BESLUTSFÖRSLAG Cecilia Eklund
Bitr. Kanslidirektör 044-309 32 30
cecilia.eklund@skane.se
Datum 2013-06-10
Dnr 1301185
1 (7)
Regionstyrelsen
Användande av läsplattor vid politiska sammanträden i Region Skåne
Ordförandens förslag
Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige följande
1. Regionfullmäktige fastställer föreliggande förslag till revideringar av regionfullmäktiges arbetsordning för att möjliggöra införandet av läsplattor som hjälpmedel vid fullmäktiges sammanträden.
Regionstyrelsens beslut
1. Regionstyrelsen uppdrar åt regiondirektören att beakta fortsatta effektiviseringar som möjliggörs i samband med införande och användning av läsplattor för sammanträdeshandlingar i Region Skånes politiska organisation.
Sammanfattning
Tester av läsplatta som informationsbärare i det nämndsadministrativa arbetet påbörjades i Region Skåne i april 2011 då regionstyrelsen och regionala tillväxtnämnden var först ut att börja använda plattorna. Därefter har nämnder och utskott/beredningar på central nivå infört läsplattor efter hand. Erfarenheterna är positiva och därför föreslås nu att införandet även sker för regionfullmäktige. Vissa revideringar krävs därför i fullmäktiges arbetsordning för att möjliggöra införandet.
I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2013-06-10
2. Förslag till revideringar i regionfullmäktiges arbetsordning
Varför läsplattor?
Erfarenheterna av att använda läsplattor är positiva och den nämndsadministrativa processen har effektiviserats betydligt.
Fördelarna med att använda läsplattor i nämndsadministrationen och beslutsprocesserna är många:
Förtroendemannauppdraget förenklas. Den utvecklade ”Region Skåne-appen” (RS-appen) medger att den förtroendevalde enkelt kan göra egna anteckningar, under- och överstrykningar mm på aktuell handling i läsplattan, vilket gör att man får samma funktionalitet som vid pappershandlingar. ”Handlingarna” är lättillgängliga, man har plattan med sig och slipper hålla ordning på pappershandlingarna och eventuella olika versioner.
En effektiv och kvalitetssäker beredningsprocess.
Publiceringsverktyget innebär en snabb och säker hantering av handlingarna med en lättillgänglig och behörighetsstyrd tillgång. En viktig framgångsfaktor för arbetet hitintills har varit det strategiska valet som gjordes från början att först införa ett digitalt
ärendehanteringssystem i beredningsprocessen och integrera publiceringsverktyget till plattorna med detta system.
Användandet har och kommer att medföra
effektiviseringsvinster. Ledtiderna i beredningsprocessen minskar och medför undvikande av dubbelarbete framförallt vid publicering av handlingar i de olika beredningsstadierna. Minskning av
pappersförbrukningen är en viktig vinst ur miljösynpunkt och därtill kommer minskade kostander för porto. Dessa vinster sammantaget ligger också väl i linje med den anpassning som måste ske med anledning av besparingar i centrala administrationen och därmed minskade personalresurser.
Skapar ”modernare” och effektivare mötesformer. Hanteringen av möteshandlingar underlättas av att publicering sker på plattorna med snabb åtkomst. De politiska mötena hålls på många orter både i och utanför Skåne och den snabba åtkomsten underlättar
mötesformerna.
Processen så här långt
Tester av läsplatta som informationsbärare i det nämndsadministrativa arbetet påbörjades i Region Skåne i april 2011 då regionstyrelsen och regionala tillväxtnämnden var först ut att börja använda plattorna. Därefter har de flesta nämnder och utskott/beredningar på central nivå kopplats på.
Enligt det förslag till plan som lagts för införandet är det regionfullmäktiges tur fr. o m juni 2013. En viktig förutsättning för planeringen har varit att de nämnder och utskott/beredningar som bereder de flesta ärendena till
regionfullmäktige har legat först i planeringen med hänsyn till kopplingen mellan ärendehanteringssystem och publicering på plattorna. För återstående nämnder beräknas ett succesivt införande.
Införandet ser ut enligt nedan:
Regionala tillväxtnämnden Klar
Regionstyrelsen Klar
Regionstyrelsens arbetsutskott Klar Upphandlings- och strategiutskottet Klar Vårdproduktionsberedningen/utskottet Klar Hälso- och sjukvårdsnämnden Klar Närsjukvårdsberedningen/utskottet Klar
Revisorerna Klar
Patientnämnden (Presidium) Klar
Folkhälsoberedningen Klar
Personal- och arbetsgivarutskottet Klar
Tandvårdsutskottet Klar
Regionfullmäktige Juni 2013
Erfarenheter hittills
En enkät har skickats till regionstyrelsens och regionala tillväxtnämndens ledamöter och ersättare då dessa har varit med från starten 2011. Det kan konstateras att resultaten i snabbenkäten ger ett kvitto på att satsningen har varit rätt. Det är glädjande att notera att omdömena är så positiva när nu nästa steg tas och involverar även regionfullmäktige.
X =:
A. Hur upplevde du att läsa handlingar på läsplattan?
B. Hur upplevde du att genomföra sammaträden med läsplatta som stöd?
C. Hur upplevde du att supporten har fungerat?
D. Hur upplevde du att tekniken fungerat?
E.
Y=
Hur är ditt samlade omdöme?
1-100%
Hur säkerställa en bra och trygg genomförandeprocess för regionfullmäktige?
Med hänsyn till det stora antalet ledamöter i regionfullmäktige är det viktigt att införandet av läsplattor sker på ett bra och tryggt sätt.
Regionfullmäktiges presidium har därför under våren haft två träffar med samtliga gruppledare för att säkerställa en bra process för införandet.
Revidering av arbetsordning
En av de första frågorna som diskuterades var behovet av revidering av regionfullmäktiges arbetsordning. Presidiet presenterade ett förslag till smärre förändringar som godkändes av gruppledarna vid träffen 2013-05-07. Förändringarna innebär i korthet
- Eftersom regionfullmäktige fr. o m 2014 sammanträder i nya rådhuset i Kristianstad krävs en ändring i arbetsordningen (§9) - Enligt nuvarande arbetsordning ska kungörelse och handlingar
utsändas med post. Detta ändras till att kungörelse och handlingar lämnas på lämpligt sätt och att ledamot och ersättare har rätt att erhålla handlingarna i för dem läsbar form (§§ 11,13)
- Enligt nuvarande arbetsordning ska en interpellation vara egenhändigt undertecknad av en ledamot. För att underlätta hanteringen stryks kravet på egenhändigt undertecknande. Detta möjliggör att en interpellation t ex kan skickas vi e-post (§38).
- En tydligare skrivning för vad som gäller för expediering av beslut införs (§54).
För att tydliggöra och likforma rutinerna vid inkallande av ersättare och närvarokontroll vid regionfullmäktigemötena bestämdes vid träffen att ta initiativ till en träff med aktuella politiska sekreterare.
Föreslagna revideringar i gällande arbetsordning är nödvändiga för införandet av läsplattor. Ytterligare revideringar för att uppnå ytterligare effektiviseringsvinster kan bli aktuella längre fram. På sikt är ambitionen att regionfullmäktige helt ska gå över till att använda läsplattor i sitt arbete vid sammanträdena i likhet med övrig nämndsadministration i Region Skåne.
Behovsinventering
Vid gruppledarträffen redogjordes även för den behovsinventering som genomförts och som gav följande resultat:
Totalt behov:
Ordinarie ledamöter 149
Förste ersättare 46
”Bank” 15
Summa 210
Tillgång iPAD
Utrustade med iPAD (ordinarie ledamöter) 70
Utrustade med iPAD (1:e ersättare) 11
(1:e ersättare) Vill disp. egen iPAD 34
Utgår 2
Summa 117
Behov inköp 93 Utbildning, teknisk support och tidplan för införandet av ett digitalt system i regionfullmäktige
Utbildning om Region Skåne-appens (RS-appens) funktion lämnas i
samband med de olika partigruppernas möten inför regionfullmäktigemötet 2013-06-17.
Information lämnas enligt följande:
2013-05-15 Centerpartiet 2013-05-17 Kristdemokraterna
2013-06-04 Folkpartiet
2013-06-05 Sverigedemokraterna
2013-06-07 Miljöpartiet
2013-06-11 Socialdemokraterna
2013-06-11 Vänsterpartiet
2013-06-11 Moderaterna
I samband med gruppmötena kommer iPAD att delas ut till ledamöter och 1:e ersättare. Läsplattorna levereras med RS-appen installerade. Det finns också ett verktyg installerat som underlättar teknisk support. Denna kommer att skötas av Telia.
De som angett att de disponerar iPAD kommer i anslutning till gruppmötena att få RS-appen installerad. Teknisk support kommer att ges i samband med gruppmötena.
I samband regionfullmäktigemötet i juni och september kommer
regionkansliet att vara representerade tillsammans tekniker för att svara på frågor och vara behjälpliga för att lösa uppkomna problem. Sammanträdet i juni kommer att hanteras med vanligt pappersutskick. På läsplattorna
kommer det att finnas exempel på ärenden och handlingar för att möjliggöra för de nya användarna att testa funktionerna på RS-appen.
både pappersutskick och digitalt utskick till iPAD. Speciella stödinsatser kommer att organiseras för användare som känner sig osäkra.
Efter septembermötet kommer huvudregeln att vara digitalt utskick till ordinarie ledamöter och 1:e ersättare. Övriga ledamöter och övergångsvis även vissa andra ledamöter kommer att få handlingar i papper. Det kommer också att organiseras en ”bank” med iPAD för distribution av handlingar till gruppen övriga ledamöter.
Regelverk för läsplattor och appar
Alla användare som utrustas med iPAD från Region Skåne kommer att få kvittera ut sin iPAD och sedan underteckna ett enkelt avtal som reglerar förhållandet mellan Region Skåne och användaren.
Ekonomiska konsekvenser och finansiering
Beräkningar av kostnader för införandet har gjorts enligt nedan:
Ökade kostnader per år:
Inköp iPAD 93 x 4600 )/4= 105 000 kr
Driftskostnad/år 93 x 12x278= 310 000 kr
Summa 415 000 kr
Engångskostnad Utbildning Tekniker
Summa 50 000 kr
Minskade kostnader:
Papperskostnad (förbrukning 2012) 510 000 kr
Porto 150 000 kr
Summa 660 000 kr
Därtill kommer minskade kostnader för personalresurser eftersom
administrationen effektiviseras betydligt, det politiska arbetet effektiviseras och sist men i minst den miljöpåverkan som sker i form av minskad
pappersförbrukning.
Finansiering av införandet sker således genom omdisponering av kostnader och innebär totalt en besparing.
Juridisk bedömning
Samråd har skett med avdelningen för juridik som inte har några invändningar mot förslaget.
Miljökonsekvenser
Pappersförbrukningen har och kommer att minska rejält vilket bidrar till en positiv effekt för miljön.
Samverkan med berörda fackliga organisationer
Ingen samverkan har bedömts nödvändig i detta ärende.
Uppföljning
Uppföljning kommer kontinuerligt att ske utifrån olika aspekter. Framförallt handlar det om:
- Nöjdhet
- Minskad pappersförbrukning
- Övriga kostnader såsom kopiering- och portokostnader
- Effektivisering av arbetssätt bl. a i form av personella resurser En första utvärdering kommer att påbörjas under andra halvåret 2013 och beräknas vara klar vid årsskiftet 2013/14.
Pia Kinhult Ordförande
Jonas Rastad Regiondirektör
