Ledamöter Anna-Lena Lindberg (C)
” Helen Östmar-Rosdahl (M)
Ej tjänstgörande ersättare: Kristoffer Park (S) Övriga deltagare Örnsköldsviks kommun
Kostchef Marie Mattsson Ekonomichef Åsa Grundberg Enhetschef Mona Burström Dietist Lina Vågstedt
Utredningssekreterare Eva Isaksson Landstinget (deltagande via länk) Verksamhetschef Åsa Fhinn
Enhetschef Annelie Söderqvist
Godkännande av närvaro
Kostnämnden godkänner att angivna personer är närvarande vid sammanträdet samt ger dem rätt att yttra sig.
Tid och plats för justering
Sekreterare ……… Paragrafer 812
Eva Isaksson
Ordförande ………
Kristin Ögren (S)
Justerare ……….
Helen Östmar-Rosdahl (M) BEVIS
Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Instans Kostnämnden
Sammanträdesdatum 2012-10-03
Anslaget sätts upp 2012-10-16 Anslaget tas ned efter 2012-11-06 Förvaringsplats för
protokollet Kommunledningsförvaltningen
Underskrift ……….
Namnförtydligande
Eva Isaksson
Justeras
Innehållsförteckning
§ 8 Informationsärenden ... 3
§ 9 Ekonomisk uppföljning, tertial 2, september 2012 ... 5
§ 10 Verksamhetsuppföljning - Delårsrapport 2, 2012 ... 7
§ 11 Åtgärder med anledning av nedåtgående statistik för antalet producerade matportioner ... 12
§ 12 Förslag till ändring av datum för nästa sammanträde med kostnämnden från den 28 november till den 5 december 2012 ... 13
Justeras
§ 8 Informationsärenden
Vid dagens sammanträde lämnas information och förs överläggningar under följande rubriker.
• Redovisning av avslutade byggnationer vid Örnsköldsgården
Slutlig redovisning av projektet sker vid kommande sammanträde med kos- tnämnden
Föredragande: Marie Mattsson
• Matsvinn Sollefteå, Sundsvall och Örnsköldsvik
I Örnsköldsvik har svinnet på potatis och grönsaker mätts i mars 2012 vid 11 av- delningar inom äldreomsorgen och 8 avdelningar vid sjukhuset. Förändringar att arbeta vidare med för att minska svinnet är variation på tillagning, exempel pota- tisklyftor, potatisgratäng eller potatismos, vid serveringstillfället erbjuda pressad potatis eller potatismos, variation på utbud av grönsaker, anpassning efter behov exempel fördelning mellan kokta och färska grönsaker, erbjuda populära bland- ningar eller servera maträtter innehållande grönsaker. I Sundsvall har matavfallet mätts 2010, 2011 och 2012 och i Sollefteå har mätning genomförts 2011 och 2012.
Resultatet av dessa mätningar visar överlag att matavfallet har minskat betydligt.
Föredragande: Mona Burström, Marie Mattsson, Annelie Söderqvist och Åsa Fhinn
• Ekologisk veckan, v 43
Under den ekologiska veckan kommer 75-95 % av innehållet i maten att vara eko- logiskt samt kommer 2 vegetariska rätter att serveras. Genom bordspratare, utökad matsedel, affischer och information via e-post till chefer och rektorer sprids in- formation om ekologisk mat under veckan. Utvärdering av den ekologiska veckan genomförs med personalen i köken, matråd i skolorna, fyra boende för äldre, tre förskolor och en sjukhusavdelning.
Föredragande: Lina Vågstedt
• Rätt kost till rätt patient
Presentation av förslag till folder ”Energirika mellanmål” vilken innehåller tips och förslag på lämpliga mellanmål för den som är sjuk/äldre och har problem med att få i sig tillräcklig näring. Nutritionsutbildning kommer att genomföras under senare delen av oktober och berörda (ink. läkare, sjukgymnaster m.fl.) har bjudits in.
Föredragande: Annelie Söderqvist
• Verksamhetssystemet AIVO - kostdataprogrammet
För en effektivare hantering av fakturor till respektive kund pågår testning att skapa en datafil från AIVO till landstingets ekonomisystem. Åtgärden kommer att medföra förenklade administrativa rutiner.
Föredragande: Åsa Fhinn
Justeras
• Lägesrapportering med anledning av kostnämndens skrivelse till Landstingets re- visorer
Kostnämnden skrivelse avses att behandlas vid möte med Landstingets revisorer- den 22 oktober 2012. Återkoppling sker vid kostnämndens kommande samman- träde.
Föredragande: Marie Mattsson Kostnämndens beslut
Kostnämnden anser sig tagit del av informationen under ovanstående punkter.
- - -
Justeras
§ 9 Ekonomisk uppföljning, tertial 2, september 2012
I enlighet med den ekonomiska processen i Örnsköldsviks kommun ska kostnämnden få kontinuerlig uppföljning av verksamhetens ekonomi. Vid sammanträdet presenteras utfall för åtta månader enligt följande (redovisad uppföljning har tidigare distribuerats till kostnämndens ledamöter och ersättare).
Uppföljning Landstinget Kommunen Totalt Landstinget Kommunen Totalt
månad 01-08 Budget Budget Utfall Utfall
INVESTERINGAR FÖRSÄLJNINGS- MEDEL
Måltider, bikom- -3 624 345 -4 408 448 -8 032 793 -3 827 700 -4 151 983 -7 979 683 ponenter
Uppstartkostnader engångs
-3 624 345 -4 408 448 -8 032 793 -3 827 700 -4 151 983 -7 979 683 KOSTNADER
Personalkostnader 1 564 374 2 244 498 3 808 872 1 874 314 2 242 090 4 116 404 Livsmedel, bikom- 1 574 841 1 334 748 2 909 589 1 625 222 1 212 976 2 838 198 ponenter
Övrigt 485 130 829 202 1 314 332 489 962 768 861 1 258 823
Uppstartskost- 0 0
nader engångs
-3 624 345 -4 408 448 -8 032 793 -3 989 498 -4 223 927 -8 213 425
RESULTAT 0 0 0 161 798 71 944 233 742
Tilläggsdebiterat 2012 0
NÄMNDSRESULTAT0 0 0 0 161 798 71 944 233 742
Portioner enligt Budget Utfall
budget och utfall
Antal portioner enligt 52 333 89 547 141 880 51 354 80 586 131 940 budget och utfall
34,6% 65,4% 39% 61%
Justeras
Kostnämndens behandling
Vid kostnämndens sammanträde lämnar ekonomichef Åsa Grundberg en komp- letterande föredragning i ärendet.
Kostnämndens beslut
Kostnämnden förklarar sig tagit del av och godkänner den ekonomiska uppföljningen, tertial 2, september 2012.
- - -
Justeras
§ 10 Verksamhetsuppföljning - Delårsrapport 2 2012
Det föreligger en delårsrapport 2, 2012 daterad 28 september 2012 från konsult- och serviceavdelningen. I delårsrapporten framgår att sedan 4 april 2011 finns en gemen- sam kostnämnd för samverkan mellan Landstinget Västernorrland och Örnsköldsviks Kommun. Örnsköldsviks kommun är huvudman för kostnämnden.
Verksamheten består av tillagning av mat vid Örnsköldsgårdens kök till Örnsköldsgår- den, Lejonbacken, Örngruppen, Via avdelningen, Lingbo sjukhem och gruppboende samt Örnsköldsviks sjukhus. Förutom detta levereras specerier till flertalet av de en- heter som får mat samt till vårdcentraler och arbetsställen som tillhör Landstinget inom Örnsköldsviks Kommun.
I delårsrapporten redovisas följande viktiga händelser under perioden 1 januari 2012 till 31 augusti 2012:
• Byggnation varumottagning/vagnshall färdigställd vid Örnsköldsgården.
• Örnsköldsgårdens kök har genomgått förändring så att reservkraft kan kopplas in.
• Analys av genomförd mätning av kantinsvinn gällande potatis genomförd.
• Utbildning i allergikost för kostavdelningens personal är genomförd.
• Benchmarking patientkost genomförd och redovisad till landstingsservice.
Verksamhetsplan 2012
Vidare framgår i delårsrapporten att verksamhetsplanen för kostnämnden utgår ifrån Örnsköldsviks kommuns övergripande styrkort och har för kostnämndens räkning bru- tits ner ytterligare med inriktningsmål, aktiviteter samt mått/nyckeltal. Verksamhets- året 2012 kommer att användas till att ytterligare förfina samt ta fram mätbara mått/nyckeltal på fler inriktningsmål.
Justeras
Medborgarnytta Effektiv verksamhet Attraktiv arbetsgivare Ekonomi i balans Utveckling och förnyelse Inriktningsmål Medborgaren ska känna
delaktighet, trygghet och vara nöjda med servicen
Hög tillgänglighet, engagerade medarbetare och utveckling av verksamhets- och kvalitetsprocesser
Gott ledarskap med nöjda, kompetenta och friska medarbetare i bra arbetsmiljö. Jämställda arbetsplatser med mångfald
Positivt resultat, strategiska investeringar och god ekonomistyrning
Regional utveckling Attraktivare och mer hållbar livsmiljö
Aktiviteter * Skapa nya/revidera befintliga dialogforum och arbetssätt tillsammans med kunder, gäster och sammarbetspartners.
* Skapa en grundläggande utbildning för alla medarbetare som arbetar med allergikost.
* Säkerställa skriftliga riktlinjer och rutiner.
* Vidareutveckla avvikelsehanteringen
* Arbeta fram en kostpolicy för beslut under 2013.
* Kvalitetssäkra hanteringen av allergikost.
* Utveckla nyttjandet av Basera.
* Utveckla nyttjandet av AIVO.
* Synpunktshantering på intranätet.
* Utveckla interna mötesplatser.
* Delta i gemensamma aktiviteter med personalavdelningen för att nå jämnställda arbetsplatser med mångfald.
* Kompetenskartläggning.
* Översyn av chefsleden och organisationen.
* Vidareutveckla gemensamma dialogforum gällande fysisk arbetsmiljö.
* Främja nyttjandet av friskvårdstimmen.
* Skapa/revidera rutiner gällande
månadsuppföljningar.
* Utveckla matsedeln.
* Följa upp nuvarande avtal.
* Intern samverkan.
* Utveckla nyttjandet av Basera.
* Delta i
erfarenhetsutbyten och samverkan inom länet.
* Öka andelen ekologiska och närproducerade livsmedel genom utbyte av produkter samt satsning på ekologisk vecka.
* Fortsätta arbetet med minskat matsvinn.
* Arbeta fram en kostpolicy för beslut under 2013
Mått/Nyckeltal100% av de som arbetar med allergikost ska ha genomfört godkänd grundutbildning.
100% av enheterna ska ha haft dialogforum mins en gång under året enligt nytt arbetssätt.
Delta i landstingets jämförelse (benchmarking)
Medarbetarenkäten Sjukfrånvaro Nyttjandegraden av friskvårdstimmen.
Uppföljning vid Tertial 1 och 2
Andelen ekologiska livsmedel ska ha uppnått 10% under 2012.
I delårsrapporten redovisas i följande uppföljning utifrån verksamhetsplanen.
Medborgarnytta
Under 2011genomfördes en enkät på Örnsköldsviks sjukhus som indikerar andelen nöjda kunder. Enkäten visar på en ökad kundnöjdhet mellan åren 2011 och 2010.
Enkätundersökningen planeras återkomma under sista kvartalet 2012.
Mer än 90 % av medarbetarna inom kostavdelningen i Örnsköldsviks kommun har deltagit i grundläggande allergiutbildning. Ytterligare utbildningstillfällen planeras under året samt en fördjupningsutbildning under 2013. Riktlinje gällande allergikost fastställs under 2012.
Effektiv verksamhet
Under perioden har sju avvikelserapporter lämnats in till Örnsköldsgårdens kök.
Rapporterade punkter är transportvagn som inte höll kylan, köttets kvalitet, beställning gjord via telefon, felaktig kost och plastbit i maten. Samtliga avvikelserapporter har återkopplats till avsändande enhet och översyn av rutinerna har genomförts när brister upptäckts.
Justeras
datafil från kostdataprogrammet AIVO till landstingets ekonomisystem som ska testas under september för att sedan driftsättas.
Benchmarking har genomförts tillsammans med ett flertal andra landsting. Resultatet har överlämnats till landstingsservice och håller på att analyseras. I syfte att samverka med landstingsservices årsredovisning sker redovisningen i samband med kostnämn- dens årsredovisning.
Attraktiv arbetsgivare
Medarbetarenkäten för 2011 sammanslaget på samtliga kök inom omsorgsverksam- heten ger ett nöjd medarbetar index – NMI på 4,41 sett tillbaka under åren 2010 så var det 4,45 och 2009 så var det 4,2. Ny medarbetarenkät genomförs under sista kvartalet 2012.
Sjukfrånvarostatistiken under perioden redovisas på förvaltningsnivå och visar på en lägre sjukfrånvaro totalt i jämförelse mot kommunen i övrigt, en ökning kan ses på sjukfrånvaron dag 1-14.
Ekonomi i balans
Behovet av en högre servicenivå ifrån Landstinget än den beräknade har fortsatt under perioden. Personalbemanningen har därmed inte följt den budgeterade och åtgärder genomförs fortlöpande för att möjliggöra en återgång till den budgeterade nivån.
Avslutandet av ombyggnationen i köket har medfört en sänkning av bemanningen, minskat antal portioner under sommarperioden har dock motverkat effekten uträknat per portion. Arbetet med att säkerställa beställningsrutiner och systemstöd fortgår men kräver fortsatt utbildning samt information hos beställaren för att ytterligare kunna minska den administrativa tiden. Beställningarna ifrån sjukhuset kräver fortfarande en högre servicenivå framförallt på grund av de snabba omställningarna i portionsantal, kosttyper och konsistenser.
Den ekonomiska uppföljningen behandlas i ett separat ärende vid kostnämndens sammanträde.
Justeras
Levererade portioner Örnskölds-
gårdens kök Utfall, 23
maj-31 dec Budget, 23
maj-31dec Utfall,
jan-aug Budget,
jan-aug Prognos Budget Kunder 2011 2011 2012 2012 2012 2012 Landstinget
sjukhuset 47 306 44 600 51354 52316 78 500 78 475 Örnsköldsviks
kommun 73 899 84 294 80586 89546 120 700 134 320
Summa 121 205 128 894 131940 141880 199200 212 795 Portionsantalet har justerats för både kommunen och Landstinget där kommunen har minskat sitt portionsantal under perioden med 8960 portioner och landstinget med 962 portioner. Denna justering har medfört att fördelningen mellan kommunen och landstinget förändrats gällande den procentuella andelen av de totala gemensamma kostnaderna. Kommunens portionsantal beror på beläggningsgraden på de olika boen- deplatserna som Örnsköldsgården levererar till, sommarstängningar av korttidsplatser och minskat antal platser på VIA-enheten.
Utveckling och förnyelse
Både Örnsköldsviks kommun och Landstinget Västernorrland har målet att nå 25 % ekologiska livsmedel under 2014. En gemensam satsning genomförs därför för att successivt öka andelen och nå målet inom avsatt tid. Tilläggsupphandlingar av ekolo- giska livsmedel pågår och ytterligare ekologiska produkter tillförs sortimentet i sep- tember. Förberedelser pågår för ekologisk vecka i oktober där matsedeln bygger på ekologiska råvaror. Inköpsstatistiken visar på att andelen ekologiska varor uppgick till 5,71 % under perioden 1/1-31/3 samt till 6,42 % under perioden 1/4-30/6.
En kvalitetssäkring av portioner och måltidsutbud med näringsberäkningar som sam- manfaller med Socialstyrelsens vägledning ”Näring för god vård och omsorg” har påbörjats och genomförs under 2012. Ett led i detta är information och utbildning i vikten av rätt kost till rätt person samt värdet av mellanmålen.
En mindre undersökning av kantinsvinnet gällande potatis har genomförts på sjukhuset samt några äldreboenden i kommunen. Undersökningen visar på att svinnet är relativt stort men att det även är förknippat till serveringssätt. Fortsatt analys av materialet samt dialog med kostombud på avdelningar genomförs under sista kvartalet.
Justeras
Under kostnämndens behandling av ärendet lämnar Marie Mattsson en kompletterande föredragning i ärendet.
Kostnämndens beslut
Kostnämnden förklarar sig tagit del och godkänner delårsrapport 2, 2012.
- - -
Justeras
KostN/2012:4
§ 11 Åtgärder med anledning av nedåtgående statistik för antalet producerade matportioner
Vid kostnämndens sammanträde lämnar kostchef Marie Mattsson en redovisning med anledning av farhågorna att antalet matportioner ska minska. Vad gäller VIA-
avdelningen så har inget formellt beslut fattats om nedläggning. Om nedläggningen genomförs är det inte möjligt att lyfta in en större produktion i Örnsköldsgårdens kök på grund av trängselproblematik. I stället får kostavdelningen möta problemet med bemanningsjusteringar.
Kostnämndens beslut
Kostnämnden förklarar sig tagit del av lämnad information.
- - -
Justeras
§ 12 Förslag till ändring av datum för nästa sammanträde med kost nämnden från den 28 november till den 5 december 2012
Önskemål har framkommit att ändra datum för kostnämndens nästa sammanträde från den 28 november till den 5 december 2012.
Kostnämndens beslut
Kostnämndens nästa sammanträde flyttas från den 28 november till den 5 december 2012.
- - - -
