Genomförandeplan
för papperslösa sammanträden
i Piteå kommun
Bakgrund
Kommunstyrelsen beslutade den 28 januari 2013 att uppdra till kommunledningskontoret att ta fram ett förslag till genomförandeplan, inklusive kostnadsberäkning, för införande av papperslösa sammanträden i Piteå kommun.
Tidigare har ett projekt genomförts, Papperslösa sammanträden, där Teknik- och service- nämnden utgjort pilotnämnd för försök med sammanträden via läsplattor, det vill säga utan pappershandlingar. Projektets slutrapport visar bland annat att det är fullt möjligt att genomföra papperslösa sammanträden med den lösning som användes i projektet.
Den valda lösningen består av en sammanträdesportal, det vill säga en webbsida där alla handlingar inför ett sammanträde finns i elektronisk form. Den förtroendevalda kan då läsa handlingarna via läsplatta eller dator.
Införande av papperslösa sammanträden i Piteå kommun
Då det visat sig att den lösning som Teknik- och servicenämnden använt sig av är tillfreds- ställande kan papperslösa sammanträden utvidgas successivt. Därigenom kan kommunen spara medel i form av minskade portoavgifter och kopieringskostnader. Dessutom minskar pappersförbrukningen, vilket ligger i linje med kommunens arbete ur ett ekologiskt, ekonomiskt och socialt perspektiv.
Genom införande av papperslösa sammanträden för förtroendevalda i Piteå kommun kommer kommunen att ansluta sig till den utveckling som pågår i landets kommuner kring detta område.
Genomförandeplan
Sammanträdesportalen
Sammanträdesportalen kommer att vidareutvecklas utifrån de erfarenheter som framkommit under projektet. Avsikten är att den framgent även ska innefatta kommunens styrande dokument, tillgång till blanketter för ansökan om förlorad arbetsförtjänst etc.
Val av teknisk lösning
Kommunens IT-avdelning förespråkar inköp av läsplattor av typ Apples iPad, dels utifrån de erfarenheter som redan gjorts, dels utifrån det faktum att många tjänstemän redan använder sig av denna typ av läsplatta. I och med det har också IT-avdelningen byggt upp kompetens vad gäller stöd och support. De alternativ till Apples iPad, så kallade Androider, är dessutom inte tillräckligt utvecklade för att i dagsläget kunna svara upp mot de behov som finns.
Ytterligare en anledning att välja iPads är de backup- och säkerhetslösningar som finns tillgängliga.
Ett alternativ hade kunnat vara bärbara datorer, men då syftet är att de förtroendevalda ska kunna läsa och ta del av sammanträdeshandlingar inför och under sammanträden, inte att arbeta i kommunens verksamhetssystem, är läsplatta att föredra.
Plattan kommer att kopplas till den e-postadress som tilldelas varje förtroendevald inom Piteå kommun.
Ett apple-konto är en förutsättning för att en iPad ska kunna användas, därför kommer varje platta att kopplas till ett unikt apple-konto. Apple-kontot avslutas när förtroendeuppdraget upphör. Varje förtroendevald kommer att, tillsammans med läsplattan, få ett så kallat giftcard.
Ett giftcard är ett kort laddat med en viss summa pengar som kan användas för att köpa applikationer till läsplattan.
Ansvarsfördelning
IT-avdelningen ansvarar för införskaffande, registrering, driftsättning och utdelning, initial utbildning i handhavande av läsplatta samt tekniskt underhåll av dessa. Förvaltningarnas IT- stöd tillsammans med respektive nämndssekreterare ansvarar för råd och stöd till
förtroendevalda när det gäller handhavandefrågor.
Kommunledningskontorets ärendehanteringsgrupp ansvarar för utbildning av förtroendevalda och nämndssekreterare beträffande sammanträdesportalen.
Central hantering
När en förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag återlämnas läsplattan till IT-avdelningen som sedan är ansvarig för att plattan återställs till ursprungligt skick och utlämnas till nyvald förtroendevald.
För närvarande uppskattar IT-avdelningen läsplattornas hållbarhet till tre år. IT-avdelningen kommer att fortlöpande utvärdera den tekniska lösningen för att skapa underlag inför nästa inköpstillfälle.
Avtal läsplattor
Ett avtal upprättas mellan Piteå kommun och respektive förtroendevald. I avtalet regleras rättigheter och skyldigheter vad gäller läsplattan. I avtalet regleras bland annat vad som händer om de får problem med hårdvaran. Avtalen kommer att vara kopplade till läsplattans serienummer och de förtroendevaldas e-postadress.
Försäkring
En läsplatta har i dag som standard en ettårsgaranti avseende fel på hårdvara. Det är möjligt att mot en extra kostnad förlänga garantin med två år, det vill säga så att den gäller under hela läsplattans uppskattade hållbarhetstid. Skador som uppkommer på grund av oaktsamhet täcks inte av garantin, utan kräver en särskild försäkring. I det avtal som tecknas mellan Piteå kommun och den förtroendevalda framgår det att skador på grund av oaktsamhet är den förtroendevaldes ansvar.
IT-avdelningen rekommenderar att garantin förlängs, däremot inte att en försäkring tecknas.
Modellen med förlängd garanti tillämpas redan idag beträffande bärbara datorer.
Funktioner i behov av läsplattor
Utöver förtroendevalda behöver även nämndssekreterare och förvaltningarnas IT-stöd läsplattor. Detta för att kunna lämna support till de förtroendevalda.
Utkvittering av läsplattor
IT-avdelningen kommer att ha schemalagda tillfällen för de förtroendevalda då läsplattan registreras, lämnat ut och avtal tecknas. Samtidigt får de initial utbildning och hjälp att komma igång med läsplattan.
Genomförandeorganisation
Införande av papperslösa sammanträden kommer att genomföras av kommunlednings-
kontorets ärendehanteringsgrupp. Ansvarig är administrativ chef på kommunledningskontoret.
Genomförandefas 1
Under första genomförandefasen kommer kommunstyrelsen inklusive dess arbetsutskott att gå över till papperslösa sammanträden.
Samtidigt utreds möjligheterna att digitalisera kommunfullmäktigesammanträdena. Systemen för papperslösa sammanträden och ett digitalt fullmäktige måste vara kompatibla.
Genomförandefas 2
Efter genomförandet av fas 1 fattas politiskt beslut om fortsatt införande av papperslösa sammanträden.
Kostnadsberäkning
Bakgrund
Kommunstyrelsen består i dag av 30 förtroendevalda. Av dessa ingår 8 i Teknik- och servicenämnden och har därmed utrustats med läsplattor inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt. Utöver de förtroendevalda måste även funktioner som
nämndssekreterare, IT-stöd samt i viss mån IT-avdelning ha tillgång till läsplattor av samma typ.
Kostnadsberäkning genomförandefas 1
Kostnadsberäkning genomförandefas 1 omfattar kommunstyrelsens ledamöter och ersättare, exklusive de förtroendevalda som redan har försetts med läsplattor inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt, samt kommunledningskontorets IT-stöd och
kommunsekreterare.
Investering Kostnad Antal Summa
Inköp av läsplatta (16GB) 4 556 kr 28 127 568 kr
2-års extragaranti (tot 3år) 662 kr 28 18 536 kr
Väska till läsplattan 335 kr 28 9 380 kr
Giftcard 150 kr 241 3 600 kr
Summa investering
genomförandefas 1 159 084 kr
Driftkostnader År Antal Summa
Plattform Driftkostnad/år 26 000 kr 26 000 kr
1 Gift card köps endast in till de förtroendevalda, exklusive de som utrustats med läsplatta inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt.
Driftkostnad IT/år (70kr/anv/mån.) 840 kr 35 29 400 kr 3G/4G Abonnemang/år 852 kr 35 29 820kr
Summa årligen: 85 220 kr
Totalsumma genomförandefas 1
233 198 kr Kostnadsberäkningen är baserad på att läsplattorna innehar en 3G-lösning med vanligt
surfabonnemang enligt Piteå kommuns trafikavtal samt dagens driftkostnad för plattform.
Kostnadsberäkning genomförandefas 2
Kostnadsberäkning genomförandefas 2 omfattar kommunfullmäktiges och övriga nämnders ledamöter och ersättare utifrån gällande politisk organisation, exklusive de som redan har tilldelats en läsplatta i sitt uppdrag samt kommunens IT-stöd och nämndssekreterare som inte redan har tilldelats en läsplatta i sin tjänst.
Investering Kostnad Antal Summa
Inköp av läsplatta (16GB) 4 556 kr 139 633 284 kr
2-års extragaranti (tot 3år) 662 kr 139 92 018 kr
Väska till läsplattan 335 kr 139 46 565 kr
Giftcard 150 kr 1142 17 100 kr
Summa investering år 1 788 967 kr
Driftkostnader År Antal Summa
Plattform Driftkostnad/år3 26 000 kr 26 000 kr
Driftkostnad IT/år (70kr/anv/mån.) 840 kr 186 156 240 kr
3G/4G Abonnemang/år 852 kr 186 158 472 kr
Summa årligen: 340 712 kr
Totalsumma genomförandefas 2
1 129 679 kr
Finansiering
Finansieringen bygger på att medel, motsvarande både investerings- och driftskostnaden, avsätts i en central pott. I annat fall måste det tas fram en beräkningsmodell för fördelning av
2 Gift card köps endast in till de förtroendevalda, exklusive de som utrustats med läsplatta inom ramen för Teknik- och servicenämndens projekt samt i genomförandefas 1.
3 Om genomförandefas 2 genomförs 2014 eller senare.
kostnader på berörda nämnder, ett arbete som kompliceras av att många förtroendevalda har uppdrag i två eller flera nämnder och som i sig skulle leda till ökad administration.
Tidsplan för införande av papperslösa sammanträden
Kommunövergripande införande av papperslösa sammanträden inleds med kommunstyrelsens arbetsutskott följt av kommunstyrelsen enligt följande tidplan:
Utdelning av läsplattor samt utbildning, förtroendevalda
4 juni 2013 Kommunstyrelsens arbetsutskott 12 augusti 2013
2 september 2013
Kommunstyrelsen 19 augusti 2013
16 september 2013
