Projektplan
Mottagande av Kulturskola från stadsdelsförvaltningarna
Planen är en överenskommelse mellan projektägare Helena Sjöberg och projektledare Malin Vangstad om projektets åtagande och omfattning.
Verifieras genom godkännande i styrgruppen, förvaltningsledningen
2020-06-09
Innehåll
1 Bakgrund och samband ... 3
1.1 Bakgrund ... 3
1.2 Samband med andra organisationer eller projekt ... 3
1.3 Framgångsfaktorer ... 3
2 Mål ... 4
2.1 Projektidé ... 4
2.2 Effektmål ... 4
2.3 Projektmål ... 4
2.4 Projektmålets prioritering ... 4
2.5 Avgränsningar ... 4
3 Tidsplan och resursbehov ... 5
3.1 Projekttidsplan, milstolpar och beslutspunkter ... 5
3.2 Resursbehov ... 5
3.2.1 Resurser ... 5
3.2.2 Utbildning ... 6
4 Organisation ... 6
4.1 Projektorganisation ... 6
4.2 Ansvar och befogenhet ... 6
5 Arbetsformer ... 6
5.1 Dialog ... 6
5.2 Facklig samverkan ... 6
5.3 Leverans och överlämning ... 7
5.4 Ändringshantering ... 7
5.5 Riskhantering ... 7
5.6 Informationsspridning ... 7
5.7 Dokumenthantering ... 7
5.8 Kvalitetssäkring... 7
5.9 Sekretess ... 7
5.10Administrativa rutiner ... 7
1.1 Bakgrund
2019-11-21 beslutade kommunfullmäktige att Göteborgs Stads stadsdelsnämnder och social resursnämnd ska avvecklas och tre nämnder startar för socialtjänsten samt två andra
facknämnder 2021-01-01, för att hantera stora delar av SDN:s nuvarande kärnuppdrag. Beslut om Kulturskolan togs av fullmäktige 2020-05-15.
För att effektuera mottagandet av kulturskolan till grundskoleförvaltningen behövs en
projektorganisation skapas omgående med tanke på tidsperspektivet. Utifrån erfarenheter från genomförandet av bildandet av grundskolenämnden och förskolenämnden 2018 behöver de flesta beslut angående organisation, bemanning, ekonomi med mera vara tagna cirka sex månader innan själva genomförandet.
1.2 Samband med andra organisationer eller projekt
Detta projekt har ett stort samband med och följden av projektet avveckling av Göteborgs Stads stadsdelsnämnder och social resursnämnd samt alla projekt som genomförs i samband med det.
Andra projekt med stora samband är Grundskoleförvaltningens skolenhetsutredning och översyn av centrala stödavdelningar.
Projektet behöver bland annat ha kontakt med följande: Björn Ek Wahlsten delprojektledare till Ny nämndsorganisation 2021, projektledare för genomförandet av avveckling av SDF,
Kristin Idskog, huvudansvariga för delprojekt SDF, Anders Andrén, projektledare för skolenhetsutredning, Peter Callsen, projektledare översyn centrala avdelningar GSF samt chefer för kulturskola inom SDF och kulturskola i andra kommuner.
1.3 Framgångsfaktorer
De framgångsfaktorer som bidrar till att projektet ska lyckas är bland annat att samverka med:
- tidigare genomförandeorganisation för bildandet av förskole- och grundskoleförvaltningarna
- huvudprojektledare i staden för genomförande av Ny nämndorganisation 2021
- olika delprojektledare som finns till Ny nämndsorganisation 2021 (ekonomi, lokaler mm) - nuvarande SDF-organisation inom kulturskolan bland annat Kulturskolestrategiska
gruppen
- projektledare för skolenhetsutredning
- projektledare för översyn av centrala avdelningar inom GSF
2 Mål
2.1 Projektidé
Projektet ska leverera ett organisationsförslag samt en plan för en så smidig mottagande och mottagande av kulturskolan som möjligt samt ansvara för att leda verkställandet av beslut som fattas i Grundskoleförvaltningen angående mottagandet.
Projektet ska också vid behov leverera möjliga interima organisationslösningar som måste gälla vid själva mottagandet av kulturskola.
Projektet kan också ge förslag till framtida utvecklingsmöjligheter utifrån den organisation som skapas för mottagandet.
2.2 Effektmål
Effektmålet är att GSF ska ha en likvärdigt och kostnadseffektiv Kulturskola med nöjda kunder.
2.3 Projektmål
En så smidig mottagade som möjligt av kulturskolan från SDF till GSF med start för
verksamhet 2021-01-01 ska eftersträvas. GSF ska skapa en organisation inför mottagandet så att den utgör grunden för en effektiv kulturskola med likvärdig och hög kvalitet för staden elever samt skapa goda förutsättningar för framtiden.
2.4 Projektmålets prioritering
Det primära är att projektet levererar en plan för en så smidig överföring och mottagande av Kulturskola som möjligt samt ansvara för att leda verkställandet av beslut som fattas i nämnden angående mottagandet.
Projektet ska ta vara på det utvecklingsarbetet som pågår i staden, kulturskolan kan också under senare del ge förslag till framtida utvecklingsmöjligheter utifrån den samverkan som skapas för mottagandet. Detta kan t. ex. handla om organisatoriska frågor och
verksamhetsspecifika utvecklingsfrågor som tydliggjorts i projektet.
2.5 Avgränsningar
Projektets leverans behöver vara samstämmigt med översynen av centrala stödavdelningar inom Grundskoleförvaltningen samt skolenhetsutredningen. Följsamhet till de övriga projekten skapar goda möjligheter till effektivitet och synergier. Mottagande sker 2021-01-01, därefter kan utvecklingsorganisation bildas.
3.1 Projekttidsplan, milstolpar och beslutspunkter
Följande milstolpar (MS) och beslutspunkter (BP) är definierade och kan komma att förändras i takt med Grundskoleförvaltningen projekt Skolenhetsutredning, översyn av centrala
stödavdelningar samt stadens centrala projekt, avveckling av SDN. Milstolpar och beslutspunkter för hösten 2020 hanteras under tidig höst.
Från och med 20-07-01 påbörjas planering av mottagandet som ska vara klar 21-01-01.
Från och med 21-01-01 till 21-06-30 är projektdeltagarna ett stöd till verksamheten för eventuella problem som måste lösas med utgångspunkt från projektets planering.
Utöver nedanstående milstolpar skall projektet löpande ge information till styrgruppen och FSG, där också samverkan ska ske innan direktör beslutar om slutrapport.
Datum MS BP Beskrivning
2020-06-09 X X Projektplan för information och beslut till styrgrupp 2020-09-29 X Faktainsamling klar
2020-09-29 X Avstämning om fortsatt inriktning i styrgrupp 2020-10-05 X Information och dialog FSG och FÖS 2020-11-03 X Styrgrupp godkänner förslag till slutrapport 2020-11-09 X Samverkan FSG och FÖS
2020-11-09 X Beslut av direktör
2020-11-17 X Information till Grundskolenämnden 2021-01-01 X Implementerad organisation
2021-06-30 X Kvalitetssäkring av organisationen
3.2 Resursbehov
3.2.1 Resurser
3.2.2 Utbildning
Projektgruppen behöver göra omvärldsbevakning för att se hur andra organiserar kulturskola och därmed också för kunskap om för- och nackdelar med olika organisationsformer.
4 Organisation
4.1 Projektorganisation
Styrgrupp: Förvaltningsledningen Projektägare: Helena Sjöberg Projektledare: Malin Vangstad Stödresurser: Eeva Bolin HR: Lars-Ola Udén Ekonomi: Sanna Kylemark Kommunikation: Marie Wikström Digitalisering: Karin Lind
Fastighet: Kopplas på från projektledaren vid behov IT/Intraservice: Kopplas på från HR och ekonomi vid behov
4.2 Ansvar och befogenhet
- Avdelningschef är beslutsfattare angående organisation för mottagande av kulturskola - Styrgruppen ansvarar för strategiska beslut i projektet samt att godkänna det förslag till
mottagande organisation som avdelningschefen sedan ska fatta beslut om.
- Projektägaren ansvarar för operativa beslut i projektet som är av större strategisk betydelse.
- Projektledaren ansvarar för löpande operativa beslut samt ledning/styrning av projektet och projektdeltagare utifrån projektplanen
- Stödresurser ansvarar för genomförande av de uppgifter projektet kräver.
5 Arbetsformer
Projektet kommer använda sig av olika arbetsformer utifrån behov först och främst möten med Kulturskolestrategiska gruppen, enhetscheferna samt gemensamma processamordnare.
Eventuellt kompletteras ovan nämnda med intervjuer och workshops.
Projektledningen har som ambition att projektet ska vara transparent samt skapa bästa möjliga förutsättningar för medskapande/delaktighet från berörda. För att projektet, som är tidspressat, ska lyckas, behövs tydlig målfokusering och höga krav på leverans från alla deltagande. Det innebär till exempel att respektive avdelningschef ansvarar för att frigöra de resurser som finns beskrivna i planen.
5.1 Dialog
Projektledaren tillsammans med delprojektledarna stämmer av kontinuerligt till projektägaren.
Utöver detta kommer berörda parter, såsom SDF, Kulturstrategiska gruppen, enhetschefer ha regelbundna möten tillsammans med projektgruppen. Information till nämnden planeras ges 17 november.
5.2 Facklig samverkan
Samverkan sker i en FÖS som ska bildas. Eventuellt kommer också någon del hanteras i CSG. FSG utgör en samverkanspart också.
Projektet – överlämning av förslag till organisation inom Grundskoleförvaltningen för ett mottagande av kulturskola från SDF – ska vara klart och godkänt i styrgruppen 2020-11-03 inför samverkan och slutligt beslut 2020-11-09.
5.4 Ändringshantering
Eventuella större avvikelser från projektplanen med avseende på tid förankras med och beslutas av projektägaren. Om det gäller sluttid för leverans fattar styrgruppen det beslutet.
Mindre avvikelser beslutar projektledaren om.
5.5 Riskhantering
Om det visar sig att ovan beskrivna beroenden blir så styrande och av någon anledning gör att direktören inte kommer kunna fatta beslut om mottagande organisation 2020-11-09 måste projektet ha en alternativ plan för mottagandeorganisation utifrån hur SDF har organiserat Kulturskolan. Det är också möjligt att man senare i projektet kommer konstatera att man måste utse en interim organisation för bästa tänkbara mottagande för att sedan under 2021
omorganisera sig och bemanna enligt den organisation man beslutat om ska gälla.
5.6 Informationsspridning
Fackliga, SDF, och hela Grundskoleförvaltningen
5.7 Dokumenthantering
All dokumentation sparas på Sharepoint som projektdeltagare och projektägare har tillgång till.
Övriga berörda får gällande dokument inför möten via mail eller annat beslutat sätt.
5.8 Kvalitetssäkring
För att säkra projektets framfart kommer projektledaren att ha kontinuerlig kontakt med stadens projektorganisation för Ny nämndorganisation 2021. Sammankalla till möte med berörda grupper både internt och externt.
Återrapporter och beslutsunderlag kommer att utgå ifrån beslutad tidsplan och aktivitetsplan som upprättas utifrån denna projektplan.
5.9 Sekretess
Projektet ska utgå från att vara transparent. Den eventuella sekretess som går att förutse är när det handlar om bemanningen av beslutad organisation och det hanterar HR utifrån
