Dnr 2017/0125 KS - 8 Diariekod: 021
Kommunstyrelsen s arbetsutskott
Ny tjänstemannaorganisation för Sollentuna kommun från 1 januari 2019 , Remiss
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott besluta följande:
1. Kommunledningskontorets förslag till ny tjänstemannaorganisation från 1 januari 2019 som redovisas i kontorets tjänsteutlåtande 2018 - 03 - 28 , remitteras till barn - och ungdomsnämnden, miljö - och
byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, trafik - och
fastighetsnämnden samt utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden.
2. Nämndernas yttranden ska vara kommunledningskontorets tillhanda senast den 15 maj 2018. Av remissvaren ska framgå om nämnderna tillstyrker eller avstyrker de förslag som de är berörda av .
Sammanfattning
Kommunstyrelsen beslutade 2 017 - 03 - 06, § 43, att ge
kommunledningskontoret i uppdrag att göra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisa tion.
Under våren upphandlades externt konsultstöd och uppdraget gick till Public Partner som är ett konsultföretag specialiserat på organisationsfrågor inom kommunal sektor.
Mot bakgrund av konsultrapporten lämnar kommunledningskontoret i detta ärende ett förslag till ny tjänstemannaorganisation att gälla från 1 januari 2019.
Avgränsning
Detta ärende rör bara kommunens tjänstemannaförvaltning. Förslag till eventuell ny nämndorganisation (politisk organisation) kommer att behandlas i ett senare ärende.
Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade 2 017 - 03 - 06, § 43, att ge
kommunledningskontoret i uppdrag att göra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisation och återrapportera resultatet till kommunstyrelsen senast i januari 2018. Beslutsunderlaget angav att ö versynen skulle
genomföras med externt konsultstöd.
Vidare angavs utgångspunkterna för utredningen, närmare bestämt en kommunal organisation som
Arbetar effektivt
Är kostnadseffektiv
Kräver mindre intern och extern samordning
Innebär mindre administration
Under våren upphandlades externt konsultstöd och uppdraget gick till Public Partner som är ett konsultföretag specialiserat på organisationsfrågor inom kommunal sektor.
Utredning från Public Partner
Utredningsarbetet påbörjades den 1 september med en workshop med ett 50-tal chefer och medarbetare i kommunen och från de kommunala bolagen.
Syftet var att lyfta de framtida utmaningar Sollentuna kommun står inför och skapa en gemensam bild över hur vi kan leva upp till morgondagens krav.
Under hösten genomfördes ett 30-tal intervjuer (i grupp och enskilt) med politiker från såväl majoritet som opposition, chefer, fackliga företrädare och en rad andra nyckelfunktioner i den kommunala organisationen.
Intervjuerna fokuserade på att ta reda på vad som fungerar bra, vilka
utmaningar Sollentuna kommun står inför och vad som behöver göras för att möta dessa på ett bra sätt.
Utöver ovanstående underlag har konsulterna studerat hur andra kommuner har organiserat sina verksamheter och dragit lärdomar därifrån.
Konsulterna från Public Partner överlämnade 2017-12-13 sin utredning till kommundirektören. I rapporten konstaterar de att följande iakttagelser har gjorts baserat på intervjuer och workshop med politiker och tjänstemän i organisationen:
Sollentuna uppfattas som en stark, välskött kommun med gott rykte med stolta och ansvarstagande medarbetare
En mer sammanhållen kommun anses nödvändig för att svara upp emot identifierade utmaningar kring integration, samhällsbyggande och digitalisering. Dagens organisatoriska struktur stödjer inte koncerntänkandet i tillräcklig utsträckning.
Samhällsbyggnadsprocessen ses inte som en process med tydligt
Vidare konstaterar konsulterna att följande tre organisationsgrundande principer har växt fram under arbetet med översynen:
(1) lika strukturer som har kraft att leverera kring utveckling, analys och samverkan på kontorsnivå,
(2) gemensamma strukturer för att stödja den kulturella utvecklingen mot en sammanhållen kommun och
(3) etablera och använd ägarskap över processer för att nå strategisk förmåga, samordning och effektivitet.
I rapporten presenteras två organisationsförslag. Enligt de båda förslagen läggs utbildnings- och arbetsmarknadskontoret ned och dess frågor flyttas.
Gymnasieverksamheten flyttas till barn- och utbildningskontoret som blir ett utbildningskontor, arbetsmarknadsverksamheten samt vuxenutbildningen flyttas till kommunledningskontoret och samorganiseras med
näringslivsfrågorna. Sysselsättningsfrågor blir ett ansvar för socialkontoret.
Fritidsgårdarna samlas hos kultur- och fritidskontoret och får en större verksamhetsvolym som kontor. Kontoret får därmed bättre förutsättningar att svara upp emot de organisationsgrundande principerna kring utveckling, analys och deltagande i kommunövergripande samordning.
Miljö- och byggnadskontoret, stadsbyggnadsavdelningen samt trafik- och fastighetskontoret slås samman till ett samhällsbyggnadskontor.
Kommunledningskontorets beredning
Kommunallagens regler
Kommunallagen (2017:725) har mycket få regler om kommuners tjänstemannaorgansation.
I den nya kommunallag, som gäller från 1 januari 2018, anges dock att kommunstyreslen ska utse en direktör som ska ha den ledande ställningen bland de anställda i kommunen samt vara chef över personalen på
kommunstyrelsens förvaltning.
En annan nyhet i kommunallagen är att fullmäktige får bestämma att en nämnd ska tillhandahålla tjänster åt en annan nämnd. Denna reglering ger den formella grunden för att en tjänstemannaförvaltning kan betjäna andra nämnder än den nämnd som är dess anställningsmyndighet.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontoret föreslår att följande ska gälla från och med den 1 januari 2019.
Kommunledningskontoret
Kommunledningskontorets förslag:
Kommunstyrelsens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till kommunstyrelsen vad gäller utförandet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för.
Därutöver ska förvaltningen tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för
- kommunens arbetsmarknadsfrågor inklusive kommunal
vuxenutbildning (komvux), svenska för invandrare (sfi) och särskild utbildning för vuxna (särvux) samt
- de frågor som i den nu gällande organisationen tillhör miljö- och byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt trafik- och fastighetsnämnden.
Om fullmäktige beslutar att Sollentuna kommun ska ingå i den gemensamma nämnden för miljö- och hälsoskyddsfrågor som Täby kommun är värdkommun för, gäller det ovanstående exklusive den personal som kan övergå till Täby kommun.
Om fullmäktige beslutar att de avdelningar inom trafik- och
fastighetsnämndens förvaltning som svarar för drift, förvaltning och byggnation ska överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB från 1 januari 2019, gäller det ovanstående exklusive personalen på dessa avdelningar.
Det ovanstående innebär att kommunledningskontoret kommer att, utöver dagens uppgifter, hantera arbetsmarknadsfrågorna inklusive
sysselsättningsfrågorna och komvux, sfi och särvux, bygglov, de mät- och karttekniska uppgifterna, tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagen samt övrig speciallagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet,
trafikfrågor, gatu- och väghållning, fastighetsfrågor, upplåtelse av offentlig plats, parkeringsfrågor, parkskötsel samt förvaltning av kommunens mark och övriga fastigheter.
När det gäller tillsyn enligt miljöbalken, livsmedelslagen och övrig speciallagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet har
Fullmäktige beslutade 2016-12-5, § 181, bl.a. följande
AB Sollentunahem ska genomgå kvalificerad fission. Bolaget får genom ägardirektiv i uppdrag att senast den 20 december 2016 bilda två
dotterbolag; Sollentuna Kommunfastigheter AB och Sollentuna Allmännyttiga Bostäder AB (Sollentunahem AB). Bolagen ska efter genomförd fission vara dotterbolag till Sollentuna Stadshus AB. Genom fissionen ska AB Sollentunahems allmännyttiga bostadsfastigheter överföras till Sollentuna Allmännyttiga Bostäder AB (Sollentunahem AB) och AB Sollentunahems verksamhets- och kommersiella fastigheter överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB.
Kommunstyrelsen får i uppdrag att återkomma till fullmäktige med förslag till hur kommunens verksamhetsfastigheter, exklusive mark- och exploateringsfastigheter samt skolfastigheter med privat huvudman, kan överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB.
Det ovanstående innebär, att när fissionen är genomförd kommer Sollentuna Kommunfastigheter AB tillföras fastigheter både från AB Sollentunahem och från kommunen. I samband med detta kan det vara lämpligt att bemanna bolaget med personal från trafik- och fastighetskontoret. Om fullmäktige beslutar enligt ovanstående kommer den personal som i detta ärende föreslås överföras från trafik- och fastighetskontoret till
kommunledningskontoret vara exklusive fastighetsavdelningen och projektavdelningen.
Barn- och utbildningskontoret
Kommunledningskontorets förslag:
Barn- och ungdomsnämndens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för kommunens frågor som i den nu gällande organisationen tillhör barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden exklusive arbetsmarknadsfrågorna, komvux, sfi och särvux.
Detta innebär att barn- och utbildningskontoret får tjänstemannaansvaret för utbildningsverksamheten från förskolan till gymnasieskolan exklusive komvux, sfi och särvux som föreslås överföras till kommunledningskontoret tillsammans med arbetsmarknadsfrågorna.
Tidplan
Följande tidplan bör gälla för detta ärende:
Remiss från KSAU 2018-04-16
Svar på remiss 2018-05-15
Beslut om ny
tjänstemannaorganisation:
KSAU KS KF
2018-06-11 2018-06-11 2018-06-14 Planering av den detaljerade
tjänstemannaorganisationen, omställning av personal i
personalsystem, ekonomisystem m.m.
Hösten/vintern 2018
Ikraftträdande 2019-01-01
Katarina Kämpe Ingegärd Bornelind
Kommundirektör
Bilaga: Rapport från Public Partner, Sollentuna kommun - översyn av
