human forward.
hur du bygger en effektiv
HR-strategi.
innehåll.
kapitel 1. introduktion till HR-strategin. 3
kapitel 2. hitta smärtpunkterna. 4 kapitel 3. koppla HR-strategin till ROI. 6
kapitel 4. steg för att bygga en effektiv HR-strategi. 8
kapitel 5. hur bemanningsföretag kan hjälpa dig. 12
kapitel 1. introduktion till HR-strategin.
I dagsläget tycks vissa HR-avdelningar inte göra annat än lösa akuta problem. De försöker tillsätta tjänster som oväntat blivit lediga, anpassa sig till ständigt skiftande affärsprioriteringar som skapar nya kompetensbehov – eller på annat sätt ”släcka bränder”. Men det måste inte vara så.
Med en förstklassig HR-strategi kan HR-teamet arbeta enligt en mycket mer proaktiv metod som skapar ett större mervärde. Istället för att rusa hit och dit för att täcka kortsiktiga behov är teamet helt integrerat i den långsiktiga affärsplaneringsprocessen och arbetar i linje med ledningen mot företagets övergripande mål. Dessutom kan de kartlägga den kapacitet som redan finns inom kompetensområdet för att
matcha affärsstrategin, inklusive planer för hur ny teknik ska införlivas i
verksamheten.
med rätt HR-strategi kan HR-teamet
arbeta mer proaktivt och skapa större värde medan de säkerställer företagets tillgång till kompetens
I det här sammanhanget är HR-strategin en viktig byggsten för framgång för ditt företag och något som påverkar de åtgärder du vidtar idag för att rusta organisationen för framtiden.
I den här e-boken lär du dig inte bara att ta fram sådana planer, utan också att fastställa vilka era smärtpunkter är inom kompetensområdet och att koppla din HR-strategi till specifika, avgörande affärsresultat.
Slutligen tar vi en titt på vad en extern partner kan hjälpa dig med.
3
kapitel 2. hitta smärtpunkterna.
Har du någon gång gått igenom vad som känns som tiotusen CV:n, bara för att konstatera att du inte har en enda kandidat att ringa upp för ett första samtal? Då vet du också vad som händer sedan: Ni är tillbaka på ruta ett, och hela processen börjar om från början. Tjänsten är fortfarande ledig. Den befintliga personalen går fortfarande på knäna, eftersom det finns för mycket att göra.
Vi vet hur det känns! Första steget mot en lösning är att ställa rätt diagnos. Nedan beskriver vi tre varningstecken som indikerar att du behöver en mer robust kompetensförsörjningsstrategi.
För varje punkt föreslår vi några knep som kan förbättra situationen på kort sikt – men kom ihåg att det rör sig om
tillfälliga lösningar som inte kan ersätta en fullständig översyn av kompetensförsörjningsstrategin.
begränsad framgång med jobbportaler
Jobbportaler är ett bra sätt nå ut, men de kan inte trolla fram starka kandidater om du inte använder dem på rätt sätt. Tänk igenom huruvida tjänsten du vill tillsätta är tydligt beskriven.
Ger du tillräckligt med information om företaget (inklusive dess mission och värderingar)? Är annonserna optimerade med relevanta sökord?
offentliga arbetsförmedlingar personliga kontakter jobbportaler bemanningsföretag google
topp 5 kanaler som används för att hitta jobb.
38%
37%
26%
24%
23%
*bland arbetstagare som har bytt arbetsgivare under de senaste 12 månaderna randstad employer brand research landsrapport 2020
brister i arbetsgivarvarumärket
Upplever du att arbetssökande inte känner till er organisation, eller kanske till och med har en negativ bild av den? Om så är fallet är det nog dags att se över ert arbetsgivarvarumärke.
Ett starkt arbetsgivarvarumärke är särskilt viktigt för att locka sökande från generation z, som i stor utsträckning är nya eller på väg in på arbetsmarknaden. Denna grupp prioriterar god stämning på jobbet högre än anställningstrygghet och föredrar digitalt avancerade företag som kontinuerligt erbjuder möjligheter att lära, utvecklas och växa.
trevlig arbetsmiljö starkt ledarskap karriärutveckling intressanta arbetsuppgifter balans mellan jobb och fritid
generation z (18-24)
57%
40%
40%
38%
38%
trevlig arbetsmiljö intressanta arbetsuppgifter balans mellan jobb och fritid anställningstrygghet karriärutveckling
millennials (25-34)
58%
44%
41%
41%
41%
trevlig arbetsmiljö intressanta arbetsuppgifter balans mellan jobb och fritid
anställningstrygghet flexibilitet
generation x (35-54)
64%
54%
47%
46%
44%
randstad employer brand research landsrapport 2020
vad vill olika generationer ha
nya initiativ som kräver nischad kompetens och snabb rekrytering De vanliga rekryteringsmetoderna räcker inte alltid till när du söker någon med extremt specifik eller nischad kompetens. Självklart kan en bemanningspartner, som har snabb tillgång till en omfattande talangpool, hjälpa dig ur knipan, men om du utvecklar en egen kompetensförsörjningsstrategi kan du slippa många av dessa
brådskande rekryteringssituationer. Planera i förväg, i samarbete med företagets ledning, hur ni ska få tillgång till kompetens som är särskilt svår att hitta. Annars är risken stor att du hamnar i ett svårt läge när företagets behov är akut och tillgången på kvalificerade kandidater knapp.
Känner du igen några av de här kompetensförsörjningsproblemen?
Om så är fallet är en av grundorsakerna säkerligen att du saknar en övergripande HR-strategi som ligger i linje med era affärsmål. Hur du utvecklar en sådan beskriver vi i kapitel 5 – men låt oss först ta en titt på varför det är en bra idé rent affärsmässigt.
5
kapitel 3. koppla HR-strategin till ROI.
I en snabbrörlig ekonomi som präglas av tvära kast är det enda vi kan vara säkra på att allt hela tiden förändras. Det är just därför det är så viktigt att ha en långtgående HR-strategi på plats. Nedan beskriver vi fem sätt som strategin kan bidra till företagets resultat.
1. större förmåga till anpassning och upp- och nedskalning Med tanke på hur snabbt förutsättningarna förändras idag kan förmågan att anpassa sig vara en stark konkurrensfördel. När du samarbetar med bemanningsföretag som har global räckvidd och omfattande register med kvalificerad kompetens är det här inget problem. En bemanningspartner ger dig flexibilitet och skalbarhet i paritet med ditt tillväxtbehov, samtidigt som verksamheten fortsätter som vanligt och kvaliteten på dina produkter eller tjänster upprätthålls även när efterfrågan är som störst.
2. snabbare rekryteringar
När arbetslösheten är låg innebär det brist på kvalificerade arbetstagare inom nästan alla branscher. Faktum är att den
genomsnittliga rekryteringstiden i de flesta organisationer är 36 dagar – 36 dagar som du egentligen inte har råd med. Men med rätt HR- strategi kan du komma ikapp – och till och med skaffa dig ett försprång på konkurrenterna.
3. minskade allmänna omkostnader för HR-avdelningen
Rätt HR-strategi hjälper dig att minska de allmänna omkostnaderna för HR-arbetet, vilket i sin tur kan frigöra rörelsekapital som kan investeras så att företaget kan växa – win-win! Du bör också överväga att införliva HR-outsourcing i strategin, eftersom det kan ge god avkastning på det du investerar.
4. rekryteringar som stämmer överens med företagets kultur HR-strategin kommer att ge er en bättre bild av de kvalifikationer kandidaterna behöver, men också av de mer ogripbara faktorer som gör att en viss kandidat passar in i den kultur som råder på just er arbetsplats. Och det är viktigt; kostnaden för en felrekrytering beräknas vara så hög som 21 procent av en anställds första årslön. Du har inte råd att satsa på fel kandidat.
5. rekrytering för tillväxttänkande
När medarbetarna är genuint intresserade av att lära av varandra och bidra till verksamheten – snarare än att bara jobba för lönen – är grunden lagd för tillväxt i företaget. Och med en smart HR-strategi kan du locka till dig, anställa och behålla just sådana medarbetare.
De fem områden som presenterats ovan är en god början när du ska övertyga företagets interna intressenter om de affärsmässiga fördelarna
med en god HR-strategi.
att anställa fel kandidat
kan kosta runt 21 % av
en anställds årslön
7kapitel 4. steg för att bygga en HR-strategi
Nu när du har en tydlig bild av hur en effektiv HR-strategi kan bidra till goda slutresultat är det dags att börja utforma själva strategin! Men först ett litet förbehåll: det enskilt mest värdefulla råd man kan ge om HR-strategier är att det inte finns någon patentmetod för att utforma strategin. Olika företag behöver göra på olika sätt.
Däremot är det alltid en bra idé att arbeta strukturerat – och för det har vi den vägledning du behöver. Så läs vidare, och du kommer snart att kunna korta ned rekryteringstiderna avsevärt, samtidigt som ni som HR-avdelning blir mer av en strategisk partner för företaget.
komma igång
När du utvecklar din HR-strategi ska du hela tiden ha företagets affärsmål i bakhuvudet. Du bör också tänka strategiskt, och försöka ta hänsyn till eventuella trender som är unika för din bransch eller marknad. Även om många olika aspekter av att attrahera och rekrytera medarbetare så småningom ska ingå i din plan är det bäst att först fokusera på ett fåtal områden, med vetskapen om att planen sedan kommer att förändras kontinuerligt över tid.
börja med framtiden
En HR-strategi är som mest effektiv när den överensstämmer med och stöder företagets övergripande tillväxtstrategi. Utgå därför från era affärsplaner för de kommande 12 månaderna, två åren och fem åren och försök avgöra vilka funktioner eller avdelningar som kommer att växa mest. Tänk sedan igenom vilka kompetensbehov det innebär. Du bör definitivt söka samarbete med företagets ledning i detta skede. Genom att förutse tillväxtområden samtidigt som du ser till att du har ledningen med dig förbereder du för ett smidigare genomförande längre fram.
Det ska anges i strategin hur du ska hålla dig uppdaterad om trender och prognoser i er bransch, och allra helst ligga steget före. Du behöver känna till exempelvis om det kommer nya tekniska lösningar som kan skapa nya kompetensbehov. Om du förstår den här dynamiken kommer du att vara bättre förberedd och ha större chans att lyckas när du väl ska rekrytera.
bygg ert varumärke – varje dag
Enkelt uttryckt drar företag med starka arbetsgivarvarumärken till sig starka kandidater. Därför bör det vara tydligt angivet i din HR-strategi hur du planerar att kommunicera företagets kultur, fördelar och förmåner och hur digitalt avancerade ni är som arbetsgivare. Enligt en av Randstads undersökningar i USA vill 62 procent av de arbetssökande jobba för ett företag som har rykte om sig att vara digitala ledare. Det innebär att du bör tänka på hur du ska interagera med olika målgrupper via digitala plattformar och kanaler.
9
12 månader starta med en 12-månaders kompetensplan
2 år gå därefter vidare till 2 år
5 år och 5 år
en tekniskt kunnig partner inom bemanningsområdet kan ge dig en mer robust digital strategi
utnyttja teknik och data
Teknik och data är integrerade komponenter i en effektiv HR-strategi. Ditt sätt att använda dessa tenderar också att på ett avgörande sätt påverka vem du rekryterar, varifrån du rekryterar och flera andra faktorer.
Å ena sidan kan tekniska framsteg snabbt skapa efterfrågan på specifik kompetens inom din organisation (alternativt göra viss kompetens överflödig). Du bör därför upprätta kontakter med teknikkunniga team eller andra som kan hålla dig uppdaterad. På så vis håller du koll på nya framsteg och kan se till att din kompetensstrategi ligger steget före den tekniska utvecklingen.
Ur ett annat perspektiv finns det otaliga programvaruverktyg som du kan ta hjälp av när du till exempel samlar in, lagrar och utvärderar data om rekrytering eller kandidaternas erfarenhet. När du utvecklar din strategi kan du ange vilken data ni kan ta fram internt och vilka som kan behöva köpas in utifrån. Identifiera personer i organisationen som kan hjälpa dig att tolka resultat och bestäm hur och med vem du ska dela resultaten samt vad som ska göras i nästa steg.
Om du vill få ut mesta möjliga av den senaste tekniska utvecklingen på rekryterings- och anställningsområdet kan du också överväga ett samarbete med en digitalt kunnig rekryterings- och bemanningspartner.
fortsätt förfina strategin
Precis som med alla fungerande planer kommer din HR-strategi att behöva utvecklas vidare allteftersom tiden går. Det är inget problem.
När du uppdaterar strategin och säkerställer att den ligger i linje med de viktigaste intressenternas uppfattning ökar det dina chanser att rekrytera de bästa kandidaterna – till lägre kostnad och med mindre stress. Din plan ska inte vara huggen i sten, utan snarare ett levande och växande dokument.
11
kapitel 5. hur bemanningsföretag
kan hjälpa dig.
Smarta arbetsgivare ingår strategiska partnerskap för att garantera sin kompetensförsörjning – och skaffar sig på så sätt konkurrensfördelar.
Hela 92 procent av arbetsgivarna i USA anser att det är viktigt att ha en digitalt kunnig rekryterings- och bemanningspartner för kunna att uppnå de viktigaste affärsmålen.
Innan man börjar utvärdera potentiella leverantörer är det dock viktigt att känna till de fyra olika typer av bemanningsföretag som finns på marknaden.
företag inom tillfällig bemanning
Dessa företag fokuserar på ett enda område: De placerar ut
arbetstagare på tillfällig basis, ofta till följd av kortvariga behov t.ex. vid säsongsbundna arbetstoppar eller när nya kompetensbehov uppstår i samband med ett projekt eller initiativ.
92%
92 procent av arbetsgivare i USA anser det vara viktigt att ha en digitalt skicklig rekryterings- och bemanningspartner
bemanningsföretag med fullständigt utbud
Fullständiga bemanningsföretag har ett brett utbud av tjänster och stor kapacitet att erbjuda helhetslösningar på kundernas affärsproblem.
Trots att det rör sig om stora företag har de ofta specialiserade
affärsområden så att de kan leverera expertis inom flera olika domäner och kompetensmarknader – från biovetenskap till bygg och konstruktion, vård eller HR. De erbjuder ofta egna tekniska lösningar med fokus på kostnadsminskningar, effektiviseringar och tillväxt.
företag inom ”retained search” och ”executive search”
Företag inom retained search och executive search har mycket gemensamt, men det finns också viktiga skillnader. Medan retained search främst används för att hitta kandidater till högre befattningar är executive search förbehållet kandidater på ledningsnivå. I typfallet fokuserar företag inom executive search också på att bygga relationer med ”passiva kandidater”, dvs. personer på ledningsnivå som inte aktivt söker nytt jobb just nu, men som ändå kan vara intresserade av ett lockande erbjudande.
nischade och specialiserade företag
Nischade och specialiserade bemanningsföretag är den snabbast växande delen av bemanningsbranschen. Dessa leverantörer fokuserar på specifik kompetens eller ett specifikt geografiskt område, och har därför begränsad förmåga att skala upp eller tillgodose breda, diversifierade kompetensbehov.
13
företag inom bemanning
placerar ut arbetstagare på tillfällig basis
bemanningsföretag med fullständigt utbud erbjuder ett omfattade utbud av HR-tjänster
företag inom “retained search” och “executive search”
tillsätter kandidater till antingen högre befattningar eller ledningsnivå
nischade och specialiserade företag
fokuserar på specifik kompetens eller ett specifikt geografiskt område
vilken typ av bemanningspartner
behöver du?
vad ska man leta efter när man väljer bemanningsföretag?
Det finns för- och nackdelar med att anlita var och en av dessa typer av bemanningsföretag, och valet bör i slutändan styras av dina affärsbehov. Men oavsett vilka dessa är bör du välja en bemanningspartner som kan leverera inom följande fyra områden.
1. god förståelse av era kompetensbehov
Ett bemanningsföretag som kombinerar den senaste tekniken med mänskliga kvaliteter – och som låter lokala experter ta reda på vilka affärsbehov ni har – har mycket bättre förutsättningar att skapa värde för er på lång sikt.
Med tanke på att ditt företags behov sannolikt kommer att
förändras med tiden och mot bakgrund av dagens stormiga
ekonomiska klimat bör den partner du väljer kunna leverera
kandidater inom i princip vilket kompetensområde som
helst, oavsett bransch.
2. en förstklassig strategi för medarbetarengagemang
När de anställdas engagemang brister är det skadligt för företaget. Och enligt en nyligen genomförd global Gallup-undersökning är det endast 13 procent av arbetstagarna som är engagerade i sitt arbete. Det är alltså viktigt att du väljer ett bemanningsföretag som på riktigt värdesätter detta – ett företag som sätter människan i centrum och inte bara söker rätt kompetens utan också kandidater som är inställda på tillväxt och som passar in just på ditt företag.
3. bevisad expertis inom medarbetarretention
Hög personalomsättning är ett problem som genomsyrar många företag idag. Och om medarbetarna lämnar ditt företag för att gå till en konkurrent är problemet dubbelt. Din blivande samarbetspartner bör alltså kunna hjälpa dig inte bara att rekrytera utan också att behålla värdefulla medarbetare.
4. de senaste och bästa verktygen för personalhantering
Teknikinvesteringar kan ge avsevärda produktivitetsvinster och
förbättrade resultat, men sådana förändringar har alltid ett pris. En bra partner för ditt företag ger dig tillgång till sofistikerade verktyg och lösningar de själva utvecklat. På så sätt kan du dra nytta av den senaste tekniken samtidigt som du minimerar risker och kostnader.
15
13%
av arbetstagare världen över är engagerade i sitt arbete
13%
87%
Fokusera på dessa fyra punkter, så bör du utan problem kunna hitta rätt partner för ditt företag. Är du fortfarande osäker på vad du ska leta efter när du granskar potentiella leverantörer? Ta en titt på vår lista över viktiga frågor till potentiella partners, och läs mer om hur bemanningsföretag kan stödja ditt företags tillväxt.
Ibland kan det såklart verka enklast att låta befintliga medarbetare ta på sig nya uppgifter. Och du tvekar kanske inför utmaningen att rekrytera nya talanger med den kompetens du verkligen behöver. Men att öka den befintliga personalens arbetsbörda skapar mer stress och kan leda till utbrändhet och hög personalomsättning – kostsamma resultat.
Lyckligtvis är det inte alls så svårt som du kanske tror att utöka teamet med nya duktiga medarbetare. Om du inleder ett samarbete med ett bemanningsföretag med kunskap om förhållandena på arbetsmarknaden, innovativa tekniska lösningar och tillgång till tusentals kvalificerade kandidater är du på god väg att bygga upp en förstklassig personalstyrka
en bra bemanningspartner bör ha:
• en god förståelse av era kompetensbehov
• en förstklassig strategi för medarbetarengagemang
• bevisad expertis inom medarbetar-retention
• de senaste och bästa verktygen för personalhantering
