Inloggning
När du för första gången skall arbeta i PA-admin loggar du in med Användarnamn: Admin och anger admin som Lösenord. Detta lösenord kan du sedan ändra under menyn Behörighet/Ändra lösenord.
Företag
När du har loggat in i PA-admin visas nedanstående fönster.
Under fliken Företag skall du börja med att lägga upp en administratörsdatabas. Gör så här: Klicka på knappen Nytt och fyll i information som rör din databas i HogiaLön Plus.
Databasen som skapas i PA-admin hämtar information från ditt företags databas i HogiaLön Plus, och för att PA-admin skall kunna hitta denna databas måste du fylla i ovanstående information. Om du är osäker på vad som skall fyllas i bör du stämma av dessa uppgifter med företagets
nätverkstekniker.
Du väljer mellan filformaten HogiaLön-företag och HogiaLön Plus-företag beroende på vilket av programmen som du arbetar med.
När du loggar in i PA-admin första gången efter att du ställt in företagsuppgifterna, får du meddelande om sökväg till föregående års databas saknas eller är felaktig i lönedatabasen.
Varje gång som du startar PA-admin börjar programmet med att synkronisera databaserna från HogiaLön Plus med databasen i PA-admin så att de innehåller samma information gällande de anställda. Klicka OK för att starta synkroniseringen.
Har du flera företag?
Om du har flera företag får du svara på nedanstående fråga innan synkroniseringen startar.
Du kan välja att synkronisera alla dina upplagda företag eller göra urval. Klickar du Nej visas ett fönster med dina upplagda företag:
Välj vilka företag som du vill uppdatera i listan till vänster, du får markera ett företag i taget och sedan klicka på pilknappen för att flytta över företaget till listan till höger (Uppdatera). Klicka OK när du gjort ditt val.
Nästa fråga du får är om du vill synkronisera alla urvalskategorier i ditt företag.
Svarar du Ja här får du upp en lista över de urvalskategorier du kan välja att synkronisera.
När du är klar med ditt urval klickar du OK för att starta synkroniseringen av databaser.
En anledning till att man inte vill uppdatera alla företag kan vara att det finns flera
löneadministratörer för de olika bolagen. En löneadministratör som endast sköter lönerna för några specifika företag väljer förslagsvis dessa i listan och hoppar över resten.
Har den anställde gjort några ändringar i sina personuppgifter (adress- och telefonuppgifter) på PA- intranet kommer dessa med i registret Anställda i HogiaLön Plus efter att du godkänt uppgifterna.
I samband med synkroniseringen sker kontroller av anställdaregistret i HogiaLön Plus. Om PA- intranet körs för flera företag och en anställd byter bolag och läggs upp med samma namn och anställningsnummer i det nya företaget, uppmärksammas detta vid synkroniseringen. T ex Erik Åkerlund har bytt anställning från företaget ”Övningsföretaget” till ”Hogia PA-system AB”. I lönesystemet finns han upplagd med samma namn och anställningsnummer i båda företagens anställdaregister. Vid synkroniseringen visas följande två kontrollfrågor:
Väljer du att kopiera personens användarkonto från den tidigare anställningen till det nya företaget görs en liten justering av personens användarkonto i det gamla företaget, siffran ”1” läggs till efter användarnamnet (Erik Åkerlund1) i PA-admin. Detta görs för att programmet skall kunna avgöra till vilket företag personens kommande tidrapporter skall föras till.
Anställda
Under fliken Anställda visas de anställda som finns i aktuellt företag. Du som sköter PA-admin måste kontrollera att den anställdes Användarnamn stämmer överens med det användarnamn som han/hon anger vid inloggning på nätverket. Stavningen måste stämma överens exakt.
Användarnamn
I nedanstående exempel ligger den anställde (101 Åkerlund Erik) upplagd med Efternamn före Förnamn i anställdaregistret, men på nätverket loggar personen in med sitt Förnamn först. Detta har korrigerats i fältet Användarnamn.
Lösenord
Programmet föreslår personens fyra sista siffror i personnumret som lösenord. Låt gärna de anställda använda dessa siffror som lösenord vid första inloggningen på PA-intranet.
Efter att de har loggat in bör de byta lösenord så snart som möjligt. Det gör användaren själv i PA- intranet under Inställningar. Om en anställd glömmer bort sitt lösenord kan du gå in här och ge personen ett nytt lösenord.
Lösenordets längd samt giltighetstid
Under Arkiv – Inställningar, fliken PA-intranet ställer du in hur många tecken som lösenordet skall bestå av samt hur många dagar det skall gälla. Du talar även om ni använder er av avancerad lösenordskontroll.
Sök
Du kan söka efter anställda genom att antingen ange anställningsnummer eller namn i fältet Sök.
Attesträtt
Om en person skall kunna attestera tidrapporter för en eller flera anställda i PA-intranet måste personen läggas upp med attesträtt. Detta gör du under fliken Attesträtt.
Attesträtter per anställd
Först anger du vilken person du vill ge attesträtt till. Du kan antingen välja personen genom att klicka på pilen och välja aktuell anställd i listan som visas eller så söker du på namn, skriv in detta direkt i fältet vid Anställd och tryck Enter. Därefter bestämmer du vilka anställda personen skall attestera. Vill du att personen skall ha attesträtt för samtliga anställda klickar du på knappen med dubbelpilen åt höger, då flyttas namnen på alla anställda över från listan Attesterar inte till listan på högersidan Attesterar följande anställda. Skall personen bara kunna attestera vissa anställda markerar du dessa i listan till vänster samtidigt som du håller nere Ctrl-tangenten, klicka sedan på knappen med enkelpil åt höger. Du kan också välja en person genom att dubbelklicka på
hans/hennes namn. Shift-tangenten använder du om du vill göra ett ”intervall-urval” av personer.
När du har fyllt i ditt val klickar du på knappen Spara.
Ändra attesträttigheter
Om du vill radera en persons samtliga attesträttigheter klickar du knappen med dubbelpilar åt vänster. Samtliga anställdas namn hamnar då i listan till vänster Attesterar inte. Knappen med enkelpil åt vänster används för att ta bort vissa anställda från attestlistan. Gör så här för att ta bort en anställd från attestlistan: markera aktuell anställd i listan till höger och klicka sedan på knappen med enkelpil åt vänster. Är det flera personer som skall tas bort håller du nere Ctrl-tangenten samtidigt som du markerar dessa personer, klicka sedan på knappen med enkelpil åt vänster. Du kan också ta bort en person genom att dubbelklicka på hans/hennes namn. När du är klar med dina förändringar klickar du på Spara. Du kan också Kopiera attesträtt mellan användare.
Massrapportering
Om en person även skall kunna tidrapportera för andra anställda än sig själv anger du detta under fliken Massrapportering. Välj först vilken anställd som skall ha rättighet att tidrapportera för andra personers räkning. Du kan antingen välja personen genom att klicka på pilen och välja aktuell anställd i listan som visas eller så söker du på namn eller anställningsnummer. Skriv in detta direkt i fältet vid Anställd följt av Enter. Därefter anger du vilka anställda som personen skall kunna
tidrapportera för. Skall personen kunna tidrapportera för samtliga anställda som visas i listan till vänster klickar du på knappen med dubbelpilar åt höger. Namnen på alla anställda flyttas då över från listan Massrapporterar inte till listan Massrapporterar följande anställda förutom sig själv. Skall personen bara kunna tidrapportera för vissa anställda markerar du dessa i listan till vänster samtidigt som du håller nere Ctrl-tangenten, klicka sedan på knappen med enkelpil åt höger. Du kan också välja en person genom att dubbelklicka på hans/hennes namn. Shift-tangenten använder du om du vill göra ett ”intervall-urval” av personer. När du har fyllt i ditt val klickar du på knappen Spara.
Ändra rättigheter för massrapportering
Om du vill radera en persons samtliga rättigheter att massrapportera klickar du på knappen med dubbelpilar åt vänster. Samtliga anställdas namn hamnar då återigen i listan till vänster
Massrapporterar inte. Knappen med enkelpil åt vänster används för att ta bort vissa anställda från listan till höger. Är det flera personer som skall tas bort håller du nere Ctrl-tangenten samtidigt som du markerar dessa personer. Du kan också ta bort en person genom att dubbelklicka på
hans/hennes namn. När du är klar med dina förändringar klickar du på Spara. Du kan också genom Kopiera massrapportering kopiera rätt att massrapportera mellan användare.
Rättigheter att rapportera
Om du har anställda som endast skall erhålla sin lönespecifikation och inte ha möjlighet att
tidrapportera för egen del via PA-intranet, anger du dessa under fliken Rättighet att rapportera.
Tidrapporteringen för dessa personer sköts istället av någon som har rätt att massrapportera och finns angiven under fliken Massrapportering. Genom att klicka på knappen Utför hämtar programmet automatiskt alla personer vars tidrapportering sköts av någon annan och markerar dessa. Informationen hämtas från fliken Massrapportering.
Markerar du ett namn i listan till vänster och sedan klickar på knappen med enkelpil åt höger flyttas personen över till listan över anställda som inte får tidrapportera via PA-intranet. Klickar du istället på knappen med dubbelpilar åt höger hamnar samtliga anställda i listan över vilka som inte får tidrapportera via PA-intranet. Knappen med enkelpil åt vänster används om du vill ge enskild anställd rättighet att tidrapportera och knappen med dubbelpilar åt vänster används för att flytta över samtliga anställda från höger till vänsterlistan, d.v.s. alla får rättighet att tidrapportera. När du har fyllt i ditt val klickar du på knappen Spara.
Grupper
Du kan gruppera dina anställda för att t ex kunna dela upp vilka lönearter de skall se vid
tidrapportering i PA-intranet. Markerar du ett namn i listan till vänster och sedan klickar på knappen med enkelpil åt höger flyttas personen över till listan över anställda som tillhör den aktuella
gruppen. Klickar du istället på knappen med dubbelpilar åt höger hamnar samtliga anställda i listan över vilka som inte tillhör gruppen. Knappen med enkelpil åt vänster används om du vill flytta enskild anställd och knappen med dubbelpilar åt vänster används för att flytta över samtliga anställda från höger till vänsterlistan, d.v.s. alla tillhör gruppen. När du har fyllt i ditt val klickar du på knappen Spara.
Lönearter
För att skapa en mer överskådlig lönespecifikation för de med stora mängder lönetransaktioner finns alternativet summering av lönearter. Då skapas en rad med summan av den valda lönearten.
Arkiv - Inställningar - PA-admin
Sökväg för säkerhetskopior
Under Arkiv-menyn finns ett menyalternativ som heter Inställningar. Här talar du om var dina säkerhetskopior av PA-intranet skall hamna när du utför en säkerhetskopiering. Observera att detta endast gäller access-databaser. Du som använder SQL server får per default PA-admins programmapp som målkatalog för säkerhetskopior.
Vid en säkerhetskopiering kopieras både tidrapporter från tidigare perioder och användarnas inneliggande tidregistreringar i PA-intranet.
E-postadressen till LöneAdmin
Om användarna skall kunna skicka e-post till löneadministratören från PA-intranet anger du hans/hennes e-postadress.
Visa endast anställda med domän i listor m.m.
Om du har anställda som av olika anledningar inte skall ha åtkomst till PA-intranet lägger du upp dessa utan att ange Domän under fliken Anställda. Vill du inte att dessa personer visas i PA- admins diverse listor markerar du alternativet Visa endast anställda med domän i listor.
Personuppgifter hämtas och skrivs till
Här väljer du mellan HogiaLön Plus och Hogia Personal.
Ta bort ODBC
Om kopplad odbc koppling är felaktig eller du valt fel odbc koppling kan du här ta bort den och få möjlighet att välja en ny vid nästa uppstart utav PA-admin.
Radera avslutade anställningar
För att inte anställda som slutat skall ligga kvar i PA-admin kan du välja om de skall raderas från PA-admin efter ett visst antal dagar vid synkroniseringen.
Arkiv - Inställningar - PA-intranet
Ingen tidrapportering över månadsskifte
Om användarna inte skall kunna registrera en avvikelse som sträcker sig över ett månadsskifte, t ex semesteruttag från 25 augusti till 5 september, markerar du alternativet Ingen tidrapportering över månadsskifte. Om sådan registrering förekommer får användaren följande meddelande i PA- intranet:
Kunna attestera direkt i attestlistan
För att förenkla attestering då en avvikelseart är rapporterad av flera användare kan du markera Kunna attestera direkt i attestlistan.
Fler konteringsbegrepp
Som standard visas enbart datum, klockslag och anmärkningsfält i tidrapporteringsbilden i PA- intranet. Markerar du Fler konteringsbegrepp kan användaren även rapportera konto, resultatenhet samt kostnadsbärare.
Visa/registrera projekt
Om du vill att användaren skall kunna registrera projekt markerar du detta val.
Hur vill du att datumet skall visas i PA-intranet
Välj mellan alternativet ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅ-MM om endast år och månad skall kunna anges vid tidrapportering.
Tidrapportering möjlighet att kunna rapportera avvikelser.
Om samtliga anställda inte skall kunna tidrapportera är ett alternativ att inte visa detta på PA- intranet som alternativ till att inte ge dem rättighet att rapportera.
Personuppgifter
Vill du att de anställda skall kunna rapportera in adressändringar m.m. via PA-intranet markerar du detta alternativet.
Lönespecifikation/tidrapport
För att kunna visa lönespecifikationen på PA-intranet skall detta alternativ vara markerat.
Summa skatter
Vill du att en summering av skatter och avgifter skall visas på lönespecifikationen markerar du detta alternativet.
Företagsnamn
Vill du att det företag som den anställde tillhör skall visas tillsammans med informationen om vem som är inloggad markerar du detta alternativet.
Bankkonto
Skall bankkontonumret visas på lönespecifikationen samt under Personuppgifter, markerar du detta alternativet.
Valfri länk/sida
Genom att markera alternativet Visa den valfria länken/sidan i PA-intranet och sedan ange hemsidans URL-adress samt en rubrik, kan användarna av PA-intranet koppla upp sig till sidan direkt från PA-intranet. Rubriken som du lägger in visas i huvudmenyn till PA-intranet, längst till höger på aktivitetsraden.
Lösenordskontroll i PA-intranet
Här väljer du säkerhetsnivå för inloggningen till PA-intranet. Du talar om hur många tecken som användarens lösenord minst måste bestå av samt många dagar det får gälla innan användaren måste byta.
Avancerad lösenordskontroll
Detta betyder att lösenordet skall vara minst 7 tecken långt och innehålla både stora och små bokstäver mellan A-Z samt siffror 0-9.
Färger för PA-intranet
Under inställningarna kan du också välja vilka färger som bakgrunder och rubriker skall ha i PA- intranet. Blir du inte nöjd med ditt färgval kan du ändra tillbaka till originalfärgen genom att klicka på knappen Återställ.
Verktyg - Överföring av tidrapporter
När det är dags att föra över personalens tidrapporter till löneprogrammet börjar du med att
säkerhetskopiera databasen i PA-admin. Detta gör du under menyn Verktyg – Säkerhetskopiera.
När säkerhetskopian är tagen väljer du alternativet Överföring av tidrapporter under menyn Verktyg.
Överföringsrutinen är uppdelad i två steg och när du har gått igenom dessa skapar programmet en fil som innehåller de överförda tidrapporterna. Filen importerar du sedan i löneprogrammet, denna import beskrivs längre fram i handboken.
Följande fönster visas när du väljer Överföring av tidrapporter i menyn Verktyg:
Alternativ
Om de anställda både kan använda sig av avvikelsearter och lönearter vid tidrapportering i PA- intranet markerar du alternativen: För över avvikelser och För över antalsposter.
Du har även möjlighet att föra över ej attesterade tidrapporter (avvikelser/antalsposter) till lönesystemet. Om det förekommer personer med oattesterade tidrapporter visas dessa i steg 2 av överföringen.
Har användarna lagt in kommentarer till sina tidregistreringar i PA-intranet kan du välja att föra över dessa genom att markera Ta med anmärkning från PA-intranet till anmärkningsfältet i HogiaLön.
För att få med alla konteringsbegrepp markerar du Ta med konto, resenh, kbärare, och projekt till HogiaLön.
Datumintervall
Du anger vilket datumintervall som skall gälla för tidrapporterna, t ex 20070601-20070630. Om någon användare sedan har registrerat avvikelser och dylikt utöver själva tidrapporteringsperioden, t ex semesteruttag från 1 juni till 15 juli, ligger de 15 ”överskjutande” semesterdagarna för juli kvar som attesterade på användarens tidrapport i PA-intranet. Dessa dagar måste alltså inte registreras om utan ligger kvar till nästa löneperiods tidrapport. Om det förekommer ”överlappande”
tidrapporter får du ett meddelande om detta i samband med överföringen.
Du har också möjlighet att ta med attesterade avvikelser bakåt i tiden som aldrig blivit överförda genom att bocka för Tag även med; och sedan fylla i ett fr.o.m. datum.
Utfall enligt val ovan
I dialogen till steg 1 visas en informationsruta med hur många avvikelser/antalsposter som kommer att föras över till lönesystemet, d.v.s. dessa poster hamnar i filen som du sedan importerar. Du ser också hur många poster som inte blivit attesterade samt om det förekommer ej godkända
tidregistreringar.
Du kan dessutom välja vilka företags tidrapporter som skall föras över genom att markera Välj företag och flytta över de företag som du vill arbeta med till den högra kolumnen med hjälp av pilarna.
Är det inte alla anställda i detta företag som du vill föra över avvikelser för markerar du alternativet Välj anställd(a).
Markera den/de anställda du vill arbeta med och tryck Ok. Tryck sedan Nästa.
För den utvalda personen kan du sedan markera vilka av de attesterade avvikelserna/antalsposterna som skall föras över till lön.
Har du valt att överföra samtliga anställda i ett eller flera företag får du i steg 2 mer utförlig
information om vilka personers tidrapporter som har attesterats, vilka som inte har attesterats samt vilka som har missat att mata in sin tidrapport. När du har fyllt i beställningsbilden klickar du på knappen Fortsätt. Vill du avbryta överföringen väljer du istället Avbryt.
I fältet Visa finns det tre viktiga alternativ som du skall gå igenom innan du fortsätter med
överföringen av tidrapporter. Observera att det bara är användare som har möjlighet att logga in på PA-intranet som visas här. Saknas användarnamn eller lösenord kommer inte användaren upp på listan.
Användare som ej matat in tidrapport - Om det finns användare som inte har matat in sina tidrapporter visar programmet dessa i samband med att du skall hämta avvikelser från PA-intranet.
Innan du fortsätter måste du också kontrollera om det finns Användare som ej har attesterat tidrapporter samt om det finns användare som har knappat in tidrapporter men som inte har blivit attesterade av sin chef. I detta fall väljer du alternativet Användare som ej är attesterade under Visa. Klicka på pilen vid fältet för att ta fram dessa alternativ.
Om någon anställd har missat att mata in sin tidrapport kan du enkelt påminna personen genom att använda e-post funktionen. Klicka på knappen Skicka e-post, programmet hämtar uppgift om personens e-postadress från registret Anställda i HogiaLön Plus. För närvarande hanterar vi E- postprogrammen MS Outlook och MS Exchange.
Skicka e-post
Ovanstående meddelande ligger som förslag i programmet, vill du ändra meddelandet går detta givetvis bra. När du är klar klickar du på OK för att sända iväg meddelandet.
När du har gått igenom de olika Visa-alternativen och vill gå vidare med överföringen klickar du på knappen Fortsätt. Nu skapas själva filen med tidrapporter om allt stämmer.
Om någon har registrerat tidrapporter med ett tidigare datum än datumintervallet som du har valt för överföringen, informerar programmet dig om detta samt frågar om du vill ha med dessa
”eftersläntrare”.
Efter att filen med tidrapporter har skapats får du besked om hur många registreringar (poster) som har förts över från PA-intranet och sedan visas en överföringsrapport.
Överföringsrapport
När överföringen till PA-admin är klar får du en rapport på bildskärmen som visar vilka personers tidrapporter som har överförts.
Poster som börjare med ett ”A” innebär avvikelsearter och ”L” står för lönearter.
Vill du ha överföringsrapporten utskriven klickar du på symbolen för skrivare. Under Analys – Tidrapporter kan du också titta på de överförda tidrapporterna.
När överföringen är klar är det dags att importera informationen till själva löneprogrammet.
Tidrapporterna hamnar i en fil som du läser in i löneprogrammet. Inläsningen kan du göra på två sätt, antingen använder du den automatiska importfunktionen se punkt 1 nedan, eller så läser du in filen manuellt se punkt 2.
OBS! Gör en säkerhetskopia av databasen i HogiaLön Plus innan du importerar filen med tidrapporter.
Tips! Under Arkiv – Inställningar – Avancerade inställningar, fliken Säkerhetskopiering kan du markera att programmet skall göra en automatisk backup av databasen innan import av fil sker.
Automatisk import
HogiaLön Plus innehåller ett importformat som innebär att programmet kan bevaka om det finns nya filer med tidrapporter samt även importera dessa i löneberedningen. Denna bevakningskontroll och import kan ske med automatik om du så önskar, och då krävs följande inställningar i HogiaLön Plus:
Välj Arkiv – Inställningar, fliken Import. Markera alternativet Jag vill att HogiaLön Plus bevakar importfiler med automatik och även rutan för: Om avvikelser importerats så skall dialogen ”Överför avvikelser till löneberedningsrader” visas. Ange sedan sökväg till
importfiler.
Markera när löneprogrammet skall kontrollera om det finnas nya importfiler, antingen när företaget öppnas eller innan avräkning. Efter att filen är importerad kan du antingen radera eller flytta filen till en separat katalog med gamla importfiler. Vår rekommendation är att importfilen sparas om något skulle gå fel och avräkningen måste göras om på nytt.
Manuell import
Vill du själv styra när importfilen med tidrapporter skall läsas in i löneprogrammet använder du istället importfunktionen under menyn Arkiv – Import löneberedning. I handboken/hjälptexterna till HogiaLön Plus kan du läsa mer om denna import.
Efter genomförd import får du en kvittens på antal inlästa poster, om några har varit felaktiga samt om några poster har avvisats.
De anställdas lönespecifikationer är tillgängliga via PA-intranet så fort du har gjort en definitiv avräkning av lönerna.
Verktyg - Återföring utav tidrapporter
Om du vill återställa en överföring väljer du först det datum som överföringen gäller, därefter
trycker du på Ok. Återföringen slår genast igenom och under Analys – Status ser du att avvikelserna ändrat status från historisk till attesterad. Observera att denna åtgärd måste kombineras med återläsning av en säkerhetskopia i lön om du hunnit importera filen i lönesystemet.
Verktyg - Registrering
Om du stoppar registrering för användarna på PA-intranet visas ditt meddelande när någon försöker välja funktionerna Tidrapporter eller Personuppgifter i PA-intranet.
För att du inte skall glömma att häva stoppet för registrering i PA-intranet visas nedanstående påminnelse när du avslutar PA-admin:
För att tillåta (starta) registrering igen i PA-intranet väljer du återigen Registrering under menyn Verktyg och klickar på knappen Starta.
Verktyg - Grupper
Om du inte vill att alla anställda skall ha tillgång till de lönearter som skall visas i PA-intranet kan du dela upp de anställda i grupper. Dessa grupper ger du sedan tillgång till de olika löne- och
avvikelsearterna.
Verktyg - Säkerhetskopiera
När du vill göra en säkerhetskopia av databasen i PA-admin väljer du alternativet
Säkerhetskopiera under menyn Verktyg. Programmet gör en säkerhetskopia av samtliga användare, attesträtter och avvikelser, d v s både tidrapporter som är överförda till PA-admin och tidrapporter i PA-intranet.
Under Arkiv – Inställningar talar du om sökvägen till mappen där säkerhetskopian skall läggas då du har en access-databas. Använder företaget SQL som databas så lägger sig säkerhetskopian per default i PA-admins programmapp.
Analys - Tidrapporter
Under Analys - Tidrapporter kan du titta på samt skriva ut personalens tidrapporter.
Anställd
Du kan välja att visa samtliga anställdas tidrapporter eller klicka på pilen vid fältet och välja ett företag och/eller en specifik anställd.
Tidrapport
När det gäller Tidrapporter kan du göra urval på Aktuell tidrapport - detta alternativ visar alla inneliggande tidrapporter i PA-intranet - dessa är ännu ej överförda till PA-admin. Vill du istället titta på redan överförda tidrapporter klickar du på pilen och väljer dessa efter datumperiod.
Avvikelser, antalsposter eller förkastade
En tidrapport kan innehålla både avvikelsearter och enskilda antalsposter (lönearter) beroende på dina registerinställningar i HogiaLön Plus. När du analyserar Tidrapporter visas Avvikelser för sig och Antalsposter för sig. Välj vad som skall visas genom att antingen markera radioknappen för Avvikelser, Antalsposter eller Förkastade.
Fältet Status kan beroende på val av tidrapport innehålla följande alternativ: Attesterad och Ej attesterad. Tittar du på en redan överförd tidrapport är Status = Historik.
Klicka på knappen Skriv ut om du vill ha rapporten utskriven på skrivare. Attesterande chefer I menyn Analys kan du välja alternativet Attesterande chefer för att se vilka personer som har rätt att attestera andras tidrapporter samt vilka personer dessa attesterar.
Du kan välja att visa samtliga attesterande chefer (personer) eller en specifik person genom att klicka på nedåt pilen och välja honom/henne i anställdalistan.
Analys - Status
Under menyvalet Analys – Status kan du enkelt kontrollera statusen på inneliggande tidrapporter i PA-intranet. Du kan också välja att fylla i ett t o m datum som programmet skall ta hänsyn till.
Under Visa kan du ta fram listor över alla användare som inte har matat in sin tidrapport i PA- intranet…
… vilka chefer/attestansvariga som ännu ej har attesterat…
… samt vilka anställda som har matat in sin tidrapport men inte fått denna attesterad.
Skicka e-post
Om någon anställd har missat att mata in sin tidrapport kan du enkelt påminna personen genom att använda e-post funktionen. Klicka på knappen Skicka E-post, programmet hämtar uppgift om personens e-postadress från anställdaregistret i HogiaLön Plus. För närvarande hanterar vi E- postprogrammen MS Outlook och MS Exchange.
Behörighet – Ändra behörighet
Behörighet är en funktion som användare Admin och löneadministratörer med fullständiga rättigheter har tillgång till. Med hjälp av behörighetsfunktionen kan du skräddarsy vilka programfunktioner och företag en användare av PA-admin får tillåtelse att arbete med. En
användare kan givetvis läggas upp med fullständiga programrättigheter, vilka innebär att personen kan:
Lägga till nya företag i databasen under fliken Företag.
Ta bort företag under fliken Företag.
Ändra företagsuppgifter under fliken Företag.
Ändra behörigheter - Verktyg - Ändra behörighet.
Hämta avvikelser – Verktyg - Överför tidrapporter.
Säkerhetskopiera – Verktyg - Säkerhetskopiera.
Stoppa registrering i PA-intranet – Verktyg - Registrering.
Ändra anställda under fliken Anställda.
Lägga upp/ändra attesträttigheter under fliken Attesträtt.
Ny
Gör så här när du vill lägga upp en ny användare av PA-admin, klicka på knappen Ny.
Fyll i personens signatur, fullständiga namn och ett tillfälligt lösenord. Efter att användaren har loggat in i PA-admin bör hon/han byta sitt lösenord så snart som möjligt. Det gör användaren själv genom att välja menyn Behörighet - Ändra lösenord.
Rättigheter
Tala om vilka rättigheter den nya administratören skall ha i PA-admin.
Ange om personen skall få tillgång till alla företag i databasen, även sådana som läggs upp i
framtiden. Eller om personen endast skall arbeta med företaget/en som du markerar i företagslistan.
Klicka OK när du är klar med personens behörighetsprofil.
En användare med fullständiga rättigheter kan också Ändra och Ta bort befintliga användare.
Markera aktuell person i listan över användare och klicka därefter på Ändra alternativt Ta bort.
Behörighet - Ändra lösenord
Om du vill ändra ditt lösenord till PA-admin gör du detta under menyn Behörighet – Ändra lösenord och fyller i nedanstående fönster:
