S:t Georgs Scoutgillen i Sverige
Handbok för scoutgillen
Ekonomi – utökad
Inledning
Syftet med detta dokument är inte att göra dig till ekonomiexpert. Tanken är bara att ge dig som inte är så van att hantera ekonomi en liten vägledning. Om du redan vet hur du ska sköta gillets ekonomi kan du glömma detta dokument. Då har du viktigare dokument att läsa.
Scoutgillets ekonomi är ganska enkel och behöver inte krånglas till. Vi lyder inte under Bokföringslagen, och vi är befriade för beskattning (såvida inte scoutgillet bedriver någon form för näringsverksamhet, men det torde definitivt höra till undantagen).
Scoutgillets inkomster är i huvudsak medlemsavgifter och eventuella gåvor från medlemmarna, det senare gärna i form av en viss ”överbetalning” vid olika sammankomster. Det förekommer också interna lotterier för att bättra på ekonomin. Eftersom vi är en organisation för vuxna kan vi tyvärr inte räkna med några kommunala eller statliga bidrag.
Scoutgillets kostnader är i huvudsak medlemsavgifterna till SGSS, eventuella medlemsavgifter till andra organisationer (t.ex. Scoutmuseets Vänner) och en viss administration.
Alla dessa poster sammanställs i en ekonomisk redovisning, som ska revideras av scoutgillets revisor(er). När detta är klart skriver revisorn/revisorerna en revisionsberättelse som läses upp under gilletinget. Det finns inga formella krav på redovisningen, men ordning är ett nyckelbegrepp. En enkel kassabok räcker gott för
scoutgillets behov, men har du tillgång till en dator och ett bokföringsprogram är det också helt OK.
Kontoplan
Den centrala delen i scoutgillets redovisning är en kontoplan. Den beskriver vilka intäkter och kostnader gillet har, och brukar vara uppställd i en viss ordning.
En enkel kontoplan kan se ut enligt de följande tabellerna. Kontonumren är hämtade från den äldre BAS- kontoplanen, som är fullt tillräcklig om du arbetar med en dator och ett bokföringsprogram. Om du föredrar en annan kontonumrering (t.ex. den nyare BAS-kontoplanen) byter du bara ut numren. Arbetar du för hand med en kassabok kan du strunta i kontonumren.
Balansräkningen visar vilka tillgångar och skulder scoutgillet har. Resultaträkningen visar vilka intäkter och kostnader scoutgillet har haft.
Balansräkningens konton (urval)
Konto Beskrivning Användning
1011 Kassakonto Används för kontanta in- och utbetalningar.
1021 Plusgirokonto Används för in- och utbetalningar via Plusgirot. Kontot kan vara kopplat till Internet.
1041 Bankkonto Används för in- och utbetalningar via bank och bankgiro.
Kontot kan vara kopplat till Internet.
1211 Fordringar T.ex. obetalda medlemsavgifter (till gillet) eller andra krav som ska vara betalda inom ett år.
2399 Skulder T.ex. obetalda medlemsavgifter (till SGSS eller andra
organisationer) eller andra skulder som ska betalas inom ett år
2997 Balanserat resultat Summan av alla resultat från tidigare år.
2998 Årets resultat Årets över- eller underskott. Beloppet hämtar du från resultaträkningen.
2999 Eget kapital Summan av scoutgillets tillgångar minus dess skulder.
När du summerar alla konton som börjar med ”1” och alla konton som börjar med ”2” ska du få samma belopp.
S:t Georgs Scoutgillen i Sverige
Handbok för scoutgillen
Resultaträkningens konton (urval)
Konto Beskrivning Användning
3011 Medlemsintäkter Alla inbetalda medlemsavgifter från medlemmarna.
3021 Gåvor Gåvor från medlemmar och andra.
3031 Övriga intäkter Intäkter från t.ex. lotterier och andra intäktsbringande aktiviteter.
5011 Medlemsavgifter, SGSS Medlemsavgifter till SGSS.
5021 Medlemsavgifter, övriga Övriga medlemsavgifter.
6011 Lokalhyror Kostnader för hyrda lokaler, t.ex. vid gilleting eller andra aktiviteter.
6511 Kontorsmaterial Papper, kuvert, bokföringsböcker mm.
6851 Porto För alla brev gillet skickar ut, program, kallelser mm.
8021 Ränteintäkter Rantor på scoutgillets tillgångar på Plusgirot och i banken.
8171 Bankkostnader Avgifter scoutgillet betalar till banken för t.ex. konto och Internetanslutning.
Summan av alla intäkter (plusbelopp) och alla kostnader (minusbelopp) blir årets resultat, som du ska föra in i balansräkningen.
Bokföring (redovisning)
Har du hört ordet allegat eller verifikation? Det är de handlingar som dokumenterar scoutgillets ekonomiska aktiviteter. Kvittot från Posten eller insättningsuppgiften är ett allegat (en verifikation). De ”verifierar”
(bekräftar) att gillet har haft en viss intäkt eller kostnad. Därför måste du alltid spara dessa papper. Du bör också numrera dem så att du (och revisorn) snabbt kan se om något papper saknas. Numret ska du också föra in i kassaboken så att du snabbt kan hitta underlaget för en viss rad.
Låt oss nu ta ett litet exempel. Du har köpt frimärken för 100 kr till gillet och ska bokföra det. I din kassabok kan det se ut såhär:
Nr Text Kassa Porto
Debet Kredit Debet Kredit
1 Posten 100:00 100:00
Du har hämtat pengarna från kontantkassan och betalat för frimärkena. Då har du reducerat kassabehållningen (krediterat kassakontot) (minus) med 100 kr och ökat portokostnaderna (debiterat portokontot) (plus) med 100 kr. Om du summerar plus- och minus-beloppen för ett allegat ska du alltid få noll, annars har du gjort ett fel som du måste rätta till.
Ytterligare ett exempel? Scoutgillet har fått in medlemsavgifter till Plusgirot med 1 500 kr. I kassaboken ser det ut såhär:
Nr Text Plusgirot Medlemsavgifter
Debet Kredit Debet Kredit
2 Medlemsavgifter 1 500:00 1 500:00
Nu har behållningen på Plusgirot ökat (du har debiterat Plusgirokontot) (plus) med 1 500 kr, samtidigt som du har fått en intäkt (minus) på kontot för medlemsavgifter (krediterat kontor för medlemsavgifter). Summerar du plus- och minus-beloppen ska du alltid få noll även här.
Tycker du att det är konstigt att intäkter blir en minuspost? Det beror på bokföringsprinciperna, men det förekommer också bokföringsprogram som anger intäkter som plusposter och utgifter som minusposter. Nu ser du också mer av principen: Ökar du behållningen (debitering, pluspost) på t.ex. kassa-, Plusgiro- eller
bankkontona måste du ha en eller flera minusposter på andra konton. Sänker du behållningen på något av kassa-, Plusgiro- eller bankkontona (kreditering, minuspost) måste du ha en eller flera plusposter på andra konton.
Summan för ett allegat ska alltid bli noll.
S:t Georgs Scoutgillen i Sverige
Handbok för scoutgillen
Bokslut
Bokslutet innebär att du sammanställer alla uppgifter från scoutgillets bokföring (redovisning) i en balans- och en resultaträkning. Men först har du givetvis kontrollerat att alla uppgifter i bokföringen stämmer, annars får du problem i bokslutet. Det följande exemplet är hämtat från ett verkligt bokslut. Några kontonummer finns inte med – de är oväsentliga i detta exempel.
Balansräkning
Tillgångar 2007-12-31 2008-12-31
Kassa 1 112:50 833:00
Plusgirot 7 030:62 6 982:12
Bank 1 759:68 1 824:22 9 639:34
Presentartiklar i lager 1 018:00 1 058:00
Fordringar från aktivitet 200:00 0:00 1 058:00
Summa tillgångar 11 120:80 10 697:34
Skulder och eget kapital 2007-12-31 2008-12-31
Kortfristiga skulder 0:00 100:00
Avsatt till fond 1 700:00 1 600:00 1 700:00
Balanserat resultat 9 743:64 9 420:80
Årets resultat -322:84 -423:46 8 997:34
Summa skulder och eget kapital 11 120:80 10 697:34
Även här finns det ett visst samband mellan siffrorna. Du ser att summa tillgångar och summa skulder och eget kapital är lika stora vid årets början och vid årets slut. Dessutom – om du summerar siffrorna för balanserat resultat och årets resultat för 2007-12-31 får du balanserat resultat för 2008-12-31.
I kolumnen för 2008-12-31 har vi dessutom skrivit ut två delsummor för både tillgångar och skulder.
För tillgångarna är det första beloppet summan av alla ”penga”-konton (kassa, Plusgiro, bank), det andra beloppet är summan av de tillgångar som kan ”omvandlas” till pengar (presentartiklar, fordringar). Detta är inte absolut nödvändigt, men det gör det lättare att se hur mycket pengar scoutgillet har och hur stora de andra tillgångarna är.
För skulderna är det första beloppet summan av det som kan kallas ”kortfristiga skulder”, alltså skulder som ska betalas under det närmaste året. Fonden kan givetvis upplösas längre fram, men visas för enkelhets skull här. Det andra beloppet är det som brukar kallas scoutgillets eget kapital. Om du kontrollräknar exemplet får du 9 420:80 – 423:46 = 8 997:34.
Resultaträkning
I detta exempel finns det även en kolumn för det aktuella årets budget. Det kommer vi tillbaka till. Budget- kolumnen är inte absolut nödvändig, men den ger en bra uppfattning om hur väl budgeten stämmer. Det kan också vara en bra vägledning när nästa års budget ska sammanställas. De kursiverade rubriktexterna är heller inte absolut nödvändiga, men kan underlätta läsningen och förståelsen av resultaträkningen.
Budget Utfall Delsumma Total
Intäkter
Medlemsavgifter, 26 medlemmar @ 250 kr 6 500:00 6 250:00
6 250:00 Gåvor
Från medlemmar och överskott arrangemang 0:00 871:50
SGSS medlemsavgift ”Jiingimedlem” 0:00 200:00 1 071:50
Räntor
Plusgirot 15:00 49:01
S:t Georgs Scoutgillen i Sverige
Handbok för scoutgillen
Bank 10:00 15:53 64:54 7 386:04
Kostnader
Medlemsavgifter till SGSS
23 medlemmar @ 200:00 -4 600:00 -4 000:00
5 medlemmar @ 150:00 -750:00 -750:00 -4 750:00
Föreningsavgifter, övriga
Sensus -100:00 -100:00
Scoutmuseets Vänner -200:00 -200:00
Lokalt scoutmuseum -200:00 -200:00 -500:00
Övriga kostnader
Julhälsning i Gillescouten -50:00 -50:00
Papper, porto mm -1 300:00 -1 513:50
Uppvaktningar -400:00 -476:00
Avskriven medlemsavgift (avliden) -520:00
Resekostnader mm LGT -1 000:00 0:00 -2 559:50 -7 809:50
Årets resultat -2 075:00 -423:46
Den sista kolumnen är inte helt nödvändig, men den gör det lättare att se hur stora intäkter och kostnader scoutgillet har haft totalt. Här ser du också att årets resultat (ett underskott (en förlust)) på 423:46 är samma belopp som anges i balansräkningen som ”årets resultat”.
Den uppställningen som visas här är bara ett exempel. Huvudsaken är att siffrorna är korrekta och att de visas på ett överskådligt sätt. Gilletinget ska ju godkänna bokslutet, och om scoutgillets medlemmar inte kan läsa det blir det svårt.
Budget
En budget är inget annat är en – förhoppningsvis – kvalificerad gissning om hur resultaträkningen kommer att se ut i nästa års bokslut. Budgeten ger också en fingervisning om gillet eventuellt behöver höja sin medlemsavgift eller förstärka sina intäkter på annat sätt. I den ovanstående resultaträkningen kan du se hur en budget kan se ut.
Det finns en viktig princip att tänka på när du utarbetar en budget – försiktighetsprincipen. Den innebär att du inte anger mer intäkter än man rimligen kan räkna med, och att du dessutom tar till utgifterna i överkant. Du ska t.ex. inte budgetera gåvor, eftersom du ju inte rimligen kan veta att du kommer att få några. Det enda undantaget från den regeln är om scoutgillet redan har fått några gåvor under det nya året! Du ska dessutom räkna med att kostnaderna kommer att öka snarare än att minska. När du så har uppskattat scoutgillets intäkter och kostnader för det kommande året ser du om du har budgeterat ett över- eller underskott. Får du ett underskott kan du behöva se om du kan sänka scoutgillets kostnader på något sätt, eller om det går att öka intäkterna (loppmarknad, lotteri, …). Fall inte för frestelsen att budgetera några gåvor du inte redan känner till! Skulle scoutgillet få några blir det bara ”grädde på moset”.
När du så har sammanställt ditt budgetförslag tar gillerådet över. Det ska ju vara gillerådets budgetförslag till gilletinget. De andra i gillerådet kan ju ha andra prioriteringar. Att budgetera ett underskott kan vara acceptabelt som en engångsföreteelse, om scoutgillets tillgångar klarar det. I annat fall får gillerådet tänka om.
Revision
En revision innebär att revisorn granskar scoutgillets bokföring (redovisning) för att kontrollera att inga fel eller oegentligheter har förekommit. Detta är en säkerhet i första hand för gilleskattmästaren men också för hela gillerådet. Eventuella frågetecken brukar i allmänhet rätas ut under den pågående revisionen.
Revisionsberättelse
När revisorn/revisorerna har granskat scoutgillets redovisning ska de skriva en revisionsberättelse. Den kan se ut på många olika sätt, t.ex. som i det följande exemplet.
S:t Georgs Scoutgillen i Sverige
Handbok för scoutgillen
******************************************************************************************
Revisionsberättelse
Undertecknad, som av Gilletinget 2008 utsetts att granska räkenskaperna för (scoutgillets namn) för räkenskapsåret 1/1 - 31/12 2008, avger efter fullgjort uppdrag följande berättelse.
Jag har granskat scoutgillets räkenskaper och tillsammans med Gilleskattmästaren inventerat scoutgillets tillgångar. Vid behov har gjorda utbetalningar stämts av mot gillerådets protokoll.
Räkenskaperna är förda med ordning och reda. De har ej gett anledning till anmärkningar. Resultat- och balansräkning framgår av särskild sammanställning.
Jag föreslår att:
* 2008 års resultat, underskott kr. 423:46, överförs i ny räkning, samt att
* Gillerådet ges full och tacksam ansvarsfrihet för den tid revisionen omfattat.
Gillestad i mars 2009
_______________________________
Namn, revisor
******************************************************************************************
Begreppet ”ny räkning” innebär bara att resultatet räknas in i ”balanserat resultat”. I ett aktiebolag kan bolagsstämman t.ex. besluta att ett överskott ska delas ut till aktieägarna, men det gör ju inte vi.
I föreningssammanhang är det brukligt att revisorn både rekommenderar hur scoutgillets resultat ska hanteras, och att gillerådet beviljas ansvarsfrihet. Det senare förutsätter givetvis att revisorn anser att du har skött redovisningen bra. Gillerådet brukar i allmänhet anta revisorns förslag om hanteringen av resultatet och lägga fram det som sitt, men frågan om ansvarsfrihet ligger hos årsmötet.
Observera punkten om avstämning mot gillerådets protokoll. Det innebär att större utgifter bör vara beslutade av gillerådet innan de verkställs. Detta är återigen en säkerhet för gilleskattmästaren.
En ”oren” revisionsberättelse är revisorn skyldig att upprätta om han/hon har hittat saker i bokföringen som inte kan accepteras och/eller inte har fått en tillfredsställande förklaring. I sådana fall brukar revisorn heller inte rekommendera ansvarsfrihet. Det kan medföra att gilleskattmästaren (eller hela gillerådet) kan bli
skadeståndsskyldig gentemot scoutgillet.
