Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum

Bevarande- och gallringsplan för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum

Inledning

”Myndigheters arkiv bildas av allmänna handlingar och är en del av det nationella kulturarvet.

Arkiven skall bevaras och hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser

• rätten att ta del av allmänna handlingar

• behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen

• och forskningens behov.” arkivlagen 3§,

Med allmän handling menas en handling som inkommit till, upprättats och/eller förvaras hos en myndighet (TF 2 kap. 9§). Allmänna handlingar får gallras efter särskilt beslut. En genomtänkt gallring spar utrymme och begränsar arkivets tillväxt. Ett sådant arkiv blir också mer lättsökt än ett ogallrat.

Enligt arkivlagen (ArkL 1990:782) ansvarar varje myndighet för vården av sitt arkiv. Med myndighet jämställs i detta avseende även aktiebolag med flera juridiska personer, där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande. Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum huvudfinansiärer är Stockholms läns landsting samt Stockholms stad.

Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum har tidigare saknat en bevarande- och gallringsplan.

Denna bevarande- och gallringsplan är därför resultatet av ett 3 månader projekt, från december 2005 till och med februari 2006, som har utförts av en projektanställd arkivarie.

Bevarande- och gallringsplanen har tagits fram i samarbete med Äldrecentrums personal och Landstingsarkivet.

Bevarande- och gallringsplanens struktur

Bevarande- och gallringsplanen för Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum är uppdelad i fyra huvudavdelningar:

1. Administrativa handlingar

2. Forsknings- och utredningshandlingar a) Administration, planering b) Ekonomi

c) Primärmaterial d) Bearbetningsmaterial e) Redovisningsmaterial 3. Ekonomihandlingar

4. Personalhandlingar

Bevarande- och gallringsplanen gäller för samtliga fysiska informationsbärare - såväl papp- ersbaserade som elektroniska.

För huvudavdelning 2, forsknings- och utredningshandlingar, hänvisas det även till Riksarkivets Föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1). Driften av handlingar i huvudavdelningar 3, ekono- mihandlingar, och 4, personalhandlingar, ligger på entreprenad hos konsultfirman Kontema AB som sköter bokföring samt lönehantering.

För huvudavdelning 3, ekonomiska handlingar, hänvisas det även till Bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms Läns Landsting (dnr: LA 9708-0161). För huvudavdelning 4, personalhandlingar, hänvisas till Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar (dnr: LA 9205-0029). För personalhandlingar hänvisas även till Bevarande- och gallringsplan för KPAI-systemet (dnr: LA 9203-0022).

När det gäller bevarande av hemsidor (inom huvudavdelning 1. Administrativa handlingar) så håller en bevarande- och gallringsplan på att utarbetas av Landstingsarkivet. Tills vidare hänvisas det till de föreskrifter för bevarande av hemsidor som finns: Föreskrifter för bevarande av befintliga hemsidor samt Föreskrifter för bevarande av nya hemsidor.

Gallringsfrister

För gallringsbara handlingar gäller olika tidsfrister. I denna plan används tidsperioder: 2 år, 10 år samt GIA (Gallras vid inaktualitet). Gallringsfristen räknas från året efter det aktuella verksamhetsårets utgång. En handling som upprättas 2006 och som har en gallringsfrist på två år, kan gallras tidigast 2008-01-01. En gallringsfrist på 10 år innebär att samma handling kan gallras tidigast 2017-01-01. Samtliga frister gällande ekonomihandlingar avser tid efter avslutad revision och efter det att revisionsberättelse avgivits.

GIA - Gallras vid inaktualitet - innebär att den berörda handlingen kan gallras när den inte längre har någon betydelse för verksamheten, d.v.s. när den inte längre behövs för arbetets gång.

Kopior, med undantag av arkivexemplar av utgående handlingar, rensas vid inaktualitet. Detta gäller under förutsättning att de inte innehåller anteckningar som har betydelse för ett ärende.

Sådant som t.ex. skall rensas från akter är utkast, post it-lappar, plastfickor, gem samt arbetspapper som inte tillför ärendet några sakuppgifter.

Motivering för bevarande och gallring

Det allmänna förhållningssättet till frågan om bevarande och gallring har varit att de handlingar som bevaras i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska, ekonomiska samt rättsliga ställningstag- anden och liknande.

De olika gallringsfristerna har motiverats utifrån olika kriterier; i vissa fall har garantitider och bestämmelser i bokföringslagen etc. om tio år varit vägledande för fristen. I andra fall har den kortare fristen på två år satts där handlingarna är av den karaktär att de kan behövas som stöd i den löpande verksamheten. I vissa fall överlåts redan från början åt tjänstemännen/forskarna att vid inaktualitet gallra sådant som inte längre har någon betydelse för arbetet. Allmänna handlingar som inte finns upptaga i planen, eller som inte ingår i någon av Landstingsarkivet beslutad generell gallringsplan, får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut har fattats. När det gäller forsknings- och utredningshandlingar, så följer bevarande- och gallringsplanen Riksarkivets allmänna föreskrifter. Se avsnitt om forsknings- och utredningshandlingar nedan.

I varje enskilt fall har också en värdering gjorts av handlingens potentiella betydelse för framtida forskning. De handlingar som satts upp för gallring är sådana som, med dagens sätt att se, bedöms sakna forskningsvärde.

Stockholm 2006-02-21 Daniel Åstrand, Arkivarie

Administrativa handlingar

Handling Gallringsfrist Anmärkning Anbud/offerter

− antagna

− ej antagna samt för sent inkomna

2 år efter

avtalstidens slut.

2 år efter ankomstdatum.

Inköp av kontorsmaterial, service och dylikt.

Arbetsordning för styrelse och VD Bevaras Arvodeslista för styrelsen Bevaras Avtal och kontrakt

− leasing, service, konsult och bemanning

− övriga avtal

2 år efter

avtalstidens utgång Bevaras

Beslut, egna Bevaras Inkl. eventuella VD-

beslut.

Delegationsordning Bevaras Deltagarlistor från konferenser, möten och

seminarier

Bevaras

Diariet, DiBase Bevaras

Diarieförda ärenden Bevaras E-post

− tillför ett ärende sakuppgifter

− tillför inte ett ärende sakuppgifter

Bevaras GIA

Läggs till akten.

Föredragningslista till styrelsemöte Bevaras Föreskrifter för stiftelsen Bevaras Försäkringsbrev (inventarier, maskiner och

dylikt)

2 år efter

försäkringstidens utgång.

Förteckning över ledamöter i kommittéer Bevaras Förteckning över medlemmar i styrelsen Bevaras

Hemsida Bevaras Information som endast

distribueras via hemsidan och som är av väsentlig betydelse. Övrigt bevaras av upphovsman.

Informationsmaterial Bevaras Foldrar och dylikt

rörande Äldrecentrums syfte och verksamhet.

Bl.a. ”Äldreforskningens hus” och ”Forsknings-

verksamheten” (t.o.m.

2001/2002).

Inventarieförteckning Bevaras Kallelser till möten och sammanträden GIA

Korrespondens som ej är diarieförd GIA Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse.

Listor över projekt Bevaras PM

− tillför ärende sakuppgifter

− tillför inte ärende sakuppgifter

Bevaras GIA

Läggs till akten.

Protokoll och minnesanteckningar Bevaras T.ex. styrelse-, FoU-råds-

& skyddskommitté- protokoll,

minnesanteckningar från möten.

Rapporter Bevaras 1 exemplar av varje

rapport läggs till arkivet.

Gäller även otryckta rapporter.

Registreringsbevis Bevaras

Revisionsberättelse Bevaras Bevaras i årsredovisning.

Stiftelseurkund Bevaras Systemdokumentation

− systembeskrivningar

− manualer

− övrig systemdokumentation

Bevaras Bevaras Bevaras Tjänsteutlåtanden, egna Bevaras

Trycksaker Bevaras 1 exemplar bevaras av

egenproducerade trycksaker bl.a.

utbildnings-, kurs- och informationsmaterial, foldrar,

”Äldreforskningens hus”,

”Forskningsverksamheten

” (tom. 2001-2002), ”Hos oss på Äldrecentrum”, egna utgåvor.

Utbildnings-/seminariematerial, eget Bevaras Av Äldrecentrum anordnade utbildningar, seminarier och

konferenser etc.

Verksamhetsberättelse Bevaras Bevaras i årsredovisning.

”Äldre i centrum” Bevaras 1 exemplar av varje nummer läggs till arkivet.

Övervakningsrapporter GIA Rapporter om

övervakning från Securitas och dylikt.

Forsknings- och utredninghandlingar

Fastän det finns skillnader mellan forskning och utredningsverksamhet, är dessa två tillräckligt lika för att samlas under en och samma rubrik.

De forsknings- och utredningshandlingar som undantas från gallring är de som:

• ”innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt.

• speglar projektets kontext avseende ekonomiska förutsättningar och externa kontakter

• visar eventuella förändringar i inriktning under projektets gång

• bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde

• bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde

• bedöms vara av stort intresse” RA-FS 1999:1

Gällande primärmaterial, såsom enkäter och frågeformulär, kan dessa gallras vid inaktualitet.

Undantag är enkätmaterial som enligt punkterna ovan anses vara av stort intresse och värde för framtida forskning. Dessa skall bevaras.

Om enkäter med personuppgifter (såsom personnummer) behandlas och pappersoriginalen gallras skall probanderna/de intervjuade först ge sitt samtycke till behandling enligt

personuppgiftslagen.

Informeras försökspersonerna om att deras uppgifter kommer att kodas vid databearbetningen ska även enkäterna kodas innan de skannas. Personuppgiftslagen gäller inte om

enkätmaterialet är avidentifierat, så att det varken direkt eller indirekt via kodnyckel går att ta reda på vilka personer som avses. I detta fall kan materialet skannas utan samtycke eller information.

Handling Gallringsfrist Anmärkning Administration och planering

Avtal och kontrakt Bevaras Avtal och kontrakt rörande specifikt projekt.

Anställningsavtal – se personalhandlingar.

Enkätformulär Bevaras 1 exemplar av original läggs till projektmappen.

Projektdagbok Bevaras Projektplan/-beskrivning/metodbeskrivning Bevaras

Protokoll och minnesanteckningar från styrgruppsmöten/planeringsmöten

Bevaras

Tillståndsansökningar för projekt och beslut om tillstånd

Bevaras Etikprövningsnämnd, Datainspektionen etc.

Diarieförs Ekonomiska handlingar

Ansökningar Bevaras Anslags- och

bidragsansökningar.

Diarieförs Beslut om beviljade medel Bevaras Diarieförs Ekonomiska slutrapporter Bevaras

Primärmaterial

Enkäter GIA Pappersoriginal eller

inskannade bilder av dessa på CD-R-skivor.

För andra anmärkningar se ovan.

Försöks- eller undersökningsprotokoll GIA Vid gallring av enkäter gallras även försöks-/

undersökningsprotokoll.

Kodlistor GIA Vid gallring av enkäter

gallras även kodlistor.

Mät- och testresultat GIA Vid gallring av enkäter gallras även mät- och testresultat.

Underlag till avhandling 10 år Gallras efter 10 år under förutsättning att:

• Publicering av resultat från materialet är avslutad.

• Sista avhandling som är kopplad till materialet har försvarats.

Bearbetningsmaterial

ADB-upptagningar som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data

GIA

Koncept GIA Korrektur som ska granskas GIA

Sammanställningar GIA

Utkast GIA Redovisningsmaterial

Rapporter

− delrapporter

− slutrapporter

− övriga rapporter

Bevaras Bevaras Bevaras

(ingår i trycksaker)

Konferensrapporter Bevaras Om konferens anordnats inom ram för projekt.

Ekonomihandlingar

Handling Gallringsfrist Anmärkning

Analyslista GIA Kopia inkommen för

kännedom.

Avstämningslista löner 2 år Balansräkning

− månatlig

− årlig

2 år

Bevaras Ingår i årsredovisning.

Betalningspåminnelser 2 år

Bokföringsorder 10 år

Bokföringslista löner 2 år Bokslut

− månatliga

− delårs-/tertial

− helårs

2 år Bevaras Bevaras

Diarieförs

Ingår i årsredovisning.

Budget Bevaras Diarieförs

Följesedlar 2 år

Garantibevis GIA

Gireringar 2 år

Huvudbok

− helårs Bevaras

Kontema AB har endast helårshuvudbok i slutet av varje år.

Huvudbok ingår i årsredovisning.

Inkassoärenden 2 år Efter betalning eller

avskriven fordran.

Inköpsorder/beställning 2 år

Inventarieförteckningar GIA Äldre version gallras när ny version upprättats.

Kontoplaner Bevaras Inkl. beskrivningar

Kontoutdrag, bank/post- och bankgirolistor 10 år Leverantörs- och kundreskontrajournaler per

den 31 december

10 år

Löneutbetalning, handlingar rörande 10 år

Revisionsberättelse Bevaras Bevaras i årsredovisning.

Saldorapport 10 år

Skattehandlingar

− deklaration mervärdesskatt

− slutskattsedel

− F-skattsedel

− uppbördsdeklarationer

10 år 10 år 10 år 10 år

Verksamhetsberättelse Bevaras Bevaras i årsredovisning.

Verifikationer (samtliga) 10 år

Årsredovisning/bokslut Bevaras Diarieförs

Personalhandlingar

Handling Gallringsfrist Anmärkning Anställningsavtal/-bevis Bevaras Arbetsgivarens ex.

bevaras.

Kopior gallras vid inaktualitet.

Ansökningar om arbete, de som ej fått tjänst:

− spontana

− projektanställd forskare/handläggare

− fast tjänst

2 år 2 år 2 år

Ansökningar om arbete, de som fått tjänst Bevaras

Arbetsgivarintyg GIA Arbetstidsjournaler Bevaras Betyg/intyg, insända från dem som har fått

anställning

2 år 2 år efter anställningens upphörande

Jämställdhetsplaner Bevaras Kollektivavtal Bevaras

Kontrolluppgifter 10 år

Listor över sökande till utlyst tjänst Bevaras Läkarintyg vid sjukfrånvaro 2 år Lönespecifikationer:

− månatliga

− årsvisa

2 år Bevaras

I lönesystem hos Kontema.

KPAI-underlag:

− arvodeslistor

− frånvarorapporter

− ledighetsansökningar

− reseräkningar

− tidkort

− uppdragsersättning/artistarvode

− arbetsgivaruppgift avseende ATP

− bearbetningsjournal (för löner)

2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år

Matrikelkort Bevaras Meritförteckningar för dem som anställts Bevaras

Pensionsansökningar Bevaras Pensionsbrev/Pensionsbeslut Bevaras

Pensionsgrundande uppgifter Bevaras

Pensionsunderlag 2 år Efter att beslut fattats och pensionsbrev/-beslut utfärdats.

Personakter Bevaras I hängmappar, ordnade

efter personnummer.

Sjukanmälan 2 år