkommande skrivelse från andra myndigheter samt förbundets

yttranden/svar. Papper Diariet FK D-nr B= 5 år T.ex. anmälningar, inspektioner,

överklaganden osv.

Ej remisser.

Ansökan om att anordna nationellt

godkända utbildningar samt beslut. Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Bidrag till fristående skolor - Beslutförslag till styrelsen - Beräkning av kostnad

Papper Digitalt

Diariet FK Controller

D-nr B= 5 år

G=2 år

(17)

ringsplan

=

A:5 Delegationsbeslut Delegationsbeslut (se delegations- ordning)

Rutin:

Dokumentation på arkivbeständigt papper.

Anställningsbeslut:

- 1 st kopia förvaras på enheten - 1 st kopia sänds till FK (styrelsesekr)

Anmäls till styrelsen vid näst- kommande sammanträde.

Övriga delegationsbeslut:

- Förtecknas i beslutsjournal.

- Sänds till FK (styrelsesekr) Anmäls till styrelsen vid näst- kommande sammanträde.

Delegationsbeslut, ej förtryckta blanketter Papper Diariet enhet/FK D-nr B=3/5 år Registrator lägger upp:

- Ett ärende/år för offentliga - Ett ärende/år för sekretess Original till den enskilde.

(18)

ringsplan

=

Delegationsbeslut, förtryckta blanketter

Papper Elevakt/personalakt,

pärm i tjänsterum

Se dokument- hanteringsplaner för:

-Personal

-Gymnasieantagning -Elevhandlingar

B=3 år Original till den enskilde.

Beslutsjournaler – för anmälan av delegationsbeslut till styrelsen

Papper Tjänsterum Årsvis kronologiskt G=2 år Enskilda delegationsbeslut:

- varje beslut ska ha ett ref.nr/d-nr för återsökning Hanteras enligt ovanstående rutin.

A:6 Verksamhetsuppföljning

1. Statistik

Gymnasieförbundet framställer

samtliga kommuners elevenkäter och sammanställer svaren.

22 st gemensamma frågor+frågor som varje kommun bestämmer själv.

Statistik – kvalitetsnätverket 3 KVH

Respektive kommuns elevenkät Papper Diariet FK D-nr B= 5 år 1 ex

Sammanställning av förbundets enkätsvar. Digitalt/papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Inkommande enkätsvar Digitalt Controller GIA

Slutrapport Papper Diariet FK D-nr B= 5 år När sammanställning är gjord

(19)

ringsplan

=

Statistik – resultat i grund – och gymnasieskola

Betygsfiler från gymnasieantagningen Digitalt

Controller GIA

Betygsfiler avgångsklass Digitalt

Controller GIA

Skrift ”Statistisk data över elevernas

resultat grund- och gymnasieskola Papper Diariet FK D-nr

B=5 år 1 arkivex, se plan allmän administration

Elevstatistik

Antal elever/skola/program

könsfördelning/hemkommun Sammanställning per program och enhet

av elevregister avlästa 15/9+15/2

Papper Digitalt

Diariet FK Controller

D-nr B=5 år Läses in från Extens.

Statistiken presenteras på Webben.

Digital gallras=GIA

Utskrift på papper bevaras.

Utskrift 15/9 och 15/2 görs av följande sammanställningar:

-GYF-skolor

-Externa skolor (fr.o.m.. 15/2-11) -Årsplatser komvux

(20)

ringsplan

=

2. Övrig

verksamhetsuppföljning

Revisionsrapport och revisionsberättelse Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Årsbokslut och delårsrapport

Enheternas kvalitetsredovisningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Kopior på inlämnade

redovisningar G=1 år (Enheternas kvalitetsredovisningar, se C:4 Verksamhets- administration.)

Förbundets sammanställda

kvalitetsredovisning Papper Diariet FK D-nr B=5 år Ingår i förbundets fr.o.m.

verksamhetsåret 2008 i förbundets årsredovisning.

Se även B:4 Ekonomihandlingar.

3KVH-rapport: Kvalitets- och

kostnadsjämförelse inom gymnasieskolan

Papper Diariet FK D-nr B=5 år

Enheternas arbetsmiljöredovisningar Papper Diariet FK D-nr B=5 år Ingår i förbundets

årsredovisning.

Sammanställning av nationella prov. Papper Diariet FK D-nr B=5 år

(21)

ringsplan

=

Enkäter av vikt för verksamheten ställda till förbundet och förbundets svar.

Papper Diariet FK D-nr B= 5år

Egna enkäter ställda till elever. Papper Diariet ansvarig enhet D-nr B=5 år Enkätsvaren gallras efter att

sammanställningen är gjord.

3. Synpunkter/klagomål på verksamheten

Klagomål, ej rutinartade Papper Diariet berörd enhet D-nr B=5 år Klagomål som kräver någon typ

av utredning.

Klagomål, rutinartade Papper Pärm berörd enhet Kronologisk ordning. GIA. Klagomål som åtgärdas utan

krav på utredning.

A:7 Hemsida, information/marknadsföring

1. Marknadsgruppen

Aktivitetsplan och egenproducerat

aktivitetsmaterial Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Sekretess, OSL 19:1

Projektaktiviteter inom marknadsföring Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Utbildningskatalog

Utbildningskatalog Papper Diariet FK D-nr B=5 år 1 arkivex bevaras

Katalogmanus Papper i pärm, CD

(22)

ringsplan

=

Tjänsterum, FK G=2år

2. Övrigt

informationsmaterial

Egenproducerat tryckmaterial, inklusive enheternas skol- och fotokataloger samt fotografier som belyser den egna verksamheten

Papper Diariet enheten/FK D-nr B=3 år/5 år Registrator

Öppnar ett ärende för hela året och registrerar vartefter som tryckmaterial uppstår..

Samala 1 arkivex av varje handling i arkivkartong.

Fotografier

Skrivs ut i arkivgodkänt material.

Kurskataloger med översikt (utbud av kurser individuellt val, valbara kurser)

Papper Diariet enheten D-nr B=3 år 1 arkivex diarieförs.

Då flera enheter är inblandande:

Den som producerar är ansvarig för att 1 ex diarieförs och arkiveras.

(23)

ringsplan

=

Övrigt egenproducerat tryckmaterial Papper Diariet enheten D-nr B=3 år Registrator

Öppnar ett ärende för hela året och registrerar vartefter som tryckmaterial uppstår..

Samla 1 arkivex av varje handling i arkiv-kartong.

Fotografier Digitalt CD Tjänsterum Årsvis B=5 år Fotografier som använts i

informationsmaterial, hemsidor etc

3. Hemsida

EPI-server – länkade dokument G=Se dokumenthanteringsplan

för Databaser

Enheternas hemsidor

Gallring och bevarande:

Görs av hemsideansvarig på respektive enhet i samråd med enhetens arkivredogörare.

Hemsidans utseende/innehåll och struktur.1 st skärmdump /sida.

- Enhetens startsida - Förstasidan under varje flik.

Papper Diariet FK D-nr

Ett ärende läggs upp/år.

B= 5 år Skärmdumpar 2ggr/år, den 1/6 och 1/12.

Görs av den som är ansvarig för hemsidan på enheten.

Sänds till FK:s samordnare för förbundets hemsidor

Unika handlingar/utlagd information som bara finns på hemsidan.

Papper Diariet Enheten D-nr

Ett ärende läggs upp/år

B=3 år Där det saknas ett grunddokument, pappers-dokument eller digitalt.)

Övrigt innehåll på hemsidan GIA Gallras/tas bort när publicering

upphör

(24)

ringsplan

=

Central hemsida

Gallring och bevarande:

Görs av hemsideansvarig på respektive enhet i samråd med arkivredogöraren.

Hemsidans utseende/innehåll 1 st skärmdump/sida - Förbundets startsida - Förstasidan under varje flik.

Papper Diariet FK D-nr

Ett ärende läggs upp/år.

B= 5 år Skärmdumpar 2ggr/år den 1/6 och 1/12.

Görs av FK:s samordnare för förbundets hemsidor.

Unika handlingar/utlagd information som bara finns på hemsidan.

Papper Diariet Enheten D-nr

Ett ärende läggs upp/år

B=3 år Då det saknas grunddokument digitalt eller på papper.

Övrigt innehåll på hemsidan GIA Gallras/tas bort när publicering .

A:8 Verksamhetsutveckling

1. Intern

verksamhetsutveckling

Lärarlyftet

Papper i pärm Tjänsterum Kronologisk ordning årvis enligt register i pärm

GIA /Bevaras Kopior i pärm hos handläggare gallras vid inaktualitet, original som diarieförs bevaras i diariet

Poängfördelning/skola Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsärende för året

Underlag från rektor Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Sammanställning sökande Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Beslut i strategiska gruppen Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Sammanställning över studerandepoäng

inom lärarlyftet, årvis Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Ackumulerad över åren

(25)

ringsplan

=

Lärlingsutbildning

Papper i Pärm Tjänsterum Kronologisk ordning årvis enligt register i pärm

Kopior i pärm hos handläggare gallras vid inaktualitet original som diarieförs bevaras i diariet Ansökan om lärlingsutbildning till

Skolverket, beslut från Skolverket samt redovisning halvårsvis.

Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsärende för året

Ansökan, beslut, redovisning för

handledning - Skolverket Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Dokumentation av utbildningsinsatser, deltagarlista, program, eventuellt kursmaterial

Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Utbildningskontrakt till Skolverket Papper Diariet FK D-nr B=5 år

Underlag för prognoser för enheterna

Enheternas prognoser Digitalt Controller GIA

Rapport av enheternas prognoser till

styrelsen Papper Bevaras I styrelsens handlingar

Utveckling av elevkårerna

Verksamhetsrapportering till FK. Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsnummer diariet original

Elevskyddsombud

Elevskyddsombudsutbildning - Deltagarlista

- Program - Kursmaterial

Papper Diariet FK D-nr B=5 år Samlingsnummer diariet original

(26)

ringsplan

=

Tillsyn över friståendeskolor

Insynsbesök på fristående skolor Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

2. Projekt

Projekt genomförda inom enhetens budget - Projektplan/-beskrivning

- Slutrapport

Papper Diariet enheten D-nr B=3år

Projekt genomförda av enheten med förbundets medel

- Ansökan om projektmedel - Projektplan/-beskrivning - Slutrapport

Papper Diariet enheten D-nr B=3år

Projekt genomförda av enheten med externa medel

- Ansökan om projektmedel --Projektplan/-beskrivning - Slutrapport

Papper Diariet FK /Diariet

enheten

D-nr B=3år/ 5 år

3. Verksamhetsutveckling i samarbete med andra

Kvalitetsnätverk - Kalmarsunds Gymnasieförbund//Karlskrona/

Kristianstad/ Växjö/Halmstad

Se även A:1 Protokoll

Rapporter Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

Ett samlingsnummer för året i diariet.

Kopia hos handläggare i pärm, GIA.

(27)

ringsplan

=

Övriga ärenden Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsnummer diariet original

Alkohol/drogenkät (CAN-

ENKÄT)

Papper i pärm Tjänsterum Kronologisk pärm B=3 år

Drogfria mötesplatser

Se även A:1 Protokoll

Ansökan och beslut om medel slutrapport Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsnummer diariet original

Års sammanställning ramar Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Samlingsnummer diariet original

B. Stödjande verksamhet

B:1 Administrera styrelsen

Kallelse, föredragningslista, utskickade handlingar till styrelsen.

Papper i pärm Digitalt

Pärm sekreterare G-mapp

Årsvis kronologiskt G=2 år

G=10 år

Kallelse, föredragningslista och utskickade handlingar till arbetsutskottet

Papper i pärm Digitalt

Pärm sekreterare G-mapp

G=10 år

Beslutsunderlag, styrelseärenden Papper Diariet FK D-nr B=5 år

Justeringsanslag Papper Tillsammans med

originalprotokoll

G=1 år Anslås på Kalmar kommuns anslagstavla.

(28)

ringsplan

=

Arvodesunderlag/närvarolistor från förrättning, förtroendevalda.

Papper Personalsekreterare Se personalplanen

Förteckning över förtroendevalda. Papper Diariet FK D-nr B=5 år

Förteckning över utsedda revisorer. Papper Diariet FK D-nr B=5 år

Handlingar som kan ingå i protokoll

Reservationer och protokollsanteckningar Papper/digitalt I protokollet i anslutning till §

GIA Gallras efter justering

Bilagor som hänvisas till i § Papper/digitalt I protokollet i

anslutning till § B Bevaras i protokollet

Övriga handlingar i sam- band med sammanträdet

Listor över anmälda delegationsbeslut Papper i pärm Digitalt

Pärm

styrelsesekreterare G-mapp

Årsvis kronologiskt G=2år I pärm tillsammans med

utskickade handlingar till styrelsen.

Delegationsbeslut, kopior handlingar som anmälts till styrelsen

Papper i pärm Pärm

styrelsesekreterare

Årsvis kronologiskt G=2 år Under förutsättning att originalen förvaras i resp ärende.

Delegationsbeslut, kopior anställningar Papper i pärm Digitalt Papper i pärm

Pärm

Årsvis kronologiskt G=2 år Stämplas med sammanträdes-

datum då beslutet anmäls

Anmälningsärenden.

Listor och handlingar (kopior) redovisade i pärm som cirkulerar på styrelsens möten

Papper i pärm Digitalt Papper i pärm

Pärm

(29)

ringsplan

=

B:2 Administrera övriga möten och sammanträden

Kallelser, föredragningslistor. Papper Tjänsterum hos

ansvarig tjänsteman

Årsvis kronologiskt G=1 år Se även A:1 Protokoll

i Styrande handlingar.

Möteshandlingar, Sydostsamverkan Digitalt/papper Tjänsterum hos ansvarig tjänsteman

Årsvis kronologiskt B=5 år

Möteshandlingar Papper

Digitalt

Tjänsterum hos ansvarig tjänsteman

G-mapp

Årsvis kronologiskt B=3 år/5 år Kopior GIA

(30)

ringsplan

=

B:3 Diarieföring

Digitalt diarium ALPIM Bevaras Axel Weüdelskolan

Förbundskontoret Jenny Nyströmsskolan Lars Kaggskolan Stagneliusskolan

Manuellt diarium Papper Resp. enhet Kronologisk ordning B=3 år Gymnasiesärskolan

Kostenheten, Mjölnergymnasiet Ölands Gymnasium

Kronologisk lista till diariet Papper Registrator D-nr B=3 år/5 år Enheterna 3 år, FK 5 år.

Ämnesordnad lista Papper Registrator Diarieplanbeteckning B=5 år

(31)

ringsplan

=

Diarieförda handlingar Papper Diariet enhet/FK Diarieplanbeteckning/

dnr

B=3 år/5 år B=Enheterna 3 år, FK 5 år.

Skriftligt beslut att ej lämna ut allmän handling med stöd av delegation, samt kopia på ej utlämnad handling eller uppgift.

Papper Diariet på beslutande

enhet.

D-nr B=3 år/5 år B=Enheterna 3 år, FK 5 år.

B:4 Övriga administrativa handlingar

Remisser från andra myndigheter/huvud-

män Papper/digitalt Diariet FK D-nr B=5 år

Cirkulär; Svenska Kommunförbundet Digitalt Resp. enhet/FK Kronologisk GIA

Inkomna skrivelser som inte diarieförs Papper i pärm Resp. enhet/FK Kronologisk G=3 år

Handlingar rörande polisanmälningar Papper Resp. enhet/FK D-nr B= 3 år/5 år

Handlingar från åklagarmyndigheten Papper Resp. enhet/FK D-nr B=3 år/5 år

(32)

ringsplan

=

Tidningsartiklar om verksamheten Papper i pärm Resp. enhet/FK Kronologisk GIA Bevaras vid behov

Medgivande, öppnad privatadresserad post.

Papper i pärm Resp. enhet/FK GIA

Underlag för myndighetens interna planering, verksamhetsplanering och interna utbildningar.

Papper/digitalt Resp. enhet/FK G=3 år Inkl verksamhetsplanering,

internutbildning och verksamhetsredovisning.

GIA=Om sammanställning gjorts och handlingarna i övrigt saknar funktion.

B:5 Handlingar av ringa och tillfällig betydelse – gallras omedelbart

Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde.

Papper/digitalt G=omedelbart Om det inte ska vidarebefordras

eller kräver annan åtgärd.

Reklam, obegripliga handlingar. Papper/digitalt G=omedelbart Om det inte ska vidarebefordras

eller kräver annan åtgärd.

Rutinkorrespondens och meddelanden av tillfällig och eller ringa betydelse.

Papper/digitalt G=omedelbart Förutsättning: Innehållet har

dokumenterats eller skrivits ut om det tillför sakuppgift till ett ärende.

B=om handlingen är försedd med

(33)

ringsplan

=

elektronisk signatur eller motsvarande.

Övertaliga kopior G=omedelbart

Inbjudningar till kurser/konferenser, handlingar för information/kännedom, arbets-/informationsmaterinal

G=omedelbart

B:6 Handlingar av ringa och tillfällig betydelse – gallras vid inaktualitet (GIA)

Övriga kopior och dubbletter Papper/digitalt GIA

Handlingar för kännedom Papper/digitalt GIA Som inte föranleder åtgärd.

Är av tillfällig betydelse.

Register, liggare, listor och andra tillfälliga

hjälpmedel som har tillkommit för att Papper/digitalt GIA Saknar betydelse för

dokumentationen av

(34)

ringsplan

=

underlätta myndighetens arbete myndighetens verksamhet.

Ex. adresslistor, kaffelistor

Mottagnings-/delgivningsbevis Papper/digitalt GIA Efter ärendet avslutats.

B=Om handlingen har påförts anteckning som tillför sakuppgifter till ärendet, arkivläggs den ihop med ärendet.

Loggar för e-post och fax

Papper/digitalt GIA Om de inte behövs för kontroll

av överföring eller återsökning

Bifogade filer i e-postmeddelanden, som inte kan öppnas

Digitalt GIA Gallras efter 1 månad.

Avsändaren ska om möjligt upplysas om vad som inträffat.

Inlämningskvitton för kontroll av postbefordran

Papper GIA Under förutsättning att de inte

längre behövs som bevis för att för att en försändelse har inkommit eller utsänts från myndigheten

Loggar i frankeringsmaskiner Papper GIA Efter kontroll

Handlingar som har inkommit till myndigheten via meddelande i röstbrevlåda eller telefonsvarare

Digitalt GIA Efter tjänsteanteckning när

meddelandet tillfört en sakuppgift till ett ärende.

Övriga handlingar gallras efter avlyssning.

SMS eller andra meddelanden i text och Digitalt GIA Efter tjänsteanteckning när

(35)

ringsplan

=

bild som tillfört ett ärende sakuppgift. meddelandet tillfört en sakuppgift

till ett ärende.

Övriga handlingar gallras efter att de lästs.

Samtalslistor i mobiltelefoner eller

motsvarande Digitalt GIA

B:7 Ekonomihandlingar

1. Central

ekonomihantering

Kontoplan Papper Förbundskontoret Årsvis B= 3 år Årlig utskrift till slutarkivering

(36)

ringsplan

=

Årsredovisning/delårsrapport Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Fr.o.m. verksamhetsåret 2008

ingår förbundets kvalitetsredovisning i dokumentet.

Se även A:5

Verksamhetsuppföljning.

Bokslutsunderlag (balansräkning) inkl huvudbok

Papper Förbundskontoret Årsvis B= 3 år

Systemdokumentation Papper Förbundskontoret B= 3 år

Värdehandlingsförteckningar Papper Förbundskontoret B= 3 år Ingår i bokslut

2. Löpande bokföring

Leverantörsfakturor med följesedlar.

Papper Scanningtjänst i

Östersund

Årsvis/verifikations-

nummer G=10 år

E-fakturor

Digitalt Ekonomisystemet Årvis/verifikations

nummer G=10år

Leverantörsfakturor med följesedlar, inscannade,

Digitalt Ekonomisystemet Årsvis/verifikations

nummer G=10 år

(37)

ringsplan

=

Följesedlar vid leverans Papper Resp enhet G G=efter leveranskontroll.

Vid specificerad faktura.

G=efter scanning.

Om följesedeln scannas på enheten och kopplas till fakturan i systemet.

G=10 år med ref. till faktura.

Vid ej specificerad faktura och följesedeln inte scannas i Östersund.

Daglig redovisning OCR- Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10år Kundbetalningar

Bevakande betalningsuppdrag Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10år

Utbetalning utan faktura samt övriga fakturor utanför scanningsystemet.

Inkl. redovisning av handkassa

Papper Resp enhet Årsvis/

Verifikationsnummer G=10 år

System ROR i Economa

Utanordningar Papper Resp enhet Årsvis/

Kundfakturor Papper Resp enhet Årsvis/

Fakturanummer G=10 år

Kundfakturaunderlag Papper Resp enhet Årsvis/

Fakturanummer G=10 år Häftas ihop med fakturan om

fakturan inte är specificerad

Internfakturor inkommande Papper Resp enhet Årsvis/

Internfakturor utgående med underlag Papper Resp enhet Årsvis/

Kassarullar Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G= 10 år

Kassadagrapporter

Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10 år Skickas till Förbundskontoret.

Ev. kopior på enheten=GIA

(38)

ringsplan

=

Felräkningsrapport handkassor Papper (fax) Förbundskontoret Årsvis kronologiskt GIA

Makulerade leverantörsfakturor - kopior Papper Förbundskontoret Årvis kronologiskt G=10år Handhas av Förbundskontoret

Makulerade kundfakturor – kopior Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G= 10 år Handhas av Förbundskontoret

Kontoutdrag, likvidkonton Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10 år

Bokföringsorder/Omföring Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G=10 år

Dagbokföring Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt,

ver-nr G=10 år

Avvisade poster Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt G=10år

Sammandrag.Daglig utbetalningslista (integration)

Papper Förbundskontoret Årsvis kronologiskt GIA G= efter bokslut

3. Moms- och skattedeklarationer

Momsredovisningar med listor Papper Förbundskontoret Årsvis/månadsvis G=10 år

Arbetsgivaravgifter och skatt deklarationer Papper Förbundskontoret Årsvis/månadsvis G=10 år

Skattekontoutdrag Papper Förbundskontoret Kronologiskt G=10 år

Inkomstdeklarationer Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

(39)

ringsplan

=

4. Kravhantering

Betalningspåminnelse Papper Resp enhet Årsvis/kronologiskt G=3 år Skrivs ut på Förbundskontoret.

Sänds till enheterna för expediering.

Alla handlingar till inkasso Papper Förbundskontoret Årsvis/pnr GIA När fordran är betald

5. Övrig

ekonomiadministration

Listor över utlämnade kvittensblock Papper Förbundskontoret GIA När samtliga, på listan

utkvitterade, är utgångna Kvittenskopior/revisionskopior/reversal Papper Förbundskontoret

Resp enhet

Årsvis kronologiskt G= 5 år Revisionskopia utgör verifikation i bokföringen

Rekvisitioner/beställningar Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G=2 år

Lista över avlämnande av dagskassor Papper Resp enhet Årsvis kronologiskt G=10 år Kvittens vid mottagning av

dagskassa och utlämnande för bankinsättning

Garantibevis Papper Enheterna G=efter utgång

Inventarieförteckningar Digitalt Enheterna Kronologiska GIA Under ständig bearbetning

SPP

Avisering premiebetalning kundkonto saldo

Specialutbetalning direktredovisning

Papper Förbundskontoret Årsvis G=10år Serien upphör efter 2009 ingår

därefter i redovisningsmaterial

6. Upphandling

Handlingar i anbudsupphandlingar över 5 prisbasbelopp, enligt LOU

Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Sekretess OSL 19:3, 31:16-17

måste registreras från start.

Handlingar till Förbundskontoret efter att avtal tecknats.

Ej antagna anbud och anbudshandlingar, enligt LOU

Papper Diariet FK D-nr G=2 år Efter avslut förvaras icke antagna

anbud avskiljt i väntan på gallring

(40)

ringsplan

=

Övriga upphandlingar, inklusive upphandling av konsulttjänster, enligt interna regler

Papper Diariet upphandlande

enhet

D-nr B=3 år

7. Bidragsansökningar

Ansökan, underlag och beslut om bidrag från stat, landsting, m.fl.

Papper/digitalt Diariet enhet D-nr B= 3år Digital ansökan skrivs ut för

diarieföring. (Jfr A:7 Projekt, Styrande verksamhet)

Rekvisition av beslutade bidrag Papper Diariet enhet D-nr B= 3år

Beslut om beviljade bidrag Papper Diariet enhet

Diariet FK

D-nr B= 3år

B= 5 år

Kopia till Förbundskontoret, se ovan

Statsbidrag för nordiska elever Papper Diariet FK D-nr B= 5 år

8. Interkommunal ersättning

Underlag för interkommunal ersättning Digitalt PDF-fil G-mapp Halvårsvis/Kommun G= 2 år Hämtas från Extens. Utskrift per

kommun bifogas fakturan.

Underlag inkommande internkommunal

ersättning (fakturor) Papper FK / Scanningtjänst i

Östersund

Årsvis/verifikationsnummer

G=10 år

Förteckning/register över elever som är folkbokförda i kommun inom förbundet och som går i skolan i annan kommun eller friskola.

Digitalt G-mapp Halvårsvis/motpart GIA Används för statistik, prognoser

och budget.

Underlag i Excel under ständig bearbetning.

9. Inackorderingstillägg

Ansökningar inackorderingstillägg och beslut

Papper Förbundskontoret Årsvis/P-nr

Pärm

G= 3 år

Sociala intyg/utlåtanden – bilagor tillansökningar

Papper Diariet FK D-nr B=5 år Registreras tillsammans med

kopia på beslutet

Utbetalda inackorderingstillägg (listorna) Papper Förbundskontoret Årsvis/månadsvis G= 3 år

(41)

ringsplan

=

B:8 Avtal – tecknas av enheterna

(42)

ringsplan

=

Avtal som tecknas lokalt

^Papper Diariet enhet D-nr B=3 år

Kopia G= 2 år efter upphörd giltighet

Rutin:

Enhetens diarium

Vid förlängning görs hänvisning till ursprungsärendets d-nr.

Kopia på avtalet bifogas delegationsanmälan till FK Avtal funktionshyra, användning av

programvara

Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år

se ovan

Avtal utbildningsentreprenad Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år

se ovan

Uppdragsutbildning t.ex kurser upphandlade av Kunskapsnavet

Avtal konsulttjänster Papper Diariet enhet Enhetschef B=3 år

se ovan

(43)

ringsplan

=

B:9 Försäkringshandlingar

1. Försäkringsavtal

Försäkringsavtal reseförsäkring Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare

Försäkringsavtal sakförsäkring Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare

Försäkringsavtal personal Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare

Försäkringsavtal elevförsäkring Papper Diariet FK Ekonomiassistent Förbundschef B= 5 år Kopia hos handläggare

2. Företagsförsäkring

Försäkringsbrev

-Egendomsförsäkring, fullvärde -Följdskadeförsäkring

-Patientförsäkring

-Ansvarsförsäkring (person+sak) -Rådgivande konsulter (ansvar)

Papper Original i Diariet FK Kopia hos försäkringshand- läggare

D-nr

Per försäkring

B= 5 år GIA

Diarieförs

När nytt försäkringsbrev finns

Korrespondens i försäkringsärenden Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Diarieförs

Handlingar i försäkringstvister Papper Diariet FK D-nr B= 5 år Diarieförs

3. Elevförsäkring

Försäkringsbrev Papper Diariet FK

Kopia hos Försäkringshand- läggare

D-nr B= 5 år

GIA

Diarieförs

(44)

ringsplan

= 4. Tjänsteförsäkring

Försäkringsbrev original Papper Diariet FK

Kopia hos försäkringshand- läggare

D-nr B= 5 år

GIA

Diarieförs

Försäkringskort vid utlandsresa Papper Hos tjänsteman GIA Återlämnas vid avslutad tjänst

(skolgång)

5. Fordonsförsäkring

Fakturaunderlag på befintliga fordon Papper Respektive enhet Årsvis G=2år

Skadeanmälan Papper Respektive enhet Årsvis GIA Senast när fordonet säljs eller

skrotas

6. Allmänt rörande försäkringar

Rutin korrespondens med försäkrings mäklare/försäkringsbolag

Papper/utskrift e-post Pärm/försäkrings

handläggare GIA

Fakturaunderlag från Kalmar kommun Papper Pärm/försäkrings-

handläggare G=2år

(45)

ringsplan

=

B:10 Lokaler

1. Lokalanpassning

Nedanstående rutiner tillämpas

om uppräknade dokument finns på enheterna.

Beställning av

hyresgästanpassning/arbetsmiljöåtgärd från enheterna

-förfrågningar

-skisser på förändringar -prisuppgifter

-beställningar -fakturakopia

Papper Diariet enhet D-nr B = 5 år Handläggs av rektor/vaktmästare.

GIA= Begäran som inte föranleder åtgärd.

Ritningar över skolor (kopior) Papper i pärm Kopior för aktuella projekt hos

fastighetssamordnare

GIA Original hos fastighetsägaren.

2. Besiktningar

Obligatorisk ventilationskontroll, OVK (kopia)

Papper i pärm Enhetschef GIA Original hos fastighetsägaren.

Kopia gallras när ny rapport inkommer.

Kontroll av Gas Papper i pärm Enhetschef GIA Original hos fastighetskontoret.

Gäller Jenny Nyströmsskolan.

Enhetens kopia gallras när ny rapport inkommer.

Besiktningsrapport, specialsalar Papper i pärm Diariet enhet D-nr B=3 år Kopia=GIA

Besiktningsrapport, utrustning i kök Papper Diariet enhet D-nr B=3 år Kopia förvaras i respektive kök,

gallras när ny rapport upprättats.

Besiktningsrapport, övrig utrustning Papper Diariet enhet D-nr B=3 år Kopia gallras när ny rapport

upprättats.

Rapport, egenkontroll miljö Papper i pärm Enhetschef GIA Gallras när ny rapport upprättats.

(46)

ringsplan

=

Rapport, egenkontroll brandskydd Papper i pärm/ Vaktmästare/

enhetschef

GIA Gallras när ny rapport upprättats.

Rapport, miljötillsyn (inomhus) Papper i pärm Enhetschef GIA

3. Avtal lokaler

- inkl förlängning av avtal

Papper Diariet enhet D-nr Kopia

G= 2 år efter upphörd giltighet

Rutin:

Ärendet med samtliga handlingar registreras och förvaras i diariet.

Kopia förvaras i pärm.

Kopia på avtalet bifogas delegationsanmälan till FK Se Delegationsordning*

Arrendeavtal Papper Diariet FK 1 ex hos ekonomichef *Enhetschef Original B= 5 år

Kopia G= 2 år

Se ovan

Lokalhyra över 1 år Papper Diariet FK 1 ex hos ekonomichef *Styrelse Original B= 5 år Se ovan

GIA=kopia

Lokalhyra upp till 1 år Papper Pärm hos enhetschef 1 ex hos ekonomichef *Enhetschef G= 2 år

GIA

Se ovan

Tillfälliga lokaluthyrningar, kontrakt – original

Papper Reception/Expedition Kronologiskt Enhetschef G= 2 år Efter upphörande.

Fönsterputsning Papper Diariet FK Förbundschef G= 2 år efter

upphörd giltighet

(47)

ringsplan

=

Avtal tjänster, inredning/utrustning Papper Diariet FK Enhetschef G= 2 år efter

upphörd giltighet

T ex gångmatta FK

Städavtal Papper Diariet enhet Enhetschef G= 2 år efter

upphörd giltighet

3. Avtal utrustning

^Papper Diariet enhet D-nr

B=3 år/5 år

Kopia G= 2 år efter upphörd giltighet

Rutin:

Ärendet med samtliga handlingar registreras och förvaras i diariet.

1 st Kopia förvaras i pärm.

1 st Kopia sänds till controller på FK – underlag i årsbokslutet 1 st kopia bifogas delegations- anmälan till FK

Se Delegationsordning*

Avtal utrustning i utbildning Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef

*strategiska beslut fattas av styrelsen

B=3 år/5år Se ovan

Leasingavtal kontorsmaskin kopiator fax mm.

Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan

Serviceavtal kontorsmaskiner Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan

Leasing av övrigt t.ex kaffemaskin automater mm.

Papper Diariet enhet D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan

(48)

ringsplan

=

Leasing av bilar Papper Diariet FK D-nr Enhetschef B=3 år/5år Se ovan

Bilhyra (dygnvis) enligt ramavtal Papper Tjänsterum enhet D-nr Enhetschef GIA

(49)

ringsplan

=

B:11 Personalhandlingar

Översikt sist i personalplanen:

16. Vilka handlingar som kan omfattas av sekretess

17. Vilka handlingar som ingår i Rapporterande enhets personalakt (inkl rutin för överlämning till Kommunarkivet) 18. Handlingar som ingår i Lönekontorets personalakt (blå markering i dokumenthanteringsplanen)

1. Anställningsärenden

(50)

ringsplan

=

1. Anställningsärende

 Annons

 Diarielista/sammanställning med samtliga sökande

 Övriga handlingar som kommit in eller upprättas i samband med anställnings- ärendet

 Besked till sökande, original

Papper Diariet/Pakt

Rapporterande enhet

D-nr /Kronologiskt/

Årsvis

B=3 år B=5 år FK

Rutin:

Rekryteringsärende diarieförs.

Samtliga inkomna ansökningar diarieförs.

En ärendeakt läggs upp i diariet på resp rapporterande enhet.

Diarielista/sammanställning med namn och adressuppgifter på samtliga sökanden läggs i ärendeakten.

Handlingar rörande den som anställs förvaras i Pakt, rapporterande enhet.

2a. Sökande som anställs

 Ansökningshandlingar

 Betygskopior

 Meritförteckning

 Anställningsavtal

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet Lönekontoret

Pnr B=3 år Rutin:

Pakt rapporterande enhet:

- ansökningshandlingar - betyg

- meritförteckning

- kopia av anställningsavtalet

Anställningsavtal, två original

(51)

ringsplan

=

- 1 st lämnas till den anställde - 1 st sänds till lönekontoret Kopia av anställningsavtalet sänds till sänds till styrelsens sekreterare, FK.

Avtalet anmäls till styrelsen.

2b. Sökande som inte anställs

 Ansökningshandlingar med bilagor som har inkommit från sökanden som ej anställts

Papper i pärm Rapporterande enhet Årsvis/tjänst G=2 år Rutin:

Förvaras separat för att förenkla gallring.

Ansökningshandlingar återsänds inte. Informeras vid annonse- ringen.

Överklagan kan ske under 2 år.

3. Annonsmanus Digitalt/papper i pärm Rapporterande enhet

FK

Årsvis

D-nr

GIA

B=5 år

Rutin:

Sänds av ansvarig chef till FK för annonsering.

FK diarieför annonsen ihop med anställningsärendet

2. Tjänstgöringsbetyg och intyg



Tjänstgöringsbetyg Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

1. Kopia av tjänstgöringsbetyg bevaras i Pakt rapporterande enhet.

(52)

ringsplan

=

2. Original av tjänstgöringsbetyg lämnas till den anställde



Tjänstgöringsintyg Papper i pärm Pakt

Rapporterande enhet

Pnr GIA Rutin:

Gallras när Pakt överförs till till FK, då anställningen upphör.

Endast senaste tjänstgörings- intyget omfattande den totala tjänstgöringstiden finns i Pakt.



Lärarlegitimation Papper Pakt

Rapporterande enhet

Pnr B=3 år

 Arbetsgivarintyg för arbetslöshetskassa Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA

Fortbildning/kompetensutveckling



Kursintyg/utbildningsintyg

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Pnr B=3 år Under pågående anställning

(53)

ringsplan

= 3. Övriga handlingar

rörande anställning

Anställning



Förändring av anställning

(ändrad sysselsättningsgrad, förlängning, upphörande, annan ändring)



Ansökan och beslut om att kvarstå i anställning efter uppnådd pensions- ålder



Ansökan och beslut om minskad arbetstid i samband med delpension

Papper i akt Pakt

Pnr B= 3 år Rutin:

Nytt anställningsavtal, två original - 1 st lämnas till den anställde - 1 st sänds till lönekontoret Kopia till Pakt rapporterande enhet

Nyplaceringsavtal

(

placering på annat arbetsställe i förbundet)

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Aktmapp, FK.

Förvaras i hängmapp i arkivskåp,

Pnr

Läsårsvis

Rutin:

Nyplaceringsavtal, två original - 1 st lämnas till den anställde - 1 st Pakt rapporterande enhet Kopia till FK.

FK lägger upp en aktmapp/läsår.

 Kilometerersättning med bil

 Traktamente med kvitton

 Kvitton för utlägg

 Ersättning i samband med

sammanträde och förrättning, verifieras

 Friskvårdsersättning, kvitto

Papper i pärm/

Självservice Rapporterande enhet Pnr

Årsvis G=10 år

 Villkor för användning av gymnasie- förbundets nätresurser

Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA

(54)

ringsplan

=

Avtal/Överenskommelser

 Personliga avtal/överenskommelser Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

D-nr B=3 år Rutin:

Skall dokumenteras.

1. Avtalet/överenskommelsen i kopia förvaras i Pakt rapporterande enhet.

2. Original av avtalet /överens- kommelsen lämnas till den anställde.

3. Original av avtalet/överens- kommelsen skickas till Lönekontoret.

Avtalet/överenskommelsen diarieförs men förvaras i Pakt rapporterande enhet.

Kan innehålla sekretess.

 Avtal om tystnadsplikt Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr GIA

 Skyddad personuppgift Papper Rapporterande enhet D-nr Sekretess

Enhetliga rutiner för hantering, under framställning.

 Hemdator avtal Papper i pärm FK Kronologisk G=6 år Gallras 6 år efter upphörande.

(55)

ringsplan

=

Årsvis Sista Hemdatoravtalet upphör år

2011.

Ledighet

 Ledighetsansökningar

(studier, semester, föräldraledighet, enskilda angelägenheter)

Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr Årsvis

G=2 år

 Tjänstledighetsansökningar Längre tjänstledighet och partiell tjänstledighet.

Omfattning: Ett år, ett läsår eller längre.

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

D-nr B=3 år Rutin:

Tjänstledighetsansökan i original till Pakt rapporterande enhet.

Längre tjänstledighet diarieförs men arkiveras i Pakt rapporterande enhet.

 Ansökan om utbyte av semesterdags- tillägg

Papper i pärm Rapporterande enhet Lönekontoret

Pnr Årsvis

GIA Rutin:

Rapporterande enhet skickar ansökan om utbyte av semester- dagstillägg i original till FK . Kopia förvaras på enheten

Förbundskontoret kontrollerar ansökan och skickar originalet till Lönekontoret.

Kopia förvaras på FK.

 Hemställan om ledighet med bibehållna förmåner

Papper i pärm FK Årsvis G=2 år Kurser facklig förtroendeman.

(56)

ringsplan

=

Kopia skickas till:

- ansvarig chef

- berörd facklig organisation

 Ansökan om friskvårdstimme Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr

Årsvis G=2 år

Arvoden



Sammanträdesarvoden politiker, underlag

Papper i pärm

FK

Årsvis G=2 år



Uppdragstagare, underlag Papper i pärm Lönekontoret Pnr

Årsvis

B Rapporterande enhet skickar

underlag till Lönekontoret.

B=Lönekontoret gallrar och bevarar i enlighet med kommunens dokumenthanteringsplan

Rapporter



Tjänstgöringsrapporter

Papper i pärm/

Självservice

Rapporterande enhet Pnr Årsvis

G=2 år Gäller både månads- och timavlönade.

Tjänstefördelning



Tjänstefördelning för lärare



Vikariepool för lärare

Papper i pärm/Digitalt Rapporterande enhet G=2 år

Bisyssla Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Pnr GIA Original av handling rörande

aktuell bisyssla i Pakt

(57)

ringsplan

=



Handling rörande bisyssla rapporterande enhet.

Underrättelse/anmälan



Underrättelse om facklig förtroendeman



Anmälan om skyddsutbud

Papper i pärm FK Årsvis GIA Ersätts vid byte av facklig

förtroendeman och skydds- ombud.

Vid sjukdom



Sjukanmälan

Papper i pärm/

Självservice

Rapporterande enhet Pnr Årsvis

G=2 år

Förvaras insatt i en pärm med försättsblad på namnen.

Diarieförs och förvaras inlåst om det finns diagnos.

Sekretess



Läkarintyg Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr

Årsvis

G=2 år

Se ovan

Medarbetarenkäter



Svarsblanketter

Papper i pärm/Digitalt Rapporterande enhet GIA Gallras när sammanställning

gjorts.

Sammanställning av medarbetarenkäter



Centrala



Enheterna

Digitalt/papper

Förbundskontoret Rapporterande enhet

D-nr D-nr

B=5 år B=3 år

Sammanställning av medarbetarenkäter diarieförs.

(58)

ringsplan

=

Anteckningar



Anteckningar vid utvecklingssamtal, lönesamtal, kompetensutvecklingsplaner mm

Papper i pärm Rapporterande enhet GIA Gallras vid nya anteckningar.

Senast vid avslutad anställning.

4. Förfrågan rörande anställda

Från Försäkringskassan



Förfrågan från Försäkringskassan angående anställningsvillkor



Svar till Försäkringskassan angående anställningsvillkor



Försäkringskassans beslut om sjukersättning

Papper i akt Pakt

1. Original av beslut om sjuk- ersättning skickas till Löne- kontoret.

2. Kopia av beslut om sjuk- ersättning bevaras i Pakt rapporterande enhet.

(59)

ringsplan

=



Beslut om omreglering av anställning vid icke tidsbegränsad sjukersättning på deltid

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Lönekontoret Rehab.mapp,Pakt FK

1.F-kassans beslut angående sjukersättning inkommer till rapporterande enhet:

- Originalet till Lönekontoret.

- Kopia till rehabiliteringsmapp i Pakt, FK

2. FK begär in besked från den anställde, om man godtar beslutet eller om man vill överklaga.

3. Den anställde sänder beskedet till FK

- Originalet till Lönekontoret.

- Kopia till rehabiliteringsmapp i Pakt, FK

- Kopia sänds till rapporterande

(60)

ringsplan

=

enhet, bevaras i Pakt

4. Rapporterande enhet skriver nytt anställningsavtal.

Två original

- 1 st lämnas till den anställde - 1 st sänds till lönekontoret Två kopior

- 1 st bevaras i P-akt rapporterande enhet.

- 1 st sänds till berörd fackl org.



Meddelande om anställnings upphörande i samband med varaktig sjukersättning

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Lönekontoret

Pnr B=3 år Se ovan.

Från AFA



Förfrågan från AFA angående ändring av arbetstid

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Pnr B=3 år



Svar till AFA angående ändring av arbetstid

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet

Pnr B=3 år

5. Ärenden rörande entlediganden

Handlingar rörande entlediganden tillsvidare anställning



^Uppsägning



Avtal om avgångsvederlag



Beslut om uppsägning/ entledigande/

avsked



Underrättelse/varsel om anställningens

Papper i akt Pakt

Rapporterande enhet Diariet FK

Pnr

D-nr

B=3 år

B=5 år

Rutin:

Entledigandeärende diarieförs på FK.

En särskild ärendeakt läggs upp på FK och förvaras hos personalsekreteraren.

(61)

ringsplan

=

upphörande



Utredning om uppsägning/entledigande/

avsked



Ev protokollsutdrag

FK upprättar 2 original.

- 1 st sänds till enheten - 1 st sänds till Lönekontoret Original av besked om

uppsägning/entledigande/avsked överlämnas av resp. ansvarig chef till berörd anställd.

Kopia förvaras i Pakt på rapporterande enhet.



Anmälan om företrädesrätt till återanställning

Papper i pärm WinLas

FK Pnr

Årsvis

G=1 år LAS 25 §

Den anställde skickar anmälan till FK

Notering i WinLas



Besked om varsel att tillsvidare- anställning kommer att upphöra

Papper i pärm

Rapporterande enhet

FK

Pnr Årsvis

G=1år Rutin:

1. Enheten:

- Original sänds till FK.

- Kopia förvaras i pärm.

2. FK

- Original förvaras i pärm.

- 1 st kopia till aktuell fackl.org.

- 1 st kopia till AF, om uppsägn.

berör minst 5 arbetstagare



Erbjudande om anställning Papper i pärm Rapporterande enhet Pnr Årsvis

G=1år



Svar på erbjudandet om återanställning Papper i akt Pakt

Original av avböjt erbjudande bevaras i Pakt rapporterande enhet.