Dnr 2015/0629 KS-1 Diariekod: 033
Kommunstyrelsen
Redovisning av insatser för att effektivisera kommunens IT och telefoni
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar följande:
1. Kommunledningskontorets redovisning av effektiviseringar inom IT och telefoni godkänns
2. Principen för ny prismodell för IT godkänns
Sammanfattning
I samband med beslut om preliminär budget för 2016 gav kommunstyrelsen nämnderna i uppdrag att återkomma med redovisningar på effektiviseringar av verksamheten. Enligt beslutet skulle IT och telefoni redovisas under hösten 2015.
Redovisningen pekar på effektiviseringar som genomförts eller som kommer genomföras under 2016, bl.a. omförhandlade priser med kommunens leverantör av IT-drift om ca 2 mnkr 2016, sänkta
lagringskostnader som effekt av nya back up-rutiner och konsolidering av servrar om ca 2 mnkr och samorganisation av IT och telefoni från och med årsskiftet.
I ärendet föreslås även ny intern prismodell för IT-driften. Den nya modellen innebär att kommungemensamma infrastrukturkostnader för IT inte ska debiteras ut på nämnderna utan bäras av centrala anslag.
Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade 2015-03-16 om preliminär budget för 2016. I samband med det fattades också beslut om ett antal utredningsuppdrag. Ett nämndövergripande uppdrag gällde insatser för att effektivisera
verksamheten. I beslutet framkom att ett par delrapporter skulle lämnas inom ramen för detta större utredningsuppdrag. En av dessa rapporter gällde effektivisering av IT och telefoni.
I juni i år gav kommunstyrelsen kommunledningskontoret uppskov med ett äldre uppdrag, lämnat i preliminär budget 2015, nämligen att se över den interna prismodellen för IT. På kommunledningskontorets begäran beslutade kommunstyrelsen att uppdraget skulle avrapporteras i samband med redovisningen av effektiviseringsuppdraget för IT och telefoni.
Redovisning av effektiviseringar inom IT-verksamheten
Omförhandlade priser med kommunens leverantör av IT-drift
I september tecknade kommunen avtal på den sista möjliga optionen på driftsavtalet med IT-leverantören Tieto. Inför detta omförhandlades avtalet i syfte att tydliggöra de olika tjänsteområden som avtalet omfattar, något som förväntas leda till effektivare leverantörsstyrning och bättre
kostnadskontroll.
En del av omförhandlingen av avtalet gällde de priser som kommunen betalar för olika tjänster från Tieto. Målet var att marknadsanpassa priserna, något som kommunen också var framgångsrik med. De lägre priserna gäller från och med februari 2016 och innebär en sänkning med 8% 2016, 2%
2017 och 2% 2018. Därefter löper avtalet med Tieto ut. En omfattande IT- driftsupphandling håller redan nu på att föreberedas. De nya priserna förväntas ge en effekt på ca 2 mnkr 2016.
Minskad lagringskostnad
Konsolidering av servrar och nya back up-rutiner har under 2015 lett till en upprensning av kommunens lagringsvolymer av information. För 2015 innebär det ca 2,4 mnkr i sänkta kostnader. Stora volymer information ligger fortfarande på e-postservrar och I-diskar. Här finns potential för kommunen att ytterligare sänka kostnaderna. Arbetet med detta fortsätter därför under 2016.
Implementering av gemensam systemförvaltningsmodell i kommunen
Kommunens olika IT-system (Public 360, Antura, Castor, Pulsen Combine m fl) är kostsamma investeringar för kommunen och kräver en hel del underhåll och utveckling efter att de köpts in och implementerats. Något enhetligt sätt i kommunen att planera för drift och utveckling av dessa system har inte funnits. Under hösten startade därför implementeringen av systemförvaltningsmodellen PM3 som syftar till att kommunen ska få en bättra hantering av sina system, både när det gäller kostnadskontroll och effekten av investeringen i verksamheten. Implementeringen, som baseras på ett beslut i kommunstyrelsen i våras, kommer pågå under 2016.
Framgångarna i detta arbete kommer redovisas i det uppsiktsärende över nämnderna som kommunledningskontoret redovisar för kommunstyrelsen en gång om året.
Effektiviserad IT-hårdvaruhantering
Kommunens hårdvara (stationära och bärbara datorer) har tidigare inte hanterats på ett optimalt sätt. Hårdvaruhanteringen har därför under året effektiviserats. Alla kommunens datorer är numera inlagda i ett
hårdvarusystem. Processer har etablerats för beställning av nya datorer och avbeställning av gamla datorer. Bättre kontroll av kommunens hårdvara och effektivare beställningsprocesser leder till förbättrad hantering av budget- och prognosarbetet.
Förbättrad licenshantering
Kontrollen över kommunens IT-licenser har varit ofullständig. Under året har därför en förstudie genomförts kring hur vi ska förbättra vår
licenshantering. Tanken är att all licenshantering ska administreras via IT- enheten. Licenshanteringen ska även synkroniseras med projektet för förbättrad inköpsprocess. Kommande effektmål är effektivare hantering av kommunens licenser och därmed minskade licenskostnader.
Förbättrad IT-arbetsplats
En viktig fråga för den kommunala administrationen är att de IT-verktyg som merparten av medarbetarna är beroende av fungerar tillfredsställande.
Gör de inte det innebär det många gånger en stor kostnad för kommunen i form av ineffektiv arbetstid. Den nya IT-arbetsplats som implementerades 2014 fungerar för de stora medarbetargrupperna tillfredsställande. För ett inte försumbart antal medarbetare har dock IT-arbetsplatsen fungerat sämre.
Problemet har identifierats som brister i kapaciteten på en hel del av
kommunens äldre datorer. Dessa kommer därför att bytas ut under slutet av 2015. Förväntningen är att arbetsplatsen därefter kommer fungera bra för samtliga medarbetare med större effektivitet i arbetet som följd.
Förändrad intern prismodell för IT
Idag finns inga centrala anslag för IT-driften utan alla kostnader ska täckas av intäkter för de tjänster som verksamheterna beställer. Avgiften för respektive tjänst som verksamheterna betalar för består både av direkta och indirekta kostnader.
Direkta kostnader är kostnader som tillkommer eller försvinner för IT- enheten om verksamheten beställer eller avbeställer en tjänst. Det kan t ex handla om den driftkostnad som vår externa leverantör tar ut för att drifta ett verksamhetssystem.
Indirekta kostnader är kostnader som IT-enheten har men som verksamheten inte påverkar direkt när de beställer ytterligare en produkt eller en tjänst.
Exempel på indirekta kostnader är nätverk, kommunikation, brandväggar och IT-enhetens bemanning.
Bristerna med dagens modell är följande:
Priserna upplevs som svåra att förstå i och med påslagen av de indirekta kostnaderna
Om en verksamhet ökar eller minskar sina beställningar så påverkas de direkta kostnaderna men inte de indirekta.
Det krävs ett omfattande administrativt arbete för att fördela de indirekta kostnaderna på olika tjänster. Detta arbete förlänger ofta leverans- och faktureringstider.
Prognosarbetet är svårt om volymerna ökar eller minskar. Ett exempel på detta är antalet arbetsplatser och system i kommunen.
När en verksamhet minskar (eller avknoppas) så får återstående
verksamheter bära de kvarstående indirekta kostnaderna. Det är svårt att få förståelse för denna effekt av modellen, särskilt om de kontor som får överta kostnaden har arbetat aktivt för att sänka sina IT-kostnader.
Lösningen på detta problem är att anslagsfinansiera gemensamma IT- kostnader med start år 2017. Det innebär att det i det kommande
budgetarbetet under våren behöver göras omfördelningar från nämnd till kommunledningskontoret för att finansiera anslaget.
Redovisning av effektiviseringar inom telefoni
IT och telefoni samorganiseras
IT och telefoni har traditionellt hanterats som separata verksamheter. Så ser verkligheten inte längre ut. IT och telefoni är i dag högst integrerade med varandra. Kommunens organisation anpassas till denna verklighet från och med nästa år. Ansvaret för själva telefonisystemet förs över från enheten för internservice till IT-enheten redan 1/1 2016 medan ansvaret för teleservice följer efter lite senare under första kvartalet 2016. Telefonisystem, telefoner och läsplattor kommer därmed att administreras från IT-enheten. Telefoner och läsplattor kommer att ingå i kommunens organisation för IT-arbetsplats.
Supporten för datorer (on-site), telefoner och läsplattor kommer att vara placerad på samma ställe i Turebergshuset. Detta förväntas leda till effektivare hantering, förbättrad kundsupport och service till medarbetare i organisationen.
Byte av debiteringssystem för telefoni
Byte av system för samtalsstatistik samt samtals-och
abonnemangsdebitering förväntas leda dels till lägre systemkostnad, dels till förenklad hantering för alla berörda parter i kommunen, dvs. internservice (IT-enheten från årsskiftet), redovisningen samt mottagare av alla fakturor.
Nya systemet gör det även möjligt att hålla kontroll på samtliga enheter på ett effektivt sätt. Detta byte medför även att kommunen minskar antalet servrar med en, vilket innebär sänkta lagringskostnader.
Upphandling telefoni
Telefoniupphandling pågår med fokus på att få fram effektivare rutiner och kostnadseffektiva lösningar. Effektivare och tydligare rutiner och bättre webbgränssnitt leder till minskad tid nedlagd för personal på både teleservice samt övriga medarbetare.
Verksamhetsanpassade lösningar
En översyn av verksamheternas behov av telefoni har påbörjats. Frågor som ställs är vilka abonnemang och vilka tjänster den specifika verksamheten behöver. Tidigare har det funnits en lösning för alla oavsett behov. Effekten av mer verksamhetsanpassade lösningar är att kommunen kan minska sina externa telefonikostnader.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
