11. Ny tjänstemannaorganisation för Sollentuna kommun från och med 1 januari 2019

(1)

Dnr 2017/0125 KS - 17 Diariekod: 021

Kommunstyrelsen

Ny tjänstemannaorganisation för Sollentuna kommun från och med 1 januari 2019

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

1. Kommunstyrelsens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till kommunstyrelsen vad gäller utförandet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för.

Därutöver ska förvaltningen tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för

- kommunens arbetsmarknadsfrågor inklusive kommunal

vuxenutbildning (komvux), svenska för invandrare (sfi) och särskild utbildning för vuxna (särvux) samt

- de frågor som i den nu gällande organisationen tillhör miljö - och byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt trafik - och fastighetsnämnden.

Om fullmäktige beslutar att Sollentuna kommun ska ingå i den gemensamma nämnden för miljö - och hälsoskyddsfrågo r som Täby kommun är värdkommun för, gäller det ovanstående exklusive den personal som kan övergå till Täby kommun.

Om fullmäktige beslutar att Sollentuna Kommunfastigheter AB ska tillhandahålla resurser för drift, förvaltning och byggnation åt

kommunen a vseende kommunens och bolagets fastigheter , gäller det ovanstående exklusive den aktuella personal en hos trafik - och fastighetsnämnden .

2. Barn - och ungdomsnämndens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för kommunens frågor som i den nu gällande organisationen tillhör barn - och ungdomsnämnden samt utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden exklusive arbetsmarknadsfrågorna, komvux, sfi och särvux.

Sammanfattning

Kommunstyrelsen beslutade 2017 - 03 - 06, § 43, att ge

kommunledningskontoret i uppdrag att göra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisation.

(2)

Under våren upphandlades externt konsultstöd och uppdraget gick till Public Partner som är ett konsultföretag specialiserat på organisationsfrågor inom kommunal sektor.

Mot bakgrund av konsultrapporten och inkomna remissvar från nämnderna lämnar kommunledningskontoret i detta ärende ett förslag till ny

tjänstemannaorganisation att gälla från 1 januari 2019.

Förslaget innebär i korthet:

 Ett mer samordnat samhällsbyggnadsarbete genom att hela eller delar av miljö- och byggnadskontoret och hela eller delar av trafik- och

fastighetskontoret överförs till kommunledningskontoret.

 Tydligare koppling mellan näringslivsarbete och arbetsmarknadsfrågor vilket innebär att arbetsmarknadsfrågorna flyttas till

kommunledningskontoret.

 En samlad skola där ansvaret för Rudbecks gymnasium flyttas över till barn- och utbildningskontoret.

Avgränsning

Detta ärende rör bara kommunens tjänstemannaorganisation. Förslag till eventuell ny nämndorganisation (politisk organisation) behandlas i ett senare ärende.

Bakgrund

Kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen beslutade 2017- 03- 06, § 43, att ge

kommunledningskontoret i uppdrag att göra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisation och återrapportera resultatet till kommunstyrelsen senast i januari 2018. Beslutsunderlaget angav att översynen skulle

genomföras med externt konsultstöd.

Vidare angavs utgångspunkterna för utredningen, närmare bestämt en kommunal organisation som

 Arbetar effektivt

 Är kostnadseffektiv

 Kräver mindre intern och extern samordning

 Innebär mindre administration

Under våren 2017 upphandlades externt konsultstöd och uppdraget gick till Public Partner som är ett konsultföretag specialiserat på organisationsfrågor inom kommunal sektor.

(3)

Utredning från Public Partner

Utredningsarbetet påbörjades den 1 september med en workshop med ett 50-tal chefer och medarbetare i kommunen och från de kommunala bolagen.

Syftet var att lyfta de framtida utmaningar Sollentuna kommun står inför och skapa en gemensam bild över hur kommunen kan leva upp till morgondagens krav.

Under hösten genomfördes ett 30-tal intervjuer (i grupp och enskilt) med politiker från såväl majoritet som opposition, chefer, fackliga företrädare och en rad andra nyckelfunktioner i den kommunala organisationen.

Intervjuerna fokuserade på att ta reda på vad som fungerar bra, vilka

utmaningar Sollentuna kommun står inför och vad som behöver göras för att möta dessa på ett bra sätt.

Utöver ovanstående underlag har konsulterna studerat hur andra kommuner har organiserat sina verksamheter och dragit lärdomar därifrån.

Konsulterna från Public Partner överlämnade 2017-12-13 sin utredning till kommundirektören. Rapporten återfinns som bilaga 1 till detta

tjänsteutlåtande.

Remiss och nämndberedning

Remiss

Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade 2018-04-16, § 63,

kommunledningskontorets förslag om ny tjänstemannaorganisation till barn- och ungdomsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden,

stadsbyggnadsnämnden, trafik- och fastighetsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden.

Av remisshandlingen framgick att nämnderna skulle ta ställning till följande förslag.

 Kommunstyrelsens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till kommunstyrelsen vad gäller utförandet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för.

- de frågor som i den nu gällande organisationen tillhör miljö- och byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt trafik- och fastighetsnämnden.

 Barn- och ungdomsnämndens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för kommunens frågor som i den nu gällande organisationen tillhör barn-

(4)

och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden exklusive arbetsmarknadsfrågorna, komvux, sfi och särvux.

Nämndberedning/remissvar Barn- och ungdomsnämnden

Nämnden tillstyrker förslaget.

Miljö- och byggnadsnämnden

Nämnden avstyrker förslaget.

I nämndens protokoll står följande:

 Miljö- och byggnadsnämnden tillstyrker inte liggande remissförslag om en sammanslagning av nuvarande stadsbyggnadskontoret¹, trafik- och fastighetskontoret och miljö- och byggnadskontoret.

Av en till protokollet bifogad protokollsanteckning från den politiska majoriteten framgår att majoritetspartierna förordar en sammanslagning av miljö- och byggnadskontoret och planenheten inom

stadsbyggnadsavdelningen på kommunledningskontoret.

Stadsbyggnadsnämnden

Trafik- och fastighetsnämnden

I nämndens yttrande står bland annat följande:

 Kommunledningskontorets förlag på ny tjänstemannaorganisation bedöms möjliggöra att utgångspunkterna kan förverkligas. En sammanhållen avdelning för samhällsbyggnadsfrågor innebär samordningsvinster och mindre administration. Det i sin tur innebär att avdelningen kan arbeta mer effektivt och därmed uppnå en högre kostnadseffektivitet.

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

I nämndens yttrande står följande:

 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden tillstyrker de förslag som föreslås gällande nämndens ansvarsområden. Nämnden ser positivt på att samtliga arbetsmarknadsinsatser hålls samman med vuxenutbildningen.

Båda verksamheterna har nära koppling till arbetsmarknad/näringslivet. I förslaget får barn- och utbildningskontoret ett helhetsansvar gällande utbildning från förskola till gymnasieutbildning. Nämnden ser här samverkansvinster vilket främjar utveckling och analys samt ökade möjligheter till att koordinera arbetet kring målgruppen gällande

1 Stadsbyggnadskontoret benämns stadsbyggnadsavdelningen i nu gällande organisation.

(5)

övergången mellan grund- och gymnasieskola.

Nämnden vill lyfta fram en möjlig risk med att gymnasie-,

vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor kan få mindre uppmärksamhet när verksamheterna hamnar i större enheter där andra frågor tar ett större utrymme.

Kommunledningskontorets beredning

Kommunallagens regler

Kommunallagen (2017:725) har mycket få regler om kommuners tjänstemannaorgansation.

I den nya kommunallag, som gäller från 1 januari 2018, anges dock att kommunstyreslen ska utse en direktör som ska ha den ledande ställningen bland de anställda i kommunen samt vara chef över personalen på

kommunstyrelsens förvaltning.

En annan nyhet i kommunallagen är att fullmäktige får bestämma att en nämnd ska tillhandahålla tjänster åt en annan nämnd. Denna reglering ger den formella grunden för att en tjänstemannaförvaltning kan betjäna andra nämnder än den nämnd som är dess anställningsmyndighet.

Kommunledningskontorets förslag

Kommunledningskontoret föreslår att följande ska gälla från och med den 1 januari 2019.

Kommunledningskontoret

Kommunledningskontorets förslag:

 Kommunstyrelsens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till kommunstyrelsen vad gäller utförandet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för.

- de frågor som i den nu gällande organisationen tillhör miljö- och byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt trafik- och fastighetsnämnden.

Om fullmäktige beslutar att Sollentuna kommun ska ingå i den gemensamma nämnden för miljö- och hälsoskyddsfrågor som Täby kommun är värdkommun för, gäller det ovanstående exklusive den personal som kan övergå till Täby kommun.

Om fullmäktige beslutar att Sollentuna Kommunfastigheter AB ska tillhandahålla resurser för drift, förvaltning och byggnation åt

(6)

kommunen avseende kommunens och bolagets fastigheter, gäller det ovanstående exklusive den aktuella personalen hos trafik- och fastighetsnämnden.

Det ovanstående innebär att kommunledningskontoret kommer att, utöver dagens uppgifter, hantera arbetsmarknadsfrågorna inklusive

sysselsättningsfrågorna och komvux, sfi och särvux, bygglov, de mät- och karttekniska uppgifterna, tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagen samt övrig speciallagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet,

trafikfrågor, gatu- och väghållning, fastighetsfrågor, upplåtelse av offentlig plats, parkeringsfrågor, parkskötsel samt förvaltning av kommunens mark och övriga fastigheter.

Vissa av de ovan nämnda uppgifterna kommer hanteras åt en annan nämnd än kommunstyrelsen, dvs. den nämnd som från den 1 januari 2019 har det formella ansvaret för respektive uppgift. Detta gäller t.ex. för bygglovs- samt miljö- och hälsoskyddsärendena, där det formella och politiska ansvaret även efter 1 januari kommer åvila en annan nämnd än kommunstyrelsen.

När det gäller tillsyn enligt miljöbalken, livsmedelslagen och övrig speciallagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet har därutöver kommunstyrelsen 2018-02-05, § 20, beslutat ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda möjligheterna till samarbete med Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd. För det fall fullmäktige beslutar att Sollentuna ska ingå i den gemensamma nämnden eller samverka på ett annat sätt om samma frågor, kommer personalen på miljö- och byggnadskontorets miljö- och hälsoskyddsenhet, med undantag från någon eller några tjänstemän, överföras till Täby kommun.

Fullmäktige beslutade 2016-12-15, § 181, bl.a. följande

 AB Sollentunahem ska genomgå kvalificerad fission. Bolaget får genom ägardirektiv i uppdrag att senast den 20 december 2016 bilda två

dotterbolag; Sollentuna Kommunfastigheter AB och Sollentuna Allmännyttiga Bostäder AB (Sollentunahem AB). Bolagen ska efter genomförd fission vara dotterbolag till Sollentuna Stadshus AB. Genom fissionen ska AB Sollentunahems allmännyttiga bostadsfastigheter överföras till Sollentuna Allmännyttiga Bostäder AB (Sollentunahem AB) och AB Sollentunahems verksamhets- och kommersiella fastigheter överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB.

 Kommunstyrelsen får i uppdrag att återkomma till fullmäktige med förslag till hur kommunens verksamhetsfastigheter, exklusive mark- och exploateringsfastigheter samt skolfastigheter med privat huvudman, kan överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB.

Det ovanstående innebär, att när fissionen är genomförd kommer Sollentuna Kommunfastigheter AB tillföras fastigheter både från AB Sollentunahem

(7)

och eventuellt även från kommunen. I samband med detta kan det vara lämpligt att bemanna bolaget med personal från trafik- och

fastighetskontoret. Om fullmäktige beslutar enligt ovanstående kommer den personal som i detta ärende föreslås överföras från trafik- och

fastighetskontoret till kommunledningskontoret vara exklusive den personal som arbetar med de fastighetsrelaterade frågorna.

(8)

Barn- och utbildningskontoret

Kommunledningskontorets förslag:

 Barn- och ungdomsnämndens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för kommunens frågor som i den nu gällande organisationen tillhör barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden exklusive arbetsmarknadsfrågorna, komvux, sfi och särvux.

Detta innebär att barn- och utbildningskontoret får tjänstemannaansvaret för utbildningsverksamheten från förskolan till gymnasieskolan exklusive komvux, sfi och särvux som föreslås överföras till kommunledningskontoret tillsammans med arbetsmarknadsfrågorna.

Vad ska fullmäktige respektive kommunstyrelsen och barn- och ungdomsnämnden besluta?

I detta ärende ska fullmäktige besluta i vilken utsträckning som

kommunstyrelsen respektive barn- och ungdomsnämnden ska tillhandahålla tjänstemannaresurser till andra nämnder.

På vilket sätt kommunstyrelsen och barn- och ungdomsnämnden ska organisera tjänstemännen i avdelningar och enheter är ett beslut som ankommer på kommunstyrelsen respektive barn- och ungdomsnämnden.

Fullmäktige ska alltså inte ta ställning till vilka funktioner som samlas i de olika avdelningarna och enheterna.

Kommunledningskontorets förslag innebär bland annat att

kommunstyrelsens förvaltning (kommunledningskontoret) kommer att hantera frågor som både rör fastighetsägande å ena sidan och tillsyn respektive tillstånd enligt miljö- och hälsoskyddslagstiftningen (t.ex.

miljöbalken och livsmedelslagen) samt bygglagstiftningen (t.ex. plan- och bygglagen) å andra sidan. För att inte jävssituationer ska uppstå kommer detta ställa krav på dels hur den granskande/tillståndsgivande nämnden delegerar beslutanderätt till tjänstemännen och dels hur organisationen är uppbyggd.

Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind

Kommundirektör Bilagor:

1. Rapport från Public Partner, december 2017 2. Remissvar från barn- och ungdomsnämnden 3. Remissvar från miljö- och byggnadsnämnden 4. Remissvar från stadsbyggnadsnämnden 5. Remissvar från trafik- och fastighetsnämnden

6. Remissvar från utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden