Dnr 2018/0047 MBN - 4 Diariekod: 021
Miljö - och byggnadsnämnden
Remiss var - Ny tjänstemannaorganisation för Sollentuna kommun från 1 januari 2019
Förslag till beslut
Miljö - och byggnadsnämnden tillstyrker remissen med förbehållet att organiseringen och nämndstrukturen m.m. beaktar att jävsförhållanden inte uppstår
Sammanfattning
Kommunledningskontorets förslag till ny tjänstemannaorganisation från 1 januari 2019 redovisas i tjänsteutlåtande 2018 - 03 - 28,
Förslaget remitteras berörda nämnder och svaret ska vara
kommunledningskontoret tillhanda senast den 15 maj 2018 . Av
remissvaren ska framgå om nämnderna tillstyrker eller avstyrker de förslag som de är berörda av.
Ärendet a vser endast kommunens tjänstemannaförvaltning. Förslaget till eventuell ny nämndorganisation (politisk organisation) behandlas i ett senare ärende.
I förslaget föreslås att de frågor som i den nu gällande organisationen tillhör miljö - och byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt trafik - och fastighetsnämnden (exklusive fastighetsfrågor som ska tillhöra
kommunfastigheter), läggs i en gemensam avdelning inom kommunledningskontoret.
En parallell utredning har gjorts om att ingå samverkan och slå ihop miljö - och hälsoskyddsverksamheten med Södra Roslagens miljö - och
hälsoskyddsförbund . Om fullmäktige beslutar att Sollentuna kommun ska ingå i den gemensamma nämnden för miljö - och hälsoskyddsfrågor som Täby kommun är värdkommun för, gäller det ovanstående exkl usive den personal som kan övergå till Täby kommun.
Miljö - och byggnadskontoret ser generellt positivt på ett ökat samarbete med andra parter inom samhällsbyggnadsområdet. Den föreslagna
organiseringen förutsätter dock att nämndstrukturen och delegeringen från nämnderna till avdelningen separerar myndighetsutövningen tydligt från drift s - , fastighets - , mark och väghållaransvar m.m. Detta eftersom
avdelningen. Myndighetsutövningen ska vara oberoende och opartisk. Även risken för otillbörlig påverkan (risk för jäv) måste hanteras genom att avdelningen separerar ansvar mellan chefer och medarbetare som arbetar med myndighetsutövning. Riskerna måste hanteras genom en oberoende nämndstruktur, tydlig delegationshantering och organisering av ett oberoende ledningsansvar m.m.
Bakgrund
En översyn av Sollentuna kommuns tjänstemannaorganisation pågår sedan i mars 2017. En organisationsutredning har genomförts av externa konsulter som lämnade sin rapport till kommunledningskontoret i december 2017. I rapporten konstaterar konsulterna att Sollentuna uppfattas som en stark, välskött kommun med gott rykte och stolta och ansvarstagande medarbetare, men att en mer sammanhållen kommun anses nödvändig för att svara upp emot identifierade utmaningar kring integration, samhällsbyggande och digitalisering. Samhällsbyggnadsprocessen pekades särskilt ut som en process som är splittrad mellan kontoren och utan tydligt ägarskap.
I rapporten presenterar konsulterna två möjliga organisationsförslag som de menar skulle underlätta samhällsbyggnadsprocessen. I de båda alternativen föreslår de att miljö- och byggnadskontoret, stadsbyggnadsavdelningen samt trafik- och fastighetskontoret slås samman till ett samhällsbyggnadskontor.
Förslagen har därefter bearbetats och modifierats till en modell som här remitterats för berörda nämnders synpunkter. I det modifierade förslaget föreslås miljö- och byggnadskontoret bli en del av en sammanslagen samhällsbyggnadsavdelning inom kommunledningskontoret.
Av förslaget framgår att en ny tjänstemannaorganisation ska börjar gälla från 1 januari 2019.
Parallellt med översynen av Sollentuna kommuns tjänstemannaorganisation har miljö- och hälsoskyddsverksamheten utretts särskilt. Med anledning av att flera statliga utredningar talar för att kommunerna behöver samverka mer inom miljö- och livsmedelskontrollen gav miljö- och byggnadsnämnden i april 2017 miljö- och byggnadskontoret i uppdrag att utreda
förutsättningarna för Sollentuna kommun att inleda samverkan med grannkommunerna för bättre livsmedelskontroll. Uppdraget utökades i oktober 2017 till att även omfatta miljö- och hälsoskyddstillsynen.
Utredningsuppdraget överfördes i februari 2018 till kommunstyrelsen och kommunledningskontoret gavs i uppdrag att i samarbete med miljö- och byggnadskontoret utreda möjligheterna till samarbete med Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd. Uppdraget blev därmed en parameter i den samlade organisationsöversynen.
Förslaget till samverkan med Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd behandlas i en separat remiss.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontoret föreslår att följande ska gälla från och med den 1 januari 2019:
Kommunstyrelsens förvaltning (kommunledningskontoret) ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till kommunstyrelsen vad gäller utförandet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för.
Därutöver ska förvaltningen tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för:
kommunens arbetsmarknadsfrågor inklusive kommunal
vuxenutbildning (komvux), svenska för invandrare (sfi) och särskild utbildning för vuxna (särvux) samt
de frågor som i den nu gällande organisationen tillhör miljö- och byggnadsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt trafik- och
fastighetsnämnden.
Om fullmäktige beslutar att Sollentuna kommun ska ingå i den gemensamma nämnden för miljö- och hälsoskyddsfrågor som Täby kommun är värdkommun för, gäller det ovanstående exklusive den personal som kan övergå till Täby kommun.
Om fullmäktige beslutar att de avdelningar inom trafik- och
fastighetsnämndens förvaltning som svarar för drift, förvaltning och byggnation ska överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB från 1 januari 2019, gäller det ovanstående exklusive personalen på dessa avdelningar.
Det ovanstående innebär att kommunledningskontoret kommer att, utöver dagens uppgifter, hantera arbetsmarknadsfrågorna inklusive
sysselsättningsfrågorna och komvux, sfi och särvux, bygglov, de mät- och karttekniska uppgifterna, tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagen samt övrig speciallagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet,
trafikfrågor, gatu- och väghållning, fastighetsfrågor, upplåtelse av offentlig plats, parkeringsfrågor, parkskötsel samt förvaltning av kommunens mark och övriga fastigheter.
När det gäller tillsyn enligt miljöbalken, livsmedelslagen och övrig speciallagstiftning inom miljö- och hälsoskyddsområdet beror
organiseringen på hur kommunfullmäktige beslutar i fråga om samverkan med Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsförbund. Om fullmäktige beslutar att Sollentuna ska ingå i den gemensamma nämnden eller samverka på ett annat sätt om samma frågor, kommer personalen på miljö- och
byggnadskontorets miljö- och hälsoskyddsenhet, med undantag från någon eller några tjänstemän, överföras till Täby kommun.
Fullmäktige beslutade 2016-12-5, § 181, bl.a. följande
ägardirektiv i uppdrag att senast den 20 december 2016 bilda två dotterbolag; Sollentuna Kommunfastigheter AB och Sollentuna Allmännyttiga Bostäder AB (Sollentunahem AB). Bolagen ska efter genomförd fission vara dotterbolag till Sollentuna Stadshus AB. Genom fissionen ska AB Sollentunahems allmännyttiga bostadsfastigheter överföras till Sollentuna Allmännyttiga Bostäder AB (Sollentunahem AB) och AB Sollentunahems verksamhets- och kommersiella fastigheter överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB.
Kommunstyrelsen har i uppdrag att återkomma till fullmäktige med förslag till hur kommunens verksamhetsfastigheter, exklusive mark- och exploateringsfastigheter samt skolfastigheter med privat huvudman, kan överföras till Sollentuna Kommunfastigheter AB.
Det ovanstående innebär, att när fissionen är genomförd kommer Sollentuna Kommunfastigheter AB tillföras fastigheter både från AB Sollentunahem och från kommunen. I samband med detta kan det vara lämpligt att bemanna bolaget med personal från trafik- och fastighetskontoret. Om fullmäktige beslutar enligt ovanstående kommer den personal som i detta ärende föreslås överföras från trafik- och fastighetskontoret till
kommunledningskontoret vara exklusive fastighetsavdelningen och projektavdelningen.
Kommunledningskontorets förslag vidare:
Barn- och ungdomsnämndens förvaltning ska från 1 januari 2019 tillhandahålla tjänstemannastöd till den eller de nämnder som svarar för kommunens frågor som i den nu gällande
organisationen tillhör barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden exklusive arbetsmarknadsfrågorna, komvux, sfi och särvux.
Detta innebär att barn- och utbildningskontoret föreslås
tjänstemannaansvaret för utbildningsverksamheten från förskolan till gymnasieskolan exklusive komvux, sfi och särvux som föreslås överföras till kommunledningskontoret tillsammans med arbetsmarknadsfrågorna.
Jäv och oberoende
Kommunerna utför viss myndighetsutövning på uppdrag av staten.
Bygglovsgivningen och tillsynen inom plan- och bygglagen är ett exempel, kontroll och tillsyn enligt miljöbalken och livsmedelslagen är andra.
Tillsynen och kontrollen ska vara opartisk och fri från otillbörlig påverkan.
Därför är organisationsfrågan både ur ett nämndperspektiv och ett förvaltningsorganisorganisatoriskt perspektiv av särskild vikt för rättsäkerhet, demokrati och arbetsmiljö.
Enligt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kan jäv mellan instanser och olika uppgifter hanteras genom en tydlig delegationsordning och hantering från den ansvariga myndighetsnämnden. Svårare enligt SKL är det delikatessjäv som kan uppstå redan vid risk för rubbad opartiskhet eller otillbörlig påverkan. Inom en samlad förvaltning där markförvaltning, driftsfrågor och tillsyn samlas är det särskilt viktigt att vara medveten om de målkonflikter som kan uppstå och som kan innebära jävsförhållanden. För att inte bygga in jävsförhållanden i organisationen behövs därför en tydlig delegation från den nämnd som ansvarar för myndighetsutövningen.
Dessutom bör ansvar för arbetsledning och lönesättning för myndighetschefer vara åtskilt från den chef som ansvarar för de verksamheter som tillsynen avser.
Miljö- och byggnadskontorets synpunkter
Kontorets synpunkter på den föreslagna organiseringen om miljö- och byggnadskontorets uppgifter inom en samhällsbyggnadsavdelning inom kommunledningskontoret.
Miljö- och byggnadskontoret ser att det finns risker med att organisera miljö- och byggnadsverksamheten som en del i en samlad
samhällsbyggnadsavdelning inom kommunledningskontoret. Riskerna gäller både för miljö- och hälsoskydds- liksom för bygglovsverksamheten men bedöms som större för miljö- och hälsoskyddsverksamheten. En samverkan med Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsförbund har förordats i en parallell remiss. Det finns flera skäl för att det har förordats och ett skäl är det hanterar riskerna med alternativet att ingå i en
samhällsbyggnadsavdelning.
I den fortsatta bedömningen förutsätts därför att miljö- och
hälsoskyddsverksamheten ingår samverkan med SRMH alternativt annan organisering.
För bygglovsverksamheten väger också fördelarna tyngre (än för miljö- och hälsa) vad gäller dess lokalisering i en sammanhållen
samhällsbyggnadsprocess. Bygglovsverksamheten hänger intimt samman med den fysiska planeringen som enligt förslaget får en gemensam bas och ett närmare samarbete. Det möjliggör en större helhetssyn på kommunens utveckling.
När bolaget Kommunfastigheter, enligt förslaget, tar över kommunens fastighetsfrågor och dess personal blir det Kommunfastigheter som t.ex.
söker bygglov hos nämnden X. Bygglovshanteringen handläggs från den nya samhällsbyggnadsavdelningen. Flytten av ansvar och personal för fastigheterna till bolaget minskar jävsförhållandena betydligt för
bygglovshanteringen. Här förutsätts att en oberoende myndighetsnämnd (t.ex. byggnadsnämnd) inrättas i den kommande nämndorganisationen.
Riskerna för jävsförhållanden mellan bygglovsverksamheten m.m. och
arbetsmiljöproblem mellan personal eller otillbörlig påverkan på myndighetsarbetet.
Myndighetsutövningen måste vara oberoende och opartisk och uppfattas som det. Om det rubbas finns risk för förtroendeskador från medborgare och företag.
Kontoret ser stora möjligheter för mät- och kartverksamheten med remissförslaget. En sammanhållen och helst utökad geografisk
informationsverksamhet (GIS) kan möjliggöras med förslaget. Det kan leda till stora utvecklingsmöjligheter för övriga ingående verksamheter som är beroende av GIS-stöd. Den organisatoriska hemvisten för GIS- frågor inom kommunledningskontoret är också bra för det strategiska arbetet inom området som behöver utvecklas för hela kommunen.
Kontoret väger fördelarna som större än riskerna med remissens förslag men under förutsättning att den fortsatta organiseringen och nämndstrukturen noga hanterar och minimerar jävs-, påverkans- och beroendeförhållanden.
Kontoret vill också framhålla vikten av att den nya organisationen får utbildning om vad myndighetsutövning innebär liksom om det tjänsteansvar som följer med det för både tjänstemän och politiker.
Synpunkter från miljö- och hälsoskyddsenhetens personal Personalen har genom de fackliga organisationerna framfört sina synpunkter på organisationsförslaget (bilaga 1). Bland annat framförs synpunkterna om jävsrisker. De fackliga företrädarna liksom huvudskyddsombudet har varit delaktiga i att utforma riskbedömningar ur ett arbetsmiljöperspektiv.
Elisabeth Thelin Förvaltningschef
Bilaga 1. Personalens synpunkter på ny tjänstemannaorganisation
