Fakulteten för Teknik Institutionen för Informatik
Accepterad, men omtyckt?
En kvalitativ intervjustudie om vilka faktorer som påverkar acceptans för journalsystem inom Region Kronoberg
Författare: Oscar Brolin Författare: David Karlsson Handledare: Morgan Rydbrink
Abstrakt
Sveriges digitala vårdsituation beskrivs i rapporter från både myndigheter samt populärvetenskapliga tidskrifter som föråldrad och problematisk. I den moderna vården är digitala journalsystem avgörande för att bedriva en effektiv och patientsäker vård. För att följande IT-system skall undvika att skapa problematik för slutanvändare är det viktigt att beakta de åsikter och synpunkter som kan förbättra systemet och därmed ge ökad acceptans. Vidare presenterar tidigare forskning att tid och design av sjukvårdsteknologi spelar en stor roll för ökad acceptans. För att identifiera om vårdsituationen är så problemfylld som den framställs blir acceptans för digitala journalsystem viktigt att undersöka.
Syftet med följande uppsats var att undersöka om den svenska vårdens digitala journalsystem upplevs som accepterade eller till och med omtyckta av vårdpersonal.
För att besvara syftet valde författarna att undersöka vilka faktorer det är som påverkar vårdpersonalens acceptans för digitala journalsystem inom Region Kronoberg.
Genom att applicera det teoretiska ramverket Technology Acceptance Model 2 (TAM2) gavs ett underlag till att analysera empiri utifrån ett användaracceptans- perspektiv. Valet av att använda TAM2 i kontrast till den ursprungliga modellen (TAM) grundades på den utökning som det senare ramverket presenterar att acceptans beror på.
Från att ha genomfört en kvalitativ intervjustudie på en vårdinrättning i Region Kronoberg identifierades åtta centrala ämnen med hjälp av kodning samt transkribering. Dessa ämnen avsåg områden som uppkom frekvent av de informanter som deltog i undersökningen.
Analysering av resultatet utfördes genom att ställa de variabler som TAM2 presenterar i förhållande till det resultat som undersökningen gav. Analysen visade att de deltagande i intervjustudien hade en hög acceptans för deras journalsystem då en stor majoritet svarade positivt på samtliga av de variabler som TAM2 presenterar.
Vidare identifierade författarna fem faktorer som påverkar acceptans för digitala journalsystem för vårdpersonal via analysering. Dessa faktorer avser tid och kultur, design och användarvänlighet, tillgänglighet, användbarhet samt enhetlighet mellan vårdgivare. Följande faktorer leder enligt undersökningen till mer omtyckta och bättre implementerade informationssystem inom vården.
Genom att identifiera vilka faktorer det är som påverkar acceptans för vårdpersonal i digitala journalsystem kan således beslutsfattare och utvecklare av sjukvårdsteknologi ta det här i beaktning för kommande förändringar.
Nyckelord
Acceptans, digitala journalsystem, TAM2, vårdpersonal
Abstract
Sweden's digital healthcare situation is described in reports from both authorities and popular science journals as outdated and problematic. In modern healthcare, digital medical record systems are crucial to providing effective and patient-safe healthcare.
In order for the following IT systems to avoid creating problems for end users, it is important to take into account the opinions and views they have that can improve the system and thereby increase acceptance. Furthermore, previous research presents that time and design of healthcare technology play a major role in increasing acceptance.
To identify whether the healthcare situation is as problematic as it is presented, acceptance for digital medical record systems is important to investigate.
The purpose of the following thesis was to investigate whether the Swedish healthcare’s digital medical record systems is perceived as accepted or perhaps even likable by healthcare professionals. To answer the purpose, the authors chose to investigate what factors there are that affect the acceptance of healthcare professionals for digital medical records systems in the Kronoberg Region.
By using the theoretical framework Technology Acceptance Model 2 (TAM2), a basis was provided to analyse empirical data from a user acceptance perspective. The choice of using TAM2 in contrast to the original model (TAM) was based on the extension that the latter framework presents that acceptance depends on.
From conducting a qualitative interview study at a healthcare facility in the Kronoberg Region, eight key topics were identified by using coding and transcription.
These topics related to areas that were raised very often by the informants who participated in the survey.
Analysis of the results was performed by comparing the variables presented by TAM2 in relation to the results of the study. The analysis showed that the participants in the interview study had a high acceptance for their digital medical record system as a large majority responded positively to all of the variables presented by TAM2.
Furthermore, the authors identified five factors that affect acceptance for digital medical record systems for healthcare professionals through analysis. These factors relate to time and culture, design and ease of use, accessibility, usability and consistency between caregivers. According to the survey, the following factors lead to more popular and better implemented information systems in healthcare.
Thus, by identifying the factors that affect acceptance for healthcare professionals in digital medical records, decision makers and developers of healthcare technology can take this into account for upcoming changes.
Keywords
Acceptance, digital medical record systems, TAM2, healthcare professionals
Förord
Inledningsvis vill vi tacka samtliga informanter på Ljungby lasarett för ert tålamod och medverkan i uppsatsen. Vidare vill vi även tacka vår handledare
Morgan Rydbrink för förtroende och vägledning under arbetets gång.
Avslutningsvis vill vi även tacka samtliga personer som bidragit med inspiration och hjälp under uppsatsens gång.
Växjö, Maj 2020
Oscar Brolin & David Karlsson
Innehållsförteckning
1 Inledning 1
1.1 Tidigare forskning 1
1.2 Problemformulering, syfte & frågeställning 2
1.3 Avgränsningar 2
1.4 Disposition 3
2 Teoretiska perspektiv 4
2.1 Technology Acceptance Model 4
2.1.1 Technology Acceptance Model 2 5
2.2 Användarvänlighet 7
2.3 Användbarhet 8
2.4 Kopplingen mellan användarvänlighet och användbarhet 8
3 Journalsystem 10
3.1 Digitala journalsystem 10
3.1.1 Cosmic 10
4 Metod 11
4.1 Vetenskaplig ansats 11
4.2 Datainsamling 11
4.2.1 Urval 12
4.2.2 Intervjuer 12
4.3 Analys 12
4.4 Tillförlitlighet och trovärdighet 13
4.5 Etiska överväganden 13
5 Empiriskt resultat 15
5.1 Informanter 15
5.2 Vårdpersonalens åsikter om journalsystemet 17
5.2.1 Användarvänlighet 17
5.2.2 Användbarhet 17
5.2.3 Navigering 18
5.2.4 Uppdateringar i journalsystemet 18
5.2.5 Digital arbetsmiljö 19
5.2.6 Nova Board 19
5.2.7 Ett system för kommun och region 20
5.2.8 Generell acceptans 20
6 Analys 22
6.1 Uppfattad användbarhet i journalsystemet 22
6.1.1 Subjektiva normer 22
6.1.2 Erfarenhet 23
6.1.3 Frivillighet 24
6.1.4 Arbetsrelevans 25
6.1.5 Resultatdemonstration 25
6.1.6 Output kvalitet 25
6.1.7 Image 26
6.1.8 Användarvänlighet 26
6.1.9 Användbarhet 27 6.2 Intentionen att använda journalsystemet och användarbeteendet 27
7 Diskussion 29
7.1 Resultat 29
7.1.1 Acceptans – resultatet i relation till analys 29
7.1.2 Tidigare forskning mot resultatet 30
7.1.3 Effekter på den digitala arbetsmiljön 31
7.1.4 Faktorer som skapar acceptans 31
7.1.5 En omskriven digital vårdsituation 32
7.2 Metodreflektion 32
8 Slutsats 34
8.1 Fortsatt forskning 34
Referenser 35
Bilagor
Bilaga 1: Intervjufrågor Bilaga 2: Informationsbrev Bilaga 3: Intervjuprotokoll
1 Inledning
Den svenska vården har under den senaste tiden varit mycket omskriven. Flertalet rapporter om långa väntetider, hektiskt arbetsschema för vårdpersonal och problem med journalsystem (Socialstyrelsen 2019; Datainspektionen 2018). Samtidigt utlovas satsningar från regeringens sida i hopp om att åtgärda och stärka vården med miljardbelopp (Socialdepartementet 2019). Frågan som ställs är, vart skall dessa satsningar egentligen landa? Och vad kommer satsningarna att leda till?
Ett särskilt drabbat och omnämnt område är de IT-system som är ryggraden för en modern vård. Dessa system är helt avgörande för en fungerande verksamhet, då samtlig information kring varje patient är vital för att kunna ställa rätt diagnoser. I takt med den snabba tekniska utvecklingen har den svenska vården blivit helt beroende av digitala journalsystem,
vilket för oss till den problematiska situationen som nämnts ovan. Nämligen att de svenska journalsystemen inte kan leverera de lösningar som krävs. Personal som arbetar inom vården uppger att de tvingas lägga mer tid på datorn än patienterna.
Dokumentationen i de olika journalsystemen tar för lång tid och leder till en sämre arbetsmiljö (Anskär, Lindberg, Falk & Andersson 2018). Med bakgrund till dessa problem står samtidigt internationella bolag som Cerner och knackar på dörren med löften om en fungerande IT-lösning i handen (Cerner Nordics 2018). Frågan som kvarstår är egentligen varför digitala journalsystem upplevs som ett hinder i vården?
1.1 Tidigare forskning
Nedan presenteras den litteratur som författarna har hittat inom problemområdet.
Följande litteratur är baserat på vetenskapliga publikationer avseende användarvänlighet, användbarhet och acceptans inom digitala journalsystem.
Följande artikelsökning har inte tagit i beaktning vilken typ av vårdpersonal som har undersökts. Av tidigare publicerad forskning framkommer flertalet olika faktorer till varför digitala journalsystem kan upplevas ha en dålig användarvänlighet och användbarhet. Vidare presenteras det forskning på hur acceptans av journalsystem har undersökts.
Från den litteratur som identifierats presenteras faktorer som tidsökning i dokumentation (Vehko 2019), navigationssvårigheter i journalsystem (Roman 2017) samt komplexa användargränssnitt (Khairat et al. 2019). Med utgångspunkt från att följande faktorer förekommer inom vården kan det innebära att slutanvändare kan uppleva stress och psykisk ohälsa men även hota patientsäkerheten (Vehko 2019;
Ellsworth 2016).
Vidare presenterar tidigare forskning att det förekommer en brist av best practice relaterat till användarvänlighet och informationshantering för digitala journalsystem (Ellsworth 2016; Murphy 2019). Vad som genomgående lyfts fram i litteraturen är att optimering av användarvänlighet kräver att utvecklare av sjukvårds-teknologier och vårdinstitutioner samarbetar (Weaver, Ball, Kim & Kiel 2016). Feedback från
slutanvändare presenteras även vara av stor betydelse (Meehan 2016). Att få perspektiv från följande personer kan innebära att väsentliga förändringar möjligen genomförs för att således förbättra effektivitet och användarvänlighet (Meehan 2016).
Forskning har även bedrivits på acceptans av journalsystem och vilka faktorer det är som gör att vårdpersonal upplever en hög eller låg acceptans. Huvudsakligen presenterar tidigare forskning att tid är en viktig faktor i fastställandet för acceptans.
Likväl utgör design av sjukvårds-teknologier där användarvänlighet samt användbarhet får en betydande roll för acceptans (Carayon et al. 2011).
Från studien av Carayon et al. (2011) genomfördes enkätundersökningar på sjuksköterskor i USA kring acceptansen för ett implementerat journalsystem.
Enkätundersökningarna delades ut två gånger under studiens gång, första tillfället var tre månader efter systemimplementation och andra tillfället var tolv månader efter implementationen av journalsystemet. Från den insamlade empirin som enkäterna gav svarade sjuksköterskorna att de upplevde en högre acceptans efter att en längre tid hade passerat. Vidare presenterades det att design av sjukvårdsteknik blir en avgörande faktor för acceptans i journalsystem. Om inte slutanvändares hänsyn tas i beaktning kan det därmed resultera i att acceptansen blir lägre (Carayon et al. 2011).
1.2 Problemformulering, syfte & frågeställning
Med bakgrund mot den omskrivna och aktuella vårdsituation som Sverige befinner sig i, finns det en tydlig samhällsnytta i att undersöka och belysa de mest relevanta problem och luckor som vårdpersonal upplever i dagens journalsystem (Jonäng 2018). Således blir det viktigt att identifiera dessa negativa delar för att kunna avgöra vad vårdpersonal anser påverkar acceptansen för deras digitala journalsystem.
Uppsatsens syfte blir därför att undersöka om den svenska vårdens digitala journalsystem upplevs som accepterade eller till och med omtyckta av vårdpersonal.
Följande frågeställning har varit vägledande för arbetet:
• Vilka faktorer påverkar vårdpersonalens acceptans för digitala journalsystem inom Region Kronoberg?
1.3 Avgränsningar
För att besvara uppsatsens frågeställning och därmed uppnå uppsatsens syfte kommer en enskild vårdinrättning inom Region Kronoberg, Ljungby lasarett att undersökas.
Närmare bestämt kommer uppsatsen avgränsas till att fokusera på vårdpersonal tillhörande en specifik avdelning på denna vårdinrättning. Valet av att avgränsa uppsatsen till att undersöka en vårdinrättning istället för flera grundas på att det medför en möjlighet att analysera mer djupgående på den information som samlas in.
Således kan valet av att utgå från en vårdinrättning vara relevant för att fastställa om vårdens drabbade situation är som populärvetenskapliga artiklar påstår.
En ytterligare avgränsning som gjorts är att fokusera på ett fåtal deltagare istället för ett större antal. Med det som utgångspunkt kommer mer tid kunna spenderas på att
förstå de åsikter och upplevelser vårdpersonal har i samband med acceptans för digitala journalsystem.
1.4 Disposition
Kapitel 2 i uppsatsen redogör för de relevanta teoretiska perspektiv uppsatsen bygger på. Mer precist presenteras en bakgrund av TRA samt Technology Acceptance Model (TAM) som är den ursprungliga modellen som TAM2 är en vidareutveckling av.
TAM2 vilket är det teoretiska ramverk som har använts i uppsatsen ges därefter en redogörelse för. Vidare ges en bakgrund för begreppen användarvänlighet samt användbarhet och kopplingen mellan dessa begrepp.
Kapitel 3 presenterar det appliceringsområde som uppsatsen undersöker, vilket är digitala journalsystem. I kapitlet ges en större inblick i vad det här är för något och presenterar mer ingående det journalsystem som Region Kronoberg använder.
Kapitel 4 i uppsatsen, metodkapitlet, redogör först för den vetenskapliga ansats som uppsatsen grundar sig på. Därefter presenteras hur uppsatsens datainsamling har genomförts med hänsyn till urval och datainsamlingsmetod. Vidare tar kapitlet upp hur analysering har gjorts, samt en redogörelse för uppsatsens tillförlitlighet och trovärdighet. Avslutningsvis innehåller kapitlet ett avsnitt på de etiska överväganden som tagits i beaktning.
Kapitel 5 inleds med att presentera de informanter som deltog i undersökningen och ger en generell bakgrund på följande personer och deras tidigare erfarenheter med digitala journalsystem. Vidare i resultatkapitlet presenteras sammanfattningar över de mest centrala diskussionsämnen som intervjuerna tog upp i samband med journalsystemet Cosmic.
Kapitel 6 som avser analyskapitlet i uppsatsen redogör för en analys av resultatet med hjälp av det teoretiska ramverket TAM2. Analyseringen av resultatet delas in i de variabler som TAM2 är uppbyggd på.
I kapitel 7, diskussionskapitlet, ställs resultatet av undersökningen i relation till TAM2 och tidigare forskning. Kapitlet presenterar också effekterna på den digitala arbetsmiljön. Sedan presenteras en diskussion om faktorer som skapar acceptans och därefter den omtalade vårdsituation som initialt nämndes i början av uppsatsen.
Slutligen finns en metodreflektion kring metodval och genomförande.
Kapitel 8 presenterar de slutsatser som kan dras av följande uppsats och ger avslutningsvis förslag till fortsatt vidare forskning.
2 Teoretiska perspektiv
I följande kapitel presenteras de teoretiska perspektiv som studiens resultat kommer att ställas mot. Första avsnittet ger en bakgrund till vilka teoretiska modeller som det teoretiska ramverket TAM2 har utvecklats från samt hur TAM2 fungerar. Detta följs av en beskrivning av två teoretiska begrepp som påverkar och influerar acceptansen för informationssystem, vilket är användarvänlighet och användbarhet. Avsnittet avslutas med en förklaring till hur dessa begrepp är kopplade till varandra.
2.1 Technology Acceptance Model
Technology acceptance model (TAM) har sitt ursprung från den socialpsykologiska modellen Theory of Reasoned Action (Davis, Bagozzi & Warshaw 1989). Modellen som förkortas TRA syftar till att förklara en individs avsedda beteenden i relation till individens omgivning (Fishbein & Ajzen 1975). Modellen studerar bland annat de subjektiva normer (SN) som påverkar beteende-intentionen (BI). Det innebär att en individs prestation vid en specifik uppgift påverkas av känslor, tankar och intresse för uppgiftens form och karaktär (Fishbein & Ajzen 1975). Vidare går TRA även in på input från omgivningen och ser denna som en influens för hur acceptansen kommer att påverka individens syn på den specifika uppgiften (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012).
I takt med att teknologin utvecklades började även digitala verktyg att implementeras i arbetsmiljön. Dessa teknologier skapade således slutanvändare i form av arbetstagare. Med bakgrund till denna utveckling skapades Technology acceptance model (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012).
Modellen är tänkt att ge en förklaring till orsakerna som ligger bakom en slutanvändares acceptans för datorbaserade teknologier (Davis, Bagozzi & Warshaw 1989). Framförallt har modellen blivit accepterad och flitigt använd inom studier på informationssystem (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012). Tanken är att denna förklaring bakom orsakerna skall vara generell och därmed kunna förklara beteenden över ett brett spektrum av olika teknologier och användar-populationer.
Till skillnad från TRA har TAM inte samma fokus på de subjektiva normerna som ligger till grund för TRA. Detta med bakgrund till svårigheterna att tolka de direkta effekter som attityd för användandet av ny teknologi har indirekt på beteende- intentionen (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012). Det innebär att TAM helt utelämnar de subjektiva normer som TRA belyser, då en individs syn på användningen av ny teknologi på en arbetsplats oftast är starkt kopplad till huruvida individens prestation påverkas (Davis, Bagozzi & Warshaw 1989).
Sammanfattningsvis innebär detta att om en individ ser den nya teknologin som ett verktyg, vars egenskap är att förbättra individens prestation i sitt arbete, så kommer de subjektiva normerna vara positivt inställda till den nya teknologin.
Av denna anledning fokuserar därför TAM på beteende-intentionen (BI). Detta innebär att användarens egentliga uppfattning om systemets användarvänlighet baseras på de variabler som är bakomliggande. Figur 1 illustrerar denna teoretiska modell på nästkommande sida.
TAM:s beskrivande variabler om det faktiska användandet:
• Upplevd användbarhet (PU) - Syftar till den upplevda nyttan slutanvändaren känner för systemet. PU påverkar indirekt BI. Men även om nyttan av systemet är positivt upplevt, kommer det endast att användas om den upplevda användarvänligheten är tillräckligt god.
• Upplevd användarvänlighet (PEOU) - Beskriver användarens uppfattning om huruvida systemet är lätt att använda eller inte. PEOU influerar både PU och A genom att beskriva slutanvändarens syn på användarvänligheten.
• Attityd för användandet av ett system (A) - Är en beskrivning av själva attityden och känslan som en slutanvändare har för användandet av ett system.
• Beteendeintention för användning (BI) - Förklarar slutanvändarens intention till användandet av systemet, vilket innebär slutanvändarens avsikt och syfte kopplat till ett systems användande.
• Faktiskt användande - Variabeln ämnar beskriva slutanvändarens dagliga interaktion och arbete med systemet grundat på de variabler som presenterats (Davis, Bagozzi & Warshaw 1989)
Figur 1: Technology acceptance model (anpassad från Davis, Bagozzi och Warshaw 1989)
TAM som modell står dock inte utan begränsningar. Påverkan som modellen hade på informationsteknologi var stor då det nu gick att modellera och beskriva acceptansen och användandet för nya system. Problematiken med TAM uppstod kring faktorn av frivillighet med att analysera slutanvändare. (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012).
TAM tittade på nya teknologier som var frivilliga att använda eller inte, såsom ordbehandlare och kalkyleringsverktyg. Dessa stod ofta som ett nytt tekniskt alternativ till miniräknare och anteckningsböcker (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012). Problematiken ligger just i att TAM’s syfte är att undersöka acceptansen för användandet och baserar sitt resultat på variabler som beskriver känslor och uppfattning. Således är uppfattningen starkt påverkad av frivilligheten (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012).
2.1.1 Technology Acceptance Model 2
På grund av TAM’s begränsningar gällande frivillighet och utelämnandet av subjektiva normer (SN) blev resultaten inte tillräckligt varierande och precisa (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012). Därför påbörjades en utbyggnad av modellen
som resulterade i TAM2 vilket illustreras i figur 2. Den utbyggda modellen är tänkt att kunna erbjuda mer förklarande och nyanserade resultat än tidigare (Venkatesh &
Davis 2000). Modellen gör detta genom att erbjuda en förklaring till den upplevda nyttan (PU) och användarintentionen genom social influens och kognitiva processer (Venkatesh & Davis 2000). TAM2 presenterar detta med hjälp av sju nya variabler, varav fem av dessa direkt påverkar den uppfattade användbarheten (PU).
Dessa sju nya variabler är:
• Subjektiva normer - Social influens. Påverkar användarens syn på uppfattad användbarhet och användar-intention.
• Image - Social influens som beskriver användarens “image” av ett system.
• Frivillighet - Social influens som påverkas om användaren är tvingad till att använda systemet eller inte.
• Output kvalitet - Kognitiv process som beskriver om användarens syn på outputen från systemet håller en hög eller låg kvalitet.
• Resultat-demonstration - Kognitiv process som påverkas av om användaren på förhand får resultatet demonstrerat.
• Erfarenhet - Kognitiv process som förklarar användarens tidigare erfarenheter vid samma eller liknande system.
• Arbetsrelevans - Kognitiv process. Handlar om huruvida det system som användaren arbetar med är relevant för dennes arbetsuppgifter eller inte (Venkatesh & Davis 2000).
Figur 2: Technology Acceptance Model 2 (anpassad från Venkatesh och Davis 2000)
TAM2 lägger särskild vikt på erfarenhet och frivillighet och betonar att ökad erfarenhet med ett informationssystem kommer influera både uppfattad användbarhet (PU) samt användar-intentionen (Venkatesh & Davis 2000). Detta eftersom erfarenheter är subjektiva för varje användare och kan vara både positiva och negativa, vilket påverkar användarbeteendet. Frivilligheten väger även den tungt när det kommer till användarens intention till att bruka systemet (Dwivedi, Wade &
Schneberger 2012).
Sammanfattningsvis bistår TAM2 som ett kraftfullt verktyg när det kommer till att undersöka användare i relation till informationssystem. Detta genom att överväga och studera användaren i en mer nyanserad kontext än ursprungsversionen av TAM. Det här ger en tydligare bild av varje användarfall som undersöks, då dessa variabler motsvarar de influenser en användare har på en modern arbetsplats. Därför finns det en tydlig användning för TAM2 vid undersökningen av svenska journalsystem. Detta är själva motivatorn till valet av teoretiskt ramverk för uppsatsen, just för att kunna analysera empiri utifrån ett användaracceptans perspektiv. TAM2 skapar detta perspektiv genom sina variabler som representerar en användares interna samt externa påverkan och influens inför användandet av ett informationssystem (Venkatesh &
Davis 2000). Ytterligare så är TAM2 mer anpassat för den moderna digitala arbetsmiljön som finns på dagens svenska vårdinrättningar.
2.2 Användarvänlighet
Att ett system har god användarvänlighet innebär att användarens syn på systemet är tilltalande och att processen för att lära sig och arbeta med systemet upplevs som positivt och relativt enkelt från ett användarperspektiv (Murray & Häubl 2011). Ett nytt systems användarvänlighet bygger mycket på användarens initiala uppfattning.
Det finns flertalet underliggande faktorer som bidrar till denna uppfattning. En av dessa faktorer är komplexiteten som ett system innehar. Ofta är informationssystem (IS) väldigt storskaliga och komplexa, vilket för användaren ofta skapar stress och problematik vid själva användandet av informationssystemet. Många gånger är det användare som inte har någon eller mycket liten teknisk kunskap som råkar ut för denna typ av komplexitets-stress. (Murray & Häubl 2011)
När ett system upplevs komplext och svårt skapas ett på förhand negativt förhållningssätt till användarvänligheten. Detta leder till att acceptans samt faktiskt användande blir lägre och resultatet blir således en sämre fungerande verksamhet (Rajan & Baral 2015).
För att en användare på förhand skall kunna uppfatta ett digitalt verktyg som användarvänligt handlar det mycket om frivilligheten till att nyttja verktyget. Om valet är begränsat eller tvingande kommer den upplevda användarvänligheten vara negativt inställd. Med en lägre upplevd användarvänlighet kommer inlärning samt tiden för att slutföra uppgifter att bli längre. I enstaka fall leder det inte till några större åtgärder mer än ökad utbildning i syfte att öka kompetensen. Problematiken uppstår när flertalet arbetstagare upplever dålig användarvänlighet och detta blir en social norm som får stor inverkan på verksamhetens effektivitet (Rajan & Baral 2015).
Sammanfattningsvis går användarvänlighet mycket ut på att försöka förstå ett systems komplexitet i relation till användarens initiala kunskaper. Om en användare har god förståelse för systemet så är användarvänligheten hög, och om förståelsen är låg blir också användarvänligheten låg. Men det är viktigt att poängtera de variabler och subjektiva normer som påverkar och avgör användarvänligheten (Murray & Häubl 2011).
2.3 Användbarhet
Svenska institutet för standarder (SIS 2018) definierar användbarhet som följande:
“den utsträckning i vilken en specifik användare kan använda ett system, en produkt eller en tjänst för att uppnå specificerade mål, med ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse i ett specificerat användningssammanhang”.
I kontrast till den givna definitionen av SIS förekommer ett ramverk för användbarhet på digitala journalsystem kallat TURF som definierar termen användbarhet annorlunda. Enligt Zhang och Walji (2011) baseras användbarhet på tre engelska begrepp, vilka är: useful, usable samt satisfying. Utifrån dessa begrepp innebär användbarhet hur avsedda användare ser på ett system för att klara av uppgifter i det arbete som utförs.
Med begreppet useful avses hur bra ett system stödjer det arbete som bedrivs för användarna av systemet, oavsett hur systemet har implementerats. Begreppet useable syftar till om ett system uppfattas som lätt att lära sig, effektivt att använda samt tolerant för fel. Sista begreppet, satisfying, avser den subjektiva syn en användare har på systemet i förhållande till hur stödjande, användbart och tilltalande systemet är (Zhang & Walji 2011).
För att kunna utveckla och skapa användbara journalsystem rekommenderas det att best practice implementeras i utvecklingens formativa stadier för att stärka och förbättra systemet. Lämpligt är att väga in både IT- och vårdpersonalens åsikter i detta stadie (Meehan et al. 2016). Avslutningsvis bör utvärdering på användbarheten i de summativa stadierna ske, för att se till att de initiala målen har uppfyllts (Meehan et al. 2016). Att använda denna typ av best practice vid utveckling eller implementation av journalsystem skapar möjligheter för vårdpersonal, beslutsfattare samt IT-personal att identifiera och sammanställa användbarhetskraven för respektive vårdinrättning.
Detta i syfte att skapa användbara IT-system som inte bara förser beställarens behov utan även de som arbetar med systemet (Meehan et al. 2016).
Sammanfattningsvis syftar användbarhet på den arbetsrelation som finns mellan användaren och systemet. God användbarhet innebär att användaren kan utföra sina arbetsuppgifter utan att dessa påverkas negativt av systemet (Meehan et al. 2016).
2.4 Kopplingen mellan användarvänlighet och användbarhet
Dessa två begrepp skiljer sig åt men har en gemensam nämnare, nämligen att båda utgår från ett användarperspektiv (Lin 2013). Detta innebär att båda begreppen syftar till att förklara relationen som finns mellan teknik och användare. De skiljer sig dock åt när det kommer till själva relationen till teknik. Användbarhet handlar om hur en produkt eller en teknik kan användas för att genomföra en specifik uppgift (Lin 2013).
Användbarhet utgår från tre perspektiv som är effektivitet, verkan och tillfredsställelse.
Användarvänlighet fokuserar mer på hur enkelt det är att ta till sig kunskap och arbeta med systemet (Lin 2013). Skillnaden är som störst i de olika stadier en användare befinner sig i relaterat till systemet. Om systemet är helt nytt för användaren är det användarvänligheten som oftast väger tyngst. Subjektiva normer och användarens uppfattning om systemet ligger till grund för användarvänligheten. I detta stadie är effektivitet och verkan inte lika kopplat till användarens relation till systemet. I ett stadie där användaren känner sig införstådd i systemet blir just effektivitet, verkan och tillfredsställelse mer påtagligt. Användaren uppfattar systemet mer från ett användbarhetsperspektiv och baserar sin uppfattning på hur praktiskt det är att arbeta i systemet (Lin 2013).
3 Journalsystem
Tredje kapitlet beskriver det appliceringsområde som det teoretiska ramverket kommer att tillämpas på. Vidare presenteras ett underavsnitt om journalsystemet Cosmic vilket är det system som sjukvården inom Region Kronoberg använder.
3.1 Digitala journalsystem
Svenska institutet för standarder (SIS 2005) definierar digitala journalsystem som ett digitalt verktyg för att lagra och fördela patientdata på ett säkert sätt. Vidare är digitala journalsystem tillgängligt för ett flertal auktoriserade användare. Journalsystem innehåller både retrospektiva, nutida samt framtida information om patienter, och systemets primära ändamål är att stödja en fortsatt effektiv och kvalitetsrik sjukvård (SIS 2005).
Enligt Häyrinen (2008) har digitala journalsystem som huvudsakligt ändamål att fungera som underlag för planering av vård. Journalsystem används för att föra dokumentation om patienter samt för att bedöma vilken typ av behandling som en patient skall få. Weaver, Ball, Kim och Kiel (2016) presenterar i kontrast till Häyrinen en mer detaljerad tolkning på vad digitala journalsystem ämnar uppfylla.
“The primary goal of these initiatives is to transform the collection, display, transmission, and storage of patient data with aim of improving citizens health, while a secondary goal is to use this data to design improvements in their health care delivery systems.“
(Weaver et al. 2016, s. 22) Vidare möjliggör digitala journalsystem flertalet positiva aspekter i jämförelse med det tidigare arbetssättet med att dokumentera pappersbaserat. Enligt Latha, Murthy och Sunitha (2012) bidrar digitala journalsystem med att varna om både felaktig medicinering och eventuella patient allergier. Ytterligare blir data i ett digitalt format enklare att läsa, analysera samt formatera. Med hjälp av digitala journalsystem ökar även produktivitet bland vårdpersonal samtidigt som det reducerar administrativa kostnader av sjukvård (Latha, Murthy & Sunitha 2012).
3.1.1 Cosmic
Journalsystemet Cosmic, som är utvecklat av företaget Cambio, är ett ledande informationssystem inom Norden som är utvecklat i samarbete med svensk hälso- och sjukvård. Cosmic har drygt 100 000 användare som består av sjukhus, primärvård inrättningar, vårdhem samt specialist- och öppenvårdsenheter. Journalsystemet gör det möjligt för regioner att på en teknisk nivå få en så kallad sammanhållen journal över patienter (Cambio 2019). Vad begreppet sammanhållen journal mer precist syftar till är att viktiga faktorer rörande en patient som bokningar, provresultat, läkemedel lagras inom journalsystemet.
Cambio Cosmics kundgrupp består sedan 2018 av åtta regioner samt en privat vårdinrättning. Av dessa åtta regioner är Region Kronoberg en utav de regioner som använder sig av journalsystemet Cosmic (It-Hälsa 2018).
4 Metod
Fjärde kapitlet avser de metodval som författarna har gjort för att genomföra uppsatsen. Första avsnittet presenterar den vetenskapliga ansats som uppsatsen har använt samt argument för varför ansatsen valdes. Nästa avsnitt presenterar hur datainsamling för undersökningen har utförts samt presenterar två underavsnitt med fokus på uppsatsens urval och datainsamlingsteknik. Därefter presenteras hur det insamlade empiriska materialet analyserades och avslutningsvis förs en diskussion om uppsatsens tillförlitlighet och trovärdighet samt de etiska överväganden som författarna gjort.
4.1 Vetenskaplig ansats
Uppsatsen ämnar besvara frågeställningen: Vilka faktorer påverkar vårdpersonalens acceptans för digitala journalsystem inom Region Kronoberg? För att få svar på följande forskningsfråga utgick författarna från att använda en kvalitativ ansats.
Följande ansats valdes baserat på den formulering uppsatsens problemställning hade, vilket enligt Johannessen, Tufte och Christoffersen (2020) spelar en viktig del i undersökningar. De presenterar att det inte är val av teori och forskningsmetod som bestämmer problemställning, utan istället tvärtom. Från ovanstående problemställning ansåg författarna därmed att en kvalitativ metodansats var lämpligast för att besvara uppsatsens frågeställning för att således uppnå syftet med arbetet.
Genom att använda en kvalitativ ansats fick författarna möjligheten att på en djupare nivå undersöka vad faktorer till hög eller låg acceptans i digitala journalsystem påverkas av enligt vårdpersonal. Intervjuer blev ett relevant metodval som författarna kunde använda för att besvara problemställningen. Intervjuer som metod var det mest lämpade tillvägagångssättet för att få fram vårdpersonalens erfarenheter och uppfattningar på bästa möjliga sätt (Johannessen, Tufte & Christoffersen 2020). Från utgångspunkten av att föra samtal med informanter kunde detaljerade beskrivningar av det som studerades samlas in.
4.2 Datainsamling
Insamling av data för studien genomfördes med hjälp av att utföra semistrukturerade intervjuer. Anledningen till varför följande metod valdes grundades på studiens syfte.
Med det som utgångspunkt blev intervjuer som datainsamlingsmetod ett passande tillvägagångssätt för att erhålla svar då intervjuer fokuserar mer på tolkningen av ett fenomen till skillnad från exempelvis enkäter. Cresswell och Cresswell (2018) presenterar att intervjuer som metod är användbart då det ger undersökaren kontroll över vilka frågor som skall diskuteras eller svaras på. Vidare kan intervjuer även vara ett användbart sätt för datainsamling när undersökaren inte har möjlighet att genomföra andra mer tidskrävande metoder som exempelvis observationer (Cresswell & Cresswell 2018).
Intervjuerna med vårdpersonalen hade som utgångspunkt att samla in åsikter och tankar som kanske inte alltid delas öppet. Dessa tankar kan vara negativa och därför
påverka individen socialt på arbetsplatsen, då det kan anses som olämpligt att tala ner journalsystemet inför arbetskollegor. Därför utfördes datainsamlingen enskilt med varje individ för att skapa möjlighet till att ostört dela tankar och känslor gällande journalsystemet.
4.2.1 Urval
För studien tillämpades ett strategiskt urval med syftet att få fram rätt informanter som kan svara på uppsatsens frågeställning. Dessa informanter valdes baserat på ändamålsenlighet vilket leder urvalet att innehålla en målgrupp som är mer aktuell (Johannessen, Tufte & Christoffersen 2020).
Uppsatsens strategiska urval karaktäriserades av att informanter valdes ut baserat på ett antal definierade kriterier för att delta i undersökningen. Totalt var det tre kriterier, vilka var att informanterna skulle tillhöra yrkesgruppen vårdpersonal (1), ha erfarenhet av att arbeta med journalsystem (2) samt arbetade på en vårdinrättning (3).
Det strategiska urvalet gav intervjustudien en kontrollerbarhet, vilket blev direkt nödvändigt för att kunna säkerhetsställa att informanterna var lämpade till studien.
Mer precist innebar denna säkerhetsställning att en typisk grupp blev intervjuad, som motsvarar den större populationen som arbetar med journalsystemet.
4.2.2 Intervjuer
Datainsamling för följande studie utfördes med hjälp av semistrukturerade intervjuer som spelades in och därefter transkriberades. Utformningen av intervjufrågorna togs fram genom att granska tidigare forskning med fokus på att kunna leda samtalen till relevanta ämnen. Bilaga 1 ger en presentation av vilka huvudsakliga frågor som togs upp under intervjutillfällena.
Från att ha fått fram intervjufrågor genomfördes därefter en pilotintervju i syfte att säkerställa att rätt frågeställningar ställdes. Enligt Cresswell och Cresswell (2018) är testning ett viktigt moment för att förbättra frågor och format. Efter att pilotintervjun hade genomförts ansågs intervjufrågorna hålla tillräcklig kvalitet för att användas till undersökningen.
Undersökningens intervjuer genomfördes på Ljungby Lasarett där informanterna individuellt fick svara på de frågor som hade utformats. Samtliga intervjuer utfördes på plats på vårdinrättningen för att ge en naturlig miljö för informanterna.
Anledningen till varför intervjuerna utfördes i en naturlig miljö på lasarettet var för att undvika intervjuareffekten (Johannessen, Tufte & Christoffersen 2020).
Ytterligare en anledning till varför intervjustudien hölls på lasarettet var för att inte störa och ta tid från vårdpersonalens viktiga dagliga arbete.
4.3 Analys
Analysering av studiens insamlade empiri genomfördes och baserades på rekommendationer från Cresswell och Cresswell kring en kvalitativ analysprocess (2018 ss. 193–198). Detta för att få en vetenskaplig struktur på analysarbetet, då processen består av totalt fem steg.
Det första steget avser organisering och förberedelse av data. Detta steg innebar för studien att en transkribering utfördes på den rådata som intervjuerna gav.
Nästkommande steg syftar till att bilda en helhetsuppfattning, detta genom att granska den data informanterna lämnat. Från att ha läst samtliga transkriberingar fortsatte analysen med steg tre vilket är att koda den insamlade data. Kodningen skapade kategorier som exempelvis användbarhet, användarvänlighet och navigering. I steg fyra togs teman och beskrivningar fram som innebar en mer detaljerad återgivning av vårdpersonalens perspektiv. Femte och sista steget innebar att presentera den kvalitativa data i form av ämnen som avspeglar intervjustudiens resultat.
Efter att ha identifierat ämnen och transkriberat materialet påbörjades analysfasen med det teoretiska ramverket TAM2. Genom att ta den tematiserade data och applicera denna i TAM2 skapades resultatet av studien. Detta eftersom analysen påvisade vad vårdpersonalen ansåg om journalsystemet i förhållande till de variabler som ramverket består av.
4.4 Tillförlitlighet och trovärdighet
För undersökningen utformades intervjufrågor där fokus låg på att minimera möjliga missuppfattningar hos informanterna under intervjuerna. Frågorna var preciserade till att besvara det som efterfrågats, nämligen att kunna ge svar åt studiens frågeställning.
Informanterna blev informerade om inspelning under intervjuerna vilket samtliga informanter godkände.
Med all data från undersökningen inspelad kunde arbetet med att transkribera informationen som gavs påbörjas. Med stort fokus på att presentera en så korrekt bild som möjligt av informanternas upplevelser. Flertalet kontroller av den transkriberade data utfördes för att stärka tillförlitligheten (Cresswell & Cresswell 2018). Denna kontroll innebar att den transkriberade data kontrollerades upprepade gånger. Detta för att fastställa att det inte förekom uppenbara misstag, för att öka validiteten av arbetet ytterligare (Cresswell & Cresswell 2018).
Uppsatsen har studerat acceptans kopplat till journalsystem under nästan ett halvår, att ha studerat området under en längre tid har gett författarna en större insikt.
Nämligen att kunna skilja på vad som räknas som relevant och irrelevant data (Cresswell & Cresswell 2018).
4.5 Etiska överväganden
För uppsatsen har etiska överväganden gjorts, vilket har baserats på de fyra huvudkrav som vetenskapsrådet (2002) presenterar i samband med forskningsetiska principer.
Kraven avser informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet. Författarna har följt samtliga fyra krav i samband med genomförandet av studien.
Gällande informationskravet skickade författarna ett informationsbrev till den undersökta avdelningen på vårdinrättningen. Detta dokument, vilket illustreras i Bilaga 2, förklarade uppsatsens syfte, hur genomförande av intervjuer skulle ske och
slutligen hur materialet skulle hanteras. Från den utgångspunkten kunde informanterna få en större klarhet i vad undersökningen studerade och varför. Vidare informerades samtliga informanter om att det var fullt frivilligt att medverka i undersökningen men även möjligheten att avbryta sin medverkan. Det här avser samtyckeskravet vilket syftar till att deltagare har rätt att själva bestämma över sin medverkan (Vetenskapsrådet 2002). Således fanns det inget tvång på att delta i någon intervju.
Med hänsyn till konfidentialitetskravet informerades samtliga informanter om att de personuppgifter som samlades in skulle behandlas med konfidentialitet. Vidare skulle denna information förvaras på ett sätt så att obehöriga personer inte skulle ha tillgång.
I uppsatsen beskrivs informanterna enbart med deras faktiska arbetsroll istället för att avslöja deras namn eller ålder.
Fjärde och sista kravet är nyttjandekravet vilket avser att insamlade uppgifter om personer får enbart användas för forskningsändamål (Vetenskapsrådet 2002). För följande uppsats har författarna enbart använt den insamlade informationen från intervjuerna för att bedriva forskning.
5 Empiriskt resultat
Femte kapitlet presenterar det resultat som undersökningen gav i samband med de intervjuer som genomfördes. Första avsnittet presenterar en generell bakgrund på de informanter som deltog i intervjustudien för att ge en inblick i deras bakgrund och erfarenheter med digitala journalsystem. Andra avsnittet ger en sammanställning på de svar som informanterna gav under intervjustudien. Detta avsnitt är uppdelat i åtta underavsnitt som avser de olika diskussionsämnen som stod i fokus under intervjuerna.
5.1 Informanter
Från samtliga åtta intervjuer som genomfördes på Ljungby lasarett hade de informanter som deltog olika arbetsroller. Dessa arbetsroller var specialistsjuksköterska, avdelningschef, sjuksköterska, undersköterska, sjuksköterskestudent samt medicinsk sekreterare. Nedan presenteras en generell bakgrund för varje enskild informant för att ge en insyn på deras erfarenheter av digitala journalsystem. Dessutom presenteras en kortare sammanfattning av vad informanterna yttrade vid intervjutillfällena.
Sjuksköterska 1
Sjuksköterska 1 har arbetat med Cosmic sedan det implementerades på lasarettet och anser sig själv vara en superanvändare. Således har informanten 12 års erfarenhet av att arbeta via Cosmic som journalsystem. Hen har dock ingen erfarenhet av att arbeta med andra journalsystem, vilket medför att ingen jämförelse kan göras gentemot ett annat system. Informanten känner överlag att Cosmic är ett bra system att använda då det möjliggör att dokumentation finns sparad och tillgänglig. Vidare känner sjuksköterska 1 att det blir en självklarhet att använda Cosmic för att bedriva sitt arbete på ett bra och effektivt sätt.
Sjuksköterska 2
Sjuksköterska 2 har även likt föregående informant arbetat med journalsystemet sedan implementering. Informanten upplever att Cosmic är ett bra system som fungerar effektivt i yrket som sjuksköterska. Sjuksköterska 2 påpekar att även fast journalsystemet kan ha möjligheter att förbättras utseendemässigt så bör fokus fortfarande vara på att prioritera tydlighet och säkerhet. Likt sjuksköterska 1 har informanten inte någon annan erfarenhet av ett annat journalsystem.
Specialistsjuksköterska 1
Specialistsjuksköterska 1 har enbart arbetat med Cosmic som journalsystem under sin tid inom vården. Generellt upplever informanten att det är svårt att avgöra om systemet är bra eller dåligt av den anledning att hen inte har något att jämföra med.
Vidare påpekar informanten att det finns potential till förbättring inom journalsystemet även fast flertalet saker fungerar bra. Då arbetsrollen som specialistsjuksköterska involverar en stor del kommunikation med kommun finner informanten att Cosmic är ett bra verktyg för att genomföra detta.
Undersköterska 1
Undersköterska 1 har arbetat inom vården i 5 år och har ett intresse för ny teknik.
Hen upplever inte dokumentering via Cosmic som något besvärligt utan snarare simpelt. Informanten påpekar dock att inlärning av journalsystemet var svårt vad det gäller navigering till specifika uppgifter. Vidare poängterar informanten att hen upplever att det ständigt tillkommer uppgraderingar på systemet som vårdpersonal får rätta sig efter även fast det nuvarande arbetssättet fungerar bra. Undersköterska 1 har likt samtliga föregående informanter enbart arbetat med Cosmic som journalsystem och har således inget annat att jämföra med.
Sjuksköterskestudent 1
Sjuksköterskestudent 1 utför sin praktik på Ljungby lasarett och har under praktiktiden arbetat som undersköterska. Informanten upplever Cosmic att vara ett otroligt bra hjälpmedel till vården, till största anledning av de flertalet tillägg och funktioner som finns i systemet. Även fast informanten har arbetat med Cosmic i endast 1 år upplever hen att systemet erbjuder en helhetsbild på de patienter som analyseras. Från utgångspunkten att diskutera negativa aspekter om journalsystemet påpekar informanten att Cosmic troligen uppfattas olika beroende på vilken avdelning som tillfrågas. Vidare poängterar sjuksköterskestudent 1 att följande resonemang beror på att dokumentation av patienter registreras i olika delar av systemet beroende på vilken avdelning en patient ligger på. Informanten upplever även likt undersköterska 1 att det förekommer svårigheter med att navigera i systemet för att nå det som behövs. Informanten har i jämförelse med tidigare presenterade informanter arbetat med ett annat journalsystem vilket är Melior. Jämförelsevis finner informanten att Cosmic är ett bättre system gentemot Melior av den anledning att Cosmic har ett större utbud av hjälpmedel implementerat.
Sjuksköterskestudent 2
Informanten utför sin praktik på Ljungby lasarett och ämnar bli sjuksköterska när utbildningen är avklarad. Sjuksköterskestudent 2 har en lång erfarenhet av att arbeta inom vården då hen började som vårdbiträde för 10 år sedan. Informanten anser att Cosmic som journalsystem är lätt att arbeta med trots att det är mycket att lära sig till en början. Informanten har arbetat med ett annat journalsystem tidigare men påpekar att Cosmic är bättre av den anledning att systemet ger en mer omfattande helhet av vårdandet av patienter.
Avdelningschef 1
Avdelningschef 1 har arbetat inom vården en längre tid och har således en lång erfarenhet av att arbeta inom vården. Informanten har enbart arbetat med Cosmic som journalsystem men har i sin arbetsroll som avdelningschef kommunikation med andra regioner vilka arbetar med andra journalsystem. Från den utgångspunkten upplevs Cosmic vara ett system som medför mindre svårigheter sett till navigation än Melior.
Avdelningschef 1 har ursprungligen inte haft någon datorvana men har med tiden successivt lärt sig Cosmic och känner ingen stress med att uträtta någon uppgift via systemet. Vidare poängterar informanten att även fast Cosmic är ett bra journalsystem för avdelningen att utföra vård med så är förbättring alltid välkommet.
Medicinsk sekreterare 1
Informanten har arbetat inom vården som medicinsk sekreterare i 30 år och upplever Cosmic att vara bra ett bra journalsystem. Med en lång erfarenhet inom vården så har informanten arbetat både pappersbaserat och nu digitalt och upplever en klar skillnad
mellan de två. En av de mest positiva aspekterna med journalsystemet utifrån informantens synvinkel är funktionen av att flertalet användare kan vara inne och läsa samma journal samtidigt. Från utgångspunkten att lära sig Cosmic anser medicinsk sekreterare 1 att det är överlag enkelt då det förekommer e-Learning videos tillgängliga.
5.2 Vårdpersonalens åsikter om journalsystemet
Vid varje intervjutillfälle låg stort fokus på att fånga den empiri som informanterna lämnade. Detta gjordes som tidigare nämnts genom inspelning och anteckning, för att sedan transkriberas och bearbetas. Fortsatt följer en sammanställning av de svar som informanterna gav under undersökningen. Från dessa svar har åtta centrala ämnen identifierats som återges i nedanstående avsnitt. Dessa är användarvänlighet, användbarhet, navigering, uppdateringar i journalsystemet, digital arbetsmiljö, Nova Board, ett system för kommun och region samt generell acceptans.
5.2.1 Användarvänlighet
Från undersökningens åtta intervjuer diskuterades användarvänligheten i journalsystemet Cosmic med informanterna. Med en klar majoritet fann informanterna att Cosmic är ett användarvänligt journalsystem som är lätt och behagligt att använda. Argumenten för att systemet upplevs som användarvänligt skiljde sig överlag relativt mycket. Flertalet av informanterna svarade exempelvis att journalsystemet var lättarbetat och som ett digitalt verktyg gav dem en större helhetsbild över sitt vårdande av patienter.
Vidare var en stor anledning att journalsystemet erbjöd vårdpersonal funktionen att forma sin egen personliga sida. Med det som utgångspunkt kan varje användare anpassa sig i relation till vilken avdelning och arbetsroll hen har. En ytterligare anledning grundade sig på att flera informanter ansåg att journalsystemet var lätt att söka i och hitta information på.
Genomgående över flertalet intervjuer poängterade dock informanterna att de inte hade någon annan referenspunkt att jämföra med till andra journalsystem. Från den utgångspunkten kunde användarvänligheten enbart baseras på informanternas erfarenheter med Cosmic. Att arbeta med detta journalsystem uppfattades av informanterna dock som positivt.
Från två av informanterna gavs i kontrast till majoriteten ett argument till varför Cosmic inte uppfattades som användarvänligt. Även fast informanterna ansåg att journalsystemet var relativt simpelt att använda, fanns en frustration i att journalsystemet inte var fullt optimerat. Informanterna fann att Cosmic ibland kunde kräva lite väl mycket tryckningar för att nå vissa uppgifter i systemet.
5.2.2 Användbarhet
I kontrast till användarvänlighet ansåg samtliga informanter att journalsystemet hade en hög användbarhet för deras arbete inom vården. Överlag ansåg informanterna att Cosmic är ett bra journalsystem som fungerar som ett effektivt verktyg att arbeta med för att bibehålla patientsäkerheten. Av de svar som presenterades till varför
journalsystemet ansågs användbart baserades många argument på den helhetsbedömning Cosmic möjliggör:
“Ja det är verkligen ett hjälpmedel i olika former, och det finns så många olika hjälpmedel inom Cosmic. Det märks främst när det kommer en ny patient och det går att följa allt. Då används patientöversikten som visar parametrar på blodtryck, tagna prover och mycket annat.”
(Sjuksköterskestudent 1) Vidare motiverade informanterna att den höga användbarheten även grundades på den enkelhet som finns med att genomföra sökningar i journalsystemet. Det medför en klar nytta i det arbete som bedrivs på avdelningen för informanterna. Det presenterades även att Cosmic som system tillhandahåller e-Learning videos i samband med de uppdateringar som genomförs. För vårdpersonalen på lasarettet blir det här ett moment som introducerar nya funktioner och ändringar som blir viktiga att förstå.
Utöver de positiva svar som framkom under intervjuerna i samband med användbarheten i systemet uppkom även ett generellt frustrerande problem rörande dokumentering. Från en majoritet av informanterna presenterades det att dokumentering av patienter i Cosmic registrerades på olika delar i systemet beroende på vilken avdelning det var som dokumenterade. Från den utgångspunkten upplevde ett fåtal av informanterna att fullständig information av en patient kunde vara frustrerande att lokalisera ifall en patient hade varit på flera avdelningar.
5.2.3 Navigering
Från undersökningen diskuterades det även hur informanterna upplevde navigering i journalsystemet. Sammanfattningsvis upplevde majoriteten att det var smidigt eller enkelt att navigera i systemet förutsatt att det var till uppgifter som regelbundet används på den avdelning informanterna arbetar på. Vid de tillfällen informanterna var tvungna att arbeta med någon ny del inom systemet som vanligtvis inte används kunde informanterna uppleva det att vara en aning svårt att hitta och navigera sig fram.
Av ett fåtal informanter som hade tidigare erfarenhet av andra journalsystem eller hade haft kontakt med vårdpersonal som arbetat med andra journalsystem svarade de att Cosmic var lättare att navigera i. Anledningen som gavs till följande svar baserades på att journalsystem som exempelvis Melior var strukturerat på ett annorlunda sätt gentemot Cosmic vilket innebar mer klickande.
Av de informanter som inte fullständigt fann navigeringen att vara smidig eller enkel påpekade att detta berodde på att det ibland uppkom scenarier där systemet krävde lite väl mycket klickande för att nå eller utföra uppgifter.
5.2.4 Uppdateringar i journalsystemet
Under intervjuerna var även de kontinuerliga uppdateringar som genomförs på Cosmic något som informanterna tog upp. För informanterna innebär moment av detta slag att nya funktioner kan implementeras och ersätta tidigare funktioner. I fråga
om att fastställa hur informanterna ställde sig emot nya uppdateringar på systemet fanns det huvudsakligen två sidor.
Ena parten svarade att de var väldigt positiva till förändring och att de förändringar som faktiskt genomförs medför förbättringar och underlättar arbetet. I en av intervjuerna betonades exempelvis en klar förbättring med en nyligen gjord uppdatering på sökfunktioner i systemet. Med att ha implementerat en effektivare sökning som tog fram sökresultat baserat på bara ett fåtal ord i det som användaren skrev in i en sökning presenterades lämpliga resultat. Enligt informanten betonades det att: “detta sparar tid och man slipper scrolla sig igenom en hel lista av sökresultat, och det är ju verkligen jättebra!”.
Den andra parten av informanter höll inte fullständigt med om att alla uppdateringar medförde förbättringar. Istället kunde uppdateringar innebära att fel uppstod eller att ett fungerande arbetssätt förändras vilket ansågs frustrerande. Från följande två argument hävdade den andra parten av informanter att uppdateringar inte nödvändigtvis anses som positiva även om dessa förändringar görs i ett gott syfte.
5.2.5 Digital arbetsmiljö
En viktig punkt som togs upp under samtliga intervjuer med informanterna var deras synpunkter på den digitala arbetsmiljön. Mer precist avsåg följande punkt till att fastställa ifall informanterna upplevde deras digitala arbetsmiljö som stressig eller eventuellt lugn för nuvarande. Från majoriteten av informanterna framkom det att den digitala arbetsmiljön inte orsakade stress utan tvärtom underlättade arbetet. Det största argumentet till det här grundade sig på att IT-användandet inte var ett problem för informanterna utan istället ett komplement som hjälper till i arbetet som bedrivs på avdelningen. Vidare uppkom det även att den digitala arbetsmiljön har varit sämre förut men genom åren har avdelningen märkt av en successiv förändring till det bättre.
Av de informanter som inte fullständigt höll med om att den digitala arbetsmiljön var underlättande svarade de istället att de i vissa tillfällen kunde uppleva en indirekt stress eller frustration med journalsystemet. Överlag kände dessa informanter att den digitala arbetsmiljön var fungerande men att scenarier kunde uppstå när journalsystemet tog en längre tid på sig att ladda in uppgifter. Således ansåg följande grupp av informanter att den digitala arbetsmiljön var fungerande i kontrast till majoriteten som upplevde den som underlättande.
Vidare framkom det under intervjuerna att det råder en brist på tillgängliga datorer på den avdelning där informanterna arbetar. Enligt en informant i undersökningen orsakar detta att uppgifter som dokumentering av patienter får registreras i ett senare skede under ett skift. Bristen av tillgänglighet grundar sig därmed på att det finns olika sorters vårdpersonal på avdelningen som delar på ett begränsat antal datorer.
5.2.6 Nova Board
Av de intervjuer som hölls under undersökningen uppkom även att en kommande integrering till journalsystemet skall genomföras vilket är Nova Board. Det här avser ett nytt mobilt arbetssätt som en majoritet av informanterna skall börja använda för att enklare få en översikt på vad som händer på avdelningen. Nova Board kommer
innebära att vårdpersonal på avdelningen via surfplattor mobilt kan föra journal i kontrast till det nuvarande arbetssättet på enbart datorer.
Överlag hade informanterna många olika synpunkter på införandet av Nova Board.
En stor del av informanterna ansåg att det skulle underlätta vårdandet på avdelningen då det skulle frigöra tid till att hitta tillgängliga datorer. Vidare poängterade informanter att det troligen skulle bli en stor förändring men att mycket fanns att vinna på det nya arbetssättet. Mer precist ansåg informanter att det skulle leda till en större noggrannhet i journalföring och således öka patientsäkerheten.
Ett införande av mobil journalföring möttes även av skepticism av ett fåtal informanter som menade på att det nya arbetssättet kommer förändra interaktionen vårdpersonal har med patienter. Följande förändring skulle innebära att ännu mer fokus läggs på den digitala sidan av vården istället för patienten. En informant poängterade exempelvis följande: “Jag föredrar att fokusera på patienten och inte det digitala i mitt vårdande”. Sammanfattningsvis förekom det både positiva och negativa aspekter med den kommande integreringen av Nova Board.
5.2.7 Ett system för kommun och region
Vidare i undersökningen framkom även ett positivt samband med att både region och kommun använder sig av Cosmic. Med det som utgångspunkt har kommunikation mellan följande parter varit väldigt smidig och effektiv. Från att initialt inte använda sig av samma system har kommunen bytt till Cosmic vilket har underlättat oerhört mycket för lasarettet och informanterna. Detta i samband med att de arbetar med kommunens biståndshandläggare för att planera en säker utskrivning av patienter.
Generellt sett ansåg samtliga informanter att de upplever stora fördelar med att se vad kommunen skriver om deras patienter men likväl vice versa. Att båda parter kan se vad som antecknas om en patient oavsett var en patient är placerad underlättar planering för båda parter enormt. I de fall då en förflyttning på en patient skall ske finns således samtlig information om patienten där direkt. I kontrast till patienter som vårdas i andra regioner och journalförs i andra journalsystem blir förflyttningar av detta slag mer besvärliga enligt informanterna.
Besvärligheten är enligt informanterna grundat på att journalsystemet inte har tillgång till andra systems journaler. Således blir alternativet att journalkopior över en patient behöver faxas till avdelningen för informanterna eller till den vårdinrättning en patient skall förflyttas till. Huvudsakligen visade intervjuerna på att informanterna gärna ser en större enhetlighet mellan de system som förekommer inom svensk sjukvård i dagsläget.
5.2.8 Generell acceptans
Avslutningsvis diskuterades även den generella acceptansen informanterna hade för journalsystemet i stort. Samtliga informanter svarade att de fann Cosmic som ett bra och fungerande system i deras arbete inom vården. Dock framkom det under intervjuerna att följande svar hade växt fram som ett resultat efter att informanterna hade arbetat med systemet under en längre tid.
Vidare blev frivillighet en viktig diskussionspunkt för acceptansen i journalsystemet.
Från en majoritet av informanterna betonades det att valet av journalsystem inte är något som de kan påverka utan istället måste acceptera att arbeta med. En av informanterna sa att: “Det känns som en självklarhet att jag måste arbeta med Cosmic.” Med kravet av att vara tvungen att arbeta med ett digitalt journalsystem faller således frivilligheten bort.
6 Analys
I sjätte kapitlet analyseras den insamlade empirin genom det teoretiska ramverket Technology Acceptance Model 2. Första avsnittet presenterar uppfattad användbarhet, som avser en viktig variabel för acceptans inom TAM2 (Venkatesh &
Davis 2000). Detta avsnitt innehåller flera underavsnitt som pekar på de relaterade variabler som enligt TAM2 påverkar uppfattad användbarhet. Det andra avsnittet avser intentionen att använda journalsystem samt användarbeteendet, som i teorin av TAM2 också är relaterade och viktiga variabler för att fastställa acceptans.
6.1 Uppfattad användbarhet i journalsystemet
Variabeln uppfattad användbarhet i TAM2 påverkas och influeras av de externa variabler som de nedanstående underavsnitten motsvarar. Dessa underavsnitt pekar sammanfattningsvis på en hög användbarhet i journalsystemet.
6.1.1 Subjektiva normer
Subjektiva normer påverkar informanternas syn på uppfattad användbarhet och användarintention genom att skapa en influens inför användandet av journalsystemet (Dwivedi, Wade & Schneberger 2012). Detta är mycket tydligt i undersökningen då samtliga informanter påverkas av samma sociala influenser. Två tydliga normer har identifierats varav en som är positiv samt en negativ inställning mot användandet av journalsystemet.
Informanterna arbetar på samma avdelning där under exempelvis kaffepauser delas tankar, känslor och erfarenheter om journalsystemet öppet inför gruppen. Ett fåtal av de informanter som deltog i undersökningen uppgav att de utförde sin praktik på Ljungby lasarett. Vidare uppgavs det att dessa individer lärde sig journalsystemet från sina nya kollegor på lasarettet. Således innebär följande att de subjektiva normer som präglar de anställda förs vidare.
En tydlig sådan norm är att journalsystemet är ett bra system och verktyg för att genomföra arbetsuppgifter med. Denna åsikt delas av samtliga informanter och även av de som knappt hunnit lära sig systemet anser sig vara positivt inställda. Denna positiva effekt kommer från avdelningens subjektiva norm gällande journalsystemet och skapar en gemensam åsikt. Vid frågan var denna åsikt kommer ifrån uppgav informanterna att det är kollegor som vid upplärning har antytt varit positivt inställda.
Detta smittar på ett naturligt sätt av sig på nyanställda och praktikanter som egentligen inte har hunnit skapa en egen åsikt gällande användandet. Ett positivt grupptryck påverkar således hela avdelningen och medför en generellt god uppfattning av journalsystemet. Denna positiva inställning mot användandet influerar och bidrar till en god acceptans av systemet som påverkar både nyanställda och personal som har arbetat under en längre tid.
Det existerar även en negativt inställd norm, nämligen att de uppdateringar som släpps till journalsystemet upplevs som onödiga. Normen har sitt ursprung i att många av de som har arbetat med systemet under en längre period anser att dessa nya uppdateringar inte förbättrar journalsystemet i sin helhet. Flertalet informanter menar till och med att de ignorerar dessa uppdateringar och fortsätter arbeta utan att använda dessa. Detta
