Britta Lästh FÖRSLAG TILL BESLUT Fritid och kulturnämndens
ordförande 2011-04-13
Fritid och kulturnämnden
Digitalisering av sammanträdshandlingar för Fritid och kulturnämnden i Knivsta kommun
Diarienummer FKN-2011/42
Förslag till beslut
Fritid och kulturnämnden föreslås besluta
att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för utbildningsnämnden
att uppdra till förvaltningen att införskaffa datorer med tillbehör till samtliga ledamöter i nämnden
att uppdra till förvaltningen att beställa e-postadresser till samtliga ledamöter i nämnden
Britta Lästh ordförande
Handläggare TJÄNSTESKRIVELSE FKN-2011/42
Rojda Alpsoy 2011-04-13
Fritid och kulturnämnden
Digitalisering av sammanträdshandlingar för Fritid och kulturnämnden i Knivsta kommun
Diarienummer FKN-2011/42
Förslag till beslut
Fritid och kulturnämnden föreslås besluta
att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för utbildningsnämnden
att uppdra till förvaltningen att införskaffa datorer med tillbehör till samtliga ledamöter i nämnden
att uppdra till förvaltningen att beställa e-postadresser till samtliga ledamöter i nämnden
Ärendet
Kommunstyrelsen beslutade den 2010-04-12 att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med digital överföring av sammanträdeshandlingar enligt intensionerna i skrivelse daterad 2010-03-30.
Förvaltningen har tagit fram en tidsplan och ett kostnadsförslag.
Det är nu fritid och kulturnämndens tur att ta beslut om digitalisering av nämndens sammanträdeshandlingar vilket administreras genom att alla ledamöter förses med knivsta.se adresser.
Utrustningen är kommunens och blir ett lån till varje ledamot.
Utbildning kommer att erbjudas i samband med mottagandet av utrustningen.
Varje ledamot ska också godkänna det regelverk som gäller för detta genom att ta del av regler samt signera detta dokument.
Så här mycket kostar för KS att använda papper vid sammanträden
Ark 0.0408kr 0,04 kr
Klickpris 0.06kr 0,06 kr
Kuvert 1.2kr 1,20 kr
Porto 17.60kr 35,20 kr
Antal ark i år 45416 2 264,74 kr
55508
Antal utskick per år 12st 12
Kost.pers/utskick
Ingrid (antal tim: 4) ca 15 000kr/år 15 000 kr
Antal ledamöter/utskick 30 30
Ark/klickpris/ark i år 4577.90kr 5 595,25 kr kuvert/porto/ledamöter/10ggr 6 204 kr 13 104,00 kr Total kost: exkl. person 10781.90kr 18 699,25 kr Total kost inkl person 44 781.90kr/år 33 699,25 kr
Tidsplan och kostnader för fritid och kulturnämnden
Nämnd
Namn på nämnden Grad på sekretessen Hur många personer Övrigt
Fritid och kulturnämnden
Lågt 10 st
Verktyg
Dator 3G /Tele2 uppkoppling
E-mail adress USB- minne
Fodral Inloggning för externa webben 10 HP Mini
dator
10 st 10 konto 10 st 10 Inte aktuellt
Beställning
Beslut Beställaren Dator 3G/Tele2 USB- mine
Väska E-post Inloggning för externa webben Nämnd F-chef IT IT IT IT Förvaltn
ingschef chef
Inte aktuellt
Kostnader
Dator 3G /Tele2 E-post Fodral USB- minne
Mjukvara Foxit Antivirus m/m
Inloggning för externa webben
Qbranch support
ca 4000 kr 159 kr /månad + 300 kr vid start
600 kr 150 kr 150 kr Ingår Ingår 195 kr
/ärende
Total kostnad för hela nämnden
Verktyg Engångskostnad /Månad Drift Total
Dator 40000 kr 40 000 kr
3G /Tele2 3000 kr
1590 kr /månad 3000 kr + 1590/mån
E-post 6000 kr 6000 kr
Fodral 1500 kr 1500 kr
USB-minne 16G
1500 1500 kr
Mjukvara Foxit
Antivirus m/m
Ingår 0
Inloggning för externa
webben
Ingår Inte aktuellt
just nu
0
Qbranch support
195 kr
/ärende
Ca 52000 kr + 1590/mån
Tid för utförandet
Beslut Beställning VAP image Utdelning /Utbildning
Extra utbildning
Utvärdering
2011-04-27 Bokar vid
behov
Första
nämnd efter
sommaren
Ca en månad från beslut till aktiv i VAP (Virtuella Arbetsrummet för politiker). Observera att
tiden liksom kostnaden kan ändras på grund av t.ex. leveranstid, prishöjning för utrustning
m/m.
Förvaltningens synpunkter
Förvaltningen har tillsammans med Kommunstyrelsen kommit relativt långt med utrustningen. Det finns dock fortfarande delar att jobba vidare med.
Förvaltningen är medveten om att det aldrig kommer att bli helt problemfritt med hänsyn till projektets karaktär. Mjuka delar är lika viktiga som tekniska delar.
Genom att kartlägga så tydligt så möjligt (förstudie) och bygga en stark infrastruktur kommer sårbarheten att minska.
Knivsta den 13 april 2011
Peter Svanteson Fritid och kulturchef
