Meddelanden till kommunfullmäktige 2020-01-27 Förslag till beslut

(1)

ORDFÖRANDEFÖRSLAG

Dnr KS/2019:668-101 2020-01-10 1/1

Meddelanden till kommunfullmäktige 2020-01-27

Förslag till beslut

Kommunfullmäktige beslutar att

1. lägga föreliggande meddelanden till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Kommunfullmäktige har att lägga bifogade meddelanden till handlingarna.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag Se bifogade rapporter Beslutet skickas till -

Leif Lindström (S) Ordförande

(2)

(3)

(4)

(5)

PROTOKOLLSUTDRAG

Datum

2019-11-25/26

Dokumentnummer

RS-LED19-2922-3

Region Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping

Tel: 0155 – 24 50 00 E-post: post@regionsormland.se Org.nr: 232100 – 0032

SID 1(2)

§ 207/19 Begäran om ansvarsfrihet för

samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse

Diarienummer: RS-LED19-2922

Behandlat av Mötesdatum Ärendenr

1 Regionstyrelsen 2019-11-12 § 229/19

2 Regionfullmäktige 2019-11-25/26 § 207/19

Regionfullmäktiges beslut

Samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse med dess ledamöter och ersättare beviljas ansvarsfrihet för år 2018.

Jäv

Britta Bergström (S)

Ingrid Jerneborg Glimne (M)

Proposition

Ordförande Tomas Borin (VfP) ställer regionstyrelsens förslag under proposition och finner att det bifalls.

Ärendet

Den 9 juni 2005 bildades samordningsförbundet i Sörmland för rehabilitering och aktivering med gemensamma resurser (RAR) efter att ett riksdagsbeslut 2003 gjorde det möjligt att bilda juridiskt självständiga samordningsförbund.

Samordningsförbundet RAR i Sörmland har i uppgift att främja samverkan mellan aktörerna i länet, vilka är aktiva inom arbetslivsinriktad rehabilitering. Länets nio kommuner samt Region Sörmland, arbetsförmedlingen och försäkringskassan ingår i förbundet.

Britta Bergström och Robin Karlsson representerade Landstinget Sörmland för år 2018 i samordningsförbundet RAR.

Styrelsens förvaltning och förbundets räkenskaper samt årsredovisning granskas av en revisor utsedd av Försäkringskassan och av en revisor utsedd av Nyköpings kommun.

Samordningsförbundet RARs styrelse har vid sammanträdet den 28 mars 2019

fattat beslut om årsredovisningen för år 2018.

(6)

PROTOKOLLSUTDRAG

Datum

2019-11-25/26

Dokumentnummer

RS-LED19-2922-3

SID 2(2)

Samordningsförbundet RARs revisorer har granskat verksamheten och bokslutet för verksamhetsåret 2018. Revisorerna bedömer att samordningsförbundet har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att den interna kontrollen har varit tillräcklig.

Revisorerna bedömer även att årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande och att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som är uppställda.

Revisorerna hemställer att årsredovisningen ska godkännas och att

Samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse med dess ledamöter och ersättare ska beviljas ansvarsfrihet.

Ärendet har beretts av administrativa enheten.

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag regionstyrelsen 2019-11-12, § 229/19 Tjänsteutlåtande 2019-10-30

Protokollsutdrag Samordningsförbundet RAR 2019-03-28, § 4/19 Revisionsberättelse för år 2018 Samordningsförbundet RAR i Sörmland Årsredovisning 2018 Samordningsförbundet RAR i Sörmland

PM granskning av årsredovisning och interna kontroller avseende räkenskapsår 2018 Samordningsförbundet RAR i Sörmland

Beslutet expedieras till Jan Grönlund, regiondirektör Samtliga kommuner i länet Arbetsförmedlingen

Försäkringskassan

Akten

(7)

PROTOKOLLSUTDRAG

Datum

2019-11-12

Dokumentnummer

RS-LED19-2922-2

SID 1(2)

§ 229/19 Begäran om ansvarsfrihet för

samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse

Diarienummer: RS-LED19-2922

Behandlat av Mötesdatum Ärendenr

1 Regionstyrelsen 2019-11-12 § 229/19

2 Regionfullmäktige

Regionstyrelsens förslag Regionfullmäktiges beslut

Samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse med dess ledamöter och ersättare beviljas ansvarsfrihet för år 2018.

Proposition

Ordföranden Monica Johansson (S) ställer förvaltningens förslag under proposition och finner att det bifalls.

Ärendet

Den 9 juni 2005 bildades samordningsförbundet i Sörmland för rehabilitering och aktivering med gemensamma resurser (RAR) efter att ett riksdagsbeslut 2003 gjorde det möjligt att bilda juridiskt självständiga samordningsförbund.

Samordningsförbundet RAR i Sörmland har i uppgift att främja samverkan mellan aktörerna i länet, vilka är aktiva inom arbetslivsinriktad rehabilitering. Länets nio kommuner samt Region Sörmland, arbetsförmedlingen och försäkringskassan ingår i förbundet.

Britta Bergström och Robin Karlsson representerade Landstinget Sörmland för år 2018 i samordningsförbundet RAR.

Styrelsens förvaltning och förbundets räkenskaper samt årsredovisning granskas av en revisor utsedd av Försäkringskassan och av en revisor utsedd av Nyköpings kommun.

Samordningsförbundet RARs styrelse har vid sammanträdet den 28 mars 2019

fattat beslut om årsredovisningen för år 2018.

(8)

PROTOKOLLSUTDRAG

Datum

2019-11-12

Dokumentnummer

RS-LED19-2922-2

SID 2(2)

Samordningsförbundet RARs revisorer har granskat verksamheten och bokslutet för verksamhetsåret 2018. Revisorerna bedömer att samordningsförbundet har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att den interna kontrollen har varit tillräcklig.

Revisorerna bedömer även att årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande och att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som är uppställda.

Revisorerna hemställer att årsredovisningen ska godkännas och att

Samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse med dess ledamöter och ersättare ska beviljas ansvarsfrihet.

Ärendet har beretts av administrativa enheten

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande 2019-10-30

Protokollsutdrag Samordningsförbundet RAR den 28 mars 2019, § 4/19 Revisionsberättelse för år 2018

Årsredovisning 2018

PM granskning av årsredovisning och interna kontroller avseende räkenskapsår 2018 Samordningsförbundet RAR i Sörmland

Beslutet expedieras till Jan Grönlund, regiondirektör Samtliga kommuner i länet Arbetsförmedlingen

Försäkringskassan

Akten

(9)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Handläggare Datum Dokumentnummer

Johanna Reuterskiöld 2019-10-30 RS-LED19-2922-1

Administrativa enheten

Tel: 0155-24 50 00 E-post: post@regionsormland.se Org.nr: 232100 - 0032

SID 1(2)

Ä r e n d e g å n g M ö t e s d a t u m

Regionstyrelsen

Regionfullmäktige

Begäran om ansvarsfrihet för samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse

Förslag till beslut

Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktiges beslut

Samordningsförbundet RAR i Sörmlands styrelse med dess ledamöter och ersättare beviljas ansvarsfrihet för år 2018.

Ärendet

Den 9 juni 2005 bildades samordningsförbundet i Sörmland för rehabilitering och aktivering med gemensamma resurser (RAR) efter att ett riksdagsbeslut 2003 gjorde det möjligt att bilda juridiskt självständiga samordningsförbund.

Samordningsförbundet RAR i Sörmland har i uppgift att främja samverkan mellan aktörerna i länet, vilka är aktiva inom arbetslivsinriktad rehabilitering.

Länets 9 kommuner samt Region Sörmland, arbetsförmedlingen och försäkringskassan ingår i förbundet.

Britta Bergström och Robin Karlsson representerade Landstinget Sörmland för år 2018 i samordningsförbundet RAR.

Styrelsens förvaltning och förbundets räkenskaper samt årsredovisning granskas av en revisor utsett av Försäkringskassan och av en revisor utsedd av Nyköpings kommun.

Samordningsförbundet RARs styrelse har vid sammanträdet den 28 mars 2019 fattat beslut om årsredovisningen för år 2018.

Samordningsförbundet RARs revisorer har granskat verksamheten och bokslutet för verksamhetsåret 2018. Revisorerna bedömer att samordningsförbundet har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att den interna kontrollen har varit tillräcklig.

Revisorerna bedömer även att årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande

och att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och

verksamhetsmål som är uppställda.

(10)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Handläggare Datum Dokumentnummer

Johanna Reuterskiöld 2019-10-30 RS-LED19-2922-1

Administrativa enheten

Tel: 0155-24 50 00 E-post: post@regionsormland.se Org.nr: 232100 - 0032

SID 2(2)

Revisorerna hemställer att årsredovisningen ska godkännas och att

Samordningsförbundets RAR i Sörmlands styrelse med dess ledamöter och ersättare ska beviljas ansvarsfrihet.

Ärendet har beretts av administrativa enheten

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag samordningsförbundet RAR den 28 mars 2019, § 4/19 Revisionsberättelse för år 2018

Årsredovisning 2018

PM granskning av årsredovisning och interna kontroller avseende räkenskapsår 2018 Samordningsförbundet RAR i Sörmland

Beslutet expedieras till Jan Grönlund, regiondirektör Samtliga kommuner i länet Arbetsförmedlingen

Försäkringskassan

Akten

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

2019-10-08

1 Plan för uppföljning av privata utförare för kommunstyrelsen 2020

Kommunfullmäktige i Strängnäs kommun har, i enlighet med vad kommunallagen säger, antagit ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare (Program för uppföljning av privata utförare (Dnr KS/2018:76)). I programmet anges också hur målen och riktlinjerna, samt övriga föreskrifter på området, ska följas upp. Programmet anger även hur allmänhetens insyn ska tillgodoses.

Strängnäs kommuns program för uppföljning av privata utförare gäller specifikt när verksamheter upphandlas, men gäller även i tillämpliga delar för kommunens egen verksamhet, om den agerar i konkurrens med privata utförare. Programmet gäller all den verksamhet som upphandlats och där kommunen är huvudman.

Verksamheten ska riktas direkt till eller ha stor påverkan på kommunens medlemmar och utföras självständigt och fortvarigt av den privata utföraren.

Kommunstyrelsen har med programmet som grund utarbeta en årlig plan som visar hur nämnden tänker bedriva arbetet med uppföljning av privata utförare under året. Under 2020 följs de avtal upp som har upphandlats av Strängnäs kommun.

Planen beslutas av kommunstyrelsen i samband med fastställande av verksamhetsplan för nästkommande år och utgör en bilaga till denna. Om kommunstyrelsen inte har någon privat verksamhet att följa upp, ska även det framgå.

Om plan ska skapas Kommunstyrelse /nämnd

Kommunstyrelsen

År 2020

Det finns verksamhet som överlåtits i privat regi. JA/NEJ

Ja

Vid JA, används mallen på följande sidor.

(18)

2019-10-08

2 Vilka verksamheter som ska följas upp

Verksamhet som överlåtits i privat regi inom Kommunstyrelsen, uppföljningsplan för år 2020.

Verksamhet

Typ av upphandling LOU/LOV/LUK

Antal avtal Klassning utifrån riskanalys A/B/C/D

Uppföljning ska göras under året JA/NEJ

Uppföljning på motsvarande egenregi JA/NEJ/ Ej egenregi

Bevakningstjänster omfattande förebyggande arbete, områdesbevakning, larmcentraltjänst, störningsjour för SBAB samt särskilda

beställningar LOU 1 st A Ja Ej egenregi

Information till allmänheten

Vilken information från uppföljningarna som allmänheten ska kunna ta del av.

Securitas svar på ev. frågor är allmänna handlingar.

Resultatet av samtliga uppföljningsåtgärder kommer att rapporteras i årsrapporten.

Hur information ska tillhandahållas. På kommunens webb/På begäran.

På begäran.

(19)

2019-10-08

3 Verksamhet 1 - Bevakningstjänster

Leverantör/leverantörer och avtalstid

Securitas Sverige AB. Avtalet gäller från och med 2018-06-18 till och med 2020- 05-31, med option för beställarna att förlänga avtalet med maximalt två (2) år, upp till ett (1) år i taget.

Vad som ska följas upp i förhållande till avtal

1. Har avstämningsmöte med driftschef hållits varje månad?

2. Har 2 strategiska möten hållits per halvår?

3. Har beställarna satts upp som de vill i kundportalen, fungerar kundportalen?

4. Har utbildningar hållits i kundportalen för administratörer/användare?

5. Hur fungerar rapportering/överlämning av statistik och rapporter 6. Har översyn av personlarm skett och uppdatering av användarkunskap?

7. Hur fungerar det med kameraövervakningen och hur blev det med fakturering för kameraarbete?

8. Finns klagomål över personalens uppförande?

9. Har inställelsetiden vid akut läge 20 min hållits?

10. Har kommunbilens personal gått utbildningen Barn som riskerar fara illa?

11. Har funktionskontroll av larmanläggningar utförts en gång per halvår?

12. Kontroll av hur särskilda beställningar görs och dokumenteras 13. Kontroll av leverantörens ekonomiska status

Former för uppföljning, frekvens och tidplan

Inbjudan har skett till uppföljningsmöte med leverantören i mars 2019.

Inför mötet kommer uppföljning ske av punkterna 1-12 ovan. Punkten 13 följs upp genom inköpsenhetens löpande kontroll (bevakning av UC-förändringar).

Vem/vilka som ansvarar för uppföljningarna - Punkt 1-5: Säkerhetsfunktionen

- Punkt 6-11: Inköpsenheten skickar ut frågor

- Punkt 12: Diskuteras med säkerhetsfunktionen och Securitas på mötet.

- Punkt 13: Inköpsenheten

Särskilda granskningsområden för 2019

- Eftersom fråga är om ett nytt avtal, fokuserar uppföljningen under 2019 på hur avtalet kommit att fungera rent praktiskt.

- Inköpsenhetens tema-granskning 2019 är efterlevnad av hållbarhetskrav – i avtalet finns krav om att kommunbilen ska uppfylla vissa miljökrav.

(20)

2019-10-08

4 Uppföljning av detta sker samtidigt med inköpsenhetens tema-

granskning.

Övrigt

Avstämnings- och uppföljningsmöte hölls med Securitas i oktober 2017 inför genomförande av ny upphandling. Synpunkter på hur upphandlingen och avtalet hade fungerat utväxlades och förbättringsfrågor diskuterades från båda hållen.

I övrigt har under hela 2018 hållits avstämningsmöten varje månad (dock inte under juli), varav vissa har innefatta strategiska överväganden. Securitas

tilldelades avtal efter genomförande av den nya upphandlingen 2018-03-02, men på grund av överprövning av en konkurrens kunde avtalet först träda i kraft 2018-06-18.

Efter tilldelning hölls ett antal möten med Securitas dels för att reglera vad som skulle gälla under överprövningstiden, dels planering inför och uppstart av det nya avtalet. Uppstartsmöte hölls 2018-06-26. På grund av osäkerheten kring överprövningen, bestämdes att vissa förändringar i avtalet, t.ex. de utökade tiderna för kommunbilen, först skulle träda i kraft 2019-09-01. Samtidigt bestämdes att uppföljning av hur det nya avtalet fungerar skulle ske när avtalet har varit i kraft i full utsträckning i ungefär 6 månader, dvs. i februari/mars 2019.

(21)

Risk- och väsentlighetsbedömning 2020 Nämnd Kommunstyrelsen

Mål Risk

Sannolika fel som kan uppstå

Sannolikhet (risk)

1-4

Konsekvens (väsentlighet)

1-4

Summa

Invånare Kommunen genomför inte prövningar för barns bästa. 2 3 6

Invånare

Kommunen tar inte tillvara på inkomna synpunkter och förslag så att de bidrar till utvecklingen av kommunen.

2 3 6

Invånare

Kommunen saknar aktuell och lättillgänglig information om verksamhet och resultat på webben.

3 3 9

Samhälle Kommunen genomför upphandlingar utan att stärkta

miljökrav tillmötesgås. 2 3 6

Samhälle Kommunen har kontorsspecifika krisplaner av tillräckligt

god kvalitet. 3 4 12

Samhälle Kommunen har en framtagen planering för

klimatneutralitet 2040. 2 3 6

Medarbetare KIA-anmälningar om tillbud och olyckor hanteras inte

inom rimlig tid. 3 3 9

Medarbetare Personer med långtidsfrånvaro saknar plan för återgång

i arbetet. 3 3 9

Medarbetare Resultatet av avgångssamtal och avgångsenkäter används inte för att förbättra möjligheterna att behålla personal.

3 3 9

Ekonomi Löner betalas ut inkorrekt. 2 2 4

Ekonomi Politiskt fattade beslut verkställs ej inom avsatt tid. 3 3 9

Ekonomi Kommunen saknar aktuella och gällande rutiner och

riktlinjer för informationssäkerhet. 3 4 12

Ekonomi Rutinen där personer som slutat eller bytt tjänst får sina

IT-behörigheter justerade utifrån behov, fungerar inte. 3 3 9

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Risk- och väsentlighetsbedömning

Processer/rutiner som hamnar i det orange och röda fältet i matrisen ska med in i internkontrollplanen. Det är med största sannolikhet så att den/de processer/rutiner som hamnar i det röda fältet behöver åtgärdas direkt. Men processen/rutinen bör ändå inkluderas i internkontrollplanen för att kontrollera att åtgärderna fungerar.

När du gör en risk- och väsentlighetsbedömning ska det dokumenteras i tabellen till vänster. De processer/rutiner som hamnar i gul kategorin ”bör hållas under uppsikt” kan vara aktuella att ta med till nästa års kontrollplan. Dokumentera även motiven till valda processer/rutiner.

Brister och avvikelser från aktuell internkontrollplan tas med i nästa års kontrollplan för att säkerställa att avvikelsen åtgärdats.

Hela filen diarieförs.

(22)

PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsen

2019-12-18 1/3

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

KS § 288 Dnr KS/2019:592-013

Krigsorganisation och krigsplacering

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. ge förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet med krigsorganisation och krigsplacering av personal inom samhällsviktig verksamhet, som en del av totalförsvaret i samarbete med Rekryteringsmyndigheten, med

målsättning att arbetet är klart under 2020.

Yrkanden

Björn Karlsson (SD), Linda Hefvelin (SD) och Catharina De Geer (KD) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Totalförsvarsplaneringen i Sverige har intensifierats. Kommunernas roll och ansvar vid höjd beredskap och krig är en fråga om liv och hälsa för medborgarna.

En krigsorganisation med krigsplacering av civil personal inom kommunen säkerställer bemanning av samhällsviktig verksamhet.

I överenskommelsen mellan Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Sveriges kommuner och landsting (MSB 2018-05681 respektive SKL 18/01807) framgår att under perioden 2018-2020 är krigsorganisation och krigsplacering en av de prioriterade uppgifterna för kommunerna.

Strängnäs kommuns lagstadgade uppdrag och ansvar gäller i såväl vardagen som vid försvårande omständigheter som samhällsstörningar, höjd beredskap och i värsta fall krig. Att värna om de medborgare kommunen har ett ansvar för i vardagen även vid svårare omständigheter är en fråga om liv och hälsa, inte bara för medborgarna i Strängnäs kommun utan även för grannkommuner. Att kunna leva upp till ansvaret är en fråga om förberedelse och planering.

Den planeringen utgår från två spår, en fysisk planering och en

personalplanering. Verksamheter har inget värde utan den personal som utför den. Sverige förbereder sig just nu för en omfattande organisering av ett totalförsvar.

Allt fler människor kommer att krigsplaceras, delvis inom försvarsmakten men framförallt inom offentlig sektor. För att Strängnäs kommun ska kunna leva upp till ansvaret för medborgarna behövs säkerställas att det finns personal som kan

(23)

2019-12-18 2/3

bemanna samhällsviktig verksamhet. Förvaltningen ska därför i samråd ta fram underlag för vilka personer som ska krigsplaceras.

Totalförsvarsplanering omfattar rikets säkerhet varför krigsorganisation och krigsplaceringar liksom rutiner kring dessa omfattas av vederbörlig sekretess.

I överenskommelse om kommunernas arbete med civilt försvar 2018-2020 (SKL 18/01807 och MSB 2018-05681) framgår att arbetet med krigsplacering av personal ska vara påbörjat under perioden.

Förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap anger i 4§ att: ”Varje kommun och landsting skall ha de planer som behövs för verksamheten under höjd beredskap. Dessa skall innehålla uppgifter om den verksamhet som är avsedd att bedrivas under höjd beredskap. Av planerna skall också framgå krigsorganisationen, den personal som skall tjänstgöra i denna och vad som i övrigt behövs för att kommunen eller landstinget skall kunna höja sin beredskap och bedriva verksamheten under höjd beredskap.”

Detta är grunden för kontinuitetsplaneringen som genomförs på bredden i kommunen.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Beslutet ska följas upp kontinuerligt av kontor och avdelningar. Särskilt vid personalförändringar kan nya krigsplaceringar erfordras.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Krigsorganisation och krigsplanering, 2019-10-30

Överenskommelse om kommunernas arbete med civilt försvar 2018-2020 (SKL 18/01807 och MSB 2018-05681).

Förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.

Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Socialnämnden

Barn- och utbildningsnämnden

Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden

Kulturnämnden Valnämnden

Krisledningsnämnden

(24)

2019-12-18 3/3

SEVAB Strängnäs Energi AB Strängnäs Fastighets AB Socialkontoret

Utbildningskontoret Samhällsbyggnadskontoret Teknik- och servicekontoret Kulturkontoret

Kansliavdelningen

Kommunikationsavdelningen Ekonomiavdelningen

HR-avdelningen

IT-och digitaliseringsavdelningen